Quản lý các danh sách và thư viện lớn trong SharePoint

Quản lý các danh sách và thư viện lớn trong SharePoint

Có nhiều cách để bạn có thể thao tác cùng hay truy vấn danh sách hoặc thư viện SharePoint mà không gặp phải cảnh báo Ngưỡng dạng xem danh sách. Bạn có thể lưu trữ tối đa 30 triệu mục hoặc tài liệu trong danh sách hoặc thư viện SharePoint. Sử dụng các ý tưởng sau đây, bạn có thể nhận được thông tin cần thiết và đảm bảo tuân thủ Ngưỡng dạng xem danh sách 5000 mục. Để biết thêm thông tin về Ngưỡng dạng xem danh sách, hãy xem mục Tổng quan về danh sách và thư viện có nhiều mục.

Làm việc với giới hạn Ngưỡng dạng xem danh sách

SharePoint có các điều chỉnh và giới hạn tài nguyên chi phối lượng dữ liệu và lưu lượng có thể quản lý được. Ngưỡng dạng xem danh sách theo mặc định là xấp xỉ 5000 mục và được đặt để cho phép người dùng làm việc với các danh sách lớn nhưng vẫn duy trì hiệu suất tốt. Có ba cách chính để làm việc với Ngưỡng dạng xem danh sách:

  • Đối với tất cả phiên bản SharePoint, quản lý số lượng mục được trả về bằng lập chỉ mục, lọc, thư mục và dữ liệu ngoại tuyến.

  • Đối với phiên bản Server của SharePoint, sử dụng Khung thời gian hàng ngày do người quản trị lên lịch đã được nâng giới hạn.

  • Đối với phiên bản Server của SharePoint, người quản trị mạng có thể nâng giới hạn của Ngưỡng dạng xem danh sách.

Đối với SharePoint Online, giới hạn này không thể thay đổi được và luôn có hiệu lực 24 x 7 để cho phép người dùng trên đối tượng thuê dùng chung luôn có hiệu suất truy vấn tốt. Để tạm thời đối phó với giới hạn, chúng tôi đã vạch ra một số hành động bạn có thể thực hiện để giúp truy vấn của mình nằm trong giới hạn.

Lưu ý: Đôi khi, bạn có thể thấy số lượng mục trả về cao hơn ở dạng xem do hệ thống tạo.

Với các máy chủ SharePoint Server (SharePoint 2016, 2013 và 2010), Ngưỡng dạng xem danh sách 5000 mục cũng là mặc định. Tuy nhiên, vì người quản trị mạng có thêm quyền điều khiển, họ có thể đặt Khung thời gian hàng ngày khi đã loại bỏ các giới hạn một cách hiệu quả, cho phép thực hiện những truy vấn lớn cũng như các hoạt động chuyên sâu khác về dữ liệu. Thời gian này thông thường vào buổi tối, khi hầu hết người dùng không còn trên hệ thống. Người quản trị cũng có thể chọn nâng giới hạn, nếu thích hợp.

Lựa chọn cuối cùng, cũng như với các phiên bản Server của SharePoint, là thay đổi giới hạn. Điều này khá rủi ro, vì giới hạn lớn hơn sẽ tăng khả năng gây ảnh hưởng đến hiệu suất của một số hoặc tất cả người dùng.

Để kiểm tra phiên bản SharePoint của bạn, hãy xem mục Tôi đang sử dụng phiên bản SharePoint nào?

Nếu bạn đang bị chặn theo Ngưỡng dạng xem danh sách nhưng tổng số mục của bạn nhỏ hơn 20.000, bạn có thể thêm chỉ mục vào các cột. Trên tất cả các phiên bản SharePoint, bạn có thể tạo dạng xem đã lọc với một chỉ mục cột nhằm giúp giảm số lượng kết quả khi làm việc với danh sách và thư viện lớn. Tạo dạng xem đã lọc với cột được lập chỉ mục là một quy trình gồm hai bước: tạo chỉ mục cho một cột, rồi tạo dạng xem sử dụng cột đã lập chỉ mục để lọc dạng xem.

Để biết thêm thông tin về cách lập chỉ mục các cột, hãy xem mục Thêm chỉ mục vào cột SharePoint.

Để biết thêm thông tin về cách lọc các cột, hãy xem mục Sử dụng tính năng lọc để sửa đổi dạng xem SharePoint.

Mặc dù không cần có thư mục để sử dụng danh sách và thư viện lớn, bạn vẫn có thể sử dụng thư mục để sắp xếp dữ liệu cũng như cải thiện hiệu quả truy nhập dữ liệu của mình. Tính năng tạo thư mục được bật theo mặc định trong thư viện tài liệu nhưng không được bật trong danh sách. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Tạo thư mục trong danh sách hoặc Tạo thư mục trong thư viện tài liệu.

Lưu ý: Với SharePoint online, nếu bạn sử dụng lệnh Di chuyển đến hoặc thao tác kéo và thả, siêu dữ liệu hiện có cũng sẽ được di chuyển.

Khi tạo thư mục, thực chất bạn đang tạo một chỉ mục nội bộ. Chỉ mục nội bộ này cũng được tạo cho thư mục gốc hoặc mức cao nhất của danh sách hoặc thư viện. Khi truy nhập vào các mục trong một thư mục, bạn đang sử dụng chỉ mục nội bộ này một cách hiệu quả để truy nhập dữ liệu. Bạn hãy lưu ý rằng nếu thư mục chứa các thư mục con thì từng thư mục con sẽ được tính là một mục (nhưng không phải là mọi mục trong thư mục con đó).

Ngay cả khi tổng số mục trong danh sách hoặc thư viện là rất lớn thì dạng xem thư mục đơn ít nhất cũng nhanh bằng dạng xem lọc tổng số mục bằng cách sử dụng cột được lập chỉ mục. Trong một số kịch bản, tất cả các mục trong danh sách hoặc thư viện có thể được phân bố vào nhiều thư mục để không thư mục nào có quá năm nghìn mục.

