Lập kế hoạch cơ bản thiết kế site SharePoint của bạn

Lập kế hoạch cơ bản thiết kế site SharePoint của bạn

Mục đích của hướng dẫn này là bật chủ sở hữu trang để tạo trang SharePoint mới đáp ứng các mục tiêu kinh doanh, nhu cầu người dùng và có thể duy trì với giám sát tối thiểu. Có những yếu tố đã biết sẽ góp phần vào sự thành công chung của nội bộ, site hoặc trang của bạn. Đảm bảo các nguyên tắc cơ bản cụ thể được tích hợp vào thiết kế của bạn sẽ tăng khả năng thực hiện các mục tiêu doanh nghiệp và người dùng của bạn sẽ được đáp ứng. 

Tìm hiểu cách tích hợp thiết kế SharePoint cơ bản vào thiết kế và Tactics của bạn có thể tăng tốc hoặc làm chậm sự thành công của dự án SharePoint của bạn. 

Hướng dẫn này bao gồm ba phần riêng biệt:

Trong bài viết này:

  • Giới thiệu về cơ bản thiết kế SharePoint

  • Chiến thuật thành công đã biết

  • Các tài nguyên tạo trang hiện đại

Cơ bản về thiết kế SharePoint

1. bảo mật và dễ truy nhập

Nhà

Quản trị là tập hợp các chính sách, vai trò, trách nhiệm và quy trình kiểm soát cách tổ chức của đơn vị kinh doanh và nhóm CNTT làm việc cùng nhau trong SharePoint để đạt được mục tiêu của nó. Mỗi doanh nghiệp có nhu cầu duy nhất và các mục tiêu ảnh hưởng đến cách tiếp cận của nó để quản trị. Các tổ chức lớn hơn có thể sẽ yêu cầu nhiều hơn-và chi tiết hơn-quản trị hơn so với các tổ chức nhỏ hơn.

Quản trị thường được xác định bởi một số người trong một tổ chức. Chính sách quản trị sẽ được thực hiện bởi người quản trị SharePoint. Với tư cách là chủ sở hữu trang web, bạn sẽ không có toàn quyền kiểm soát về kế hoạch quản trị của tổ chức, nhưng bạn nên tự mình biết được những chính sách nhất định như sau:

  • Quyền và tác giả

  • Duy trì nội dung

  • Chia sẻ-bên ngoài và nội bộ

Tại sao ưu tiên quản trị?

Một kế hoạch quản trị tốt có thể:

  • Sắp xếp việc triển khai sản phẩm và công nghệ, chẳng hạn như SharePoint.

  • Giúp giữ an toàn cho hệ thống của tổ chức của bạn và tuân thủ.

  • Giúp đảm bảo lợi nhuận tốt nhất cho việc đầu tư của bạn trong công nghệ.

Trợ năng

Các trang mà bạn tạo trong SharePoint Online bao gồm các tính năng trợ năng giúp người Khuyết tật dễ dàng sử dụng chúng. Thuật ngữ "người khuyết tật" bao gồm hàng triệu người với hàng loạt nhu cầu. Tuy nhiên, mỗi người xem phụ lại có những nhu cầu đặc trưng cụ thể. Một số Khuyết tật phổ biến nhất bao gồm: mù, tầm nhìn thấp, mù màu, tính di động hạn chế và khéo léo, khiếm thính và nhận thức như bị giảm thiểu như chứng khó đọc hoặc rối loạn Deficit Attention. 

Tìm hiểu thêm về các tài nguyên để tạo các site trợ năng trong SharePoint Online.

Tại sao ưu tiên khả năng truy nhập?

Việc thiết kế site lưu tâm đến trợ năng sẽ giúp làm cho các site của bạn:

  • Dễ dàng truy nhập bất kể thiết bị hoặc phương pháp nhập mà ai đó có thể đang sử dụng (ví dụ: trình duyệt trên máy tính, trình duyệt bằng giọng nói, trình duyệt trên điện thoại di động, máy tính trên ô tô, v.v.).

