Những cách thực hành tốt nhất cho một Cuộc họp Lync

Lên lịch cho cuộc họp

• Đối với cuộc họp nhỏ và không trang trọng với những người bên trong công ty của bạn, hãy dùng các tùy chọn mặc định của cuộc họp và bỏ qua việc thay đổi các thiết đặt. Hãy nhớ rằng các tùy chọn mặc định giúp mọi người làm diễn giả và gia nhập cuộc họp trực tiếp.

• Nếu bạn có một yêu cầu họp cụ thể, ví dụ như lượng người xem lớn hơn, bảo mật dữ liệu hoặc khách hàng bên ngoài, hãy bảo đảm thay đổi các tùy chọn cuộc họp của bạn để phù hợp với yêu cầu. Để biết thông tin, hãy xem Thiết đặt các tùy chọn cho Cuộc họp Lync.

• Nếu có cả người dự trực tuyến và trực tiếp, bạn có thể thực hiện Cuộc họp Lync mình trong phòng hội thảo. Bấm Trình tìm Phòng trong Outlook để tìm và thêm một phòng hội thảo trong tòa nhà mà bạn muốn. Hoặc đặt phòng riêng rồi thêm thông tin phòng vào trong hộp Địa điểm trong yêu cầu cuộc họp.

Chỉ định một diễn giả dự phòng

Chọn một diễn giả dự phòng trong trường hợp bạn không thể gia nhập hoặc đến trễ. Một diễn giả dự phòng cũng có thể bắt đầu ghi âm, giúp đỡ và quản lý người xem, hoặc theo dõi các câu hỏi được gửi trong cuộc họp để bạn có thể tập trung vào phần trình bày của mình. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn có một cuộc họp hoặc sự kiện lớn.

Biết Mã số Định danh Cá nhân (PIN) của mình

Trong hầu hết các trường hợp, bạn không cần số PIN khi gọi vào một cuộc họp bằng điện thoại. Bạn sẽ được kết nối trực tiếp và số điện thoại của bạn hiện trong danh sách người dự. Tuy nhiên, nếu bạn muốn gọi vào với tư cách là người chủ trì hoặc người gọi đã xác thực, thì bạn sẽ được nhắc nhập số PIN và/hoặc số điện thoại cơ quan hoặc số máy lẻ.

Gọi vào cuộc họp với tư cách người gọi đã xác thực chỉ có nghĩa là cuộc họp đó được bảo mật và bạn phải được nhận dạng trước khi tham dự cuộc họp.

Sẽ là ý hay nếu bạn có mã PIN sẵn sàng phòng khi cần. Nếu bạn không nhớ mã PIN của bạn, hãy bấm Bạn quên PIN quay số vào? trong yêu cầu họp và làm theo các hướng dẫn trên trang để thiết đặt lại.

Đưa vào tài liệu hoặc nối kết đào tạo trong yêu cầu họp của bạn

Nếu bạn mời những người dự không quen thuộc với Lync, hãy đưa vào một tài liệu đào tạo Hướng dẫn hoặc liên kết đến đào tạo Lync trong yêu cầu họp, để giúp họ về các tính năng cuộc họp trước khi gia nhập cuộc họp.

Thêm ghi chú vào yêu cầu họp

Khi lên lịch cho cuộc họp của bạn, bạn có thể thêm các ghi chú riêng tư hoặc được chia sẻ bằng cách dùng OneNote. Sau đó những người được mời có thể xem và sửa các ghi chú được chia sẻ trước cuộc họp nếu họ có sự cấp phép hợp lý. Chỉ cần bấm vào Ghi chú Cuộc họp trên ribbon thư mời và thêm các ghi chú được chia sẻ cho yêu cầu họp hoặc các ghi chú của riêng bạn (không hiển thị với người khác).

Điều hành cuộc họp của bạn trong phòng họp

Bạn nên dành thời gian để chuẩn bị phòng họp sẵn sàng trước khi cuộc họp bắt đầu, để đảm bảo Lync được thiết lập để làm việc với các thiết bị âm thanh và video trong phòng.

1. Kết nối máy tính xách tay với máy chiếu và điện thoại phòng hội thảo nếu cần.

2. Tắt tiếng micrô và loa của bạn nếu có âm thanh dội lại. Yêu cầu người khác trong phòng cũng tắt tiếng micrô và loa của họ nếu đăng nhập vào Lync.

3. Bạn có thể kết nối điện thoại phòng họp với máy tính của bạn hoặc dùng điện thoại để quay số vào cuộc họp.

4. Nếu bạn đang dùng máy chiếu của phòng họp, hãy cắm cáp vào máy tính và chọn chế độ hiển thị thích hợp.

   Phím Windows + P sẽ mở chế độ hiển thị và bạn có thể lựa chọn một trong các tùy chọn sau:

5. Nhân đôi – hiển thị màn hình nền của bạn trên cả màn hình máy tính và máy chiếu của phòng họp.

6. Mở rộng – mở rộng màn hình nền của bạn từ màn hình máy tính và máy chiếu của phòng họp.

7. Chỉ máy chiếu – chỉ hiển thị màn hình máy tính của bạn trên máy chiếu của phòng họp.

Chúng tôi khuyên bạn nên chọn Nhân bản để có thể theo dõi cuộc họp trên cả màn hình máy tính và màn hình trong phòng họp.

Đầu Trang