Loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân bằng cách kiểm tra tài liệu, bản trình bày hoặc sổ làm việc

Lưu ý:  Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Khi bạn chia sẻ một bản sao điện tử của một số tài liệu Office với khách hàng hoặc đồng nghiệp, đó là nên xem lại tài liệu để dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân. Bạn có thể loại bỏ thông tin ẩn này trước khi bạn chia sẻ tài liệu với người khác. Tính năng Người kiểm tra Tài liệu trong Word, Excel, PowerPointhoặc Visio có thể giúp bạn tìm và loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân trong tài liệu mà bạn dự định chia sẻ.

Ẩn thông tin có thể bao gồm:

  • dữ liệu ẩn hoặc thông tin cá nhân mà bạn có thể không muốn chia sẻ trong tài liệu Word

  • dữ liệu Excel thêm sổ làm việc khi bạn cộng tác với người khác

  • dữ liệu ẩn hoặc các thông tin cá nhân trong một PowerPoint có thể được lưu trong bản trình bày hoặc siêu dữ liệu của nó

  • thông tin tài liệu, thuộc tính tệp trong tài liệu Visio

Lưu ý: Trừ khi bạn gửi tài liệu của bạn để Microsoft, Microsoft không có quyền truy nhập vào bất kỳ thông tin từ tài liệu của bạn.

Bài viết này mô tả các loại thông tin được lưu trữ thông thường trong tài liệu Office sao cho bạn có thể quyết định cần giữ và những gì để loại bỏ trong tài liệu hoặc siêu dữ liệu. Có là một số thông tin Người kiểm tra Tài liệu không thể loại bỏ, giải thích trong các bảng đi kèm với thêm chi tiết về Word, Excelvà PowerPoint.

Một bản sao điện tử của tài liệu Word mà bạn chia sẻ với khách hàng hoặc đồng nghiệp thường có chứa dữ liệu ẩn hoặc thông tin cá nhân được lưu trữ trong tài liệu đó hoặc trong thuộc tính tài liệu hoặc siêu dữ liệu.

Mẹo: Nếu bạn chỉ đang tìm kiếm để không in chú thích, hãy đi đến tệp > in, bấm In tất cả các trang và bỏ chọn Đánh dấu in.

Các loại dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân

Word tài liệu có thể chứa các kiểu dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân:

  • Chú thích, dấu hiệu đính từ các thay đổi, phiên bản, và chú giải viết tay     Nếu bạn đã cộng tác với người khác để tạo tài liệu, tài liệu của bạn có thể chứa mục chẳng hạn như dấu hiệu đính từ các thay đổi được theo dõi, chú thích, chú giải viết tay hoặc phiên bản. Thông tin này có thể cho phép người khác nhìn thấy tên của những người làm việc trên tài liệu của bạn, chú thích từ những người và những thay đổi được thực hiện đối với tài liệu, những điều bạn có thể không muốn chia sẻ bên ngoài nhóm của bạn.

  • Thuộc tính tài liệu và thông tin cá nhân     Thuộc tính tài liệu hoặc siêu dữ liệu, bao gồm chi tiết về tài liệu của bạn chẳng hạn như tác giả, chủ đề và tiêu đề. Thuộc tính tài liệu cũng bao gồm thông tin được tự động duy trì bằng Office chương trình, chẳng hạn như tên người gần đây nhất đã lưu tài liệu và ngày khi tài liệu được tạo. Nếu bạn đã sử dụng tính năng cụ thể, tài liệu của bạn cũng có thể chứa bổ sung loại thông tin cá nhân (PII), chẳng hạn như tiêu đề email, thông tin gửi-để-xem lại, phiếu và tên mẫu.

  • Đầu trang, chân trang, và hình nền mờ   Word tài liệu có thể chứa các thông tin trong đầu trang và chân trang. Ngoài ra, bạn có thể có thêm hình nền mờ vào tài liệu Word . 

  • Văn bản ẩn   Word tài liệu có thể chứa văn bản được định dạng dưới dạng văn bản ẩn. Nếu bạn không biết liệu tài liệu của bạn chứa văn bản ẩn, bạn có thể sử dụng Người kiểm tra Tài liệu để tìm kiếm nó. 

  • Thuộc tính máy chủ tài liệu     Nếu tài liệu của bạn được lưu vào một vị trí trên một máy chủ quản lý tài liệu, chẳng hạn như site không gian tài liệu hoặc thư viện dựa trên Windows SharePoint Services, tài liệu có thể chứa thuộc tính tài liệu bổ sung hoặc thông tin liên quan đến vị trí máy chủ này.

  • Dữ liệu XML tùy chỉnh     Tài liệu có thể chứa dữ liệu XML tùy chỉnh không được hiển thị trong tài liệu đó. Người kiểm tra Tài liệu có thể tìm thấy và loại bỏ dữ liệu XML này.

Tìm và loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân với giám định viên tài liệu

Bạn có thể dùng Người kiểm tra Tài liệu để tìm và loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân trong tài liệu Word . Thật tốt hơn dùng Người kiểm tra Tài liệu trước khi bạn chia sẻ một bản sao điện tử Word tài liệu của bạn, chẳng hạn như trong một phần đính kèm email.

Quan trọng: Chúng tôi khuyên bạn sử dụng Người kiểm tra Tài liệu trên một bản sao của tài liệu gốc của bạn, vì nó không phải luôn có thể khôi phục dữ liệu Người kiểm tra Tài liệu sẽ loại bỏ.

