Nhập hoặc liên kết đến dữ liệu trong một cơ sở dữ liệu SQL Server

Trước khi bạn bắt đầu

Bạn muốn mọi thứ trở nên suôn sẻ hơn? Vậy thì hãy thực hiện những chuẩn bị sau đây trước khi bạn liên kết hoặc nhập:

• Định vị tên máy chủ cơ sở dữ liệu SQL Server, xác định thông tin kết nối cần thiết và chọn phương thức xác thực (Windows hoặc SQL Server). Để biết thêm thông tin về các phương thức xác thực, xem mục Kết nối với Máy chủ (Công cụ Cơ sở dữ liệu) và mục Bảo mật cho cơ sở dữ liệu của bạn.

• Xác định bảng hay dạng xem bạn muốn liên kết tới hoặc nhập, cùng những trường có giá trị duy nhất đối với bảng được liên kết. Bạn có thể liên kết hoặc nhập nhiều hơn một bảng hay dạng xem trong một thao tác duy nhất.

• Hãy cân nhắc tới số cột trong từng bảng hoặc dạng xem. Access không hỗ trợ quá 255 trường cho một bảng, do vậy, Access sẽ chỉ liên kết hoặc nhập 255 cột đầu tiên. Bạn có thể tạo dạng xem trong Cơ sở dữ liệu SQL Server để truy nhập những cột vượt quá giới hạn như một giải pháp thay thế.

• Xác định tổng số dữ liệu hiện được nhập. Kích cỡ tối đa của một cơ sở dữ liệu Access là hai gigabyte, trừ đi dung lượng cần thiết cho các đối tượng hệ thống. Nếu cơ sở dữ liệu SQL Server có chứa các bảng lớn, có thể bạn sẽ không thể nhập toàn bộ chúng vào một cơ sở dữ liệu Access duy nhất. Trong trường hợp này, hãy cân nhắc liên kết tới dữ liệu thay vì nhập.

• Bảo mật cho cơ sở dữ liệu Access của bạn và thông tin kết nối mà cơ sở dữ liệu chứa bằng cách sử dụng một vị trí tin cậy, cùng một mật khẩu cơ sở dữ liệu Access. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn chọn lưu mật khẩu SQL Server trong Access.

• Lên kế hoạch tạo thêm các mối quan hệ. Access không tự động tạo các mối quan hệ giữa những bảng liên quan ở cuối thao tác nhập. Bạn có thể tạo mối quan hệ giữa các bảng mới và bảng hiện có bằng cách thủ công sử dụng cửa sổ Mối quan hệ. Để biết thêm thông tin, xem mục Cửa sổ Mối quan hệ là gì? và mục Tạo, chỉnh sửa hoặc xóa mối quan hệ.

Giai đoạn 1: Bắt đầu

1. Chọn Dữ liệu Ngoài > Nguồn Dữ liệu Mới > Từ Cơ sở dữ liệu > Từ SQL Server.

2. Trong hộp thoại Lấy Dữ liệu Ngoài – Cơ sở dữ liệu ODBC, thực hiện một trong những thao tác sau:

   • Để nhập dữ liệu, chọn Nhập dữ liệu nguồn vào một bảng mới trong cơ sở dữ liệu hiện tại.

   • Để liên kết tới dữ liệu, chọn Liên kết nguồn dữ liệu bằng cách tạo bảng được liên kết.

3. Chọn OK.

Giai đoạn 2: Tạo hoặc tái sử dụng tệp DSN

Bạn có thể tạo tệp DSN hoặc tái sử dụng tệp hiện có. Sử dụng tệp DSN khi bạn muốn dựa vào cùng một thông tin kết nối cho các hoạt động liên kết và nhập khác hoặc để chia sẻ với một ứng dụng khác cũng sử dụng các tệp DSN. Bạn có thể tạo tệp DSN trực tiếp bằng Trình quản lý Kết nối Dữ liệu. Để biết thêm thông tin, xem mục Quản trị nguồn dữ liệu ODBC.

