Lập phiên bản hoạt động như thế nào trong danh sách hoặc thư viện SharePoint

Lập phiên bản hoạt động như thế nào trong danh sách hoặc thư viện SharePoint

Khi lập phiên bản được bật trong danh sách hoặc thư viện SharePoint của bạn, bạn có thể lưu trữ, theo dõi và khôi phục các mục trong danh sách và tệp trong thư viện bất cứ khi nào thay đổi. Lập phiên bản, kết hợp với các thiết đặt khác, chẳng hạn như Checkout, cung cấp cho bạn nhiều quyền kiểm soát nội dung được đăng trên trang web của bạn và có thể cung cấp giá trị thực nếu bạn đã bao giờ cần phải xem hoặc khôi phục Phiên bản cũ của một mục hoặc tệp.

Lưu ý: Phiên bản được bật theo mặc định trong thư viện SharePoint và tắt theo mặc định trong danh sách SharePoint. Để biết thêm thông tin về việc thiết lập lập phiên bản, hãy xem bật và cấu hình Phiên bản cho một danh sách hoặc thư viện.

Tổng quan về lập phiên bản

Bất kỳ ai có quyền quản lý danh sách có thể bật hoặc tắt tính năng lập phiên bản cho thư viện. Phiên bản có sẵn cho các mục danh sách trong tất cả các loại danh sách mặc định — bao gồm lịch, danh sách theo dõi vấn đề và danh sách tùy chỉnh. Nó cũng sẵn dùng cho tất cả các loại tệp có thể được lưu trữ trong thư viện, bao gồm các trang phần web. Để biết thêm thông tin về thiết lập và sử dụng lập phiên bản, hãy xem bật và cấu hình Phiên bản cho một danh sách hoặc thư viện.

Lưu ý: Nếu bạn là khách hàng của Office 365, phiên bản hiện tại được bật theo mặc định khi bạn tạo thư viện OneDrive for Business mới và nó sẽ tự động lưu các phiên bản 500 cuối cùng của tài liệu. Điều này sẽ giúp bạn ngăn không cho mất tài liệu hoặc dữ liệu quan trọng. Nếu bạn có các thư viện hiện có trên site OneDrive for Business của bạn hoặc trên site nhóm của bạn không có bật lập phiên bản, bạn có thể bật tính năng lập phiên bản cho họ bất kỳ lúc nào.

Bạn có thể sử dụng lập phiên bản để:

  • Theo dõi lịch sử Phiên bản    Khi lập phiên bản được bật, bạn có thể thấy khi một mục hoặc tệp đã được thay đổi và người đã thay đổi. Bạn cũng có thể thấy trong khi thuộc tính (thông tin về tệp) đã được thay đổi. Ví dụ: nếu có ai đó thay đổi ngày đến hạn của một mục danh sách, thông tin đó sẽ xuất hiện trong lịch sử Phiên bản. Bạn cũng có thể thấy những chú thích khi họ kiểm tra các tệp vào thư viện.

  • Khôi phục Phiên bản trước đó    Nếu bạn đã thực hiện lỗi trong phiên bản hiện tại, nếu phiên bản hiện tại bị hỏng hoặc nếu bạn chỉ đơn giản giống như phiên bản trước đó, bạn có thể thay thế phiên bản hiện tại bằng một phiên bản trước đó. Phiên bản khôi phục trở thành phiên bản mới.

  • Xem phiên bản trước đó    Bạn có thể xem phiên bản trước đó mà không ghi đè Phiên bản hiện tại của bạn. Nếu bạn đang xem lịch sử Phiên bản trong tài liệu Microsoft Office, chẳng hạn như tệp Word hoặc Excel, bạn có thể so sánh hai phiên bản để xác định những điểm khác biệt.

Khi phiên bản được bật, các phiên bản được tạo trong các trường hợp sau đây:

  • Khi một mục danh sách hoặc tệp được tạo lần đầu tiên hoặc khi tệp được tải lên.

    Lưu ý: Nếu yêu cầu kiểm xuất, bạn phải kiểm tra tệp để tạo phiên bản đầu tiên.

  • Khi tệp được tải lên có cùng tên với tệp hiện có.

