Office 365 vận hành bởi 21Vianet: nhập liên hệ vào Outlook cho Windows

Lưu ý: Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Bạn nhập liên hệ vào Outlook trên máy tính của bạn bằng cách dùng trình hướng dẫn Outlook nhập/xuất. Đây là những gì ruy-băng trông giống như trong Outlook cho máy tính của bạn:

Đây là giao diện của dải băng trong Outlook 2016.

Outlook của tôi ruy-băng là khác nhau. Hoặc, nếu bạn là một khách hàng Mac, hãy xem nhập các mục vào Outlook 2016 cho Mac.

Chọn từ danh sách sau đây hướng dẫn nhập.

  1. Trong Outlook trên máy tính của bạn (Outlook 2013 hoặc Outlook 2016), chọn Tệp > Mở & Xuất > Nhập/Xuất.

    Để tạo tệp pst Outlook của bạn, chọn Tệp, chọn Mở và Xuất, rồi Nhập/Xuất

  2. Chọn Nhập từ tệp hoặc chương trình khác, rồi chọn Tiếp theo.

    trình hướng dẫn nhập và xuất - nhập từ chương trình hoặc tệp khác

  3. Chọn Giá trị Phân tách bằng Dấu phẩy rồi chọn Tiếp theo.

    Trình hướng dẫn Xuất Outlook - Chọn tệp CSV

  4. Trong hộp Nhập Tệp, duyệt đến tệp danh bạ, rồi bấm đúp để chọn.

    Duyệt đến tệp csv liên hệ và chọn cách xử lý các liên hệ trùng lặp

  5. Chọn một trong các thao tác sau để xác định cách bạn muốn Outlook xử lý các liên hệ trùng lặp:

    • Thay thế trùng lặp với các mục nhập   Nếu một liên hệ đã có trong Outlook và tệp liên hệ của bạn, Outlook loại bỏ thông tin mà nó có cho liên hệ đó và sử dụng thông tin từ tệp liên hệ của bạn. Bạn nên chọn tùy chọn này nếu thông tin liên hệ trong tệp liên hệ của bạn là đầy đủ hơn hoặc nhiều hiện tại hơn thông tin liên hệ trong Outlook.

    • Cho phép tạo trùng lặp   Nếu một liên hệ trong Outlook và tệp liên hệ của bạn, Outlook sẽ tạo ra liên hệ trùng lặp, một với thông tin Outlook gốc và một với thông tin được nhập từ tệp liên hệ của bạn. Bạn có thể kết hợp thông tin cho mọi người những phần sau để loại bỏ liên hệ trùng lặp. Này là tùy chọn mặc định và một an toàn nhất vì không có thông tin được loại bỏ.

    • Không nhập các mục trùng lặp    Nếu một liên hệ trong Outlook và tệp liên hệ của bạn, Outlook sẽ giữ lại thông tin mà nó có cho liên hệ đó và loại bỏ thông tin từ tệp liên hệ của bạn. Bạn nên chọn tùy chọn này nếu thông tin liên hệ trong Outlook là đầy đủ hơn hoặc nhiều hiện tại hơn thông tin trong tệp liên hệ của bạn.

  6. Bấm Tiếp.

  7. Trong hộp chọn một thư mục đích , cuộn lên đầu nếu cần thiết và chọn thư mục liên hệ > tiếp theo. Nếu bạn có nhiều tài khoản email, hãy chọn thư mục liên hệ nằm bên dưới tài khoản email mà bạn muốn được liên kết với các liên hệ.

    Khi bạn nhập liên hệ Gmail của Google vào hộp thư Office 365 của mình, hãy chọn Liên hệ làm đích

  8. Chọn Finish.

    Khi bạn nhập liên hệ Gmail vào hộp thư Office 365 của mình, hãy bấm nút Hoàn tất để bắt đầu di chuyển

    Outlook nhập các liên hệ của bạn vào Outlook ngay lập tức. Nó không hiển thị thư khi nó kết thúc.

