Phối thư: chỉnh sửa người nhận

Hộp thoại sửa người nhận

Sử dụng hộp thoại này để chọn những người nhận mà bạn muốn gửi thư đến.

Danh sách người nhận    Hiển thị tất cả các bản ghi sẽ được sử dụng trong phối thư của bạn. Mỗi dòng được chọn theo mặc định. Xóa bất kỳ tên nào mà bạn không muốn gửi đến.

Nguồn dữ liệu    Chọn chỉnh sửa để thay đổi các trường riêng lẻ hoặc thêm bản ghi. Nếu bạn đã tạo hoặc sở hữu danh sách, bạn cũng có thể xóa bỏ bản ghi, hoặc tùy chỉnh các cột trong nguồn dữ liệu. Làm mới sẽ cập nhật danh sách người nhận nếu nó cần.

Khá    Chọn tối đa ba mức trường để sắp xếp theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần. Danh sách người nhận sẽ hiển thị lại để phản ánh sắp xếp. Để biết thêm thông tin, hãy xem hộp thoại sắp xếp tùy chọn truy vấn.

Bộ lọc    So sánh các trường của danh sách và so sánh chúng với một hoặc nhiều chuỗi bạn cung cấp. So sánh bao gồm:

  • Bằng hoặc không bằng

  • Nhỏ hơn hoặc lớn hơn

  • Nhỏ hơn hoặc bằng hoặc lớn hơn hoặc bằng

  • Trống hoặc không trống

  • Chứa hoặc không chứa

So sánh không phân biệt chữ hoa/thường, vì vậy MEGAN khớp với Megan, Megan hoặc mEGAN. Danh sách người nhận sẽ tái Hiển thị để phản ánh kết quả bộ lọc. Để biết thêm thông tin, hãy xem hộp thoại bộ lọc tùy chọn truy vấn.

Tìm trùng lặp    Quét và hiển thị mọi bản ghi trùng lặp dựa trên các tên và họ đầu tiên. Trong danh sách, bạn có thể xóa hộp cho bất kỳ bạn không muốn đưa vào thư. Xóa hộp không loại bỏ bản ghi khỏi danh sách người nhận chính, chỉ cần xóa hộp được liên kết với tên.

Tìm người nhận    Quét và tô sáng bản ghi với các trường khớp với văn bản bạn nhập vào. Bạn có thể quét tất cả các trường trong các bản ghi hoặc chỉ rõ một, chẳng hạn như thành phố hoặc tiểu bang. Khi tìm thấy nhiều hơn một và một lần đầu tiên được tô sáng. Chọn Tìm bên cạnh cuộn, mặc dù tất cả các kết quả khớp.

Xác thực địa chỉ    Sử dụng công nghệ xác thực địa chỉ của bên thứ ba để kiểm tra địa chỉ trong nguồn dữ liệu của bạn. Nếu bạn không có thiết lập, chọn thao tác này sẽ cung cấp cho bạn tùy chọn để đi đến một trang để biết thêm thông tin, nơi bạn có thể mua dịch vụ.

OK    Thoát khỏi hộp thoại. Những thay đổi đã được lưu khi bạn áp dụng các loại, bộ lọc hoặc các tham số khác.

Hộp thoại chỉnh sửa người nhận

Chỉnh sửa danh sách gửi thư của bạn

Đi đến gửi thư > chỉnh sửa danh sách người nhận để sửa danh sách người nhận

Sửa mục nhập danh sách    Hiển thị nguồn dữ liệu một bản ghi tại một thời điểm. Chọn và sửa bất kỳ trường nào. Những thay đổi được lưu nếu bạn chuyển sang một bản ghi khác hoặc chọn OK.

Phát    Quét khớp với một chuỗi bạn chỉ định cho một trường trong nguồn dữ liệu của bạn. Tìm không phân biệt chữ hoa/thường, vì vậy MEGAN sẽ tìm thấy Megan, Megan và mEGAN. Nếu hộp thoại tìm trường sẽ xuất hiện trên hộp thoại chỉnh sửa mục danh sách của bạn, bạn có thể muốn chuyển nó ra khỏi cách để xem các bản ghi mà nó tìm thấy. Chọn tìm tiếp để tiếp tục tìm kiếm. Cửa sổ bật lên cho bạn biết khi Word đã đến cuối cơ sở dữ liệu nguồn dữ liệu.

Xem nguồn    Sẽ hiển thị một tài liệu với một bảng các mục nhập trong tệp nguồn dữ liệu của bạn. Bạn có thể dùng nó để thực hiện thay đổi đối với nhiều trường nhanh chóng. Tab từ trường đến trường. Để thêm bản ghi, chúng tôi khuyên bạn nên chọn bảng và bật viền (đường viền>trang đầu). Đi đến trường cuối cùng của bản ghi cuối cùng, rồi nhấn tab. Điều này sẽ tạo một bản ghi mới. Bạn cũng có thể đi tới bố trí bên cạnh thiết kế bảng, rồi chọn chèn ở trên hoặc dưới để thêm bản ghi mới.

OK    Đóng hộp thoại.

Hộp thoại chỉnh sửa người nhận

Sắp xếp danh sách để tìm nhóm

Bạn có thể sắp xếp danh sách người nhận để nhóm thông tin của mình theo những cách nhất định, chẳng hạn như các thành phố cụ thể.

  1. Đi đến gửi thư >người nhận bộ lọc.

  2. Chọn sắp xếp bản ghi > sắp xếp theo, rồi chọn tên trường mà bạn muốn sắp xếp theo.

    Bấm vào Sắp xếp bản ghi để sắp xếp các mục trong phối thư

    Để sắp xếp theo nhiều trường — ví dụ, theo tiểu bang và sau đó là thành phố, hãy chọn sau đó theo, sau đó chọn các trường bổ sung mà bạn muốn sắp xếp theo đó.

    Bấm để sắp xếp theo nhiều trường

  3. Khi tất cả các trường đều được sắp xếp theo cách bạn muốn, hãy chọn OK.

    Để biết thêm thông tin, hãy xem hộp thoại sắp xếp tùy chọn truy vấn.

Lọc danh sách để chỉ xem hàng bạn muốn bao gồm

Bạn có thể lọc danh sách để chỉ thấy người hay mục bạn muốn bao gồm trong hoạt động phối—ví dụ: chỉ những người trong thành phố cụ thể hay mục kho hàng có giá cụ thể.

  1. Chọn gửi thư >bộ lọc người nhận.

    Bấm để lọc danh sách phối thư

  2. Trong bộ lọc bản ghi, chọn cột bạn muốn lọc theo.

    Bấm vào trường bạn muốn lọc theo

  3. Chọn so sánhvà loại so sánh bạn muốn thực hiện.

    Bấm vào các tùy chọn So sánh bạn muốn đặt

  4. Trong hộp So sánh theo, nhập giá trị cho bộ lọc.

  5. Chọn hoặc hoặcvà sau đó thêm một điều kiện khác vào bộ lọc của bạn nếu bạn muốn. Ví dụ, chọn hoặc, chọn thành phố trong danh sách trường , chọn bằng, rồi nhập tên của thành phố thứ hai.

  6. Chọn OK.

  7. Để biết thêm thông tin, hãy xem hộp thoại bộ lọc tùy chọn truy vấn.

Bây giờ bạn đã sẵn sàng để chèn trường phối thư trong tài liệu mà bạn đang sử dụng để phối email hoặc phối thư trong Word.

Lưu ý:  Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Cho chúng tôi biết thông tin này có hữu ích hay không? Dưới đây là bài viết bằng tiếng Anh để bạn tham khảo..​

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×