Phụ lục về quyền riêng tư đối với Excel

Những điều sau đây có thể ảnh hưởng đến quyền riêng tư, bằng cách làm cho các thông tin nhạy cảm có sẵn cho các bên thứ ba hoặc bằng cách cho phép bạn kiểm soát thông tin nào có thể sẵn dùng.

Tab mới (bấm vào tab tệp , rồi bấm vào mới) có thể cung cấp cho bạn trợ giúp cập nhật được tải xuống từ Office.com cho các sổ làm việc dựa trên các mẫu. Bạn cũng có thể gửi phản hồi về các mẫu và cung cấp một đánh giá số cho từng mẫu mà bạn tải về.

Khi bạn mở một mẫu hoặc một tệp dựa trên mẫu, Excel (tùy thuộc vào thiết đặt trợ giúp trực tuyến của bạn), hãy liên hệ với Office.com. Nó sẽ gửi ID cho mẫu đó, chương trình và phiên bản mà bạn hiện đang sử dụng, cùng với thông tin máy tính chuẩn.

ID mẫu được sử dụng để xác định mẫu ban đầu như được tải xuống từ Office.com hoặc đưa vào bản cài đặt Excel của bạn. Nó không xác định duy nhất sổ làm việc của bạn. ID là giống nhau cho tất cả người dùng của cùng một mẫu.

Nếu bạn chọn tạo một nối kết đến hình ảnh, tệp, nguồn dữ liệu hoặc tài liệu khác trên ổ đĩa cứng của bạn hoặc trên máy chủ, đường dẫn đến tệp đó sẽ được lưu vào sổ làm việc của bạn. Trong một số trường hợp, liên kết có thể bao gồm tên người dùng hoặc thông tin của bạn về máy chủ trên mạng của bạn. Trong trường hợp của kết nối dữ liệu, bạn có thể chọn lưu tên người dùng hoặc mật khẩu trong liên kết kết nối dữ liệu.

Ngoài ra, khi bạn áp dụng sơ đồ XML vào sổ làm việc, một đường dẫn đến lược đồ XML mà bạn đã tạo sẽ được lưu vào sổ làm việc. Trong một số trường hợp, đường dẫn đó có thể bao gồm tên người dùng của bạn.

Khi bạn tạo một hàm dữ liệu trang tính hoặc báo cáo PivotTable từ nguồn dữ liệu ngoài, dữ liệu mà bạn yêu cầu từ nguồn đó được lưu trữ như là một phần của trang tính của bạn, cùng với một mã định danh duy nhất cho nguồn dữ liệu. Tên người dùng của người đã làm mới bộ đệm ẩn mới cũng được lưu trữ.

Tùy thuộc vào cách bạn đã thiết lập sổ làm việc hoặc báo cáo PivotTable của bạn, chỉ có một tập hợp con của dữ liệu được lưu trữ có thể được hiển thị. Để loại bỏ tất cả các dữ liệu được lưu trữ này, hãy loại bỏ kết nối với nguồn dữ liệu từ các hàm dữ liệu trang tính và loại bỏ tất cả các Pivot tham chiếu dữ liệu.

Khi bạn tạo biểu đồ trong Excel, bạn có thể lọc dữ liệu mà bạn đã chọn cho biểu đồ để chỉ một phần dữ liệu được hiển thị. Tuy nhiên, tất cả dữ liệu được chọn đều được lưu trữ với biểu đồ. Để ngăn không cho người khác thay đổi biểu đồ của bạn hoặc xem dữ liệu của nó, khi bạn sao chép nó vào một chương trình Microsoft, Hãy dán biểu đồ dưới dạng bitmap. Nếu dữ liệu trong biểu đồ của bạn nằm trong một nguồn dữ liệu ngoài, bạn có thể bảo vệ biểu đồ để giúp ngăn người khác Cập Nhật biểu đồ có dữ liệu mới nhất từ nguồn bên ngoài. Nếu biểu đồ của bạn được dựa trên dữ liệu trong sổ làm việc, mật khẩu bảo vệ biểu đồ có thể giúp ngăn không cho người khác sửa đổi dữ liệu xuất hiện trong biểu đồ của bạn.