Điều quan trọng là cần xem xét những điều sau đây khi bạn dùng thư mục để sắp xếp một danh sách hoặc thư viện lớn:

  • Thư mục có thể chứa nhiều mục hơn Ngưỡng Dạng xem Danh sách, nhưng để tránh bị chặn, bạn vẫn có thể cần dùng dạng xem đã lọc dựa trên chỉ mục cột.

  • Nếu bạn chọn tùy chọn Hiện tất cả các mục không có thư mục trong phần Thư mục khi bạn tạo hoặc sửa đổi dạng xem trong danh sách hoặc thư viện này, thì bạn phải dùng bộ lọc được dựa trên chỉ mục đơn giản để bảo đảm rằng bạn không đạt tới Ngưỡng Dạng xem Danh sách.

  • Việc đặt dạng xem mặc định hiện tất cả các thư mục sẵn dùng mà không lọc thường hữu ích để người dùng có thể chọn thư mục phù hợp khi họ chèn mục mới. Việc hiển thị tất cả các thư mục cũng giảm khả năng các mục đó sẽ bị thêm không chính xác bên ngoài thư mục trong danh sách hoặc thư viện. Xin lưu ý rằng, không giống như thư viện, không có cách nào để tự động di chuyển các mục giữa các thư mục trong danh sách.

Lưu ý: Nếu bạn di chuyển các mục vào Thùng rác SharePoint, những mục đó vẫn sẽ được tính khi xác định biểu thức bộ lọc có vượt quá Ngưỡng dạng xem danh sách hay không. Nếu bạn xóa thùng rác, các mục đó sẽ không còn được tính nữa. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Dọn trống thùng rác hoặc khôi phục tệp của bạn.

Để di chuyển tệp giữa các thư mục trong thư viện, hãy xem mục Di chuyển hoặc sao chép thư mục, tệp hoặc liên kết trong thư viện tài liệu.

Việc xóa danh sách lớn yêu cầu các tài nguyên cơ sở dữ liệu có thể bị chặn theo Ngưỡng dạng xem danh sách. Hãy tìm cách xóa các danh sách lớn trong Khung thời gian hàng ngày để tránh bị chặn. Hãy nhớ rằng nếu quy trình xóa mất nhiều thời gian hơn so với khung đã phân bổ, quy trình này sẽ tiếp tục cho đến khi hoàn thành, bất chấp những người dùng khác. Hãy phân bổ đủ thời gian.

Để biết thêm thông tin về cách xóa danh sách, hãy xem mục Xóa danh sách trong SharePoint.

Đồng bộ ngoại tuyến, dữ liệu ngoài và quản lý dữ liệu Access

Việc đưa dữ liệu xuống ngoại tuyến thường thuận tiện và hiệu quả hơn khi bạn đồng bộ với máy tính của mình. Bạn có thể sử dụng Excel, Access hoặc Outlook, tùy thuộc vào dữ liệu danh sách bạn đang làm việc cùng. Bạn cũng có thể sử dụng không giới hạn quản lý dữ liệu ngoài với các hệ thống Lập kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp (ERP), OData và dịch vụ Web, tùy thuộc vào dịch vụ SharePoint của bạn.

Bạn có thể thực hiện thay đổi trên máy tính để bàn hoặc máy tính xách tay của mình, rồi khi đưa dữ liệu lên mạng trở lại, bạn có thể đồng bộ hóa các thay đổi và giải quyết xung đột một cách hiệu quả và suôn sẻ. Làm việc với các danh sách lớn bằng cách sử dụng tính năng đồng bộ hóa ngoại tuyến để "vệ sinh", phân tích hoặc báo cáo dữ liệu, giúp giảm tải hoạt động của cơ sở dữ liệu, cũng như giảm tối đa việc sử dụng các tài nguyên SharePoint.

Bạn có thể đưa dữ liệu danh sách xuống ngoại tuyến và đồng bộ hóa các thay đổi khi kết nối mạng trở lại bằng cách sử dụng một vài sản phẩm Microsoft Office. Để xuất sang các sản phẩm này, bạn cần cài đặt các ứng dụng, Office 365 hoặc Office trên máy tính.

Microsoft Access       Access có thể xử lý nhiều hàng dữ liệu hơn SharePoint và bạn có nhiều công cụ mạnh mẽ để tác động vào dữ liệu đó. Bạn có thể làm việc với các tập hợp dữ liệu lớn hơn khi làm việc với dữ liệu trong Access và đồng bộ với SharePoint.

Bạn có thể đọc và ghi hầu hết các danh sách gốc từ Access bằng cách liên kết đến các danh sách đó, bên cạnh đó, Access hoạt động tốt với hầu như mọi kiểu dữ liệu SharePoint. Việc liên kết cho phép bạn kết nối với dữ liệu trong danh sách SharePoint nhằm tạo kết nối hai chiều để xem và chỉnh sửa dữ liệu mới nhất trong cả danh sách SharePoint và cơ sở dữ liệu Access của mình. Access tạo bản sao (hoặc nhân bản) danh sách SharePoint trong bảng Access. Sau khi đã tạo bảng Access, bạn có thể làm việc với dữ liệu danh sách trong Access tối đa ở mức giới hạn hai gigabyte của Access (không bao gồm mọi tệp đính kèm không được lưu trữ cục bộ). Ngoài ra, Access lưu trữ dữ liệu danh sách trên máy khách ở bộ đệm ẩn, sử dụng bộ đệm ẩn ghi xuyên, trong bộ nhớ hiệu quả và chỉ truyền các mục danh sách đã thay đổi. Tất cả những điều này giúp cho các truy vấn và bản cập nhật hoạt động nhanh hơn nhiều. Hộp thoại giải quyết xung đột cũng giúp quản lý các bản cập nhật xung đột một cách suôn sẻ.

Nếu tính năng Access Services được kích hoạt thì bạn có thể làm việc với nhiều dữ liệu hơn đáng kể so với Ngưỡng dạng xem danh sách, tối đa 50.000 mục theo mặc định. Access tự động xử lý dữ liệu danh sách hoặc thư viện theo các lô nhỏ, rồi tập hợp lại dữ liệu đó, kỹ thuật này cho phép làm việc với nhiều dữ liệu hơn đáng kể so với Ngưỡng dạng xem danh sách, đồng thời không gây ảnh hưởng bất lợi đến người dùng khác trên site SharePoint. Hãy tìm thêm thông tin trong mục Sử dụng Access Services dưới đây.

