Phối thư với phong bì

Khi muốn gửi thư hàng loạt đến những người có trong danh sách gửi thư của bạn, bạn có thể sử dụng phối thư để tạo ra một lô phong bì có địa chỉ. Mỗi phong bì sẽ chứa một địa chỉ trong danh sách gửi thư của bạn. Bạn cũng có thể tạo và in phong bì mà không sử dụng tính năng phối thư.

Lưu ý: 

Ba tệp trong quy trình phối thư là tài liệu chính cùng với một danh sách gửi thư tạo ra một tập hợp thư hay thư email, phong bì hoặc nhãn.

Đây là các tài liệu liên quan đến việc tạo và in phong bì bằng quy trình phối thư:

  • Tài liệu chính của bạn
    Tài liệu này chứa văn bản và đồ họa (như logo hoặc hình ảnh) giống hệt nhau cho mỗi phiên bản của phong bì được phối. Địa chỉ gửi trả là một trong những nội dung như vậy.

  • Danh sách gửi thư của bạn
    Tài liệu này chứa các địa chỉ được in trên phong bì.

Khi kết hợp hai tài liệu đó theo các bước sau đây, bạn sẽ có được phong bì điền địa chỉ.

Bước 1: Thiết lập danh sách gửi thư của bạn

Danh sách gửi thư là nguồn dữ liệu của bạn. Đó có thể là bảng tính Excel, thư mục liên hệ Outlook, cơ sở dữ liệu Access hoặc danh sách địa chỉ Office. Danh sách này chứa các bản ghi mà Word sử dụng để kéo thông tin nhằm xây dựng các địa chỉ được in trên phong bì.

Mẹo

  • Nếu không có danh sách gửi thư, bạn có thể tạo một danh sách trong quy trình phối thư. Trước khi bắt đầu quy trình phối thư, hãy thu thập tất cả danh sách địa chỉ của bạn và thêm chúng vào nguồn dữ liệu.

  • Nếu bạn đang sử dụng bảng tính Excel, hãy đảm bảo cột Mã ZIP hoặc mã bưu điện được định dạng là văn bản để không bị mất bất kỳ số 0 nào. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Định dạng số, ngày và các giá trị khác trong phối thư của Excel

  • Nếu muốn sử dụng các liên hệ Outlook, hãy đảm bảo Outlook là chương trình email mặc định của bạn.

Bước 2: Kiểm tra bố cục phong bì của bạn

Một bước chuẩn bị trong quy trình phối thư là thiết lập phong bì để phối. Bạn nên kiểm tra thử với một lô nhỏ phong bì trước khi thực hiện phối thư thật.

Lưu ý: Nếu đã thấy thoải mái với việc in phong bì trên hệ thống, bạn có thể chuyển đến bước 3.

  1. Trong Word, chọn Tệp > Mới > Tài liệu trống.

  2. Trên tab Gửi thư, trong nhóm Tạo, chọn Phong bì.

    In phong bì

  3. Trong hộp Địa chỉ chuyển phát, nhập địa chỉ mẫu để kiểm tra hình thức của phong bì khi in.

    Hộp địa chỉ chuyển phát trên phong bì

    Lưu ý: Địa chỉ mẫu sẽ không hiển thị trong kết quả phối thư của bạn.

  4. Trong hộp Địa chỉ trả về, nhập địa chỉ của bạn.

    Hộp địa chỉ phúc đáp

  5. Chọn Tùy chọn > Tùy chọn phong bì, rồi thực hiện theo các bước sau:

    • Trong danh sách thả xuống Kích cỡ phong bì, chọn kích cỡ phù hợp với phong bì của bạn hoặc chọn Kích cỡ tùy chỉnh.

      Tab tùy chọn phong bì cho thiết đặt kích cỡ phong bì và phông chữ cho địa chỉ

      Lưu ý: Nếu bạn chọn Kích cỡ tùy chỉnh, hãy nhập kích cỡ phong bì vào hộp Chiều rộngChiều cao. Chọn OK khi hoàn tất.

    • Bên dưới Địa chỉ chuyển phátĐịa chỉ trả về, chọn phông chữ cũng như vị trí khoảng cách trái và trên cùng cho mỗi địa chỉ.

      Lưu ý: Dựa trên bản xem trước của bố cục phong bì, thực hiện các điều chỉnh cần thiết cho các lựa chọn của bạn.

  6. Trên tab Tùy chọn in, xác nhận đã chọn đúng Phương pháp cho vào, đưa phong bì vào giống với hình minh hoạ, rồi chọn OK.

    Lưu ý: Máy in của bạn sẽ gửi thông tin về chiều đưa phong bì vào máy in đến Word. Thông tin này xuất hiện bên dưới Phương pháp cho vào.

