Loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân bằng cách kiểm tra tài liệu, bản trình bày hoặc sổ làm việc

Khi bạn chia sẻ một bản sao điện tử của một số tài liệu Office với khách hàng hoặc đồng nghiệp, đó là một ý kiến hay để xem lại tài liệu cho dữ liệu ẩn hoặc thông tin cá nhân. Bạn có thể loại bỏ thông tin ẩn này trước khi chia sẻ tài liệu với người khác. Tính năng Người kiểm tra Tài liệu trong Word, Excel, PowerPoint hoặc Visio có thể giúp bạn tìm và loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân trong các tài liệu mà bạn định chia sẻ.

Thông tin ẩn có thể bao gồm:

  • dữ liệu ẩn hoặc thông tin cá nhân mà bạn có thể không muốn chia sẻ trong Word tài liệu

  • Excel dữ liệu thêm vào sổ làm việc khi bạn cộng tác với những người khác

  • dữ liệu ẩn hoặc thông tin cá nhân trong một PowerPoint có thể được lưu trữ trong bản trình bày hoặc siêu dữ liệu của nó

  • thông tin tài liệu và thuộc tính tệp trong Visio tài liệu

Lưu ý: Trừ khi bạn gửi tài liệu của mình đến Microsoft, Microsoft không có quyền truy nhập vào bất kỳ thông tin nào từ tài liệu của bạn.

Bài viết này mô tả các loại thông tin thường được lưu trữ trong Office tài liệu để bạn có thể quyết định cần giữ và những gì để loại bỏ trong tài liệu hoặc siêu dữ liệu. Có một số thông tin mà Người kiểm tra Tài liệu không thể loại bỏ, giải thích trong các bảng đi kèm thêm chi tiết về Word, Excel và PowerPoint.

Một bản sao điện tử của tài liệu Word mà bạn chia sẻ với khách hàng hoặc đồng nghiệp thường có chứa dữ liệu ẩn hoặc thông tin cá nhân được lưu trữ trong tài liệu chính nó hoặc trong các thuộc tính tài liệu hoặc siêu dữ liệu.

Mẹo: Nếu bạn đang tìm cách không in chú thích, hãy đi đến tệp > in, bấm vào in tất cả các trang và bỏ chọn đánh dấu in.

Các loại dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân

Word tài liệu có thể chứa các kiểu dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân sau đây:

  • Chú thích, dấu hiệu đính từ các thay đổi, phiên bản và chú giải viết tay được theo dõi     Nếu bạn đã phối hợp với những người khác để tạo tài liệu, tài liệu của bạn có thể chứa các mục như các dấu hiệu chỉnh sửa từ các thay đổi được theo dõi, chú thích, chú giải viết tay hoặc phiên bản. Thông tin này có thể cho phép người khác xem tên của những người đã làm việc trên tài liệu của bạn, chú thích từ người đánh giá và những thay đổi đã được thực hiện đối với tài liệu của bạn, những điều mà bạn có thể không muốn chia sẻ bên ngoài nhóm của mình.

  • Thuộc tính tài liệu và thông tin cá nhân     Thuộc tính tài liệu hoặc siêu dữ liệu, bao gồm chi tiết về tài liệu của bạn chẳng hạn như tác giả, chủ đề và tiêu đề. Thuộc tính tài liệu cũng bao gồm thông tin được tự động duy trì bởi các chương trình Office, chẳng hạn như tên của người gần đây nhất đã lưu tài liệu và ngày khi tài liệu được tạo. Nếu bạn đã dùng các tính năng cụ thể, tài liệu của bạn cũng có thể chứa thêm một số dạng thông tin nhận diện được (PII), như đề mục email, thông tin gửi-để-xem lại, phiếu định lộ trình và tên mẫu.

  • Đầu trang, chân trang và hình nền mờ     Word tài liệu có thể chứa thông tin trong đầu trang và chân trang. Ngoài ra, bạn có thể đã thêm hình nền mờ vào tài liệu Word của mình.

  • Văn bản ẩn     Word tài liệu có thể chứa văn bản được định dạng là văn bản ẩn. Nếu bạn không biết liệu tài liệu của bạn có chứa văn bản ẩn hay không, bạn có thể sử dụng Người kiểm tra Tài liệu để tìm kiếm.

  • Thuộc tính máy chủ tài liệu     Nếu tài liệu của bạn đã được lưu vào một vị trí trên một máy chủ quản lý tài liệu, chẳng hạn như trang tài liệu không gian làm việc hoặc thư viện dựa trên Windows SharePoint Services, tài liệu có thể chứa các thuộc tính hoặc thông tin tài liệu bổ sung liên quan đến vị trí máy chủ này.

  • Dữ liệu XML tùy chỉnh     Tài liệu có thể chứa dữ liệu XML tùy chỉnh không nhìn thấy được trong chính bản thân tài liệu. Người kiểm tra Tài liệu có thể tìm và loại bỏ dữ liệu XML này.

Tìm và loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân với trình kiểm tra tài liệu

Bạn có thể sử dụng Người kiểm tra Tài liệu để tìm và loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân trong Word tài liệu. Bạn nên sử dụng Người kiểm tra Tài liệu trước khi chia sẻ bản sao điện tử của tài liệu Word của mình, chẳng hạn như trong phần đính kèm email.

