Lưu & in

Lưu tài liệu

Lưu tài liệu trong Word

Lưu ý:  Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Bạn có thể dùng lưu và lưu như lệnh lưu trữ công việc của bạn, và bạn có thể điều chỉnh các thiết đặt Microsoft Office Word sử dụng để lưu tài liệu của bạn.

Cách bạn lưu tài liệu và định dạng mà bạn lưu trong tùy thuộc vào ý định sử dụng tài liệu. Ví dụ, nếu tài liệu để sử dụng của riêng bạn và bạn không bao giờ mong muốn để mở nó trong phiên bản trước của Microsoft Office Word, cách đơn giản nhất để lưu tài liệu là sử dụng lệnh lưu , bằng cách dùng tất cả các thiết đặt mặc định.

Tuy nhiên, nếu bạn đăng tài liệu cho phép người khác mở, nếu người đọc tài liệu của bạn đang sử dụng phần mềm khác với Microsoft Office Word, hoặc nếu bạn có ý định mở tài liệu trên một máy tính hoặc thiết bị di động, bạn cần phải chọn cách và nơi bạn muốn lưu thứ e tài liệu.

Nếu bạn thường lưu tài liệu trong một vị trí cụ thể hoặc định dạng, bạn có thể điều chỉnh thiết đặt sao cho Word mặc định là những lựa chọn.

Nếu bạn đang tìm kiếm thông tin về lưu dưới dạng PDF, đi đến lưu hoặc chuyển đổi thành PDF.

Bạn muốn làm gì?

  1. Trên Thanh công cụ truy nhập nhanh, bấm lưu Ảnh nút , hoặc nhấn CTRL + S.

  2. Nhập tên cho tài liệu, rồi bấm Lưu.

    Word sẽ lưu tài liệu trong một vị trí mặc định. Để lưu tài liệu ở vị trí khác, hãy chọn thư mục hoặc vị trí khác trước khi bạn bấm lưu.

Đầu trang

Để ngăn không cho ghi đè tài liệu hiện có, hãy dùng lệnh Lưu dưới dạng để tạo một bản sao của tài liệu hiện có với tên mới. Bạn có thể muốn thực hiện điều này, ví dụ, khi bạn có một chữ cái biểu mẫu, thuê tài liệu hoặc bất kỳ tình huống khác nơi tài liệu hiện có sẽ cung cấp tất cả nội dung cơ bản cho tài liệu mới (và bạn không muốn mất tài liệu hiện có).

  1. Mở tài liệu mà bạn muốn dùng làm cơ sở cho tài liệu mới.

  2. Bấm vào Tệp, sau đó bấm Lưu Như.

  3. Nhập tên cho tài liệu, rồi bấm Lưu.

    Word sẽ lưu tài liệu trong một vị trí mặc định. Để lưu tài liệu ở vị trí khác, hãy chọn thư mục hoặc vị trí khác trước khi bạn bấm lưu.

  4. Sửa tài liệu theo cách bạn muốn.

Đầu trang

Nếu bạn đang tạo một tài liệu cho người khác, bạn có thể làm chúng có thể đọc được và không thể sửa, hoặc bạn có thể làm chúng dễ đọc hơn và có thể sửa. Nếu bạn muốn tài liệu được dễ đọc hơn nhưng không thể sửa, lưu tài liệu dưới dạng tệp PDF hoặc XPS, hoặc lưu nó dưới dạng trang web. Nếu bạn muốn tài liệu của bạn để có dễ đọc hơn và có thể sửa, nhưng muốn một định dạng tệp khác .docx hoặc .doc, bạn có thể dùng định dạng như văn bản thuần (.txt), định dạng văn bản có định dạng (.rtf) và văn bản OpenDocument (.odt).

Tệp PDF và XPS   - PDF và XPS là định dạng mà mọi người có thể đọc trong dạng xem sẵn dùng rộng rãi phần mềm. Các định dạng giữ nguyên bố trí trang của tài liệu.

Các trang web   - các trang web được hiển thị trong trình duyệt web. Định dạng này không giữ nguyên bố trí trang của tài liệu của bạn. Khi người nào đó sẽ đổi cỡ cửa sổ trình duyệt, bố trí của tài liệu thay đổi. Bạn có thể lưu tài liệu dưới dạng trang web thông thường (định dạng HTML) hoặc trang web tệp đơn (MHTML định dạng). Với định dạng HTML, bất cứ tệp nào hỗ trợ (chẳng hạn như hình ảnh) được lưu trữ trong thư mục riêng biệt được liên kết với tài liệu. Với định dạng MHTML, hỗ trợ tất cả các tệp được lưu trữ cùng với tài liệu trong một tệp.

