Hiển thị tổng của cột trong biểu dữ liệu bằng cách sử dụng hàng Tổng

Hàng Tổng trong Access giúp bạn xem ngay tổng của các cột trên một biểu dữ liệu. Ví dụ: trong một bảng chứa thông tin mua hàng, chúng ta có thể thể hiện tổng giá, số lượng đơn vị đã mua hoặc tổng số đếm của các mặt hàng bằng cách thêm hàng Tổng vào biểu dữ liệu:

Hàng tổng hoàn chỉnh chứa dữ liệu

Lưu ý: Để hiện giá trị Tổng của một cột, thì kiểu dữ liệu trong cột phải được đặt là Số, Số thập phân hoặc Tiền tệ. Đối với các cột không chứa số, bạn chỉ có thể chọn kiểu tổng Đếm

Thêm một hàng Tổng

  1. Bấm đúp chuột vào bảng, truy vấn hoặc biểu mẫu tách từ Ngăn Dẫn hướng để mở nó ở Dạng xem Biểu dữ liệu.

  2. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Bản ghi, bấm vào Tổng.

    Hàng Tổng sẽ được thêm vào cuối biểu dữ liệu của bạn:

    hàng tổng trên biểu dữ liệu

  3. Đối với mỗi ô trong hàng Tổng trong đó bạn muốn tổng xuất hiện, bấm vào trong ô và chọn kiểu tổng mà bạn muốn.

Chọn kiểu tổng

Sau khi thêm vào một hàng Tổng, bạn sẽchọn kiểu giá trị tổng nào sẽ được hiển thị cho từng cột. Ví dụ: các tập hợp như các tổng có thể được hiển thị khi kiểu dữ liệu được đặt là Số, Số thập phân hoặc Tiền tệ và việc đếm tổng chỉ có thể khi kiểu dữ liệu là một giá trị văn bản.

Hãy cùng thao tác để biểu dữ liệu trong ví dụ này hiển thị giá trị tổng cộng cho các cột Giá MuaSố đơn vị Đã mua cũng như số đếm tổng cho cột Mặt hàng như trong hình ảnh dưới đây:

  1. Thay vì từ Tổng cộng trong cột đầu tiên, chúng ta có thể làm hiện số đếm tổng ghi nhận được. Bấm hàng tổng của cột Mặt hàng, rồi bấm mũi tên và chọn Đếm để xem số tổng hoặc số đếm của các mặt hàng.

  2. Sau đó, bấm mũi tên trong cột Giá Mua và chọn Tổng để xem tổng giá thành mua của tất cả các mặt hàng.

  3. Lặp lại bước trước đó cho cột Mặt hàng Đã mua để xem các tổng của các mặt hàng đã mua.

    hàng tổng chứa các hàm tổng và hàm số đếm

    Lưu ý:  Mặc dù không thể xóa hoặc cắt được hàng Tổng, nhưng có thể ẩn hàng này bằng cách bấm Tổng trên tab Nhà.

Tìm hiểu về hàm Tổng và các hàm tổng hợp khác

Hàm tổng hợp thực hiện tính toán trên các cột dữ liệu và trả về kết quả duy nhất. Hãy sử dụng hàm tổng hợp khi bạn cần tính toán một giá trị duy nhất, như tính tổng hoặc trung bình. Khi bạn tiếp tục, hãy nhớ rằng bạn sẽ sử dụng hàm tổng hợp với cột dữ liệu. Đó tưởng như một điều hiển nhiên nhưng khi bạn thiết kế và sử dụng cơ sở dữ liệu, bạn thường sẽ tập trung vào hàng dữ liệu và các bản ghi riêng lẻ — bạn đảm bảo rằng người dùng có thể nhập dữ liệu vào trường, di chuyển con trỏ sang phải hoặc sang trái và điền vào trường tiếp theo, v.v.. Ngược lại, bạn sử dụng hàm tổng hợp để tập trung vào các nhóm bản ghi trong cột.

Ví dụ: giả sử bạn sử dụng Access để lưu trữ và theo dõi dữ liệu bán hàng. Bạn có thể sử dụng hàm tổng hợp để đếm số lượng sản phẩm đã bán trong một cột, tính toán tổng doanh thu trong cột thứ hai và tính toán doanh thu trung bình cho mỗi sản phẩm trong cột thứ ba.

Bảng này liệt kê và mô tả các hàm tổng hợp Access cung cấp trong hàng Tổng. Hãy nhớ rằng Access cung cấp các hàm tổng hợp bổ sung nhưng bạn phải sử dụng chúng trong truy vấn.