  • Khi các thuộc tính của mục danh sách hoặc tệp được thay đổi.

  • Khi một tài liệu Office được mở và lưu. Sau khi một tài liệu được mở lại, một phiên bản mới sẽ được tạo ra sau khi đã lưu một bản sửa.

  • Theo định kỳ, khi chỉnh sửa và lưu tài liệu Office. Không phải tất cả các chỉnh sửa và lưu tạo phiên bản mới. Khi lưu các chỉnh sửa thường xuyên, ví dụ, mỗi phiên bản mới bắt một điểm trong thời gian chứ không phải là từng chỉnh sửa riêng lẻ. Tính năng này phổ biến khi bật tính năng lưu tự động.

  • Trong khi tính năng đồng tác giả của tài liệu, khi một người dùng khác bắt đầu làm việc trên tài liệu hoặc khi người dùng bấm vào lưu để tải lên các thay đổi đối với thư viện. 

Có thể có tối đa ba phiên bản hiện tại của tệp tại bất kỳ thời điểm nào: Phiên bản được kiểm xuất, phiên bản sơ bộ hoặc sơ bộ mới nhất và phiên bản chính mới nhất được phát hành. Tất cả các phiên bản khác đều được xem là các phiên bản lịch sử. Một số phiên bản hiện tại chỉ hiển thị với những người dùng có quyền xem chúng.

Một số tổ chức theo dõi cả các phiên bản chính và phụ của tệp trong thư viện của họ. Những người khác chỉ theo dõi các phiên bản chính. Các phiên bản chính được xác định bằng toàn bộ số, chẳng hạn như 5,0; Các phiên bản phụ được xác định bằng số thập phân, chẳng hạn như 5,1.

Hầu hết các tổ chức sử dụng các phiên bản phụ khi các tệp đang được phát triển và các phiên bản chính khi có các mốc quan trọng nhất định hoặc khi các tệp sẵn sàng để xem xét bằng nhiều người xem. Trong nhiều tổ chức, tính bảo mật dự trữ được đặt là chỉ cho phép chủ sở hữu tệp và những người có quyền phê duyệt tệp. Điều đó có nghĩa là các phiên bản phụ không thể nhìn thấy được bởi bất kỳ ai khác cho đến khi phiên bản chính được phát hành.

Các phiên bản chính sẵn dùng cho các danh sách nhưng các phiên bản phụ không sẵn dùng. Mỗi phiên bản của một mục danh sách được đánh số bằng cả số. Nếu tổ chức của bạn yêu cầu phê duyệt các mục trong danh sách, các mục vẫn giữ nguyên trạng thái chờ cho đến khi họ được người khác phê duyệt có quyền phê duyệt chúng. Khi ở trạng thái đang chờ xử lý chúng được đánh số với số thập phân và được gọi là Thư nháp.

Để biết thêm về việc bật và thiết lập lập phiên bản, bao gồm các phiên bản chính và phụ, hãy xem mục bật và cấu hình lập phiên bản cho một danh sách hoặc thư viện.

Các số phiên bản được tự động thêm vào mỗi lần bạn tạo một phiên bản mới. Trong danh sách hoặc thư viện có các phiên bản được kích hoạt chính, các phiên bản có toàn bộ số, chẳng hạn như 1,0, 2,0, 3,0, v.v. Trong thư viện, người quản trị của bạn có thể bật lập phiên bản cho cả hai phiên bản chính và phụ. Khi các phiên bản phụ đang được theo dõi, chúng có số thập phân như 1,1, 1,2, 1,3, v.v. Khi một trong những phiên bản này được phát hành dưới dạng phiên bản chính, số của nó sẽ trở thành 2,0. Các phiên bản nhỏ tiếp theo được đánh số 2,1, 2,2, 2,3, v.v.

Khi bạn loại bỏ một thanh toán, số phiên bản sẽ không thay đổi. Nếu phiên bản gần đây nhất là phiên bản 3,0, nó vẫn ở 3,0 sau khi bạn loại bỏ kiểm xuất.

