Mẹo để chuẩn bị danh sách gửi thư email của bạn

Lưu ý:  Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Cho dù cách thông minh thông điệp email của bạn là, nó sẽ có tác động nhỏ nếu bạn gửi nó đến những sai.

Càng bạn hướng mục tiêu của bạn gửi thư ở một phân khúc khách hàng có thể quan tâm trong một thư chào hàng cụ thể, bản lớn tỷ suất của chiến dịch email của bạn thành công. Lập kế hoạch trên dành giữa thứ ba và một nửa của email chiến dịch thời gian và ngân sách để tinh chỉnh danh sách gửi thư để hướng tới phân đoạn thích hợp khách hàng của bạn.

Bạn có thể giới hạn danh sách gửi thư để tên và địa chỉ email, hoặc bạn có thể bao gồm thêm chi tiết về mỗi khách hàng để bạn có thể phân loại các khách hàng vào phân đoạn tiện dành cho doanh nghiệp của bạn.

Trong bài viết này

Làm thế nào để sử dụng dữ liệu khách hàng

Tạo một danh sách gửi thư

Kết hợp các danh sách từ nhiều nguồn vào một danh sách

Tinh chỉnh danh sách người nhận

Làm thế nào để sử dụng dữ liệu khách hàng

Sau khi bạn sẽ nhận được thông tin về các khách hàng và khách hàng tiềm năng, theo dõi các thuộc tính mà họ có chung có thể rất hữu ích. Thêm chi tiết mà bạn chụp trong danh sách gửi thư, các tùy chọn khác, bạn có hướng tới gửi thư của bạn.

Nhưng hãy đảm bảo rằng dữ liệu chi tiết mà bạn tìm kiếm dữ liệu mà bạn sẽ sử dụng. Mức độ phức tạp hơn, bạn thêm vào danh sách gửi thư, việc thêm, bạn cần phải thực hiện để duy trì danh sách của bạn.

Ví dụ, bạn có thể sử dụng dữ liệu khách hàng trong bất kỳ những cách sau đây.

  • Thư đến khách hàng trong một bản địa cụ thể     Lọc danh sách gửi thư theo thành phố hoặc mã bưu điện, vì vậy bạn có thể dễ dàng thông báo một quảng bá chỉ để khách hàng sống trong một vị trí nhất định.

  • Thêm lời chào cá nhân hóa     Cá nhân hóa thư bằng cách bao gồm những người nhận đầu tiên hoặc cuối cùng tên trong một dòng lời chào bằng cách tách tên thành riêng biệt tiêu đề, tênhọ trường dữ liệu.

  • Tiêu điểm trên người nhận một tuổi nhất định     Thông báo cho khách hàng của sản phẩm hoặc dịch vụ phù hợp với những khách hàng giai đoạn thọ (chẳng hạn như lập kế hoạch cho hưu trí trong hai mươi của chúng so với lập kế hoạch cho hưu trí trong fifties của họ) bằng cách thu thập các ngày sinh của khách hàng của bạn dưới dạng sinh năm (chẳng hạn như "1945").

    Nếu bạn muốn cung cấp một phiếu quà khuyến mại tất cả các khách hàng sinh nhật có dạng trong tháng hiện tại, bạn có thể thu thập ngày sinh của họ dưới dạng ngày, tháng, năm (chẳng hạn như "1 tháng 1, 2000").

  • Gửi thư riêng biệt chỉnh theo giới tính     Thông báo dòng sản phẩm mới để chỉ đàn ông hoặc chỉ phụ nữ bằng cách bao gồm giới tính mỗi khách hàng ("Nam" hay "nữ") trong danh sách gửi thư của bạn.

  • Sử dụng mua lịch sử     Gửi thông báo đặc biệt cho những người đã thực hiện việc mua bán chính gần đây, hoặc thông báo cho khách hàng khi bạn có các mô hình mới của thương hiệu yêu thích của họ. Để thực hiện điều này, bạn cần theo dõi lịch sử giao dịch mua của khách hàng. Bạn có thể cũng có thể thông báo cho khách hàng về sản phẩm tương tự ("khách hàng đã mua mục của bạn cũng tìm thấy mục này hữu ích").