Microsoft Excel       Bạn có thể xuất các danh sách SharePoint sang Bảng Excel để tạo kết nối dữ liệu một chiều giữa bảng Excel và danh sách SharePoint.

Nút Xuất sang Excel trên dải băng của SharePoint được tô sáng
Xuất sang Excel trong SharePoint 2016 hoặc 2013

Excel cũng sẽ cho phép bạn làm việc với các danh sách lớn mà không bị chặn. Ngoài ra, bạn có thể đồng bộ Excel với cả SharePoint và Access để tận dụng lợi ích của từng nền tảng.

Khi bạn cập nhật dữ liệu của mình từ danh sách SharePoint và làm mới bảng Excel, Microsoft Excel sẽ thay thế dữ liệu Excel bằng dữ liệu danh sách SharePoint mới nhất , ghi đè mọi thay đổi bạn đã thực hiện đối với bảng Excel đó.

Danh sách SharePoint Online với Xuất sang Excel được tô sáng
Xuất sang Excel trong SharePoint Online

Khi dữ liệu nằm trong bảng Excel, bạn có thể tận dụng nhiều tính năng phân tích dữ liệu của Microsoft Excel, chẳng hạn như trang tính linh hoạt và mạnh mẽ, báo cáo PivotTable, biểu đồ và biểu đồ thu nhỏ có giao diện chuyên nghiệp, định dạng điều kiện với các biểu tượng, thanh dữ liệu, thang màu và hoạt động phân tích giả định phức tạp.

Nếu tính năng Access Services được kích hoạt, bạn có thể làm việc với nhiều dữ liệu hơn đáng kể so với Ngưỡng dạng xem danh sách, tối đa 50.000 mục theo mặc định. Hãy tìm thêm thông tin trong mục Sử dụng Access Services dưới đây.

Microsoft Outlook       Từ Microsoft Outlook, bạn có thể đọc và ghi Liên hệ, Tác vụ, Lịch và Danh sách thảo luận, cũng như đồng bộ hóa các thư viện Tài liệu. Ví dụ: bạn có thể làm việc với cả danh sách tác vụ tiêu chuẩn và danh sách tác vụ dự án bằng cách đưa danh sách tác vụ xuống ngoại tuyến, xem, cập nhật và giao tác vụ mới, đưa danh sách tác vụ lên mạng trở lại và đồng bộ hóa mà không cần rời khỏi Outlook; Bạn cũng có thể lưu trữ, chia sẻ và quản lý các liên hệ SharePoint hiệu quả hơn trong Outlook.

Đầu trang

Trong Access, bạn tạo cơ sở dữ liệu web dựa trên Access Services bằng cách xây dựng các bảng dựa trên danh sách được liên kết, cùng với truy vấn, biểu mẫu, báo cáo và macro mà bạn đã phát hành trên site SharePoint. Các cơ sở dữ liệu web này được nâng cấp, bạn vẫn có thể sử dụng và sửa đổi chúng, cũng như tạo các cơ sở dữ liệu mới từ mẫu, nhưng không phải từ Access 2013.

Bạn có thể tạo Ứng dụng Access trong SharePoint mà không sử dụng mã. Thông thường, Ứng dụng SharePoint là một giải pháp đơn lẻ, tập trung, dễ phân phối và sẵn có trên thị trường. Hãy coi ứng dụng là một cách thức thay thế tiện lợi để đóng gói, phân phối, chạy, giám sát và ngừng chạy một giải pháp. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Tạo ứng dụng Access

Khác với ứng dụng cơ sở dữ liệu web Access vốn lưu trữ dữ liệu trong danh sách SharePoint, Ứng dụng Access sử dụng cơ sở dữ liệu SQL Server riêng biệt với các Sản phẩm SharePoint để lưu trữ dữ liệu và vì vậy, không phụ thuộc vào Ngưỡng dạng xem danh sách SharePoint. Điều này cải thiện đáng kể khả năng mở rộng của các giải pháp Access và có khả năng xử lý hiệu quả lên tới hàng triệu bản ghi. Đối với người dùng SharePoint Server, cơ sở dữ liệu SQL Server có thể được đặt cấu hình để hoạt động phía sau tường lửa của tổ chức bạn. Đối với người dùng trực tuyến, cơ sở dữ liệu là cơ sở dữ liệu SQL Server Azure được kích hoạt với tài khoản miễn phí và dung lượng lưu trữ miễn phí. Để biết thêm thông tin về Azure, hãy xem mục Trang chủ Microsoft Azure.

Cuối cùng, bạn vẫn có thể đồng bộ hóa dữ liệu giữa danh sách SharePoint và bảng Access, đồng thời duy trì cập nhật cả hai bộ dữ liệu. Hoạt động đồng bộ hóa này là hai chiều hoặc song hướng. Những thay đổi được thực hiện trong Access với dữ liệu danh sách được tải lên danh sách SharePoint, còn những thay đổi được thực hiện với danh sách SharePoint được tải xuống Access trên máy tính của bạn. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Nhập từ hoặc liên kết dữ liệu với danh sách SharePoint.

Hộp tìm kiếm SharePoint và giải pháp Trung tâm Tài liệu

Một cách khác để tìm tài liệu hoặc mục trong thư viện hoặc danh sách lớn là sử dụng hộp Tìm kiếm của danh sách hoặc thư viện để nhập từ khóa hoặc cụm từ. Tính năng Tìm kiếm SharePoint có cơ chế lập chỉ mục riêng và không phụ thuộc vào Ngưỡng dạng xem danh sách hoặc các giới hạn có liên quan khác.

Một giải pháp khác để quản lý các thư viện lớn là tạo và sử dụng site Trung tâm Tài liệu. Được thiết kế để quản lý tài liệu, site Trung tâm Tài liệu cung cấp các tính năng như kiểm tra tệp vào và ra, quy trình làm việc, bộ lọc và dạng xem.