Bài viết này được hữu ích không? Vui lòng để lại chú thích ở phía dưới cùng của trang này và cho chúng tôi biết. Chúng tôi sẽ sử dụng phản hồi của bạn để kiểm tra lại các bước và Cập Nhật bài viết cung cấp thông tin bạn cần.

Nếu bạn có nhiều kinh doanh hoặc thông tin liên hệ cá nhân mà bạn giữ trong một bảng tính, bạn có thể nhập thẳng vào Outlook 2013 hoặc Outlook 2016 cho Windows với chỉ một chút chuẩn bị. Có ba bước chính:

  1. Lưu sổ làm việc Excel của bạn dưới dạng tệp .csv.

  2. Nhập liên hệ của bạn.

  3. Ánh xạ các cột bảng tính Excel với các trường Outlook thích hợp.

Bước 1: Lưu sổ làm việc Excel của bạn dưới dạng tệp .csv

Outlook có thể nhập các tệp giá trị phân cách bằng dấu phẩy (.csv) nhưng không nhập các sổ làm việc có nhiều trang tính, vì thế bước 1 sẽ lưu các sổ làm việc Excel của bạn thành tệp .csv. Cách thực hiện như sau:

  1. Trong sổ làm việc của bạn, bấm vào trang tính có thông tin liên hệ mà bạn muốn nhập.

  2. Bấm Tệp > Lưu Như.

  3. Chọn nơi lưu tệp của bạn.

  4. Trong hộp Lưu dưới dạng, chọn CSV (Phân cách bằng dấu phẩy) (*.csv) và bấm Lưu.

    Excel sẽ nói rằng "Loại tệp được chọn không chứa các sổ làm việc có nhiều trang tính". Điều này nói đến một giới hạn của tệp CSV; không có gì sẽ xảy ra với sổ làm việc gốc của bạn (tệp .xlsx).

  5. Bấm OK.

    Excel sẽ nói rằng "Một số tính năng trong sổ làm việc của bạn có thể bị mất nếu bạn lưu nó thành CSV (Phân cách bằng dấu phẩy)". Điều này chỉ đề cập đến các giới hạn của tệp CSV và có thể được bỏ qua.

  6. Bấm Có để Excel lưu trang tính hiện tại dưới dạng tệp CSV. Sổ làm việc gốc (tệp .xlsx) đóng lại.

  7. Đóng tệp CSV.

Bạn đã làm xong với Excel. Bây giờ, bạn có thể bắt đầu quá trình nhập trong Outlook.

Lưu ý: Một số địa phương sử dụng dấu phân tách các danh sách khác nhau theo mặc định. Vậy, bạn có thể cần phải thay thế bất kỳ dấu chấm phẩy trong tệp CSV bằng dấu phẩy trước khi chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 2: Nhập các liên hệ của bạn

  1. Trong Outlook, bấm Tệp > Mở & Xuất > Nhập/Xuất.

    Điều này khởi động Trình hướng dẫn Nhập và Xuất.

  2. Chọn Nhập từ một chương trình hoặc tệp khác và bấm Tiếp.

    Trình hướng dẫn Nhập và Xuất

    Mẹo: Nếu bạn được nhắc nhập mật khẩu và bạn chưa thiết đặt mật khẩu, hãy bấm hủy bỏ để di chuyển đến cửa sổ kế tiếp.

  3. Chọn Các Giá trị Phân tách bằng Dấu phẩy và bấm Tiếp.

  4. Duyệt đến tệp .csv mà bạn muốn nhập.

  5. Dưới Tùy chọn, chọn có thay thế bản trùng lặp (các liên hệ hiện tại), tạo ra các liên hệ trùng lặp hoặc không nhập các mục trùng lặp hay không.

  6. Bấm Tiếp và chọn thư mục đích cho các liên hệ của bạn. Liên hệ nên được chọn theo mặc định nhưng nếu không, hãy cuộn lên hoặc cuộn xuống cho đến khi bạn tìm thấy nó. Bạn cũng có thể chọn một thư mục khác hoặc tạo một thư mục mới.

