Lọc dữ liệu trong cơ sở dữ liệu bàn làm việc

Để áp dụng bộ lọc, hãy bấm chuột phải vào trường hoặc điều khiển mà bạn muốn sử dụng để lọc sau đó chọn lệnh lọc ở nửa dưới của menu bật lên. Để sử dụng một giá trị nào đó làm cơ sở cho bộ lọc, hãy chọn giá trị đó, bấm chuột phải vào giá trị đó sau đó chọn lệnh lọc. Tùy chọn lọc phụ thuộc vào loại dữ liệu của trường mà bạn sử dụng. Tùy chọn lọc sẽ có dạng như thế này cho một trường văn bản với giá trị chào thế giới được chọn:

Menu ngữ cảnh hiển thị tùy chọn lọc văn bản

Bạn có thể dùng bộ lọc để hiển thị bản ghi cụ thể trong một biểu mẫu, báo cáo, truy vấn hoặc biểu dữ liệu hay chỉ để in bản ghi nào đó từ một báo cáo, bảng hoặc truy vấn. Nhờ có áp dụng bộ lọc, bạn có thể hạn chế dữ liệu trong một dạng xem mà không làm thay đổi thiết kế của đối tượng bên dưới.

Bài viết này giải thích cách áp dụng, lưu và loại bỏ các bộ lọc trong cơ sở dữ liệu Access trên máy tính. Để biết thông tin về việc lọc trong ứng dụng Access, hãy xem bài đăng blog Lọc Dữ liệu của Bạn bằng Access 2013. Để biết thêm thông tin về các ứng dụng Access nói chung, xem bài viết Tạo ứng dụng Access.

Trong bài viết này

Giới thiệu về tính năng lọc

Các cách khác nhau để thực hiện lọc

Chuyển dạng xem giữa Đã lọc và Chưa được lọc của dữ liệu

Xóa một bộ lọc

Lưu bộ lọc và tự động áp dụng bộ lọc

Về lọc

Hạn chế dữ liệu hiển thị là một tác vụ cơ sở dữ liệu cơ bản và lọc là một cách để hạn chế – nhưng đôi khi truy vấn lại là lựa chọn tốt hơn. Khi bạn đã quyết định sử dụng bộ lọc, có vài cách khác nhau để thực hiện: bộ lọc chung, lọc theo vùng chọn và lọc theo biểu mẫu.

Khi nào tôi nên sử dụng truy vấn?

Đôi lúc khi bạn muốn hạn chế dữ liệu được hiển thị thì lựa chọn truy vấn sẽ tốt hơn lọc. Muốn tạo một truy vấn cần phải thực hiện một vài thao tác - bạn phải mở trình thiết kế truy vấn, thêm bảng v.v. Nhưng khi đã làm xong, bạn có một nguồn dữ liệu mới có thể dùng để cung cấp dữ liệu cho biểu mẫu, báo cáo, các truy vấn khác - bất cứ thứ gì cần nguồn dữ liệu. Hãy cân nhắc sử dụng truy vấn trong những trường hợp sau:

  • Khi bạn dự định sử dụng nhiều lần cùng một bộ dữ liệu hạn chế, có thể với nhiều đối tượng. Bạn có thể lưu bộ lọc, xóa bỏ và áp dụng lại một bộ lọc nhưng bạn không thể sử dụng một bộ lọc cho đối tượng nào khác ngoài những đối tượng bạn đã tạo bộ lọc để áp dụng cho chúng.

  • Bạn cần đưa vào vài khả năng cùng một lúc - vài bộ tiêu chuẩn thay thế. Mặc dù điều này có thể thực hiện với Lọc theo Biểu mẫu, nhưng trong một truy vấn, cùng một lúc bạn có thể nhìn thấy tất cả các bộ tiêu chuẩn thay thế, không phải ở trong các tab khác nhau như khi chúng xuất hiện trong Lọc theo Biểu mẫu.

Bộ lọc hỗ trợ các loại dữ liệu khác nhau

Có nhiều loại bộ lọc, một vài bộ lọc chỉ áp dụng cho duy nhất một loại dữ liệu, ngoài ra có những bộ lọc khác sẽ áp dụng cho vài loại dữ liệu. Bộ lọc mà bạn có thể sử dụng phụ thuộc vào loại và giá trị của trường mà bạn muốn lọc. Đây là minh họa hiển thị bộ lọc chung cho dữ liệu Ngày/Thời gian.

Lọc theo trường ngày.

1. Bộ lọc chung cho dữ liệu Ngày/Thời gian

2. Bộ lọc Tất cả các Ngày trong Giai đoạn chỉ sẵn dùng trong dữ liệu ngày/thời gian Nó bỏ qua phần ngày và năm của giá trị ngày.

