Những cách làm việc bằng SharePoint

SharePoint cho phép các tổ chức tìm giải pháp cho các vấn đề thường gặp về doanh nghiệp bằng cách dùng các phần web và ứng dụng đã sẵn sàng. Các kịch bản kinh doanh độc đáo của bạn sẽ xác định kiểu site và phần web sẽ được sử dụng. Có một số tài nguyên để truyền cảm hứng cho site SharePoint tiếp theo của bạn-giống như sổ giao diện SharePointWalkthrough được hướng dẫn

Sử dụng bài viết này để xem các loại vai trò và phòng ban khác nhau trong bất kỳ tổ chức nào có thể làm việc cùng nhau để đáp ứng nhu cầu của người dùng và mục tiêu kinh doanh của họ.

Ví dụ về kịch bản:

  • Tìm hiểu cách trình quản lý tiếp thị tạo trang nội bộ để nâng cao nhận thức của nhân viên và sẵn sàng hỗ trợ cho việc triển khai sản phẩm sắp tới

  • Xem cách trình quản lý nhân sự tạo một site để thuê mới cải thiện khả năng duy trì nhân viên mới

  • Tìm hiểu cách nhân viên đam mê tạo nhóm cộng đồng công ty mới để trao quyền cho người khác

  • Xem cách trình quản lý sản phẩm tạo một site nhóm cụ thể dự án để đẩy nhanh việc triển khai sản phẩm mới

Tạo trang web khởi động sản phẩm nội bộ để tăng nâng cao nhận thức của nhân viên và sẵn sàng của sản phẩm mới

Mike là người quản lý tiếp thị đang chuẩn bị cho việc triển khai sản phẩm mới. Ông đã làm việc với một số bên trong liên quan như kỹ thuật sản phẩm, hỗ trợ khách hàng và bán lẻ. Họ đồng ý rằng một khoảng trống dùng chung để chuẩn bị phần còn lại của tổ chức cho quá trình khởi động sản phẩm sắp tới là giải pháp phù hợp.

Các mục tiêu kịch bản:

  • Thiết lập một nguồn thông tin về sự thật để đảm bảo nhân viên hiểu rõ các chi tiết sản phẩm và có thể áp dụng giá trị dự án và nhiệm vụ

  • Cho phép nhân viên trao đổi sản phẩm mới và nói chuyện tự tin về sản phẩm nội bộ và bên ngoài

  • Trang bị cho nhân viên với các tài sản trực quan được phê duyệt tiếp thị có thể được chia sẻ bên ngoài

  • Cung cấp quyền truy nhập vào tài nguyên sản phẩm, đào tạo, sự kiện và câu hỏi thường gặp về sản phẩm

Các bước để tạo site:

Lập kế hoạch cho site-2 ngày

Mike biết mình cần để có được toàn bộ tổ chức vui mừng và chuẩn bị sẵn sàng để hỗ trợ sản phẩm mới này. Anh ấy gặp các chuyên gia về vấn đề giống như nhóm kỹ thuật, nhóm sản phẩm và nhóm hỗ trợ-để xác thực nội dung cần nằm trên trang web. Sau đó, ông làm việc để thu thập tài nguyên trang như hình ảnh sản phẩm được phê duyệt, logo, tài liệu tiếp thị và hướng dẫn đào tạo.

Mike quyết định tạo site liên lạc SharePoint để tiếp cận tất cả nhân viên trong tổ chức. 

Xây dựng trang web-3 ngày

Mike dựng một site liên lạc SharePoint bằng cách dùng các phần web mà sẽ tham gia và thông báo cho khán giả của mình. Ông tập trung vào việc thiết kế trang theo cách trực quan, tương tác và dễ sử dụng. Mike biết rằng khán giả của mình sẽ có thể truy nhập vào trang web khởi động sản phẩm mới trên thiết bị di động, nhờ đó, sử dụng các site liên lạc SharePoint site của mình cũng sẽ được tối ưu hóa cho điện thoại thông minh. 

  • Ngày khởi động sản phẩm sẽ hiển thị mọi lúc bằng phần web Timer Countdown

  • Sử dụng phần web lịch nhóm cho phép tất cả khách truy cập trang để xem bản trình bày sản phẩm sắp tới và cơ hội đào tạo 

  • Phần web hội thoại yammer được dùng để cho phép công ty liên lạc rộng khắp các câu hỏi và câu trả lời sản phẩm

  • Phần web thư viện tài liệu SharePoint được dùng để lưu trữ các tài sản sản phẩm được phê duyệt có thể được sử dụng để thị trường sản phẩm mới trong email và phương tiện truyền thông xã hội

Quản lý trang web-đang thực hiện

  • Nội dung sử dụng trang web của Mike thường xuyên tìm hiểu xem mọi người có thể truy cập vào trang và nội dung nào được phổ biến

