Hộp thư phòng và thiết bị

Nếu bạn có một phòng hội thảo, xe công ty hoặc thiết bị mà mọi người cần sử dụng, bạn cần phải đưa ra một phương án để mọi người đều có thể đặt trước các tài nguyên đó. Cách tốt nhất để thực hiện việc đó là tạo một hộp thư phòng hoặc thiết bị trong Office 365 cho mỗi tài nguyên. Bạn có thể tạo một hộp thư cho phòng hội thảo tầng một, thiết bị phương tiện hoặc xe di chuyển.

Sau khi bạn tạo một hộp thư phòng hoặc thiết bị, mọi người trong công ty có thể đặt trước để sử dụng cho các cuộc họp hoặc sự kiện bằng Outlook. Tìm hiểu cách sử dụngcách thiết lập ở hai tab kế bên. Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp khác về hộp thư phòng và thiết bị.

Mở Outlook và tạo một cuộc họp mới. Thêm phòng hoặc thiết bị vào cuộc họp với tư cách một người, rồi chọn Trợ lý Lập lịch để xem chế độ xem lịch trực tiếp về trạng thái sẵn sàng của phòng hoặc thiết bị. Nếu khung giờ trống trơn, nghĩa là sẵn dùng; nếu có màu lam, nghĩa là đã được đặt trước.

Mở cuộc họp mà bạn đã lên lịch trong Outlook, rồi loại bỏ phòng hoặc thiết bị khỏi cuộc họp giống như một người dự. Thao tác này sẽ giải phóng phòng để những người khác có thể để đặt trước.

Không, bạn không cần nhờ người chấp nhận hoặc từ chối các yêu cầu. Bạn có thể quyết định xem bạn có muốn cho phép phòng hoặc thiết bị tự động được đặt trước hoặc quản lý bởi một người nào đó trong công ty của bạn hay không.

Không. Mặc dù hầu hết mọi người trong tổ chức của bạn cần giấy phép để sử dụng Office 365 nhưng bạn không cần phải gán giấy phép cho hộp thư phòng hoặc hộp thư thiết bị.

Không, bạn không cần người phụ trách hộp thư phòng hoặc hộp thư thiết bị.

Để sử dụng hộp thư phòng hoặc thiết bị, mở Outlook từ máy tính của bạn hoặc đăng nhập vào Outlook trên web. Lên lịch cuộc họp mới và thêm phòng hoặc thiết bị vào cuộc họp tương tự như khi mời các nhân viên hoặc khách hàng khác. Lúc này bạn đã đặt trước hộp thư.

  1. Mở Outlook trên máy tính của bạn.

  2. Trên tab Trang đầu, chọn Mục Mới > Cuộc họp.

    Để lên lịch cuộc họp, ở tab Trang đầu, trong nhóm Mới, chọn Mục Mới, rồi Cuộc họp.

    Hoặc từ Lịch của bạn, chỉ cần chọn Cuộc họp Mới.

  3. Ở trường Đến, nhập tên phòng hội thảo hoặc thiết bị bạn muốn đặt trước, ngoài mọi người dự bạn muốn mời.

    Hoặc bấm Đến, rồi bấm đúp phòng hội thảo hoặc thiết bị từ danh sách. Sau đó, bấm OK.

    Đặt trước hộp thư phòng trong Outlook
  4. Ở dòng Chủ đề, nhập mục đích của việc đặt trước hoặc mục đích cuộc họp.

  5. Thay đổi giá trị Vị trí hoặc để nguyên như vậy.

  6. Thay đổi Thời gian bắt đầuThời gian kết thúc. Hoặc chọn Sự kiện cả ngày. Để lặp lại cuộc họp hoặc đặt trước, chọn Tái diễn ở phía trên cùng.

    Đặt trước thời gian họp

  7. Nhập thông điệp mô tả mục đích và đính kèm tệp bất kỳ nếu cần thiết.

  8. Để cho phép những người khác tham gia trực tuyến hoặc gọi vào cuộc họp, bấm Cuộc họp Skype.

  9. Để đảm bảo rằng phòng, thiết bị và những người mà bạn đã mời đều sẵn sàng, bấm Trợ lý Lập lịch ở phía trên cùng. Sau đó, chọn thời gian trống trong lịch.

    Kiểm tra xem thiết bị phòng có sẵn dùng hay không

    Mẹo: Trong lịch lập lịch, màu lam nghĩa là phòng hoặc thiết bị được đặt trước hoặc bận. Chọn khu vực màu trắng hoặc trống trên lịch.

  10. Khi đã hoàn tất, chọn Gửi.

Để thiết lập hộp thư phòng hoặc thiết bị, đi đến Trung tâm quản trị Office 365. (Bạn sẽ cần phải có quyền quản trị để thực hiện việc này.) Tạo hộp thư và cho mọi người biết họ có thể bắt đầu đặt trước hộp thư cho cuộc họp và sự kiện.

  1. Đăng nhập vào Office 365 bằng tài khoản công ty hoặc trường học của bạn.

  2. Đi đến Trung tâm quản trị Office 365.

  3. Tìm kiếm phòng hoặc thiết bị hoặc dẫn hướng đến Tài nguyên > Phòng & thiết bị.

    Đi đến tài nguyên Office 365, rồi chọn Phòng và thiết bị
  4. Bấm Thêm.

  5. Điền vào các trường phòng hoặc thiết bị:

    Thêm một hộp thư phòng trong Office 365
    • Phòng hoặc Thiết bị: loại hộp thư bạn muốn tạo.

    • Tên: tên thân thiện hoặc thậm chí là mô tả ngắn.

    • Email: biệt danh email của phòng hoặc thiết bị. Phần này là cần thiết khi gửi một yêu cầu cuộc họp đến phòng hoặc thiết bị.

    • Quy mô: số lượng người có thể tham dự vừa đủ trong phòng hoặc sử dụng các thiết bị cùng một lúc.

    • Vị trí: số phòng hoặc vị trí của phòng trong tòa nhà hoặc khu vực.

    • Số điện thoại: số của chính phòng đó. Số này khác với số điện thoại cuộc họp được tạo ra khi dùng Skype for Business.

  6. Chọn Add.

  7. Chọn Xem chi tiết để xem hộp thư phòng hoặc thiết bị mà bạn đã tạo.

    Hoặc chọn Đặt tùy chọn lập lịch để thay đổi thời gian họp được phép, cửa sổ đặt trước, v.v..

    Chỉnh sửa tùy chọn đặt trước phòng và thiết bị

  8. Sau đó, LưuĐóng.

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×