Quan trọng: Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng Người kiểm tra Tài liệu trên bản sao của tài liệu gốc của mình, vì nó không phải lúc nào cũng có thể khôi phục dữ liệu mà Người kiểm tra Tài liệu loại bỏ.

  1. Mở tài liệu Word bạn muốn kiểm tra dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân.

  2. Bấm tab Tệp, bấm Lưu Dưới dạng rồi nhập tên trong hộp Tên tệp để lưu bản sao của tài liệu gốc của bạn.

  3. Trong bản sao của tài liệu gốc, bấm tab Tệp rồi bấm Thông tin.

  4. Bấm kiểm tra vấn đề, rồi bấm kiểm tra tài liệu.

  5. Trong hộp thoại Giám định viên Tài liệu, chọn hộp kiểm để chọn kiểu nội dung ẩn bạn muốn được kiểm tra.

  6. Bấm Kiểm tra.

  7. Xem lại kết quả của lần kiểm tra trong hộp thoại Trình kiểm tra Tài liệu.

  8. Hãy bấm Loại bỏ Tất cả kế bên kết quả kiểm tra cho kiểu nội dung ẩn bạn muốn loại bỏ khỏi tài liệu của bạn.

    Quan trọng: 

    • Nếu bạn loại bỏ nội dung ẩn khỏi tài liệu, bạn có thể không khôi phục được nó bằng cách bấm Hoàn tác.

    • Nếu bạn muốn loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân khỏi các tài liệu mà bạn lưu trong định dạng văn bản OpenDocument (. ODT), bạn phải chạy Người kiểm tra Tài liệu mỗi lần bạn lưu tài liệu theo định dạng đó.

Trình kiểm tra tài liệu tìm và loại bỏ trong tài liệu Word

Trong Word, Người kiểm tra Tài liệu sẽ hiển thị một số thanh tra khác để cho phép bạn tìm và loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân cụ thể cho các tài liệu Word. Để có danh sách các loại dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân mà Người kiểm tra Tài liệu có thể tìm và loại bỏ khỏi Word tài liệu, hãy xem lại bảng sau đây.

Lưu ý: 

  • Nếu tổ chức của bạn tùy chỉnh Người kiểm tra Tài liệu bằng cách thêm các mô-đun thanh tra, bạn có thể kiểm tra tài liệu của bạn để biết thêm thông tin.

  • Nếu bạn đang sử dụng Microsoft Word Starter 2010, không phải tất cả các tính năng được liệt kê cho Word đều được hỗ trợ trong Word Starter. Để biết thêm thông tin về các tính năng sẵn dùng trong Word Starter, hãy xem mục hỗ trợ tính năng khởiđộng của Word.

Tên trình kiểm tra

Tìm và loại bỏ

Chú thích, Chỉnh sửa, Phiên bản và Chú giải

Lưu ý: Trong Word Starter 2010, Người kiểm tra Tài liệu chỉ loại bỏ các phiên bản và chú giải.

  • Chú thích

  • Dấu hiệu đính từ các thay đổi được theo dõi

  • Thông tin phiên bản tài liệu

  • Chú giải viết tay

Thuộc tính Tài liệu và Thông tin Cá nhân

  • Thuộc tính tài liệu, bao gồm thông tin từ tab Tóm tắt , Thống kêTùy chỉnh của hộp thoại Thuộc tính Tài liệu

  • Đề mục email

  • Phiếu định lộ trình

  • Thông tin gửi-để-xem lại

  • Thuộc tính máy chủ tài liệu

  • Thông tin Chính sách Quản lý Tài liệu

  • Thông tin kiểu nội dung

  • Thông tin về nối kết của việc kết hợp dữ liệu cho các trường liên kết dữ liệu (giá trị cuối sẽ được chuyển thành văn bản)

  • Tên người dùng

  • Tên mẫu

Đầu trang, Chân trang và Hình nền mờ

  • Thông tin trong đầu trang tài liệu

  • Thông tin trong chân trang tài liệu

  • Hình nền mờ

Văn bản ẩn

Văn bản được định dạng ẩn (một hiệu ứng phông sẵn dùng trong hộp thoại Phông)

Lưu ý: Giám định viên này không thể phát hiện văn bản bị ẩn bằng các phương pháp khác (ví dụ, văn bản trắng trên nền trắng).

Dữ liệu XML Tùy chỉnh

  • Dữ liệu XML tùy chỉnh có thể được lưu trong tài liệu

Nội dung Ẩn

Các đối tượng bị ẩn vì chúng đã được định dạng ẩn.

Lưu ý: Giám định viên này không thể phát hiện các đối tượng bị che phủ bởi các đối tượng khác.

Khi bạn chia sẻ một bản sao điện tử của một sổ làm việc Excel, hãy đảm bảo rằng bạn xem lại sổ làm việc cho dữ liệu ẩn hoặc thông tin cá nhân có thể được lưu trữ trong sổ làm việc chính hoặc thuộc tính tài liệu của nó (siêu dữ liệu).

Người kiểm tra Tài liệu trong Excel có thể giúp bạn tìm và loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân trong sổ làm việc của bạn.

