Mở và tìm các mục trong Tệp Dữ liệu Outlook (.pst)

Mở và tìm các mục trong Tệp Dữ liệu Outlook (.pst)

Nếu bạn sử dụng tài khoản POP hoặc IMAP thì toàn bộ thông tin Outlook của bạn sẽ được lưu trữ trong tệp dữ liệu Outlook, còn được gọi là Tệp Thư mục Cá nhân (.pst). Bạn cũng có thể sử dụng tệp dữ liệu Outlook để sao lưu thư hoặc lưu trữ các mục cũ hơn nhằm duy trì hộp thư của mình ở kích cỡ nhỏ.

Theo mặc định, khi bạn sử dụng các công cụ tìm kiếm của Outlook, Outlook sẽ chỉ tìm kiếm trong hộp thư hiện tại. Outlook sẽ không tìm kiếm trong bất kỳ tệp dữ liệu Outlook bổ sung nào được lưu trữ trên máy tính của bạn, trừ khi bạn thay đổi phạm vi tìm kiếm thành Tất cả các Hộp thư.

Bạn cũng có thể có tệp dữ liệu Outlook nếu sử dụng tính năng Tự Lưu trữ với tài khoản email máy chủ Exchange của mình. Đây là một tính năng khác với nút Lưu trữ trong Outlook 2016. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Lưu trữ trong Outlook 2016. Để xem cài đặt và vị trí Tự Lưu trữ của bạn cũng như các hướng dẫn để tắt tính năng Tự Lưu trữ, hãy xem mục Tự động di chuyển hoặc xóa các mục cũ hơn bằng tính năng Tự Lưu trữ.

Tìm kiếm một tệp dữ liệu Outlook khác

Mở tệp dữ liệu Outlook

Để Outlook tìm kiếm người gửi hoặc từ hay cụm từ cụ thể trong tệp Thư mục Cá nhân, tệp đó phải được mở trong Outlook.

  1. Trong Outlook trên máy tính của bạn (Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010), chọn Tệp > Mở và Xuất > Mở Tệp Dữ liệu Outlook.

  2. Chọn tệp dữ liệu Outlook bạn muốn mở.

  3. Chọn tệp có tên "lưu trữ".

  4. Bung rộng mức cao nhất của tệp dữ liệu Outlook trong ngăn Dẫn hướng Outlook để xem các thư mục con trong tệp. Bấm vào từng thư mục con để xem nội dung.

    Bung rộng tệp lưu trữ trong ngăn dẫn hướng để xem các thư mục con trong đó.

  5. Để tìm kiếm một email cụ thể, hãy sử dụng các công cụ tìm kiếm tích hợp sẵn của Outlook.

  6. Nếu bạn muốn nhập mục đã lưu trữ trở lại Hộp thư đến, hãy làm theo hướng dẫn cách nhập tệp .pst.

Tệp .PST của tôi nằm ở đâu?

Trong Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010, tệp dữ liệu Outlook mới được lưu ở vị trí sau theo mặc định:

  • Ổ đĩa trên Windows Vista, Windows 7, 8 và 10    :\Người_dùng\người_dùng\Tài_liệu\Tệp Outlook\lưu_trữ.pst

  • Ổ đĩa trên Windows XP   :\Documents and Settings\user \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\lưu_trữ.pst

Trong các phiên bản Outlook cũ hơn, tệp lưu trữ được lưu ở các vị trí sau:

  • Ổ đĩa trên Windows 7, 8, 10 và Windows Vista   :Người_dùng\người_dùng\AppData\Cục_bộ\Microsoft\Outlook\lưu_trữ.pst

  • Ổ đĩa trên Windows XP   :\Documents and Settings\user \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\lưu_trữ.pst

Tất cả thư, thông tin liên hệ, lịch và dữ liệu khác mà bạn tạo trong Microsoft Outlook đều được lưu giữ trong Tệp Thư mục Riêng (.pst) của bạn hoặc nếu bạn sử dụng tài khoản Microsoft Exchange Server thì chúng sẽ được lưu trên máy chủ Exchange của tổ chức. Outlook cung cấp chức năng lưu trữ để dọn dẹp nội dung cũ mà bạn không dùng nữa nhưng lại không muốn xóa trong các thư mục thường sử dụng. Bạn có thể thực hiện việc này tự động bằng Tự lưu trữ hoặc bạn cũng có thể lưu trữ thủ công, nếu muốn. Bạn còn có thể di chuyển các mục theo cách thủ công giữa các Tệp Dữ liệu Outlook để phục vụ cho mục đích của tổ chức.