  • Sử dụng phần web biểu mẫu, một khảo sát được nhúng vào trang của trang để thu thập phản hồi về hiệu quả đào tạo sản phẩm

  • Khi sản phẩm phát triển theo thời gian, Mike vẫn tiếp tục sử dụng trang để nhân viên thông báo về các bản cập nhật sản phẩm và cột mốc

Kết

  • Sẵn sàng tăng so với thông báo khởi động sản phẩm trước đó 

  • Tăng tính hiệu quả của nhóm hỗ trợ và khả năng hỗ trợ khách hàng khi họ áp dụng sản phẩm mới

  • Giảm số lượng cuộc họp và email sau khi khởi chạy trang khi tăng hiệu suất

  • Nâng cao nhận thức của tổ chức và hứng thú của khởi động sản phẩm sắp tới

  • Tăng số lượng nhân viên thúc đẩy việc khởi động sắp tới của sản phẩm mới thông qua hoạt động truyền thông xã hội của họ

Site khởi động sản phẩm mới:

Site khởi chạy sản phẩm mới

Tạo một site thuê mới để cải thiện quy trình nhân viên mới trên máy bay

Tom là người quản lý nguồn nhân lực tỉnh (nhân sự) có cơ hội để cải thiện trải nghiệm tại chỗ cho việc thuê mới. Hiện tại tổ chức của ông đã chia sẻ một bảng tính Excel với một số nối kết đến các tài nguyên thông thường và người quản lý thuê có trách nhiệm đối với thuê mới trên máy. Cả hai người quản lý mới có thuê và thuê gần đây đã thể hiện sự không hài lòng với quy trình hiện tại trên máy. 

Các mục tiêu kịch bản:

  • Trợ giúp nhân viên mới on-board thành công cho bộ phận

  • Cải thiện hiệu suất nhân viên mới và thời gian thực hiện

  • Cải thiện khả năng duy trì nhân viên mới

  • Tăng cường sự cam kết và hài lòng của nhân viên mới

Các bước để tạo site:

Lập kế hoạch cho site-1 ngày

Tom đáp ứng với người quản lý thuê để đảm bảo trải nghiệm thuê mới được căn chỉnh với các mục tiêu của tổ chức và các phòng ban thuê mới sẽ gia nhập.

Quyết định rằng Tom sẽ xây dựng site và người quản lý thuê sẽ đóng góp vào chiến lược và bảo trì nội dung của site. Một người quản lý tuyển dụng xác định một thuê mới gần đây để hoạt động như một nhà vô địch cho trang mới. Các nhà quản lý thuê khác và các thành viên nhân sự thực hiện các kế hoạch đóng góp cho trang thuê mới thường xuyên. 

Tom bắt đầu bằng cách thu thập tất cả các nhân viên mới của nội dung cần biết về công ty, văn hóa, Hệ thống phòng ban, quy trình, chính sách và lợi ích.

Xây dựng site-2 ngày

Tom quyết định sử dụng site liên lạc SharePoint để quản lý toàn bộ tài liệu tại chỗ, tài liệu đào tạo và các kết nối xã hội có thể dễ dàng truy nhập và tất cả ở cùng một nơi. 

  • Sử dụng phần web thư viện tài liệu, Tom tạo tệp và thư mục được sắp xếp theo các kiểu khu vực, vai trò và lợi ích

  • Sử dụng phần web danh sách, Tom tạo danh sách kiểm tra cho thuê mới cho người quản lý tuyển dụng và nhân viên mới

  • Trang web này bao gồm phần web hội thoại yammercho phép nhân viên trong bộ phận chia sẻ trải nghiệm, phát triển mạng lưới của họ, đặt câu hỏi và đưa ra phản hồi về quy trình nhân viên mới trên máy bay

  • Các video chào mừng mới được tạo bởi nhóm lãnh đạo và được đăng bằng phần web Microsoft Stream

Quản lý trang web-đang thực hiện

  • Tom có kế hoạch khởi động một sự kiện ăn mừng các phiên mới của site và lịch đào tạo cho người quản lý thuê mới và nhà vô địch để có thể đóng góp cho site theo thời gian 

  • Để nhận phản hồi và đo lường tác động của quy trình nhân viên mới lên máy tính, Tom sẽ tạo một khảo sát bằng cách dùng phần web biểu mẫu Microsoft

  • Hàng tháng, đánh giá của Tom và chia sẻ việc sử dụng trang và phân tích với nhóm lãnh đạo và người quản lý thuê

Kết

  • Tăng cường giữ nhân viên mới trong bộ phận từ 75% lên 90% trong một năm

  • Đã cải thiện sự tham gia của nhân viên mới 10% trong một năm

  • Làm tăng sự hài lòng của người quản lý và sự tự tin trong quá trình thuê lên máy mới