Lưu ý: Mặc dù bạn có thể loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân khỏi sổ làm việc mà bạn đã gửi cho những người khác, nếu sổ làm việc Excel đã được lưu dưới dạng sổ làm việc được chia sẻ, bạn không thể xóa bỏ chú thích, chú giải, thuộc tính tài liệu và thông tin cá nhân. Để loại bỏ thông tin này khỏi sổ làm việc được chia sẻ, trước tiên, hãy sao chép và tắt tính năng sổ làm việc được chia sẻ.

Tìm và loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân

Người kiểm tra Tài liệu giúp bạn tìm và loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân trong Excel sổ làm việc. Bạn nên sử dụng Người kiểm tra Tài liệu trước khi chia sẻ một bản sao điện tử của sổ làm việc của bạn, chẳng hạn như trong phần đính kèm email.

Quan trọng: Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng Người kiểm tra Tài liệu trên bản sao của sổ làm việc gốc của mình, vì nó không phải lúc nào cũng có thể khôi phục dữ liệu mà Người kiểm tra Tài liệu loại bỏ.

  1. Hãy mở sổ làm việc mà bạn muốn kiểm tra dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân.

  2. Bấm Tệp > Lưu Dưới dạng, rồi nhập tên khác trong hộp Tên tệp để lưu bản sao của sổ làm việc gốc.

  3. Trong bản sao của sổ làm việc gốc, hãy bấm Tệp > Thông tin.

  4. Bấm kiểm tra vấn đề, rồi bấm kiểm tra tài liệu.

  5. Trong hộp kiểm tra tài liệu , hãy chọn các hộp của các loại nội dung ẩn mà bạn muốn được kiểm tra. Để biết thêm thông tin về các người kiểm tra riêng lẻ, hãy xem mục trình kiểm tra tài liệu tìm và loại bỏ trong tài liệu Excel.

  6. Bấm Kiểm tra.

  7. Xem lại kết quả kiểm tra trong hộp kiểm tra tài liệu .

  8. Hãy bấm vào phần Loại bỏ Tất cả ở kế bên kết quả kiểm tra loại nội dung ẩn bạn muốn loại bỏ khỏi tài liệu của mình.

    Quan trọng: 

    • Nếu bạn loại bỏ nội dung ẩn khỏi sổ làm việc, có thể bạn sẽ không khôi phục được nó bằng cách bấm Hoàn tác.

    • Nếu bạn loại bỏ các hàng, cột hoặc trang tính ẩn có chứa dữ liệu, bạn có thể làm thay đổi kết quả của những tính toán hay công thức trong sổ làm việc. Nếu bạn không biết thông tin về các hàng, cột hoặc trang tính bị ẩn chứa, hãy đóng Người kiểm tra Tài liệu, bỏ ẩn các hàng, cột hoặc trang tính ẩn, rồi xem lại nội dung của chúng.

    • Không dùng được giám định viên cho Chú thích và Chú giải, Thuộc tính Tài liệu và Thông tin Cá nhân, và Đầu trang và Chân trang trong sổ làm việc đã được lưu dưới dạng sổ làm việc chung (Xem lại > Sổ làm việc Chung). Điều này là do sổ làm việc chung sử dụng thông tin cá nhân để cho phép những người khác nhau cộng tác trên cùng một sổ làm việc. Để loại bỏ thông tin này ra khỏi sổ làm việc chung, bạn có thể sao chép sổ làm việc đó rồi hủy chia sẻ nó. Để hủy chia sẻ sổ làm việc, bấm Xem lại > Chia sẻ Sổ làm việc, bỏ chọn hộp kiểm Cho phép nhiều người thực hiện thay đổi cùng lúc.

      Lưu ý: Chức năng hủy chia sẻ không sẵn dùng trong Microsoft Excel Starter 2010. Để bỏ chia sẻ, bạn phải sử dụng phiên bản đầy đủ của Excel.

    • Nếu bạn muốn loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân khỏi bảng tính mà bạn lưu trong định dạng bảng tính OpenDocument (. ods), bạn cần chạy Người kiểm tra Tài liệu mỗi lần bạn lưu bảng tính theo định dạng này.

Các loại dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân trong Excel

Đây là một số mục có thể là nguồn dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân trong sổ làm việc Excel của bạn:

  • Chú thích và chú giải viết tay     Sổ làm việc của bạn có thể chứa các mục như chú thích hoặc chú giải viết tay nếu bạn cộng tác với những người khác để tạo sổ làm việc của bạn. Thông tin này có thể cho phép người khác nhìn thấy tên của những người làm việc trên sổ làm việc của bạn, chú thích từ người đánh giá và những thay đổi đã được thực hiện đối với sổ làm việc của bạn.

  • Thuộc tính tài liệu và thông tin cá nhân     Siêu dữ liệu hoặc thuộc tính tài liệu trong Excel, cũng giống như trong các ứng dụng Office khác, bao gồm các chi tiết như tác giả, chủ đề và tiêu đề. Office tự động duy trì tên của người gần đây nhất đã lưu sổ làm việc, ngày tháng khi tài liệu được tạo và vị trí tài liệu (Excel 2013 hoặc các phiên bản mới hơn). Có thể có thêm các loại thông tin nhận dạng cá nhân (PII), chẳng hạn như tiêu đề email, thông tin gửi-cho-xem lại, phiếu định tuyến, thuộc tính máy in (ví dụ, đường dẫn máy in và mã khóa bảo mật) và thông tin đường dẫn tệp để phát hành Các trang web.

