Quản lý lịch của người khác trong Outlook trên web

Nếu có quyền phù hợp, bạn có thể sử dụng Outlook trên web để chỉnh sửa lịch của người khác, thậm chí là thay mặt họ gửi và phản hồi các yêu cầu cuộc họp.

Chọn phiên bản của bạn để xem hướng dẫn

Các hướng dẫn sẽ khác nhau đôi chút, tùy thuộc bạn có sử dụng Outlook trên web mới hay không. Chọn phiên bản Outlook trên web bạn đang sử dụng để xem các bước phù hợp với bạn.

NẾU HỘP THƯ ĐẾN CỦA BẠN CÓ GIAO DIỆN NHƯ SAU...

Outlook trên Web beta

Xem Hướng dẫn dành cho Outlook trên web mới.

NẾU HỘP THƯ ĐẾN CỦA BẠN CÓ GIAO DIỆN NHƯ SAU...

Outlook trên web

Xem mục Hướng dẫn dành cho Outlook trên web cổ điển.

Lưu ý: Nếu tổ chức của bạn đã tích hợp logo trên thanh công cụ, bạn có thể thấy khác đôi chút so với những gì được chỉ dẫn ở trên.

Hướng dẫn dành cho Outlook trên web mới

Trước khi bạn có thể chỉnh sửa lịch của người khác, họ phải cấp quyền cho bạn bằng cách chia sẻ lịch của họ. Họ có thể làm theo các hướng dẫn tại mục Ủy quyền lịch trong Outlook trên web dành cho doanh nghiệp để biết cách thực hiện. Là người chỉnh sửa, bạn có thể tạo hoặc chỉnh sửa các sự kiện trên lịch. Là đại diện, bạn cũng có thể thay mặt chủ sở hữu lịch phản hồi cho thư mời họp. Chủ sở hữu lịch cũng có thể chọn cấp quyền truy nhập đại diện đối với các sự kiện riêng tư.

Lưu ý: Bạn không thể sử dụng Lịch Outlook để yêu cầu quyền truy nhập vào lịch của người khác.

Nếu bạn nhận được thư mời dùng chung lịch của người khác, hãy chọn nút Chấp nhận trong thư mời để thêm lịch đó vào danh sách lịch của bạn.

Ảnh chụp màn hình nút Chấp nhận

Hiện chúng tôi đang cải tiến để hoạt động chia sẻ lịch trở nên nhất quán và đơn giản hơn. Trước khi các thay đổi đó hoàn tất thì:

  • Thư mời trong một số ứng dụng Outlook sẽ không có nút Chấp nhận. Nếu bạn không thấy nút Chấp nhận, hãy sử dụng Outlook trên web để chấp nhận.

  • Một số ứng dụng Outlook có thể hoàn toàn không gửi được thư mời. Nếu bạn không nhận được email mời dùng chung, hãy yêu cầu chủ sở hữu lịch chia sẻ lại lịch từ Outlook trên web.

Sau khi đã thêm lịch, bạn có thể chọn lịch đó để thêm vào hoặc loại bỏ khỏi dạng xem lịch của bạn hay sử dụng menu ngữ cảnh để đổi tên, đổi màu cho lịch hoặc xóa lịch khỏi dạng xem của bạn.

Ảnh chụp màn hình menu ngữ cảnh lịch với với Đổi tên được chọn

Sau khi bạn đã có quyền truy nhập người chỉnh sửa hoặc quyền truy nhập đại diện vào lịch của người khác và đã thêm lịch đó vào danh sách lịch của mình, bạn có thể thay mặt họ lên lịch cuộc họp. Việc này giống như thiết lập cuộc họp trên lịch của chính bạn nhưng bạn sẽ chọn lịch của người khác khi tạo cuộc họp. Khi bạn gửi thư mời họp, thư mời đó sẽ thể hiện là do bạn gửi thay mặt cho chủ sở hữu lịch.

Lên lịch cuộc họp với tư cách là đại diện

  1. Trong Outlook trên web, chọn Lịch ở cuối trang.

  2. Hãy đảm bảo rằng bạn có thể thấy lịch của họ trong danh sách lịch của mình. Nếu bạn không thấy, hãy xem mục nói về việc thêm lịch của người khác vào dạng xem lịch của bạn ở bên trên.

  3. Chọn Sự kiện mới ở trên cùng hoặc bấm đúp vào vùng lịch để mở biểu mẫu mục lịch mới.

    Ảnh chụp màn hình nút Sự kiện mới

  4. Trong trường Lưu vào lịch, chọn lịch của họ. Bạn sẽ chỉ thấy lịch được thêm vào danh sách lịch của mình và lịch mà bạn có quyền chỉnh sửa hoặc quyền đại diện.