Khi bạn in sổ làm việc Excel, sau đó lưu sổ làm việc đó, Excel sẽ lưu đường dẫn đến máy in của bạn với tài liệu đó. Trong một số trường hợp, đường dẫn có thể bao gồm tên người dùng hoặc tên máy tính.

Excel cho phép bạn thêm và chỉnh sửa văn bản thay thế cho các bảng, hình, ảnh, biểu đồ, đồ họa SmartArt và các đối tượng khác trong sổ làm việc của bạn. Văn bản thay thế được lưu cùng với sổ làm việc và có thể chứa thông tin cá nhân được thêm vào bởi bất kỳ người đóng góp nào của bản trình bày. Đối với một số đối tượng, chẳng hạn như ảnh bạn chèn vào sổ làm việc của bạn, văn bản thay thế mặc định bao gồm đường dẫn tệp cho đối tượng mà bạn chèn vào.

Có thể sử dụng văn bản thay thế bằng các tính năng trợ năng chẳng hạn như bộ đọc màn hình. Văn bản thay thế sẵn dùng cho bất kỳ ai có quyền truy nhập vào tệp của bạn.

Excel cho phép bạn truy nhập không gian làm việc tài liệu trên SharePoint. Không gian làm việc tài liệu là một khoảng trắng được chia sẻ, nơi bạn có thể cộng tác với các thành viên nhóm khác trên một hoặc nhiều sổ làm việc.

Khi bạn truy nhập vào không gian làm việc tài liệu, Excel sẽ tải xuống dữ liệu từ trang web không gian làm việc của tài liệu để cung cấp cho bạn thông tin về site đó. Dữ liệu này bao gồm:

  • Tên site

  • URL hoặc địa chỉ của trang

  • Tên, địa chỉ email và mức cấp phép của người dùng trang

  • Danh sách các tài liệu, nhiệm vụ và các thông tin khác có sẵn từ trang web

Excel cũng lưu trữ danh sách các site không gian làm việc tài liệu mà bạn đã truy nhập trên máy tính của mình, trong biểu mẫu của cookie. Danh sách này được dùng để cung cấp cho bạn quyền truy nhập nhanh vào các site mà bạn đã truy cập trước đó. Danh sách các site mà bạn đã truy nhập không truy nhập được Microsoft và không được tiếp xúc với Internet trừ khi bạn chọn làm cho danh sách sẵn dùng rộng rãi hơn.

Dịch vụ Fax cho phép bạn gửi fax qua Internet và tổ chức Fax mà bạn đã gửi trong Microsoft Outlook. Để sử dụng dịch vụ Fax, bạn phải đăng ký với nhà cung cấp dịch vụ Fax, tách biệt với Microsoft, những người đã xử lý Fax và gửi chúng qua Internet. Microsoft không thu thập bất kỳ dữ liệu nào bằng tính năng Fax của dịch vụ.

Khi bạn đăng ký dịch vụ Fax, nhà cung cấp dịch vụ Fax sẽ tạo gói đăng ký được lưu trữ bởi nhà cung cấp dịch vụ fax và Excel. Gói này bao gồm địa chỉ của website của nhà cung cấp dịch vụ fax và một "mã thông báo" xác nhận quyền truy nhập của bạn với nhà cung cấp dịch vụ Fax. Khi bạn gửi fax từ Excel, gói đăng ký này sẽ được nối vào tài liệu.

Bạn cũng có thể sử dụng dịch vụ fax để tính toán giá của Fax mà không thực sự gửi fax. Nếu bạn chọn tính giá của một Fax, Excel sử dụng kết nối được mã hóa để gửi mã thông báo đăng ký của bạn, số điện thoại nơi Fax sẽ được gửi đi và số lượng trang của Fax đến nhà cung cấp dịch vụ Fax. Microsoft không nhận hoặc lưu trữ thông tin này.