Khi bạn xóa một phiên bản, phiên bản đi vào thùng rác và số của nó đi kèm với nó. Lịch sử Phiên bản sẽ hiển thị các số phiên bản còn lại. Các số phiên bản khác không thay đổi. Ví dụ, nếu bạn có một tài liệu có các phiên bản phụ 4,1 và 4,2, và bạn quyết định xóa phiên bản 4,1, lịch sử Phiên bản kết quả chỉ hiển thị các phiên bản 4,0 và 4,2. Hình ảnh sau đây cho thấy điều này.

Để biết thêm về việc bật và thiết lập lập phiên bản, bao gồm các phiên bản chính và phụ, hãy xem mục bật và cấu hình lập phiên bản cho một danh sách hoặc thư viện.

Lịch sử Phiên bản với một phiên bản phụ đã bị xóa

Một số tổ chức cho phép các phiên bản không giới hạn của tệp và những người khác áp dụng hạn chế. Bạn có thể khám phá ra, sau khi kiểm tra trong phiên bản mới nhất của một tệp, phiên bản cũ bị thiếu. Nếu phiên bản gần đây nhất của bạn là 101,0 và bạn nhận thấy rằng không còn Phiên bản 1,0 nữa, điều đó có nghĩa là người quản trị đã cấu hình thư viện để chỉ cho phép 100 Phiên bản chính của tệp. Việc bổ sung Phiên bản 21 khiến Phiên bản đầu tiên bị xóa. Chỉ các phiên bản 2,0 đến 101,0 vẫn ở đó. Tương tự, nếu phiên bản 22 được thêm vào, chỉ các phiên bản 3,0 đến 102,0 vẫn ở đó.

Người quản trị cũng có thể quyết định giới hạn số lượng phiên bản phụ để chỉ những phiên bản mới nhất của một số tập. Ví dụ, nếu các phiên bản chính của 100 được phép, người quản trị có thể quyết định giữ lại Thư nháp nhỏ chỉ trong năm phiên bản chính gần đây nhất. Số mặc định của các phiên bản phụ giữa các phiên bản chính là 511. Nếu bạn tìm cách lưu một phiên bản phụ khác, bạn sẽ thấy thông báo lỗi cho bạn biết rằng trước tiên bạn phải phát hành tài liệu đó. Người quản trị site của bạn có thể thay đổi mặc định để cho phép ít phiên bản nhỏ hơn.

Nếu danh sách hoặc thư viện giới hạn số lượng phiên bản chính, các phiên bản sớm nhất sẽ bị xóa bỏ khi đã đạt đến giới hạn. Ví dụ, nếu chỉ các phiên bản 100 được giữ lại và nhóm của bạn sẽ tạo ra các phiên bản 105, chỉ các phiên bản 6 đến 105 được lưu giữ. Nếu một phiên bản khác được tạo ra, chỉ các phiên bản 7 đến 106 được giữ lại. Nếu các phiên bản giới hạn danh sách hoặc thư viện của bạn, bạn nên đảm bảo rằng những người đóng góp biết rằng các phiên bản trước đó sẽ bị xóa khi đã đạt đến giới hạn phiên bản.

Trong thư viện giới hạn số lượng phiên bản chính mà nó giữ phiên bản phụ, các phiên bản phụ sẽ được xóa cho các phiên bản chính trước đó khi đã đạt đến giới hạn phiên bản. Ví dụ, nếu bạn giữ bản thảo chỉ dành cho 100 Phiên bản chính và nhóm của bạn sẽ tạo ra 105 Phiên bản chính, chỉ các phiên bản chính sẽ được lưu giữ cho các phiên bản sớm nhất. Các phiên bản phụ được liên kết với năm phiên bản chính sớm nhất — chẳng hạn như 1,2 hoặc 2,3 — bị xóa, nhưng các phiên bản chính — 1, 2, v.v., được giữ lại, trừ khi thư viện của bạn cũng giới hạn các phiên bản chính.

Giới hạn số lượng phiên bản thường là một hành động tốt. Điều đó có nghĩa là bạn có thể bảo tồn không gian trên máy chủ và giảm bớt thư không quan trọng cho người dùng. Tuy nhiên, nếu tổ chức của bạn được yêu cầu để lưu tất cả các phiên bản về pháp lý hoặc các lý do khác, không áp dụng bất kỳ giới hạn nào.

