Phối thư: quy tắc

Lưu ý:  Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Trong bài viết này

Về trường phối thư và quy tắc

Thiết lập các quy tắc

Về trường phối thư và quy tắc

Bạn có thể đặt quy tắc để kiểm soát cách Microsoft Word phối thông tin.

  • Trường ASKtrường FILLIN Hiển thị lời nhắc như Word phối mỗi bản ghi dữ liệu tài liệu chính. Phản hồi của bạn để nhắc xuất hiện trong biểu mẫu thư cụ thể, hợp đồng, hoặc tài liệu đã phối kết quả từ bản ghi dữ liệu.

    Trường ASK    Sử dụng trường ASK khi bạn muốn lặp lại cùng thông tin trong nhiều hơn một chỗ trong tài liệu. Ví dụ, bạn có thể nhắc người dùng cho tên tháng nếu tên tháng xuất hiện trong nhiều hơn một nơi trong một bản ghi nhớ hàng tháng.

    Trường FILLIN     Sử dụng một trường FILLIN khi bạn muốn chèn thông tin chỉ một lần, chẳng hạn như một postscript cá nhân hóa trong một bức thư phối thư.

  • Nếu... Sau đó: Nữa... quy tắc sử dụng trường IF để hiển thị thông tin dựa trên một điều kiện mà bạn xác định. Ví dụ, giả sử tệp dữ liệu khách hàng của bạn chứa địa chỉ trong nước và quốc tế. Trường quốc gia/khu vực trong các địa chỉ trong nước là trống. Bạn có thể sử dụng If... Sau đó: Nữa... quy tắc để cá nhân hóa thư cho tất cả người nhận. Ví dụ, người nhận có trường quốc gia/khu vực là trống có thể nhìn thấy "Bạn sẽ được chào đón tại cửa khi đến," trong khi tất cả người nhận khác có thể thấy, "bạn sẽ được chào đón tại bộ phận gần Hải."

  • Đặt trường (Đặt thẻ đánh dấu) cho phép bạn gán văn bản, số, hoặc thông tin khác cho một thẻ đánh dấu. Bạn có thể sử dụng thông tin nhiều lần trong tài liệu đã phối kết quả. Nếu thông tin thay đổi, bạn có thể sửa trường thiết đặt một lần thay vì tìm kiếm qua tài liệu chính và thay đổi mỗi lần xuất hiện. Bạn phải đặt một trường REF tại mỗi vị trí bạn muốn nội dung của trường thiết đặt xuất hiện.

    Ví dụ, nếu bạn có một chữ cái biểu mẫu sẽ thông báo một sự kiện, bạn có thể sử dụng trường thiết đặt để gán tên sự kiện cho thẻ đánh dấu. Bất kỳ lúc nào tên sự kiện xuất hiện trong tài liệu, chèn trường REF tham chiếu đến thẻ đánh dấu mà bạn thiết lập trong trường thiết đặt. Bạn có thể dùng lại cùng một biểu mẫu thư cho các sự kiện khác bằng cách thay đổi tên sự kiện trong trường thiết đặt.

Bạn cũng có thể dùng MERGEREC, MERGESEQ, tiếp theo, NEXTIFvà trường SKIPIF trong phối thư.

Đầu trang

Thiết lập các quy tắc

Bạn đặt quy tắc cho phối thư, khi bạn thiết lập phối thư.

  1. Trên tab gửi thư , trong nhóm trường viết & chèn , bấm quy tắc.

    Ribbon của Office 2010

  2. Bấm vào trường mà bạn muốn chèn.

Đầu trang

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×