  1. Mở tài liệu Word mà bạn muốn kiểm tra dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân.

  2. Bấm tab Tệp, bấm Lưu Dưới dạng rồi nhập tên trong hộp Tên tệp để lưu bản sao của tài liệu gốc của bạn.

    Lưu ý: Trong Word 2007: bấm Microsoft Office Button Ảnh nút , bấm Lưu dưới dạngvà sau đó nhập tên trong hộp tên tệp để lưu bản sao của tài liệu gốc của bạn.

  3. Trong bản sao của tài liệu gốc, bấm tab Tệp rồi bấm Thông tin.

    Trong Word 2007: trong bản sao của tài liệu gốc của bạn, bấm Nút Microsoft Office Ảnh nút , trỏ tới chuẩn bị, sau đó bấm Kiểm tra tài liệu. Bỏ qua bước 4 và tiếp tục đến bước 5.

  4. Bấm kiểm tra vấn đề, sau đó bấm Kiểm tra tài liệu.

  5. Trong hộp thoại Giám định viên Tài liệu, chọn hộp kiểm để chọn kiểu nội dung ẩn bạn muốn được kiểm tra.

  6. Bấm Kiểm tra.

  7. Xem lại kết quả của lần kiểm tra trong hộp thoại Trình kiểm tra Tài liệu.

  8. Hãy bấm Loại bỏ Tất cả kế bên kết quả kiểm tra cho kiểu nội dung ẩn bạn muốn loại bỏ khỏi tài liệu của bạn.

    Quan trọng: 

    • Nếu bạn loại bỏ nội dung ẩn khỏi tài liệu, bạn có thể không khôi phục được nó bằng cách bấm Hoàn tác.

    • Nếu bạn muốn loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân khỏi tài liệu mà bạn lưu theo định dạng văn bản OpenDocument (.odt), bạn phải chạy Người kiểm tra Tài liệu mỗi lần bạn lưu tài liệu trong định dạng đó.

Kiểm tra tài liệu tìm và loại bỏ trong tài liệu Word

Trong Word, Người kiểm tra Tài liệu Hiển thị trình kiểm tra một số khác nhau để cho phép bạn tìm và loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân cụ thể cho Word tài liệu. Để biết danh sách các kiểu khác nhau của dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân mà Người kiểm tra Tài liệu có thể tìm thấy và loại bỏ khỏi tài liệu Word , xem lại bảng sau đây.

Lưu ý: 

  • Nếu tổ chức của bạn đã tùy chỉnh Người kiểm tra Tài liệu bằng cách thêm mô-đun giám định viên, bạn có thể kiểm tra tài liệu loại thông tin bổ sung.

  • Nếu bạn đang dùng Microsoft Word Starter 2010, không phải tất cả các tính năng được liệt kê cho Word được hỗ trợ trong Word Starter. Để biết thêm thông tin về các tính năng sẵn dùng trong Word Starter, hãy xem tính năng Word Starter hỗ trợ.

Tên trình kiểm tra

Tìm và loại bỏ

Chú thích, Chỉnh sửa, Phiên bản và Chú giải

Lưu ý: Trong Word Starter 2010, Người kiểm tra Tài liệu sẽ loại bỏ chỉ Phiên bản và chú giải.

  • Chú thích

  • Dấu hiệu đính từ các thay đổi được theo dõi

  • Thông tin phiên bản tài liệu

  • Chú giải viết tay

Thuộc tính Tài liệu và Thông tin Cá nhân

  • Thuộc tính tài liệu, bao gồm thông tin từ tab Tóm tắt , Thống kêTùy chỉnh của hộp thoại Thuộc tính Tài liệu

  • Đề mục email

  • Phiếu định lộ trình

  • Thông tin gửi-để-xem lại

  • Thuộc tính máy chủ tài liệu

  • Thông tin Chính sách Quản lý Tài liệu

  • Thông tin kiểu nội dung

  • Thông tin về nối kết của việc kết hợp dữ liệu cho các trường liên kết dữ liệu (giá trị cuối sẽ được chuyển thành văn bản)

  • Tên người dùng

  • Tên mẫu

Đầu trang, Chân trang và Hình nền mờ

  • Thông tin trong đầu trang tài liệu

  • Thông tin trong chân trang tài liệu

  • Hình nền mờ

Văn bản ẩn

Văn bản được định dạng ẩn (một hiệu ứng phông sẵn dùng trong hộp thoại Phông)

Lưu ý: Giám định viên này không thể phát hiện văn bản bị ẩn bằng các phương pháp khác (ví dụ, văn bản trắng trên nền trắng).

Dữ liệu XML Tùy chỉnh

  • Dữ liệu XML tùy chỉnh có thể được lưu trong tài liệu

Nội dung Ẩn

Các đối tượng bị ẩn vì chúng đã được định dạng ẩn.

Lưu ý: Giám định viên này không thể phát hiện các đối tượng bị che phủ bởi các đối tượng khác.

Khi bạn chia sẻ bản sao sổ làm việc Excel điện tử, hãy đảm bảo rằng bạn xem lại sổ làm việc cho dữ liệu ẩn hoặc thông tin cá nhân có thể được lưu trong sổ làm việc đó hoặc các thuộc tính tài liệu (siêu dữ liệu).

Người kiểm tra Tài liệu trong Excel có thể giúp bạn tìm và loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân trong sổ làm việc của bạn.

