Khi nội dung của một site là có tổ chức và dễ tìm hiểu, sẽ dễ duy trì và quản lý và người dùng trang có nhiều hiệu quả hơn. Với tư cách là người quản trị tuyển tập trang hoặc chủ sở hữu site, bạn có thể muốn lập kế hoạch cho chiến lược site của mình trước khi tạo trang. Trong bài viết này, chúng tôi khám phá:
Những loại nội dung nào bạn sẽ có trên trang?
Sau khi bạn đã đưa ra một số suy nghĩ về số và kiểu trang mà bạn muốn, hãy thực hiện một số kế hoạch cho nội dung sẽ được lưu trữ trên các trang này. Mục tiêu của việc lập kế hoạch nội dung này là xác định:
-
Loại danh sách, thư viện hoặc trang mà bạn muốn tạo trên các trang để sắp xếp nội dung Có thể dùng thư viện để lưu trữ tài liệu và các tệp khác, trong khi danh sách có thể hữu ích cho việc theo dõi các tác vụ hoặc vấn đề. Các trang là các mục riêng lẻ trong một site mà bạn có thể hiển thị nội dung, ứng dụng, nối kết và nhiều hơn nữa.
-
Những loại ứng dụng nào bạn muốn đưa vào các ứng dụng được tích hợp sẵnSharePoint như thư viện tài liệu và danh sách, nhưng bạn cũng có thể tạo các ứng dụng của riêng bạn hoặc mua các ứng dụng từ các bên thứ ba trong SharePoint Store.
-
Liệu bạn có muốn tạo kiểu nội dung hay không Kiểu nội dung giúp bạn tùy chỉnh cách bạn xử lý và theo dõi các loại nội dung cụ thể.
Tổ chức của bạn có thể muốn thực hiện kiểu lập kế hoạch này theo cách tập trung (đặc biệt là đối với kiểu nội dung), nhưng đây cũng là loại lập kế hoạch mà bạn nên khuyến khích người sở hữu trang web riêng lẻ để thực hiện khi họ tùy chỉnh các trang mà họ chịu trách nhiệm.
Bạn muốn thêm loại ứng dụng nào?
Ngoài việc suy nghĩ về kiểu nội dung, bạn có thể muốn suy nghĩ về các loại thông tin khác sẽ được lưu trữ trên các site hoặc các loại nhiệm vụ mà mọi người trong tổ chức của bạn muốn sử dụng các site để quản lý. Điều này sẽ giúp bạn lập kế hoạch cho các loại ứng dụng khác nhau mà bạn có thể muốn thêm vào các trang để bắt đầu. Ví dụ, nếu bạn biết mình muốn một nơi để lưu trữ tài liệu, thì có thể bạn sẽ muốn thêm một thư viện tài liệu. Nếu bạn biết mình muốn theo dõi các ngày quan trọng, có thể bạn sẽ muốn có một lịch.
Bạn không cần phải thêm tất cả các ứng dụng mà bạn có thể cần ngay lập tức. Chủ sở hữu site có thể thêm và loại bỏ các ứng dụng mới qua thời gian, theo nhu cầu kinh doanh thay đổi. Nhưng việc lập kế hoạch ban đầu về cách bạn muốn tùy chỉnh nội dung trên trang của bạn có thể giúp đảm bảo rằng các site này sẽ ngay lập tức hữu ích cho người dùng.
SharePoint bao gồm các ứng dụng tích hợp sẵn hữu ích cho một phạm vi mục đích kinh doanh, từ lưu trữ và quản lý tài liệu, để quản lý dự án và theo dõi, để liên lạc. Bạn có thể thêm nhiều phiên bản của các loại ứng dụng này vào một site. Bạn cũng có thể mua và thêm các ứng dụng của bên thứ ba từ SharePoint Store vào trang web của bạn.
Để biết thêm thông tin, hãy xem Thêm ứng dụng vào site và mua ứng dụng từ SharePoint Store.
Bạn có cần xác định kiểu nội dung không?
