Lập kế hoạch trang và quản lý người dùng

Lưu ý: Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Nếu bạn phụ trách quản lý tất cả các Trang Nhóm của tổ chức mình dành cho gói đăng ký Office 365 Small Business, bài viết này sẽ hướng dẫn bạn tìm hiểu một số nhiệm vụ và khái niệm chủ yếu có liên quan đến quản lý tuyển tập trang và người dùng tuyển tập trang đó.

Trong bài viết này

Tuyển tập trang là gì?

Quản lý tuyển tập trang

Hoạch định trang trong tuyển tập trang của bạn

Quản lý người dùng

Kế hoạch sử dụng các tính năng của tuyển tập trang

Kế hoạch cho phép đa ngôn ngữ trên trang

Tuyển tập trang là gì?

Các trang SharePoint Online mặc định của bạn trong Office 365 cho Doanh nghiệp Nhỏ là một phần của tuyển tập trang đơn. Tuyển tập trang là một nhóm các trang SharePoint có chung người sở hữu và chia sẻ những thiết đặt quản trị, chẳng hạn như quyền. Tuyển tập trang được phân cấp và luôn bao gồm một trang mức cao nhất và trang bất kỳ bên dưới trang mức cao nhất.

Sơ đồ phân cấp của một tuyển tập site hiện site mức cao nhất và các site phụ.

Tuyển tập trang SharePoint Online có ba tuyển tập trang khi bạn bắt đầu: bộ Site nhóm và trang của tôi. Bạn có thể tạo các trang con bổ sung bên dưới trang nhóm. Người dùng cá nhân có thể tạo trang con trong site của tôi của mình.

Lưu ý: Bạn không thể tạo thêm tuyển tập trang trong SharePoint Online cho Office 365 cho Doanh Nghiệp nhỏ.

Site nhóm    Site nhóm và bất kỳ site nào bạn tạo bên dưới nó, sẵn dùng cho người dùng mà bạn mời bằng cách cho họ quyền site, hoặc để người dùng bên ngoài bạn một cách rõ ràng chia sẻ site với bằng cách sử dụng tính năng chia sẻ bên ngoài. Theo mặc định, tất cả mọi người trong thư mục Office365 sẽ được thêm dưới dạng các thành viên vào tuyển tập trang nội bộ và khách truy cập vào tuyển tập trang web công cộng của bạn. Với một Site nhóm, tổ chức, nhóm, hoặc nhóm có thể kết nối với nhau và cộng tác trên tài liệu và các tệp khác, đăng thông báo, lên lịch cuộc họp, duy trì nhiệm vụ, theo dõi vấn đề hoặc mục hành động, lưu trữ thông tin trong danh sách, v.v. Bạn cũng có thể tạo trang con khác nhau từ các mẫu trang sẵn dùng trong các Site nhóm.

Trang cá nhân (Trang web Trang của Tôi) Trang cá nhân cung cấp cho người dùng trong tổ chức bạn một tập hợp phong phú các tính năng của mạng xã hội. Những tính năng này bao gồm:

  • Nguồn cấp tin tức:    trang nơi người dùng có thể tương tác với nhau

  • OneDrive for Business:    nơi người dùng có thể lưu trữ, chia sẻ và đồng bộ tài liệu kinh doanh cá nhân, ảnh hay các tệp đa phương tiện khác

  • Trang:    trang được cá nhân hóa giúp người dùng trang có thể lưu các lối tắt tới trang web hữu ích

  • Hồ sơ:    trang nơi người dùng có thể giới thiệu bản thân họ với những người khác và với tổ chức.

Đầu Trang

Quản lý tuyển tập trang

Là người quản trị tuyển tập trang, bạn có mức cấp phép Toàn quyền kiểm soát vào tuyển tập trang. Điều này có nghĩa là bạn có quyền truy nhập nội dung trong tất cả các trang con trong Site nhóm. Bạn có thể quản lý người dùng quyền cho trang nhóm và thực hiện tác vụ quản trị liên quan đến trang. Ngoài các nhiệm vụ này, bạn có thể được yêu cầu để thực hiện một số tác vụ khác trong vai trò của bạn là người quản trị tuyển tập site.

Trách nhiệm của người quản trị tuyển tập trang điển hình

Nếu bạn là người quản trị tuyển tập trang cho trang SharePoint Online của mình, trách nhiệm của bạn có thể bao gồm như sau:

  • Làm việc như là đầu mối liên hệ giữa người dùng của bạn với Người quản trị Office 365 toàn cầu (nếu bạn không phải là người quản trị toàn cầu).

  • Cấp phép cho người dùng truy nhập vào Trang Nhóm.

