Lưu trữ dữ liệu truy nhập

Bạn có thể giữ nguyên cơ sở dữ liệu Microsoft Access được tổ chức và quản lý bằng cách lưu trữ theo định kỳ các bản ghi cũ hoặc không hiện hoạt. Bạn có thể lưu trữ tất cả các bảng trong cơ sở dữ liệu, bảng cụ thể hoặc chỉ các bản ghi cụ thể — chẳng hạn như bản ghi cũ hơn một ngày cụ thể. Chủ đề này giải thích cách sử dụng ba tùy chọn khác nhau để lưu trữ dữ liệu trong cơ sở dữ liệu Access của bạn.

Trong bài viết này

Khi nào bạn nên cân nhắc việc lưu trữ?

Thay thế bảng theo định kỳ

Thay thế tất cả các bảng theo định kỳ

Các bản ghi di chuyển theo định kỳ vào một bảng lưu trữ

Khi nào bạn nên cân nhắc việc lưu trữ?

Khi cơ sở dữ liệu trên máy tính của bạn chứa dữ liệu mà bạn không dự định sử dụng nữa, nhưng bạn muốn giữ lại dữ liệu đó trong trường hợp bạn cần nó tại một số điểm, hoặc để đáp ứng một chính sách duy trì dữ liệu, lưu trữ là một cách tốt để giữ lại dữ liệu đó. Việc lưu trữ cũng thường được dùng để giữ dữ liệu dựa trên một điều kiện ngày, chẳng hạn như ở cuối tháng.

Các cách thức lưu trữ dữ liệu

Bảng sau đây liệt kê các phương pháp lưu trữ dữ liệu, mô tả phương pháp, giải thích khi bạn nên sử dụng từng phương pháp và các cân nhắc cụ thể khác cho phương pháp.

Phương thức

Mô tả

Sử dụng khi nào...

Các cân nhắc khác

Thay thế bảng theo định kỳ

Định kỳ tạo một bản sao lưu trữ của một bảng cụ thể và thay thế bảng đó bằng một bản sao bảng trống mới.

Tất cả các bản ghi trong bảng sẽ đáp ứng các điều kiện mà bạn sử dụng để xác định có lưu trữ hay không.

Ví dụ: bạn có bảng có lưu trữ nhiệt độ hàng ngày. Hàng năm, bạn lưu trữ bảng và bắt đầu tươi với một trang trống.

Thay thế tất cả các bảng theo định kỳ

Định kỳ tạo bản sao lưu trữ của cơ sở dữ liệu Back-end, rồi thay thế cơ sở dữ liệu phía sau với một phần mới, trống. Yêu cầu một cơ sở dữ liệu tách (cơ sở dữ liệu bao gồm: một tệp cơ sở dữ liệu phía sau có chứa tất cả các bảng; và một tệp cơ sở dữ liệu phía trước có chứa tất cả các đối tượng cơ sở dữ liệu khác).

Tất cả các bản ghi trong hầu hết các bảng trong cơ sở dữ liệu đáp ứng điều kiện mà bạn sử dụng để xác định có lưu trữ hay không.

Ví dụ: cơ sở dữ liệu của bạn bao gồm một số bảng với các loại dữ liệu khí tượng khác nhau. Mỗi năm, bạn lưu trữ tất cả các bảng.

  • Nếu bạn có bất kỳ bảng tra cứu nào (bảng mà bạn sử dụng để lưu trữ các giá trị để tìm kiếm, các bộ phận bưu chính hoặc phòng ban), bạn có thể cần nhập dữ liệu đó vào cơ sở dữ liệu cuối cùng mới.

  • Bạn phải lưu trữ cơ sở dữ liệu theo cách thủ công. Bạn không thể sử dụng macro cho phương pháp này.

Các bản ghi di chuyển theo định kỳ vào một bảng lưu trữ

Định kỳ chạy một truy vấn để chọn các bản ghi lưu trữ và thêm dữ liệu vào bảng lưu trữ, rồi sau đó chạy một truy vấn để chọn cùng một bản ghi (từ bảng gốc) và xóa chúng.

Một số bản ghi trong bảng đáp ứng điều kiện mà bạn sử dụng để xác định có lưu trữ hay không.

Ví dụ: bạn muốn lưu trữ các giao dịch thư viện (kiểm tra outs) nếu ngày được kiểm nhập có ít nhất một năm cũ.

  • Có thể phải làm việc xung quanh tính toàn vẹn tham chiếu, đặc biệt là nếu bản ghi mà bạn muốn lưu trữ nằm ở một bên của một quan hệ một - nhiều. Xem mục trên làm việc xung quanh tính toàn vẹn tham khảo để biết thêm thông tin.