Excel cho phép bạn yêu cầu thông tin về một thuật ngữ hoặc cụm từ cụ thể từ một số nhà cung cấp nội dung cao cấp. Khi bạn yêu cầu tìm kiếm trên một từ hoặc cụm từ cụ thể, Excel sử dụng Internet để gửi văn bản mà bạn yêu cầu, thì sản phẩm phần mềm mà bạn hiện đang sử dụng, bản địa mà hệ thống của bạn được đặt và ủy quyền thông tin cho biết rằng bạn có quyền để tải xuống thông tin nghiên cứu, nếu cần bên thứ ba.

Excel sẽ gửi thông tin này đến một dịch vụ do Microsoft hoặc nhà cung cấp bên thứ ba cung cấp mà bạn chọn. Dịch vụ này trả về thông tin về từ hoặc cụm từ mà bạn yêu cầu.

Thường xuyên, thông tin mà bạn nhận được bao gồm một nối kết đến thông tin bổ sung từ trang web của dịch vụ. Nếu bạn bấm vào nối kết này, nhà cung cấp dịch vụ có thể thêm cookie vào hệ thống của bạn để xác định bạn cho các giao dịch trong tương lai. Microsoft không chịu trách nhiệm về các điều lệ về quyền riêng tư của các trang web và dịch vụ của bên thứ ba. Microsoft không nhận hoặc lưu trữ bất kỳ thông tin nào trong đó trừ khi bạn đã truy vấn một dịch vụ thuộc sở hữu của Microsoft.

Bạn có thể tắt nghiên cứu và tham chiếu bằng cách thực hiện các thao tác sau:

Thiết đặt này có thể bị giới hạn bởi người quản trị của bạn. Nếu vậy, bạn sẽ không thể bật hoặc tắt hoặc vô hiệu hóa nó trên của riêng bạn.

  1. Bấm vào tab Tệp.

  2. Bấm vào tài khoản.

  3. Bên dưới quyền riêng tư của tài khoản, hãy bấm quản lý thiết đặt.

  4. Bên dưới dịch vụ đã kết nối tùy chọn, hãy xóa hộp kiểm bật trải nghiệm đã kết nối tùy chọn .

    Quan trọng: Điều này sẽ tắt tất cả các dịch vụ được kết nối tùy chọn, không chỉ nghiên cứu và tham khảo.

  1. Bấm vào tab Tệp.

  2. Bấm Tùy chọn.

  3. Bấm Trung tâm Tin cậy.

  4. Bấm Thiết đặt Trung tâm Tin cậy.

  5. Bấm vào tùy chọn quyền riêng tư, sau đó xóa hộp kiểm cho phép ngăn tác vụ nghiên cứu để kiểm tra và cài đặt dịch vụ mới .

  1. Bấm tab Tệp.

  2. Dưới mục Trợ giúp, bấm Tùy chọn.

  3. Bấm Trung tâm Tin cậy.

  4. Bấm Thiết đặt Trung tâm Tin cậy.

  5. Bấm vào tùy chọn quyền riêng tư, sau đó xóa hộp kiểm cho phép ngăn tác vụ nghiên cứu để kiểm tra và cài đặt dịch vụ mới .

Excel cho phép bạn dịch tất cả hoặc một phần tài liệu của bạn bằng cách sử dụng từ điển song ngữ hoặc dịch máy. Bạn có một lựa chọn cách bạn muốn dịch tài liệu của mình.

Bạn có thể chọn hoặc nhập một từ hoặc cụm từ mà bạn muốn dịch, hoặc bạn có thể chọn để dịch toàn bộ tài liệu, trong cả hai trường hợp, bằng cách chọn tùy chọn dịch thuật áp dụng trong ngăn nghiên cứu và tham khảo.

