Nhập danh bạ vào Outlook

Outlook có trình hướng dẫn Nhập/Xuất giúp bạn dễ dàng nhập danh bạ từ tệp CSV.

  1. Ở đầu dải băng Outlook 2013 hoặc 2016, hãy chọn Tệp.

    Nếu dải băng không có tùy chọn Tệp ở góc trên cùng bên trái thì bạn đang không sử dụng Outlook 2016 hoặc 2013. Xem mục Tôi có phiên bản Outlook nào? để nhận hướng dẫn nhập cho phiên bản Outlook của bạn.

    Đây là giao diện của dải băng trong Outlook 2016.
  2. Chọn Mở & Xuất > Nhập/Xuất. Thao tác này sẽ khởi động trình hướng dẫn!

    Để tạo tệp pst Outlook của bạn, chọn Tệp, chọn Mở và Xuất, rồi Nhập/Xuất

  3. Chọn Nhập từ tệp hoặc chương trình khác, rồi chọn Tiếp theo.

    trình hướng dẫn nhập và xuất - nhập từ chương trình hoặc tệp khác

  4. Chọn Giá trị Phân tách bằng Dấu phẩy rồi chọn Tiếp theo.

    Trình hướng dẫn Xuất Outlook - Chọn tệp CSV

  5. Trong hộp Nhập Tệp, duyệt đến tệp danh bạ, rồi bấm đúp để chọn.

    Duyệt đến tệp csv liên hệ và chọn cách xử lý các liên hệ trùng lặp

  6. Chọn một trong các thao tác sau để xác định cách bạn muốn Outlook xử lý các liên hệ trùng lặp:

    • Thay thế các mục trùng lặp bằng các mục được nhập   Nếu một liên hệ đã nằm trong Outlook và tệp danh bạ của bạn thì Outlook sẽ hủy bỏ thông tin có sẵn về liên hệ đó và dùng thông tin từ tệp danh bạ của bạn. Bạn nên chọn tùy chọn này nếu thông tin liên hệ trong tệp danh bạ hoàn chỉnh hơn hoặc cập nhật hơn thông tin liên hệ trong Outlook.

    • Cho phép tạo các mục trùng lặp   Nếu một liên hệ nằm trong Outlook và tệp danh bạ của bạn, Outlook sẽ tạo các liên hệ trùng lặp, một liên hệ có thông tin gốc từ Outlook và một liên hệ có thông tin được nhập từ tệp danh bạ của bạn. Bạn có thể kết hợp thông tin cho những người đó sau để loại bỏ các liên hệ trùng lặp. Đây là tùy chọn mặc định.

    • Không nhập các mục trùng lặp    Nếu liên hệ đã nằm trong Outlook và tệp danh bạ của bạn, Outlook sẽ giữ thông tin có sẵn về liên hệ và bỏ thông tin từ tệp danh bạ của bạn. Bạn nên chọn tùy chọn này nếu thông tin liên hệ trong Outlook hoàn chỉnh hơn hoặc cập nhật hơn thông tin trong tệp danh bạ của bạn.

  7. Bấm Tiếp.

  8. Trong hộp Chọn thư mục đích, cuộn lên trên cùng, nếu cần, rồi chọn thư mục Danh bạ > Tiếp theo. Nếu bạn có nhiều tài khoản email, hãy chọn thư mục Danh bạ ở bên dưới tài khoản email bạn muốn liên kết với danh bạ.

    Khi bạn nhập liên hệ Gmail của Google vào hộp thư Office 365 của mình, hãy chọn Liên hệ làm đích

  9. Chọn Finish.

    Khi bạn nhập liên hệ Gmail vào hộp thư Office 365 của mình, hãy bấm nút Hoàn tất để bắt đầu di chuyển

    Outlook bắt đầu nhập danh bạ của bạn ngay lập tức. Bạn sẽ biết quá trình đã hoàn tất khi hộp Tiến độ Nhập đóng lại.

  10. Để xem danh bạ của bạn, ở cuối Outlook, hãy chọn biểu tượng Mọi người.

    Chọn biểu tượng Mọi người ở cuối trang.

Sử dụng một tệp có giá trị phân tách bằng dấu phẩy (CSV) để nhập danh bạ vào tài khoản Outlook trên web của bạn.

Mẹo: Để có kết quả tốt nhất, hãy đảm bảo rằng tệp CSV có mã hóa UTF-8. Mã hóa này hoạt động với tất cả các ngôn ngữ và bảng chữ cái.