Cảnh báo: Nếu bạn cần sử dụng tham số trong truy vấn của mình, bạn nên tạo biểu mẫu để xử lý các tham số. Nếu không, bạn sẽ mất dữ liệu nguy cơ.

Làm việc xung quanh tính toàn vẹn tham hiệu

Nếu bản ghi mà bạn muốn lưu trữ có liên quan đến các bản ghi trong các bảng khác, bạn có thể phải làm việc xung quanh mối quan hệ. Nếu bản ghi mà bạn muốn lưu trữ là "con" (các) bản ghi "" nhiều "của một quan hệ một - nhiều ), bạn có thể lưu trữ một cách an toàn cho chúng mà không có mối quan tâm. Nếu bản ghi mà bạn muốn lưu trữ là "mẹ" bản ghi (chúng thuộc về "một" của một quan hệ một - nhiều ), khi bạn lưu trữ các bản ghi có liên quan đến "con" của họ có thể:

  • Ngăn không cho bạn xóa bỏ bản ghi "cha mẹ". Điều này có thể gây ra vấn đề nếu bạn đã nối kết bản ghi "cha mẹ" vào bảng lưu trữ.

    - Hoặc -

  • Trở thành "trẻ mồ côi" — các bản ghi thuộc về một "cha mẹ" không tồn tại. Điều này có thể gây ra các vấn đề với tính toàn vẹn và chức năng dữ liệu trong cơ sở dữ liệu của bạn sử dụng các bản ghi "mồ côi".

Đến tài khoản cho tính toàn vẹn tham khảo, thực hiện các bước sau đây:

  1. Xác định các bản ghi "đứa trẻ" thuộc về bản ghi mà bạn muốn lưu trữ. Ví dụ, để lưu trữ các bản ghi tài sản được cho vay tại thư viện, trước tiên, hãy xác định xem có bất kỳ giao dịch nào đang mở trên các tài sản đó, tức là tài sản nào đã được kiểm xuất nhưng không được trả về.

  2. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Nếu những bản ghi "đứa trẻ" luôn có thể bị xóa an toàn, hãy đảm bảo rằng mối quan hệ này bao quanh tính toàn vẹn tham chiếu, với tầng xóa. Điều này đảm bảo rằng tất cả các bản ghi "đứa trẻ" có liên quan sẽ bị xóa.

    • Nếu bản ghi "đứa trẻ" không thể luôn bị xóa an toàn, hãy cân nhắc việc lưu trữ tất cả các bảng trong cơ sở dữ liệu.

    • Tạo một truy vấn để chọn các bản ghi "cha mẹ" không có bản ghi "con". Sau đó, hãy dùng truy vấn đầu tiên để tạo truy vấn lưu trữ của bạn (xem mục định kỳ di chuyển bản ghi vào bảng lưu trữ), thay vì sử dụng bảng "phụ huynh".

Đầu trang

Thay thế bảng theo định kỳ

Nếu bạn muốn lưu trữ tất cả dữ liệu trong bảng, bạn có thể thay thế bảng theo định kỳ bằng cách có bản sao trống.

Quan trọng: Nếu bảng mà bạn lưu trữ liên quan đến các bảng khác, bạn có thể cần làm việc xung quanh tính toàn vẹntham khảo.

  1. Trong ngăn dẫn hướng, hãy chọn bảng bạn muốn lưu trữ, nhấn CTRL + C, rồi nhấn CTRL + V.

  2. Trong hộp thoại dán dưới dạng bảng , dưới tùy chọn dán, chỉ chọn cấu trúc, rồi bấm OK.

    Truy nhập tên bản sao dưới dạng bản sao của tên bảng gốc.

  3. Trong ngăn dẫn hướng, bấm chuột phải vào bảng gốc rồi bấm đổi tên trên menu lối tắt.

    Đặt tên cho bảng khác để cho biết những gì nó chứa, chẳng hạn như "DailyTemperatureExtremes_archive_2019".

  4. Trong ngăn dẫn hướng, bấm chuột phải vào bản sao trống, rồi bấm đổi tên trên menu lối tắt. Đổi tên nó bằng tên của bảng gốc.

Đầu trang

Thay thế tất cả các bảng theo định kỳ

Nếu bạn sử dụng cơ sở dữ liệu tách, bạn có thể thay thế tất cả các bảng bằng cách thay thế cơ sở dữ liệu Back-end với một bản sao trống.

