Lưu thư dưới dạng tệp

Lưu thư dưới dạng tệp

Lưu ý:  Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Outlook cung cấp cho bạn một số tùy chọn để lưu thông điệp email. Thư mà bạn nhận được, ví dụ, có thể được lưu dưới dạng một tệp trên máy tính hoặc trong thư mục khác trong Outlook. Một thư bạn đang soạn thảo có thể được lưu dưới dạng bản nháp và hoàn tất sau này.

Mẹo: Bạn có muốn lưu thư dưới dạng tệp PDF không? Trong Windows 10, hãy dùng lệnh in để in tin nhắn của bạn sang một tệp PDF. Để có thêm chỉ dẫn hoặc cho phiên bản khác của Windows, hãy xem lưu thư dưới dạng tệp PDF.

Lưu thư dưới dạng một tệp trên máy tính hoặc trong điện toán đám mây

  1. Bấm đúp để mở thư mà bạn muốn lưu, và trên menu tệp , bấm Lưu như.

    Chọn menu Tệp, rồi lưu như.
  2. Trong hộp thoại lưu như trong ngăn thư mục , chọn một thư mục, sau đó vào vị trí trong thư mục đó được chọn mà bạn muốn lưu tệp.

    Bạn có thể lưu thông điệp email hiện có dưới dạng tệp.
  3. Trong hộp Tên tệp, nhập tên cho tệp.

  4. Trong danh sách lưu dưới dạng , chấp nhận kiểu mặc định, hoặc chọn kiểu tệp khác trong danh sách.

Bạn muốn làm gì?

Outlook không bao gồm các tệp PDF làm một trong mặc định lưu như kiểu. Tiện ích Microsoft in để PDF bao gồm trong Windows 10 cho phép bạn in bất kỳ thông điệp email trực tiếp đến một tệp PDF. Nếu bạn không có Windows 10, bạn có thể lưu email của bạn dưới dạng tệp HTML, mở tệp đó trong Word, và sau đó sử dụng tính năng lưu như trong Word để lưu email dưới dạng tệp PDF.

Lưu dưới dạng (hoặc in để) PDF trong Windows 10

  1. Mở thư mà bạn muốn lưu, và trên tab tệp , bấm in.

    Chọn menu Tệp, rồi lưu như.
  2. Từ máy in thả xuống, chọn Microsoft in thành PDF.

    Sử dụng lệnh In để in email thành tệp PDF.
  3. Chọn In.

  4. Trong bản in đầu ra hộp Lưu dưới dạng , chọn một thư mục cho tệp PDF của bạn và nhập tên tệp. Sau đó chọn lưu.

Lưu dưới dạng PDF trong các phiên bản khác của Windows

  1. Mở thư mà bạn muốn lưu, và trên tab tệp , bấm Lưu như.

    Chọn menu Tệp, rồi lưu như.
  2. Trong hộp thoại lưu như trong ngăn thư mục , chọn một thư mục, sau đó vào vị trí trong thư mục đó được chọn mà bạn muốn lưu tệp.

  3. Trong hộp Tên tệp, nhập tên cho tệp.

  4. Trong danh sách lưu dưới dạng , chọn HTML và sau đó chọn lưu.

  5. Mở Word và chọn tệp > mở.

  6. Chọn tệp HTML bạn đã lưu trong bước 4.

  7. Chọn tệp > Lưu như, rồi chọn PDF (*.pdf) từ loại tệp này thả xuống trước khi chọn lưu.

Nếu bạn muốn lưu thư vào thư mục Outlook khác, cách dễ nhất để làm điều này là để di chuyển hoặc sao chép thư vào thư mục đích. Hãy xem di chuyển hoặc sao chép một mục vào thư mục khác.

Outlook không thể lưu thư trực tiếp dưới dạng một tệp tài liệu Word . Bạn có thể, Tuy nhiên, lưu thư dưới dạng tệp HTML, sau đó mở tệp đó trong Word. Lưu thông điệp email của bạn dưới dạng tệp HTML Giữ nguyên tất cả định dạng, hình ảnh và nối kết, cũng như bao gồm thông tin tiêu đề, bao gồm thông tin từ, đến, Ccchủ đề .

  1. Mở thư mà bạn muốn lưu, và trên tab tệp , bấm Lưu như.

  2. Trong hộp thoại lưu như trong ngăn thư mục , chọn một thư mục, sau đó vào vị trí trong thư mục đó được chọn mà bạn muốn lưu tệp.

  3. Trong hộp Tên tệp, nhập tên cho tệp.

  4. Trong danh sách lưu dưới dạng , chọn HTML và sau đó chọn lưu.

  5. Mở Word và chọn tệp > mở.

  6. Chọn tệp HTML bạn đã lưu trong bước 4.

  7. Chọn tệp > Lưu dưới dạng, sau đó chọn Tài liệu Word (*.docx) từ loại tệp này thả xuống trước khi chọn lưu.

Sử dụng mẫu email để gửi thư có chứa thông tin mà không thay đổi thông báo thư. Bạn có thể tạo và lưu thư dưới dạng mẫu, và sau đó sử dụng mẫu đó. Thêm bất kỳ thông tin mới trước khi bạn gửi mẫu dưới dạng thư.