  5. Hãy điền các trường còn lại, nếu cần.

  6. Gửi yêu cầu cuộc họp.

Lưu ý: 

  • Việc sử dụng Trợ lý Lập lịch biểu có thể giúp bạn dễ dàng thiết lập cuộc họp hơn.

  • Nếu bạn muốn thêm cuộc hẹn vào lịch của người khác, hãy làm theo các bước bên trên để chọn lịch của người đó nhưng không thêm bất kỳ người nào khác vào cuộc họp. Sự kiện sẽ được thêm vào lịch của người đó nhưng không có thư mời cuộc họp nào được gửi đi.

Nếu bạn đại diện cho người khác, các nội dung cập nhật và yêu cầu cuộc họp sẽ được gửi đến bạn. Chúng sẽ xuất hiện trong Hộp thư đến của bạn giống như mọi yêu cầu cuộc họp khác nhưng bạn sẽ thấy một ghi chú trên biểu mẫu cuộc họp cho bạn biết yêu cầu cuộc họp là dành cho ai.

Ảnh chụp màn hình thư mời cuộc họp được gửi đến một đại diện

Phản hồi cho yêu cầu cuộc họp

  1. Chọn , Có thể hoặc Không.

  2. Chọn nút bật tắt Thông báo cho người tổ chức nếu bạn muốn cho người tổ chức biết phản hồi của bạn.

    Ảnh chụp màn hình nút bật tắt Thông báo cho người tổ chức

  3. Bạn có thể thêm thông điệp vào phản hồi của mình.

  4. Nếu bạn chấp nhận thư mời, cuộc họp sẽ hiển thị dưới trạng thái bận trên lịch của chủ sở hữu. Nếu bạn chọn gửi phản hồi, người tổ chức cuộc họp sẽ thấy phản hồi là do bạn gửi thay mặt cho chủ sở hữu.

Lưu ý: Nếu người sở hữu lịch đang sử dụng Outlook trên web, họ sẽ không thấy là bạn đã thay mặt họ phản hồi thư mời cuộc họp trong Hộp thư đến của họ. Nếu người sở hữu lịch xem lịch của mình, họ sẽ có thể thấy sự kiện đó và biết bạn (hoặc một đại diện khác) đã phản hồi hay chưa.

Với tư cách là đại diện, bạn cũng có thể chỉnh sửa hoặc hủy bỏ cuộc họp thay mặt cho chủ sở hữu lịch. Để thực hiện, hãy mở sự kiện lịch, thực hiện thay đổi và chọn tùy chọn gửi thư mời cuộc họp đã được cập nhật hoặc đã bị hủy bỏ. Nội dung cập nhật hoặc hủy cuộc họp sẽ do bạn gửi thay mặt cho chủ sở hữu lịch.

Lưu ý: Sau khi thư mời cuộc họp đã được gửi đi, bạn không thể thay đổi lịch mà bạn đã lên lịch cuộc họp đó nữa.

Hướng dẫn dành cho Outlook trên web cổ điển

Trước khi bạn có thể chỉnh sửa lịch của người khác, họ phải cấp quyền cho bạn bằng cách chia sẻ lịch của họ. Họ có thể làm theo các hướng dẫn tại mục Ủy quyền lịch trong Outlook trên web dành cho doanh nghiệp để biết cách thực hiện. Là người chỉnh sửa, bạn có thể tạo hoặc chỉnh sửa các sự kiện trên lịch. Là đại diện, bạn cũng có thể thay mặt chủ sở hữu lịch phản hồi cho thư mời họp. Chủ sở hữu lịch cũng có thể chọn cấp quyền truy nhập đại diện đối với các sự kiện riêng tư.

Lưu ý: Bạn không thể sử dụng Lịch Outlook để yêu cầu quyền truy nhập vào lịch của người khác.

Nếu bạn nhận được thư mời dùng chung lịch của người khác, hãy chọn nút Chấp nhận trong thư mời để thêm lịch đó vào danh sách lịch của bạn.

Ảnh chụp màn hình thư mời sử dụng lịch dùng chung.

Hiện chúng tôi đang cải tiến để hoạt động chia sẻ lịch trở nên nhất quán và đơn giản hơn. Trước khi các thay đổi đó hoàn tất thì:

  • Thư mời trong một số ứng dụng Outlook sẽ không có nút Chấp nhận. Nếu bạn không thấy nút Chấp nhận, hãy sử dụng Outlook trên web để chấp nhận.

  • Một số ứng dụng Outlook có thể hoàn toàn không gửi được thư mời. Nếu bạn không nhận được email mời dùng chung, hãy yêu cầu chủ sở hữu lịch chia sẻ lại lịch từ Outlook trên web.