  • Quyết định ai có thể truy nhập vào nội dung quan trọng lưu trữ trên trang SharePoint Online bằng cách cấu hình cấp phép mức độ của tuyển tập trang.

  • Quyết định tính năng nào khả dụng cho những người sẽ sử dụng trang trong tuyển tập trang của bạn.

  • Cung cấp một vài hỗ trợ kỹ thuật cho những người dùng tuyển tập trang của bạn.

  • Chọn người quản trị tuyển tập trang phụ cho tuyển tập trang của bạn.

  • Giúp quản trị các tính năng cụ thể, chẳng hạn như:

    • Bật hoặc tắt các tính năng tuyển tập trang sẵn có.

    • Tạo hoặc tùy chỉnh loại nội dung trang.

    • Thiết đặt các thiết đặt vùng.

Đầu Trang

Hoạch định trang trong tuyển tập trang của bạn

Mặc dù khá dễ dàng để tạo các trang bổ sung cho nhóm của bạn, nó là một ý kiến hay hoạch định trang bạn muốn vì nó có thể giúp giữ SharePoint Online của bạn site khả năng quản lý theo thời gian. Bạn cũng nên cân nhắc hay không bạn muốn cho phép người dùng trong công ty của bạn tạo trang nhóm của riêng họ mới để quản lý dự án. Nếu bạn muốn thêm tập trung soát cách site được tạo, bạn có thể tắt tùy chọn này (bạn có thể luôn bật lại sau này nếu bạn đổi ý). Để biết thêm thông tin, hãy xem quản lý tính năng tạo trang trong SharePoint Online.

Ở đây có một danh sách các mẫu trang sẵn dùng trong SharePoint Online cho Office 365 cho Doanh nghiệp Nhỏ, cùng với mô tả của từng mẫu. Sử dụng danh sách này để quyết định loại trang nào là phù hợp nhất cho tổ chức của bạn.

  • Blog    Trang dành cho một người hay một nhóm đăng các ý tưởng, bình phẩm và ý kiến chuyên môn mà người truy nhập trang web có thể nhận xét.

  • Trang Cộng đồng    Trang để tham gia vào các cuộc thảo luận của cộng đồng.

  • Trang Dự án    Trang để quản lý và cộng tác trong một dự án.

  • Trang Nhóm    Trang dành cho các nhóm để nhanh chóng tổ chức, soạn và chia sẻ thông tin. Trang Nhóm cung cấp thư viện tài liệu và các danh sách để quản lý thông báo, mục lịch, nhiệm vụ và thảo luận.

Quản trị

Quản trị là một tập hợp các chính sách, vai trò, trách nhiệm và quy trình hướng dẫn, chỉ đạo và điều khiển cách thức cộng tác cùng nhau giữa các nhóm của một tổ chức để đạt được mục tiêu doanh nghiệp đề ra. Liên quan tới tuyển tập trang SharePoint Online, kế hoạch quản trị có thể là hướng dẫn giúp hoạch định vai trò, trách nhiệm và chính sách cần thiết để hỗ trợ cho tuyển tập trang của bạn. Điều này có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở các xem xét sau đây:

  • Cấu trúc thông tin, bao gồm các trang Web, tài liệu, danh sách và dữ liệu

  • Các hoạt động duy trì, bao gồm quản lý tài khoản người dùng

  • Các chính sách xây dựng thương hiệu và tùy chỉnh

  • Đào tạo

Đó là quan trọng để chuẩn bị một kế hoạch quản trị cho tổ chức của bạn. Bằng cách tham gia trong việc phát triển của một gói quản trị, bạn có thể giúp xác định các quyền sở hữu cho doanh nghiệp và kỹ thuật nhóm, xác định ai là chịu trách nhiệm cho những vùng của hệ thống. Để biết thêm thông tin về lập kế hoạch quản trị, hãy xem cách thực hành tốt nhất để tạo và quản lý site nhóm.

Đầu Trang

Quản lý người dùng

Tài khoản của người dùng tạo bởi người quản trị Office 365 Toàn cầu. Với vai trò người quản trị tuyển tập trang, bạn cấp phép cho những người dùng này bằng cách dùng Thiết đặt Bánh răng Cài đặt nhỏ thay thế vị trí của Cài đặt Site. của Trang Nhóm.