Thường có hai hộp tìm kiếm trên trang SharePoint, là tìm kiếm site ở đầu trang và hộp tìm kiếm danh sách hoặc thư viện cụ thể. Khi bạn sử dụng hộp Tìm kiếm của danh sách hoặc thư viện, bạn có thể mở rộng dần dần phạm vi của hoạt động tìm kiếm:

  • Theo mặc định, phạm vi tìm kiếm ban đầu được dựa trên tất cả các mục trong dạng xem hiện tại và bất kỳ thư mục con nào. Bạn sẽ thấy kết quả ở dạng cột mà bạn có thể lọc và sắp xếp thêm. Nếu Ngưỡng Dạng xem Danh sách hiện tại đã bị vượt quá, kết quả sẽ không hiển thị tất cả.

  • Nếu bạn không tìm thấy những gì mình đang tìm, bạn có thể mở rộng phạm vi tìm kiếm để bao gồm toàn bộ danh sách trong đó có tất cả thư mục con, bất kể dạng xem hoặc Ngưỡng Dạng xem Danh sách hiện tại.

  • Cuối cùng, bạn có thể mở rộng phạm vi để tìm kiếm toàn bộ trang. Trong trường hợp này, bạn sẽ thấy tất cả kết quả trong trang Tìm kiếm tiêu chuẩn của trang web. Bạn có thể thu hẹp thêm kết quả bằng cách dùng ngăn Tinh chỉnh để lọc, ví dụ như lọc theo tác giả của tài liệu hoặc ngày tạo mục danh sách. Bạn thậm chí có thể dùng toán tử lô-gic và cú pháp Boolean để tạo các truy vấn phức tạp hơn.

Lưu ý: 

  • Hộp Tìm kiếm chỉ sẵn dùng cho những danh sách và thư viện được hiển thị dưới dạng các dạng xem được kết xuất phía máy khách. Mặc dù hành vi mặc định là hiển thị hộp Tìm kiếm nhưng Hộp Tìm kiếm có thể bị ẩn bởi thuộc tính Phần web dạng xem danh sách, Hộp tìm kiếm, trong mục Khác của ngăn công cụ. Để biết thêm về các thuộc tính phần web, hãy xem mục Sử dụng Danh sách và các Phần web khác.

  • Liệt kê thuộc tính "Hiển thị hộp tìm kiếm" bên dưới Khác

Bạn có thể sử dụng site Trung tâm Tài liệu khi muốn tạo, quản lý và lưu trữ số lượng lớn tài liệu. Trung tâm Tài liệu dựa trên mẫu site và được thiết kế để đóng vai trò là kho lưu trữ tập trung hóa để quản lý nhiều tài liệu. Các tính năng, chẳng hạn như siêu dữ liệu và dẫn hướng dạng xem hình cây, loại nội dung và phần web, giúp bạn sắp xếp và truy xuất tài liệu một cách hiệu quả và có ý nghĩa cho người dùng của bạn. Để biết thêm thông tin về cách sử dụng các mẫu site, hãy xem mục Tạo và sử dụng mẫu site.

Người quản lý nội dung có thể nhanh chóng đặt cấu hình để tính năng dẫn hướng được điều khiển bởi siêu dữ liệu hoạt động tốt với hầu hết các thư viện mà không phải tạo chỉ mục rõ ràng, nhưng cũng được hỗ trợ khi tạo các chỉ mục bổ sung nhằm tăng cường hiệu suất trên nhiều bộ lọc và dạng xem hơn. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Sử dụng site Trung tâm Tài liệu

Bạn có thể dùng trang Trung tâm Tài liệu làm môi trường biên soạn hoặc kho lưu trữ nội dung:

  • Trong môi trường biên soạn, người dùng tích cực kiểm nhập và kiểm xuất tệp rồi tạo các cấu trúc thư mục cho các tệp đó. Tính năng Tạo phiên bản được bật và có thể tồn tại ít nhất 10 phiên bản trước đó của mỗi tài liệu. Người dùng kiểm nhập và kiểm xuất tài liệu thường xuyên và dòng công việc có thể giúp tự động hóa các hành động đối với tài liệu.

  • Trái lại, trong lưu trữ dựa nội dung hoặc cơ sở kiến thức, có rất ít thao tác biên soạn xảy ra. Người dùng chỉ xem hoặc tải lên tài liệu. Thông thường, lưu trữ nội dung chứa các phiên bản đơn nhất của tài liệu và một site có thể mở rộng đến hàng triệu tệp. Trong một kịch bản điển hình, chẳng hạn như một trung tâm hỗ trợ kỹ thuật cho một tổ chức lớn, 10.000 người dùng có thể truy nhập nội dung, chủ yếu để đọc nội dung đó. Một tập hợp con gồm 3.000 đến 4.000 người dùng có thể tải nội dung mới lên site.

Sử dụng dạng xem cá nhân, danh sách quan hệ và nguồn cấp RSS

Để trợ giúp thêm cho hiệu suất hệ thống tổng thể và tránh đạt đến ngưỡng hoặc giới hạn tài nguyên, bạn có thể cân nhắc có nên sử dụng dạng xem cá nhân, danh sách quan hệ hay nguồn cấp RSS không.

Dạng xem cá nhân    Vì việc tạo các dạng xem sử dụng chỉ mục cột chính xác sẽ phức tạp hơn đối với danh sách và thư viện lớn, bạn có thể muốn loại bỏ quyền Quản lý dạng xem cá nhân của những người đóng góp cho danh sách hoặc thư viện lớn. Bằng cách loại bỏ quyền này, bạn có thể ngăn người dùng tạo dạng xem mở rộng ra tất cả các mục và có thể ảnh hưởng bất lợi đến hiệu suất của phần còn lại của site. Để biết thêm về quyền, hãy xem mục Chỉnh sửa quyền cho danh sách hoặc thư viện.