Lưu ý: 

  • SharePoint Online yêu cầu lập phiên bản cho thư viện; Máy chủ SharePoint cho phép bạn chọn không có lập phiên bản làm tùy chọn.

  • SharePoint Online Thiết đặt thư viện cho phép một phạm vi các phiên bản chính của 100-50000; Thiết đặt thư viện Máy chủ SharePoint cho phép một phạm vi các phiên bản chính của 1-50000.

  • Cả hai SharePoint Online và Máy chủ SharePoint thiết đặt thư viện cho phép một phạm vi các phiên bản phụ 1-50000.

  • Cả hai thiết đặt danh sách SharePoint Online và Máy chủ SharePoint cho phép lập phiên bản (bao gồm bản thảo) là một tùy chọn, với phạm vi các phiên bản 1-50000.

Quan trọng: Nếu tổ chức của bạn giới hạn số lượng phiên bản mà nó lưu trữ, các phiên bản cũ nhất sẽ bị xóa vĩnh viễn khi đạt đến giới hạn. Chúng không được gửi đến thùng rác.

Để biết thêm về việc bật và thiết lập lập phiên bản, bao gồm giới hạn, hãy xem bật và cấu hình Phiên bản cho một danh sách hoặc thư viện.

Bạn có thể cấu hình những ai có thể xem bản thảo của các mục danh sách và tệp. Bản thảo được tạo trong hai trường hợp:

  • Khi một phiên bản phụ của tệp được tạo hoặc Cập Nhật trong thư viện theo dõi các phiên bản chính và phụ.

  • Khi một mục danh sách hoặc tệp được tạo hoặc cập nhật nhưng chưa được phê duyệt trong danh sách hoặc thư viện trong đó yêu cầu phê duyệt nội dung.

Khi bạn theo dõi các phiên bản chính và phụ, bạn có thể xác định xem liệu mọi người phải có quyền chỉnh sửa tệp trước khi họ có thể xem và đọc một phiên bản phụ. Khi thiết đặt này được áp dụng, những người có quyền sửa tệp có thể làm việc trên tệp, nhưng những người chỉ có quyền đọc tệp không thể xem được phiên bản phụ. Ví dụ, bạn có thể không muốn mọi người có quyền truy nhập vào thư viện của bạn để xem chú thích hoặc sửa đổi trong khi tệp đang được sửa. Nếu các phiên bản chính và phụ đang được theo dõi và không ai đã phát hành phiên bản chính, thì tệp không hiển thị đối với những người không có quyền xem bản thảo mục.

Khi yêu cầu phê duyệt nội dung, bạn có thể xác định xem các tệp đang chờ phê duyệt có thể xem được những người có quyền đọc không, những người có quyền chỉnh sửa hay chỉ có tác giả và những người có quyền phê duyệt các mục. Nếu cả hai phiên bản chính và phụ đang được theo dõi, tác giả phải phát hành một phiên bản chính trước khi có thể gửi tệp phê duyệt. Khi yêu cầu phê duyệt nội dung, những người có quyền đọc nội dung nhưng không có quyền xem bản thảo sẽ thấy các mục được phê duyệt hoặc phiên bản chính của tệp được phê duyệt mới.

Bất kể người nào có quyền chỉnh sửa tệp hay không, nếu mọi người tìm kiếm một tệp đang ở trong phiên bản phụ, họ sẽ không nhận được kết quả cho tài liệu đó.

Bạn có thể giới hạn có bao nhiêu phiên bản danh sách các mục hoặc tệp được lưu trong danh sách hoặc thư viện, có thể giúp giữ lại dung lượng máy chủ. Nếu nhóm của bạn tạo ra một số lượng lớn các phiên bản, hãy giới hạn số lượng phiên bản có thể giúp nhóm của bạn quản lý tốt hơn và xác định các phiên bản trước đó. Ví dụ, nếu nhóm của bạn giữ nhiều phiên bản trong vài tháng hoặc năm.

s, có thể là khó khăn cho các thành viên để duyệt qua lịch sử Phiên bản để tìm các phiên bản mà họ cần. Nếu nhóm của bạn cần xem hoặc giữ lại bất kỳ phiên bản trước nào của nó hoặc không giới hạn số lượng phiên bản để giữ hoặc đặt số lượng phiên bản mà bạn tiếp tục đến một số cao.