  7. Bấm Tiếp.

  8. Hãy bảo đảm rằng hộp kiểm cạnh Nhập "Liên hệ của Tôi.csv” (giả định đó là tên tệp của bạn) được chọn.

  9. Đừng bấm Hoàn tất vì bạn sẽ cần "ánh xạ" một số cột trong tệp CSV của bạn đến các trường liên hệ trong Outlook. Ánh xạ có thể giúp các liên hệ được nhập thay đổi theo cách bạn muốn.

Bước 2: Ánh xạ các cột tệp CSV của bạn vào trường liên hệ Outlook

  1. Bấm nút Ánh xạ Trường Tùy chỉnh. Hộp thoại Ánh xạ Trường Tùy chỉnh xuất hiện.

    • Bên dưới Từ, bạn sẽ thấy một hộp với các tên cột từ tệp CSV mà bạn đang nhập.

    • Bên dưới Đến, bạn sẽ thấy các trường chuẩn mà Outlook sử dụng cho các liên hệ. Nếu một trường khớp một cột trong tệp CSV, bạn sẽ thấy cột của bạn bên dưới Được ánh xạ từ.

    • Các trường Họ Tên, Họ và Tên là những trường liên hệ Outlook chuẩn, vì vậy nếu thông tin liên hệ trong tệp của bạn có những tên liên hệ này, bạn sẽ thấy mọi thứ suôn sẻ.

      Ánh xạ một cột từ Excel vào một trường liên hệ Outlook

  2. Có lẽ bạn sẽ cần thực hiện thủ công một số ánh xạ. Ví dụ, trong tệp được nhập này, điện thoại di động của liên hệ ở một cột có tên là "Điện thoại Dđ". Nó sẽ không có kết quả khớp chính xác trong Outlook. Nhưng bạn có thể tìm một kết quả khớp phù hợp trong Outlook bằng cách làm điều này:

    1. Cuộn xuống trong ngăn ở bên phải và bạn sẽ thấy Địa chỉ Khác, có dấu cộng (+) cạnh nó.

    2. Bấm vào dấu cộng để mở rộng những gì nằm dưới nó và bạn sẽ thấy một kết quả khớp tốt Điện thoại Di động.

  3. Trong ngăn ở bên trái, kéo Điện thoại Dđ và thả nó vào Điện thoại Di động ở ngăn bên phải.

    Bạn sẽ chú ý thấy rằng Điện thoại Dđ bây giờ xuất hiện cạnh Điện thoại Di động trong cột Được ánh xạ từ.

    Điện thoại Dđ được ánh xạ tới trường Điện thoại di động của Outlook

  4. Kéo từng giá trị một còn lại từ ngăn trái sang các trường Outlook phù hợp trong ngăn phải. Ví dụ, bạn có thể kéo Địa chỉ đến Đường Nhà hoặc Đường Cơ quan, tùy theo loại địa chỉ cho các liên hệ của bạn.

  5. Bấm Kết thúc.

    Các liên hệ của bạn được nhập thành công vào Outlook.

    Liên hệ

Bài viết này được hữu ích không? Vui lòng để lại chú thích ở phía dưới cùng của trang này và cho chúng tôi biết. Chúng tôi sẽ sử dụng phản hồi của bạn để kiểm tra lại các bước và Cập Nhật bài viết cung cấp thông tin bạn cần.

  1. Bấm Tệp > Mở & Xuất > Nhập/Xuất.

    Thao tác này sẽ khởi động Trình hướng dẫn Nhập và Xuất.

  2. Chọn Nhập từ tệp hoặc chương trình khác, rồi bấm Tiếp.

    Trình hướng dẫn Nhập và Xuất

  3. Chọn Tệp Dữ liệu Outlook (.pst), rồi bấm Tiếp.

  4. Duyệt đến tệp .pst mà bạn muốn nhập.

  5. Dưới Tùy chọn, hãy chọn cách bạn muốn xử lý các trùng lặp

  6. Bấm Tiếp.

  7. Nếu Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) đã được gán mật khẩu, hãy nhập mật khẩu, rồi bấm OK.

  8. Đặt các tùy chọn để nhập các mục. Thường thì không cần thiết phải thay đổi các thiết đặt tùy chọn.