  • Giảm khoảng thời gian và tài nguyên dành cho việc thuê nội trú và đào tạo mới

Site đào tạo mới:

Trang đào tạo thuê mới

Tạo trang cộng đồng kết nối phụ nữ trên tất cả các khu vực và phòng ban để tăng cường sự tham gia và trao quyền

Maria hoạt động trong một tổ chức vốn đang tích cực tuyển dụng nhân viên đa dạng hơn trong quá khứ. Trong năm trước, cô ấy nghe thấy thêm và thêm về cách thức các phụ nữ ở nơi làm việc của cô đang tìm kiếm một cảm giác cộng đồng lớn hơn. Maria phát hiện ra quá trình này không đáp ứng vượt quá chỉ xây dựng một cộng đồng phụ nữ đang tìm kiếm các cố vấn, huấn luyện nghề nghiệp, quyền truy nhập vào lãnh đạo, và tin tức về phụ nữ ở nơi làm việc. 

Các mục tiêu kịch bản: 

  • Phụ nữ Unite trên tất cả các khu vực và phòng ban trong tổ chức

  • Tạo nơi họp an toàn để kết nối, chia sẻ và tạo

  • Tham gia những phụ nữ đang tìm cách xây dựng mạng lưới, cộng đồng và tàu Ally tại nơi làm việc

  • Trao quyền cho nhà vô địch để cho phép thêm phụ nữ để tìm thấy sự thành công trong công việc

Các bước để tạo site:

Lập kế hoạch cho site-3 ngày

Maria tìm những người mà cô ấy biết là có đam mê tạo và quản lý site cộng đồng mới. Cùng với nhau, họ xác định các mục tiêu của site và thảo luận cách ưu tiên nhu cầu của cộng đồng. Sau đó, họ gặp gỡ với các cộng đồng khác trong tổ chức của họ để tìm hiểu các cách thực hành tốt nhất về cách khuyếch đại và tuyển dụng cho nguyên nhân của họ.

Sau khi xác định mục tiêu, Maria và nhóm của cô ấy bắt đầu biên soạn hình ảnh, tệp tin tức, các bài viết, video và nội dung khác cho trang web. Làm việc cùng nhau, nội dung được nhóm và được sắp xếp thành các trang sẽ tạo cấu trúc trang. Sau đó, Maria xác định chủ sở hữu sẽ chịu trách nhiệm tạo và quản lý nội dung trên mỗi trang trong trang.

Xây dựng site-1 ngày

Maria dựng site liên lạc SharePoint và cho phép người sở hữu trang chỉnh sửa, thêm và xóa nội dung. Trong khi xây dựng các trang của trang, nhóm Maria sẽ tập trung vào việc sử dụng các phần web mà sẽ yêu cầu bảo trì nhỏ theo thời gian.

  • Sử dụng phần web tin tứcSharePoint, Maria và nhóm của cô viết và giám sát tin tức cộng đồng-Trung tâm

  • Các sự kiện hàng tháng được sắp xếp và quảng bá bằng phần web sự kiện

  • Một trang tính năng phần web mọi ngườidễ dàng kết nối cộng đồng với các đồng minh khác trong tổ chức

  • Sử dụng phần web yammer, thành viên của cộng đồng này có thể bắt đầu hội thoại với các nhà lãnh đạo và kết nối với các tài nguyên khác

  • Phần web nhúng được dùng trong toàn bộ trang để nhúng video (từ YouTube ví dụ) để tô sáng các thảo luận và nội dung từ các nhà lãnh đạo cộng đồng

Quản lý trang web-đang thực hiện

  • Maria thường xuyên giám sát và chia sẻ những điều nhìn thấy từ việc sử dụng trang và phân tích

  • Các cuộc họp chiến lược nội dung hàng tháng được lên lịch để tổ chức lịch biên tập, lập kế hoạch các sự kiện cộng đồng và tuyển dụng những người đóng góp nội dung mới

  • Bán hàng năm, Maria và nhóm của cô ấy đánh giá lại các trang và dẫn hướng của trang để thực hiện thay đổi khi cộng đồng phát triển

Kết

  • Cam kết tăng và hài lòng giữa các phụ nữ ở nơi làm việc

  • Giữ các nhân viên cộng đồng so với các thành viên không phải là thành viên

  • Tăng cường mạng và cộng tác trên các nhóm tham gia vào sự kiện cộng đồng và các cuộc thảo luận yammer

Site cộng đồng mới:

Ví dụ về trang cộng đồng

Làm việc với nhóm dự án trong Microsoft nhóm để cải thiện sự cộng tác

Megan là người quản lý dự án chịu trách nhiệm đối với một nhóm dẫn hướng tiến hành sản phẩm mới trong vòng 6 tháng tới. Cô ấy biết rằng cô ấy cần một nơi để lưu trữ các tài liệu nhóm, cộng tác trên nội dung, chia sẻ các bản Cập Nhật về tin tức dự án và liên lạc với nhóm. Hiện tại, nhóm của Megan đang sử dụng email làm dạng giao tiếp chính và một số tài liệu dự án được lưu trữ ở một nơi chung nhưng không thể truy nhập an toàn bên ngoài Office hoặc trên thiết bị di động.