  • Đầu trang và chân trang     Sổ làm việc có thể có thông tin trong đầu trang và chân trang.

  • Hàng, cột và trang tính bị ẩn    Sổ làm việc có thể có những hàng, cột và toàn bộ trang tính bị ẩn đi. Nếu bạn phân phát một bản sao của sổ làm việc có chứa những hàng, cột hay trang tính ẩn, thì người khác có thể hủy ẩn chúng và xem dữ liệu chứa trong đó.

  • Thuộc tính máy chủ tài liệu     Sổ làm việc được lưu vào một vị trí trên một máy chủ quản lý tài liệu, chẳng hạn như trang tài liệu không gian làm việc hoặc thư viện dựa trên Windows SharePoint Services, có thể chứa các thuộc tính hoặc thông tin tài liệu bổ sung liên quan đến vị trí máy chủ.

  • Dữ liệu XML tùy chỉnh     Sổ làm việc có thể chứa dữ liệu XML tùy chỉnh vốn không hiển thị trong chính tài liệu đó. Người kiểm tra Tài liệu có thể tìm và loại bỏ dữ liệu XML này.

  • Nội dung không hiển thị     Sổ làm việc có thể có các đối tượng không hiển thị ra vì chúng được định dạng ẩn.

  • Nối kết Ngoài    Sổ làm việc có thể có các nối kết đến dữ liệu trong những sổ làm việc khác (nối kết ngoài). Lúc này tên của những trang tính có chứa dữ liệu đó sẽ được lưu cùng với sổ làm việc nhưng có thể không hiển thị ra.

  • Tệp hay đối tượng nhúng    Sổ làm việc có thể có các tệp nhúng (chẳng hạn như tài liệu Office hoặc tài liệu Văn bản) hoặc có các đối tượng nhúng (chẳng hạn như một biểu đồ hay phương trình) mà có thể có chứa dữ liệu bạn không nhìn thấy.

  • Mã macro của VBA    Sổ làm việc có thể có macro, mô-đun VBA, COM hay điều khiển ActiveX, Biểu mẫu Người dùng, hoặc Hàm do Người dùng Xác định (UDF) vốn có thể chứa dữ liệu ẩn.

  • Các mục có thể có dữ liệu lưu trong bộ đệm ẩn    Sổ làm việc có thể có dữ liệu lưu trong bộ đệm ẩn cho PivotTable, PivotChart, slicer, đường thời gian và các hàm Cube vốn có thể không hiển thị ra.

  • Khảo sát Excel    Sổ làm việc có thể có các câu hỏi khảo sát ẩn Excel đã được nhập vào Excel Online và lưu với sổ làm việc, nhưng không hiển thị ở đó.

  • Các kịch bản trong Trình quản lý Kịch bản    Sổ làm việc có thể có các kịch bản được xác định bằng cách dùng Trình quản lý Kịch bản. Những kịch bản này có thể chứa dữ liệu lưu trong bộ đệm ẩn hoặc được ẩn đi.

  • Bộ lọc    Sổ làm việc có thể có Tự Lọc hay bộ lọc bảng vốn có thể làm cho dữ liệu trong bộ đệm ẩn hoặc dữ liệu ẩn được lưu cùng với sổ làm việc.

  • Tên ẩn    Sổ làm việc có thể có tên ẩn vốn có thể là nguồn của dữ liệu ẩn.

Những gì trình kiểm tra tài liệu tìm và loại bỏ trong tài liệu Excel

Người kiểm tra Tài liệu Hiển thị các mục mà nó phát hiện để giúp bạn tìm và loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân dành riêng cho Excel sổ làm việc. Bảng sau đây liệt kê các kiểu dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân Người kiểm tra Tài liệu có thể tìm và loại bỏ khỏi sổ làm việc của bạn.

Lưu ý: 

  • Không phải tất cả các tính năng Excel được liệt kê trong bảng được hỗ trợ trong Microsoft Excel Starter 2010.

  • Nếu tổ chức của bạn đã thêm các mô-đun trình kiểm tra tùy chỉnh cho Người kiểm tra Tài liệu, bạn có thể thấy các loại thông tin bổ sung.

Đối với những mục này:

Người kiểm tra Tài liệu tìm và loại bỏ:

Chú thích và chú giải

  • Chú thích

  • Chú giải viết tay

Lưu ý: Trong Excel Starter 2010, Người kiểm tra Tài liệu chỉ loại bỏ chú thích.

Thuộc tính Tài liệu và Thông tin Cá nhân

  • Thuộc tính tài liệu, bao gồm thông tin từ tab Tóm tắt, Thống kêTùy chỉnh của hộp thoại Thuộc tính Tài liệu

  • (Excel 2013 hoặc phiên bản mới hơn) Vị trí tài liệu, khi bấm loại bỏ tất cả, vị trí tài liệu hiện có sẽ được dọn sạch khỏi tệp. Vị trí tài liệu sẽ không được thêm lại vào tệp trong khi lưu cho đến khi bạn đóng Excel 2013 hoặc mới hơn và mở lại tệp.