  9. Bấm Hoàn tất.

Mẹo   Nếu bạn muốn nhập hoặc khôi phục chỉ vài mục từ Tệp Dữ liệu Outlook (.pst), bạn có thể mở Tệp Dữ liệu Outlook, sau đó, trong Ngăn Dẫn hướngngăn dẫn hướng hãy bấm và kéo các mục từ thư mục Tệp Dữ liệu Outlook sang các thư mục Outlook hiện có của bạn.

Bài viết này được hữu ích không? Vui lòng để lại chú thích ở phía dưới cùng của trang này và cho chúng tôi biết. Chúng tôi sẽ sử dụng phản hồi của bạn để kiểm tra lại các bước và Cập Nhật bài viết cung cấp thông tin bạn cần.

Trước khi bạn nhập các liên hệ iCloud của bạn vào Outlook cho Windows, bạn cần chuyển đổi chúng từ một định dạng tệp .vcf theo định dạng tệp .csv. Điều này bao gồm nhập chúng vào Windows và sau đó xuất chúng vào tệp csv. Nếu bạn có hơn 50 hoặc như vậy liên hệ, đây là một quy trình tedious vì bạn phải nhấn OK cho mỗi liên hệ bạn muốn nhập vào tệp csv. Không có cách nào để thực hiện một toàn cầu OK và nhập tất cả chúng vào tệp csv cùng một lúc.

Chuyển đổi một tệp .vcf sang tệp .csv

  1. Trên PC của bạn, hãy mở File Explorer (hoặc Windows Explorer nếu bạn đang dùng phiên bản cũ hơn của Windows).

  2. Đi tới thư mục Danh bạ của bạn:

    C:\Người dùng\<tên người dùng>\Danh bạ

    Điều hướng đến thư mục Danh bạ, sau đó chọn Nhập.

  3. Ở đầu trang, chọn Nhập.

  4. Chọn vCard (tệp VCF) > Nhập.

    Chọn vCard, rồi chọn Nhập.

  5. Dẫn hướng đến và chọn tệp .vcf mà bạn đã xuất từ iCloud, rồi chọn Mở.

    Chọn tệp vCard mà bạn muốn nhập vào .csv.

  6. Chọn OK cho mỗi liên hệ bạn muốn nhập vào tệp csv.

    Chọn OK cho mỗi liên hệ mà bạn muốn nhập vào tệp csv.

  7. Chọn Đóng khi bạn hoàn tất.

  8. Ở đầu trang File Explorer, chọn Xuất.

  9. Chọn Tệp CSV > Xuất.

    Chọn CSV, rồi chọn Xuất.

  10. Chọn Duyệt để đặt tên cho tệp csv của bạn.

    Chọn Duyệt để đặt tên cho tệp của bạn.

  11. Trong hộp Tên tệp, nhập tên cho tệp .cvs của bạn. Trong ví dụ này, tôi đã đặt tên cho tệp của mình là "liên hệ của tôi từ iCloud".

    Nhập tên cho tệp csv của bạn, rồi chọn Lưu.

  12. Chọn các trường bạn muốn xuất sang tệp csv, rồi chọn Hoàn tất. Chúng tôi đề xuất bạn nên tạm thời chấp nhận các cài đặt mặc định. Bạn luôn có thể tạo một tệp csv khác nếu bạn muốn có các trường khác.

    Chọn các trường bạn muốn xuất sang tệp csv và chọn Hoàn tất.

  13. Bạn sẽ nhận được thông báo cuối cùng này, cho biết liên hệ của bạn đã được xuất sang tệp .csv.

    Bạn sẽ thấy thông báo cuối cùng cho biết danh bạ của bạn đã được xuất sang tệp csv.

  14. Bạn có thể dùng Excel để mở tệp .csv của bạn để xem chúng nằm ở đó. Bạn có thể thêm thông tin thêm tệp csv nếu bạn muốn, nhưng đảm bảo không thay đổi hàng trên cùng của đầu đề. Để biết thêm thông tin về cách làm việc với tệp .csv, hãy xem theo cách thủ công tạo danh sách liên hệ trong một tệp csv của bạn.