Các mục tiêu kịch bản:

  • Thiết lập một nơi thống nhất cho tin tức dự án, cộng tác nhóm và liên lạc dự án

  • Cho phép các cách giao tiếp hiệu quả hơn bằng cách sử dụng cuộc trò chuyện và hội thảo video theo thời gian thực

  • Thống nhất tài nguyên nhóm như lịch nhóm, địa chỉ email, OneNotecông cụ quản lý nhiệm vụ

  • Các tệp và thư mục lưu trữ an toàn ở một nơi có thể được truy nhập từ xa trên bất kỳ thiết bị nào

Các bước để tạo site:

Lập kế hoạch cho site-2 ngày

Megan bắt đầu bằng những ý tưởng động não với người quản lý dự án khác đã tạo ra một trang tương tự nhau trong quá khứ. Cô học cách tốt nhất để bắt đầu trang web dự án của mình là hỏi nhóm phản hồi về cách họ muốn liên lạc, cộng tác và các loại tính năng đó sẽ là giá trị nhất đối với trang web dự án mới. Megan xác định các ưu tiên hàng đầu của các nhóm và bắt đầu thu thập tài liệu, hình ảnh và nội dung khác.

Megan xác định rằng một site nhóm SharePoint sẽ phù hợp nhất với nhu cầu của nhóm và dự án của cô ấy. Tuy nhiên, site nhóm SharePoint không cho phép trò chuyện theo thời gian thực trừ khi bạn tích hợp các nhóm Microsoft. Megan hoạt động cùng với người quản trị đối tượng thuê SharePoint để đảm bảo các nhóm Microsoft sẵn dùng. Cô ấy biết rằng tổ chức của cô đã có quyền sử dụng Microsoft nhóm và tất cả các nhu cầu của mình để đảm bảo rằng site nhóm của cô ấy được kết nối với một nhóm Office 365.  

Bây giờ, Megan đã sẵn sàng để bắt đầu xây dựng site nhóm Office 365 kết nối của mình.

Xây dựng site-1 ngày

Megan xây dựng site nhóm SharePoint và kết nối site với một nhóm Office 365. Bằng việc kết nối với nhóm, cô ấy sẽ tự động cung cấp cho nhóm quyền truy nhập vào các tài nguyên được chia sẻ như lịch nhóm, OneNote, Planner và địa chỉ email.

Quản lý trang web-đang thực hiện

  • Megan đánh giá trang nhóm bán hàng tháng để đảm bảo thời hạn dự án và tin tức đã được Cập Nhật

  • Khi dự án khởi động, Megan có các gói sửa đổi các phần nội dung của site và phần web để điều chỉnh nhịp điệu mới của doanh nghiệp hỗ trợ sản phẩm

  • Hàng tuần, bài viết Megan dự án Cập nhật trạng thái ở dạng bài đăng tin tức có thể được tìm kiếm, Hiển thị trong phần web tin tức và tự động được đăng lên kênh nhóm

  • Hàng tháng, Megan host Live Q&một phiên do Microsoft Streamlưu trữ và tự động đồng bộ hóa với tab dòng trong kênh nhóm 

Kết

  • Các thành viên nhóm siêu cường để duy trì kết nối trong cả ngày qua Hội thảo video và trò chuyện liên tục

  • Tăng năng suất nhóm bằng cách cho phép các thành viên nhóm cộng tác trên nội dung trong nhóm hoặc SharePoint

  • Giảm âm lượng của các cuộc họp và email trước khi khởi động site nhóm

  • Cho phép các thành viên nhóm từ xa làm việc hiệu quả hơn

Site nhóm mới:

Hình ảnh của một site nhóm với một bộ đếm thời gian xuống, bài tin tức và Planner

Cảm hứng tạo site thêm:

Tìm kiếm sách trong SharePoint

Walkthroughs được hướng dẫn: tạo site

Thư viện hiệu suất của Microsoft 365

đào tạo nơi làm việc hiện đại 

Cộng đồng kỹ thuật của Microsoft Tech-lái xe

Lập kế hoạch site SharePoint của bạn

Video: Tạo site nhóm hoặc site liên lạc

Lưu ý:  Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Cho chúng tôi biết thông tin này có hữu ích hay không? Dưới đây là bài viết bằng tiếng Anh để bạn tham khảo..​

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×