Lưu ý: Bạn có thể lưu tài liệu trong các định dạng khác có thể mở bằng một số chương trình chỉnh sửa văn bản. Giữa các định dạng là văn bản thuần (.txt), định dạng văn bản có định dạng (.rtf) và văn bản OpenDocument (.odt). Tuy nhiên, lưu tài liệu Microsoft Office Word thuộc các định dạng không ổn định giữ nguyên định dạng, bố trí, hoặc các tính năng khác của tài liệu. Dùng định dạng này chỉ khi bạn không nhớ làm mất các khía cạnh khác của tài liệu của bạn. Bạn có thể chọn các định dạng từ danh sách trong hộp thoại Lưu như .

Đầu trang

Bạn muốn làm gì?

  1. Trên Thanh công cụ truy nhập nhanh, bấm lưu Ảnh nút , hoặc nhấn CTRL + S.

  2. Nhập tên cho tài liệu, rồi bấm Lưu.

    Word sẽ lưu tài liệu trong một vị trí mặc định. Để lưu tài liệu ở vị trí khác, hãy chọn thư mục khác trong Nối kết ưa chuộng nếu máy tính của bạn đang chạy Windows Vista hoặc trong danh sách lưu trong nếu máy tính của bạn đang chạy Microsoft Windows XP. Nếu bạn muốn thay đổi vị trí mặc định mà Word sẽ lưu tài liệu, hãy bấm tab điều chỉnh thiết đặt để lưu tài liệu trong bài viết này.

Đầu trang

Để ngăn không cho ghi đè tài liệu hiện có, hãy dùng lệnh Lưu dưới dạng để tạo một bản sao của tài liệu hiện có với tên mới. Bạn có thể muốn thực hiện điều này, ví dụ, khi bạn có một chữ cái biểu mẫu, thuê tài liệu hoặc bất kỳ tình huống khác nơi tài liệu hiện có sẽ cung cấp tất cả nội dung cơ bản cho tài liệu mới (và bạn không muốn mất tài liệu hiện có).

  1. Mở tài liệu mà bạn muốn dùng làm cơ sở cho tài liệu mới.

  2. Bấm vào Microsoft Office Button Ảnh nút , rồi bấm vào Lưu Như.

  3. Nhập tên cho tài liệu, rồi bấm Lưu.

    • Word sẽ lưu tài liệu ở vị trí mặc định.

    • Để lưu tài liệu ở vị trí khác, hãy bấm thư mục khác trong danh sách lưu trong trong hộp thoại Lưu như . Nếu bạn muốn thay đổi vị trí mặc định mà Word sẽ lưu tài liệu, điều chỉnh các thiết đặt để lưu tài liệu.

  4. Sửa tài liệu theo cách bạn muốn.

Mẹo: Để dễ dàng sử dụng một tài liệu làm cơ sở cho tài liệu khác, hãy lưu tài liệu ở nơi lưu trữ mẫu. Trong hộp thoại Lưu Như, bấm vào Mẫu nếu máy tính của bạn đang chạy Windows Vista hoặc bấm vào Mẫu Tin cậy nếu máy tính của bạn đang chạy Windows XP, rồi bấm Lưu. Khi bạn muốn tạo tài liệu mới, trong hộp thoại Tài liệu Mới, bấm đúp vào Mới từ Hiện có.

Bạn còn có thể sử dụng một tài liệu làm cơ sở cho những tài liệu khác bằng cách lưu tài liệu dưới dạng mẫu.

Đầu trang

  1. Sử dụng các lệnh Lưu hoặc Lưu Như để lưu tài liệu vào một thư mục bạn có thể dễ dàng tìm được.

  2. Lắp một CD trống, có thể ghi được vào bộ ghi CD. Sử dụng một trong những loại sau:

    • Đĩa compact có thể ghi được (CD-R)

    • Đĩa compact ghi lại được (CD-RW)

      Với các CD ghi lại được, bạn có thể sao chép dữ liệu vào và xóa dữ liệu khỏi CD nhiều lần.

  3. Bấm Bắt đầu, rồi thực hiện một trong những thao tác sau, tùy theo hệ điều hành trên máy tính của bạn:

    Windows Vista

    1. Bấm vào Máy tính.

    2. Bấm vào Thư mục để bung rộng danh sách thư mục, rồi bấm vào mũi tên cạnh Máy tính để bung rộng danh sách ổ đĩa.

    3. Bấm vào tệp hoặc thư mục bạn muốn sao chép vào CD, rồi kéo chúng đến ổ ghi CD trong danh sách các thư mục.

      Để chọn nhiều tệp, hãy nhấn xuống CTRL trong khi bấm vào những tệp bạn muốn.