Kiểu nội dung cho phép người dùng có thể nhanh chóng tạo các loại nội dung chuyên biệt bằng cách dùng lệnh mới hoặc tài liệu mới trong một danh sách hoặc thư viện. Các kiểu nội dung hữu ích vì họ cung cấp cho người sở hữu site một cách để đảm bảo nội dung đó nhất quán trên các trang. Các kiểu nội dung cũng khiến cho một danh sách hoặc thư viện duy nhất có chứa nhiều kiểu hoặc loại tài liệu. Người sở hữu trang có thể đặt cấu hình chi tiết cụ thể về nội dung khi thiết lập các kiểu nội dung cho một trang, danh sách hoặc thư viện.
Người sở hữu trang có thể xác định kiểu nội dung cho các mục danh sách, tài liệu hoặc thư mục.
Bạn có thể thấy nó hữu ích để xác định kiểu nội dung cho một số nội dung của bạn nếu nội dung của bạn đáp ứng bất kỳ tiêu chí nào sau đây:
|
Nếu điều này đúng: |
Các kiểu nội dung có thể hữu ích cho bạn theo những cách sau đây: |
|---|---|
|
Bạn có các loại tài liệu cụ thể có định dạng hoặc mục đích chuẩn hóa và bạn muốn chúng nhất quán trong tổ chức của bạn. |
Cấu hình kiểu nội dung trang cho các loại tài liệu này tại mức site nhóm để chúng sẵn dùng để sử dụng trên tất cả các site con của site nhóm. Bằng cách này, tất cả người dùng trong tổ chức của bạn sẽ tạo những tài liệu này theo cách nhất quán. |
|
Bạn có các mẫu cụ thể mà mọi người phải dùng cho các loại tài liệu cụ thể. |
Thêm các mẫu tài liệu này vào các kiểu nội dung liên quan để tất cả các tài liệu mới được tạo từ kiểu nội dung sẽ sử dụng mẫu. |
|
Có một tập hợp thông tin tiêu chuẩn mà bạn muốn theo dõi cho các loại tài liệu hoặc mục cụ thể. |
Thêm cột vào kiểu nội dung của bạn để theo dõi thông tin này. Nếu bất kỳ thông tin nào đặc biệt quan trọng, bạn có thể chỉ định các cột đó theo yêu cầu. Bạn cũng có thể cung cấp các giá trị mặc định cho các cột cụ thể khi bạn cấu hình kiểu nội dung. |
|
Có quy trình kinh doanh đã xác định cho cách thức xử lý các loại tài liệu cụ thể hoặc xem xét. |
Cân nhắc việc cấu hình dòng công việc cho các kiểu nội dung cụ thể. Bạn có thể sử dụng dòng công việc để quản lý quy trình kinh doanh như xem xét tài liệu hoặc phê duyệt. |
Sau khi bạn xác định nội dung mà bạn có thể muốn xác định kiểu nội dung, bạn nên suy nghĩ về vị trí mà bạn muốn xác định kiểu nội dung. Nếu bạn xác định kiểu nội dung trang ở cấp độ site nhóm, chúng sẽ được sử dụng rộng rãi để dùng lại trong danh sách và thư viện trong tất cả các site con của site nhóm của bạn. Người sở hữu trang web riêng lẻ cũng có thể xác định kiểu nội dung trang cho trang web của họ, mặc dù các kiểu nội dung này sẽ sẵn dùng để sử dụng trong danh sách và thư viện trên site đó và bất kỳ site nào bên dưới.
Bạn có thể thấy hữu ích khi tạo bảng tính hoặc bảng mà bạn muốn đưa thông tin vào khi bạn xác định kiểu nội dung của mình. Ví dụ, bạn có thể bắt đầu bằng cách tạo nội dung cơ bản giống như bảng dưới đây và sau đó điều chỉnh nó để đưa vào bất kỳ thông tin bổ sung nào mà bạn có thể tìm thấy hữu ích để theo dõi, chẳng hạn như các site hoặc nhóm sẽ sử dụng các kiểu nội dung:
|
Loại nội dung mới |
Kiểu nội dung mẹ |
Cột |
Mẫu tài liệu |
Dòng công việc |
|---|---|---|---|---|
|
Xác định tên của kiểu nội dung bạn muốn tạo. |
Xác định kiểu nội dung mẹ mà từ đó sẽ được tạo. |
Liệt kê cột mới hoặc hiện có mà bạn muốn thêm vào kiểu nội dung. |
Xác định xem liệu có có mẫu tài liệu nào được liên kết với kiểu nội dung hay không. |
Xác định xem sẽ có bất kỳ dòng công việc nào được liên kết với kiểu nội dung hay không. |
Để biết thêm thông tin về cách làm việc với kiểu nội dung, hãy xem tạo hoặc tùy chỉnh kiểu nội dung.