Đầu trang

Tạo một danh sách gửi thư

Đặt cơ bản của nó, một danh sách gửi thư là một tệp văn bản phân tách người nhận bản ghi vào trường phổ biến. Danh sách như thường lấy biểu mẫu của trang tính hoặc bảng, với từng bản ghi trong hàng của chính nó, phân tách thành các cột có chứa các trường dữ liệu riêng, chẳng hạn như danh sách gửi thư cơ bản, hình dưới đây.

Một danh sách gửi thư cơ bản trong hộp thoại Người nhận Phối Thư.

Một danh sách phức tạp có thể bao gồm trường dữ liệu bổ sung, chẳng hạn như tùy chọn kích cỡ và màu của sản phẩm, hãy mua lịch sử, ngày sinh và giới tính.

Nếu bạn đang tạo một danh sách gửi thư cho lần đầu tiên, bạn có thể làm điều đó mà không cần rời khỏi Publisher.

Tạo danh sách người nhận

  1. Trên menu công cụ , trỏ tới gửi thư và danh mục, sau đó bấm Tạo danh sách địa chỉ.

  2. Trước khi bạn bắt đầu nhập thông tin cho danh sách của bạn, bạn có thể tùy chỉnh trường bằng cách thêm, loại bỏ, đổi tên, hoặc sắp xếp lại các trường xuất hiện trong hộp thoại Danh sách địa chỉ mới .

    Cách thực hiện?

    1. Bấm Tùy chọn cột, và sau đó thực hiện một trong các thao tác sau:

      • Để thêm một trường, hãy bấm Thêm. Trong hộp thoại Thêm trường , hãy nhập tên cho trường mới của bạn, sau đó bấm OK.

      • Để loại bỏ một trường, chọn trường bên dưới Tên trường, sau đó bấm xóa.

      • Để đổi tên trường, chọn trường bên dưới Tên trường, sau đó bấm đổi tên. Trong hộp thoại Đổi tên trường , nhập tên mới trong hộp đến , sau đó bấm OK.

      • Để thay đổi thứ tự của các trường, chọn trường mà bạn muốn di chuyển, sau đó bấm Di chuyển lên hoặc Di chuyển xuống cho đến khi vị trí mà bạn muốn.

    2. Lặp lại các bước này cho đến khi bạn hoàn tất việc chỉnh sửa danh sách tên trường, sau đó bấm OK.

  3. Trong hộp thoại Danh sách địa chỉ mới , hãy nhập thông tin cho mục đầu tiên trong các trường liên quan (tiêu đề, tên, họvà v.v.).

  4. Khi bạn hoàn tất việc nhập thông tin cho mục đầu tiên, hãy bấm Mục nhập mới hoặc nhấn phím TAB.

  5. Lặp lại bước 3 và 4 cho đến khi bạn đã hoàn tất việc thêm mục nhập.

  6. Bấm OK.

  7. Trong hộp thoại Lưu danh sách địa chỉ , hãy nhập tên cho danh sách địa chỉ của bạn trong hộp tên tệp .

    Theo mặc định, danh sách địa chỉ được lưu trong thư mục nguồn dữ liệu của tôi. Thật tốt nhất để giữ cho danh sách địa chỉ ở đây, vì đây là thư mục mặc định mà Microsoft Publisher tìm nguồn dữ liệu.

  8. Bấm Lưu.

Đầu trang

Kết hợp các danh sách từ nhiều nguồn

Nếu bạn có hoặc mua danh sách gửi thư, Publisher giúp dễ dàng để kết hợp và thay đổi danh sách khách hàng từ nhiều nguồn trong Publisher. Bạn có thể chọn gì hoạt động tốt nhất cho bạn bằng lắp ráp Publisher danh sách gửi thư của bạn từ bất kỳ tổ hợp các danh sách được tạo trong các chương trình sau đây:

  • Microsoft Office Excel

  • Microsoft Office Outlook

  • Microsoft Office Outlook với Business Contact Manager

  • Microsoft Office Access

Bạn cũng có thể sử dụng danh sách mà bạn đã mua, chẳng hạn như các từ Microsoft danh sách bộ dựng.

Xác định danh sách để thêm

  1. Trên menu công cụ , bấm gửi thư và danh mục, sau đó bấm Phối email để mở ngăn tác vụ Phối email .

    Nếu Ấn phẩm được kết nối với danh sách người nhận, xác nhận kết nối, sau đó bấm sửa danh sách người nhận trong ngăn tác vụ Phối email . Nếu Ấn phẩm không được kết nối với danh sách người nhận hiện có, hãy bấm vào một trong các tùy chọn bên dưới tạo danh sách người nhận, sau đó bấm tiếp theo: tạo hoặc kết nối với danh sách người nhận.