Lưu ý: Mặc dù bạn có thể loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân khỏi sổ làm việc bạn đã gửi tới những người khác, nếu sổ làm việc Excel đã được lưu dưới dạng một Sổ làm việc chia sẻ, bạn không thể loại bỏ chú thích, chú thích, thuộc tính tài liệu và cá nhân thông tin. Để loại bỏ thông tin này từ một sổ làm việc được chia sẻ, sao chép đầu tiên và tắt tính năng sổ làm việc được chia sẻ.

Tìm và loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân

Người kiểm tra Tài liệu giúp bạn tìm và loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân trong sổ làm việc Excel . Thật tốt hơn dùng Người kiểm tra Tài liệu trước khi bạn chia sẻ một bản sao điện tử của sổ làm việc của bạn, chẳng hạn như trong phần đính kèm email.

Quan trọng: Chúng tôi khuyên bạn sử dụng Người kiểm tra Tài liệu trên một bản sao của sổ làm việc gốc của bạn, vì nó không phải luôn có thể khôi phục dữ liệu Người kiểm tra Tài liệu sẽ loại bỏ.

  1. Hãy mở sổ làm việc mà bạn muốn kiểm tra dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân.

  2. Bấm Tệp > Lưu Dưới dạng, rồi nhập tên khác trong hộp Tên tệp để lưu bản sao của sổ làm việc gốc.

    Lưu ý: Trong Excel 2007: bấm Microsoft Office Button Ảnh nút , bấm Lưu dưới dạng, sau đó nhập tên trong hộp tên tệp để lưu bản sao của sổ làm việc gốc của bạn.

  3. Trong bản sao của sổ làm việc gốc, hãy bấm Tệp > Thông tin.

    Trong Excel 2007: trong bản sao của sổ làm việc gốc của bạn, bấm Nút Microsoft Office Ảnh nút , trỏ tới chuẩn bị, sau đó bấm Kiểm tra tài liệu. Bỏ qua bước 4 và tiếp tục đến bước 5.

  4. Bấm kiểm tra vấn đề, sau đó bấm Kiểm tra tài liệu.

  5. Trong hộp Giám định viên tài liệu , hãy chọn hộp của các kiểu nội dung ẩn bạn muốn được kiểm tra. Để biết thêm thông tin về trình kiểm tra riêng lẻ, hãy xem thông tin mà giám định viên tài liệu tìm và loại bỏ

  6. Bấm Kiểm tra.

  7. Xem lại kết quả của kiểm tra trong hộp Giám định viên tài liệu .

  8. Hãy bấm vào phần Loại bỏ Tất cả ở kế bên kết quả kiểm tra loại nội dung ẩn bạn muốn loại bỏ khỏi tài liệu của mình.

    Quan trọng: 

    • Nếu bạn loại bỏ nội dung ẩn khỏi sổ làm việc, có thể bạn sẽ không khôi phục được nó bằng cách bấm Hoàn tác.

    • Nếu bạn loại bỏ ẩn hàng, cột hoặc trang tính có chứa dữ liệu, bạn có thể thay đổi kết quả của phép tính hoặc công thức trong sổ làm việc của bạn. Nếu bạn không biết những thông tin các hàng ẩn, cột hoặc trang tính chứa, đóng Người kiểm tra Tài liệu, hủy ẩn các hàng ẩn, cột, hoặc trang tính và rồi xem lại nội dung của họ.

    • Không dùng được giám định viên cho Chú thích và Chú giải, Thuộc tính Tài liệu và Thông tin Cá nhân, và Đầu trang và Chân trang trong sổ làm việc đã được lưu dưới dạng sổ làm việc chung (Xem lại > Sổ làm việc Chung). Điều này là do sổ làm việc chung sử dụng thông tin cá nhân để cho phép những người khác nhau cộng tác trên cùng một sổ làm việc. Để loại bỏ thông tin này ra khỏi sổ làm việc chung, bạn có thể sao chép sổ làm việc đó rồi hủy chia sẻ nó. Để hủy chia sẻ sổ làm việc, bấm Xem lại > Chia sẻ Sổ làm việc, bỏ chọn hộp kiểm Cho phép nhiều người thực hiện thay đổi cùng lúc.

      Lưu ý: Thôi chia sẻ không sẵn dùng trong Microsoft Excel Starter 2010. Để ngừng chia sẻ, bạn phải sử dụng phiên bản đầy đủ của Excel.

    • Nếu bạn muốn loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân khỏi bảng tính mà bạn lưu theo định dạng bảng tính OpenDocument (.ods), bạn cần phải chạy Người kiểm tra Tài liệu mỗi khi bạn lưu bảng tính trong định dạng này.

Các loại dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân trong Excel

Đây là một số mục mà có thể là nguồn của dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân trong sổ làm việc Excel của bạn:

  • Chú thích và chú giải viết tay     Sổ làm việc của bạn có thể chứa mục chẳng hạn như chú thích hoặc chú giải viết tay nếu bạn cộng tác với người khác để tạo sổ làm việc của bạn. Thông tin này có thể cho phép người khác nhìn thấy tên của những người làm việc trên sổ làm việc của bạn, chú thích từ những người và những thay đổi được thực hiện đối với sổ làm việc của bạn.