  • Dễ dàng truy nhập bất kể những hạn chế mà ai đó có thể đang hoạt động (ví dụ: xung quanh ồn ào, phòng có độ sáng khác nhau, môi trường lái xe rảnh tay, v.v.).

  • Có thể dự đoán. Đổi mới site rất quan trọng nhưng khả năng dự đoán rất cần thiết. Khi bạn làm cho dẫn hướng trên site của mình dễ hiểu và có thể dự đoán, mọi người sẽ dễ dàng truy nhập hơn.

Usability

Khả năng sử dụng tham chiếu đến mục dễ dàng sử dụng trang web của bạn-thông tin cơ bản là giúp người dùng thực hiện các mục tiêu của họ bằng cách sử dụng trang web của bạn? Hãy nhớ rằng người dùng cần trang web này để truy nhập tài nguyên và công việc sắp xếp. Đảm bảo các trung tâm lập kế hoạch tạo trang của bạn xung quanh các tác vụ chính và người dùng cần thiết cho trang web của bạn cần hỗ trợ. 

Các hướng dẫn sử dụng cơ bản để cân nhắc:

  • Learnability: cách dễ dàng với người dùng để thực hiện các tác vụ cơ bản lần đầu tiên họ sử dụng trang web?

  • Hiệu quả: sau khi người dùng đã học được thiết kế, bạn có thể thực hiện các tác vụ nhanh chóng như thế nào?

  • Memorability: khi người dùng trở về site sau một khoảng thời gian không sử dụng nó, dễ dàng họ có thể thiết lập lại chức năng như thế nào?

  • Lỗi: có bao nhiêu lỗi do người dùng thực hiện và cách dễ dàng có thể phục hồi từ các lỗi?

  • Sự hài lòng: cách dễ chịu là nó để sử dụng thiết kế?

Nguồn: Nielson Norman Usability 101

Tại sao ưu tiên khả năng sử dụng?

Site SharePoint của bạn sẽ trở nên có giá trị đối với người dùng khi nó giúp giảm thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ và kết nối người dùng với tài nguyên thường truy nhập. Site của bạn sẽ trở nên có giá trị đối với doanh nghiệp của bạn khi nó làm giảm vé hỗ trợ khách hàng và tự động hóa các tác vụ như xử lý hợp đồng. Để đáp ứng các loại mục tiêu này, trang của bạn trước tiên sẽ cần phải có thể sử dụng được tất cả khán giả ví dụ: người dùng thiết bị di động , các thành viên nhóm từ xa, nhu cầu đa ngôn ngữ và các yêu cầu về khả năng truynhập.

Làm việc trên bất kỳ thiết bị nào

Khi người dùng giữ các tệp trên thiết bị cục bộ của họ hoặc trên một chia sẻ mạng, họ sẽ không có thiết bị đó hoặc không có kết nối với mạng của bạn. Nếu có điều gì đó xảy ra với thiết bị của người dùng, dữ liệu sẽ không thể khôi phục được. Nếu thiết bị của người dùng được nâng cấp, dữ liệu cục bộ phải được di chuyển.

Bằng cách lưu trữ các tệp trong onedrive, người dùng có thể truy nhập chúng từ tất cả các thiết bị của mình, chẳng hạn như điện thoại và máy tính gia đình của họ (tùy thuộc vào những gì bạn cho phép). Họ thậm chí có thể truy nhập các tệp trong một trình duyệt từ các thiết bị khác mà họ tin cậy. Tải ứng dụng SharePoint dành cho thiết bị di động.

2. thông báo và tham gia

Tận dụng các danh sách và thư viện hiện đại

Thu thập và quản lý nội dung bằng cách sử dụng danh sách SharePoint giống như bạn có thể thu thập thông tin trong Excel. Các thư viện cho phép bạn và nhóm của bạn có thể thu thập, theo dõi và chia sẻ thông tin trong Thư viện SharePoint.

