Lập kế hoạch trang và quản lý người dùng

Lưu ý:  Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Nếu bạn phụ trách quản lý tất cả các Trang Nhóm của tổ chức mình dành cho gói đăng ký Office 365 Small Business, bài viết này sẽ hướng dẫn bạn tìm hiểu một số nhiệm vụ và khái niệm chủ yếu có liên quan đến quản lý tuyển tập trang và người dùng tuyển tập trang đó.

Trong bài viết này

Một tuyển tập trang là gì?

Quản lý tuyển tập trang

Hoạch định trang trong tuyển tập trang

Quản lý người dùng

Lập kế hoạch sử dụng tính năng tuyển tập trang

Kế hoạch cho phép đa ngôn ngữ trên trang

Tuyển tập trang là gì?

Các trang SharePoint Online mặc định của bạn trong Office 365 cho Doanh nghiệp Nhỏ là một phần của tuyển tập trang đơn. Tuyển tập trang là một nhóm các trang SharePoint có chung người sở hữu và chia sẻ những thiết đặt quản trị, chẳng hạn như quyền. Tuyển tập trang được phân cấp và luôn bao gồm một trang mức cao nhất và trang bất kỳ bên dưới trang mức cao nhất.

Sơ đồ phân cấp của một tuyển tập site hiện site mức cao nhất và các site phụ.

Tuyển tập trang SharePoint Online của bạn bao gồm ba tuyển tập trang khi bắt đầu: Trang Nhóm, Trang của Tôi và Trang web Công cộng. Bạn có thể tạo các trang con thêm vào bên dưới Trang Nhóm. Ngoài ra người dùng cá nhân có thể tạo trang con bên dưới Trang của Tôi họ có.

Lưu ý: Bạn không thể tạo thêm tuyển tập trang trong SharePoint Online cho Office 365 cho Doanh Nghiệp nhỏ.

Site nhóm    Site nhóm và bất kỳ site nào bạn tạo bên dưới nó, sẵn dùng cho người dùng mà bạn mời bằng cách cho họ quyền site, hoặc để người dùng bên ngoài bạn một cách rõ ràng chia sẻ site với bằng cách sử dụng tính năng chia sẻ bên ngoài. Theo mặc định, tất cả mọi người trong thư mục Office365 sẽ được thêm dưới dạng các thành viên vào tuyển tập trang nội bộ và khách truy cập vào tuyển tập trang web công cộng của bạn. Với một Site nhóm, tổ chức, nhóm, hoặc nhóm có thể kết nối với nhau và cộng tác trên tài liệu và các tệp khác, đăng thông báo, lên lịch cuộc họp, duy trì nhiệm vụ, theo dõi vấn đề hoặc mục hành động, lưu trữ thông tin trong danh sách, v.v. Bạn cũng có thể tạo trang con khác nhau từ các mẫu trang sẵn dùng trong các Site nhóm.

Trang web Công cộng    Trang web giao tiếp với công chúng là một trang web đóng vai trò là hiện diện web của tổ chức bạn. Trang web Công cộng có mọi thứ bạn cần để bắt đầu việc thiết kế trang - thư viện để lưu trữ nội dung trang chẳng hạn như logo, đồ họa hay tài liệu và quan trọng nhất là Trình quản lý Thiết kế để tùy chỉnh nội dung và kiểu trang của bạn.

Site cá nhân site cá nhân (trang web trang của tôi) cung cấp người dùng trong tổ chức của bạn với một tập hợp có định dạng của tính năng mạng xã hội. Các tính năng này bao gồm:

  • Nguồn cấp tin tức:    trang nơi người dùng có thể tương tác với nhau

  • OneDrive for Business:    nơi người dùng có thể lưu trữ, chia sẻ và đồng bộ tài liệu kinh doanh cá nhân, ảnh hay các tệp đa phương tiện khác

  • Trang:    trang được cá nhân hóa giúp người dùng trang có thể lưu các lối tắt tới trang web hữu ích

  • Hồ sơ:    trang nơi người dùng có thể giới thiệu bản thân họ với những người khác và với tổ chức.