Theo mặc định, tìm kiếm của Outlook chỉ trả về các mục trong hộp thư hiện tại hoặc Tệp Dữ liệu Outlook. Nếu bạn muốn tìm kiếm trong nhiều tệp .PST, trước tiên, hãy mở Tệp Dữ liệu Outlook bổ sung đó, rồi thay đổi phạm vi tìm kiếm của mình.

Mở tệp dữ liệu Outlook

  1. Trên menu Tệp, bấm vào Mở > Tệp Dữ liệu Outlook.

  2. Chọn tệp Dữ liệu Outlook bạn muốn mở, rồi chọn Mở.

    Quan trọng: Nếu bạn không tìm thấy tệp .pst thì có thể tệp đó bị ẩn và bạn cần phải hiển thị vị trí tệp.

Thay đổi phạm vi tìm kiếm của bạn

Theo mặc định, tìm kiếm của Outlook chỉ trả về các mục trong hộp thư hiện tại hoặc Tệp Dữ liệu Outlook của bạn. Nếu bạn muốn tìm kiếm trong nhiều tệp dữ liệu, hãy sử dụng các bước sau để thay đổi phạm vi tìm kiếm.

  • Trên menu Công cụ, bấm vào Tìm kiếm Tức thì, rồi bấm vào Tùy chọn Tìm kiếm. Ngoài ra, bạn có thể bấm vào mũi tên trong ngăn Tìm kiếm Tức thì, rồi bấm vào Tùy chọn Tìm kiếm.

  • Bên dưới đầu đề Khi tìm kiếm, hiển thị kết quả từ, hãy sử dụng hộp kiểm Tất cả các thư mục thay vì Chỉ thư mục hiện được chọn.

Tôi không tìm được tệp .pst

Tệp lưu trữ là một loại tệp dữ liệu đặc biệt, tệp Thư mục Riêng (.pst). Lần đầu tính năng Tự Lưu trữ chạy, Outlook sẽ tự động tạo tệp lưu trữ ở các vị trí sau:

  • Ổ đĩa C trên    Windows 7, 8, 10 và Vista:\Người _dùng\Tên_Người_dùng_của_Bạn\AppData\Cục_bộ\Microsoft\Outlook\Lưu_trữ.pst

  • Microsoft Windows XP     C:\Documents and Settings\Tên_Người_dùng_của_Bạn\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Lưu_trữ.pst

Nếu bạn không thấy thư mục Cài đặt Cục bộ hoặc Cục bộ, có thể chúng bị ẩn. Để hiển thị tệp .pst bị ẩn, hãy hoàn thành các bước cho hệ điều hành mà bạn đang sử dụng.

Windows 7, 8, 10 và Windows Vista

  1. Bấm nút Bắt đầu rồi bấm Ngăn Điều khiển.

  2. Bấm Giao diện và Cá nhân hóa.

  3. Bấm Tùy chọn Thư mục.

  4. Trên tab Dạng xem, bên dưới cài đặt Nâng cao, bên dưới Tệp và Thư mục, bên dưới Tệp và thư mục ẩn, hãy chọn Hiển thị tệp và thư mục ẩn.

Windows XP

  1. Bấm Bắt đầu, rồi bấm Panel Điều khiển.

  2. Bấm Tùy chọn Thư mục.

    Tùy chọn Thư mục

  3. Trên tab Dạng xem, hãy bấm vào tùy chọn Hiển thị tệp và thư mục ẩn.

Chủ đề Liên quan

Chuyển sang một hồ sơ email Outlook khác
Tạo hồ sơ email mới
Sao lưu, khôi phục hoặc xóa các mục bằng cách sử dụng tính năng Tự Lưu trữ
Lưu trữ các mục theo cách thủ công

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×