Mọi thứ bạn cần biết viết văn bản thay thế hiệu quả

Lưu ý: Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Nếu ảnh là giá trị từ một nghìn, đó là gì giá trị cho những người không thể nhìn thấy? Trong thế giới điện tử của chúng tôi, thật dễ dàng cho người khiếm trực quan để bỏ lỡ các thông tin quan trọng hoặc có một trải nghiệm phức tạp và số âm. Giả sử, ví dụ, một diễn giả sẽ gửi xuất của bản trình bày sau khi một hội thảo. Bản trình bày chứa infographics để minh họa một điểm quan trọng. Không có mô tả các infographics, bất kỳ ai có một người khiếm không thể tìm hiểu về infographic và bỏ lỡ ra trên thông tin quan trọng.

Văn bản thay thế (văn bản thay thế) là văn bản mô tả truyền tải ý nghĩa và ngữ cảnh của một mục trực quan trong một số thiết đặt, chẳng hạn như trên một trang web hoặc ứng dụng. Khi bộ đọc màn hình chẳng hạn như Microsoft Narrator, JAWS và NVDA đạt đến số nội dung với văn bản thay thế, họ sẽ đọc văn bản thay thế to, cho phép mọi người để hiểu rõ hơn là gì trên màn hình. Bài viết, mô tả văn bản thay thế đáng kể giảm sự không rõ ràng và cải thiện trải nghiệm người dùng.

Mọi người nghe từ quan, nhưng hiểu chúng chủ quan. Chủ đề này mô tả cách hiểu, viết và sử dụng văn bản thay thế hiệu quả trong các sản phẩm Microsoft Office .

Một nhóm người ngồi trước máy tính

Khi nào nên dùng văn bản thay thế không?

Hình ảnh và hình ảnh

Hãy đảm bảo để truyền tải nội dung và mục đích của một hình ảnh theo một cách chính xác và rõ ràng. Văn bản thay thế không nên dài hơn một câu hoặc hai — hầu hết thời gian một vài từ thận trọng đã chọn sẽ thực hiện. Cân nhắc quan trọng về hình ảnh là gì. Ví dụ, quan trọng ngữ cảnh có thể thiết đặt, cảm xúc trên khuôn mặt của mọi người, màu sắc hoặc kích cỡ tương đối.

Ngăn văn bản thay thế với ví dụ văn bản trong Word cho Windows.

Không lặp lại nội dung văn bản xung quanh dưới dạng văn bản thay thế hoặc sử dụng cụm từ tham chiếu tới các hình ảnh, chẳng hạn như "đồ họa của" hoặc "hình ảnh của". Trong ví dụ dưới đây, văn bản thay thế tham chiếu tới hình ảnh và không mô tả nội dung của hình ảnh đầy đủ.

Ví dụ về một văn bản thay thế kém trong Word cho Windows.

Biểu đồ, lưu đồ và sơ đồ

Khi xử lý đối tượng cho thông tin chi tiết, chẳng hạn như một infographic, sử dụng văn bản thay thế cung cấp thông tin chuyển tải trong đối tượng. Mô tả biểu đồ dưới dạng 'Biểu đồ thanh hiển thị doanh số theo thời gian', ví dụ, không có thể hữu ích cho một người khiếm thị. Hãy thử để truyền tải cái nhìn rõ; Ví dụ, ' biểu đồ thanh hiển thị doanh số theo thời gian. Trong tháng, bán hàng cho thương hiệu A vượt qua doanh số cho thương hiệu B và giữ tăng dần trong toàn bộ năm.'

Văn bản thay thế nên rõ ràng mô tả đầu điểm, đang tiến hành và kết luận của lưu đồ.

Ví dụ về văn bản thay thế cho biểu đồ hình tròn trong Word cho Windows.

Video

Video không giải thích nội dung của yêu cầu văn bản thay thế để mô tả trải nghiệm trực quan, ngay cả khi người dùng nghe thấy âm nhạc, nền âm thanh và tiếng nói. Văn bản thay thế sẽ mô tả nội dung và các mục đích của video.

Hoặc, video sẽ chứa một theo dõi âm thanh thứ hai với mô tả của các thành phần video được thuần trực quan và không thể truy nhập cho người khiếm thị.

Khi không sử dụng văn bản thay thế không?

Đối tượng trang trí trực quan

Đối tượng trang trí thêm trực quan lãi nhưng không cung cấp thông tin (ví dụ, biến thể kiểu phông viền). Mọi người bằng cách dùng bộ đọc màn hình sẽ nghe đây là trang trí để họ biết họ không bỏ sót bất kỳ thông tin quan trọng. Để đánh dấu một trực quan dưới dạng trang trí, chỉ cần chọn hộp kiểm đánh dấu là trang trí khi ngăn Văn bản Alt đang mở. Trường mục nhập văn bản sẽ bị mờ xám.

Ngăn văn bản thay thế với đánh dấu là trang trí tùy chọn được chọn trong Word cho Windows.

Mẹo: Nếu bạn xuất tài liệu của bạn dưới dạng PDF, bất kỳ hình ảnh trực quan nào bạn đã đánh dấu là trang trí sẽ được tự động được dán dưới dạng hiện vật, tức là họ sẽ bị bỏ qua bằng bộ đọc màn hình khi đang dẫn hướng đến tệp PDF. 