Sử dụng lại một bộ lọc

Nếu bạn lưu đối tượng với một bộ lọc được áp dụng, lần sau khi bạn mở đối tượng đó ra, bộ lọc sẽ có sẵn cho bạn sử dụng. Bạn có thể đặt thuộc tính Lọc Khi Tải để điều khiển xem bộ lọc có được áp dụng khi đối tượng mở hay không.

Nếu bạn muốn sử dụng lại bộ lọc với đối tượng cơ sở dữ liệu khác, bạn có thể lưu nó dưới dạng một truy vấn.

Đầu Trang

Các cách khác nhau để thực hiện lọc

Có ba cách chính để lọc:

  • Bộ lọc chung    – Các bộ lọc chung cho phép bạn chọn một cách dễ dàng giá trị từ dữ liệu để lọc và cũng cung cấp một tập bộ lọc so sánh dựng sẵn ví dụ như Chứa.

  • Lọc theo vùng chọn    – Biện pháp này cũng phát huy tốt nếu bạn thấy giá trị bạn muốn sử dụng làm bộ lọc.

  • Lọc theo Biểu mẫu – Nếu bạn muốn áp dụng một tập bộ lọc cùng một lúc, Lọc theo Biểu mẫu sẽ cho bạn thêm nhiều quyền điều khiển hơn một chút trong suốt quá trình này.

Bộ lọc chung

Bộ lọc chung dựng sẵn cho hầu hết các loại dữ liệu và cung cấp tính năng lọc cơ bản khá cụ thể với dữ liệu. Ví dụ: khi lọc dữ liệu Ngày/Thời gian bạn có thể sử dụng bộ lọc chung Trước để loại trừ ngày xuất hiện trong hoặc sau một ngày cụ thể.

Lưu ý:  Các bộ lọc chung hoạt động trên từng trường một. Để lọc được nhiều trường hoặc điều khiển, bạn có thể áp dụng một bộ lọc cho mỗi trường riêng biệt hoặc sử dụng một tùy chọn lọc nâng cao.

Để sử dụng một bộ lọc chung    Bấm vào đề mục của trường mà bạn muốn lọc- bộ lọc chung xuất hiện ở phần dưới của menu bật lên.

Các bộ lọc ngày chung
Bộ lọc chung cho dữ liệu Ngày/Thời gian

1. Để lọc những giá trị cụ thể, hãy sử dụng danh sách hộp kiểm Danh sách hiển thị tất cả các giá trị hiện trường đang lưu trữ.

2. Để lọc một phạm vi giá trị, hãy bấm bộ lọc so sánh và xác định rõ giá trị bắt buộc.

Mẹo cho bộ lọc chung

  • Để lọc một danh sách giá trị chỉ sử dụng một hoặc vài giá trị, hãy bỏ chọn hộp kiểm (Chọn Tất cả), rồi chọn các giá trị bạn muốn.

  • Để lọc giá trị null (hiển thị bản ghi không chứa dữ liệu cho trường được lọc), hãy bỏ chọn hộp kiểm (Chọn Tất cả), rồi chọn hộp kiểm bên cạnh (Trống).

  • Bạn có thể sử dụng ký tự đại diện trong bộ lọc chung để khớp ít chính xác hơn - ví dụ: đại diện là dấu sao (*) có thể khớp với bất cứ chuỗi ký tự nào. Vì vậy bạn có thể áp dụng bộ lọc chung Equals cho trường Tên sử dụng chuỗi lọc Miche*l* để khớp với nhiều cách viết cho tên Michele.

  • Để chứa một ký tự đại diện trong bộ lọc là chính nó (chứ không phải là đại diện), hãy cho ký tự vào trong dấu ngoặc vuông.

Tại sao tôi không nhìn thấy bộ lọc chung?

Các trường hợp sau đây không có bộ lọc chung:

  • Không có bộ lọc dữ liệu cụ thể cho Có/Không, Đối tượng OLE và trường Đính kèm.

  • Không có danh sách giá trị cho trường ghi chú.

  • Không có bộ lọc chung trong tất cả các dạng xem ngoài Dạng xem Biểu dữ liệu, Dạng xem Biểu mẫu, Dạng xem Báo cáo, Dạng xem Bố trí.

Lọc theo vùng chọn

Để áp dụng một bộ lọc dựa trên một giá trị được chọn hiện thời, trên ruy-băng hãy bấm Trang đầu, sau đó trong nhóm Sắp xếp & Lọc, hãy bấm Lựa chọn. Danh sách thả xuống hiển thị tùy chọn lọc có sẵn. Cũng giống như bộ lọc chung, lọc theo tùy chọn vùng chọn biến đổi dựa trên loại dữ liệu. Bạn cũng có thể bấm chuột phải vào giá trị đã chọn để lọc theo vùng chọn.

