Lưu ý: Bài viết này đã hoàn thành nhiệm vụ của mình và sẽ sớm không còn được sử dụng nữa. Để tránh các lỗi "Không tìm thấy trang", chúng tôi đang tiến hành loại bỏ những liên kết mà chúng tôi biết. Nếu bạn đã tạo các liên kết cho trang này, vui lòng loại bỏ chúng và chúng ta sẽ cùng nhau duy trì kết nối cho web.
Bạn có thể lưu sổ làm việc Excel có mô hình dữ liệu Power Pivot vào site SharePoint đã được mở rộng để hỗ trợ truy nhập mô hình dữ liệu. Sau khi sổ làm việc được phát hành, các thuộc tính tài liệu và quyền SharePoint xác định cách mà những người khác có thể xem và sử dụng sổ làm việc của bạn.
Trước khi Bạn Bắt đầu
Phát hành sổ làm việc lên SharePoint yêu cầu bạn phải có đủ quyền, phần mềm và kiến thức về cách chuẩn bị sổ làm việc của bạn để phát hành.
Phần mềm Máy chủ
Để xem sổ làm việc trong một trình duyệt, máy chủ SharePoint bạn đang dùng phải có Power Pivot cho SharePoint và Excel Services. Yêu cầu có cả hai dịch vụ để xử lý và kết xuất sổ làm việc trên SharePoint.
Đôi khi bạn có thể xác định xem mình có đúng phần mềm hay không bằng cách xem lại các thư viện và menu ngữ cảnh trên site của bạn, nhưng bạn có thể cần hỏi người quản trị SharePoint liệu phần mềm máy chủ cần thiết có được cài đặt hay không. Nếu site của bạn bao gồm Bộ sưu tập Power Pivot, thì Power Pivot cho SharePoint được cài đặt. Tương tự như vậy, nếu bạn có thể mở sổ làm việc Excel trong một cửa sổ trình duyệt mà không cần phải tải tệp xuống ứng dụng Excel trên máy tính của mình, Excel Services đang chạy trên máy chủ SharePoint của bạn.
Nếu bạn dự định lên lịch tự động làm mới dữ liệu cho sổ làm việc của bạn, hãy đảm bảo kiểm tra với người quản trị máy chủ của bạn để đảm bảo nhà cung cấp dữ liệu bạn đã dùng để nhập dữ liệu cũng sẵn dùng trên máy chủ.
Quyền
Khi bạn lưu một tài liệu vào SharePoint, các quyền SharePoint xác định ai có thể xem, sửa hoặc xoá công việc của bạn. Bảng dưới đây mô tả các quyền SharePoint cấp quyền cụ thể cho sổ làm việc mà bạn phát hành:
|
Quyền |
Quyền |
|
Xem |
Bất kỳ ai có quyền Xem có thể mở sổ làm việc bằng cách đi tới địa chỉ URL cho tệp này. Ngoài ra, quyền Xem cũng sẽ cho phép một người sử dụng sổ làm việc của bạn như một nguồn dữ liệu bên ngoài chỉ đọc cho sổ làm việc Excel khác hoặc các báo cáo. |
|
Đóng góp |
Quyền Đóng góp mạnh hơn vì nó cấp quyền để thêm, sửa hoặc xoá tài liệu trong thư viện SharePoint. |
|
Toàn quyền kiểm soát |
Toàn quyền kiểm soát bao gồm tất cả các quyền liên kết với Đóng góp, cùng với khả năng tạo hoặc quản lý danh sách hoặc thư viện và hoàn tác kiểm xuất. |
Quyền truy nhập vào mọi site hoặc thư viện SharePoint được cấp thông qua quyền mà người quản trị Site hoặc chủ sở hữu site xác định cho các nhóm hoặc người dùng riêng lẻ.