Danh sách quan hệ     Khi bạn tạo các mối quan hệ danh sách bằng cách dùng cột tra cứu, cột duy nhất và hành vi quan hệ đã thực thi (còn được gọi là tính toàn vẹn tham chiếu), bạn có thể đạt đến Ngưỡng Dạng xem Danh sách và có thể bị chặn trong một số trường hợp sau đây:

  • Nếu bạn tạo cột duy nhất trong danh sách hiện có mà danh sách đó có nhiều mục hơn Ngưỡng Dạng xem Danh sách (nhưng hãy lưu ý rằng việc thêm một mục vào danh sách khiến cho danh sách đó vượt quá Ngưỡng Dạng xem Danh sách là một thao tác thường không bị chặn).

  • Nếu danh sách có nhiều mục hơn Ngưỡng Dạng xem Danh sách và sau đó bạn bật Xóa bỏ Xếp tầng hoặc Xóa bỏ Hạn chế) cho trường tra cứu trong danh sách đó.

Nguồn cấp RSS     Sau khi bật hỗ trợ RSS trong Quản trị Trung tâm và ở cấp tuyển tập trang, bạn có thể bật và cấu hình hỗ trợ RSS cho nhiều kiểu danh sách và thư viện. Khi người dùng truy nhập Nguồn cấp RSS cho danh sách hoặc thư viện, dữ liệu được truy xuất từ danh sách đó. Dạng xem RSS mặc định sẽ giới hạn số lượng mục được trả về, dựa trên ngày mục đó được sửa đổi lần cuối bằng cách dùng bộ lọc trên cột Được sửa đổi. Nếu danh sách hoặc thư viện đó có nhiều mục và người dùng truy nhập Nguồn cấp RSS, thì bạn nên chỉ mục cột Được sửa đổi. Bạn cũng có thể giảm số lượng mục được truy xuất bằng cách thay đổi số mục và số ngày trong đó có thay đổi trong Nguồn cấp RSS.

Tìm thêm thông tin về cách quản lý nguồn cấp RSS tại Quản lý nguồn cấp RSS cho một site hoặc tuyển tập site. Để tìm hiểu cách thêm nguồn cấp RSS, hãy xem mục Tạo cảnh báo hoặc đăng ký nguồn cấp RSS

Chỉ dành cho Người quản trị SharePoint Server

Chỉ người quản trị SharePoint hoặc người quản trị mạng và người quản trị cụm máy chủ có thể thực hiện các thao tác này trên các phiên bản SharePoint Server.

Khung thời gian hàng ngày là một cách để người quản trị chỉ định khoảng thời gian dành riêng cho tất cả người dùng thực hiện không giới hạn các thao tác không bị giới hạn và thường được lên lịch trong giờ thấp điểm.

Mặc dù các dạng xem là cách chính để truy xuất mục từ danh sách hoặc thư viện, cũng có các lệnh và thao tác SharePoint khác nên được thực hiện trong Khung thời gian hàng ngày.

Thêm và xóa chỉ mục

Thêm và sửa đổi cột danh sách

Xóa và sao chép thư mục

Thay đổi cài đặt bảo mật cho danh sách hoặc thư viện

Lưu danh sách chứa nội dung dưới dạng mẫu

Xóa website

Khôi phục hoặc xóa các mục khỏi Thùng rác

Các lệnh và thao tác này có thể không thành công nếu vượt quá ngưỡng và giới hạn của site khi truy xuất dữ liệu danh sách trong giờ bình thường. Việc chạy không giới hạn các lệnh và thao tác này trong Khung thời gian hàng ngày có thể giúp tránh lỗi và tránh gây ảnh hưởng đến người dùng khác.

Trong thiết lập Khung thời gian hàng ngày, bạn phải đặt thời điểm bắt đầu và thời lượng. Khi đặt thời điểm và thời lượng, bạn phải hiểu rằng nếu ai đó bắt đầu một truy vấn hoặc thao tác chạy lâu trong khung thì truy vấn hoặc thao tác đó sẽ tiếp tục cho đến khi hoàn tất, bất kể thời gian chạy có nằm trong khung hay không.

  1. Đăng nhập vào Quản trị Trung tâm với tư cách là người quản trị.

  2. Đi tới Quản lý ứng dụng > Quản lý ứng dụng web.

    Quản trị trung tâm với Quản lý ứng dụng web được chọn
  3. Chọn ứng dụng bạn muốn đặt hoặc thay đổi cài đặt Khung thời gian hàng ngày.

  4. Trong dải băng, bấm vào mũi tên xuống trên Cài đặt chung để truy nhập vào menu, rồi bấm vào Điều chỉnh tài nguyên.

    Điều chỉnh tài nguyên trong Quản trị Trung tâm được chọn.
  5. Thay đổi Khung thời gian hàng ngày, rồi đặt thời điểm và thời lượng bạn muốn sử dụng.

    Trang cài đặt ứng dụng Quản trị Trung tâm với khung Thời gian hàng ngày được tô sáng
  6. Bấm vào OK khi bạn đã thực hiện xong.

Nếu bạn không phải là nhà phát triển hoặc không có quyền truy nhập thuận tiện vào các tài nguyên của nhà phát triển để thực hiện các thao tác này, bạn có thể chờ thực hiện các loại thao tác này vào Khung thời gian hàng ngày. Kiểm tra với người quản trị của bạn để xem thời điểm Khung thời gian hàng ngày được lên lịch.

Lưu ý: SharePoint Online không hỗ trợ thay đổi Ngưỡng dạng xem danh sách.

Ngưỡng dạng xem danh sách được áp dụng để cung cấp hiệu suất cho nhiều người dùng và bảo vệ sao cho máy chủ không bị quá tải ngoài ý muốn trong quá trình truy vấn. Ngưỡng dạng xem danh sách (LVT) chỉ có thể được người quản trị thay đổi trong phiên bản Server của SharePoint trong ứng dụng Quản trị Trung tâm và chúng tôi khuyên bạn không nên thay đổi để tránh tình trạng giảm hiệu suất. SharePoint Online không cho phép người quản trị thay đổi Ngưỡng dạng xem danh sách để bảo vệ người dùng trên các đối tượng thuê khác khỏi những sự cố về hiệu suất khi truy xuất các tập hợp dữ liệu lớn. Thay bằng sử dụng chỉ mục, bộ lọc và thư mục để quản lý truy vấn.