Lọc theo menu Vùng chọn

Lọc theo Biểu mẫu

Để lọc bằng cách điền vào một biểu mẫu, trên tab Trang đầu, trong nhóm Sắp xếp & Lọc, hãy bấm Nâng cao và sau đó bấm Lọc theo Biểu mẫu. Khi bạn sử dụng Lọc theo Biểu mẫu, Access tạo ra một biểu mẫu trống giống như biểu mẫu bạn đang lọc rồi sau đó cho phép bạn hoàn thiện bao nhiêu trường tùy thích. Khi thao tác xong, Access tìm thấy những bản ghi khớp nhau. Tính năng này rất tiện lợi khi bạn muốn lọc bằng giá trị cho vài trường. Minh họa sau đây hiển thị Lọc theo Biểu mẫu đơn giản:

Lọc theo Biểu mẫu

Lưu ý: Khi sử dụng Lọc theo Biểu mẫu, bạn không thể xác định giá trị trường cụ thể bằng những dạng lọc này: đa giá trị, Ghi chú, Siêu kết nối, Có/Không hoặc Đối tượng OLE.

Thêm giá trị Lọc theo Biểu mẫu thay thế với tab Hoặc

Để thêm một bộ giá trị khác dùng để lọc, bấm vào tab Hoặc ở cuối tùy chọn Lọc theo Biểu mẫu - thao tác này sẽ mở ra một biểu mẫu trống mới dùng để lọc. Mỗi lần bạn sử dụng tab Hoặc, Access sẽ tạo ra một tab Hoặc khác; luôn có một tab Hoặc chưa được dùng đến ở tùy chọn Lọc theo Biểu mẫu. Khi bạn cung cấp nhiều bộ giá trị bằng tùy chọn Lọc theo Biểu mẫu, các bản ghi đáp ứng yêu cầu của bất cứ bộ giá trị nào đều được đưa vào. Nói cách khác, càng sử dụng nhiều tab Hoặc, bộ lọc sẽ càng chứa nhiều dữ liệu.

Sắp xếp/Lọc Nâng cao

Thỉnh thoảng, có thể bạn muốn áp dụng một bộ lọc nâng cao hơn những gì bạn có thể làm bằng các phương pháp lọc khác để tự mình ghi tiêu chuẩn lọc. Trong những trường hợp này, bạn có thể sử dụng Sắp xếp/Lọc Nâng cao - trải nghiệm thiết kế bộ lọc cũng giống như thiết kế truy vấn.

  1. Mở một bảng, truy vấn, biểu mẫu hoặc báo cáo trong bất cứ dạng xem nào sau đây: Biểu dữ liệu, Biểu mẫu, Báo cáo hoặc Bố trí.

  2. Đảm bảo chưa lọc dạng xem. Trên thanh Bộ dẫn hướng bản ghi, hãy xác thực rằng Không áp dụng Bộ lọc xuất hiện mờ đi (không sẵn dùng). Nếu không nhìn thấy thanh Bộ dẫn hướng bản ghi, hãy bấm Nâng cao trong nhóm Sắp xếp & Lọc trên tab Trang đầu và sau đó bấm Xóa Tất cả các Bộ lọc (nếu Xóa Tất cả các Bộ lọc xuất hiện mờ đi, có nghĩa là không bộ lọc nào có hiệu lực ).

  3. Trên dải băng, bấm vào Trang đầu, rồi trong nhóm Sắp xếp & Lọc, bấm vào Nâng cao, rồi bấm vào Lọc/Sắp xếp Nâng cao.

  4. Thêm trường vào nơi bạn muốn lọc tới lưới.

  5. Trong hàng Tiêu chí của mỗi trường, hãy xác định một tiêu chuẩn. Áp dụng tiêu chuẩn như một tập và chỉ có bản ghi khớp với tất cả các tiêu chuẩn trong hàng Tiêu chí được hiển thị. Để xác định tiêu chuẩn thay thế cho trường đơn, hãy nhập tiêu chuẩn đầu tiên trong hàng Tiêu chí và tiêu chuẩn thứ hai trong hàng Or v.v.

    Mẹo: 

    • Áp dụng toàn bộ tập tiêu chuẩn trong hàng Or thay thế cho tập tiêu chuẩn trong hàng Tiêu chí. Nếu bạn muốn áp dụng bất cứ tiêu chuẩn nào cho cả hai tập tiêu chuẩn thì bạn phải nhập vào cả hàng Tiêu chí và hàng Or . Bấm Bật tắt Bộ lọc để xem hàng đã lọc.