Nếu thư viện của bạn theo dõi các phiên bản chính và phụ, bạn có thể chọn có bao nhiêu phiên bản tệp chính để giữ và có bao nhiêu phiên bản phụ cho mỗi phiên bản chính để giữ lại. Theo mặc định, mỗi phiên bản chính có thể có tối đa 511 bản thảo (Phiên bản phụ).

Tùy thuộc vào cách thức nhóm của bạn hoạt động, nhóm của bạn có thể có nhiều khả năng cần các phiên bản nhỏ nhất của nó, chẳng hạn như một phiên bản đã được sửa gần đây. Theo thời gian, nhóm của bạn có thể ít quan trọng cần có phiên bản nhỏ hơn. Thông thường, một phiên bản chính đại diện cho một mốc thời gian, chẳng hạn như một tệp được gửi để xem lại hoặc Ấn phẩm, trong khi một phiên bản nhỏ là một công việc đang thực hiện không sẵn sàng cho tất cả người dự trang để đọc.

Nếu danh sách hoặc thư viện giới hạn số lượng phiên bản chính, các phiên bản sớm nhất sẽ bị xóa bỏ khi đã đạt đến giới hạn. Ví dụ, nếu chỉ các phiên bản 100 được giữ lại và nhóm của bạn sẽ tạo ra các phiên bản 105, chỉ các phiên bản 6 đến 105 được lưu giữ. Nếu một phiên bản khác được tạo ra, chỉ các phiên bản 7 đến 1066 được giữ lại. Nếu các phiên bản giới hạn danh sách hoặc thư viện của bạn, bạn nên đảm bảo rằng những người đóng góp biết rằng các phiên bản trước đó sẽ bị xóa khi đã đạt đến giới hạn phiên bản.

Trong thư viện giới hạn số lượng phiên bản chính mà nó giữ phiên bản phụ, các phiên bản phụ sẽ được xóa cho các phiên bản chính trước đó khi đã đạt đến giới hạn phiên bản. Ví dụ, nếu bạn giữ bản thảo chỉ dành cho 100 Phiên bản chính và nhóm của bạn sẽ tạo ra 105 Phiên bản chính, chỉ các phiên bản chính sẽ được lưu giữ cho các phiên bản sớm nhất. Các phiên bản phụ được liên kết với năm phiên bản chính sớm nhất — chẳng hạn như 1,2 hoặc 2,3 — bị xóa, nhưng các phiên bản chính — 1, 2, v.v., được giữ lại, trừ khi thư viện của bạn cũng giới hạn các phiên bản chính.

Lưu ý: 

  • SharePoint Online yêu cầu lập phiên bản cho thư viện; Máy chủ SharePoint cho phép bạn chọn không có lập phiên bản làm tùy chọn.

  • SharePoint Online Thiết đặt thư viện cho phép một phạm vi các phiên bản chính của 100-50000; Thiết đặt thư viện Máy chủ SharePoint cho phép một phạm vi các phiên bản chính của 1-50000.

  • Cả hai SharePoint Online và Máy chủ SharePoint thiết đặt thư viện cho phép một phạm vi các phiên bản phụ 1-50000.

  • Cả hai thiết đặt danh sách SharePoint Online và Máy chủ SharePoint cho phép lập phiên bản (bao gồm bản thảo) là một tùy chọn, với phạm vi các phiên bản 1-50000.

Phiên bản được bật tự động khi thư viện được tạo ra, chứ không phải khi tạo danh sách. Bất kỳ ai có quyền quản lý danh sách có thể bật hoặc tắt lập phiên bản. Trên nhiều site có cùng một người quản lý site, vì danh sách và thư viện kế thừa quyền từ trang web. Ngoài việc bật tính năng lập phiên bản, chủ sở hữu trang (hoặc người khác quản lý danh sách hoặc thư viện) quyết định có yêu cầu phê duyệt nội dung hay không, ai có thể xem các mục bản thảo và nếu được yêu cầu thanh toán. Mỗi trong số các quyết định này có ảnh hưởng đến cách lập phiên bản hoạt động. Ví dụ, nếu người quản lý thư viện quyết định yêu cầu phải kiểm xuất, các số phiên bản chỉ được tạo ra khi một tệp được kiểm nhập. Nếu yêu cầu phê duyệt nội dung, các số phiên bản chính không được áp dụng cho đến khi các tệp được người khác phê duyệt có quyền thực hiện.