Chọn phiên bản của bạn để xem hướng dẫn

Các hướng dẫn sẽ khác nhau đôi chút, tùy thuộc bạn có sử dụng Outlook trên web mới hay không. Chọn phiên bản Outlook trên web bạn đang sử dụng để xem các bước phù hợp với bạn.

NẾU HỘP THƯ ĐẾN CỦA BẠN CÓ GIAO DIỆN NHƯ SAU...

NẾU HỘP THƯ ĐẾN CỦA BẠN CÓ GIAO DIỆN NHƯ SAU...

Outlook trên Web Beta

Xem Hướng dẫn dành cho Outlook mới trên web.

Outlook trên web

Xem mục Hướng dẫn dành cho Outlook cổ điển trên web.

Lưu ý: Nếu tổ chức của bạn đã tích hợp logo trên thanh công cụ, bạn có thể thấy khác đôi chút so với những gì được chỉ dẫn ở trên.

Hướng dẫn dành cho Outlook trên web mới

  1. Ở dưới cùng của trang, chọn Mọi người để đi đến trang Mọi người.

  2. Trên thanh công cụ, chọn Quản lý > Nhập danh bạ.

    Chọn nhập danh bạ từ menu Quản lý
  3. Chọn Duyệt, chọn tệp CSV của bạn, rồi chọn Mở.

  4. Chọn Nhập.

Lưu ý: Nếu tệp không có mã hóa UTF-8, công cụ nhập có thể không nhận dạng và hiển thị được toàn bộ văn bản một cách chính xác. Công cụ nhập sau đó sẽ hiển thị cho bạn một số liên hệ mẫu từ tệp của bạn, và bạn có thể kiểm tra xem văn bản có đọc được và chính xác hay không. Nếu văn bản không được hiển thị chính xác, hãy chọn Hủy bỏ. Bạn cần một tệp ở dạng mã hóa UTF-8 để tiếp tục thao tác. Chuyển đổi tệp CSV sang sử dụng mã hóa UTF-8 và bắt đầu lại thao tác nhập. Để tìm hiểu thêm về mã hóa UTF-8, xem Tại sao tôi nên quan tâm đến mã hóa UTF-8?

Hướng dẫn dành cho Outlook trên web cổ điển

  1. Ở cuối trang, chọn Mọi người để đến trang Mọi người .

  2. Trên thanh công cụ, chọn Quản lý > Nhập danh bạ.

    Ảnh chụp màn hình của tùy chọn Nhập liên hệ trong menu Quản lý
  3. Chọn bất kỳ dịch vụ email nào được liệt kê. Việc bạn chọn dịch vụ nào không quan trọng, bởi bạn sẽ nhập liên hệ của bạn từ một tệp CSV trong bước tiếp theo.

  4. Chọn Duyệt, chọn tệp CSV của bạn, rồi chọn Mở.

  5. Chọn Tải lên.

Lưu ý: Nếu tệp không có mã hóa UTF-8, công cụ nhập có thể không nhận dạng và hiển thị được toàn bộ văn bản một cách chính xác. Công cụ nhập sau đó sẽ hiển thị cho bạn một số liên hệ mẫu từ tệp của bạn, và bạn có thể kiểm tra xem văn bản có đọc được và chính xác hay không. Nếu văn bản không được hiển thị chính xác, hãy chọn Hủy bỏ. Bạn cần một tệp ở dạng mã hóa UTF-8 để tiếp tục thao tác. Chuyển đổi tệp CSV sang sử dụng mã hóa UTF-8 và bắt đầu lại thao tác nhập. Để tìm hiểu thêm về mã hóa UTF-8, xem Tại sao tôi nên quan tâm đến mã hóa UTF-8?

Tại sao tôi nên quan tâm đến mã hóa UTF-8?

Thông thường, bạn có thể nhập danh bạ mà không cần phải lo lắng đến các chi tiết cơ bản về cách lưu trữ văn bản trong tệp CSV. Tuy nhiên, nếu thông tin liên hệ bao gồm các ký tự không được tìm thấy trong bảng chữ cái Tiếng Anh, chẳng hạn như các ký tự trong các bảng chữ cái Tiếng Hy Lạp, Tiếng Ki-rin, Tiếng Ả Rập hoặc Tiếng Nhật, điều này có thể gây ra sự cố khi nhập danh bạ. Vì vậy, bạn nên lưu tệp danh bạ bằng mã hóa UTF-8 nếu bạn có tùy chọn đó khi xuất tệp.