    • Một cách hay để tìm hiểu cách ghi tiêu chí là áp dụng bộ lọc chung hoặc bộ lọc dựa vào vùng chọn cho kết quả gần đúng với những điều bạn đang tìm kiếm. Sau đó, khi đã áp dụng bộ lọc cho dạng xem, hãy hiển thị tab đối tượng Bộ lọc

Lệnh đặc biệt trên tab tài liệu Bộ lọc

Bạn có thể sử dụng hai lệnh đặc biệt trên tab tài liệu Bộ lọc. Khi bạn bấm chuột phải vào vị trí bất kỳ phía trên lưới thiết kế trên tab, các lệnh Tải từ Truy vấnLưu Dưới dạng Truy vấn sẽ hiển thị trên menu lối tắt.

Tùy chọn bộ lọc đặc  biệt

Lệnh Nạp từ Truy vấn tải thiết kế của một truy vấn đã chọn vào trong lưới. Lệnh này cho phép bạn sử dụng tiêu chuẩn truy vấn làm tiêu chuẩn lọc.

Lệnh Lưu Thành Truy vấn cho phép bạn lưu thiết đặt bộ lọc dưới dạng một truy vấn mới.

Đầu Trang

Chuyển dạng xem giữa Đã lọc và Chưa được lọc của dữ liệu

Để chuyển dạng xem chưa được lọc của dữ liệu, hãy bấm Đã lọc trên thanh Bộ dẫn hướng bản ghi.

Chuyển đổi bộ lọc trong Bộ dẫn hướng Bản ghi

Để chuyển lại về dạng xem được lọc, bấm vào Chưa được lọc trên thanh bộ dẫn hướng bản ghi.

Đầu Trang

Xóa một bộ lọc

Bấm xóa bộ lọc để loại bỏ hoàn toàn. Bạn không thể áp dụng lại một bộ lọc đã bị xóa bằng cách bấm Chưa được lọc – bạn phải tạo lại bộ lọc. Bạn có thể xóa một bộ lọc đơn từ trường đơn hoặc xóa tất cả bộ lọc từ tất cả các trường trong dạng xem.

  • Xóa một bộ lọc    Bấm chuột phải vào mục đã lọc, rồi bấm vào Xóa bộ lọc khỏi tên trường.

  • Xóa mọi bộ lọc    Trên tab Trang đầu, trong nhóm Sắp xếp & Lọc, bấm vào Nâng cao, rồi bấm vào Xóa Mọi Bộ lọc.

Đầu Trang

Lưu bộ lọc và tự động áp dụng bộ lọc

Khi bạn đóng một bảng, truy vấn, biểu mẫu hoặc báo cáo có sử dụng bộ lọc thì bộ lọc đó sẽ được lưu cùng với đối tượng. Lần sau khi mở đối tượng, bạn thấy hiển thị dữ liệu chưa được lọc nhưng bạn sẽ có sẵn bộ lọc đã lưu để áp dụng – chỉ cần chuyển sang dạng xem Đã lọc bằng cách bấm vào Chưa được lọc trên thanh bộ dẫn hướng bản ghi. Nếu bạn muốn bộ lọc được áp dụng khi đối tượng mở ra, hãy đặt thuộc tính FilterOnLoad thành Yes.

Lưu ý:  Cài đặt thuộc tính FilterOnLoad chỉ được áp dụng khi đối tượng tải. Nếu bạn đặt thuộc tính này cho đối tượng trong dạng xem Thiết kế, rồi chuyển sang dạng xem khác thì cài đặt này sẽ không được áp dụng. Bạn phải đóng và mở lại đối tượng để thay đổi đối với cài đặt thuộc tính FilterOnLoad có hiệu lực.

Lưu một bộ lọc dưới dạng một truy vấn

Để lưu bộ lọc dưới dạng truy vấn – như vậy bạn có thể sử dụng lại bộ lọc với đối tượng khác – bạn hãy dùng Sắp xếp/Lọc Nâng cao: trên ruy-băng, hãy bấm Trang đầu, sau đó trong nhóm Sắp xếp & Lọc, hãy bấm Nâng cao rồi bấm Sắp xếp/Lọc Nâng cao. Cài đặt bộ lọc theo cách mà bạn muốn, bấm chuột phải vào điểm trống trên tab Bộ lọc rồi sau đó bấm Lưu Dưới dạng Truy vấn.

Menu ngữ cảnh trong Sắp xếp/Lọc Nâng cao

Đầu Trang

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×