Để thực hiện điều này, trước tiên hãy chuẩn bị bản sao trống. Trừ khi thiết kế các thay đổi cơ sở dữ liệu của bạn, bạn có thể sử dụng lại bản sao trống này mỗi lần lưu trữ. Để lưu trữ chỉ cần đổi tên cơ sở dữ liệu Back-end hiện có để cho biết rằng nó là một kho lưu trữ và lưu bản sao trống dưới dạng cơ sở dữ liệu Back-end mới.

Chuẩn bị một bản sao trống của cơ sở dữ liệu Back-end

Trước tiên, nhập định nghĩa bảng cho tất cả các bảng trong cơ sở dữ liệu phía sau.

  1. Trên tab tệp , bấm vào mới, chọn cơ sở dữ liệu trống, rồi bấm vào tạo.

  2. Đóng Table1.

  3. Trên tab dữ liệu bên ngoài , trong nhóm nhập liên kết & , bấm vào Access.

  4. Trong hộp thoại lấy dữ liệu ngoài-cơ sở dữ liệu Access , chọn nhập bảng, truy vấn, biểu mẫu, báo cáo, macro và mô-đun vào cơ sở dữ liệu hiện tại, rồi bấm duyệt.

  5. Trong hộp thoại mở tệp , hãy chọn cơ sở dữ liệu phía sau. Bấm mở để đóng hộp thoại mở tệp , rồi bấm OK.

  6. Trong hộp thoại nhập đối tượng , bấm tùy chọn.

  7. Bên dưới mục nhập bảng, hãy chọn chỉ định nghĩa.

  8. Trên tab bảng , bấm chọn tất cả, bấm OK, rồi bấm đóng.

Thêm dữ liệu vào bất kỳ bảng tra cứu nào trong bản sao trống 

Đối với mỗi bảng tra cứu, hãy thực hiện các bước sau đây:

  1. Nối kết đến bảng tra cứu trong cơ sở dữ liệu cuối cùng hiện có.

  2. Tạo truy vấn chắp thêm thêm tất cả các bản ghi từ bản gốc vào bản sao.

Thay thế cơ sở dữ liệu phía sau cùng với một bản sao trống

Trước tiên, hãy đổi tên cơ sở dữ liệu Back-end hiện tại để cho biết giờ đây là lưu trữ. Sau đó, mở bản sao trống và lưu nó bằng cách dùng tên cơ sở dữ liệu phía sau ban đầu.

  1. Bấm vào tab tệp , rồi bấm vào lưu cơ sở dữ liệu dưới dạng. Bạn có thể được nhắc đóng tất cả các đối tượng đang mở; Nếu vậy, hãy bấm OK. Hộp thoại lưu như sẽ mở ra.

  2. Trong hộp lưu trong (ở phía trên cùng của hộp thoại lưu dưới dạng ), hãy đảm bảo rằng bạn đang lưu tệp ở cùng một vị trí với cơ sở dữ liệu phía sau ban đầu.

  3. Trong hộp tên tệp , hãy nhập tên của cơ sở dữ liệu Back-end ban đầu.

  4. Trong hộp lưu dưới dạng , hãy chọn cơ sở dữ liệu Access (*. accdb).

Đầu trang

Các bản ghi di chuyển theo định kỳ vào một bảng lưu trữ

Đây là một quy trình bốn bước yêu cầu tạo một bản sao trống của bảng có chứa bản ghi mà bạn muốn lưu trữ, tạo truy vấn chắp thêm để sao chép bản ghi từ bảng gốc đến bảng lưu trữ, tạo truy vấn xóa để loại bỏ bản ghi đã lưu trữ từ Ori bảng ginal và tạo macro để chạy cả hai truy vấn có thể chạy khi bạn muốn lưu trữ. Quá trình phức tạp dường như điều này có thể dễ dàng nếu bạn làm theo các bước theo thứ tự chúng được trình bày dưới đây:

Bước 1: tạo bảng lưu trữ

Bước 2: tạo truy vấn chắp thêm để sao chép dữ liệu vào bảng lưu trữ

Bước 3: tạo truy vấn xóa để loại bỏ dữ liệu khỏi bảng gốc

Bước 4: tạo macro để chạy cả hai truy vấn chắp thêm và xóa bỏ

Bước 1: tạo bảng lưu trữ

Để giữ tất cả các bản ghi đã lưu trữ của bạn trong một bảng, hãy thực hiện bước này. Bảng lưu trữ mà bạn tạo trong bước này sẽ giữ tất cả các bản ghi đã lưu trữ của bạn.

Để xóa bảng lưu trữ cũ của bạn khi bạn tạo mới, thay vì thực hiện bước này, bạn có thể sử dụng truy vấn tạo bảng để sao chép dữ liệu vào bảng lưu trữ của bạn. Để thực hiện điều này, hãy bỏ qua đến bước 2.