Nếu bạn chỉ có một vài truy vấn yêu cầu nâng Ngưỡng dạng xem danh sách thì thay vào đó, hãy cân nhắc sử dụng Khung thời gian hàng ngày trong giờ thấp điểm.

Cảnh báo: Chúng tôi khuyên bạn không nên thay đổi Ngưỡng dạng xem danh sách (LVT) nếu bạn có những người dùng khác, vì giá trị lớn hơn sẽ làm giảm hiệu suất. Việc tạo một giá trị quá lớn có thể gây ra độ trễ cao, gây ra lỗi cho người dùng hoặc có khả năng làm sập máy chủ.

Lưu ý: Quản trị Trung tâm chỉ sẵn dùng với bản cài đặt Server của SharePoint.

Nếu bạn thực sự muốn thay đổi Ngưỡng dạng xem danh sách, hãy làm theo các bước sau. Những ngưỡng này là tiêu chuẩn từ SharePoint 2010 đến SharePoint 2016, dù giao diện người dùng có thể hơi khác nhau. Ứng dụng Quản trị Trung tâm nằm riêng biệt với site SharePoint của bạn và yêu cầu quyền người quản trị cụm máy chủ để truy nhập. Bạn chỉ có thể thay đổi Ngưỡng dạng xem danh sách trong các phiên bản Server của SharePoint.

  1. Đăng nhập vào Quản trị Trung tâm với tư cách là người quản trị.

  2. Đi tới Quản lý ứng dụng > Quản lý ứng dụng web.

    Quản trị trung tâm với Quản lý ứng dụng web được chọn
  3. Chọn ứng dụng bạn muốn thay đổi Ngưỡng dạng xem danh sách.

  4. Trong dải băng, bấm vào mũi tên xuống trên Cài đặt chung để truy nhập vào menu, rồi bấm vào Điều chỉnh tài nguyên.

    Điều chỉnh tài nguyên trong Quản trị Trung tâm được chọn.
  5. Thay đổi giá trị Ngưỡng dạng xem danh sách (ở đầu danh sách) thành giá trị hợp lý.

  6. Bấm vào OK.

Trên trang điều chỉnh tài nguyên có các cài đặt bổ sung mà với vai trò là người quản trị, bạn sẽ muốn hiểu rõ.

  • Ngưỡng dạng xem danh sách dành cho Người kiểm tra và Người quản trị:    Đây là “giới hạn cao hơn” theo mặc định. Các truy vấn được người kiểm tra hoặc người quản trị chạy có yêu cầu thay thế LVT cụ thể (theo chương trình) sẽ tuân theo giới hạn này. Theo mặc định, giới hạn này là 20.000 chứ không phải là 5.000 đối với Ngưỡng dạng xem danh sách. Việc nâng giới hạn này cũng có hệ quả tương tự như nâng Ngưỡng dạng xem danh sách. Khi thay đổi giá trị này, có thể cần phải thực hiện những thay đổi có liên quan. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Sử dụng thay thế mô hình đối tượng cho Ngưỡng dạng xem danh sách theo chương trình

  • Thay thế mô hình đối tượng:    Nếu bạn thường sử dụng mã tùy chỉnh cho triển khai của mình và có nhu cầu thay thế Ngưỡng dạng xem danh sách lên giới hạn cao hơn, có thể bạn nên cho phép thay thế mô hình đối tượng và cấp cho người kiểm tra hoặc người quản trị quyền đối với ứng dụng sẽ thực hiện các truy vấn. Cài đặt này được bật theo mặc định nhưng bạn có thể tắt nếu không cần. Một ví dụ tốt về thời điểm bạn có thể muốn sử dụng cài đặt này là nếu bạn đã thực hiện một số mã sẽ thực hiện lưu trữ vào bộ đệm ẩn một tập hợp lớn hơn gồm nhiều kết quả thường được truy nhập trong, giả sử, vài phút. Nếu bạn không định lên kế hoạch lưu trữ nội dung vào bộ đệm ẩn mà đang lên kế hoạch chạy các truy vấn này thường xuyên, tôi sẽ không khuyên bạn sử dụng phương pháp này để tránh Ngưỡng dạng xem danh sách vì điều này sẽ gây ảnh hưởng bất lợi đến hiệu suất máy chủ của bạn. Nói ngắn gọn là: “hãy làm việc thận trọng”.

  • Ngưỡng tra cứu dạng xem danh sách:    Tính năng này giới hạn số lượng kết nối mà một truy vấn có thể thực hiện. Tính năng này sẽ cân bằng số lượng trường Tra cứu, Người/Nhóm hoặc Trạng thái quy trình công việc có trong truy vấn. Ví dụ: dạng xem hiển thị 6 cột tra cứu và lọc trên 3 cột tra cứu riêng biệt khác sẽ sử dụng 9 tra cứu. Nếu Ngưỡng tra cứu dạng xem danh sách được đặt là 8, sẽ xảy ra lỗi. Bạn không nên tăng số lượng này nhiều hơn 8.

    Kiểm tra kỹ càng của Microsoft đã cho thấy có sự suy giảm hiệu suất đột ngột nghiêm trọng xảy ra khi có hơn 8 kết nối. Không chỉ lưu lượng máy chủ sụt giảm đáng kể vào lúc đó, mà rốt cuộc truy vấn cũng sẽ sử dụng một lượng lớn không tương xứng các tài nguyên của SQL Server, làm ảnh hưởng tiêu cực đến tất cả những người khác đang cùng sử dụng cơ sở dữ liệu đó. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Cột tra cứu và dạng xem danh sách trong Kết quả kiểm tra và đề xuất về hiệu suất và khả năng

  • Khung thời gian hàng ngày cho các truy vấn lớn:    Tính năng này cho phép bạn đặt một thời điểm hàng ngày để cho phép người dùng sử dụng các truy vấn lớn hơn mà không đạt đến giới hạn. Có một vài điều bạn nên cân nhắc cẩn thận trước khi quyết định thời điểm đặt tính năng này:

    • Để ảnh hưởng đến ít người dùng nhất, nên đặt tính năng này vào giờ thấp điểm hoặc khoảng thời gian bạn nghĩ có ít tải nhất. Nếu bạn chọn một thời điểm giữa ngày làm việc của hầu hết người dùng thì ngay cả những người không sử dụng danh sách lớn cũng có thể bị ảnh hưởng tiêu cực.

