Người quản trị CNTT những điều nên biết về lưu tự động

Lưu ý: Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

"Lưu sớm, lưu thường xuyên" là một quá khứ. Bây giờ, bạn sẽ tự động lưu, vốn sẽ lưu tất cả vài giây để người dùng của bạn không cần phải.

Lưu tự động được bật khi tệp được lưu trữ trên OneDrive, OneDrive for Business hoặc SharePoint Online. Nó tự động lưu thay đổi của người dùng của bạn vào điện toán đám mây khi họ đang làm việc. Và nếu người khác đang làm việc trên cùng một tệp, lưu tự động cho phép họ xem thay đổi trong một vài giây. Không tự động lưu bật, cộng tác trên cùng một tài liệu cùng lúc người dùng sẽ không thể nhìn thấy nhau theo thời gian thực và thay vào đó, họ sẽ tiếp tục thấy "Cập nhật sẵn có" khi thay đổi được thực hiện bởi những người khác.

Nhưng lưu tự động cũng sẽ làm thay đổi một số trong cách người dùng của bạn sẽ hoạt động với Office, vì vậy trong bài viết này, chúng tôi mô tả một số kịch bản nhiều thách thức như cũng như cách cấu hình thiết đặt tự động lưu. Chúng tôi khuyên bạn giao tiếp với người dùng của bạn những thay đổi này ảnh hưởng đến cách thức hoạt động trong Office.

Thay đổi dòng công việc

Lưu tự động sẽ hữu ích trong hầu hết các tình huống, nhưng có một số trường hợp mà người dùng của bạn có thể cần phải thay đổi cách thức thông thường hoạt động và chúng tôi muốn bạn chuẩn bị để giúp chúng. Đối với mỗi kịch bản, chúng tôi có viền ngoài tình huống này là gì, những gì có thể bị trục trặc và đề xuất về cách thức để giải quyết nó.

  • Bắt đầu từ một tệp hiện có, thực hiện các chỉnh sửa và sau đó làm một lưu một bản sao đến tệp mới - bất kỳ người bắt đầu từ một tệp trước đó (ví dụ như cuối quý thu nhập báo cáo), sửa, và sau đó thực hiện một lưu một bản sao để bắt đầu thu nhập quý này báo cáo sẽ gây ra các thay đổi được lưu trong cả hai tệp nếu lưu tự động bật. Chúng tôi khuyên bạn nên tất cả mọi người để lưu bản sao trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi và đã thậm chí thêm lời nhắc trong sản phẩm khi điều này xảy ra. Nếu người dùng thực hiện thay đổi do vô tình, họ nên sử dụng tính năng Lịch sử Phiên bản để khôi phục tài liệu gốc.

  • Biểu diễn "giả" hoặc "nếu" thay đổi tệp - bất kỳ người mở ra một tệp và thực hiện phân tích giả định một số (chẳng hạn như dự báo ảnh hưởng của trường thay đổi trên ngân sách) với mong muốn để đóng tệp mà không lưu sẽ có vô tình lưu các thay đổi tệp khi lưu tự động ở trên. Chúng tôi khuyên bạn nên tắt lưu tự động trong khi thực hiện phân tích giả định này và sau đó bật nó trở lại sau khi người dùng đã sẵn sàng để lưu lại.

  • Bảng điều khiển và xem các tệp với sắp xếp/bộ lọc trong Excel - bất kỳ ai sắp xếp hoặc lọc bảng điều khiển trong khi lưu tự động bật sẽ ảnh hưởng đến dạng xem của tất cả mọi người khác trong tệp. Nếu một tệp có nghĩa là có một bảng điều khiển hoặc sử dụng nhiều người với bộ lọc và sắp xếp, chúng tôi khuyên bạn nên đặt thuộc tính Federated đề xuất trên tệp đó bằng cách dùng tệp > thông tin > bảo vệ sổ làm việc > luôn mở Federated, vì vậy người xem của bảng điều khiển sẽ không lưu thay đổi của họ nếu họ không rõ ràng chọn để sửa tệp.

