Kết nối một danh sách ngoài đến Outlook

Kết nối một danh sách ngoài đến Outlook

Lưu ý:  Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Bạn có thể kết nối một danh sách ngoài có chứa khách hàng, nhiệm vụ, cuộc hẹn hoặc bài đăng với Microsoft Outlook 2013. Ngay sau khi được kết nối, bạn có thể xem, sửa hoặc in dữ liệu đó bằng giao diện người dùng Outlook quen thuộc như thể đó là thông tin vốn có trên Outlook. Nếu dữ liệu là thông tin liên hệ, chẳng hạn như khách hàng, bạn thậm chí có thể gọi điện, gửi email và lập các yêu cầu họp. Việc đồng bộ hóa dữ liệu mang tính hai chiều hay còn gọi là hai hướng. Những thay đổi đã thực hiện trong Outlook 2013 sẽ được đồng bộ hóa tự động với nguồn dữ liệu ngoài. Những thay đổi đã thực hiện đối với nguồn dữ liệu ngoài sẽ được đồng bộ hóa với các mục trong Outlook 2013, mặc dù có thể cần một thao tác làm mới.

Để biết thêm thông tin, hãy xem Tìm nội dung về dữ liệu ngoài.

Bạn muốn làm gì?

Trước khi bạn bắt đầu

Tác vụ tiên quyết thường gặp

Các tác vụ tiên quyết đặc trưng của Outlook

Kết nối một danh sách ngoài với Outlook 2013

Trước khi bạn bắt đầu

Làm việc với dữ liệu ngoài đòi hỏi một số tác vụ như điều kiện tiên quyết để cho phép truy nhập an toàn vào dữ liệu.. Thông tin sau đây có thể giúp bạn lên kế hoạch cho các bước tiếp theo của mình. Ngoài ra, nếu bạn gặp phải sự cố khi cố gắng làm việc với dữ liệu ngoài, thông tin này có thể giúp bạn xác định được vấn đề. Để truy nhập dữ liệu ngoài, bạn hoặc người quản trị phải làm như sau:

Các tác vụ tiên quyết thường gặp

Chuẩn bị nguồn dữ liệu ngoài    Người quản trị có thể cần phải tạo tài khoản và cung cấp quyền truy nhập vào nguồn dữ liệu để đảm bảo rằng đúng người có quyền truy nhập vào dữ liệu và đảm bảo dữ liệu không rơi vào tay kẻ xấu. Trong cơ sở dữ liệu ngoài, người quản trị cũng có thể muốn tạo bảng, dạng xem, truy vấn v.v...để giới hạn kết quả tìm kiếm sao cho đáp ứng đúng nhu cầu tìm kiếm đồng thời giúp nâng cao hiệu suất tìm kiếm.

Cấu hình SharePoint dịch vụ và tài khoản    Người quản trị phải kích hoạt dịch vụ kết nối dữ liệu nghiệp vụ và dịch vụ lưu trữ bảo mật.

Cấu hình Dịch vụ Lưu trữ Bảo mật    Người quản trị cần phải thực hiện các việc sau: xác định phương thức truy nhập tốt nhất cho nguồn dữ liệu ngoài, tạo một ứng dụng đích và đặt chứng danh cho ứng dụng đích đó.

Cấu hình Dịch vụ Kết nối Dữ liệu Nghiệp vụ    Người quản trị cần phải đảm bảo rằng người dùng tạo loại nội dung ngoài được quyền truy nhập kho siêu dữ liệu Kết nối Dữ liệu Nghiệp vụ còn những người dùng phù hợp khác có quyền truy nhập loại nội dung ngoài vốn là cơ sở để xây dựng danh sách ngoài.

Tạo loại nội dung ngoài    Người dùng phải xác định loại nội dung ngoài chứa thông tin về kết nối, truy nhập, cách thức thao tác, cột, bộ lọc và các siêu dữ liệu khác được dùng để truy xuất dữ liệu từ nguồn dữ liệu ngoài.

Tạo một danh sách ngoài    Người dùng phải tạo một danh sách ngoài dựa trên loại nội dung ngoài và một hoặc nhiều dạng xem của danh sách ngoài khi cần thiết.

Đảm bảo rằng các sản phẩm Office đã sẵn sàng để sử dụng    Để đồng bộ hóa dữ liệu ngoài với sản phẩm Office, bạn phải có Windows 7 trở lên và sản phẩm phần mềm miễn phí sau đây, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 và WCF Data Services 5.0 cho OData V3 trên mỗi máy tính khách (nếu cần thiết, bạn sẽ tự động được nhắc tải xuống phần mềm). Ngoài ra, hãy đảm bảo tùy chọn cài đặt Office, Dịch vụ kết nối nghiệp vụ được bật (đây là mặc định). Tùy chọn này cài đặt các kết nối dịch vụ khách hàng thời gian chạy nghiệp mà nào sau đây: lưu trữ và đồng bộ hóa với dữ liệu ngoài, ánh xạ dữ liệu nghiệp vụ kiểu nội dung bên ngoài, Hiển thị bộ chọn mục bên ngoài trong sản phẩm Office và chạy tùy chỉnh giải pháp bên trong sản phẩm Office.