Tài khoản người dùng trong Office 365

Người quản trị toàn cầu bổ sung thêm người dùng mới vào Office 365 cho Doanh nghiệp Nhỏ thông qua trung tâm quản trị Office 365, cổng thông tin để quản lý người dùng và cấu hình các dịch vụ. Khi thêm một người dùng mới, người quản trị toàn cầu thực hiện như sau:

  • Xác định người dùng đó có thể truy nhập trung tâm quản trị hay không

  • Thiết lập vị trí địa lý cho người dùng

  • Chọn loại chứng chỉ người dùng

  • Tạo tên người dùng và mật khẩu cho người dùng

Người dùng Trang Nhóm

Sau khi người dùng mới được bổ sung vào thư mục Office 365 cho Doanh nghiệp Nhỏ của người dùng, người dùng đó tự động được thêm vào nhóm SharePoint gọi là Thành viên (những người có thể chỉnh sửa nội dung và trang) trên trang web nội bộ và Khách (những người có thể xem và đọc) trên trang web công cộng. Nếu bạn cần một số người dùng có thêm truy nhập so với Khách hay Thành viên, bạn có thể điều chỉnh quyền dành cho những người dùng đó bằng cách thêm họ vào các nhóm SharePoint khác, chẳng hạn như Người sở hữu (người sẽ có toàn quyền điều khiển trang). Các mức cấp phép và tư cách thành viên nhóm SharePoint đã xác định theo Thiết đặt trong Người dùng và Cấp phép. Để biết thêm thông tin về mức cấp phép và tư cách thành viên nhóm, vui lòng xem phần Các mức cấp phép và tư cách thành viên nhóm trong bài viết này.

Mức cấp phép và tư cách thành viên nhóm

Mức cấp phép là những tập hợp quyền (hoặc quyền của SharePoint) cho phép người dùng thực hiện một bộ các nhiệm vụ có liên quan. Ví dụ, mức cấp phép Đọc bao gồm các quyền Xem Mục, Mở Mục, Xem Trang và Xem Phiên bản (ngoài các quyền khác), tất cả những quyền đó đều cần thiết để xem trang, tài liệu và mục trong trang SharePoint. Quyền có thể bao gồm trong nhiều mức cấp phép.

Không khuyến khích bạn gán cấp phép trực tiếp cho những người dùng cá nhân vì việc này có thể gây nhiều khó khăn cho công tác theo dõi và quản lý những người truy nhập trang. Thay vì thế, hãy gán cấp phép cho các nhóm SharePoint rồi gán người dùng cá nhân vào nhóm SharePoint phù hợp. Bạn cũng có thể sử dụng các nhóm SharePoint đã được tạo cho mình theo mặc định.

Một nhóm SharePoint là tập hợp những người dùng được xác định ở mức độ tuyển tập trang để dễ dàng quản lý cấp phép. Mỗi nhóm SharePoint đều được gán một mức cấp phép mặc định.

Lưu ý:  Khi bạn gán mức cấp phép cho các nhóm SharePoint ở mức tuyển tập trang, tất cả trang và nội dung trang thừa hưởng mức cấp phép đó theo mặc định. Hành vi mặc định này được gọi là kế thừa quyền. Bạn cũng có thể xác nhận sẽ ngắt kế thừa quyền hay cấp quyền duy nhất. Điều này thực sự có ích nếu bạn sở hữu các tệp chỉ nên cho một số người dùng xem. Một khi bạn ngắt kế thừa quyền, bạn có thể loại bỏ tất cả các nhóm SharePoint và chỉ cho các nhóm SharePoint hay người dùng cụ thể truy nhập.

Do cấp phép người dùng xác định người dùng có thể xem và truy nhập những gì trong phạm vi trang, bạn phải cân nhắc tư cách thành viên nhóm SharePoint của người dùng đó một cách thận trọng. Ví dụ, người dùng chịu trách nhiệm tạo ra và tùy chỉnh trang tối thiểu phải là thành viên của nhóm Nhà thiết kế. Ngoài ra, người dùng nào chỉ cần đọc nội dung và có thể thêm chú thích vào blog chỉ cần nằm trong nhóm Thành viên là đủ.

Các vai trò mặc định

Đây là những vai trò mặc định trong SharePoint Online, cùng bản mô tả hoạt động mà người dùng với vai trò riêng của mình có thể thực hiện trên trang web này.

  • Người quản trị tuyển tập trang    Người quản trị tuyển tập trang có mức cấp phép Toàn quyền kiểm soát . Họ có quyền truy nhập vào nội dung trong tất cả các trang con dưới trang nhóm. Họ có thể thêm người dùng vào rồi Site nhóm và thực hiện tác vụ quản trị và kiểm nghiệm liên quan đến các trang web.

  • Người sở hữu trang    Theo mặc định, thành viên của nhóm người sở hữu có mức cấp phép Toàn quyền kiểm soát trong site mà họ đã tạo trong Site nhóm. Họ có thể thêm người dùng và thực hiện bất kỳ tác vụ quản trị liên quan đến trang web của họ.

    Mẹo:  Ý tưởng thêm thông tin liên hệ của người sở hữu trang vào trang chủ là một ý tưởng hay. Điều này có thể giúp người dùng tìm thấy người sở hữu khi họ cần sự hỗ trợ mang tính hành chính.