  • Tệp phát hành hoặc Finalized - bất kỳ ai vô tình sửa một đã kết thúc, phát hành tệp tự động lưu trên sẽ lưu các thay đổi của họ đến tệp. Sau khi tệp đã được hoàn tất, chúng tôi khuyên bạn nên thiết đặt thuộc tính đề xuất Federated hoặc đánh dấu là cuối cùng thuộc tính trên tệp, để chỉnh sửa do vô tình từ người xem và người đọc của tệp sẽ không được lưu.

Cấu hình thiết đặt lưu tự động trong Office

Lưu tự động có thể được cấu hình những cách sau đây:

  • Chủ sở hữu của một tệp có thể thiết lập nó để luôn mở Federated để giúp ngăn chặn việc vô tình sửa. Điều này có thể được thực hiện bằng cách thiết đặt tệp sẽ mở trong Federated đề xuất (Tệp > thông tin > bảo vệ tài liệu / sổ làm việc / bản trình bày > luôn mở ở dạng chỉ đọc) hoặc bằng cách chia sẻ tệp mà không cho phép người khác chỉnh sửa (Tệp > chia sẻ > người với nối kết có thể chỉnh sửa > Bỏ chọn hộp kiểm "Cho phép sửa").

    Menu bảo vệ bản trình bày với luôn mở Federated được chọn
  • Người dùng có thể tắt lưu tự động cho tệp khi nó đang mở bằng cách bấm vào nút chuyển đổi lưu tự động. Điều này sẽ tắt lưu tự động cho tài liệu hiện tại cho người dùng đó. Lần sau khi người dùng cùng một tài liệu, mở ra lưu tự động sẽ tắt. Nếu họ mở tài liệu khác nhau, lưu tự động sẽ không có bị ảnh hưởng bởi lựa chọn trong tài liệu khác.

    Thanh tiêu đề trong Excel hiển thị nút bật/tắt Lưu Tự động
  • Người dùng có thể đặt lưu tự động được tắt theo mặc định cho tất cả các tệp được mở trong ứng dụng cụ thể (Word, Excel, PowerPoint) trên thiết bị đó.

    Hộp thoại Tệp > Tùy chọn > Lưu hiển thị hộp kiểm để bật hoặc tắt lưu tự động

    Lưu ý: Người dùng vẫn có thể thiết lập tự động lưu thành trên đối với các tệp riêng lẻ bằng cách dùng nút chuyển đổi lưu tự động được mô tả ở trên.

  • Người quản trị, bạn có thể đặt lưu tự động được tắt theo mặc định cho tất cả các tệp được mở trong ứng dụng cụ thể (Word, Excel, PowerPoint) sử dụng chính sách nhóm.

Lưu ý: Người dùng vẫn có thể đặt lưu tự động bật theo mặc định trong ứng dụng, hoặc đối với các tệp riêng lẻ bằng cách dùng các thiết đặt mô tả bên trên.

Thiết đặt chính sách nhóm cho lưu tự động

Nếu bạn sử dụng chính sách nhóm trong tổ chức của bạn, bạn có thể sử dụng thiết đặt chính sách tắt lưu tự động theo mặc định. Có những thiết đặt chính sách riêng biệt cho Word, Excel và PowerPoint.

Ví dụ, thiết đặt chính sách cho Word được đặt tên là "Tắt lưu tự động theo mặc định trong Word" và có thể tìm thấy bên dưới "Microsoft Office 2016\AutoSave" chính sách đường dẫn.

Để sử dụng các thiết đặt chính sách, hãy đảm bảo bạn đã được tải xuống các tệp quản lý mẫu mới nhất (ADMX/ADML) từ Microsoft Download Center.

Vui lòng lưu ý rằng các chính sách nhóm không tự động lưu tệp sẽ bị loại bỏ trong bản phát hành trong tương lai và sẽ không còn được hỗ trợ. Hãy sử dụng thiết đặt chính sách tắt lưu tự động theo mặc định trên thay vào đó.

Xem thêm

Lưu tự động là gì?

Giúp ngăn các thay đổi đối với phiên bản cuối cùng của tệp

Xem các phiên bản trước đó của tệp Office

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×