    4. Trong hộp thoại Ghi đĩa, bấm vào Hệ thống Tệp Trực tiếp hoặc Chính, tùy theo định dạng CD bạn muốn sử dụng. Nếu bạn muốn được trợ giúp về việc này, bấm vào Tôi nên chọn định dạng CD hoặc DVD nào?.

    5. Nhập tên cho CD trong hộp Tiêu đề đĩa, rồi bấm Tiếp theo.

    6. Làm theo các hướng dẫn trên màn hình.

    Windows XP

    1. Bấm vào Máy tính của Tôi.

    2. Trên menu Dạng xem, trỏ đến Thanh Explorer, rồi bấm vào Thư mục.

    3. Bấm vào tệp hoặc thư mục bạn muốn sao chép vào CD, rồi kéo chúng đến ổ ghi CD trong danh sách các thư mục.

      Để chọn nhiều tệp, hãy nhấn xuống CTRL trong khi bấm vào những tệp bạn muốn.

    4. Bấm đúp vào ổ ghi CD. Windows XP sẽ hiển thị một vùng tạm chứa tệp trước khi chúng được sao chép vào CD. Xác minh rằng các tệp và thư mục bạn dự định sao chép vào CD xuất hiện bên dưới Tệp Đã sẵn sàng để Ghi vào CD.

    5. Bên dưới Tác vụ Ghi CD, bấm Ghi những tệp này vào CD. Windows sẽ khởi động Trình hướng dẫn Ghi CD. Làm theo các hướng dẫn trong trình hướng dẫn.

  • Không tìm cách sao chép nhiều tệp vào CD vượt quá dung lượng của CD. Kiểm tra bao bì đựng CD để xem dung lượng của từng CD. Với những tệp quá lớn không thể đưa vào CD, bạn có thể sao chép tệp vào DVD (DVD-R hoặc DVD+R) ghi được hoặc DVD (DVD-RW hoặc DVD+RW) ghi lại được. Tuy nhiên, Windows XP không hỗ trợ việc sao chép vào DVD, do đó, bạn phải sử dụng phần mềm biên soạn DVD.

  • Hãy đảm bảo rằng bạn có đủ dung lượng đĩa trên đĩa cứng để lưu trữ các tệp tạm thời, được tạo trong quá trình ghi CD. Với CD tiêu chuẩn, Windows sẽ bảo lưu tới 700 megabyte (MB) dung lượng trống. Với CD dung lượng lớn, Windows bảo lưu được tới 1 gigabyte (GB) dung lượng trống.

  • Sau khi sao chép tệp hoặc thư mục vào CD, bạn có thể xem CD để xác nhận rằng tệp đã được sao chép.

Đầu trang

  1. Lắp thiết bị nhớ vào cổng USB.

  2. Bấm vào Microsoft Office Button Ảnh nút , rồi bấm vào Lưu Như.

  3. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    Windows Vista

    1. Bấm vào Máy tính.

    2. Bên dưới Thiết bị có Bộ lưu trữ Di động, bấm đúp vào thiết bị nhớ USB.

Windows XP

  1. Bấm vào Máy tính của Tôi.

  2. Bấm đúp vào thiết bị nhớ USB.

  3. Trong hộp Tên tệp, hãy nhập tên cho tài liệu.

  4. Bấm vào Lưu.

Đầu trang

  1. Bấm vào Microsoft Office Button Ảnh nút , rồi bấm vào Lưu Như.

  2. Xác định thư mục mạng.

    • Nếu một thư mục mạng được ánh xạ vào máy tính của bạn, trong danh sách vị trí, bấm vào máy tính nếu máy tính của bạn đang chạy Windows Vista, hoặc bấm Máy tính của tôi nếu máy tính của bạn đang chạy Windows XP, sau đó bấm vào tên của thư mục.

      Lưu ý: Bạn có thể dễ dàng truy nhập thư mục mạng bằng cách ánh xạ thư mục đó lên máy tính. Nếu chưa ánh xạ thư mục, bạn có thể bấm vào Công cụ trong hộp thoại Lưu Như, bấm vào Ánh xạ Ổ đĩa Mạng, rồi làm theo các hướng dẫn trong hộp thoại Ánh xạ Ổ đĩa Mạng.

    • Nếu bạn biết tên và vị trí của thư mục mạng dùng chung, hãy nhập những thông tin đó vào hộp Tên tệp, bắt đầu bằng hai dấu xuyệc ngược, rồi nhấn ENTER.