Nếu bạn chọn hoặc nhập một từ hoặc cụm từ mà bạn muốn dịch, thì cụm từ mà bạn đã nhập sẽ được so sánh với từ điển song ngữ. Một số từ điển song ngữ được bao gồm trong phần mềm của bạn và những người khác có sẵn từ Office.com. Nếu một từ hoặc cụm từ bạn nhập không có trong từ điển song ngữ bao gồm phần mềm của bạn, từ hoặc cụm từ được gửi không được mật mã hóa cho Microsoft hoặc dịch vụ dịch của bên thứ ba.

Nếu bạn muốn dịch toàn bộ sổ làm việc của mình, nó được gửi không được mật mã hóa cho Microsoft hoặc dịch vụ dịch của bên thứ ba. Như với bất kỳ thông tin nào được gửi không được mã hóa qua Internet, bạn có thể có thể xem từ, cụm từ hoặc sổ làm việc bạn đang dịch.

Nếu bạn chọn sử dụng một trong các từ điển có sẵn trên Office.com hoặc dịch vụ dịch của bên thứ ba, Excel dùng Internet để gửi văn bản mà bạn yêu cầu, loại phần mềm mà bạn có, và ngôn ngữ và bản địa mà hệ thống của bạn được thiết lập. Đối với dịch vụ dịch của bên thứ ba, Excel cũng có thể gửi thông tin xác thực đã lưu trữ trước đó cho biết bạn đã đăng ký trước đó để truy nhập vào trang web.

Microsoft SharePoint cung cấp các trang không gian làm việc được chia sẻ trên web, nơi bạn có thể cộng tác trên các tài liệu hoặc cuộc họp.

Khi bạn truy nhập vào một trang SharePoint, bằng cách sử dụng trình duyệt web hoặc bất kỳ chương trình Office nào, site sẽ lưu cookie vào máy tính của bạn nếu bạn có quyền tạo một site con mới trên site đó. Khi hoạt động cùng nhau, các cookie này tạo nên danh sách các site mà bạn có quyền truy nhập. Danh sách này được một số chương trình Office cung cấp cho bạn quyền truy nhập nhanh vào các site mà bạn đã truy cập trước đó.

Danh sách các site mà bạn đã truy nhập không truy nhập được Microsoft và không được tiếp xúc với Internet trừ khi bạn chọn làm cho danh sách sẵn dùng rộng rãi hơn.

Trong SharePoint, khi bạn tạo một trang web hoặc danh sách mới hoặc thêm hoặc mời mọi người vào một trang web hoặc danh sách hiện có, thì trang sẽ lưu như sau cho từng người, bao gồm:

  • Họ Tên

  • Địa chỉ email

ID người dùng được thêm vào tất cả các thành phần mà bạn hoặc những người dùng khác của site thêm vào hoặc sửa đổi trên site. Như với tất cả nội dung trên site SharePoint, chỉ những người quản trị và các thành viên của site chính nó sẽ có quyền truy nhập vào thông tin này.

Tất cả các thành phần của site SharePoint bao gồm hai trường: được tạo bởisửa đổi theo. Trường được tạo theo được điền với tên người dùng của người ban đầu đã tạo thành phần tử và ngày khi nó được tạo ra. Trường được sửa đổi theo được điền với tên người dùng của người được sửa đổi lần cuối của sổ làm việc và ngày khi nó được sửa đổi lần cuối.

Người quản trị của các máy chủ trong đó các site SharePoint được lưu trữ có quyền truy nhập vào một số dữ liệu từ các trang này, được dùng để phân tích các mẫu sử dụng của site và cải thiện tỷ lệ phần trăm của thời gian mà trang đó sẵn dùng. Dữ liệu này chỉ sẵn dùng với người quản trị máy chủ và không được chia sẻ với Microsoft trừ khi Microsoft đang lưu trữ site SharePoint. Dữ liệu được giữ cụ thể bao gồm tên, địa chỉ email và quyền của tất cả mọi người có quyền truy nhập vào site.