Phần web quản lý nội dung hiện đại:

  • Dễ dàng thêm, sắp xếp lại, sắp xếp, lọc và tạo dạng xem tùy chỉnh của thư viện bằng cách sử dụng phần web thư viện tài liệu

  • Cải thiện việc hiển thị danh sách với định dạng dạng xem cột và danh sách bằng cách sử dụng phần web danh sách

  • Tự động hiển thị nội dung từ một thư viện tài liệu, một site, một tuyển tập trang hoặc tất cả các site bằng phần web nội dung được tô sáng

  • Thêm tệp như nối kết thay vì sao chép chúng giữa các site bằng phần web liên kết

Tin tức và nội dung được cá nhân hóa

Tạo và điều tiết tin tức liên quan đến đối tượng của bạn bằng cách sử dụng phần web tin tức. Nhanh chóng tạo các bài viết bắt mắt như thông báo, mọi người tin tức, trạng thái Cập Nhật và nhiều hơn nữa có thể bao gồm đồ họa và định dạng phong phú. Phần web tin tức cho phép bạn xác định nguồn cho các bài đăng tin tức tự động và thứ tự bạn muốn chúng xuất hiện trên trang của bạn.

Tùy chỉnh cách người dùng của bạn xem nội dung và tin tức bằng cách sử dụng mục tiêu của khán giả. Mục tiêu của khán giả cho phép các nội dung cụ thể được ưu tiên cho những người xem cụ thể trên trang bắt đầu của SharePoint, tin tức trên ứng dụng dành cho thiết bị di động và trong phần web tin tức khi đã bật mục tiêu của khán giả.

Làm việc cùng nhau trên cùng một tệp

Đồng tác giả là hai hoặc nhiều tác giả hoạt động trên các phần khác nhau của một tài liệu cùng một lúc. Trong khi một tác giả hoạt động trên phần tài liệu của mình, tác giả khác có thể làm việc trên hers, mà không cần ngắt dòng công việc kia. Tính năng đồng tác giả sẽ loại bỏ các rào cản với tính năng cộng tác tài liệu dựa trên máy chủ và giúp các tổ chức giảm đi liên kết với tính năng chia sẻ tài liệu truyền thống thông qua phần đính kèm. 

Kết nối site nhóm của bạn với một nhóm Office 365

Nếu bạn đã xác định rằng bạn cần xây dựng một site nhóm, hãy cân nhắc việc kết nối nó với nhóm Office 365.

Khi bạn tạo hoặc kết nối với một nhóm, các tài nguyên chia sẻ trở nên sẵn dùng cho nhóm như hộp thư đến chung, lịch nhóm, một sổ ghi chép OneNote, một vị trí mặc định cho tệp (thư viện tài liệu site nhóm), Planner for task management, các trang, danh sách, thư viện

Tạo một site nhóm SharePoint được kết nối theo nhóm trong vài giây. 

3. xây dựng cộng đồng và văn hóa 

Kết nối nhân viên

Giúp nhóm công việc kết nối và tham gia vào tổ chức của bạn bằng yammer. Sử dụng yammer để thảo luận các ý tưởng, chia sẻ các bản Cập Nhật và mạng với những người khác. Tìm hiểu thêm về các điểm nổi bật của yammer và các phần web hội thoại yammer.

Các cuộc hội thoại yammer cho phép người dùng tham gia vào các cuộc hội thoại trực tuyến mà không cần rời khỏi trang SharePoint của bạn. Các điểm nổi bật của yammer cung cấp tổng quan nhanh về các cuộc hội thoại hiện hoạt và cổng thông tin mục tiêu đến các nhóm hoặc hội thoại cụ thể trong yammer.