Đầu trang

Quản lý tuyển tập trang

Với vai trò nhà quản trị tuyển tập trang, bạn có mức cấp phép Toàn quyền Điều khiển với tuyển tập trang. Điều này có nghĩa bạn được phép truy nhập vào nội dung trong tất cả trang con của Trang Nhóm và có thể sử dụng Trình quản lý Thiết kế để thiết kế Trang web Công cộng. Bạn có thể quản lý quyền cho người dùng Trang Nhóm và Trang web Công cộng và thực hiện các nhiệm vụ quản trị có liên quan tới trang. Ngoài những nhiệm vụ này, có thể bạn được yêu cầu thực hiện một số nhiệm vụ khác trong vai trò là người quản trị tuyển tập trang.

Trách nhiệm của người quản trị tuyển tập trang điển hình

Nếu bạn là người quản trị tuyển tập trang cho trang SharePoint Online của mình, trách nhiệm của bạn có thể bao gồm như sau:

  • Làm việc như là đầu mối liên hệ giữa người dùng của bạn với Người quản trị Office 365 toàn cầu (nếu bạn không phải là người quản trị toàn cầu).

  • Cấp phép cho người dùng truy nhập vào Trang Nhóm.

  • Cấp phép cho người dùng thiết kế Trang web Công cộng.

  • Quyết định ai có thể truy nhập vào nội dung quan trọng lưu trữ trên trang SharePoint Online bằng cách cấu hình cấp phép mức độ của tuyển tập trang.

  • Quyết định tính năng nào khả dụng cho những người sẽ sử dụng trang trong tuyển tập trang của bạn.

  • Cung cấp một vài hỗ trợ kỹ thuật cho những người dùng tuyển tập trang của bạn.

  • Chọn người quản trị tuyển tập trang phụ cho tuyển tập trang của bạn.

  • Giúp quản trị các tính năng cụ thể, chẳng hạn như:

    • Bật hoặc tắt các tính năng tuyển tập trang sẵn có.

    • Tạo hoặc tùy chỉnh loại nội dung trang.

    • Thiết đặt các thiết đặt vùng.

Đầu trang

Hoạch định trang trong tuyển tập trang của bạn

Mặc dù khá dễ dàng để tạo các trang bổ sung cho nhóm của bạn, nó là một ý kiến hay hoạch định trang bạn muốn vì nó có thể giúp giữ SharePoint Online của bạn site khả năng quản lý theo thời gian. Bạn cũng nên cân nhắc hay không bạn muốn cho phép người dùng trong công ty của bạn tạo trang nhóm của riêng họ mới để quản lý dự án. Nếu bạn muốn thêm tập trung soát cách site được tạo, bạn có thể tắt tùy chọn này (bạn có thể luôn bật lại sau này nếu bạn đổi ý). Để biết thêm thông tin, hãy xem quản lý tính năng tạo trang trong SharePoint Online.

Ở đây có một danh sách các mẫu trang sẵn dùng trong SharePoint Online cho Office 365 cho Doanh nghiệp Nhỏ, cùng với mô tả của từng mẫu. Sử dụng danh sách này để quyết định loại trang nào là phù hợp nhất cho tổ chức của bạn.

  • Blog    Trang dành cho một người hay một nhóm đăng các ý tưởng, bình phẩm và ý kiến chuyên môn mà người truy nhập trang web có thể nhận xét.

  • Trang Cộng đồng    Trang để tham gia vào các cuộc thảo luận của cộng đồng.

  • Trang Dự án    Trang để quản lý và cộng tác trong một dự án.

  • Trang Nhóm    Trang dành cho các nhóm để nhanh chóng tổ chức, soạn và chia sẻ thông tin. Trang Nhóm cung cấp thư viện tài liệu và các danh sách để quản lý thông báo, mục lịch, nhiệm vụ và thảo luận.