Để sử dụng bảng lưu trữ mới mỗi khi bạn lưu trữ, nhưng cũng sẽ giữ lại các bảng lưu trữ cũ của bạn, đổi tên bảng lưu trữ cũ trước khi tạo hình mới. Nếu bạn đang lưu trữ dựa trên một ngày, hãy cân nhắc đặt tên cho bảng lưu trữ cũ của bạn theo phạm vi ngày mà họ đại diện.

  1. Trong ngăn dẫn hướng, hãy chọn bảng có các bản ghi để lưu trữ, nhấn CTRL + C, rồi nhấn CTRL + V.

  2. Trong hộp tên bảng , xóa bỏ các từ bản sao và chắp thêm dấu gạch chân và từ "lưu trữ" vào tên bảng hiện có, rồi bấm OK. Ví dụ, nếu bảng gốc được đặt tên là giao dịch của bảng lưu trữ được đặt tên là Transactions_archive.

    Dán Bảng Dưới dạng

  3. Trong hộp thoại dán dưới dạng bảng , dưới tùy chọn dán, chỉ chọn cấu trúc.

Bước 2: tạo truy vấn chắp thêm để sao chép dữ liệu vào bảng lưu trữ

  1. Trên tab Tạo, trong nhóm Truy vấn, bấm Thiết kế Truy vấn.

  2. Sử dụng hộp thoại Hiển thị bảng để thêm bảng với các bản ghi bạn muốn lưu trữ, rồi đóng hộp thoại Hiển thị bảng .

  3. Trong cửa sổ thiết kế truy vấn, bấm đúp vào dấu hoa thị (*) trong bảng mà bạn vừa thêm vào. Tên bảng và dấu sao xuất hiện trong cột đầu tiên của lưới thiết kế truy vấn.

    Lưu ý: Dấu sao chỉ ra rằng truy vấn cần bao gồm tất cả các trường từ bảng trong đầu ra truy vấn. Khi bạn dùng dấu sao, nếu các trường được thêm hoặc loại bỏ khỏi bảng, thì truy vấn sẽ được điều chỉnh cho phù hợp.

  4. Trong cửa sổ thiết kế truy vấn, hãy bấm đúp vào trường mà bạn muốn dùng để xác định một điều kiện mà các bản ghi sẽ gặp phải trước khi bạn lưu trữ chúng. Ví dụ, nếu bảng giao dịch của bạn có một trường được gọi được chọn trong ngàyvà bạn muốn lưu trữ tất cả các bản ghi mà ngày đó nhiều hơn một năm, bạn bấm đúp vào trường và nó sẽ xuất hiện trong cột trống tiếp theo của lưới thiết kế truy vấn.

    Lưới thiết kế truy vấn

    Lặp lại bước này nếu bạn muốn sử dụng tiêu chí với các trường bổ sung.

  5. Sử dụng hàng tiêu chí để xác định tiêu chí cho các trường mà bạn vừa thêm vào. Ví dụ, bạn có thể xác định rằng ngày kiểm nhập phải sớm hơn ngày 1 tháng 1, 2019 bằng cách sử dụng biểu thức < # 1/1/2019 # trong hàng tiêu chí .

    Nếu các giá trị tiêu chí của bạn thay đổi mỗi lần bạn lưu trữ, bạn nên đặt yêu cầu truy vấn của mình vào đầu vào. Để thực hiện điều này, bạn sử dụng một tham số trong hàng tiêu chí để truy vấn yêu cầu đầu vào. Để dùng tham số, hãy sử dụng một biểu thức như bình thường, nhưng thay vì một giá trị đã xác định, hãy sử dụng một câu hỏi ngắn được bao quanh bởi dấu ngoặc vuông. Ví dụ, bạn có thể dùng biểu thức < [lưu trữ các giao dịch đã hoàn thành trước:], như vậy:

    Biểu thức tham số

    Để biết thêm thông tin về cách sử dụng tham số, hãy xem bài viết giới thiệu về truy vấn.

    Bạn cũng có thể muốn sử dụng hoặc hàng để xác định các điều kiện thay thế. Để biết thêm thông tin về cách sử dụng tiêu chí, hãy xem bài viết Các ví dụ về tiêu chí truy vấn.

    Mẹo: Nếu bạn đang sử dụng trường ngày để xác định tiêu chí và bạn muốn lưu trữ tất cả bản ghi đã cũ hơn ngày hiện tại, hãy nhập <Date () trong hàng tiêu chí cho trường ngày.