Những điều bạn có thể làm với các phần web yammer:

  • Tìm kiếm các chuyên gia, cuộc hội thoại và tệp

  • Tham gia nhóm để giữ lại thông tin, kết nối với cộng đồng của bạn và thu thập các ý tưởng

  • @ đề cập đến ai đó để lặp chúng trong

  • Khen ngợi người khác trong mạng của bạn để kỷ niệm thành công, hoặc chỉ để nói cảm ơn

  • Sử dụng cuộc bỏ phiếu cho phản hồi về nguồn đám đông và nhận được câu trả lời nhanh

Thống nhất tổ chức của bạn

Bạn có thể giữ đối tác, nhóm và đồng nghiệp của mình trong vòng lặp cũng như tham gia các câu chuyện quan trọng hoặc thú vị bằng cách sử dụng tính năng tin tức trên site nhóm của bạn. Bạn có thể nhanh chóng tạo những bài đăng bắt mắt như các thông báo, tin tức về mọi người, bản cập nhật trạng thái và nhiều nội dung khác, có thể bao gồm đồ họa và định dạng phong phú. Sử dụng phần web tin tức trên site nhóm của bạn.

Đôi khi nội dung cần được chuyển qua video giống như khi thông báo toàn bộ tổ chức được thực hiện hoặc khi các nhà lãnh đạo cấp cao lưu trữ sự kiện trực tiếp. Microsoft Stream là site video riêng của công ty bạn. Sử dụng phần web luồngtrên site của bạn để hiển thị nội dung video.

Giúp tổ chức của bạn mang lại khả năng hiển thị lớn hơn cho các sự kiện sắp tới bằng cách thêm phần web sự kiện.

4. tạo và mở rộng kiến thức

Các site thành công nhất thu hút người dùng với nội dung và tài nguyên phù hợp vào đúng thời điểm. Nội dung có thể được định nghĩa là tài liệu, hình ảnh, video, tin tức công ty, tiêu đề phần và nhãn tài liệu-mọi phương tiện thông tin mà người dùng cần phải tiêu thụ để trở thành thông tin.

Nội dung cuối cùng sẽ quyết định cách bạn ngắt trang của bạn thành các trang, thư viện tài liệu, danh sách, nối kết dẫn hướng site và các cấu phần khác. Sử dụng phương pháp tiếp cận thiết kế nội dung đầu tiên để xác định nội dung nào trên trang của bạn trước khi xây dựng site của bạn. Để nội dung của bạn tiếp cận với người xem phù hợp, hãy tìm hiểu thêm về các cách thực hành tốt nhất về dẫn hướng site, tìm kiếm và quản lý nội dung. 

Dẫn hướng

Các site SharePoint hiệu quả nhất giúp người dùng tìm thấy những gì họ cần nhanh chóng để họ có thể sử dụng thông tin mà họ tìm cách đưa ra quyết định, tìm hiểu về những gì đang diễn ra, truy nhập công cụ mà họ cần, hoặc tham gia với đồng nghiệp để giúp giải quyết vấn đề. Lập kế hoạch trải nghiệm dẫn hướng hiệu quả như vậy, thành phần quan trọng của việc thiết kế các site SharePoint. Trải nghiệm dẫn hướng tốt với trình bày các khách truy cập có ảnh hoàn chỉnh về những nội dung sẵn có trên trang và, được kết hợp với trang chủ, cung cấp một câu chuyện "toàn diện" cho site. 

Tìm hiểu thêm về cách lập kế hoạch dẫn hướng site. Bạn sẽ cần làm việc cùng với người quản trị tuyển tập trang để thực hiện các thay đổi dẫn hướng ảnh hưởng đến các site Hub và trang chủ.

Tìm kiếm

Tìm kiếm của Microsoft trong SharePoint cung cấp giao diện người dùng tuyệt vời mà bạn đã cá nhân hóa kết quả mà không cần người quản trị để cấu hình bất kỳ điều gì. Bạn cũng có thể thúc đẩy thông tin và câu trả lời người dùng của bạn cần hoàn thành nhiệm vụ, ví dụ như các chính sách, lợi ích, tài nguyên, công cụ và nhiều hơn nữa. Nhóm mục tiêu, như thuê mới hoặc người lao động từ xa, với nội dung cụ thể bằng cách sử dụng mục tiêu của khán giả

Quản lý nội dung

Quản lý nội dung tham chiếu đến việc quản lý tất cả nội dung trong trang SharePoint (s) của bạn-chẳng hạn như văn bản, hình ảnh, biểu trưng, nhãn, nối kết và siêu dữ liệu. Quản lý nội dung trong ngữ cảnh này có nghĩa là việc đảm bảo người dùng có thể tìm thấy nội dung của bạn-và khi họ tìm thấy nó, nội dung sẽ được Cập Nhật và liên quan đến những gì người dùng cần.