Tất cả người dùng có quyền truy nhập tới một site SharePoint cụ thể có thể tìm kiếm và xem mọi nội dung sẵn có ở site này.

Microsoft SharePoint cung cấp các tính năng kiểm nghiệm cho phép người quản trị giữ đường mòn kiểm tra đáng tin cậy về cách người dùng đang làm việc với nội dung nhất định.

Khi người quản trị SharePoint bật tính năng kiểm tra, máy chủ sẽ tự động ghi trong cơ sở dữ liệu nội dung SharePoint được thực hiện bởi người dùng. Những hành động này bao gồm xem, sửa, kiểm nhập và kiểm xuất. Đối với mỗi hành động đã ghi, thì bản ghi máy chủ sẽ xác định thông tin về tệp, hành động và ID SharePoint của người dùng. Không có dữ liệu nào được gửi đến Microsoft như là một phần của tính năng này.

Tính năng này được tắt theo mặc định và chỉ sẵn có cho người quản trị của site SharePoint trong đó nội dung được lưu trữ.

Excel cung cấp cho bạn khả năng gửi tin nhắn tức thời từ bên trong chính chương trình và cung cấp cho bạn khả năng được cảnh báo khi mọi người đang trực tuyến hoặc khi các thay đổi nhất định được thực hiện đối với sổ làm việc hoặc không gian làm việc được chia sẻ.

Excel có thể sử dụng máy khách nhắn tin tức thời để cung cấp cho bạn khả năng nhìn thấy sự hiện diện trực tuyến của người khác và gửi tin nhắn cho họ. Excel bao gồm một điều khiển web cho phép hiện diện tin nhắn tức thời sẽ được hiển thị trong một trang web. Các trang Microsoft SharePoint hãy sử dụng điều khiển này. Các trang này không truyền dữ liệu hiện diện trở lại với máy chủ web.

Điều khiển web này có thể được dùng để truyền dữ liệu hiện diện từ chương trình nhắn tin tức thời của bạn đến máy chủ web. Theo mặc định, dữ liệu hiện diện chỉ có thể được gửi đến site intranet, site tin cậy và site trên máy tính cục bộ.

Excel sử dụng các định dạng tệp dựa trên XML. Những định dạng tệp XML này được mở rộng, có nghĩa là người dùng có thể xác định các trình thêm hoặc thẻ bổ sung trong các tệp. Một phần bổ trợ hoặc mã bên thứ ba khác cũng có thể đính kèm thông tin siêu dữ liệu bổ sung vào các định dạng tệp XML không thể xem được trong Excel.

Bạn có thể xác minh siêu dữ liệu đã được liên kết với tệp XML bằng cách xem nó trong trình xem văn bản.

Theo mặc định, nếu bạn lưu chú thích vào một tệp, Excel sẽ thêm tên viết tắt của bạn vào từng chú thích. Thông tin này sau đó có sẵn cho bất kỳ ai có quyền truy nhập vào tệp của bạn.

Bạn có thể loại bỏ thông tin cá nhân của mình từ những chú thích này bằng cách thực hiện các thao tác sau:

  1. Bấm tab Tệp.

  2. Bấm Thông tin.

  3. Bấm kiểm tra vấn đề, rồi bấm kiểm tra tài liệu.

Theo mặc định, khi bạn thực hiện thay đổi cho tệp với tính năng theo dõi thay đổi, tên người dùng của bạn và/hoặc tên tắt được lưu trữ trong sổ làm việc và liên kết với những thay đổi mà bạn thực hiện. Thông tin này, bao gồm cả văn bản gốc và đã sửa đổi, sau đó có sẵn cho bất kỳ ai có quyền truy nhập vào tệp của bạn.