  3. Nhập tên cho tài liệu, rồi bấm Lưu.

Windows Vista

Nếu bạn đang lưu tài liệu trong thư viện tài liệu trên site Windows SharePoint Services 3.0, hãy thực hiện như sau:

  1. Bấm vào Microsoft Office Button Ảnh nút , rồi bấm vào Lưu Như.

  2. Xác định máy chủ Web.

  3. Trong hộp Tên tệp, hãy nhập URL của site, rồi nhấn ENTER.

  4. Bấm đúp vào tên thư viện tài liệu.

  5. Nhập tên cho tài liệu, rồi bấm Lưu.

Nếu bạn đang lưu tài liệu trên site Web ở MSN, hãy thực hiện như sau:

  1. Trong hộp Tên tệp, hãy nhập URL của site MSN, rồi nhấn ENTER.

  2. Nhập tên người dùng và mật khẩu của bạn để đăng nhập vào site.

Nếu bạn đang lưu tài liệu ở vị trí Giao thức Truyền Tệp (FTP) bạn đã đặt cấu hình, hãy thực hiện như sau:

  1. Bấm vào Microsoft Office Button Ảnh nút , rồi bấm vào Lưu Như.

  2. Trong hộp thoại Lưu Như, bung rộng danh sách Thư mục, rồi bấm vào Máy tính.

  3. Bấm đúp vào vị trí FTP trong danh sách Vị trí Mạng.

    Lưu ý: FTP là một cách để mở và lưu tệp trên máy chủ Web. Nếu bạn biết tên và thông tin xác thực đăng nhập cho máy chủ, bạn có thể thêm máy chủ vào Vị trí mạng của mình bằng cách bấm chuột phải vào Máy tính, rồi bấm Thêm một Vị trí Mạng trong hộp thoại Lưu Như.

Windows XP

  1. Bấm vào Microsoft Office Button Ảnh nút , rồi bấm vào Lưu Như.

  2. Xác định máy chủ Web.

    • Nếu bạn đang lưu tài liệu trong thư viện tài liệu trên site Windows SharePoint Services 3.0, hãy nhập URL của site vào hộp Tên tệp, rồi nhấn ENTER. Bấm đúp vào tên thư viện tài liệu.

    • Nếu bạn đang lưu tài liệu trên Website ở MSN, hãy bấm vào Vị trí Mạng của Tôi, rồi bấm đúp vào Site Web của Tôi trên MSN. Nhập mật khẩu của bạn nếu cần, rồi bấm đúp vào tên site.

    • Nếu bạn đang lưu tệp ở vị trí Giao thức Truyền Tệp (FTP) bạn đã đặt cấu hình, hãy chọn Vị trí FTP trong danh sách Lưu trong, rồi bấm đúp vào vị trí FTP.

      Lưu ý: FTP là một cách để mở và lưu tệp trên máy chủ Web. Nếu bạn biết tên và thông tin xác thực đăng nhập cho máy chủ, bạn có thể thêm máy chủ vào vị trí FTP của mình bằng cách bấm Thêm/Sửa đổi Vị trí FTP trong hộp thoại Lưu Như.

  3. Nhập tên cho tài liệu, rồi bấm Lưu.

Đầu trang

Nếu bạn đang tạo một tài liệu cho người khác bạn có thể làm chúng có thể đọc được và không thể sửa, hoặc bạn có thể làm chúng dễ đọc hơn và có thể sửa. Nếu bạn muốn tài liệu được dễ đọc hơn nhưng không thể sửa, lưu tài liệu dưới dạng tệp PDF hoặc XPS, hoặc lưu nó dưới dạng trang Web. Nếu bạn muốn tài liệu của bạn để có dễ đọc hơn và có thể sửa, nhưng muốn một định dạng tệp khác .docx hoặc .doc, bạn có thể dùng định dạng như văn bản thuần (.txt), định dạng văn bản có định dạng (.rtf) và văn bản OpenDocument (.odt)

PDF và XPS    PDF và XPS là những định dạng mà mọi người có thể đọc bằng phần mềm xem sẵn dùng rộng rãi. Những định dạng này sẽ bảo vệ bố trí trang của tài liệu.

Trang web    Trang web được hiển thị trong trình duyệt Web. Định dạng này không giữ nguyên bố trí trang của tài liệu của bạn. Khi người nào đó sẽ đổi cỡ cửa sổ trình duyệt, bố trí của tài liệu thay đổi. Bạn có thể lưu tài liệu dưới dạng trang Web thông thường (định dạng HTML) hoặc trang Web tệp đơn (MHTML định dạng). Với định dạng HTML, bất cứ tệp nào hỗ trợ (chẳng hạn như hình ảnh) được lưu trữ trong thư mục riêng biệt được liên kết với tài liệu. Với định dạng MHTML, hỗ trợ tất cả các tệp được lưu trữ cùng với tài liệu trong một tệp.