    Sơ đồ tùy chọn cho vào để cho phong bì vào máy in

  7. Chọn In, rồi chọn để lưu địa chỉ trả về làm địa chỉ mặc định.

    Lưu ý: Nếu phong bì được in chính xác, xin chúc mừng, bạn đã sẵn sàng để thực hiện bước tiếp theo trong quy trình phối thư. Nếu phong bì không được in như bạn mong đợi, hãy trở lại bước 5 và điều chỉnh lại các tùy chọn bố cục phong bì và tùy chọn Nguồn cấp biểu mẫu nếu cần.

Bước 3: Bắt đầu phối thư

  1. Trên tab Gửi thư, trong nhóm Bắt đầu phối thư, chọn Bắt đầu phối thư > Phong bì.

    Menu Bắt đầu phối thư

  2. Trong hộp thoại Tùy chọn phong bì, thiết lập phong bì bằng cách chọn các tùy chọn như trong Bước 2: Kiểm tra bố cục phong bì, rồi chọn OK.

    Lưu ý: Word tạo một tài liệu có kích cỡ tương tự phong bì và hiển thị vị trí của địa chỉ trả về trên phong bì.

  3. Nếu muốn thêm địa chỉ trả về hoặc logo vào phong bì của bạn thì đây chính là lúc để thực hiện.

  4. Chọn Tệp > Lưu và thêm tên tệp.

Bước 4: Liên kết danh sách gửi thư của bạn với tài liệu chính

Bây giờ, bạn đã sẵn sàng để mở nguồn dữ liệu cho danh sách gửi thư của mình.

  1. Trên tab Gửi thư, trong nhóm Bắt đầu phối thư, chọn Chọn người nhận, rồi chọn một tùy chọn.

    Lệnh Nhập một Danh sách Mới

  2. Hãy thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Nếu bạn chưa có danh sách gửi thư, hãy chọn mục Nhập Danh sách Mới và tạo một danh sách.

      hoặc

    • Nếu danh sách gửi thư của bạn nằm trong bảng tính Excel, cơ cở dữ liệu Access hoặc một loại tệp dữ liệu khác, hãy chọn Sử dụng Danh sách Hiện có. Sau đó, duyệt tới danh sách của bạn và chọn Mở.

      hoặc

    • Nếu bạn đang sử dụng danh bạ Outlook, chọn mục Chọn từ Danh bạ Outlook.

  3. Chọn Tệp > Lưu.

Chỉnh sửa danh sách gửi thư của bạn

Nếu muốn in phong bì cho tất cả mọi người trong danh sách của bạn, hãy đi tới Bước 5: Thêm khối địa chỉ vào phong bì. Nếu bạn muốn in phong bì cho mọi người trong danh sách của mình, chẳng hạn như những người đang sống trong bán kính 20 dặm từ sự kiện bạn tổ chức, hãy sử dụng bộ lọc như mã ZIP hoặc mã bưu điện để thu hẹp danh sách. Để biết thêm thông tin về việc lọc dữ liệu, xem mục Sắp xếp và lọc dữ liệu cho phối thư.

Mẹo: Có thể bạn sẽ thấy hữu ích khi sử dụng tính năng lọc để lọc bỏ những liên hệ mà bạn không có địa chỉ bưu điện. Bằng cách đó, bạn sẽ không lãng phí phong bì cho những bức thư bạn không thể gửi.

Để chọn từng người mà bạn muốn tạo phong bì trong danh sách, hãy thực hiện các bước sau:

  1. Chọn Chỉnh sửa Danh sách Người nhận.

    Ảnh chụp màn hình tab Gửi thư trong Word, hiển thị lệnh Chỉnh sửa Danh sách Người nhận dưới dạng được tô sáng.

  2. Kiểm tra tên những người bạn muốn gửi thư.

    Chọn các hàng bằng cách đánh dấu hộp kiểm

    Bạn cũng có thể sắp xếp hoặc lọc danh sách để tìm tên và địa chỉ dễ dàng hơn.

Bước 5: Thêm khối địa chỉ vào phong bì

Khối địa chỉ là trường phối thư. Còn được gọi là chỗ dành sẵn, bạn sử dụng trường phối này để đánh dấu vị trí của địa chỉ trên phong bì.

Lưu ý: Bạn có thể căn chỉnh chuẩn xác khối địa chỉ dễ dàng hơn nếu bật hiển thị dấu phân đoạn (¶) trước. Để làm điều này, đi đến tab Trang đầu của Dải băng và bấm nút Hiển thị / Ẩn ¶ hoặc nhấn CTRL+SHIFT+8.