  2. Trong hộp thoại Người nhận phối thư , trong phần Thêm vào danh sách người nhận, hãy thực hiện như sau:

    • Bấm chọn danh sách hiện có, chọn một nguồn dữ liệu trong hộp thoại Chọn nguồn dữ liệu , sau đó bấm mở.

    • Bấm chọn từ liên hệ Outlook (nếu bạn được nhắc chọn một hồ sơ thư, bấm vào hồ sơ mà bạn muốn), rồi bấm OK. Chọn một danh sách phân phối hoặc thư mục trong hộp thoại Chọn liên hệ , sau đó bấm OK.

    • Bấm vào kiểu danh sách mới, hãy thêm mục nhập mà bạn muốn trong hộp thoại Danh sách địa chỉ mới và sau đó bấm OK.

Giải quyết sự khác biệt khi kết hợp các danh sách

Khi bạn thêm một danh sách gửi thư khác, một hoặc nhiều trường trong danh sách bổ sung có thể không có khớp trong danh sách hiện có. Ví dụ, danh sách địa chỉ mà bạn muốn thêm có thể bao gồm một trường từY tên , nhưng không thể danh sách gốc.

Publisher sẽ nhắc bạn khắc phục mismatches giữa các trường trong danh sách nguồn khác nhau bằng cách mở hộp thoại Thêm vào danh sách người nhận .

  1. Trong hộp thoại Thêm vào danh sách người nhận , chọn một trường không được kiểm nhập trong cột Matched , chọn trường mà bạn muốn tương ứng trong danh sách người nhận danh sách trường với trường hợp , sau đó bấm khớp.

  2. Trong hộp thoại Khớp trường , xác nhận rằng trường mà bạn đã chọn được liệt kê trong phù hợp với danh sách người nhận trường hoặc chọn khác, sau đó bấm OK.

  3. Nếu bạn cần phải thêm một trường mới vào danh sách người nhận để làm cho khớp, chọn trường mà bạn muốn thêm vào danh sách mới (danh sách bên trái trong hộp thoại Thêm vào danh sách người nhận ), bấm Thêm, và sau đó bấm OK. Thêm trường được hiển thị bên dưới trường mới được thêm vào danh sách người nhận.

    Mẹo: Loại bỏ một trường được thêm bằng cách chọn nó trong hộp trường mới được thêm vào danh sách người nhận , rồi bấm loại bỏ.

Ảnh hộp thoại Thêm vào danh sách người nhận

Làm thế nào khớp với các trường trong khi Publisher không nhắc tôi của mình?

  • Trong Email phối ngăn tác vụ dưới nhiều mục, bấm trường địa chỉ, sau đó bấm Khớp trường.

Lưu một lối tắt vào danh sách kết hợp

Bạn có thể tạo một lối tắt vào danh sách kết hợp để sử dụng trong các thư khác. Bất cứ khi nào bạn sửa một mục riêng lẻ trong danh sách kết hợp, mục nhập đã sửa cũng Cập Nhật trong tệp nguồn gốc nếu tệp đó có thể sửa. Nếu bạn không muốn cập nhật tệp nguồn gốc, xuất danh sách người nhận vào một tệp mới.

  1. Trong ngăn tác vụ Phối email (bước 3: chọn email phối đầu ra), bên dưới chuẩn bị để theo dõi thư này, hãy bấm lưu lối tắt đến danh sách người nhận.

  2. Trong hộp thoại Lưu tệp , hãy nhập tên cho danh sách địa chỉ kết hợp của bạn trong hộp tên tệp .

    Theo mặc định, danh sách địa chỉ được lưu trong thư mục nguồn dữ liệu của tôi. Thật tốt nhất để giữ cho danh sách địa chỉ ở đây, vì đây là thư mục mặc định trong đó Microsoft Office Publisher tìm nguồn dữ liệu.