  • Thuộc tính tài liệu và thông tin cá nhân     Thuộc tính tài liệu hoặc siêu dữ liệu trong Excel, giống như trong các ứng dụng Office , bao gồm chi tiết như tác giả, chủ đề và tiêu đề. Office tự động duy trì tên của người đã lưu gần đây nhất một sổ làm việc, ngày khi tài liệu được tạo ra và tài liệu vị trí (Excel 2013 hoặc phiên bản mới hơn). Có thể thêm loại thông tin cá nhân (PII), chẳng hạn như tiêu đề email, thông tin gửi-để-xem lại, phiếu, thuộc tính máy in (ví dụ, đường dẫn máy in và bảo mật mã truyền in) và thông tin đường dẫn tệp để phát hành Trang web.

  • Đầu trang và chân trang     Sổ làm việc có thể có thông tin trong đầu trang và chân trang.

  • Hàng, cột và trang tính bị ẩn    Sổ làm việc có thể có những hàng, cột và toàn bộ trang tính bị ẩn đi. Nếu bạn phân phát một bản sao của sổ làm việc có chứa những hàng, cột hay trang tính ẩn, thì người khác có thể hủy ẩn chúng và xem dữ liệu chứa trong đó.

  • Thuộc tính máy chủ tài liệu     Sổ làm việc được lưu vào một vị trí trên một máy chủ quản lý tài liệu, chẳng hạn như site không gian tài liệu hoặc thư viện dựa trên Windows SharePoint Services, có thể chứa thuộc tính tài liệu bổ sung hoặc thông tin liên quan đến vị trí máy chủ.

  • Dữ liệu XML tùy chỉnh     Sổ làm việc có thể có dữ liệu XML tùy chỉnh không được hiển thị trong tài liệu đó. Người kiểm tra Tài liệu có thể tìm thấy và loại bỏ dữ liệu XML này.

  • Nội dung không hiển thị    Sổ làm việc có thể có các đối tượng không hiển thị ra vì chúng được định dạng ẩn.

  • Nối kết Ngoài    Sổ làm việc có thể có các nối kết đến dữ liệu trong những sổ làm việc khác (nối kết ngoài). Lúc này tên của những trang tính có chứa dữ liệu đó sẽ được lưu cùng với sổ làm việc nhưng có thể không hiển thị ra.

  • Tệp hay đối tượng nhúng    Sổ làm việc có thể có các tệp nhúng (chẳng hạn như tài liệu Office hoặc tài liệu Văn bản) hoặc có các đối tượng nhúng (chẳng hạn như một biểu đồ hay phương trình) mà có thể có chứa dữ liệu bạn không nhìn thấy.

  • Mã macro của VBA    Sổ làm việc có thể có macro, mô-đun VBA, COM hay điều khiển ActiveX, Biểu mẫu Người dùng, hoặc Hàm do Người dùng Xác định (UDF) vốn có thể chứa dữ liệu ẩn.

  • Các mục có thể có dữ liệu lưu trong bộ đệm ẩn    Sổ làm việc có thể có dữ liệu lưu trong bộ đệm ẩn cho PivotTable, PivotChart, slicer, đường thời gian và các hàm Cube vốn có thể không hiển thị ra.

  • Khảo sát Excel    Sổ làm việc có thể có ẩn câu hỏi khảo sát Excel vốn được nhập trong Excel Online và lưu cùng với sổ làm việc, nhưng không hiển thị ra.

  • Các kịch bản trong Trình quản lý Kịch bản    Sổ làm việc có thể có các kịch bản được xác định bằng cách dùng Trình quản lý Kịch bản. Những kịch bản này có thể chứa dữ liệu lưu trong bộ đệm ẩn hoặc được ẩn đi.

  • Bộ lọc    Sổ làm việc có thể có Tự Lọc hay bộ lọc bảng vốn có thể làm cho dữ liệu trong bộ đệm ẩn hoặc dữ liệu ẩn được lưu cùng với sổ làm việc.

  • Tên ẩn    Sổ làm việc có thể có tên ẩn vốn có thể là nguồn của dữ liệu ẩn.

Kiểm tra tài liệu tìm và loại bỏ trong tài liệu Excel

Người kiểm tra Tài liệu Hiển thị mục mà nó phát hiện để giúp bạn tìm và loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân cụ thể cho sổ làm việc Excel . Bảng sau liệt kê các kiểu dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân Người kiểm tra Tài liệu có thể tìm thấy và loại bỏ khỏi sổ làm việc của bạn.

Lưu ý: 

  • Không phải tất cả các tính năng l Excelđược liệt kê trong bảng được hỗ trợ trong Microsoft Excel Starter 2010. Để biết thêm thông tin về các tính năng sẵn dùng trong Excel Starter, hãy xem tính năng Excel Starter hỗ trợ.

  • Nếu tổ chức của bạn đã thêm mô-đun giám định viên tùy chỉnh vào Người kiểm tra Tài liệu, bạn có thể thấy loại thông tin bổ sung.

Đối với những mục này:

Người kiểm tra Tài liệu tìm và loại bỏ:

Chú thích và chú giải

  • Chú thích

  • Chú giải viết tay

Lưu ý: Trong Excel Starter 2010, Người kiểm tra Tài liệu loại bỏ chỉ chú thích.

Thuộc tính Tài liệu và Thông tin Cá nhân

  • Thuộc tính tài liệu, bao gồm thông tin từ tab Tóm tắt , Thống kêTùy chỉnh của hộp thoại Thuộc tính Tài liệu

  • (Excel 2013 hoặc phiên bản mới hơn) Vị trí tài liệu, khi bấm vào Loại bỏ tất cả, vị trí tài liệu hiện có sẽ được gọn gàng từ tệp. Vị trí tài liệu sẽ không thể thêm trở lại tệp khi lưu cho đến khi bạn đóng Excel 2013 trở lên và mở lại tệp lại.