Quản trị

Quản trị là một tập hợp các chính sách, vai trò, trách nhiệm và quy trình hướng dẫn, chỉ đạo và điều khiển cách thức cộng tác cùng nhau giữa các nhóm của một tổ chức để đạt được mục tiêu doanh nghiệp đề ra. Liên quan tới tuyển tập trang SharePoint Online, kế hoạch quản trị có thể là hướng dẫn giúp hoạch định vai trò, trách nhiệm và chính sách cần thiết để hỗ trợ cho tuyển tập trang của bạn. Điều này có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở các xem xét sau đây:

  • Cấu trúc thông tin, bao gồm các trang Web, tài liệu, danh sách và dữ liệu

  • Các hoạt động duy trì, bao gồm quản lý tài khoản người dùng

  • Các chính sách xây dựng thương hiệu và tùy chỉnh

  • Đào tạo

Đó là quan trọng để chuẩn bị một kế hoạch quản trị cho tổ chức của bạn. Bằng cách tham gia trong việc phát triển của một gói quản trị, bạn có thể giúp xác định các quyền sở hữu cho doanh nghiệp và kỹ thuật nhóm, xác định ai là chịu trách nhiệm cho những vùng của hệ thống. Để biết thêm thông tin về lập kế hoạch quản trị, hãy xem cách thực hành tốt nhất để tạo và quản lý site nhóm.

Đầu trang

Quản lý người dùng

Tài khoản người dùng được tạo bằng Office 365 toàn cầu quản trị. Là người quản trị tuyển tập trang, bạn gán quyền cho những người dùng bằng cách sử dụng thiết đặt Bánh răng Thiết đặt Nhỏ thay vị trí của Thiết đặt Site. site nhóm của bạn.

Tài khoản người dùng trong Office 365

Người quản trị toàn cầu bổ sung thêm người dùng mới vào Office 365 cho Doanh nghiệp Nhỏ thông qua trung tâm quản trị Office 365, cổng thông tin để quản lý người dùng và cấu hình các dịch vụ. Khi thêm một người dùng mới, người quản trị toàn cầu thực hiện như sau:

  • Xác định người dùng đó có thể truy nhập trung tâm quản trị hay không

  • Thiết lập vị trí địa lý cho người dùng

  • Chọn loại chứng chỉ người dùng

  • Tạo tên người dùng và mật khẩu cho người dùng

Người dùng Trang Nhóm

Sau khi người dùng mới đã được thêm vào Office 365 dành cho doanh nghiệp nhỏ thư mục của người dùng, người dùng đó được tự động thêm vào nhóm SharePoint được gọi là thành viên (những người có thể sửa nội dung và trang) trên trang nội bộ, và khách truy cập (những người có thể xem và đọc) trên publ vi mạch site. Nếu bạn cần một số người dùng có quyền truy nhập nhiều hơn khách truy cập hoặc thành viên, bạn có thể điều chỉnh quyền cho những người dùng bằng cách thêm chúng vào các nhóm SharePoint khác, chẳng hạn như người sở hữu (mọi người sẽ toàn quyền điều khiển vào site). Mức cấp phép và tư cách thành viên nhóm SharePoint được xác định dưới thiết đặt trong người dùng và quyền. Để biết thêm thông tin về các mức cấp phép và tư cách thành viên nhóm, hãy xem phần mức cấp phép và tư cách thành viên nhóm trong bài viết này.

Mức cấp phép và tư cách thành viên nhóm

Mức cấp phép là những tập hợp quyền (hoặc quyền của SharePoint) cho phép người dùng thực hiện một bộ các nhiệm vụ có liên quan. Ví dụ, mức cấp phép Đọc bao gồm các quyền Xem Mục, Mở Mục, Xem Trang và Xem Phiên bản (ngoài các quyền khác), tất cả những quyền đó đều cần thiết để xem trang, tài liệu và mục trong trang SharePoint. Quyền có thể bao gồm trong nhiều mức cấp phép.

Không khuyến khích bạn gán cấp phép trực tiếp cho những người dùng cá nhân vì việc này có thể gây nhiều khó khăn cho công tác theo dõi và quản lý những người truy nhập trang. Thay vì thế, hãy gán cấp phép cho các nhóm SharePoint rồi gán người dùng cá nhân vào nhóm SharePoint phù hợp. Bạn cũng có thể sử dụng các nhóm SharePoint đã được tạo cho mình theo mặc định.

