Một trang Trung tâm tài liệu là gì?

Một trang Trung tâm tài liệu là gì?

Lưu ý: Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

SharePoint sẽ cung cấp một trải nghiệm phong phú scalable, tính năng quản lý nội dung. Nếu bạn có khối lượng lớn các tệp để quản lý, hãy cân nhắc sử dụng một mẫu site Trung tâm tài liệu. Mẫu này được tối ưu hóa cho quản lý tài liệu quy mô lớn. Nó có thể tiết kiệm thời gian và trợ giúp bạn có hiệu quả hơn. Thiết đặt phiên bản, ID tài liệu, tài liệu, dẫn hướng siêu dữ liệu, và các kiểu nội dung nào đi kèm với mẫu.

Một trang Trung tâm Tài liệu hoạt động cho cả hai tình huống này:

  • Môi trường tác giả    Trong một môi trường tác giả Trung tâm Tài liệu, người dùng tạo và sửa hàng ngàn tài liệu hoặc tài sản phương tiện được lưu trữ trong một kho lưu trữ trung tâm.

  • Kho lưu trữ nội dung    Trong một kho lưu trữ nội dung, chẳng hạn như cơ sở kiến thức, người dùng lưu trữ hoặc xem tài liệu.

Bài viết này cho bạn biết về các tính năng trong một mẫu site Trung tâm tài liệu.

Để tạo một trung tâm tài liệu, hãy xem sử dụng mẫu để tạo kiểu khác nhau của các trang SharePoint

Có gì trong một trang Trung tâm Tài liệu?

Mẫu site Trung tâm tài liệu chứa các tính năng giúp bạn dễ dàng hơn và hiệu quả hơn để tạo và quản lý tập lớn các tài liệu. Trong hầu hết các trường hợp, người sở hữu trang có thể thêm từng tính năng riêng lẻ. Mẫu site Trung tâm tài liệu tự động cho phép các tính năng quản lý tài liệu được đề xuất. Các phần sau đây mô tả ngắn gọn những tính năng này.

Bạn có thể dùng một site Trung tâm tài liệu làm môi trường biên soạn hoặc kho lưu trữ nội dung. Trong môi trường tác giả, người dùng thường xuyên kiểm tra tệp trong và ngoài và tạo cấu trúc thư mục cho các tệp. Lập phiên bản được bật, và các phiên bản trước của mỗi tài liệu được duy trì. Ngoài ra, dòng công việc có thể kiểm soát liệu sống chu kỳ.

Ngược lại, tác giả rất nhỏ xuất hiện trong một kho lưu trữ nội dung. Người dùng chỉ xem hoặc tải lên các tài liệu. Mẫu site Trung tâm tài liệu hỗ trợ việc tạo một kiểu nội dung lưu trữ được gọi là lưu trữ cơ sở kiến thức. Thông thường, cơ sở kiến thức chứa đơn Phiên bản của tài liệu, và một trang web có thể co giãn để hàng triệu của tệp. Trong một kịch bản thông thường, chẳng hạn như một trung tâm hỗ trợ kỹ thuật cho một tổ chức lớn, hàng ngàn mọi người có thể truy nhập nội dung, chủ yếu phải đọc. Chỉ một số sẽ tải lên nội dung mới vào site.

Các mục sau đây mô tả một số tính năng SharePoint mà bạn có thể bao gồm trong một trang Trung tâm tài liệu. Ngoài các chức năng, một số tổ chức tùy chỉnh diện mạo và dẫn hướng của Trung tâm tài liệu. Một số thêm phần Web tùy chỉnh.

Siêu dữ liệu được quản lý là một hệ thống gán một số thuật ngữ cho tài liệu trong SharePoint. Sau đó, bạn có thể sử dụng những thuật ngữ đó để phân loại tài liệu. Bạn cũng có thể sử dụng siêu dữ liệu để tạo ra một công cụ dẫn hướng mạnh mẽ cho người dùng để giúp họ nhanh chóng tìm thấy những gì họ muốn.

Ví dụ, giả sử công ty bạn có một cơ sở kiến thức có chứa các bài viết trợ giúp người khắc phục sự cố với các sản phẩm. Bạn có thể tạo thuật ngữ siêu dữ liệu cho phép người dùng để lọc thông tin theo sản phẩm, theo kiểu vấn đề, hoặc thuộc tính khác.

Trong site Trung tâm tài liệu, mỗi phần nội dung có được một ID duy nhất là không liên quan đến vị trí tài liệu, chẳng hạn như URL nối kết. Điều này có nghĩa là nếu bạn di chuyển hoặc đổi tên tài liệu, ID giữ nguyên. Bạn có thể dùng ID để tạo một nối kết vĩnh viễn cho tài liệu và thu nhỏ nối kết bị hỏng.

Phiên bản tự động được hỗ trợ trong site Trung tâm tài liệu. Điều này có nghĩa là bạn sẽ tự động có một lịch sử của tất cả các phiên bản khác nhau của một tệp. Trong quá trình xem lại tài liệu, ví dụ, điều này có nghĩa là bạn có bản ghi của tất cả các bản Cập Nhật đã được nhập vào trong vòng tròn xem lại. Bạn có thể theo dõi các Cập Nhật, liên hệ ứng, v.v. Ngoài ra, nếu vấn đề phát sinh với phiên bản hiện tại của bài viết, bạn có thể chuyển đổi nhanh chóng Phiên bản cuối cùng đã biết tốt.

Kiểu nội dung là một loại nội dung cùng với một nhóm các thiết đặt cho nội dung cụ thể. Khi ai đó sẽ tạo ra một tài liệu của kiểu nội dung đã xác định, nó sẽ tự động nhận được tất cả các thiết đặt thích hợp cho loại nội dung đó. Trung tâm tài liệu có thể có một bộ sưu tập kiểu nội dung – kiểu khác nhau của tài liệu, video, mẫu và v.v..

Sắp xếp nội dung không có tự động trong một trang Trung tâm tài liệu, Tuy nhiên, nhiều người dùng thêm nó. Sắp xếp nội dung là một tính năng SharePoint cho phép bạn quản lý toàn bộ tổ chức và cấu trúc của mục. Bằng cách dùng siêu dữ liệu hoặc các kiểu nội dung, người tổ chức nội dung có thể tự động định tuyến tài liệu và các mục đến vị trí cụ thể. Ví dụ, trong một cơ sở kiến thức, bạn có thể sắp xếp nội dung tự động định tuyến tất cả gửi mới vào một thư viện đặc biệt thu thập các bài viết này cho một sản phẩm cụ thể.

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×