  • Tiêu đề email

  • Phiếu định lộ trình

  • Thông tin gửi-để-xem lại

  • Thuộc tính máy chủ tài liệu

  • Thông tin Chính sách Quản lý Tài liệu

  • Thông tin kiểu nội dung

  • Tên người dùng

  • Thông tin về đường dẫn máy in

  • Chú thích về tình huống

  • Đường dẫn tệp để phát hành trang Web

  • Chú thích cho các tên đã xác định và tên bảng

  • Các kết nối dữ liệu ngoài không hoạt động

Đầu trang và Chân trang

  • Thông tin trong đầu trang của sổ làm việc

  • Thông tin trong chân trang của sổ làm việc

Các Hàng và Cột Ẩn

  • Các hàng ẩn

  • Các cột ẩn có chứa dữ liệu

    Lưu ý: 

    • Nếu trong sổ làm việc của bạn có những cột ẩn không chứa dữ liệu và chúng nằm giữa những cột có chứa dữ liệu, thì những cột ẩn trống này cũng sẽ được phát hiện và loại bỏ.

    • Nếu các hàng hoặc cột ẩn trong sổ làm việc chứa dữ liệu, bạn có thể thay đổi kết quả của phép tính hoặc công thức trong sổ làm việc của bạn bằng cách loại bỏ chúng. Nếu bạn không biết những thông tin ẩn hàng hoặc cột chứa, đóng Người kiểm tra Tài liệu, hủy ẩn các hàng hoặc cột ẩn, và rồi xem lại nội dung của họ.

    • Người kiểm tra Tài liệu không phát hiện các hình dạng, biểu đồ, điều khiển, đối tượng ActiveX và điều khiển, ảnh hoặc đồ họa SmartArt có thể nằm trong các cột ẩn.

    • Ẩn hàng hoặc cột ẩn không được loại bỏ nếu chúng là một phần của một tiêu đề bảng, danh sách đầu trang hoặc Pivottable. Các hàng và cột là đã bỏ ẩn.

Trang tính Ẩn

Trang tính ẩn

Lưu ý: Nếu trang tính ẩn trong sổ làm việc chứa dữ liệu, bạn có thể thay đổi kết quả của phép tính hoặc công thức trong sổ làm việc của bạn bằng cách loại bỏ chúng. Nếu bạn không biết những thông tin chứa trang tính ẩn, đóng Người kiểm tra Tài liệu, bỏ ẩn trang tính ẩn, và rồi xem lại nội dung của họ.

Dữ liệu XML Tùy chỉnh

Dữ liệu XML Tùy chỉnh có thể được lưu trong sổ làm việc

Nội dung Không nhìn thấy

Đối tượng mà không hiển thị là do chúng được định dạng ẩn đi

Lưu ý: Người kiểm tra Tài liệu không phát hiện đối tượng bị che phủ bởi các đối tượng khác.

Thông tin mà Giám định viên Tài liệu tìm thấy nhưng không thể loại bỏ

Người kiểm tra Tài liệu dò tìm các mục sau đây có thể có dữ liệu không được hiển thị trong sổ làm việc của bạn. Nó không thể loại bỏ những mục này cho bạn bởi vì nó có thể gây ra sổ làm việc không hoạt động đúng cách. Bạn có thể kiểm tra mỗi mục tìm thấy và xác định nếu bạn muốn loại bỏ nó theo cách thủ công hoặc thay thế bằng một mục không có dữ liệu ẩn, chẳng hạn như ảnh tĩnh.

Đối với những mục này:

Tìm thấy Người kiểm tra Tài liệu :

Nối kết ngoài

Nối kết tới dữ liệu trong những sổ làm việc khác. Tên của những trang tính có chứa dữ liệu được lưu cùng với sổ làm việc của bạn nhưng lại không hiển thị trong đó. Nối kết ngoài bao gồm các tham chiếu ngoài được sử dụng trong:

  • Các ô trong trang tính

  • Tên

  • Các đối tượng, chẳng hạn như hộp văn bản hoặc hình dạng

  • Tiêu đề biểu đồ

  • Chuỗi dữ liệu biểu đồ

Các tệp hay đối tượng nhúng

Nhúng tệp (chẳng hạn như một Office hoặc văn bản tài liệu) hoặc đối tượng (chẳng hạn như biểu đồ hay phương trình) mà có thể có dữ liệu không được hiển thị trong sổ làm việc nhúng. Đây là ví dụ về một số loại đối tượng:

  • Đối tượng ảnh bitmap

  • Microsoft Phương trình 3.0 đối tượng

  • Microsoft Đối tượng biểu đồ thị

  • PowerPoint Đối tượng bản trình bày

  • Visio Đối tượng vẽ

  • Word Đối tượng tài liệu

  • Đối tượng Văn bản của OpenDocument

Mã macro của VBA

Mục marco hay VBA vốn có thể có dữ liệu ẩn trong sổ làm việc của bạn. Mục này bao gồm:

  • Macro, bao gồm các trang tính Macro Excel 4.0 (XLM)

  • Mô-đun VBA

  • Điều khiển COM hay ActiveX

  • Biểu mẫu người dùng, bao gồm Excel 5.0 biểu mẫu

  • Hàm do Người dùng Xác định (UDF)

Các tính năng của BI với dữ liệu lưu trong bộ đệm ẩn

Tính năng của BI mà có thể đã đệm ẩn dữ liệu được lưu cùng với sổ làm việc, có thể có chứa dữ liệu đó sẽ không hiển thị. Kiểm tra Người kiểm tra Tài liệu cho các mục sau đây có thể có PivotCache, SlicerCache, hoặc khối bộ đệm ẩn công thức:

  • PivotTables và PivotCharts

  • Slicer và đường thời gian

  • Công thức cube

Khảo sát Excel

Excel Câu hỏi khảo sát được tạo trong Excel Online và lưu cùng với sổ làm việc không hiển thị đó.