  3. Bấm Lưu.

Đầu trang

Tinh chỉnh danh sách người nhận

Khi các trường trong phù hợp danh sách nguồn khác nhau, tất cả bản ghi xuất hiện trong danh sách hiện có trong hộp thoại Người nhận phối thư , nơi bạn có thể lọc, sắp xếp, và chọn người nhận để bao gồm trong phối email. Chọn hộp kiểm bên cạnh từng người nhận mà bạn muốn bao gồm, và xóa hộp kiểm bên cạnh mỗi người nhận mà bạn muốn loại trừ.

Chọn hoặc bỏ chọn tất cả các mục

  • Chọn hoặc xóa hộp kiểm trong hàng đầu đề.

Lọc các mục trong danh sách

Nếu bạn muốn sử dụng chỉ một số mục trong danh sách của bạn, bạn có thể lọc danh sách theo một trường cụ thể hoặc tiêu chí. Sau khi bạn lọc danh sách, bạn có thể dùng các hộp kiểm để bao gồm và loại trừ các bản ghi.

  1. Bấm vào mũi tên bên cạnh tiêu đề cột của mục mà bạn muốn lọc theo.

  2. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Bấm (ô trống) để hiển thị tất cả bản ghi trong đó trường tương ứng là trống.

    • Bấm (hoặc không trống) để hiển thị tất cả bản ghi trong đó trường tương ứng chứa thông tin.

    • Bấm (nâng cao) để mở bộ lọc và sắp xếp hộp thoại, bạn có thể sử dụng để lọc trên nhiều tiêu chí.

      Lưu ý: Bạn cũng có thể mở hộp thoại bộ lọc và sắp xếp bằng cách bấm bộ lọc dưới tinh chỉnh danh sách người nhận trong Người nhận phối thư.

  3. Mẹo: Nếu nguồn dữ liệu của bạn chứa bản ghi cùng thông tin chia sẻ, và có 10 hoặc ít hơn giá trị duy nhất trong cột, bạn có thể lọc theo thông tin cụ thể. Ví dụ, nếu có nhiều địa chỉ danh sách đó Úc như quốc gia hoặc khu vực, bạn có thể lọc trên nước Úc.

  4. Hộp thoại Người nhận phối thư Hiển thị chỉ các bản ghi chỉ định. Để hiển thị tất cả các bản ghi lại, hãy bấm (Tất cả).

Sắp xếp các mục trong danh sách

Nếu bạn muốn xem các mục theo thứ tự bảng chữ cái, bạn có thể sắp xếp các mục trong danh sách của bạn. Thực hiện một trong các thao tác sau:

  • Trong hộp thoại Người nhận phối thư , hãy bấm vào đầu đề cột của mục mà bạn muốn sắp xếp theo.

    Ví dụ, nếu bạn muốn hiển thị danh sách theo họ, hãy bấm đầu đề cột Họ .

  • Để sắp xếp bằng cách sử dụng nhiều tiêu chí, hãy bấm sắp xếp dưới tinh chỉnh danh sách người nhận trong hộp thoại Người nhận phối thư . Trong hộp thoại bộ lọc và sắp xếp , hãy chọn các tiêu chí mà bạn muốn sắp xếp theo.

    Bấm OK để quay lại ngăn tác vụ Phối email .

Tìm mục trùng lặp

Để ngăn ngừa trùng lặp gửi thư, bạn có thể tìm thấy và loại bỏ bản ghi trong danh sách kết hợp của bạn mà nhất (nhưng không nhất thiết phải tất cả) trường khớp.

  1. Trong hộp thoại Người nhận phối thư , bấm Tìm mục trùng lặp.

  2. Trong hộp thoại Tìm mục trùng lặp , để kiểm tra chỉ những mục nhập mà bạn muốn bao gồm, và sau đó bấm OK.

Tìm người nhận cụ thể hoặc nhóm của người nhận chia sẻ một thuộc tính phổ biến

Để xác định một cá nhân hoặc nhóm cá nhân mà chia sẻ các thuộc tính chung (chẳng hạn như một họ, mã bưu chính hoặc sinh tháng), bạn có thể tìm kiếm danh sách.

  1. Trong hộp thoại Người nhận phối thư , bấm Tìm người nhận.

  2. Trong hộp thoại Tìm mục nhập , hãy nhập thuộc tính mà bạn muốn tìm trong hộp văn bản Tìm , xác định một hoặc nhiều trường mà bạn muốn tìm kiếm, sau đó bấm Tìm tiếp.

Đầu trang

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×