Lưu trữ trong Outlook cho Windows

Lưu trữ trong Outlook cho Windows

Có một vài cách để lưu trữ thư trong Outlook 2016. Các phương pháp bạn có thể sử dụng phụ thuộc vào việc bạn sử dụng Outlook 2016 với tài khoản Office 365 dành cho doanh nghiệp, tài khoản Exchange hoặc các loại tài khoản khác như tài khoản Outlook.com, Gmail, POP hoặc IMAP.

Tất cả các tài khoản trong Outlook 2016 đều có quyền truy nhập vào thư mục Lưu trữ. Thư mục Lưu trữ là một trong các thư mục mặc định của Outlook, như thư mục Hộp thư đến, Mục đã gửi và Mục đã xóa. Bạn không thể xóa thư mục Lưu trữ. Nếu bạn sử dụng Outlook với tài khoản Exchange hoặc Exchange Online, các chính sách thư mục như các chính sách duy trì sẽ được áp dụng cho thư mục Lưu trữ.

Sử dụng nút Lưu trữ để di chuyển thư đến thư mục Lưu trữ không giúp giảm kích cỡ hộp thư của bạn. Nếu cần giảm kích cỡ hộp thư của mình, bạn có thể sử dụng Lưu trữ trực tuyến trong Office 365 dành cho doanh nghiệp hoặc tính năng Tự lưu trữ.

Lưu trữ thư chỉ bằng một thao tác duy nhất trong Outlook 2016

Bạn có thể sử dụng nút Lưu trữ trong nhóm Xóa trên dải băng để di chuyển một hoặc nhiều thư đến thư mục Lưu trữ của mình mà không cần phải xóa thư. Có một số lợi ích khi sử dụng tính năng Lưu trữ.

  • Bạn có thể dễ dàng tìm thấy các mục đã lưu trữ từ hộp tìm kiếm hoặc bằng cách dẫn hướng tới thư mục Lưu trữ của mình. Khi bạn nhập một thuật ngữ vào hộp Tìm kiếm, theo mặc định, Outlook 2016 sẽ tìm kiếm tất cả thư mục trong hộp thư của bạn.

  • Các mục vẫn sẽ khả dụng trên điện thoại hoặc các thiết bị khác của bạn thông qua thư mục Lưu trữ

Lưu trữ các mục trong Outlook 2016

  1. Chọn một hoặc nhiều thư trong Hộp thư đến hoặc thư mục khác cần lưu trữ.

  2. Trong nhóm Xóa, chọn Lưu trữ. Bạn cũng có thể sử dụng phím Backspace để lưu trữ ngay một hoặc nhiều thư đã chọn. 

    Lưu trữ Một lần Bấm

    Lưu ý: Thư mục Lưu trữ của bạn đã tồn tại, ngay cả khi bạn không bao giờ sử dụng tính năng này trước đó. Bạn sẽ tìm thấy thư mục này trong danh sách thư mục Outlook của mình. Nếu bạn không thấy thư mục và bạn đang sử dụng Outlook 2016, đi tới Tệp > Tài khoản Office > Tùy chọn cập nhật > Cập nhật ngay.

  3. (Các) Thư của bạn sẽ được di chuyển đến thư mục Lưu trữ. Nếu bạn lưu trữ nhầm một thư, đi đến thư mục Lưu trữ và di chuyển thư trở lại Hộp thư đến của mình.

Lưu ý: Nút Lưu trữ chỉ hiển thị trong Outlook 2016. Các phiên bản Outlook cũ hơn không có nút Lưu trữ trên dải băng.

Lưu trữ thư bằng bàn phím

Bạn có thể lưu trữ một hoặc nhiều thư đã chọn bằng cách bấm vào phím Backspace. Nếu bạn bấm vào phím Delete, các thư sẽ chuyển đến thư mục Các mục đã xóa. Bạn không thể thay đổi hành vi của phím Backspace.

Làm thế nào để tôi tìm thấy thư mục Lưu trữ?

Thư mục Lưu trữ của bạn nằm trong danh sách thư mục. Để hiển thị danh sách thư mục, chọn Xem Ngăn thư mục rồi chọn Bình thường.

Trên menu Ngăn thư mục, Bình thường được chọn.

Làm thế nào tôi tìm kiếm được thư mục Lưu trữ?

Theo mặc định, khi bạn tìm kiếm các mục Outlook bằng cách sử dụng tính năng Tìm kiếm hộp thư hiện tại ở đầu danh sách thư mục của mình, Outlook sẽ tìm kiếm toàn bộ hộp thư của bạn.