Dù bạn vẫn có thể sử dụng các phiên bản trước của trình điều khiển ODBC SQL, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng phiên bản 13.1, phiên bản chứa nhiều cải tiến và hỗ trợ các tính năng mới của SQL Server 2016. Để biết thêm thông tin, xem mục Microsoft ODBC Driver cho SQL Server trên Windows.

1. Thực hiện một trong những thao tác sau:

   • Nếu tệp DSN bạn muốn sử dụng đã tồn tại, hãy chọn tệp đó từ danh sách.

     

     Tùy theo phương thức xác thực bạn đã nhập trong thông tin kết nối, bạn có thể cần phải nhập lại mật khẩu.

   • Cách tạo tệp DSN mới:

     1. Chọn Mới.

        

     2. Chọn Trình điều khiển ODBC 13 cho SQL Server, rồi chọn Tiếp theo.

     3. Nhập tên cho tệp DSN hoặc bấm vào Duyệt để tạo tệp trong vị trí khác.

2. Bấm vào Tiếp theo để xem lại thông tin tóm tắt, rồi bấm vào Kết thúc.

Giai đoạn 3: Sử dụng trình hướng dẫn Tạo Nguồn Dữ liệu Mới cho SQL Server

Trong trình hướng dẫn Tạo Nguồn Dữ liệu Mới cho SQL Server, hãy thực hiện như sau:

1. Trên trang một, nhập thông tin định danh:

   • Trong hộp Mô tả, tùy ý nhập thông tin tài liệu về tệp DSN.

   • Trong hộp Máy chủ, nhập tên SQL Server. Không bấm vào mũi tên xuống.

2. Ở trang hai, hãy chọn một trong các phương thức xác thực sau:

   • Với xác thực Windows Tích hợp    Kết nối thông qua tài khoản người dùng Windows. Nhập tùy ý một Tên Chính của Dịch vụ (SPN). Để biết thêm thông tin, xem mục Tên Chính của Dịch vụ (SPN) trong Kết nối Máy khách (ODBC).

   • Với xác SQL Server thực mới...   Kết nối với thông tin xác thực đã được thiết lập trong cơ sở dữ liệu bằng cách nhập ID đăng nhập và mật khẩu.

3. Ở trang ba và bốn, chọn các tùy chọn khác nhau để tùy chỉnh kết nối của bạn. Để biết thêm thông tin về những tùy chọn này, xem mục Microsoft ODBC Driver cho SQL Server.

4. Một màn hình xuất hiện để xác nhận cài đặt của bạn. Chọn Kiểm tra Nguồn Dữ liệu để xác nhận kết nối của bạn.

5. Bạn có thể cần phải đăng nhập vào cơ sở dữ liệu. Trong hộp thoại Đăng nhập SQL Server , hãy nhập ID đăng nhập và mật khẩu. Để thay đổi các cài đặt bổ sung, chọn Tùy chọn.

Giai đoạn 4: Chọn bảng và dạng xem để liên kết đến hoặc nhập

1. Trong hộp thoại Liên kết Bảng hoặc Nhập Đối tượng, bên dưới Bảng, chọn từng bảng hay dạng xem bạn muốn liên kết hoặc nhập, rồi bấm vào OK.

   

2. Trong một hoạt động liên kết, quyết định xem có chọn Lưu Mật khẩu hay không.

   Bảo mật    Việc chọn tùy chọn này sẽ giúp bạn không cần phải nhập thông tin xác thực mỗi lần bạn mở Access và truy nhập dữ liệu. Tuy nhiên, hoạt động này sẽ lưu trữ mật khẩu chưa mã hóa trong cơ sở dữ liệu Access, nghĩa là những người có thể truy nhập vào nội dung nguồn đều có thể xem tên người dùng và mật khẩu. Nếu bạn chọn tùy chọn này, chúng tôi khuyên bạn nên lưu trữ cơ sở dữ liệu Access ở một vị trí đáng tin cậy và tạo mật khẩu cơ sở dữ liệu Access. Để biết thêm thông tin, xem mục Quyết định có tin cậy một cơ sở dữ liệu hay không và Mã hóa cơ sở dữ liệu bằng cách sử dụng mật khẩu cơ sở dữ liệu.