  • Tiêu đề email

  • Phiếu định lộ trình

  • Thông tin gửi-để-xem lại

  • Thuộc tính máy chủ tài liệu

  • Thông tin Chính sách Quản lý Tài liệu

  • Thông tin kiểu nội dung

  • Tên người dùng

  • Thông tin về đường dẫn máy in

  • Chú thích về tình huống

  • Đường dẫn tệp để phát hành trang Web

  • Chú thích cho các tên đã xác định và tên bảng

  • Các kết nối dữ liệu ngoài không hoạt động

Đầu trang và Chân trang

  • Thông tin trong đầu trang của sổ làm việc

  • Thông tin trong chân trang của sổ làm việc

Các Hàng và Cột Ẩn

  • Các hàng ẩn

  • Các cột ẩn có chứa dữ liệu

    Lưu ý: 

    • Nếu trong sổ làm việc của bạn có những cột ẩn không chứa dữ liệu và chúng nằm giữa những cột có chứa dữ liệu, thì những cột ẩn trống này cũng sẽ được phát hiện và loại bỏ.

    • Nếu những hàng hoặc cột ẩn trong sổ làm việc của bạn có chứa dữ liệu, thì khi loại bỏ chúng, bạn có thể làm thay đổi kết quả của những tính toán hoặc của những công thức trong sổ làm việc của mình. Nếu bạn không biết thông tin về các hàng hoặc cột bị ẩn chứa, hãy đóng Người kiểm tra Tài liệu, bỏ ẩn các hàng hoặc cột bị ẩn, rồi xem lại nội dung của chúng.

    • Người kiểm tra Tài liệu không phát hiện hình dạng, biểu đồ, điều khiển, đối tượng và điều khiển ActiveX, hình ảnh hoặc đồ họa SmartArt mà có thể nằm trong các cột ẩn.

    • Các hàng ẩn hoặc cột ẩn sẽ không bị loại bỏ nếu chúng là một phần của tiêu đề bảng, tiêu đề danh sách hoặc Pivottable. Các hàng và cột này là ẩn trong.

Trang tính Ẩn

Trang tính ẩn

Lưu ý: Nếu các trang tính ẩn trong sổ làm việc của bạn có chứa dữ liệu, thì khi loại bỏ chúng, bạn có thể làm thay đổi kết quả của những tính toán hoặc của những công thức trong sổ làm việc của mình. Nếu bạn không biết thông tin về các trang tính ẩn chứa, hãy đóng Người kiểm tra Tài liệu, bỏ ẩn các trang tính ẩn, rồi xem lại nội dung của họ.

Dữ liệu XML Tùy chỉnh

Dữ liệu XML Tùy chỉnh có thể được lưu trong sổ làm việc

Nội dung Không nhìn thấy

Đối tượng mà không hiển thị là do chúng được định dạng ẩn đi

Lưu ý: Người kiểm tra Tài liệu không phát hiện các đối tượng được bao phủ bởi các đối tượng khác.

Thông tin mà Giám định viên Tài liệu tìm thấy nhưng không thể loại bỏ

Người kiểm tra Tài liệu phát hiện các mục sau đây có thể có dữ liệu không hiển thị trong sổ làm việc của bạn. Công cụ này không thể loại bỏ những mục này cho bạn vì nó có thể làm cho sổ làm việc không hoạt động đúng cách. Bạn có thể kiểm tra từng mục được tìm thấy và quyết định có muốn loại bỏ mục đó theo cách thủ công hay muốn thay thế nó bằng một mục không có dữ liệu ẩn, chẳng hạn như ảnh tĩnh.

Đối với những mục này:

Người kiểm tra Tài liệu tìm thấy:

Nối kết ngoài

Nối kết tới dữ liệu trong những sổ làm việc khác. Tên của những trang tính có chứa dữ liệu được lưu cùng với sổ làm việc của bạn nhưng lại không hiển thị trong đó. Nối kết ngoài bao gồm các tham chiếu ngoài được sử dụng trong:

  • Các ô trong trang tính

  • Tên

  • Các đối tượng, chẳng hạn như hộp văn bản hoặc hình dạng

  • Tiêu đề biểu đồ

  • Chuỗi dữ liệu biểu đồ

Các tệp hay đối tượng nhúng

Tệp nhúng (chẳng hạn như một tài liệu Office hoặc văn bản) hoặc đối tượng nhúng (chẳng hạn như biểu đồ hoặc phương trình) có thể có dữ liệu không hiển thị trong sổ làm việc của bạn. Đây là những ví dụ về một số loại đối tượng:

  • Đối tượng ảnh bitmap

  • Microsoft Phương trình 3,0 đối tượng

  • Microsoft Đối tượng biểu đồ đồ thị

  • PowerPoint Đối tượng bản trình bày

  • Visio Vẽ đối tượng

  • Word Đối tượng tài liệu

  • Đối tượng Văn bản của OpenDocument

Mã macro của VBA

Mục marco hay VBA vốn có thể có dữ liệu ẩn trong sổ làm việc của bạn. Mục này bao gồm:

  • Macro, bao gồm Excel 4,0 macro (XLM)

  • Mô-đun VBA

  • Điều khiển COM hay ActiveX

  • Biểu mẫu người dùng, bao gồm các biểu mẫu Excel 5,0

  • Hàm do Người dùng Xác định (UDF)

Các tính năng của BI với dữ liệu lưu trong bộ đệm ẩn

Các tính năng của BI mà có thể có dữ liệu lưu trong bộ đệm ẩn vốn được lưu cùng với sổ làm việc, có thể chứa dữ liệu không hiển thị ra. Người kiểm tra Tài liệu kiểm tra các mục sau đây có thể có PivotCache, slicer, hoặc bộ đệm ẩn công thức Cube:

  • PivotTables và PivotCharts

  • Slicer và đường thời gian

  • Công thức cube

Khảo sát Excel

Excel Các câu hỏi khảo sát đã được tạo trong Excel Online và được lưu cùng với sổ làm việc mà không hiển thị ở đó.

