Mở và dùng hộp thư chung trong Outlook

Mở và dùng hộp thư chung trong Outlook

Cập nhật gần nhất vào 23/04/2018

Hộp thư chung giúp nhóm người dễ dàng giám sát và gửi email từ một biệt danh email công cộng chẳng hạn như info@contoso.com. Khi một người trong nhóm trả lời thư được gửi vào hộp thư chung, email sẽ xuất hiện từ địa chỉ dùng chung, không phải từ người dùng cá nhân. Bạn cũng có thể sử dụng hộp thư chung làm lịch nhóm dùng chung.

Tuy nhiên, hộp thư chung không được thiết kế để đăng nhập trực tiếp. Chính tài khoản người dùng của hộp thư chung mới cần phải ở trạng thái vô hiệu hóa.

Trình duyệt của bạn không hỗ trợ video. Hãy cài đặt Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player hoặc Internet Explorer 9.

Mẹo: Trước khi bạn dùng hộp thư chung, người quản trị Office 365 cho tổ chức của bạn phải tạo hộp thư chung và thêm bạn vào làm thành viên. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Tạo hộp thư chung mô tả những điều người quản trị cần thực hiện.

Thêm hộp thư chung vào Outlook

Sau khi người quản trị thêm bạn làm thành viên của hộp thư chung, hãy đóng rồi khởi động lại Outlook. Hộp thư chung sẽ hiển thị tự động ở ngăn Thư mục của bạn trong Outlook.

Hộp thư chung hiển thị ở Danh sách Thư mục trong Outlook

Điều gì sẽ xảy ra nếu hộp thư chung không hoạt động?

  • Nếu người quản trị mới chỉ gần đây thêm bạn vào hộp thư chung thì sẽ mất vài phút trước khi hộp thư chung xuất hiện. Chờ một lát, rồi đóng và khởi động lại Outlook một lần nữa.

  • Nếu cách đó không hiệu quả thì bạn hãy thêm hộp thư chung vào Outlook theo cách thủ công:

    1. Mở Outlook.

    2. Chọn tab Tệp trong dải băng.

    3. Chọn Cài đặt tài khoản, rồi chọn Cài đặt tài khoản từ menu.

    4. Chọn tab Email.

    5. Hãy đảm bảo tài khoản phù hợp được tô sáng, rồi chọn Thay đổi.

    6. Chọn Xem thêm cài đặt > Nâng cao > Thêm.

    7. Nhập địa chỉ email dùng chung, như info@contoso.com.

    8. Chọn OK > OK.

    9. Chọn Tiếp theo > Hoàn tất > Đóng.

Gửi thư từ hộp thư chung

  1. Mở Outlook.

  2. Chọn Email mới.

  3. Nếu bạn không thấy trường Từ ở đầu thư của mình, hãy chọn Tùy chọn > Từ.

  4. Bấm vào Từ trong thư, rồi thay đổi thành địa chỉ email dùng chung. Nếu bạn không thấy địa chỉ email dùng chung của mình, chọn Địa chỉ email khác, rồi nhập địa chỉ email dùng chung.

  5. Chọn OK.

  6. Hoàn tất việc nhập thư của bạn, rồi chọn Gửi.

    Từ nay đến khi bạn muốn gửi thư từ hộp thư chung, địa chỉ sẽ sẵn dùng trong danh sách thả xuống Từ của bạn.

    Bất cứ khi nào bạn gửi thư từ hộp thư chung, người nhận sẽ chỉ thấy địa chỉ email dùng chung trong thư.

Trả lời thư được gửi đến hộp thư chung

  1. Mở Outlook.

  2. Mở email bạn muốn trả lời.

  3. Trường Từ ở đầu thư của bạn, bạn sẽ thấy tên hộp thư chung của mình. Nếu bạn không thấy, hãy chọn hộp danh sách thả xuống Từ, rồi chọn hộp thư chung của bạn.

  4. Hoàn tất việc nhập thư của bạn, rồi chọn Gửi.

    Khi bạn muốn gửi thư từ hộp thư chung, địa chỉ sẽ sẵn dùng trong danh sách thả xuống Từ của bạn.

    Bất cứ khi nào bạn gửi thư từ hộp thư chung, người nhận sẽ chỉ thấy địa chỉ email dùng chung trong thư.

Sử dụng lịch dùng chung

Sau khi người quản trị đã thêm bạn làm thành viên của hộp thư chung, hãy đóng, rồi khởi động lại Outlook. Lịch dùng chung liên kết với hộp thư chung sẽ tự động được thêm vào danh sách Lịch của bạn.

  1. Trong Outlook, đi đến dạng xem lịch biểu, rồi chọn hộp thư chung.

    Chọn dạng xem lịch

  2. Khi bạn nhập cuộc hẹn, những người là thành viên của hộp thư chung sẽ có thể xem chúng.

  3. Mọi thành viên của hộp thư chung đều có thể tạo, xem và quản lý các cuộc hẹn trên lịch, tương tự như cuộc hẹn cá nhân. Tất cả những người là thành viên của hộp thư chung đều có thể thấy các thay đổi đối với lịch dùng chung.

Sử dụng danh sách liên hệ chung

Sau khi người quản trị đã thêm bạn làm thành viên của hộp thư chung, hãy đóng, rồi khởi động lại Outlook. Danh sách liên hệ dùng chung liên kết với hộp thư chung sẽ tự động được thêm vào danh sách Liên hệ của tôi của bạn.

  1. Trong Outlook, chọn Mọi người.

  2. Bên dưới Liên hệ của tôi, chọn thư mục liên hệ cho danh sách các liên hệ chung.

    Danh sách liên hệ chung hiển thị ở Ngăn Liên hệ trong Outlook

Sử dụng hộp thư chung trên thiết bị di động (điện thoại hoặc máy tính bảng)

Để truy nhập hộp thư chung trên thiết bị di động, hãy mở trình duyệt của bạn, đăng nhập vào Office 365, rồi truy nhập Outlook trên web. Để biết hướng dẫn, hãy xem mục Thêm hộp thư chung trong Outlook trên web. Từ Outlook trên web, bạn có thể truy nhập hộp thư chung.

Bạn không thể truy nhập hộp thư chung từ ứng dụng Outlook được cài đặt trên thiết bị di động. Bạn có muốn tính năng này không? Thông báo cho đội ngũ Kỹ thuật Outlook. Biểu quyết ở đây!

Gửi thư trả lời tự động từ hộp thư chung

Chỉ người quản trị Office 365 mới có quyền thiết lập tính năng này. Để biết hướng dẫn, hãy xem mục Tạo hộp thư chung.

Chủ đề liên quan

Thêm quy tắc vào hộp thư chung

Thêm hộp thư chung vào Outlook trên web

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×