Kịch bản của Trình quản lý Kịch bản

Những kịch bản mà được xác định trong Trình quản lý Kịch bản và có thể khiến cho dữ liệu lưu trong bộ đệm ẩn hoặc dữ liệu ẩn được lưu cùng với sổ làm việc.

Bộ lọc

Bộ lọc có thể là nguyên nhân được đệm ẩn hoặc ẩn dữ liệu trong sổ làm việc của bạn. Người kiểm tra Tài liệu kiểm tra các bộ lọc lọc tự động và bảng được áp dụng cho dữ liệu của bạn.

Tên ẩn

Tên ẩn vốn có thể chứa dữ liệu ẩn trong sổ làm việc.

Bạn có thể tìm và loại bỏ ẩn thông tin trong bản trình bày PowerPoint của bạn bằng cách dùng Người kiểm tra Tài liệu.

Mẹo: Nếu bạn chỉ đang tìm kiếm để không in chú thích, hãy đi đến tệp > in, bấm Trang chiếu toàn trang và bỏ chọn In chú thích.

Tìm và loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân

Quan trọng: Chúng tôi khuyên bạn sử dụng Người kiểm tra Tài liệu trên một bản sao của bản trình bày gốc, vì nó không phải luôn có thể khôi phục dữ liệu Người kiểm tra Tài liệu sẽ loại bỏ.

  1. Mở bản trình bày PowerPoint mà bạn muốn kiểm tra dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân.

  2. Trên tab tệp , chọn Lưu dưới dạng, sau đó nhập tên trong hộp tên tệp để lưu bản sao của bản trình bày gốc.

    Lưu ý: Trong PowerPoint 2007: bấm Microsoft Office Button Ảnh nút , bấm Lưu dưới dạng, sau đó nhập tên trong hộp tên tệp để lưu bản sao của bản trình bày gốc.

  3. Trong bản sao của bản trình bày gốc của bạn, trên tab tệp , chọn thông tin.

    Lưu ý: Trong PowerPoint 2007: trong bản sao của bản trình bày gốc, bấm nút Microsoft Office nút Office Ảnh nút , trỏ tới chuẩn bị, sau đó bấm Kiểm tra tài liệu. Bỏ qua bước 4 và tiếp tục đến bước 5.

  4. Bấm kiểm tra vấn đề, sau đó kiểm tra tài liệu.

  5. Trong hộp thoại Giám định viên tài liệu , hãy chọn hộp kiểm để chọn kiểu nội dung ẩn mà bạn muốn được kiểm tra. Để biết thêm thông tin về trình kiểm tra riêng lẻ, hãy xem thông tin mà giám định viên tài liệu tìm và loại bỏ.

  6. Bấm Kiểm tra.

  7. Xem lại kết quả của lần kiểm tra trong hộp thoại Trình kiểm tra Tài liệu.

  8. Hãy bấm Loại bỏ Tất cả kế bên kết quả kiểm tra cho kiểu nội dung ẩn bạn muốn loại bỏ khỏi tài liệu của bạn.

    • Nếu bạn loại bỏ nội dung ẩn ra khỏi bản trình bày, có thể bạn sẽ không khôi phục được dữ liệu bằng cách bấm Hoàn tác.

    • Nếu bạn muốn loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân khỏi bản trình bày bạn lưu theo định dạng bản trình bày OpenDocument (.odp), bạn phải chạy Người kiểm tra Tài liệu mỗi khi bạn lưu bản trình bày trong định dạng này.

Các loại dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân

bản trình bày PowerPoint có thể lưu một số loại dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân. Trong khi thông tin này có thể không hiển thị ngay lập tức, nó vẫn có thể được truy xuất từ bản trình bày của bạn.

Ẩn thông tin có thể bao gồm dữ liệu đó PowerPoint thêm để cho phép bạn cộng tác trên tạo bản trình bày với người khác. Nó cũng có thể bao gồm thông tin mà bạn đã cố ý chỉ định dạng ẩn.

bản trình bày PowerPoint có thể chứa các kiểu dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân:

  • Chú thích và chú giải viết tay    Nếu bạn cộng tác với người khác để tạo bản trình bày, bản trình bày của bạn có thể chứa mục chẳng hạn như chú thích hoặc chú giải viết tay. Thông tin này có thể cho phép người khác để xem các thay đổi đã được thực hiện và tên của những người làm việc trên bản trình bày của bạn, cùng với chú thích từ những người.

  • Chỉnh sửa dữ liệu theo dõi    Khi bạn cộng tác trên tài liệu được chia sẻ được lưu trữ trong đám mây, PowerPoint 2016 cho Office 365 lưu trữ dữ liệu về ai thực hiện thay đổi vào tài liệu và khi các thay đổi được thực hiện.