Quản lý nội dung nên là một phần trong chiến lược quản trị tổ chức của bạn để tự động hóa các tác vụ nhất định như quyềnduy trì nội dung và phát hành. Với tư cách là chủ sở hữu trang, bạn sẽ cần làm việc với bộ sưu tập site hoặc người quản trị đối tượng thuê để hiểu những chính sách nào đang diễn ra đối với tổ chức của bạn. 

Lập kế hoạch nội dung các biện pháp tốt nhất: 

  • Xác định người dùng của bạn, nhu cầu của họ và đảm bảo trang của bạn đáp ứng các nhu cầu đó

  • Sử dụng menu trang để hiển thị những người dùng có thể thực hiện trên trang của bạn

  • Các trang web cụ thể là chủ đề lý tưởng để cho phép trang của bạn quy mô như doanh nghiệp của bạn tăng dần

  • Kiểm tra nội dung hiện tại để đảm bảo chất lượng trước khi thêm nó vào site

  • Rời khỏi nhiều dung lượng mở trong thiết kế của bạn-ít hơn

Nội dung viết các cách thực hành tốt nhất: 

  • Sử dụng một giai điệu đàm thoại và từ vựng quen thuộc cho người xem của bạn

  • Trả lời những điều sau cho người dùng ngay lập tức: tôi đang ở đâu? Tôi có thể làm gì ở đây? Tôi có thể làm gì tiếp theo?

  • Đảm bảo tiêu đề H1 và H2 sử dụng các từ khóa để xem xét các kiểu người dùng công trình khóa sẽ tìm kiếm khi tìm kiếm nội dung này

  • Người dùng không đọc, họ đang quét-sử dụng các tiêu đề lớn với các từ khóa

  • Đánh vần ra từ viết tắt và viết tắt ở đề cập đến đầu tiên

  • Cân nhắc văn hóa, ý nghĩa kép và nội địa hóa

  • Đảm bảo nội dung có thể truy nhập, ví dụ: hình ảnh và màu một mình không được dùng để truyền tải thông tin và video đã đóng phụ đề chi tiết

Quản lý nội dung thực hành tốt nhất:

  • Tên tệp và tiêu đề tài liệu phải có ý nghĩa đối với người dùng vì thông tin này sẽ trở nên quan trọng khi người dùng tìm kiếm nội dung trang của bạn

  • Tránh sử dụng ngày và số phiên bản trong tên tệp

  • Chọn tên người dùng thân thiện đối với các nối kết siêu SharePoint

  • Kiểm tra nội dung lên lịch thường xuyên khi cần thiết để đảm bảo nội dung vẫn liên quan

Các yếu tố thành công đã biết

Tìm Champions

Champions là những người trong tổ chức của bạn đã cố tình dành thời gian để khuyếch đại các ý tưởng và cách làm việc mới. Champions có thể giúp tăng tốc sự tham gia của người dùng và áp dụng cho các site SharePoint của bạn. Champions là một tài sản có giá trị khi tạo và khởi chạy site mới, Hub site và cổng thông tin. 

Nhà vô địch có thể trợ giúp:

  • Các nỗ lực chia tỷ lệ áp dụng cho toàn bộ tổ chức

  • Evangelizing SharePoint và giá trị của nó trên các nhóm

  • Chào mừng các câu hỏi về người dùng và trả lời mới

Tìm hiểu thêm về cách tìm và tận dụng chức vô địch trong văn phòng của bạn bằng các nguồn thông qua SharePoint.