Tìm kiếm hộp thư của bạn

Nếu bạn muốn đặt phạm vi tìm kiếm chỉ cho thư mục Lưu trữ, trước tiên, chọn thư mục Lưu trữ trong danh sách thư mục. Hộp tìm kiếm của bạn lúc này sẽ chỉ tìm kiếm thư mục Lưu trữ.

Tìm kiếm thư mục Lưu trữ

Điều này khác biệt như thế nào với Lưu trữ trực tuyến?

Lưu trữ Trực tuyến là một tính năng dành cho khách hàng doanh nghiệp của Office 365, họ có những hộp thư lớn đặc biệt. Những khách hàng này có thể sử dụng Lưu trữ Trực tuyến để tránh việc xóa thư cũ. Lưu trữ Trực tuyến của người dùng hoạt động tương tự như một tài khoản thứ hai trong Outlook với cấu trúc thư mục riêng của mình. Do đó, các tìm kiếm được thực hiện từ Hộp thư đến sẽ không tích hợp tính năng này.

Nếu Lưu trữ Trực tuyến được kích hoạt, người quản trị và người dùng có thể thiết lập hộp thư của mình để tự động di chuyển các thư cũ sang Lưu trữ Trực tuyến qua việc sử dụng các Chính sách Lưu trữ.

Tôi nên sử dụng Lưu trữ và Lưu trữ trực tuyến khi nào?

Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng tính năng Lưu trữ nhằm giúp cho Hộp thư đến không còn thư bạn đã trả lời hoặc thao tác trên đó. Hãy xem Lưu trữ giống như một thư mục tệp. Bạn có thể lưu trữ các mục trong thư mục Lưu trữ mà vẫn truy nhập các mục dễ dàng. Bạn cũng có thể xóa hoặc di chuyển chúng đến các thư mục cụ thể nếu việc đó hợp với phong cách của bạn.

Đối với những người dùng có hộp thư lớn trong tổ chức Office 365 Enterprise, chúng tôi khuyên người quản trị nên đặt Chính sách lưu trữ giúp di chuyển các mục đến Lưu trữ trực tuyến sau một năm hoặc dưới khoảng thời gian đó, nếu người dùng đạt hạn mức hộp thư nhanh hơn. Điều này sẽ đảm bảo rằng người dùng không cần phải xóa thư cũ để nhường chỗ cho thư mới. Bạn có thể di chuyển thư cũ hơn khoảng thời gian được chỉ định từ cả hai thư mục Hộp thư đến và thư mục Lưu trữ cục bộ.

Câu hỏi thường gặp về lưu trữ

Không. Thư mục Lưu trữ là một trong các thư mục hệ thống mặc định của Outlook và bạn không thể đổi tên, di chuyển hoặc xóa.

Lưu trữ là một tính năng phổ biến đã có sẵn trong Outlook Mobile, Outlook Web App và Outlook.com và thậm chí các nhà cung cấp email khác như Gmail. Vì đây là tên đã được xác minh và cũng bởi vì Lưu trữ Trực tuyến là một tính năng hiện có nên chúng tôi quyết định giữ lại cả hai tên này.

Tự lưu trữ là một tính năng cũ hơn của Outlook cho phép tự động di chuyển thư cũ đến một tệp .pst. Điều này có nghĩa là thư sẽ được loại bỏ khỏi máy chủ và khó tìm hơn thông qua tìm kiếm. Nếu ổ đĩa cứng có chứa tệp AutoArchive.pst nhưng tệp không còn sử dụng được nữa thì các thư này bị mất. Lưu trữ trực tuyến là một phương pháp thay thế cấp độ doanh nghiệp cho Tự lưu trữ.

Bạn vẫn có thể sử dụng Tự lưu trữ nếu bạn không có Lưu trữ Trực tuyến và nếu bộ phận CNTT bên bạn không vô hiệu hóa chức năng này. Để biết thêm thông tin về Tự lưu trữ trong Outlook 2016, hãy xem mục Lưu trữ các mục cũ hơn bằng cách thủ công trong Outlook for Windows.

Lưu trữ sẵn dùng rộng rãi trên Outlook for Windows, Outlook Mobile, Outlook trên web và Outlook.com. Bạn không thể vô hiệu hóa tính năng Lưu trữ bằng cách sử dụng Chính sách Nhóm.

Bạn cần thêm trợ giúp?

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×