    Lưu ý: Người dùng tạo trang bên dưới trang mức cao nhất trong Trang Nhóm sẽ tự động trở thành chủ sở hữu của trang đó.

  • Trình thiết kế    Theo mặc định, thành viên của nhóm thiết kế có mức cấp phép thiết kế . Họ có thể tạo danh sách và thư viện tài liệu, sửa trang và áp dụng chủ đề, viền và biểu định kiểu trong Site nhóm.

  • Sửa    Theo mặc định, những người trong nhóm thành viênsửa mức cấp phép. Trong Site nhóm, các người chỉnh sửa có thể xem và thêm, Cập Nhật và xóa bỏ, phê duyệt và tùy chỉnh danh sách và thư viện.

  • Người đóng góp    Nhóm không có mức cấp phép đóng góp theo mặc định. Trong Site nhóm, người đóng góp có thể chỉ thêm, sửa, và xóa các mục trong danh sách hiện có và thư viện tài liệu và làm việc với phần Web.

  • Khách truy cập    Theo mặc định, các thành viên của nhóm khách thăm có mức cấp phép đọc . Trong Site nhóm, khách truy cập chỉ có thể xem trang, mục danh sách và tài liệu.

Vai trò quản trị

Khi trang SharePoint Online của bạn lần đầu được tạo ra, các vai trò quản trị như sau cũng được tạo ra một cách mặc định:

  • Người quản trị toàn cầu    Người quản trị ở cấp cao nhất trong Office 365. Khi đăng ký mua Office 365, bạn đã trở thành người quản trị toàn cầu. Người quản trị toàn cầu có quyền truy nhập tất cả các tính năng trong Trung tâm quản trị O365 (chẳng hạn như bổ sung thêm người dùng vào thư mục, thêm tên miền và quản lý thiết đặt dịch vụ) và chỉ có người quản trị toàn cầu mới có thể gán vai trò cho người quản trị khác. Trong công ty của bạn có thể có nhiều người quản trị toàn cầu nhưng người quản trị toàn cầu mặc định đầu tiên sẽ là người quản trị tuyển tập trang mặc định trong SharePoint Online.

  • Người quản trị tuyển tập trang    Người quản trị tuyển tập site có toàn quyền kiểm soát của tuyển tập trang SharePoint Online. Họ có quyền truy nhập vào nội dung trong tất cả các trang con dưới trang nhóm. Họ có thể thêm người dùng vào rồi Site nhóm và thực hiện tác vụ quản trị và kiểm nghiệm liên quan đến trang. Người quản trị tuyển tập trang có thể thêm người quản trị tuyển tập trang khác, hoặc thay đổi người quản trị tuyển tập trang, đến trang thiết đặt trang.

Để biết thêm thông tin về việc quản lý người dùng và quyền, hãy xem lập kế hoạch chiến lược quyền của bạn, Tìm hiểu về mức cấp phép trong SharePoint, và tạo và quản lý các nhóm SharePoint

Đầu Trang

Kế hoạch sử dụng các tính năng của tuyển tập trang

Với tư cách người quản trị tuyển tập trang cho SharePoint Online, bạn sẽ quản lý các tính năng của tuyển tập trang. Các nhiệm vụ này có thể bao gồm kích hoạt hoặc tắt các tính năng theo kế hoạch quản trị của bạn. Để biết thêm thông tin, vui lòng xem Bật hoặc tắt các tính năng tuyển tập trang. Ngoài ra vui lòng xem Quản lý Thùng Rác của tuyển tập trang SharePoint.

Đầu Trang

Kế hoạch cho phép đa ngôn ngữ trên trang

Với tư cách người quản trị tuyển tập trang, bạn có thể bật tính năng Giao diện Người dùng Đa Ngôn ngữ (Multiple Language User Interface, MUI) cho phép người dùng xem các trang bằng ngôn ngữ mình lựa chọn chứ không phải ngôn ngữ mặc định đã được đặt cho tuyển tập trang của bạn.

Khi MUI được bật, người dùng có thể xem các yếu tố sau bằng ngôn ngữ khác:

  • Tiêu đề và mô tả trang web

  • Các menu và hành động mặc định của SharePoint

  • Các cột mặc định

  • Các cột tùy chỉnh (danh sách hoặc trang web)

  • Các nối kết thanh dẫn hướng

Để tìm thêm thông tin về Giao diện Người dùng Đa Ngôn ngữ (Multiple Language User Interface, MUI), vui lòng xem Giới thiệu các tính năng đa ngôn ngữ.

Đầu Trang

Trở về Lập kế hoạch hướng dẫn SharePoint Online cho Office 365 dành cho doanh nghiệp

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×