Quan trọng: Nếu những người làm việc trong thư viện của bạn đang lên kế hoạch cho các tài liệu đồng tác giả, không cấu hình thư viện để yêu cầu kiểm xuất. Mọi người không thể làm việc như đồng tác giả khi các tài liệu mà họ cần được kiểm xuất.

Để tìm hiểu cách bật lập phiên bản cho một danh sách hoặc thư viện, hãy xem bật và cấu hình lập phiên bản cho một danh sách hoặc thư viện.

Nếu phiên bản được bật trong thư viện của bạn, người đã thiết lập nó sẽ xác định có theo dõi các phiên bản chính và phụ cũng như xác định ai có thể xem các phiên bản phụ. Trong hầu hết các trường hợp, khi phê duyệt nội dung được yêu cầu, chỉ chủ sở hữu của tệp và những người có quyền phê duyệt các mục, có thể xem các phiên bản phụ. Trong thư viện khác, bất kỳ ai có thể chỉnh sửa tệp trong thư viện hoặc bất kỳ ai đã đọc quyền đối với thư viện, bạn có thể xem tất cả các phiên bản. Sau khi phiên bản được phê duyệt, tất cả những người đã đọc được quyền đối với danh sách hoặc thư viện có thể xem phiên bản.

Mặc dù danh sách không có các phiên bản chính và phụ, bất kỳ mục nào trong trạng thái đang chờ xử lý được xem là bản thảo. Trong hầu hết các trường hợp, chỉ những người tạo ra mục và người có toàn quyền kiểm soát hoặc quyền thiết kế có thể xem bản thảo. Bản nháp Hiển thị trong trạng thái đang chờ xử lý cho những người đó, nhưng những người khác chỉ nhìn thấy phiên bản mới nhất được phê duyệt trong lịch sử Phiên bản. Nếu tệp bị từ chối, nó vẫn ở trạng thái đang chờ xử lý cho đến khi ai đó có quyền cần thiết.

Theo mặc định, mục hoặc tệp đang chờ xử lý chỉ hiển thị cho người tạo và đối với những người có quyền quản lý danh sách, nhưng bạn có thể chỉ định nếu các nhóm người dùng khác có thể xem mục hoặc tệp. Nếu thư viện của bạn được thiết lập để theo dõi cả các phiên bản chính và phụ, người đã sửa tệp trước tiên phải phát hành phiên bản chính của tệp.

Để biết thêm thông tin về việc thiết lập phê duyệt cho tài liệu, hãy xem yêu cầu phê duyệt các mục trong danh sách trang hoặc thư viện.

Lưu ý: Bảo mật bản thảo, trong một số danh sách và thư viện, được cấu hình để cho phép tất cả người dùng trang để xem cả phiên bản đang chờ xử lý và được phê duyệt .

Khi bạn kiểm xuất một tệp từ thư viện đã bật Phiên bản, một phiên bản mới sẽ được tạo ra mỗi khi bạn kiểm tra lại nó. Và, nếu các phiên bản chính phụ được bật, bạn có thể quyết định, khi xem lại, hãy chọn loại phiên bản bạn đang kiểm tra. Trong thư viện, nơi yêu cầu thanh toán, phiên bản chỉ được tạo ra khi Check-in.

Trong thư viện, nơi thanh toán không bắt buộc, một phiên bản mới sẽ được tạo lần đầu tiên bạn lưu sau khi mở tệp. Sau đó lưu ghi đè lên phiên bản bạn đã tạo với lưu đầu tiên. Nếu bạn đóng ứng dụng, rồi mở lại tài liệu, thì lưu đầu tiên sẽ là một lần nữa, hãy tạo một phiên bản. Điều này có thể khiến số lượng phiên bản tăng lên rất nhanh chóng.