Mẹo: Để biết thêm thông tin về cách sử dụng mẫu, hãy xem gửi email dựa trên mẫu.

  1. Trên tab Trang chủ, hãy bấm Email Mới.

  2. Trong nội dung thư, nhập nội dung bạn muốn.

  3. Trong cửa sổ thư, bấm tab tệp , sau đó bấm Lưu như.

  4. Trong hộp Lưu dưới dạng , trong danh sách lưu dưới dạng , bấm Mẫu Outlook.

  5. Trong hộp tên tệp , nhập tên cho mẫu của bạn, sau đó bấm lưu.

  1. Trên trang đầu tab, trong nhóm mới, hãy bấm Email mới hoặc nhấn Ctrl + Shift + M.

  2. Trong nội dung thư, nhập nội dung bạn muốn.

  3. Trong cửa sổ thư, trên tab tệp , bấm Lưu như.

  4. Trong hộp thoại Lưu như , trong danh sách lưu dưới dạng , hãy chọn Mẫu Outlook.

  5. Trong hộp tên tệp , nhập tên cho mẫu của bạn, sau đó bấm lưu.

Theo mặc định, mẫu được lưu trong thư mục sau đây:

  • Windows 7 và Vista   
    C:\Users\Username\Appdata\Roaming\Microsoft\Templates

  • Windows XP   
    C:\Documents và Settings\Username\Application Data\Roaming\Microsoft\Templates

Outlook hỗ trợ Unicode, một ký tự mã hóa chuẩn cho phép đa ngôn ngữ viết trên thế giới để thể hiện bằng cách dùng bộ ký tự duy nhất. Nếu bạn làm việc trong một tổ chức đa quốc gia hoặc chia sẻ thư mục với những người dùng Outlook trên máy tính chạy trong ngôn ngữ khác, bạn có thể tận dụng lợi thế của bộ phận hỗ trợ Unicode trong Outlook.

Để lưu thư của bạn trong một mã hóa Unicode theo mặc định

  1. Trên tệp tab chọn tùy chọn > thư.

  2. Dưới lưu thư, hãy chọn hộp kiểm Sử dụng Unicode định dạng .

Bất kỳ thư nào mà bạn tạo, nhưng không gửi, được tự động lưu vào thư mục Thư nháp . Bạn có thể trở lại Outlook sau này và tìm thư chưa gửi.

Để theo cách thủ công lưu bản nháp của thư

  • Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Trên Thanh công cụ truy nhập nhanh, bấm lưu.

    • Trên tab Tệp, bấm vào Lưu.

Để trở lại bản nháp đã lưu của thư

  • Trong thư, trong ngăn thư mục, bấm nháp, và sau đó bấm đúp vào thư.

Theo mặc định, các thư chưa hoàn tất được lưu vào thư mục Nháp của bạn mỗi ba phút một lần. Bạn có thể thay đổi khoảng thời gian hoặc vị trí này.

  1. Trên tab tệp , bấm tùy chọn > thư.

  2. Dưới Lưu thư, hãy thực hiện một trong những thao tác sau đây:

    • Để thay đổi nơi lưu bản nháp, trong danh sách lưu vào thư mục này , hãy chọn Thư nháp, hộp thư đến, Thư đã gửihoặc hộp thư đi.

    • Để thay đổi mức độ thường xuyên bản thảo được lưu, trong hộp tự động lưu các mục mà đã không được gửi sau bằng này phút , hãy nhập một số từ 1 đến 99.

Bạn muốn làm gì?

Outlook hỗ trợ Unicode, một ký tự mã hóa chuẩn cho phép đa ngôn ngữ viết trên thế giới để thể hiện bằng cách dùng bộ ký tự duy nhất. Nếu bạn làm việc trong một tổ chức đa quốc gia hoặc chia sẻ thư mục với những người dùng Outlook trên máy tính chạy trong ngôn ngữ khác, bạn có thể tận dụng lợi thế của bộ phận hỗ trợ Unicode trong Outlook.

Để lưu thư của bạn trong một mã hóa Unicode theo mặc định

  1. Trên menu công cụ . bấm tùy chọn.

  2. Trên tab khác , hãy bấm Tùy chọn nâng cao.

  3. Chọn hộp kiểm Sử dụng định dạng thư Unicode khi việc lưu thư .

Outlook không thể lưu thư trực tiếp dưới dạng một tệp tài liệu Word . Tuy nhiên, bạn có thể, sao chép nội dung của thư vào một tài liệu Word .

Bạn có thể chỉ sao chép nội dung thư. Nhưng bạn cũng có thể bao gồm thông tin tiêu đề, bao gồm các từ, đến, Ccchủ đề hộp.