  • Thuộc tính tài liệu và thông tin cá nhân     Thuộc tính tài liệu, còn được gọi là siêu dữ liệu, bao gồm chi tiết về bản trình bày của bạn chẳng hạn như tác giả, chủ đề và tiêu đề. Thuộc tính tài liệu cũng bao gồm thông tin được tự động duy trì bằng Office chương trình, chẳng hạn như tên người gần đây nhất đã lưu tài liệu và ngày khi tài liệu được tạo. Nếu bạn đã sử dụng tính năng cụ thể, tài liệu của bạn cũng có thể chứa bổ sung loại thông tin cá nhân (PII), chẳng hạn như tiêu đề email, thông tin gửi-để-xem lại, phiếu định tuyến và thông tin đường dẫn tệp để phát hành trang Web.

  • Nội dung không nhìn thấy trên bản chiếu     Bản trình bày của bạn có thể chứa những đối tượng không nhìn thấy vì chúng được định dạng là ẩn.

  • Nội dung ngoài bản chiếu    bản trình bày PowerPoint có thể chứa đối tượng không nhìn thấy được ngay lập tức vì chúng được kéo ngoài trang chiếu vào vùng nằm ngoài bản chiếu. Nội dung nằm ngoài bản chiếu này có thể bao gồm hộp văn bản, hình mẫu, đồ họa và bảng. 

  • Ghi chú bản trình bày     Phần ghi chú của bản trình bày PowerPoint có thể chứa văn bản mà bạn có thể không muốn chia sẻ công khai, đặc biệt là nếu các ghi chú được viết chịu hoàn toàn cho việc sử dụng người đã thực hiện bản trình bày.

  • Thuộc tính máy chủ tài liệu     Nếu bản trình bày của bạn được lưu vào một vị trí trên một máy chủ quản lý tài liệu, chẳng hạn như site không gian tài liệu hoặc thư viện dựa trên Windows SharePoint Services, bản trình bày có thể chứa thuộc tính tài liệu bổ sung hoặc thông tin liên quan đến vị trí máy chủ này.

  • Dữ liệu XML tùy chỉnh    Bản trình bày có thể chứa dữ liệu XML tùy chỉnh không được hiển thị trong tài liệu đó. Người kiểm tra Tài liệu có thể tìm thấy và loại bỏ dữ liệu XML này.

Thông tin mà Giám định viên Tài liệu tìm và loại bỏ

Trong PowerPoint, Người kiểm tra Tài liệu sẽ hiển thị một số trình kiểm tra khác nhau cho phép bạn tìm và loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân cụ thể cho bản trình bày PowerPoint. Để biết danh sách các kiểu khác nhau của dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân mà Người kiểm tra Tài liệu có thể tìm thấy và loại bỏ khỏi bản trình bày, hãy xem lại bảng sau đây.

Nếu tổ chức của bạn đã tùy chỉnh Người kiểm tra Tài liệu bằng cách thêm mô-đun giám định viên, bạn có thể kiểm tra bản trình bày của bạn cho loại thông tin bổ sung.

Tên trình kiểm tra

Tìm và loại bỏ

Chú thích và chú giải

  • Chú thích

  • Chú giải viết tay

Thuộc tính Tài liệu và Thông tin Cá nhân

  • Thuộc tính tài liệu, bao gồm thông tin từ tab Tóm tắt , Thống kêTùy chỉnh của hộp thoại Thuộc tính Tài liệu

  • Tiêu đề email

  • Phiếu định lộ trình

  • Thông tin gửi-để-xem lại

  • Thuộc tính máy chủ tài liệu

  • Thông tin Chính sách Quản lý Tài liệu

  • Thông tin kiểu nội dung

  • Đường dẫn tệp để phát hành các trang web

Dữ liệu theo dõi hiệu đính

Dữ liệu về ai đã sửa tệp và khi nó đã được chỉnh sửa.

Tính năng này chỉ sẵn dùng cho người đăng ký Office 365 đã tham gia chương trình Người dùng nội bộ Office. Nếu bạn là người đăng ký Office 365, hãy đảm bảo bạn có phiên bản mới nhất của Office.

Nội dung Không nhìn thấy trên Bản chiếu

Đối tượng không nhìn thấy vì chúng được định dạng là không thể nhìn thấy

Trình kiểm tra này không dò tìm đối tượng bị đối tượng khác che phủ.

Nội dung nằm Ngoài Bản chiếu

  • Nội dung hoặc đối tượng có thể không nhìn thấy được ngay lập tức trong bản trình bày vì chúng nằm ngoài vùng bản chiếu, bao gồm:

    • Hình mẫu

    • Hộp văn bản

    • Đồ họa

    • Bảng

      Người kiểm tra Tài liệu không phát hiện hay loại bỏ các đối tượng nằm ngoài bản chiếu với hiệu ứng hoạt hình.

Ghi chú Bản trình bày

Văn bản được thêm vào mục Ghi chú của bản trình bày.

Người kiểm tra Tài liệu không thể loại bỏ hình ảnh được thêm vào mục ghi chú của bản trình bày.

Dữ liệu XML Tùy chỉnh

Dữ liệu XML tùy chỉnh mà có thể được lưu bên trong bản trình bày.

Thông tin mà Giám định viên Tài liệu tìm thấy nhưng không thể loại bỏ

Người kiểm tra Tài liệu dò tìm các mục sau đây có thể có dữ liệu không được hiển thị trong bản trình bày của bạn. Người kiểm tra Tài liệu không thể loại bỏ những mục này cho bạn bởi vì nó có thể gây ra bản trình bày không hoạt động đúng cách. Bạn có thể kiểm tra mỗi mục tìm thấy và xác định nếu bạn muốn loại bỏ nó theo cách thủ công hoặc thay thế bằng một mục không có dữ liệu ẩn, chẳng hạn như ảnh tĩnh.