Các tác vụ tiên quyết đặc trưng của Outlook

Kích hoạt đồng bộ ngoại tuyến cho tính năng danh sách bên ngoài    Tính năng cụm máy chủ và trang web, Đồng bộ hóa ngoại tuyến cho danh sách bên ngoài, cũng phải hiện hoạt. Đây là một tính năng này hiện hoạt theo mặc định ở mức cụm máy chủ, nhưng không hoạt động theo mặc định ở mức site.

Tạo một Outlook hỗ trợ kiểu nội dung ngoài     Khi bạn tạo một kiểu nội dung bên ngoài, người dùng phải bật tùy chọn hỗ trợ đồng bộ ngoại tuyến và thiết lập trường Kiểu mục Office vào một trong những thao tác sau: liên hệ, cuộc hẹn, nhiệm vụhoặc bài đăng.

Ánh xạ các trường tương ứng    Người dùng phải ánh xạ một hoặc nhiều kiểu nội dung ngoài trường đến các trường Outlook tương ứng.

Khi bạn ánh xạ một kiểu nội dung ngoài, chẳng hạn như Khách hàng, đến một Kiểu Mục Outlook, chẳng hạn như Liên hệ, bạn phải ánh xạ hoàn toàn các trường riêng lẻ trong kiểu nội dung ngoài, chẳng hạn như Tên Khách hàng, Họ Khách hàng, Địa chỉ Khách hàng và Điện thoại Khách hàng, đến các trường Kiểu Mục Outlook tương ứng, chẳng hạn như Tên, Họ, Địa chỉ Kinh doanh và Điện thoại Kinh doanh của liên hệ.

Bạn không cần phải ánh xạ tất cả các trường tương ứng nhưng các trường sau đây phải được ánh xạ.

Kiểu Mục Outlook

Trường Mục Outlook

Liên hệ

Họ

Tác vụ

Chủ đề

Cuộc hẹn

Bắt đầu, Kết thúc và Chủ đề

Bài đăng/Đăng bài

Chủ đề

Các trường chưa được ánh xạ, tùy theo số lượng, sẽ được hiển thị dưới dạng các thuộc tính mở rộng như sau:

  • Liền kề    Được nối vào khu vực biểu mẫu ở cuối trang mặc định của biểu mẫu Outlook (2 đến 5 trường).

  • Riêng biệt    Thêm dưới dạng một trang mới vào một biểu mẫu Outlook (6 trường trở lên).

Nếu kiểu nội dung ngoài không ánh xạ trực tiếp vào bất kỳ Kiểu Mục Outlook nào, bạn có thể ánh xạ các trường đó vào một Kiểu Mục Post Outlook, đây là kiểu mục chung nhất.

Đầu trang

Kết nối một danh sách ngoài đến Outlook 2013

  1. Dẫn hướng đến trang SharePoint có chứa danh sách ngoài.

  2. Bấm Danh sách > Kết nối với Outlook.

  3. Nếu cần, Outlook 2013 sẽ mở ra và tạo một Tệp Dữ liệu Outlook mới (BCSStorage.pst), được gọi là Danh sách Ngoài của SharePoint trong Ngăn Dẫn hướng, rồi tạo một thư mục có tên <Trang> - <Danh sách Ngoài>.

Mẹo:  Theo mặc định, dữ liệu sẽ tự động làm mới sáu giờ một lần, nhưng giá trị này có thể thay đổi. Để đảm bảo bạn đang xem dữ liệu hiện tại từ nguồn dữ liệu ngoài, hãy bấm chuột phải vào thư mục, rồi bấm Đồng bộ hóa Ngay.

Lưu ý:  Theo mặc định, Outlook 2013chỉ hiển thị các trường đã được tác giả của kiểu nội dung ngoài đó ánh xạ rõ ràng đến các trường Outlook tương ứng. Hoặc là, để xem tất cả các trường từ danh sách ngoài, cho dù đã được ánh xạ hay chưa, bạn có thể làm theo các bước sau:

  • Mở một mục duy nhất trong biểu mẫu (Trên tab Liên hệ, trong nhóm Hiện, bấm Chi tiết <tên>.)

  • Tạo một dạng xem Outlook tùy chỉnh và đưa vào đó tất cả các trường từ danh sách ngoài.

Bạn hãy tìm thêm thông tin về hiển thị trường và tạo dạng xem tùy chỉnh trong hệ thống Trợ giúp Outlook.

Đầu trang

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×