Kịch bản của Trình quản lý Kịch bản

Những kịch bản mà được xác định trong Trình quản lý Kịch bản và có thể khiến cho dữ liệu lưu trong bộ đệm ẩn hoặc dữ liệu ẩn được lưu cùng với sổ làm việc.

Bộ lọc

Bộ lọc vốn có thể là các nguyên nhân làm cho dữ liệu lưu trong bộ đệm ẩn hoặc bị ẩn trong sổ làm việc của bạn. Người kiểm tra Tài liệu kiểm tra các bộ lọc tự động và các bộ lọc bảng được áp dụng cho dữ liệu của bạn.

Tên ẩn

Tên ẩn vốn có thể chứa dữ liệu ẩn trong sổ làm việc.

Bạn có thể tìm kiếm và loại bỏ thông tin ẩn trong bản trình bày PowerPoint bằng cách sử dụng Người kiểm tra Tài liệu.

Mẹo: Nếu bạn đang tìm cách không in chú thích, hãy đi đến tệp > in, bấm vào trang chiếu toàn trang , rồi bỏ chọn chú thích in.

Tìm và loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân

Quan trọng: Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng Người kiểm tra Tài liệu trên bản sao của bản trình bày gốc của mình, vì nó không phải lúc nào cũng có thể khôi phục dữ liệu mà Người kiểm tra Tài liệu loại bỏ.

  1. Mở bản trình bày PowerPoint bạn muốn kiểm tra dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân.

  2. Trên tab tệp , chọn lưu dưới dạng, rồi nhập tên trong hộp tên tệp để lưu bản sao của bản trình bày gốc của bạn.

  3. Trong bản sao của bản trình bày gốc của bạn, trên tab tệp , chọn thông tin.

  4. Bấm kiểm tra vấn đề, rồi kiểm tra tài liệu.

  5. Trong hộp thoại Giám định viên Tài liệu, chọn hộp kiểm để chọn kiểu nội dung ẩn bạn muốn được kiểm tra. Để biết thêm thông tin về các thanh tra riêng lẻ, hãy xem loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân bằng cách kiểm tra tài liệu, bản trình bày hoặc sổlàm việc.

  6. Bấm Kiểm tra.

  7. Xem lại kết quả của lần kiểm tra trong hộp thoại Trình kiểm tra Tài liệu.

  8. Hãy bấm Loại bỏ Tất cả kế bên kết quả kiểm tra cho kiểu nội dung ẩn bạn muốn loại bỏ khỏi tài liệu của bạn.

    • Nếu bạn loại bỏ nội dung ẩn khỏi bản trình bày của mình, có thể bạn sẽ không khôi phục được nó bằng cách bấm hoàn tác.

    • Nếu bạn muốn loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân khỏi bản trình bày mà bạn lưu trong định dạng bản trình bày OpenDocument (. ODP), bạn phải chạy Người kiểm tra Tài liệu mỗi lần bạn lưu bản trình bày theo định dạng này.

Các loại dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân

bản trình bàyPowerPoint có thể lưu một số loại dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân. Trong khi thông tin này có thể không được hiển thị ngay lập tức, nó vẫn có thể được lấy từ bản trình bày của bạn.

Thông tin ẩn có thể bao gồm dữ liệu PowerPoint thêm để cho phép bạn cộng tác trên việc tạo bản trình bày với người khác. Nó cũng có thể bao gồm thông tin bạn chủ tâm chỉ định là ẩn.

bản trình bàyPowerPoint có thể chứa các kiểu dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân sau đây:

  • Chú thích và chú giải viết tay    Nếu bạn cộng tác với những người khác để tạo bản trình bày, bản trình bày của bạn có thể chứa các mục chẳng hạn như chú thích hoặc chú giải viết tay. Thông tin này có thể cho phép người khác nhìn thấy các thay đổi đã thực hiện và tên của những người làm việc trên bản trình bày của bạn, cùng với các chú thích từ người đánh giá.

  • Dữ liệu theo dõi sửa đổi   Khi bạn cộng tác trên một tài liệu dùng chung được lưu trữ trên điện toán đám mây, PowerPoint 2016Office 365 lưu trữ dữ liệu về những người đã thực hiện thay đổi đối với tài liệu và khi các thay đổi đã được thực hiện.

  • Thuộc tính tài liệu và thông tin cá nhân     Thuộc tính tài liệu, còn được gọi là siêu dữ liệu, bao gồm thông tin chi tiết về bản trình bày của bạn, chẳng hạn như tác giả, chủ đề và tiêu đề. Thuộc tính tài liệu cũng bao gồm thông tin được tự động duy trì bởi các chương trình Office, chẳng hạn như tên của người gần đây nhất đã lưu tài liệu và ngày khi tài liệu được tạo. Nếu bạn đã sử dụng các tính năng cụ thể, tài liệu của bạn cũng có thể chứa các loại thông tin định danh cá nhân (PII), chẳng hạn như tiêu đề email, thông tin gửi cho-xem lại, phiếu định tuyến và thông tin đường dẫn tệp để phát hành các trang web.