Đối với những mục này:

Tìm thấy Người kiểm tra Tài liệu :

Các tệp hay đối tượng nhúng

Nhúng tệp (chẳng hạn như một Office hoặc văn bản tài liệu) hoặc đối tượng (chẳng hạn như biểu đồ hay phương trình) mà có thể có dữ liệu không được hiển thị trong sổ làm việc nhúng. Đây là ví dụ về một số loại đối tượng:

  • Đối tượng ảnh bitmap

  • Microsoft Phương trình 3.0 đối tượng

  • Microsoft Đối tượng biểu đồ thị

  • PowerPoint Đối tượng bản trình bày

  • Visio Đối tượng vẽ

  • Word Đối tượng tài liệu

  • Đối tượng Văn bản của OpenDocument

Macro hoặc mã VBA

Macro hoặc VBA mục có thể đã ẩn dữ liệu trong bản trình bày của bạn. Điều này bao gồm:

  • Macro

  • Mô-đun VBA

  • Điều khiển COM hay ActiveX

Kiểm tra tài liệu và dữ liệu cá nhân

Chỉnh sửa dữ liệu, giới thiệu trong PowerPoint 2016 tạo 8403 cho Office 365 nội bộ, theo dõi minh họa một giới hạn của Người kiểm tra Tài liệu. Ví dụ, hãy nói Kelly và Linda cộng tác trên các bản trình bày A trong Office 365. Chỉnh sửa dữ liệu (tức là tên người dùng và thời gian khi chúng thực hiện chỉnh sửa) theo dõi được thêm vào bản trình bày. Nếu Mohammed sau đó mở bản trình bày A trong PowerPoint 2013 và chạy Người kiểm tra Tài liệu trên tệp để loại bỏ dữ liệu cá nhân, Người kiểm tra Tài liệu trong đó phiên PowerPoint sẽ không thể phát hiện và loại bỏ chỉnh sửa dữ liệu được thêm vào theo dõi các bản trình bày bằng các mới hơn, dùng Office 365 Phiên bản của PowerPoint bằng Kelly và Linda. Mohammed không thể loại bỏ hiệu đính theo dõi dữ liệu mà không cần nâng cấp lên phiên bản hiện tại của PowerPoint và sau đó chạy Người kiểm tra Tài liệu

Bạn có thể loại bỏ ẩn thông tin trong Visio, giống như bạn có thể từ khác các ứng dụng dành cho Office. Trước khi bạn cung cấp cho người khác một bản sao của tài liệu Visio , có thể có informatioin bạn muốn loại bỏ khỏi tài liệu và từ thuộc tính tệp tài liệu.

Thông tin cá nhân có thể dễ dàng loại bỏ khỏi khu vực tính năng sau đây trong Visio:

  • Chú thích được chèn vào trang của tài liệu của bạn

  • Thuộc tính tệp (tác giả, trình quản lýcông ty)

  • Người xem lại tên, tên tắt và đánh dấu

  • Đường dẫn tệp mẫu tô

  • Mẫu đường dẫn tệp và tên

Lưu ý: Nếu tài liệu sẵn dùng cho những người khác trên một máy chủ được chia sẻ, bất cứ khi nào ai đó mở tài liệu, thông tin được hiển thị về tên của người dùng có tệp mở và tên máy tính trên đó tệp được lưu trữ. Để giúp bảo vệ thông tin này, hãy đảm bảo rằng bất kỳ tài liệu được chia sẻ có thể truy nhập chỉ bởi người dùng tin cậy.

Bạn có thể tìm và loại bỏ ẩn thông tin trong bản trình bày Visio của bạn bằng cách thực hiện các bước sau đây.

  • Trên menu tệp , bấm Loại bỏ ẩn thông tin.

    Nếu bạn đang dùng Visio Premium 2010 hoặc phiên bản mới hơn, bạn sẽ tìm thấy điều này bên dưới tệp > thông tin > Loại bỏ thông tin cá nhân.

  • Bấm tab Thông tin cá nhân .

  • Chọn hộp kiểm loại bỏ các mục khỏi tài liệu .

    Mẹo: Chọn hộp kiểm cảnh báo tôi nếu tôi tìm cách chèn lại thông tin này nếu bạn muốn thấy cảnh báo mỗi khi bạn tìm cách chèn lại thông tin cá nhân.

  • Để loại bỏ nhạy cảm tiềm ẩn dữ liệu từ nguồn dữ liệu ngoài, hãy chọn hộp kiểm loại bỏ dữ liệu từ nguồn bên ngoài được lưu trữ trong tài liệu .

    Lưu ý: Chọn hộp kiểm này sẽ không loại bỏ dữ liệu đã được nối kết với hình dạng. Nó sẽ loại bỏ dữ liệu nguồn từ sơ đồ, nhưng nếu bất kỳ dữ liệu từ nguồn dữ liệu trong sơ đồ, bạn cần phải loại bỏ nó theo cách thủ công.

Chúng tôi luôn lắng nghe!

Bài viết này đã được cập nhật ngày 9 tháng một, 2018, là kết quả của chú thích của bạn. Nếu bạn tìm thấy bài viết này hữu ích và đặc biệt là nếu bạn không, hãy dùng các điều khiển phản hồi dưới đây để chúng tôi một số gợi ý xây dựng như cách chúng tôi có thể làm nó tốt hơn.

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×