    • Hãy thử duy trì tính năng trong một khung thời gian hợp lý để mọi người có thể dùng tính năng nhằm sửa chữa các danh sách mà không cần phải liên hệ với người quản trị.

    • Các thao tác đã bắt đầu trong khung thời gian này sẽ không dừng lại sau khi khung kết thúc. Hãy cân nhắc thời gian cần thiết phòng trường hợp người dùng tìm cách xóa danh sách lớn ngay trước giờ chót.

    • Hãy tính đến các múi giờ khác nhau. Điều này đặc biệt quan trọng nếu tổ chức hoặc khách hàng của bạn được phân bổ trên diện rộng về mặt địa lý và dùng chung SharePoint server được lưu trữ tập trung. Việc đặt thời gian là 6 giờ chiều có thể có tác dụng đối với vị trí của bạn nhưng sẽ không phù hợp với vị trí khác, giả sử như Sydney, Australia.

  • Ngưỡng quyền duy nhất cho danh sách:    Đây là số lượng quyền duy nhất được phép cho mỗi danh sách. Nếu bạn có một thư mục và ngắt kế thừa các quyền, đồng thời đặt một số quyền cho thư mục đó (và tất cả các mục bên trong) thì hành động đó được tính là 1 đối với Ngưỡng quyền duy nhất cho danh sách. Khác với Ngưỡng dạng xem danh sách và các cài đặt khác, ngưỡng này không được kích hoạt khi xem nội dung hoặc thực hiện một số thao tác khác, mà lại được kích hoạt rõ ràng khi thay đổi các quyền.

    Nếu có thể, chúng tôi khuyên bạn nên giảm số lượng này. Số lượng này được mặc định là 50.000, có nghĩa là rất nhiều quyền duy nhất. Danh sách của bạn rất có khả năng gặp phải sự cố với quyền trước khi đạt đến số này, vì vậy, bạn nên tinh chỉnh trước để thông số của tính năng này phù hợp với môi trường của bạn.

Tổng quan về danh sách và thư viện có nhiều mục

Ngưỡng dạng xem danh sách (LVT) được áp dụng để cung cấp hiệu suất nhất quán cho tất cả người dùng với các truy vấn đến cơ sở dữ liệu phụ trợ. Dưới đây là một số thông tin về các giới hạn, cách hoạt động và cách thay đổi giá trị Ngưỡng dạng xem danh sách.

Quan trọng: Không thể thay đổi Ngưỡng dạng xem danh sách trong SharePoint Online. Đồng thời, không thể tạo Khung thời gian hàng ngày trên SharePoint Online. Các tính năng đó chỉ sẵn dùng trên SharePoint 2016, SharePoint 2013 và SharePoint 2010.

Để giảm thiểu việc tranh chấp cơ sở dữ liệu, SQL Server, cơ sở dữ liệu phụ trợ cho SharePoint, thường sử dụng khóa mức hàng như một chiến lược nhằm đảm bảo cập nhật chính xác mà không gây ảnh hưởng bất lợi đến người dùng khác đang truy nhập các hàng khác. Tuy nhiên, nếu thao tác đọc hoặc ghi cơ sở dữ liệu, chẳng hạn như truy vấn, dẫn đến việc khóa hơn 5.000 hàng ngay lập tức thì sẽ hiệu quả hơn nếu SQL Server khóa tạm thời toàn bộ bảng cho đến khi thao tác cơ sở dữ liệu được hoàn tất.

Lưu ý: Con số thực tế không phải luôn là 5.000 và có thể khác nhau tùy thuộc vào site của bạn, lượng hoạt động trong cơ sở dữ liệu và cấu hình trong site của bạn.

Khi toàn bộ bảng bị khóa, người dùng khác sẽ bị ngăn truy nhập vào bảng. Nếu điều này xảy ra quá thường xuyên, người dùng sẽ gặp phải tình trạng suy giảm hiệu suất hệ thống. Do đó, ngưỡng và giới hạn là cần thiết để giúp giảm thiểu sự ảnh hưởng của các thao tác cơ sở dữ liệu tài nguyên chuyên sâu cũng như cân bằng nhu cầu của tất cả người dùng.

Sơ đồ sau đây tóm tắt những điểm quan trọng về những gì xảy ra ở phía sau khi bạn truy nhập nhiều mục trong danh sách hoặc thư viện.

Danh sách và thư viện lớn

  1. Dữ liệu danh sách hoặc thư viện trong một tuyển tập site được lưu trữ trong bảng cơ sở dữ liệu SQL Server sử dụng truy vấn, chỉ mục và khóa để duy trì hiệu suất, tính năng chia sẻ và độ chính xác tổng thể.

  2. Các dạng xem đã lọc có chỉ mục cột (và các thao tác khác) tạo truy vấn cơ sở dữ liệu giúp xác định tập hợp con gồm các cột và hàng, rồi trả tập hợp con này về máy tính của bạn.

  3. Ngưỡng và giới hạn giúp điều chỉnh các thao tác và cân bằng tài nguyên cho nhiều người dùng đồng thời.

  4. Những nhà phát triển có đặc quyền có thể sử dụng tính năng thay thế mô hình đối tượng để tạm thời tăng ngưỡng và giới hạn cho các ứng dụng tùy chỉnh với các phiên bản SharePoint Server.

  5. Người quản trị có thể chỉ định các khung thời gian riêng để tất cả người dùng thực hiện các thao tác không giới hạn trong giờ thấp điểm với các phiên bản SharePoint Server.

  6. Nhân viên thông tin có thể sử dụng các dạng xem, kiểu và giới hạn trang phù hợp để tăng tốc độ hiển thị dữ liệu trên trang.

Danh sách và thư viện có các giới hạn tối đa cụ thể, như trong bảng dưới đây.