Hàm

Mô tả

Sử dụng với (các) loại dữ liệu

Sẵn có trong hàng Tổng?

Trung bình

Tính toán giá trị trung bình cho một cột. Cột phải chứa dữ liệu số, tiền tệ hoặc ngày/giờ. Hàm bỏ qua các giá trị null.

Số, Thập phân, Tiền tệ, Ngày/Giờ

Số đếm

Đếm số mục trong một cột.

Tất cả các loại dữ liệu ngoại trừ dữ liệu vô hướng lặp phức tạp như một cột danh sách đa giá trị. Để biết thêm thông tin về danh sách đa giá trị, hãy xem bài viết Hướng dẫn về trường đa giá trịThêm hoặc thay đổi trường tra cứu cho phép bạn lưu trữ nhiều giá trị.

Tối đa

Trả về mục có giá trị cao nhất. Đối với dữ liệu văn bản, giá trị cao nhất là giá trị cuối cùng theo bảng chữ cái và Access bỏ qua phân biệt chữ hoa/thường. Hàm bỏ qua các giá trị null.

Số, Thập phân, Tiền tệ, Ngày/Giờ

Tối thiểu

Trả về mục có giá trị thấp nhất. Đối với dữ liệu văn bản, giá trị thấp nhất là giá trị đầu tiên theo bảng chữ cái và Access bỏ qua phân biệt chữ hoa/thường. Hàm bỏ qua các giá trị null.

Số, Thập phân, Tiền tệ, Ngày/Giờ

Độ lệch Chuẩn

Đo độ phân tán của các giá trị với một giá trị trung bình (số trung bình). Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Tìm hiểu thêm về các hàm Độ lệch Chuẩn và Phương sai trong mục tiếp theo.

Số, Thập phân, Tiền tệ

Tổng

Thêm các mục vào một cột. Chỉ hoạt động với dữ liệu số và tiền tệ.

Số, Thập phân, Tiền tệ

Phương sai

Đo phương sai thống kê của tất cả các giá trị trong cột. Bạn chỉ có thể sử dụng hàm này với dữ liệu số và tiền tệ. Nếu bảng chứa ít hơn hai hàng, Access sẽ trả về giá trị null. Để biết thêm thông tin về các hàm phương sai, hãy xem mục Tìm hiểu thêm về các hàm Độ lệch Chuẩn và Phương sai trong mục tiếp theo.

Số, Thập phân, Tiền tệ

Tìm hiểu thêm về các hàm Độ lệch Chuẩn và Phương sai

Các hàm Độ lệch ChuẩnPhương sai tính toán giá trị thống kê. Cụ thể, chúng tính toán mức độ tập trung xung quanh số trung bình (giá trị trung bình) của các giá trị trong phân phối chuẩn (đường cong hình chuông).

Ví dụ: giả sử bạn thu thập ngẫu nhiên 10 công cụ được sản xuất từ cùng một máy và đo giới hạn bền của chúng — là một quy trình kiểm tra máy và biện pháp kiểm soát chất lượng của bạn. Nếu bạn tính giới hạn bền trung bình, bạn có thể thấy rằng hầu hết các công cụ đều có giới hạn bền gần với giá trị trung bình đó, trong khi một số công cụ lại có giới hạn cao hơn hoặc thấp hơn. Tuy nhiên, nếu bạn chỉ tính giới hạn bền trung bình thì giá trị đó sẽ không cho bạn biết hiệu quả của quy trình kiểm soát chất lượng vì một vài công cụ đặc biệt khỏe hoặc yếu có thể kéo giá trị trung bình lên hoặc xuống.

Các hàm Phương saiĐộ lệch Chuẩn khắc phục vấn đề đó bằng cách cho bạn biết độ chênh lệch giữa các giá trị của bạn và số trung bình. Đối với giới hạn bền, các hàm này trả về số càng nhỏ thì quy trình sản xuất của bạn càng hoạt động tốt vì hầu như không công cụ nào có giới hạn bền ở mức trên hoặc dưới giá trị trung bình.

Bài viết này sẽ không bàn luận đầy đủ về phương sai và độ lệch chuẩn. Bạn có thể tham khảo nhiều Web site thống kê để biết thêm thông tin về cả hai chủ đề. Hãy nhớ các quy tắc này khi bạn sử dụng hàm Phương saiĐộ lệch Chuẩn:

  • Các hàm sẽ bỏ qua giá trị null.

  • Hàm Phương sai sử dụng công thức này:
    Công thức

  • Hàm Độ lệch Chuẩn sử dụng công thức này:
    Công thức

Đầu Trang

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×