  • Nội dung trên trang chiếu ẩn     Bản trình bày của bạn có thể chứa các đối tượng không nhìn thấy được vì chúng được định dạng ẩn.

  • Nội dung ngoài trang chiếu     bản trình bàyPowerPoint có thể chứa các đối tượng không được hiển thị ngay lập tức vì chúng được kéo ra khỏi trang chiếu vào vùng tắt trang chiếu. Nội dung trang chiếu ngoài này có thể bao gồm các hộp văn bản, Clip Art, đồ họa và bảng.

  • Ghi chú bản trình bày     Phần ghi chú của bản trình bày PowerPoint có thể chứa văn bản mà bạn có thể không muốn chia sẻ công khai, đặc biệt là nếu các ghi chú được viết chỉ duy nhất để sử dụng người đang cung cấp bản trình bày.

  • Thuộc tính máy chủ tài liệu     Nếu bản trình bày của bạn đã được lưu vào một vị trí trên một máy chủ quản lý tài liệu, chẳng hạn như trang tài liệu không gian làm việc hoặc thư viện dựa trên Windows SharePoint Services, bản trình bày có thể chứa các thuộc tính hoặc thông tin tài liệu bổ sung liên quan đến vị trí máy chủ này.

  • Dữ liệu XML tùy chỉnh    Bản trình bày có thể chứa dữ liệu XML tùy chỉnh không hiển thị trong tài liệu đó. Người kiểm tra Tài liệu có thể tìm và loại bỏ dữ liệu XML này.

Thông tin mà Giám định viên Tài liệu tìm và loại bỏ

Trong PowerPoint, Người kiểm tra Tài liệu sẽ hiển thị một số thanh tra khác để cho phép bạn tìm và loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân cụ thể cho bản trình bày PowerPoint. Để có danh sách các loại dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân mà Người kiểm tra Tài liệu có thể tìm và loại bỏ khỏi bản trình bày, hãy xem lại bảng sau đây.

Nếu tổ chức của bạn tùy chỉnh Người kiểm tra Tài liệu bằng cách thêm các mô-đun thanh tra, bạn có thể kiểm tra bản trình bày của mình cho các loại thông tin bổ sung.

Tên trình kiểm tra

Tìm và loại bỏ

Chú thích và chú giải

  • Chú thích

  • Chú giải viết tay

Thuộc tính Tài liệu và Thông tin Cá nhân

  • Thuộc tính tài liệu, bao gồm thông tin từ tab Tóm tắt, Thống kêTùy chỉnh của hộp thoại Thuộc tính Tài liệu

  • Tiêu đề email

  • Phiếu định lộ trình

  • Thông tin gửi-để-xem lại

  • Thuộc tính máy chủ tài liệu

  • Thông tin Chính sách Quản lý Tài liệu

  • Thông tin kiểu nội dung

  • Đường dẫn tệp để phát hành trang Web

Dữ liệu theo dõi sửa đổi

Dữ liệu về những người đã chỉnh sửa tệp và khi chỉnh sửa.

Tính năng này chỉ sẵn dùng cho người đăng ký Office 365 đã tham gia chương trình Người dùng nội bộ Office. Nếu bạn là người đăng ký Office 365, hãy đảm bảo bạn có phiên bản mới nhất của Office.

Nội dung trên trang chiếu ẩn

Các đối tượng không nhìn thấy được vì chúng được định dạng như ẩn

Trình kiểm tra này không phát hiện các đối tượng được bao phủ bởi các đối tượng khác.

Nội dung ngoài trang chiếu

  • Nội dung hoặc đối tượng không được hiển thị ngay lập tức trong một bản trình bày vì chúng nằm ngoài vùng trang chiếu, bao gồm:

    • Hình mẫu

    • Hộp văn bản

    • Đồ họa

    • Bảng

      Người kiểm tra Tài liệu không phát hiện hoặc loại bỏ các đối tượng trang chiếu có hiệu ứng hoạt hình.

Ghi chú bản trình bày

Văn bản đã được thêm vào phần ghi chú của bản trình bày

Người kiểm tra Tài liệu không thể loại bỏ các ảnh được thêm vào phần ghi chú của bản trình bày.

Dữ liệu XML Tùy chỉnh

Dữ liệu XML tùy chỉnh có thể được lưu trữ trong bản trình bày

Thông tin mà Giám định viên Tài liệu tìm thấy nhưng không thể loại bỏ

Người kiểm tra Tài liệu phát hiện các mục sau đây có thể có dữ liệu không hiển thị trong bản trình bày của bạn. Người kiểm tra Tài liệu không thể loại bỏ các mục này cho bạn vì nó có thể làm cho bản trình bày không hoạt động đúng cách. Bạn có thể kiểm tra từng mục được tìm thấy và quyết định có muốn loại bỏ mục đó theo cách thủ công hay muốn thay thế nó bằng một mục không có dữ liệu ẩn, chẳng hạn như ảnh tĩnh.