Người dùng của bạn sẽ tìm và truy nhập nội dung như thế nào?
Hãy suy nghĩ về cách người dùng trang sẽ tìm và sử dụng nội dung trên các site SharePoint của bạn. Kiểu lập kế hoạch này sẽ giúp bạn đưa ra quyết định về cách cấu hình cả dẫn hướng và tìm kiếm cho site nhóm và site con của nó.
Bạn muốn đưa những trang nào vào dẫn hướng toàn cầu?
Để lên kế hoạch dẫn hướng của bạn, bạn có thể thấy nó hữu ích để tạo sơ đồ của các site trong cấu trúc phân cấp trang của bạn. Nếu bạn đã tạo sơ đồ trong khi lập kế hoạch cho các trang web, thì bạn có thể bắt đầu với sơ đồ đó và sửa đổi nó. Bao gồm tất cả các site con của site nhóm của bạn. Bạn cũng có thể muốn đưa vào bất kỳ danh sách hoặc thư viện quan trọng nào tồn tại trên site nhóm và site con của nó. Điều này sẽ giúp bạn xác định xem nhanh các điểm đến quan trọng mà người dùng site có thể muốn tìm ra nếu chúng bắt đầu từ trang chủ của site nhóm của bạn.
Dẫn hướng trên cùng trên một trang cung cấp những gì được biết đến là dẫn hướng toàn cầu.
Theo mặc định, mỗi site dùng dẫn hướng trên cùng của riêng mình, nhưng bạn có thể quyết định cho phép các site kế thừa dẫn hướng trên đầu từ site mẹ để trải nghiệm dẫn hướng nhất quán trên tất cả các trang. Bạn có thể cấu hình site nào xuất hiện trên dẫn hướng trên cùng. Bạn cũng có thể bao gồm các nối kết đến bất kỳ URL nào khác mà bạn muốn, trong trường hợp bạn muốn tích hợp các nối kết đến các tài nguyên bên ngoài vào dẫn hướng của trang web của bạn. Để biết thêm thông tin về tùy chỉnh dẫn hướng trên cùng, hãy xem tùy chỉnh dẫn hướng trên site nhóm của bạn.
Nếu bạn có nhiều site con cho site nhóm của mình, bạn có thể không muốn hiển thị tất cả chúng trên thanh nối kết trên cùng, vì điều này có thể được áp dụng cho người dùng site. Nhưng bạn cũng không muốn làm cho các site hoặc nội dung quan trọng không được phát hiện. Sử dụng sơ đồ cấu trúc phân cấp trang của bạn để xác định các trang chính mà bạn muốn vạch trần trong dẫn hướng toàn cầu.
Làm thế nào để mọi người dẫn hướng trong các trang?
Ngoài mục dẫn hướng trên cùng, các trang cũng hiển thị một thành phần dẫn hướng ở bên trái của trang có tên là khởi động nhanh.
Thông thường, khởi động nhanh sẽ hiển thị các nối kết cụ thể với site hiện tại và nó có thể được dùng để tô sáng nội dung quan trọng nhất. Khi bạn tạo một danh sách hay thư viện mới, một nối kết mới sẽ tự động xuất hiện dưới Gần đây trên Khởi động Nhanh. Chỉ năm nối kết mới nhất mới xuất hiện trong phần Gần đây.
Bạn có thể tùy chỉnh khởi động nhanh để thêm hoặc loại bỏ các nối kết đến các danh sách và thư viện trên trang. Bạn cũng có thể liên kết nhóm bên dưới đầu đề tùy chỉnh. Nếu bạn chọn có tất cả các site con kế thừa dẫn hướng toàn cầu, thì nó sẽ quan trọng đối với chủ sở hữu trang để tùy chỉnh dẫn hướng trên khởi động nhanh vì nó sẽ là cách chính mà người dùng sẽ tìm thấy nội dung trong một site khi họ truy nhập. Nếu bạn quyết định không có trang con kế thừa dẫn hướng toàn cầu từ site nhóm, thì người dùng sẽ có thể sử dụng cả thanh nối kết trên cùng và khởi động nhanh trên site con để tìm nội dung bên trong. Để biết thêm thông tin về việc chỉnh sửa các nối kết trên khởi động nhanh, hãy xem tùy chỉnh dẫn hướng trên site nhóm của bạn.