Sau khi đã thêm lịch, bạn có thể chọn lịch đó để thêm vào hoặc loại bỏ khỏi dạng xem lịch của bạn hay sử dụng menu ngữ cảnh để đổi tên, đổi màu cho lịch hoặc xóa lịch khỏi dạng xem của bạn.

Ảnh chụp màn hình menu ngữ cảnh Lịch khác.

Sau khi bạn đã có quyền truy nhập người chỉnh sửa hoặc quyền truy nhập đại diện vào lịch của người khác và đã thêm lịch đó vào danh sách lịch của mình, bạn có thể thay mặt họ lên lịch cuộc họp. Việc này giống như thiết lập cuộc họp trên lịch của chính bạn nhưng bạn sẽ chọn lịch của người khác khi tạo cuộc họp. Khi bạn gửi thư mời họp, thư mời đó sẽ thể hiện là do bạn gửi thay mặt cho chủ sở hữu lịch.

Lên lịch cuộc họp với tư cách là đại diện

  1. Ở đầu trang, chọn công cụ khởi động ứng dụng Chọn công cụ khởi động ứng dụng , rồi chọn Lịch.

  2. Hãy đảm bảo rằng bạn có thể thấy lịch của họ trong danh sách lịch của mình. Nếu bạn không thấy, hãy xem mục nói về việc thêm lịch của người khác vào dạng xem lịch của bạn ở bên trên.

    Ảnh chụp màn hình lịch dùng chung.

  3. Chọn Mới Mới ở trên cùng hoặc bấm đúp vào vùng lịch để mở biểu mẫu mục lịch mới.

    Ảnh chụp màn hình nút Mới

  4. Trong trường Lưu vào lịch, chọn lịch của họ. Bạn sẽ chỉ thấy lịch được thêm vào danh sách lịch của mình và lịch mà bạn có quyền chỉnh sửa hoặc quyền đại diện.

    Ảnh chụp màn hình menu Lưu vào lịch.

  5. Hãy điền các trường còn lại, nếu cần.

  6. Gửi yêu cầu cuộc họp.

Lưu ý: 

  • Việc sử dụng Trợ lý Lập lịch biểu có thể giúp bạn dễ dàng thiết lập cuộc họp hơn.

  • Nếu bạn muốn thêm cuộc hẹn vào lịch của người khác, hãy làm theo các bước bên trên để chọn lịch của người đó nhưng không thêm bất kỳ người nào khác vào cuộc họp. Sự kiện sẽ được thêm vào lịch của người đó nhưng không có thư mời cuộc họp nào được gửi đi.

Nếu bạn đại diện cho người khác, các nội dung cập nhật và yêu cầu cuộc họp sẽ được gửi đến bạn. Chúng sẽ xuất hiện trong Hộp thư đến của bạn giống như mọi yêu cầu cuộc họp khác nhưng bạn sẽ thấy một ghi chú trên biểu mẫu cuộc họp cho bạn biết yêu cầu cuộc họp là dành cho ai.

Ảnh chụp màn hình thư mời cuộc họp được gửi đến một lịch dùng chung.

Phản hồi cho yêu cầu cuộc họp

  1. Chọn Chấp nhận, Dự định hoặc Từ chối.

  2. Gửi phản hồi nếu bạn muốn cho người tổ chức biết phản hồi của bạn.

  3. Nếu bạn chấp nhận thư mời, cuộc họp sẽ hiển thị dưới trạng thái bận trên lịch của chủ sở hữu. Nếu bạn chọn gửi phản hồi, người tổ chức cuộc họp sẽ thấy phản hồi là do bạn gửi thay mặt cho chủ sở hữu.

    Ảnh chụp màn hình thư mời cuộc họp đã được đại diện chấp nhận.

Lưu ý: 

  • Chủ sở hữu lịch không nhận được thông báo khi bạn phản hồi lời mời cuộc họp, nhưng người đó có thể thấy sự kiện đã được phản hồi khi xem sự kiện đó trong dạng xem lịch của mình.

  • Ảnh chụp màn hình hiển thị sự kiện lịch đã được chấp nhận.

Với tư cách là đại diện, bạn cũng có thể chỉnh sửa hoặc hủy bỏ cuộc họp thay mặt cho chủ sở hữu lịch. Để thực hiện, hãy mở sự kiện lịch, thực hiện thay đổi và chọn tùy chọn gửi thư mời cuộc họp đã được cập nhật hoặc đã bị hủy bỏ. Nội dung cập nhật hoặc hủy cuộc họp sẽ do bạn gửi thay mặt cho chủ sở hữu lịch.

Lưu ý: Sau khi thư mời cuộc họp đã được gửi đi, bạn không thể thay đổi lịch mà bạn đã lên lịch cuộc họp đó nữa.

Xem thêm

Ủy quyền lịch trong Outlook trên web dành cho doanh nghiệp

Quản lý mục lịch và thư của người khác

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×