Tính năng

Giới hạn Tối đa

Số lượng mục trong một danh sách hoặc thư viện

30 triệu

Kích cỡ của một mục tệp riêng hoặc tệp đính kèm mục

10 Gigabyte

Bảng sau đây tóm tắt thông tin về các điều chỉnh và giới hạn tài nguyên bạn cần biết. Những điều chỉnh và giới hạn này được đặt ở trang Điều chỉnh tài nguyên trong Quản trị Trung tâm với các phiên bản SharePoint Server. Hãy liên hệ với người quản trị của bạn để biết các giới hạn và yêu cầu cụ thể cho site của bạn.

Lưu ý: Để hỗ trợ việc quản lý, người quản trị không cần phải tuân theo các điều chỉnh và giới hạn tài nguyên sau đây.

Lưu ý: Không phải tất cả các cài đặt này đều sẵn dùng thông qua giao diện người dùng và chỉ với các phiên bản SharePoint Server.

Ngưỡng
hoặc giới hạn

Giá trị
mặc định

Mô tả

Ngưỡng Dạng xem Danh sách

5.000

Xác định số mục danh sách hoặc thư viện tối đa mà một thao tác cơ sở dữ liệu, chẳng hạn như truy vấn, có thể xử lý trong một lần. Các thao tác vượt quá giới hạn này sẽ bị chặn.

Nhằm cung cấp cho bạn đủ thời gian để lập các kế hoạch thay thế, bạn có thể nhận được cảnh báo trên trang Cài đặt danh sách khi danh sách của bạn đã vượt quá 3.000 mục. Cảnh báo này có chứa liên kết trợ giúp đến chủ đề này.

Giới hạn quyền duy nhất

50.000

Xác định số quyền duy nhất tối đa được phép cho một danh sách hoặc thư viện.

Mỗi khi bạn ngắt tính kế thừa quyền cho một mục hoặc thư mục, thì đó được tính là 1 quyền duy nhất đối với giới hạn này. Nếu bạn tìm cách thêm mục dẫn đến việc vượt quá giới hạn này, bạn sẽ bị ngăn không cho làm như vậy.

Giới hạn kích cỡ hàng

6

Xác định số hàng tối đa bên trong bảng nằm trong cơ sở dữ liệu được dùng cho mục danh sách hoặc thư viện. Để điều tiết các danh sách rộng có nhiều cột, mỗi mục được đặt trọn trong một vài hàng bên trong bảng, tối đa 6 hàng và tổng cộng tối đa 8.000 byte (ngoại trừ phần đính kèm).

Ví dụ, nếu bạn có danh sách chứa nhiều cột nhỏ, chẳng hạn như một danh sách chứa hàng trăm cột Có/Không, thì bạn có thể vượt quá giới hạn này, trong trường hợp đó bạn sẽ không thể thêm cột Có/Không vào danh sách nữa, nhưng bạn vẫn có thể được phép thêm các cột thuộc kiểu khác.

Người quản trị chỉ có thể đặt giới hạn này bằng cách dùng mô hình đối tượng, chứ không phải thông qua giao diện người dùng.

Ngưỡng Tra cứu Dạng xem Danh sách

12

Xác định số thao tác nối tối đa, chẳng hạn như các thao tác dựa trên tra cứu, Cá nhân/Nhóm hoặc cột trạng thái dòng công việc.

Nếu truy vấn dùng quá tám cột, thì thao tác đó sẽ bị chặn. Tuy nhiên, theo lập trình có thể chọn sẽ dùng cột nào bằng cách dùng dạng xem tối đa, mà dạng xem này có thể được thiết lập thông qua mô hình đối tượng.

Kích cỡ Ngưỡng Dạng xem Danh sách cho người kiểm tra và người quản trị

20.000

Xác định số mục danh sách hoặc thư viện tối đa mà một thao tác cơ sở dữ liệu, chẳng hạn như truy vấn, có thể xử lý trong một lần khi người kiểm tra hoặc người quản trị thực hiện thao tác đó với những quyền thích hợp. Thiết đặt này hoạt động kết hợp với tính năng Cho phép Ghi đè Mô hình Đối tượng.

Cho phép Ghi đè Mô hình Đối tượng

Y

Xác định liệu những nhà phát triển có thể thực hiện các thao tác cơ sở dữ liệu, chẳng hạn như truy vấn, mà thao tác đó yêu cầu thay thế Ngưỡng dạng xem danh sách lên giới hạn cao hơn được xác định bởi Ngưỡng dạng xem danh sách cho người kiểm tra và người quản trị hay không. Người quản trị phải cho phép thay thế mô hình đối tượng, sau đó các nhà phát triển có quyền phù hợp mới có thể yêu cầu theo chương trình để truy vấn của họ sử dụng Ngưỡng dạng xem danh sách cao hơn nhằm tận dụng tính năng này.

Khung thời gian hàng ngày

Không có

Xác định khoảng thời gian trong đó ngưỡng và giới hạn tài nguyên bị bỏ qua. Người quản trị có thể cấu hình cửa sổ thời gian trong các giờ "thấp điểm" theo bước tăng 15 phút và tối đa 24 giờ, chẳng hạn như 6:00 CH đến 10:00 CH hoặc 1:30 SA đến 5:15 SA.

Thao tác cơ sở dữ liệu hoặc truy vấn được bắt đầu trong cửa sổ thời gian hàng ngày sẽ tiếp tục cho đến khi hoàn thành (hoặc không thành công) ngay cả khi thao tác hoặc truy vấn đó không hoàn thành trong cửa sổ thời gian đã xác định.

Hãy để lại nhận xét

Bài viết này có hữu ích không? Nếu có, vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này. Nếu bài viết không hữu ích, hãy cho chúng tôi biết điều gì gây nhầm lẫn hoặc thiếu sót. Chúng tôi sẽ sử dụng phản hồi của bạn để kiểm tra thông tin, thêm thông tin và cập nhật bài viết này. Vui lòng đưa vào SharePoint, Hệ điều hành và các phiên bản trình duyệt của bạn.

Cập nhật vào Tháng Bảy 2017.

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×