Yêu cầu phản hồi

Yêu cầu phản hồi từ người dùng trong quá trình thiết kế để xác thực rằng thiết kế đáp ứng nhu cầu của họ. Thử nghiệm trang của bạn trước khi khởi động ban đầu có thể đặc biệt sâu sắc trong việc phát hiện các vấn đề về cấu trúc thông tin hoặc cấu trúc trang.

Phản hồi có thể có giá trị trong biểu mẫu của khảo sát, khả năng sử dụng kiểm tra hoặc bằng cách xem người dùng tương tác với site mới của bạn. Hãy nhớ rằng trong khi sử dụng trang web của bạn, đối tượng của bạn sẽ có thể hiểu ngay lập tức: tôi đang ở đâu, tôi có thể làm gì ở đây và tôi có thể làm gì tiếp theo?

Đo thành công site

Các mục tiêu của site được thiết lập thường xuyên được theo dõi và truyền đạt. Xem phân tích mức sử dụng site để tìm hiểu thêm về cách người dùng tương tác với site của bạn.

Một số ví dụ về các mục tiêu của site có thể được đo:

  • Giảm thời gian trên các tác vụ (ví dụ như biểu mẫu)

  • Giảm cuộc gọi hỗ trợ

  • Tăng sự cam kết và hài lòng của nhân viên

  • Kết nối nhân viên với các nhân viên và công cụ kinh doanh khác

  • Cổng thông tin (có nghĩa là thành viên nhóm mới triển khai)

Giữ nội dung Cập Nhật và tuân thủ

Đối với hầu hết các tổ chức và site, âm lượng và độ phức tạp của nội dung sẽ tăng lên hàng ngày — email, tài liệu, tin nhắn tức thời và nhiều hơn nữa. Quản lý hiệu quả-hoặc quản-thông tin này là quan trọng khi bạn cần: tuân thủ các quy định về công việc, giảm nguy cơ trong trường hợp vi phạm bảo mật và giúp tổ chức của bạn có thể chia sẻ kiến thức và nhanh nhẹn hơn bằng cách đảm bảo rằng người dùng của bạn chỉ hoạt động với nội dung hiện tại và liên quan đến họ.

Làm việc cùng với người quản trị tuyển tập trang để tạo chính sách duy trì có thể giúp quản lý nội dung bằng cách: duy trì nội dung để không thể xóa vĩnh viễn trước khi kết thúc thời hạn duy trì và xóa nội dung vĩnh viễn ở cuối thời gian lưu giữ.

Một khía cạnh của nội dung quản lý được lên lịch thường xuyên khi cần thiết. Xác định cách thường xuyên nhóm quản lý site của bạn: làm mới nội dung, đảm bảo các liên kết không bị hỏng, Cập nhật thông tin nhân viên và thiết đặt quyền chia sẻ và xem lại.  

Các tài nguyên hướng dẫn tạo site hiện đại:

Lên kế hoạch cho site của bạn:

Lập kế hoạch site SharePoint của bạn

Lấy cảm hứng từhttps://lookbook.microsoft.com/sách tìm kiếm trong SharePoint

Hướng dẫn: tạo site liên lạc cho tổ chức của bạn

Hướng dẫn: tạo một site nhóm

Xây dựng site của bạn:

Tạo và sử dụng các trang hiện đại trên site SharePoint

Tùy chỉnh site SharePoint của bạn

Tùy chỉnh dẫn hướng trên site SharePoint của bạn

Sử dụng phần web trên các trang SharePoint

Quản lý site của bạn:

Quản lý và vòng đời của trang SharePoint hiện đại

Quản lý thiết đặt site SharePoint của bạn

Xem dữ liệu sử dụng cho site SharePoint của bạn

Lưu ý:  Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Cho chúng tôi biết thông tin này có hữu ích hay không? Dưới đây là bài viết bằng tiếng Anh để bạn tham khảo..​

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×