Hầu hết mọi người có hoặc Xem hoặc quyền Đóng góp. Bạn có thể biết mình có quyền nào bằng cách xem menu Hành động Site trên site SharePoint của bạn. Nếu mục duy nhất trên menu là Xem Tất cả Nội dung Site, bạn có quyền Xem và không thể phát hành tệp vào site SharePoint. Nếu bạn nhìn thấy một danh sách mục dài hơn hoặc nhìn thấy Công cụ Thư viện trong ribbon, thì bạn có quyền Đóng góp.
Chuẩn bị Sổ làm việc của Bạn
Trước khi bạn phát hành sổ làm việc Excel chứa dữ liệu Power Pivot, bạn nên thực hiện theo danh sách kiểm tra này để chuẩn bị tài liệu của mình:
-
Tìm hiểu cách tạo sổ làm việc sử dụng thông tin kết nối tiếp tục làm việc sau khi tệp được phát hành.
-
Tìm hiểu những điều cần cân nhắc về bảo mật khi phát hành dữ liệu Power Pivot trong SharePoint.
-
Bạn có thể cải thiện sự trình bày trực quan của sổ làm việc trên SharePoint với các gợi ý sau:
-
Đặt tên có tính mô tả cho trang tính Excel của bạn. Tên trang tính trở thành nhãn trang khi tài liệu được phát hành vào Bộ sưu tập Power Pivot.
-
Tắt các thành phần trực quan không sử dụng. Trong cửa sổ Excel, trong khu vực Hiện của ribbon Dạng xem, hãy tắt Đường lưới, Thanh Công thức, và Đầu đề.
-
Ẩn trang tính Excel trống hoặc không liên quan đến báo cáo. Trong cửa sổ Excel, bấm chuột phải vào tab trang tính và chọn Ẩn Trang tính.
-
Chọn ô A1 trước khi lưu và phát hành sổ làm việc. Khi một tệp đã phát hành được mở trong cửa sổ trình duyệt, tiêu điểm được đặt ở ô hiện hoạt lần cuối trong sổ làm việc. Bằng cách đặt con chạy trong ô A1, bạn đảm bảo rằng góc trên bên trái của trang tính được định vị ở góc trên bên trái của cửa sổ trình duyệt.
-
Kiểm tra Thiết đặt Xác thực và Làm mới
Để có kết quả tốt nhất, hãy sử dụng thiết đặt Excel mặc định để xác thực và làm mới dữ liệu.
Xác nhận xác thực Windows
Theo mặc định, Excel xác định Xác thực Windows để căn cước của người xem sổ làm việc được sử dụng khi truy nhập vào dữ liệu của mô hình dữ liệu sổ làm việc. Duy trì các thiết đặt mặc định cho phép phần mềm máy chủ Power Pivot thu thập thông tin chính xác về những người đang sử dụng sổ làm việc Power Pivot, cho phép bạn cộng tác tốt hơn với các đồng nghiệp đang sử dụng dữ liệu của bạn. Nếu bạn chỉ định Không có ID hoặc ID Dịch vụ Lưu trữ Bảo mật (SSS), thì dữ liệu về việc sử dụng sổ làm việc của bạn sẽ được ghi lại cho tài khoản người dùng Excel Services không được giám sát (hoặc cho ID SSS) thay vì một người thực tế trong tổ chức của bạn.
-
Trong Excel, trên ribbon Dữ liệu, hãy bấm Kết nối Hiện có.
-
Trong hộp thoại Kết nối Hiện có, bấm vào một kết nối trong sổ làm việc > Mở
-
Bấm Thuộc tính > Định nghĩa > Thiết đặt Xác thực.
-
Xác nhận rằng Dùng tài khoản của người dùng đã xác thực được chọn.
Xác định thiết đặt điều khiển làm mới
Thiết đặt điều khiển làm mới có thể ảnh hưởng đến cách bạn xem trước một sổ làm việc Power Pivot trong thư viện Bộ sưu tập Power Pivot. Ví dụ, nếu sổ làm việc của bạn sử dụng thuộc tính làm mới khi mở, và Excel Services được cấu hình để hiện một cảnh báo cho các thao tác làm mới dữ liệu, bạn sẽ thấy ảnh thu nhỏ của cảnh báo làm mới dữ liệu Excel thay vì ảnh xem trước tài liệu.