Sau khi những thay đổi này đã được chấp nhận hoặc bị từ chối, tên bạn đã bị loại bỏ. Bạn cũng có thể loại bỏ thông tin cá nhân của mình từ những thay đổi này bằng cách thực hiện các thao tác sau:

  1. Bấm tab Tệp.

  2. Bấm Thông tin.

  3. Bấm kiểm tra vấn đề, rồi bấm kiểm tra tài liệu.

Trong một số trường hợp, Excel lưu trữ tên của bạn để cung cấp cho bạn một trải nghiệm tốt hơn khi sử dụng một số tính năng. Ví dụ, tên của bạn được lưu trữ trong những vị trí sau:

  • Trường tác giả

  • Thuộc tính tệp Authorname

Bạn có thể loại bỏ tên của bạn khỏi các trường và thuộc tính này bằng cách thực hiện các thao tác sau:

  1. Bấm tab Tệp.

  2. Bấm Thông tin.

  3. Bấm kiểm tra vấn đề, rồi bấm kiểm tra tài liệu.

Các giải pháp Microsoft Office được tạo bởi các công ty khác cũng có thể bao gồm tên của bạn hoặc thông tin cá nhân khác trong các thuộc tính tùy chỉnh được liên kết với tệp của bạn.

Nếu bạn sử dụng Microsoft Office web Control, truy nhập dữ liệu Microsoft Excel, DataCalc hoặc các tính năng khác cho phép bạn kết nối trực tiếp với nguồn dữ liệu khác, thông tin ủy quyền của bạn (ID người dùng và mật khẩu) có thể được lưu trong sổ làm việc của bạn. Để thay đổi hoặc xóa thông tin ủy quyền này, bạn sẽ cần phải thay đổi các thuộc tính của kết nối bằng cách dùng phương pháp cụ thể với phương pháp kết nối.

Theo mặc định, mọi tệp đã lưu bằng Excel bao gồm các thuộc tính tệp như sau:

  • Tác giả

  • Người quản lý

  • Công ty

  • Lưu lần cuối bởi

  • Tên của người xem sổ làm việc

Ngoài ra, các thuộc tính khác có thể được lưu vào tệp tùy thuộc vào các tính năng hoặc các giải pháp bên thứ ba mà bạn sử dụng. Ví dụ, nếu sổ làm việc của bạn là một phần của dòng công việc tài liệu, các thuộc tính tệp bổ sung để theo dõi dòng công việc sẽ được lưu.

Thông tin này sau đó có sẵn cho bất kỳ ai có quyền truy nhập vào tệp của bạn.

Bạn có thể loại bỏ tên của bạn khỏi các thuộc tính này bằng cách thực hiện các thao tác sau:

  1. Bấm tab Tệp.

  2. Bấm Thông tin.

  3. Bấm kiểm tra vấn đề, rồi bấm kiểm tra tài liệu.

Tính năng kiểm tra tài liệu cũng có thể được sử dụng để loại bỏ các kiểu dữ liệu khác có thể không sẵn dùng trong tất cả các dạng xem, chẳng hạn như chú thích và chỉnh sửa. Microsoft đề xuất chạy kiểm tra tài liệu trên bất kỳ sổ làm việc nào mà bạn dự định thực hiện công khai sẵn dùng.

Dữ liệu và siêu dữ liệu ẩn cũng có thể được đưa vào các tệp Microsoft Office bằng cách sử dụng mô hình đối tượng Microsoft Office. Ví dụ, bạn có thể làm cho hình ảnh ẩn trong mô hình đối tượng Microsoft Office, điều này có nghĩa là họ không thể nhìn thấy khi bạn mở tệp, nhưng ảnh được lưu trữ trong tệp và sau đó có thể được hiển thị.

Bản ghi macro cho phép bạn ghi một chuỗi các hành động để bạn có thể tái tạo các hành động sau đó. Nếu bạn chọn ghi macro, tên người dùng của bạn sẽ được lưu dưới dạng chú thích trong mã khi macro được tạo ra ban đầu. Bạn có thể loại bỏ tên người dùng theo cách thủ công từ những vị trí này.