  15. Để nhập liên hệ của bạn từ tệp csv để Outlook, hãy xem nhập liên hệ từ tệp .csv, trong chủ đề này.

Bài viết này được hữu ích không? Vui lòng để lại chú thích ở phía dưới cùng của trang này và cho chúng tôi biết. Chúng tôi sẽ sử dụng phản hồi của bạn để kiểm tra lại các bước và Cập Nhật bài viết cung cấp thông tin bạn cần.

  • Bạn nhận được một thông báo lỗi: Nếu bạn tìm cách nhập hơn 2000 liên hệ cùng một lúc, bạn sẽ thấy thông báo lỗi. Sử dụng một chương trình chẳng hạn như Excel để mở tệp CSV, phân tách danh sách liên hệ của bạn thành các tệp .csv nhỏ hơn rồi nhập từng tệp CSV mới được tạo.

  • Không liên hệ nào xuất hiện trong Outlook: Nếu bạn đã hoàn thành quá trình nhập, nhưng không có liên hệ nào xuất hiện trong Outlook, hãy làm như sau:

    1. Định vị tệp csv mà bạn đã xuất từ hệ thống email nguồn của bạn, ví dụ, từ Google. Nếu bạn xuất liên hệ từ Google, tên tệp mặc định là contacts.csv.

    2. Dùng Excel để mở tệp CSV mà bạn đã xuất từ hệ thống email nguồn

    3. Kiểm tra xem có bất kỳ thông tin trong tệp CSV. Nếu không có bất kỳ thông tin trong tệp CSV, xuất từ hệ thống email nguồn sẽ không hoạt động. Trong trường hợp đó:

      1. Xóa tệp contacts.csv.

      2. Xuất liên hệ của bạn từ hệ thống email nguồn lại. Nếu bạn đang xuất từ Google, đảm bảo chọn xuất tất cả các liên hệhoặc nhóm liên hệ, bên phải.

        Chọn danh bạ để xuất và chọn định dạng csv Outlook để xuất danh bạ Google

      3. Sau khi bạn xuất liên hệ của bạn, sử dụng Excel để mở tệp CSV và kiểm tra rằng không có dữ liệu. Khi bạn đóng tệp, Excel sẽ nhắc bạn vài lần với "là bạn đảm bảo rằng bạn muốn lưu trong CSV format?" luôn luôn chọn . Nếu bạn chọn không, tệp sẽ nhận được điều sai lầm và bạn sẽ cần phải bắt đầu lại với một tệp contacts.csv mới.

      4. Lặp lại các bước để nhập tệp contacts.csv của bạn vào Outlook.

  • Danh bạ bị thiếu thông tin: Sau khi nhập danh bạ của mình, nếu bạn mở Outlook và thấy rằng không phải tất cả thông tin đều được nhập, hãy mở tệp CSV bằng Excel để xem thông tin có ở đó không.

    • Bạn có thể chỉnh sửa tệp CSV bằng cách sử dụng Excel để thêm tên và thông tin còn thiếu khác.

    • Outlook yêu cầu đầu đề cột trong hàng đầu tiên để không thay thế chúng với nội dung khác.

    • Khi bạn lưu tệp CSV, Excel sẽ nhắc bạn vài lần với "bạn có chắc bạn muốn lưu trong CSV format?" luôn luôn chọn có. Nếu bạn chọn không, tệp sẽ nhận được điều sai lầm và bạn sẽ cần phải bắt đầu lại lần nữa bằng cách xuất danh sách liên hệ từ hệ thống email nguồn.

    • Lặp lại các bước để nhập tệp contacts.csv của bạn vào Outlook. Trong bước 5, khi được nhắc xử lý các bản trùng lặp, hãy đảm bảo chọn Thay thế bản trùng lặp bằng các mục được nhập.

Bài viết này được hữu ích không? Vui lòng để lại chú thích ở phía dưới cùng của trang này và cho chúng tôi biết. Chúng tôi sẽ sử dụng phản hồi của bạn để kiểm tra lại các bước và Cập Nhật bài viết cung cấp thông tin bạn cần.