Một nhóm SharePoint là tập hợp những người dùng được xác định ở mức độ tuyển tập trang để dễ dàng quản lý cấp phép. Mỗi nhóm SharePoint đều được gán một mức cấp phép mặc định.

Lưu ý:  Khi bạn gán mức cấp phép cho các nhóm SharePoint ở mức tuyển tập trang, tất cả trang và nội dung trang thừa hưởng mức cấp phép đó theo mặc định. Hành vi mặc định này được gọi là kế thừa quyền. Bạn cũng có thể xác nhận sẽ ngắt kế thừa quyền hay cấp quyền duy nhất. Điều này thực sự có ích nếu bạn sở hữu các tệp chỉ nên cho một số người dùng xem. Một khi bạn ngắt kế thừa quyền, bạn có thể loại bỏ tất cả các nhóm SharePoint và chỉ cho các nhóm SharePoint hay người dùng cụ thể truy nhập.

Do cấp phép người dùng xác định người dùng có thể xem và truy nhập những gì trong phạm vi trang, bạn phải cân nhắc tư cách thành viên nhóm SharePoint của người dùng đó một cách thận trọng. Ví dụ, người dùng chịu trách nhiệm tạo ra và tùy chỉnh trang tối thiểu phải là thành viên của nhóm Nhà thiết kế. Ngoài ra, người dùng nào chỉ cần đọc nội dung và có thể thêm chú thích vào blog chỉ cần nằm trong nhóm Thành viên là đủ.

Các vai trò mặc định

Đây là những vai trò mặc định trong SharePoint Online, cùng bản mô tả hoạt động mà người dùng với vai trò riêng của mình có thể thực hiện trên trang web này.

  • Người quản trị tuyển tập trang    Người quản trị tuyển tập trang có mức cấp phép Toàn quyền kiểm soát . Họ có quyền truy nhập nội dung trong tất cả các trang con dưới trang nhóm, và sử dụng trình thiết kế trang web để thiết kế trang Web trong trang web. Họ có thể thêm người dùng vào đó các Site nhóm và trang web, và thực hiện tác vụ quản trị và kiểm nghiệm liên quan đến các trang web.

  • Người sở hữu trang    Theo mặc định, thành viên của nhóm người sở hữu có mức cấp phép Toàn quyền kiểm soát trong site mà họ đã tạo trong Site nhóm. Họ có thể thêm người dùng và thực hiện bất kỳ tác vụ quản trị liên quan đến trang web của họ. Họ cũng có thể dùng trình thiết kế trang web để thiết kế trang Web.

    Mẹo:  Ý tưởng thêm thông tin liên hệ của người sở hữu trang vào trang chủ là một ý tưởng hay. Điều này có thể giúp người dùng tìm thấy người sở hữu khi họ cần sự hỗ trợ mang tính hành chính.

    Lưu ý: Người dùng tạo trang bên dưới trang mức cao nhất trong Trang Nhóm sẽ tự động trở thành chủ sở hữu của trang đó.

  • Nhà thiết kế    Theo mặc định, các thành viên của nhóm Thiết kế có mức cấp phép Nhà thiết kế. Các thành viên của nhóm có thể tạo ra danh sách và thư viện tài liệu, chỉnh sửa trang và ứng dụng chủ đề, viền cùng biểu định kiểu trong Trang Nhóm. Người quản trị tuyển tập trang cũng có thể sử dụng Trình thiết kế Trang để thiết kế trang Web.

  • Sửa    Theo mặc định, những người trong nhóm thành viênsửa mức cấp phép. Trong Site nhóm, các người chỉnh sửa có thể xem và thêm, Cập Nhật và xóa bỏ, phê duyệt và tùy chỉnh danh sách và thư viện. Họ không thể dùng trình thiết kế trang web để thiết kế trang Web.