  1. Để con trỏ của vào nơi bạn muốn đặt khối địa chỉ. Nếu bạn đã hiển thị các dấu phân đoạn, hãy bấm ngay vào sau dấu phân đoạn (¶) mà Word đã đặt ở giữa phong bì.

  2. Trên tab Gửi thư, trong nhóm Viết & Chèn Trường, chọn Khối Địa chỉ.

    Chèn trường phối Khối địa chỉ

  3. Trong hộp thoại Chèn Khối Địa chỉ, chọn định dạng cho tên người nhận khi hiển thị trên phong bì.

    Các tùy chọn khối địa chỉ

    Lưu ý: Bên dưới Xem trước, chọn nút bản ghi Tiếp theo Nút Bản ghi tiếp theo cho kết quả xem trước phối thư hoặc Trước đó Nút bản ghi trước đó cho kết quả xem trước phối thư để di chuyển giữa các bản ghi trong nguồn dữ liệu của bạn và xem địa chỉ sẽ xuất hiện như thế nào trên phong bì.

  4. Chọn OK.

  5. Chọn Tệp > Lưu để lưu tài liệu phối của bạn trước khi tiếp tục.

Xác minh tên trường phối

Đảm bảo Word đặt tên và địa chỉ từ danh sách gửi thư của bạn vào đúng vị trí trên phong bì của bạn.

  1. Trên tab Gửi thư, trong nhóm Viết & chèn trường, chọn Khớp trường.

  2. Trong hộp thoại Khớp trường, cột bên trái là tên trường mà Word sử dụng trong Khối địa chỉ. Cột bên phải cho phép bạn khớp các trường trong nguồn dữ liệu của mình với các tên trường đó. Hãy xác minh rằng tên trường xuất hiện ở phía bên trái khớp với tên đầu đề cột của bản ghi trong danh sách gửi thư để Word có thể đặt đúng dữ liệu vào đúng vị trí trên phong bì của bạn.

    Hộp thoại Khớp trường
  3. Hãy thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Nếu tên trường hiển thị khớp với đầu đề cột mà bạn đã sử dụng cho bản ghi trong nguồn dữ liệu danh sách gửi thư, bạn không phải thực hiện gì cả.

      hoặc

    • Nếu (không khớp) xuất hiện trong tên trường mà bạn muốn khớp với đầu đề cột trong nguồn dữ liệu, hãy chọn mũi tên thả xuống, rồi chọn tên trường trong nguồn dữ liệu danh sách gửi thư. Lặp lại nếu cần.

  4. Chọn OK.

Bước 6: Xem trước và in phong bì

Kiểm tra lần cuối trước khi in phong bì.

  1. Chọn Xem trước kết quả, rồi chọn nút bản ghi Tiếp theo Nút Bản ghi tiếp theo cho kết quả xem trước phối thư hoặc Trước đó Nút bản ghi trước đó cho kết quả xem trước phối thư để đảm bảo tên và địa chỉ trên tất cả các phong bì đều trông đẹp mắt.

    Ảnh chụp màn hình tab Gửi thư trong Word, hiển thị nhóm Xem trước Kết quả.

    Mẹo:  Để đi tới đầu danh sách, chọn nút ghi Đầu tiên Nút bản ghi đầu tiên của kết quả xem trước phối thư , rồi đi tới cuối danh sách, chọn nút ghi Cuối cùng Nút Bản ghi cuối cùng cho kết quả xem trước phối thư .

  2. Chọn Kết thúc & phối > In tài liệu.

    Ảnh chụp màn hình tab Gửi thư trong Word, hiển thị lệnh Kết thúc & Phối cùng các tùy chọn.

Bước 7: Lưu tài liệu phong bì phối thư của bạn

Khi bạn lưu tài liệu phong bì phối thư, tài liệu đó vẫn kết nối với danh sách gửi thư của bạn để bạn có thể sử dụng cho lần gửi thư hàng loạt tiếp theo.

Để sử dụng lại phong bì tài liệu phối thư

  • Mở phong bì tài liệu phối thư và chọn khi Word nhắc bạn duy trì kết nối.

Để thay đổi địa chỉ trên phong bì tài liệu phối thư

  • Mở phong bì tài liệu phối thư và chọn Chỉnh sửa danh sách người nhận để sắp xếp, lọc và chọn địa chỉ cụ thể.

Xem thêm

Bạn có câu hỏi về tính năng phối thư trong Word mà chúng tôi chưa giải đáp tại đây?

Đăng câu hỏi trong diễn đàn cộng đồng Word

Giúp chúng tôi cải thiện Word

Bạn có đề xuất về cách chúng tôi có thể cải thiện tính năng phối thư (hoặc bất kỳ tính năng nào khác) của Word? Nếu có, vui lòng truy nhập Word User Voice và cho chúng tôi biết!

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×