Slicer và bảng

Nếu Microsoft Office bộ kiểm tra khả năng truy nhập không gắn cờ cho một đối tượng khi nó thiếu văn bản thay thế, bạn không phải viết văn bản thay thế cho nó. Slicer và bảng là ví dụ về các đối tượng.

Làm thế nào để thêm văn bản thay thế vào đối tượng không?

  1. Thực hiện một trong những thao tác sau đây:

    • Bấm chuột phải vào đối tượng, rồi chọn Chỉnh sửa văn bản thay thế.

      Menu Chỉnh sửa văn bản thay thế cho hình trong Excel dành cho Win32
    • Chọn đối tượng. Chọn Định dạng > Văn bản thay thế.

      Nút Văn bản thay thế trên dải băng Outlook for Windows.
  2. Trong ngăn Văn bản thay thế, nhập 1-2 câu vào hộp văn bản để mô tả đối tượng và ngữ cảnh cho những người không thể xem được.

    Hộp thoại Văn bản thay thế trong Word for Windows

Mẹo sử dụng văn bản thay thế trong Microsoft Office

  • Hãy nhớ dùng Microsoft Office kiểm tra trợ năng trong quá trình xem lại của bạn. Nó sẽ kiểm tra tất cả nội dung liên quan trực quan có văn bản thay thế và cũng cung cấp cho bạn các gợi ý để cải thiện khả năng truy nhập nội dung của bạn, chẳng hạn như kiểm tra độ tương phản tỷ lệ. Để chạy bộ kiểm tra khả năng truy nhập, chỉ cần bấm vào tab xem lại trên ribbon, sau đó bấm Kiểm tra khả năng truy nhập. Để biết thêm thông tin về bộ kiểm tra khả năng truy nhập, hãy để cải thiện khả năng truy nhập với bộ kiểm tra khả năng truy nhập.

  • Không dùng tên tệp, văn bản trùng lặp, hoặc URL dưới dạng văn bản thay thế. Bộ kiểm tra khả năng truy nhập sẽ gắn cờ những mục này vì chúng không nằm hữu ích cho người nào đó với một khiếm. Để biết thêm thông tin, hãy đến quy tắc kiểm tra khả năng truy nhập.

  • Nếu có một nhóm các đối tượng nhóm ngữ nghĩa biểu mẫu, chẳng hạn như một nhóm ảnh tất cả hiện chó, văn bản thay thế gán cho toàn bộ nhóm. Nếu đối tượng đã nhóm cùng nhau cho các lý do định dạng, rã nhóm các đối tượng và gán phù hợp văn bản thay thế cho từng đối tượng.

Mẹo: Để kiểm tra chính tả và sửa một từ mà bạn đã nhập trong ngăn Văn bản , chỉ cần bấm chuột phải vào từ và chọn từ các lựa chọn thay thế được gợi ý.

Lưu ý: Nếu bạn đã sử dụng Microsoft Office cho một lúc, bạn có thể đã nhận thấy rằng ngăn Văn bản được dùng để có hai trường, tiêu đềmô tả. Bây giờ, chúng tôi sử dụng một trường mô tả — nó đã được tìm thấy rằng có một trường được dễ dàng hơn và ít gây nhầm lẫn cho cả bạn là tác giả và cũng bất kỳ ai sử dụng bộ đọc màn hình để sử dụng nội dung.

Văn bản tự động

Trong Office 365, văn bản có thể được tạo tự động. Khi bạn chèn một ảnh, bạn có thể thấy một thanh xuất hiện ở dưới cùng của ảnh với văn bản thay thế được tạo tự động.

Trong Office 2019, văn bản thay thế không được tạo tự động khi bạn chèn một hình ảnh. Nếu bạn muốn thêm văn bản tự động, hãy chọn nút tạo một mô tả cho tôi trong ngăn Văn bản . Tùy thuộc vào nội dung của ảnh, đôi khi tính năng này cung cấp cho bạn mang tính mô tả thẻ và đôi khi bạn nhận được câu đầy đủ.

Nếu văn bản tự động được tạo ra, hãy nhớ xem lại và sửa nó trong ngăn Văn bản và loại bỏ bất kỳ chú thích được thêm có chẳng hạn như "Mô tả tạo với cao độ tin cậy."

Hình ảnh với tạo tự động thay thế văn bản ở cạnh dưới của ảnh trong Word cho Windows.

Bật tự động văn bản thay thế

Trước khi bạn có thể sử dụng văn bản tự động, bạn phải kích hoạt Office dịch vụ thông minh trong sản phẩm Office bất kỳ.

  1. Chọn tệp > > tùy chọnchung và kiểm tra rằng bật dịch vụ được chọn bên dưới dịch vụ thông minh Office.

  2. Chọn tab Dễ truy nhập và kiểm tra rằng tự động tạo các văn bản thay thế cho tôi được chọn bên dưới Văn bản tự động.

Tắt tự động văn bản thay thế

  1. Chọn tệp > tùy chọn > Dễ truy nhập và bỏ chọn tùy chọn tự động tạo các văn bản thay thế cho tôi bên dưới Văn bản tự động.

Nơi để tìm văn bản hướng dẫn về chức năng

Nhận được các tài nguyên bổ sung để giúp bạn viết văn bản thay thế hiệu quả:

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×