Đối với những mục này:

Người kiểm tra Tài liệu tìm thấy:

Các tệp hay đối tượng nhúng

Tệp nhúng (chẳng hạn như một tài liệu Office hoặc văn bản) hoặc đối tượng nhúng (chẳng hạn như biểu đồ hoặc phương trình) có thể có dữ liệu không hiển thị trong sổ làm việc của bạn. Đây là những ví dụ về một số loại đối tượng:

  • Đối tượng ảnh bitmap

  • Microsoft Phương trình 3,0 đối tượng

  • Microsoft Đối tượng biểu đồ đồ thị

  • PowerPoint Đối tượng bản trình bày

  • Visio Vẽ đối tượng

  • Word Đối tượng tài liệu

  • Đối tượng Văn bản của OpenDocument

Macro hoặc mã VBA

Các mục macro hoặc VBA có thể có dữ liệu ẩn trong bản trình bày của bạn. Mục này bao gồm:

  • Macro

  • Mô-đun VBA

  • Điều khiển COM hay ActiveX

Trình kiểm tra tài liệu và dữ liệu cá nhân

Dữ liệu theo dõi sửa đổi, được giới thiệu trong PowerPoint 2016 bản dựng 8403 cho người dùng Office 365, minh họa giới hạn Người kiểm tra Tài liệu. Ví dụ, chúng ta hãy nói rằng Kelly và Linda cộng tác trên bản trình bày Office 365. Dữ liệu theo dõi sửa đổi (có nghĩa là, tên người dùng và thời gian thực hiện các chỉnh sửa) sẽ được thêm vào bản trình bày. Nếu Mohammed sau đó mở bản trình bày trong PowerPoint 2013 và chạy Người kiểm tra Tài liệu trên tệp để loại bỏ dữ liệu cá nhân, Người kiểm tra Tài liệu trong phiên bản đó của PowerPoint sẽ không thể phát hiện và loại bỏ dữ liệu theo dõi sửa đổi được thêm vào bản trình bày bằng phiên bản Office 365 mới hơn, PowerPoint được Kelly và Li thi. Mohammed không thể loại bỏ dữ liệu theo dõi sửa đổi mà không cần nâng cấp lên phiên bản hiện tại của PowerPoint và sau đó chạy Người kiểm tra Tài liệu

Bạn có thể loại bỏ thông tin ẩn trong Visio, giống như bạn có thể từ các các ứng dụng dành cho Office khác. Trước khi bạn cung cấp cho người khác một bản sao của tài liệu Visio, có thể có informatioin được bạn muốn loại bỏ khỏi tài liệu và từ thuộc tính tệp tài liệu.

Có thể dễ dàng loại bỏ thông tin cá nhân khỏi các khu vực tính năng sau đây trong Visio:

  • Chú thích được chèn vào các trang trong tài liệu của bạn

  • Thuộc tính tệp (tác giả, người quản lýcông ty)

  • Xem tên, tắt tiếng và đánh dấu

  • Đường dẫn tệp mẫu tô

  • Đường dẫn và tên tệp mẫu

Lưu ý: Nếu một tài liệu sẵn dùng cho những người khác trên một máy chủ chung, khi ai đó mở tài liệu, thông tin sẽ được hiển thị về tên của người dùng đã mở tệp và tên của máy tính mà bạn đang lưu trữ tệp. Để giúp bảo vệ thông tin này, hãy đảm bảo rằng bất kỳ tài liệu dùng chung nào đều có thể truy nhập bằng người dùng đáng tin cậy.

Bạn có thể tìm kiếm và loại bỏ thông tin ẩn trong bản trình bày Visio của bạn bằng cách thực hiện các bước sau đây.

  1. Bấm tệp > thông tin > loại bỏ thông tin cá nhân.

  2. Bấm vào tab thông tin cá nhân .

  3. Chọn hộp kiểm loại bỏ các mục này khỏi tài liệu .

    Mẹo: Chọn hộp kiểm cảnh báo cho tôi nếu tôi cố gắng nạp lại thông tin này nếu bạn muốn xem một cảnh báo bất cứ khi nào bạn cố gắng Reinsert thông tin cá nhân.

  4. Để loại bỏ dữ liệu nhạy cảm từ các nguồn dữ liệu bên ngoài, hãy chọn hộp kiểm loại bỏ dữ liệu khỏi các nguồn bên ngoài được lưu trữ trong tài liệu .

    Lưu ý: Chọn hộp kiểm này không loại bỏ dữ liệu đã được nối kết với hình dạng. Nó loại bỏ nguồn dữ liệu khỏi sơ đồ nhưng nếu bất kỳ dữ liệu nào từ nguồn dữ liệu trong sơ đồ, bạn cần phải loại bỏ nó theo cách thủ công.

Chúng tôi luôn lắng nghe!

Bài viết này được cập nhật lần cuối vào ngày 8 tháng 1, 2019, kết quả là chú thích của bạn. Nếu bạn thấy bài viết này hữu ích và đặc biệt là nếu bạn không, vui lòng sử dụng các điều khiển phản hồi dưới đây để rời khỏi một số gợi ý xây dựng như cách chúng tôi có thể làm tốt hơn.

Lưu ý:  Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Cho chúng tôi biết thông tin này có hữu ích hay không? Dưới đây là bài viết bằng tiếng Anh để bạn tham khảo..​

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×