Chữ ký điện tử là một tính năng tùy chọn có thể giúp bạn xác thực danh tính của người đã gửi cho bạn một sổ làm việc. Chữ ký điện tử là một giá trị duy nhất được mã hóa của dữ liệu trong sổ làm việc mà bạn đang đăng nhập. Khi bạn gửi sổ làm việc bằng chữ ký điện tử, chữ ký được gửi đến người nhận, cùng với dữ liệu trong sổ làm việc và chứng chỉ số được tin cậy từ bạn (người gửi). Chứng chỉ số được phát hành bởi một cơ quan cấp chứng chỉ, chẳng hạn như VeriSign và chứa thông tin để xác thực người gửi và xác nhận rằng nội dung ban đầu của sổ làm việc chưa được thay đổi. Excel có thể tự động liên hệ với cơ quan cấp chứng chỉ trực tuyến để xác nhận chữ ký điện tử.

Khi bạn ký vào sổ làm việc, bạn sẽ thấy hộp thoại hiển thị thông tin được bao gồm trong chữ ký điện tử, chẳng hạn như ngày và thời gian hệ thống của bạn, số phiên bản hệ điều hành, số phiên bản Microsoft Office và số phiên bản Excel.

Quản trị quyền thông tin (IRM) cho phép bạn cung cấp cho người dùng hoặc nhóm nhất định quyền truy nhập và sửa đổi sổ làm việc. Mặc dù một số điểm tương tự, IRM không giống như bảo vệ tài liệu. IRM cho phép bạn đặt quyền cho toàn bộ sổ làm việc cho các hành động rất cụ thể, chẳng hạn như in tài liệu hoặc chuyển tiếp tài liệu cho người khác, cũng như để đọc hoặc chỉnh sửa sổ làm việc.

Khi bạn lưu trữ sổ làm việc với khả năng IRM được bật, Excel sẽ được lưu vào danh sách sổ làm việc của mọi người dùng có quyền đối với sổ làm việc đó và quyền của họ. Thông tin này được mã hóa để chỉ chủ sở hữu sổ làm việc có thể truy nhập thông tin này.

Ngoài ra, sổ làm việc có hỗ trợ IRM có chứa giấy phép nội dung. Giấy phép nội dung chứa một địa chỉ email, quyền và thông tin xác thực. Mỗi khi bất kỳ ai cố gắng mở một sổ làm việc với khả năng IRM được bật, Excel sẽ kiểm tra các giấy phép nội dung được lưu trong sổ làm việc chống lại danh tính của người dùng. Nếu người dùng chưa bao giờ mở sổ làm việc trước đây, Excel liên hệ với máy chủ IRM, xác nhận định danh của người dùng, tải giấy phép nội dung mới cho người dùng (mà người dùng đó có quyền cần thiết) và lưu giấy phép nội dung đó vào sổ làm việc.

Chủ sở hữu sổ làm việc có tùy chọn để tránh lưu các giấy phép nội dung vào sổ làm việc. Tuy nhiên, nếu giấy phép nội dung này không được lưu vào sổ làm việc, Excel phải liên hệ với máy chủ IRM mỗi khi sổ làm việc được mở. Nếu Excel không được kết nối với mạng hoặc không thể liên hệ với máy chủ IRM, không thể mở được sổ làm việc.

Bảo vệ sổ làm việc cho phép bạn bảo vệ sổ làm việc Excel của bạn theo nhiều cách khác nhau, chẳng hạn như chỉ cho phép một số người dùng nhất định quyền sửa, tạo chú thích, hoặc đọc sổ làm việc.

Khi bạn sử dụng bảo vệ sổ làm việc, bạn sẽ được yêu cầu nhập ID người dùng. Các ID người dùng này có thể nằm trong các biểu mẫu của tài khoản miền Windows NT (ví dụ: tên người dùng \ miền) hoặc địa chỉ email Windows Live ID (ví dụ, someone@example.com). Những ID người dùng này được lưu trữ bất cứ khi nào bạn cung cấp cho người dùng quyền đọc hoặc thay đổi phạm vi văn bản.