Lưu ý: Bạn có thể lưu tài liệu trong các định dạng khác có thể mở bằng một số chương trình chỉnh sửa văn bản. Giữa các định dạng là văn bản thuần (.txt), định dạng văn bản có định dạng (.rtf), văn bản OpenDocument (.odt) và Microsoft Works (.wps). Tuy nhiên, lưu tài liệu Office Word 2007 thuộc các định dạng không ổn định giữ nguyên định dạng, bố trí, hoặc các tính năng khác của tài liệu. Dùng định dạng này chỉ khi bạn không nhớ làm mất các khía cạnh khác của tài liệu của bạn. Bạn có thể chọn các định dạng trong danh sách lưu dưới dạng trong hộp thoại Lưu như .

Bạn có thể lưu dưới dạng tệp PDF hoặc XPS từ một chương trình Hệ thống Microsoft Office 2007 chỉ sau khi bạn cài đặt bổ trợ. Để biết thêm thông tin, hãy xem bật hỗ trợ các định dạng tệp khác, chẳng hạn như PDF và XPS.

  1. Bấm vào Microsoft Office Button Ảnh nút , rồi bấm vào Lưu Như.

  2. Hãy bấm PDF hoặc XPS.

  3. Trong hộp Tên tệp, nhập tên cho tệp.

  4. Trong danh sách lưu dưới dạng , chọn PDF hoặc XPS.

  5. Nếu tài liệu chỉ để xem trực tuyến, bạn có thể nén kích thước tệp bằng cách bấm vào Kích cỡ tối thiểu (phát hành trực tuyến) bên cạnh Tối ưu hóa cho.

  6. Khi bạn chỉ muốn lưu một phần tài liệu, khi bạn muốn kèm theo các dấu hiệu đính hoặc thuộc tính tài liệu hay khi bạn muốn tự động tạo siêu kết nối đến các đầu đề hoặc dấu trang trong tài liệu, bấm vào Tùy chọn, rồi bấm vào tùy chọn bạn muốn sử dụng.

  7. Bấm Phát hành.

  1. Bấm vào Microsoft Office Button Ảnh nút , rồi bấm vào Lưu Như.

    Nếu bạn chuẩn bị phát hành tài liệu lên máy chủ Web, hãy duyệt đến tên máy chủ, rồi bấm vào đó (không bấm đúp vào tên).

  2. Trong hộp Tên tệp, nhập tên cho tệp.

  3. Trong hộp Lưu theo loại, bấm vào Trang Web hoặc Trang Web Tệp Đơn.

    Lưu ý: Nếu bạn lưu tài liệu dưới dạng trang Web (định dạng HTML) và sau đó muốn di chuyển nó hoặc gửi nó dưới dạng phần đính kèm thông điệp email, bạn phải nhớ bao gồm các thư mục chứa bất kỳ tệp nào hỗ trợ. Thư mục này có cùng tên tên tệp của tài liệu.

  4. Bấm vào Lưu.

  1. Bấm vào Microsoft Office Button Ảnh nút , rồi bấm vào Lưu Như.

  2. Trong hộp Tên tệp, nhập tên cho tệp.

  3. Trong hộp Lưu theo loại, bấm vào Văn bản OpenDocument.

    Lưu ý: Nếu bạn muốn giữ lại phiên bản của tệp dưới dạng tài liệu Word, bạn phải lưu nó dưới dạng tài liệu Word (ví dụ, định dạng .docx tệp) trước khi bạn đóng Word 2007.

  4. Bấm Lưu.

Đầu trang

  1. Bấm vào Microsoft Office Button Ảnh nút , rồi bấm vào Lưu Như.

  2. Bấm vào Lưu.

  3. Trong hộp Lưu tệp theo định dạng này, hãy bấm vào định dạng tệp bạn muốn sử dụng.

  4. Bên cạnh hộp Vị trí tệp mặc định, hãy bấm Duyệt, rồi bấm vào thư mục bạn muốn lưu tệp.

    Lưu ý: Những tùy chọn này sẽ kiểm soát hành vi mặc định lần đầu bạn sử dụng lệnh Mở, Lưu hoặc Lưu Như khi bạn khởi động ứng dụng Word. Bất cứ khi nào lưu tài liệu, bạn đều có thể ghi đè những cài đặt này bằng cách chỉ định một vị trí hoặc định dạng khác trong hộp thoại Mở, Lưu hoặc Lưu Như.

Đầu trang

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×