Bạn nên suy nghĩ gì khi lập kế hoạch tìm kiếm?
Người dùng của bạn có nhiều khả năng muốn sử dụng SharePoint khi họ có thể dễ dàng tìm thấy thông tin mà họ cần. Bằng cách sử dụng các tính năng nội dung như kiểu nội dung, hoặc bằng cách thêm các cột siêu dữ liệu vào danh sách và thư viện, bạn có thể giúp tạo nội dung được phát tán thêm thông qua tìm kiếm.
Người quản trị tuyển tập trang và người quản trị trang có thể thực hiện một số cấu hình để tùy chỉnh trải nghiệm tìm kiếm cho người dùng.
|
Cách thực hiện: |
Tham khảo chủ đề này: |
|---|---|
|
Tùy chỉnh kiểu và thiết đặt ảnh hưởng đến kết quả tìm kiếm, bạn có thể tùy chỉnh Trung tâm tìm kiếm và các phần web được sử dụng trên các trang Trung tâm tìm kiếm. |
|
|
Tạo quy tắc truy vấn để cải thiện cách tìm kiếm phản hồi cho người dùng. |
|
|
Tùy chỉnh nguồn kết quả cho tìm kiếm. |
|
|
Xem, tạo hoặc thay đổi thuộc tính được quản lý hoặc bản đồ thuộc tính được tìm kéo vào thuộc tính được quản lý. |
|
|
Để xuất và nhập các thiết đặt cấu hình tìm kiếm tùy chỉnh giữa các trang. Các thiết đặt mà bạn xuất và nhập bao gồm tất cả các quy tắc truy vấn tùy chỉnh, nguồn kết quả, kiểu kết quả, mô hình xếp hạng và thiết đặt tìm kiếm trang. |
Nội dung trở nên sẵn dùng trong tìm kiếm
Dịch vụ tìm kiếm được lên lịch để thu thập dữ liệu SharePoint nội dung mỗi năm phút. Sau khi một mục được thêm vào một site SharePoint, sẽ có một khoảng thời gian trước khi nó được lập chỉ mục và trả về kết quả tìm kiếm. Khoảng thời gian này thay đổi tùy theo các hoạt động của người dùng hiện tại. Các tác vụ như di chuyển trang, nâng cấp và bảo trì tăng tải trên đường ống chỉ mục. Các mục nội dung mới nên thường sẽ hiển thị trong kết quả tìm kiếm trong vòng một giờ.
Người dùng cần làm gì với nội dung?
Bằng cách hỏi một số câu hỏi cơ bản về những người dùng trang nào cần làm với nội dung, bạn có thể xác định cách bạn có thể cần đặt cấu hình các site cụ thể, danh sách hoặc thư viện, cũng như những tính năng cụ thể mà người dùng trang có thể cần phải sử dụng.
|
Các câu hỏi để khám phá: |
Cân nhắc về cấu hình nội dung: |
|---|---|
|
Bạn có cần theo dõi các phiên bản các loại tài liệu hoặc mục danh sách cụ thể không? |
|
|
Người dùng site sẽ cần khả năng làm việc hoặc cộng tác đồng thời trên các loại tài liệu cụ thể? |
|
|
Các loại nội dung cụ thể có cần được phê duyệt trước khi có thể truy nhập rộng rãi |
|
|
Một số loại tài liệu nhất định chủ đề đối với quy trình kinh doanh cụ thể hoặc dòng công việc của con người? |
|
|
Bạn sẽ có sử dụng danh sách để lái xe hoặc quản lý quy trình |
|
|
Sẽ có nội dung nhạy cảm trên các site cần bị hạn chế từ truy nhập chung |
|
|
Người dùng sẽ cần nhận Cập Nhật về các thay đổi nội dung? |
|