-
Trong Excel, trên ribbon Dữ liệu, hãy bấm Kết nối > Thuộc tính.
-
Trong Sử dụng > Điều khiển Làm mới, chọn hoặc xóa hộp kiểm Làm mới dữ liệu khi mở tệp dựa trên các đề xuất sau đây; thay đổi tùy theo cách truy nhập dữ liệu của mô hình dữ liệu:
|
Truy nhập dữ liệu |
Đề xuất điều khiển làm mới |
|
Nhúng vào sổ làm việc (kịch bản phổ biến nhất) |
Xóa hộp kiểm Làm mới dữ liệu khi mở tệp. Vì tất cả dữ liệu đều được nhúng, làm mới nó mỗi lần bạn mở sổ làm việc là không cần thiết. |
|
Được lưu trữ như nguồn dữ liệu bên ngoài (ví dụ như nếu bạn thiết lập kết nối dữ liệu bên ngoài cho một sổ làm việc thay vì nhập dữ liệu của nó) |
Chọn hộp kiểm Làm mới dữ liệu khi mở tệp. Vì dữ liệu ở một vị trí khác, bạn muốn làm mới để có thể thực hiện bất kỳ thay đổi nào gần đây với dữ liệu. Để cho phép tạo ảnh xem trước, hãy yêu cầu người quản trị SharePoint tùy chỉnh thiết đặt Cảnh báo khi làm mới trong Excel Services. Để biết thêm thông tin, hãy xem Tạo vị trí tin cậy cho site Power Pivot trên TechNet. |
|
Các thao tác làm mới dữ liệu phía máy chủ (áp dụng cho sổ làm việc mà bạn lưu vào SharePoint và lên lịch cho làm mới dữ liệu Power Pivot). |
Chọn hộp kiểm Làm mới dữ liệu khi mở tệp. Vì việc làm mới dữ liệu được lên lịch cho sổ làm việc này, Power Pivot sẽ tự động kích hoạt thuộc tính Làm mới dữ liệu khi mở tệp trên sổ làm việc này để đảm bảo rằng bộ đệm ẩn PivotTable được thay thế bằng dữ liệu mới hơn. Nếu bạn xóa hộp kiểm này, nó sẽ được chọn tự động khi bạn lưu sổ làm việc trở lại vào SharePoint. |
Chọn một Vị trí cho Tệp của Bạn
Tài liệu mà bạn chia sẻ trên site thường được lưu giữ trong thư viện tài liệu. Tài liệu Được chia sẻ là thư viện tài liệu thông thường nhất, nhưng site SharePoint có Power Pivot cho SharePoint sẽ thường có Bộ sưu tập Power Pivot cung cấp bản xem trước, dạng xem thư viện tùy chỉnh và tính năng truy nhập dễ dàng vào lịch biểu cấu hình làm mới dữ liệu cho sổ làm việc.
Bạn phải chọn một máy chủ SharePoint có Power Pivot cho SharePoint. Nếu bạn phát hành vào máy chủ không có phần mềm máy chủ Power Pivot, dữ liệu sẽ không tải khi bạn mở tài liệu từ một thư viện.
Bạn có thể chọn Tài liệu Được chia sẻ, Bộ sưu tập Power Pivot hoặc bất kỳ thư viện tài liệu nào khác để lưu trữ sổ làm việc của bạn. Để sử dụng những vị trí này, bạn phải biết địa chỉ URL Web của thư viện. Trên site SharePoint mặc định, địa chỉ URL Web cho những thư viện này là như sau:
-
http://<server name>/Shared%20Documents
-
http://<server name>/PowerPivot%20Gallery
-
Để tìm địa chỉ URL Web của bất kỳ thư viện nào, hãy bấm chuột phải vào một tài liệu trong thư viện và chọn Thuộc tính. Địa chỉ (URL) hiển thị đường dẫn SharePoint đến tài liệu. Đảm bảo sử dụng chuột để chọn toàn bộ URL. Đôi khi URL dài có thể bị ẩn một phần khỏi tầm nhìn.