   Ghi chú    Nếu bạn quyết định không lưu mật khẩu nhưng sau đó đổi ý, bạn cần xóa và tạo lại bảng được liên kết, rồi chọn Lưu Mật khẩu.

Giai đoạn 5: Tạo đặc tả và tác vụ (chỉ Nhập)

• Trong hộp thoại Lấy Dữ liệu Ngoài - Cơ sở dữ liệu ODBC, bạn có thể thường xuyên lưu các bước nhập dưới dạng đặc tả và tạo một tác vụ Outlook để tự động hóa hoạt động nhập. Để biết thêm thông tin, xem mục Lưu chi tiết về hoạt động nhập hoặc xuất dưới dạng đặc tả.

Kết quả

Khi hoạt động liên kết hoặc nhập hoàn tất, bảng sẽ xuất hiện trong Ngăn Dẫn hướng kèm theo tên tương tự như bảng hoặc dạng xem SQL Server kết hợp với tên chủ sở hữu. Ví dụ: nếu tên SQL là dbo.Product, tên Access sẽ là dbo_Product. Nếu tên đó đã được sử dụng, Access sẽ gắn thêm "1" vào tên bảng mới — ví dụ: dbo_Product1. Nếu dbo_Product1 cũng đã được sử dụng, Access sẽ tạo dbo_Product2, v.v.. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể đổi tên cho bảng thành một cái tên có ý nghĩa hơn.

Trong một hoạt động nhập, Access sẽ không bao giờ ghi đè bảng trong cơ sở dữ liệu. Mặc dù bạn không thể trực tiếp gắn thêm dữ liệu SQL Server cho bảng hiện có nhưng bạn vẫn có thể tạo truy vấn chắp thêm để gắn thêm dữ liệu sau khi đã nhập dữ liệu từ các bảng tương tự.

Trong một thao tác liên kết, nếu các cột đang ở chế độ chỉ đọc ở bảng SQL Server, chúng cũng sẽ ở chế độ chỉ đọc trong Access.

Mẹo    Để xem chuỗi kết nối, hãy di chuột qua bảng trong ngăn dẫn hướng Access.

Cập nhật thiết kế bảng được liên kết

Bạn không thể thêm, xóa hoặc sửa đổi cột hay thay đổi kiểu dữ liệu trong bảng được liên kết. Nếu bạn muốn thực hiện thay đổi thiết kế, hãy thực hiện hoạt động này trong cơ sở dữ liệu SQL Server. Để xem thay đổi thiết kế trong Access, hãy cập nhật các bảng được liên kết:

1. Chọn Dữ liệu Ngoài > Trình quản lý Bảng được Liên kết.

2. Tìm kiếm từng bảng được liên kết mà bạn muốn cập nhật, chọn OK, rồi chọn Đóng.

So sánh các kiểu dữ liệu

Các kiểu dữ liệu Access sẽ được đặt tên khác nhau từ các kiểu dữ liệu của SQL Server. Ví dụ: một cột SQL Server chứa kiểu dữ liệu bit được nhập hoặc liên kết vào Access với kiểu dữ liệu Có/Không. Để biết thêm thông tin, hãy xem So sánh Access và SQL Server dữ liệu.

Tôi nên biết những gì khác?

• Để biết thông tin về cách lưu chi tiết nhập vào đặc tả để sau này bạn có thể tái sử dụng, hãy xem bài viết Lưu chi tiết thao tác nhập hoặc xuất dưới dạng đặc tả.

• Để biết thông tin về cách chạy đặc tả nhập đã lưu, hãy xem bài viết Chạy thao tác nhập hoặc xuất đã lưu.

• Để biết thông tin về cách lên lịch chạy đặc tả vào thời điểm cụ thể, xem bài viết Lên lịch thao tác nhập hoặc xuất.

• Để biết thông tin về cách thay đổi tên đặc tả, xóa đặc tả hoặc cập nhật tên của tệp nguồn trong đặc tả, hãy xem bài viết Quản lý Tác vụ Dữ liệu.

Đầu Trang