  6. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    Nếu bạn đã tạo bảng lưu trữ, hãy dùng truy vấn chắp thêm để thêm các bản ghi đã xác định vào bảng đó:

    1. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kiểu Truy vấn, hãy bấm Chắp thêm.

    2. Trong hộp thoại chắp Thêm , trong hộp tên bảng , chọn tên của bảng lưu trữ, rồi bấm OK.

      Chắp thêm Vào

      Trong lưới thiết kế truy vấn, việc chắp Thêm vào hàng sẽ xuất hiện.

    3. Xóa hàng gắn thêm vào cho bất kỳ trường nào mà bạn đã sử dụng để chỉ định tiêu chí. (Chỉ có dấu sao phải có giá trị để Thêm vào.)

      Chắp thêm Vào hàng trong Lưới thiết kế truy vấn

      Nếu bạn không tạo bảng lưu trữ, hãy sử dụng truy vấn tạo bảng để tạo bảng lưu trữ bằng cách dùng các bản ghi đã xác định:

    4. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Loại Truy vấn, hãy bấm vào Tạo Bảng.

    5. Trong hộp thoại tạo bảng , trong hộp tên bảng , nhập tên bảng lưu trữ, rồi bấm OK.

  7. Nhấn CTRL+S để lưu truy vấn.

Bước 3: tạo truy vấn xóa để loại bỏ dữ liệu khỏi bảng gốc

  1. Trên tab Tạo, trong nhóm Truy vấn, bấm Thiết kế Truy vấn.

  2. Sử dụng hộp thoại Hiển thị bảng để thêm bảng có bản ghi mà bạn muốn lưu trữ. Đóng hộp thoại Hiện Bảng.

  3. Trong cửa sổ thiết kế truy vấn, bấm đúp vào dấu hoa thị (*) trong bảng mà bạn vừa thêm vào. Tên bảng và dấu sao xuất hiện trong cột đầu tiên của lưới thiết kế truy vấn.

  4. Trong cửa sổ thiết kế truy vấn, hãy bấm đúp vào cùng các trường mà bạn đã sử dụng để chỉ định một điều kiện trong truy vấn chắp thêm.

  5. Sử dụng hàng tiêu chí để xác định tiêu chí cho các trường mà bạn vừa thêm vào. Để biết thêm thông tin về cách sử dụng tiêu chí, hãy xem bài viết Các ví dụ về tiêu chí truy vấn.

    Quan trọng: Nếu truy vấn chắp thêm hoặc tạo bảng đã sử dụng tham số, hãy đảm bảo rằng truy vấn xóa của bạn làm như vậy. Cũng nên nhớ rằng bạn nhập cùng một giá trị cho cả hai truy vấn. Nếu bạn nhập các giá trị tham số khác nhau, bạn có thể mất dữ liệu. Để giúp ngăn ngừa mất dữ liệu, hãy cân nhắc sử dụng một biểu mẫu để thu thập các giá trị và thực hiện các truy vấn yêu cầu biểu mẫu cho các giá trị nhập liệu. Để biết thêm thông tin, hãy xem bài viết giới thiệu về truy vấn.

  6. Trên tab thiết kế , trong nhóm loại truy vấn , bấm xóa bỏ.

    Hàng xóa sẽ xuất hiện trong lưới thiết kế truy vấn.

    Xoá hàng trong Lưới thiết kế truy vấn

  7. Nhấn CTRL+S để lưu truy vấn.

Bước 4: tạo macro để chạy cả hai truy vấn chắp thêm và xóa bỏ

  1. Trên tab Tạo, trong nhóm Macro & Mã, bấm vào Macro.

  2. Bấm vào mũi tên thả xuống bên cạnh Thêm hành động mới, rồi bấm openquery.

    Hành động Openquery xuất hiện và hiển thị các đối số của nó.

  3. Trong hộp tên truy vấn , hãy chọn truy vấn (chắp thêm hoặc tạo bảng) mà bạn đã tạo trong bước 2.

  4. Bấm vào mũi tên thả xuống bên cạnh Thêm hành động mới, rồi bấm openquery.

    Hành động Openquery xuất hiện và hiển thị các đối số của nó.

  5. Trong hộp tên truy vấn , chọn truy vấn xóa bạn đã tạo trong bước 3.

  6. Nhấn CTRL + S để lưu macro.

    Khi bạn muốn lưu trữ bản ghi, hãy chạy macro.

Đầu trang

Lưu ý:  Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Cho chúng tôi biết thông tin này có hữu ích hay không? Dưới đây là bài viết bằng tiếng Anh để bạn tham khảo..​

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×