Sao chép nội dung thư

  1. Mở thư hoặc bấm vào nội dung thư trong Ngăn Đọc.

  2. Nhấn Ctrl + A để chọn toàn bộ nội dung thư.

  3. Nhấn Ctrl + C để sao chép nội dung vào bảng tạm Windows .

  4. Mở một tài liệu Word .

  5. Nhấn Ctrl + V để dán nội dung từ bảng tạm Windows vào tài liệu.

  6. Bấm vào Microsoft Office Button Ảnh nút , rồi bấm vào Lưu.

Lưu thông tin tiêu đề và nội dung thư

Quy trình này, bạn sẽ đặt thông tin tiêu đề vào nội dung thư sao cho bạn có thể sao chép trong bước lên cả. Bạn sẽ không thực sự chuyển tiếp thư.

  1. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Nếu bạn chưa mở thư trong cửa sổ riêng, trên trang đầu tab, trong nhóm phản hồi , bấm chuyển tiếp.

    • Nếu bạn đã mở thư trong cửa sổ riêng, trong tab thư , trong nhóm phản hồi , bấm chuyển tiếp.

  2. Nhấn Ctrl+A để chọn toàn bộ nội dung của thư.

  3. Nhấn Ctrl + C để sao chép nội dung vào bảng tạm Windows .

  4. Mở một tài liệu Word .

  5. Nhấn Ctrl + V để dán nội dung từ bảng tạm Windows vào tài liệu.

  6. Bấm vào Microsoft Office Button Ảnh nút , rồi bấm vào Lưu.

  7. Bạn có thể đóng cửa sổ Outlook chứa nội dung thư mà bạn đã sao chép.

Bạn không thể trực tiếp lưu thư dưới dạng tệp PDF có Outlook 2007. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng thông tin trong phần lưu thư đã nhận được dưới dạng tài liệu Microsoft Office Word để lưu thư của bạn trong một định dạng Microsoft Office Word 2007 , và sau đó lưu tài liệu mới dưới dạng tệp PDF.

Hệ thống Microsoft Office 2007 sẽ cung cấp một miễn phí bổ trợ lưu hoặc xuất các loại tệp này, nhưng bạn trước tiên phải cài đặt bổ trợ trước khi bạn có thể dùng nó. Để biết thêm thông tin về cách cho phép hỗ trợ cho định dạng tệp PDF và XPS trong Office Word 2007, hãy xem bật hỗ trợ các định dạng tệp khác, chẳng hạn như PDF và XPS.

Sử dụng mẫu email để gửi thư có chứa thông tin mà không thay đổi thông báo thư. Bạn có thể tạo và lưu thư dưới dạng mẫu, và sau đó sử dụng mẫu đó. Thêm bất kỳ thông tin mới trước khi bạn gửi mẫu dưới dạng thư.

Mẹo: Để biết thêm thông tin về cách sử dụng mẫu, hãy xem gửi email dựa trên mẫu.

  1. Trên menu tệp , trỏ đến mới, sau đó bấm Thư.

    Lưu ý: Bạn cũng có thể sử dụng lối tắt bàn phím Ctrl + Shift + M để tạo một email mới.

  2. Trong phần nội dung thư, hãy nhập nội dung bạn muốn.

  3. Trong cửa sổ thư, bấm Microsoft Office Button Ảnh nút , sau đó bấm Lưu như.

  4. Trong hộp thoại Lưu như , trong danh sách lưu dưới dạng , bấm mẫu Outlook (* .oft).

  5. Trong hộp Tên Tệp, hãy nhập tên cho mẫu của bạn, rồi bấm Lưu.

Theo mặc định, mẫu được lưu trong thư mục sau đây:

  • Windows Vista   
    c:\users\username\appdata\roaming\microsoft\templates

  • Microsoft Windows XP   
    c:\documents và settings\username\application data\roaming\microsoft\templates

Theo mặc định, Microsoft Office Outlook sẽ tự động cố gắng lưu bất kỳ thông điệp email mà bạn tạo nhưng không gửi. Bạn có thể trở lại Outlook sau này và tìm thư chưa gửi.

Để theo cách thủ công lưu bản nháp của thư

  • Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Trên Thanh công cụ truy nhập nhanh, bấm lưu.

      Ảnh Thanh công cụ Truy nhập Nhanh

    • Bấm vào Microsoft Office Button Ảnh nút , rồi bấm vào Lưu.

Để trở về bản nháp đã lưu để bạn có thể tiếp tục soạn thư

  • Trong thư, trong ngăn dẫn hướng, bấm nháp, và sau đó bấm đúp vào thư.

Theo mặc định, các thư chưa hoàn tất được lưu vào thư mục Nháp của bạn mỗi ba phút một lần. Bạn có thể thay đổi khoảng thời gian hoặc vị trí này.

  1. Trên menu Công cụ, bấm Tùy chọn.

  2. Bấm Tùy chọn email, sau đó bấm Tùy chọn email nâng cao.

  3. Hãy thực hiện một hoặc nhiều thao tác sau:

    • Để thay đổi đã là lưu bản nháp, bên dưới lưu thư, trong danh sách lưu chưa gửi mục trong , hãy bấm Thư nháp, hộp thư đến, Thư đã gửihoặc hộp thư đi.

    • Để thay đổi mức độ thường xuyên lưu bản nháp, bên dưới lưu thư, trong hộp lưu tự động gửi mỗi n phút , hãy nhập một số từ 1 đến 99.

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×