Có thể bảo vệ sổ làm việc Excel mà không sử dụng mật khẩu. Nếu bạn chọn bảo vệ sổ làm việc mà không cần mật khẩu, bất kỳ ai cũng đọc sổ làm việc có thể nhìn thấy ID người dùng của những người đã được cấp quyền truy nhập. Ngoài ra, nếu sổ làm việc được lưu dưới dạng XML hoặc HTML, ID người dùng sẵn dùng cho bất kỳ ai đang đọc tệp.

Nếu bạn muốn hạn chế thêm quyền truy nhập vào ID người dùng, bạn có thể chọn lưu tệp này bằng mật khẩu hoặc với quản trị quyền thông tin (IRM). Chỉ bạn và những người khác đã được cấp quyền truy nhập có thể nhìn thấy các ID người dùng này.

Khi bạn mở một số phiên bản cũ hơn của các tệp Excel trong Microsoft Office, kiểm tra xác thực tệp Office cho dù cấu trúc tệp khớp với đặc tả từ Microsoft cho định dạng tệp đó. Nếu tệp không được xác thực này, Microsoft Office sẽ mở ra trong dạng xem được bảo vệ.

Một bản sao của mỗi tệp không thể lưu được xác thực tệp Office trên máy tính của bạn sau khi bạn thoát khỏi Excel. Báo cáo lỗi Microsoft sẽ yêu cầu bạn đồng ý gửi một bản sao của các tệp này vào Microsoft. Để biết thêm thông tin về báo cáo lỗi Microsoft, bao gồm tuyên bố về quyền riêng tư đầy đủ, hãy xem điều khoản về quyền riêng tư báo cáo lỗi Microsoft.

Excel sẽ tự động lưu các bản sao của sổ làm việc của bạn trong khi bạn sửa chúng. Thao tác này sẽ giúp bạn khôi phục sổ làm việc nếu bạn vô tình đóng sổ làm việc mà không lưu các thay đổi của bạn. Bạn có thể chọn không tự động lưu các bản sao của sổ làm việc bằng cách thực hiện các thao tác sau:

  1. Bấm vào tab Tệp.

  2. Bấm Tùy chọn.

  3. Bấm Lưu.

  4. Bên dưới lưu sổlàm việc, bỏ chọn hộp kiểm giữ phiên bản tự động khôi phục cuối cùng nếu tôi đóng mà không lưu .

  1. Bấm vào tab Tệp.

  2. Bấm Tùy chọn.

  3. Bấm Lưu.

  4. Dưới lưu sổlàm việc, hãy xóa hộp kiểm giữ phiên bản tự động lưu cuối cùng nếu tôi đóng mà không lưu .

  1. Bấm tab Tệp.

  2. Dưới mục Trợ giúp, bấm Tùy chọn.

  3. Bấm vào Lưu.

  4. Bên dưới lưu sổlàm việc, bỏ chọn hộp kiểm Giữ tệp tự động khôi phục cuối cùng nếu tôi đóng mà không lưu .

Bạn có thể truy nhập và xóa bỏ các phiên bản đã lưu cuối cùng của các sổ làm việc đã lưu trước đó bằng cách bấm vào tab tệp , bấm thông tin, rồi bấm vào sổ làm việc mà bạn muốn trong Phiên bản. Bạn có thể truy nhập và xóa bỏ các phiên bản được lưu tự động cuối cùng cho sổ làm việc mới được tạo bằng cách bấm vào tab tệp , bấm thông tin, bấm quản lý phiên bản, rồi bấm vào khôi phục sổ làm việc chưa lưu. Excel định kỳ xóa bỏ sổ làm việc đã lưu tự động nếu bạn không mở và dùng chúng. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục khôi phục các tệp Office của bạn.

Đầu Trang

Lưu ý:  Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Cho chúng tôi biết thông tin này có hữu ích hay không? Dưới đây là bài viết bằng tiếng Anh để bạn tham khảo..​

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×