Nếu ribbon của bạn không có vẻ Outlook trên máy tính một, bạn có thể đang dùng Outlook trên web, vốn trong như thế này:

Hình ảnh giao diện trang Mọi người trong Outlook trên web

Để nhập liên hệ vào Outlook trên web, hãy chọn quản lý > nhập liên hệ, và làm theo các lời nhắc để nhập liên hệ của bạn.

Ruy-băng Outlook Web App sẽ trông như thế này:

Hình ảnh giao diện trang Mọi người trong Outlook Web App

Để nhập các liên hệ vào Outlook Web App, bạn cần phải sử dụng Outlook trên máy tính của bạn để nhập liên hệ của bạn. Hãy xem làm thế nào để có được một bản sao của Outlook.

Ứng dụng thư cho Windows 10 ribbon sẽ trông như thế này:

Đây là giao diện của ứng dụng Thư trên Windows 10.

Trong Windows 10, danh bạ được lưu trữ trong ứng dụng Mọi người. Bạn không thể nhập hoặc xuất danh bạ từ ứng dụng Mọi người trong Windows 10.

Các tùy chọn này dành cho những người không có một bản sao Outlook được cài đặt trên máy tính của họ, nhưng muốn nhập liên hệ để bạn có thể truy nhập chúng trong Outlook Web App. Có là một số cách bạn có thể nhận được một bản cài đặt Outlook trên máy tính:

  • Đăng ký bản dùng thử miễn phí 30 ngày của Office 365. Tệp bao gồm Outlook mà bạn có thể tải lên trên máy tính của bạn. Thêm tài khoản email của bạn lên phiên bản dùng thử của Outlook và sau đó nhập liên hệ của bạn bằng cách dùng một trong các phương pháp trong bài viết này. Outlook sẽ đồng bộ với Outlook Web App và bạn sẽ thấy liên hệ của bạn ở đó. Khi bạn hoàn tất việc nhập liên hệ của bạn, cho phép bản dùng thử chạy để bạn không phải trả phí bất kỳ điều gì. Bạn vẫn sẽ có quyền truy nhập liên hệ của bạn trong Outlook Web App, nhưng bạn sẽ không còn có quyền truy nhập vào Outlook trên máy tính của bạn.

  • Tìm một người bạn đã có trong Outlook trên máy tính của họ. Thêm tài khoản email của bạn vào Outlook, và sau đó nhập liên hệ của bạn vào tài khoản email của bạn (không phải là tài khoản của bạn email). Outlook sẽ đồng bộ với Outlook Web App và bạn sẽ thấy liên hệ của bạn ở đó. Khi bạn hoàn tất việc nhập liên hệ của bạn, loại bỏ tài khoản email của bạn từ phiên bản của bạn trong Outlook. Bạn vẫn sẽ có quyền truy nhập liên hệ của bạn trong Outlook Web App.

  • Mua nó Outlook có rất nhiều tính năng tuyệt vời cho việc quản lý email của bạn. Tuy nhiên, đây là một mua hết để nhập liên hệ, và không được khuyên dùng nếu đó là lý do chỉ của bạn nhận nó.

Bài viết này được hữu ích không? Vui lòng để lại chú thích ở phía dưới cùng của trang này và cho chúng tôi biết. Chúng tôi sẽ sử dụng phản hồi của bạn để kiểm tra lại các bước và Cập Nhật bài viết cung cấp thông tin bạn cần.

Tôi cần biết thêm gì nữa?

  • Nếu một số liên hệ tồn tại trong cả thư mục Liên hệ và trong tệp .csv, thì sẽ tạo ra một bản sao của liên hệ.

  • Nếu bạn tìm cách nhập quá nhiều liên hệ, bạn sẽ thấy thông báo lỗi. Hãy dùng một chương trình, chẳng hạn như Excel để mở tệp .csv và chia nó thành nhiều tệp nhỏ hơn, sau đó nhập từng tệp riêng.

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×