Nếu bạn không thể xuất danh bạ của mình bằng UTF-8 một cách trực tiếp, bạn có thể chuyển đổi tệp CSV đã xuất bằng cách sử dụng Excel hoặc các ứng dụng của bên thứ ba. Cách thực hiện việc này sẽ khác nhau giữa các ứng dụng và phiên bản ứng dụng.

Hướng dẫn chuyển đổi tệp CSV của bạn sang mã hóa UTF-8 bằng cách sử dụng Microsoft Excel 2016:

  1. Trong Excel, tạo tài liệu trống mới (sổ làm việc).

  2. Từ menu Dữ liệu, chọn Từ văn bản/CSV. Duyệt đến tệp CSV đã xuất của bạn (bạn có thể phải chọn hiển thị Tệp văn bản (...csv) để xem). Chọn Nhập.

  3. Trong hộp thoại xuất hiện, bên dưới mục Nguồn gốc tệp, chọn mã hóa giúp các ký tự trong văn bản xuất hiện chính xác, ví dụ:, Cyrillic Windows 1251, rồi chọn Tải.

  4. Kiểm tra xem các ký tự có được hiển thị chính xác trong Excel hay không.

  5. Chọn Tệp > Lưu như. Nhập tên cho tệp của bạn, rồi chọn CSV UTF-8 (Phân tách bằng dấu phẩy) (*.csv) làm loại tệp của bạn.

  6. Chọn Lưu.

  1. Ở trên đầu dải băng Outlook, hãy chọn tab Tệp.

    Nếu dải băng của bạn không có tùy chọn Tệp ở góc trên cùng bên trái thì bạn đang không sử dụng Outlook 2010. Xem mục Tôi có phiên bản Outlook nào? để nhận được hướng dẫn nhập cho phiên bản Outlook của bạn.

    Trong Outlook 2010, chọn tab Tệp.

  2. Chọn Mở > Nhập. Thao tác này sẽ khởi động trình hướng dẫn!

    Chọn Mở, rồi chọn Nhập.

  3. Trong Trình hướng dẫn Nhập và Xuất, hãy bấm Nhập từ chương trình hoặc tệp khác, rồi bấm Tiếp.

    Chọn nhập từ một chương trình hoặc tệp khác.

  4. Để nhập tệp CSV, hãy chọn Giá trị Phân tách bằng Dấu phẩy (Windows).

    Chọn nhập .pst

  5. Chọn Duyệt, rồi chọn tệp .csv mà bạn muốn nhập và chọn Tiếp theo.

    Lưu ý: 

    • Bên dưới Tùy chọn, nếu bạn muốn thông tin đã nhập thay thế mục trùng lặp đã có trong Outlook, hãy chọn tùy chọn đó. Nếu không, chọn Không nhập các mục trùng lặp.

    • Chọn tệp .pst bạn muốn nhập

  6. Đặt tùy chọn để nhập mục. Chọn Bộ lọc nếu bạn chỉ muốn nhập một số email nhất định. Chọn tab Thêm Lựa chọn nếu bạn chỉ muốn nhập các email đã đọc hoặc chưa đọc.

    Các thiết đặt mặc định thường không cần thay đổi. Thư mục trên cùng — thường là Thư mục Riêng, Tệp Dữ liệu Outlook hoặc địa chỉ email của bạn — được chọn tự động.

    Chọn Bộ lọc nếu bạn chỉ muốn nhập các email nhất định.

  7. Bao gồm thư mục con được chọn theo mặc định. Tất cả các thư mục nằm dưới mục đã chọn sẽ được nhập.

  8. Lựa chọn mặc định Nhập các mục vào cùng một thư mục phải khớp với các thư mục từ tệp đã nhập với các thư mục trong Outlook. Nếu trong Outlook chưa có thư mục, thì thư mục đó sẽ được tạo.

  9. Chọn Hoàn tất. Outlook bắt đầu nhập ngay dữ liệu của bạn. Bạn sẽ biết quá trình hoàn tất khi hộp tiến trình đóng.

  10. Để xem danh bạ của bạn, ở cuối thanh dẫn hướng Outlook, hãy chọn Danh bạ.

    Để xem danh bạ, chọn "Danh bạ" ở cuối menu dẫn hướng Outlook.

Không hiệu quả?

Xem mục Khắc phục sự cố khi nhập danh bạ vào Outlook.

Xem Thêm

Nhập và xuất email, danh bạ và lịch Outlook

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×