  • Người đóng góp    Không nhóm nào có mức cấp phép Đóng góp theo mặc định. Trong Trang Nhóm, Người đóng góp có thể chỉ được bổ sung, chỉnh sửa và xóa các mục trong danh sách và thư viện tài liệu hiện có đồng thời làm việc cùng phần Web. Người đóng góp không thể sử dụng Trình thiết kế Trang để thiết kế một trang Web.

  • Khách    Theo mặc định, thành viên của nhóm Khách có mức cấp phép chỉ Đọc. Trong Trang Nhóm, khách có thể chỉ xem trang, mục danh sách và tài liệu. Khách không thể sử dụng Trình thiết kế Trang để thiết kế một trang Web.

Vai trò quản trị

Khi trang SharePoint Online của bạn lần đầu được tạo ra, các vai trò quản trị như sau cũng được tạo ra một cách mặc định:

  • Người quản trị toàn cầu    Người quản trị ở cấp cao nhất trong Office 365. Khi đăng ký mua Office 365, bạn đã trở thành người quản trị toàn cầu. Người quản trị toàn cầu có quyền truy nhập tất cả các tính năng trong Trung tâm quản trị O365 (chẳng hạn như bổ sung thêm người dùng vào thư mục, thêm tên miền và quản lý thiết đặt dịch vụ) và chỉ có người quản trị toàn cầu mới có thể gán vai trò cho người quản trị khác. Trong công ty của bạn có thể có nhiều người quản trị toàn cầu nhưng người quản trị toàn cầu mặc định đầu tiên sẽ là người quản trị tuyển tập trang mặc định trong SharePoint Online.

  • Người quản trị tuyển tập trang    Người quản trị tuyển tập trang có Toàn quyền Điều khiển với tuyển tập trang SharePoint Online. Họ có quyền truy nhập vào nội dung trong tất cả các trang con ở dưới Trang Nhóm và sử dụng Trình thiết kế Trang để thiết kế trang Web trong Website. Người quản trị tuyển tập trang có thể bổ sung thêm người dùng vào Trang Nhóm và trang Web Công cộng, đồng thời thực hiện nhiệm vụ quản trị và kiểm toán liên quan tới những trang này. Một người quản trị tuyển tập trang có thể bổ sung thêm người quản trị tuyển tập trang khác hay thay đổi người quản trị tuyển tập trang thông qua trang Thiết đặt Trang web.

Để biết thêm thông tin về việc quản lý người dùng và quyền, hãy xem lập kế hoạch chiến lược quyền của bạn, Tìm hiểu về mức cấp phép trong SharePoint, và tạo và quản lý các nhóm SharePoint

Đầu trang

Kế hoạch sử dụng các tính năng của tuyển tập trang

Người quản trị tuyển tập site cho SharePoint Online, bạn sẽ quản lý tính năng tuyển tập trang. Các tác vụ có thể bao gồm kích hoạt hoặc hủy kích hoạt tính năng theo kế hoạch quản trị của bạn. Để biết thêm thông tin, hãy xem bật hoặc tắt tính năng tuyển tập trang. Xem thêm quản lý thùng rác của tuyển tập trang SharePoint.

Đầu trang

Kế hoạch cho phép đa ngôn ngữ trên trang

Với tư cách người quản trị tuyển tập trang, bạn có thể bật tính năng Giao diện Người dùng Đa Ngôn ngữ (Multiple Language User Interface, MUI) cho phép người dùng xem các trang bằng ngôn ngữ mình lựa chọn chứ không phải ngôn ngữ mặc định đã được đặt cho tuyển tập trang của bạn.

Khi MUI được bật, người dùng có thể xem các yếu tố sau bằng ngôn ngữ khác:

  • Tiêu đề và mô tả trang web

  • Các menu và hành động mặc định của SharePoint

  • Các cột mặc định

  • Các cột tùy chỉnh (danh sách hoặc trang web)

  • Các nối kết thanh dẫn hướng

Tìm thêm thông tin về nhiều ngôn ngữ dùng giao diện (MUI), hãy xem giới thiệu về các tính năng đa ngôn ngữ.

Đầu trang

Trở về Lập kế hoạch hướng dẫn SharePoint Online cho Office 365 dành cho doanh nghiệp

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×