-
Nhiều khả năng là bạn sẽ cần sửa URL trước khi có thể sử dụng nó. Nhất là nếu URL bao gồm trình xem và thuộc tính nguồn, bạn nên loại bỏ những thuộc tính này để có một vị trí có thể sử dụng bao gồm tên máy chủ, site và thư viện. Ví dụ, đối với URL sau đây, bạn có thể lấy đường dẫn URL thực tế bằng cách giữ phần bằng chữ in đậm và xoá phần còn lại: http://Contoso/Sales/_layouts/xlviewer.aspx?id=/PowerPivot%20Gallery/ContosoSales.xlsx&Source=http%3A%2F%2FContoso%2FPowerPivot%2520Gallery%2FForms%2FAllItems%2Easpx&DefaultItemOpen=1. Dựa trên thuộc tính URL, đường dẫn thực tế bạn nên sử dụng cho mục đích phát hành sẽ là 'http://Contoso/Sales/PowerPivot%20Gallery/ContosoSales.xlsx' nếu bạn phát hành tệp ContosoSales.xlsx, hoặc chỉ cần 'http://Contoso/Sales/PowerPivot%20Gallery' nếu bạn chỉ muốn phát hành site và thư viện.
-
Khi chọn vị trí, hãy chọn một thư viện sẵn dùng đối với những người mà bạn muốn chia sẻ sổ làm việc. Bạn có thể cần yêu cầu quyền đối với thư viện hoặc tài liệu để đảm bảo tính sẵn dùng của sổ làm việc.
Lưu Tệp của Bạn vào SharePoint
-
Trong Excel, bấm tệp > lưu dưới dạng> SharePoint hoặc site > Duyệt, rồi chọn một vị trí.
-
Trong hộp thoại Lưu Dưới dạng, trong Tên tệp, hãy nhập tên cho tệp nếu bạn đang sử dụng một vị trí hiện có. Hoặc nếu bạn đã chọn Duyệt tìm vị trí, hãy nhập toàn bộ hoặc một phần URL của site SharePoint. Nếu bạn nhập một phần địa chỉ URL, chẳng hạn như http://<tên máy chủ>, hãy bấm Lưu để mở một kết nối tới máy chủ mà bạn đã xác định và sau đó duyệt tìm site cho thư viện mà bạn muốn sử dụng. Để biết ví dụ về URL SharePoint, hãy xem phần Chọn một Vị trí cho Tệp của Bạn trong chủ đề này.
-
Bấm Lưu để phát hành sổ làm việc vào thư viện.
Trong cửa sổ trình duyệt, xác nhận rằng tài liệu xuất hiện trong thư viện. Tài liệu mới phát hành sẽ xuất hiện trong danh sách. Các thiết đặt thư viện xác định nơi tài liệu sẽ xuất hiện (ví dụ như được sắp xếp theo thứ tự tăng dần trong ngày tháng, hoặc theo thứ tự bảng chữ cái trong tên). Bạn có thể cần làm mới cửa sổ trình duyệt để xem các bổ sung gần đây nhất.
Tải Sổ làm việc Power Pivot lên SharePoint
Một phương pháp khác để thêm sổ làm việc Power Pivot là tải nó từ site SharePoint. Dùng phương pháp này nếu bạn muốn bắt đầu từ SharePoint.
-
Trong một site SharePoint, hãy mở một thư viện tài liệu.
-
Trong Công cụ Thư viện, bấm Tài liệu > Tải lên Tài liệu > Tải lên Tài liệu.
-
Duyệt tới vị trí của tệp .xlsx đã lưu, chọn tệp, sau đó bấm OK.
Tệp được tải lên site SharePoint và xuất hiện trong thư mục. Bạn có thể cần bấm nút làm mới trong trình duyệt của mình trước khi bạn có thể nhìn thấy nó. Bây giờ bạn có thể mở tệp trong SharePoint. Bạn có thể cho mọi người biết vị trí tệp bằng cách cung cấp cho họ địa chỉ URL của tệp.