Để biết thêm thông tin về kiểm nhập, hãy xem kiểm xuất, kiểm nhập hoặc bỏ thay đổi đối với tệp trong thư viện.

Quan trọng: Nếu bạn đang đồng tác giả một tài liệu, không kiểm tra xem, trừ khi bạn có lý do chính đáng để ngăn người khác làm việc trên tài liệu.

Yêu cầu kiểm xuất có thể giúp nhóm của bạn làm cho hầu hết các phiên bản nhất định, bởi vì mọi người chỉ định khi một phiên bản được tạo ra. Một phiên bản chỉ được tạo ra khi ai đó kiểm tra một tệp, hãy thay đổi nó, rồi kiểm tra lại nó. Khi không bắt buộc phải, phiên bản được tạo ra khi người khác lưu tệp và phiên bản này sẽ được cập nhật khi người đó đóng. Nếu người đó hoặc người khác rồi mở và lưu lại tệp, một phiên bản khác sẽ được tạo ra. Tùy theo tình huống, bạn có thể không dự định sẽ được tạo nhiều phiên bản, ví dụ, nếu bạn phải đóng một tệp để tham dự một cuộc họp trước khi kết thúc việc thay đổi tệp.

Khi bắt buộc phải kiểm xuất, mọi người không thể thêm tệp, thay đổi tệp, hoặc thay đổi thuộc tính tệp mà không cần phải kiểm tra tệp. Khi mọi người kiểm nhập tệp, chúng được nhắc để cung cấp chú thích về những thay đổi mà họ đã thực hiện, vốn sẽ giúp tạo ra lịch sử Phiên bản có ý nghĩa hơn.

Lưu ý: Nếu thư viện sẽ lưu trữ các tệp Microsoft Project (. MPP) được đồng bộ hóa với danh sách nhiệm vụ trên trang web của bạn, hộp yêu cầu kiểm xuất sẽ được xóa bỏ.

Để biết thêm thông tin về yêu cầu tính toán, hãy xem thiết lập thư viện để yêu cầu kiểm xuất tệp.

Danh sách và thư viện có các quyền liên quan đến lập phiên bản và kiểm xuất tùy thuộc vào mức cấp phép được áp dụng cho một người dùng hoặc một nhóm cụ thể. Ai đó có thể sửa mức cấp phép có thể cấu hình các quyền này một cách khác nhau hoặc có thể tạo một nhóm mới với các mức cấp phép tùy chỉnh.

Những quyền này cho phép tính linh hoạt trong cách bạn quản lý thư viện của bạn. Ví dụ, bạn có thể muốn một người nào đó có thể xóa bỏ các phiên bản của tệp mà không có quyền xóa tệp. Quyền xóa bỏ các phiên bản không giống như quyền xóa mục, vì vậy bạn có thể cung cấp mức độ điều khiển tùy chỉnh.

Bảng sau đây Hiển thị các quyền có liên quan đến lập phiên bản và kiểm xuất và các mức cấp phép mặc định mà họ áp dụng.

Quyền

Mức cấp phép mặc định

Xem Phiên bản

Toàn quyền kiểm soát, thiết kế, đóng góp và đọc

Xóa Phiên bản

Toàn quyền kiểm soát, thiết kế và đóng góp

Ghi đè Kiểm xuất

Toàn quyền kiểm soát và thiết kế

Phê duyệt Mục

Toàn quyền kiểm soát và thiết kế

Để biết thêm thông tin về quyền, hãy xem Tìm hiểu các mức cấp phép trong SharePoint.

Để lại bình luận cho chúng tôi

Bài viết này có hữu ích không? Nếu có, vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này. Nếu bài viết không hữu ích, hãy cho chúng tôi biết điều gì gây nhầm lẫn hoặc thiếu sót. Vui lòng bao gồm phiên bản SharePoint, Hệ điều hành và trình duyệt của bạn. Chúng tôi sẽ sử dụng phản hồi của bạn để kiểm tra lại các sự kiện, thêm thông tin và cập nhật bài viết này.

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×