Hướng dẫn: thiết lập tin tức cho tổ chức của bạn

Hướng dẫn: thiết lập tin tức cho tổ chức của bạn

Với SharePoint, bạn có thể chia sẻ nội dung tin tức trong tổ chức của mình theo một cách có ý nghĩa và được phát hiện. Theo mặc định, tin tức SharePoint được hiển thị trên trang bắt đầu SharePoint, trên site nhóm, site liên lạc, site Hub và trên ứng dụng dành cho thiết bị di động theo mức độ liên quan của tin tức là dành cho người dùng. Ví dụ, nếu một câu chuyện tin tức quan trọng được đăng bởi một người nào đó trong lĩnh vực đóng của bạn hoặc được đăng lên một trang nơi bạn đang hoạt động, nó sẽ được hiển thị cho người dùng.

Các tổ chức có nhiều tùy chọn như đối với loại tin tức được hiển thị, trong đó nó hiển thị, những người có khả năng gửi bài đăng của tác giả và nhiều hơn nữa.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện một chiến lược toàn diện cho việc thiết lập tin tức ở tất cả các cấp độ của tổ chức của bạn.

Chiến lược

Trong phần hướng dẫn này, chúng tôi sẽ thực hiện nhiều hơn chỉ thiết lập các phần web tin tức trên các site khác nhau-chúng tôi sẽ hiển thị cho bạn một chiến lược toàn diện bao gồm thiết lập một trang tin tức "chính thức" cho tin tức được phân biệt trực quan thành tin tức của tổ chức; thiết lập thể loại cho các loại tin tức khác nhau; và thậm chí thiết lập một quy trình phê duyệt cho các bài đăng tin tức. Chúng tôi sẽ hiển thị tin tức trên một site Hub intranet đến từ một site liên lạccông ty, một site liên lạc tỉnh và một site nhómcủa bộ phận.

Trang web Hub site Hiển thị tất cả các câu chuyện tin tức được phê duyệt cho bất kỳ site nào được liên kết với Hub. Điều đó có nghĩa là người dùng xem tất cả các bài đăng tin tức được tạo trong trang tin tức công ty, tất cả các bài đăng tin tức được tạo trong các site liên lạc tỉnh, và các câu chuyện tin tức chỉ cho site nhóm của họ.

Ví dụ về tin tức trên một site Hub intranet.

Số 1 tin tức từ site "chính thức" của công ty liên lạc là một phần của site Hub

Tin tức Số 2 từ một site liên lạc tỉnh là một phần của site Hub

Tin tức Số 3 từ site nhóm tỉnh là một phần của site Hub

Nội dung được hiển thị theo cách thức sau đây trên các site trong Hub:

  • Mỗi site liên lạc bộ phận Hiển thị các bài đăng tin tức chỉ cho bộ phận đó.

  • Mỗi site nhóm bộ sẽ hiển thị các bài đăng tin tức được tạo trong trang nhóm cũng như bài đăng được tạo trong trang tin tức của công ty.

Sau đây là cách thức hoạt động của dòng tin tức:

  • Tất cả nhân viên đều có quyền tạo tin tức trên site nhóm của họ. Bài đăng có thể được gắn thẻ như là "mốc" hoặc đơn giản là "bộ phận".

  • Mỗi bộ phận đều có một hoặc nhiều nhân viên đã gán nhiệm vụ tạo bài đăng tin tức trong site liên lạc của bộ phận.

  • Tất cả các câu chuyện tin tức được tạo trong các site liên lạc trong bộ phận đi qua một dòng phê duyệt trang , trong đó một người được chỉ định từ bộ phận giao tiếp công ty được phê duyệt.

  • Bài đăng tin tức chính thức từ bộ phận công ty truyền thông được tạo ra trong một site đặc biệt có tên là tin tức công ty, vốn không liên kết với site Hub. Site này được chỉ định là "chính thức" tin tức.

  • Trên cơ sở hàng tháng, bản tin có chứa các câu chuyện tin tức đã chọn từ liên lạc công ty sẽ được gửi đến tất cả nhân viên.

Cấu trúc site Hub

Tất cả các site nhóm và liên lạc, ngoại trừ site liên lạc công ty, được liên kết với một site Hub duy nhất.

Mỗi bộ phận đều có một site liên lạc để chia sẻ thông tin với phần còn lại của tổ chức và site nhóm để liên lạc nội bộ giữa các nhân viên của bộ phận.

Ví dụ về cấu trúc site Hub.

Thực hiện chiến lược

Trong phần này, bạn sẽ bước qua quy trình thiết lập môi trường SharePoint để đáp ứng các yêu cầu của chiến lược tin tức này. Điều này liên quan đến việc thiết lập phần web tin tức và tạo quy trình phê duyệt trang trong thư viện trang, tạo thể loại cho tin tức và phân công một site là "tin tức chính thức".

Trong ví dụ này, giả định là mỗi site liên lạc và nhóm đã được liên kết với site Hub (ngoại trừ công ty liên lạc) và đã có một số bài đăng tin tức trong site liên lạc công ty. Nếu bạn cần biết cách thiết lập các kiểu trang này, hãy xem thiết lập site SharePoint Hub của bạn, tạo site liên lạc trong SharePoint Onlinetạo site nhóm trong SharePoint.

Thiết lập site liên lạc công ty của bạn cho tin tức "chính thức" của tổ chức

Thiết lập site liên lạc công ty của bạn cho tin tức tổ chức "chính thức" cho phép các câu chuyện tin tức từ liên lạc công ty xuất hiện với sự nhấn mạnh để người dùng của bạn biết ngay lập tức rằng đây là tin tức chính thức của công ty, như trong ví dụ này:

Ví dụ về tin tức công ty trên một trang

Để bật tính năng này và chỉ định site cho tin tức tổ chức, người quản trị SharePoint phải dùng lệnh SharePoint Online PowerShell:

Get-SPOOrgNewsSite

Set-SPOOrgNewsSite

Thiết lập tin tức trên site nhóm tỉnh

Trong site nhóm bộ phận của bạn, bạn sẽ thêm phần web tin tức vào trang ba lần. Mỗi phần web sẽ hiển thị thông tin tin tức khác nhau dựa trên nguồn tin tức và thể loại. Để tạo các thể loại, thêm cột vào thư viện trang để cho phép các tác giả gắn thẻ cho các trang của họ với thể loại thích hợp.

Tạo cột cho các thể loại

  1. Trên site nhóm của bạn, hãy bấm vào nối kết các trang trong dẫn hướng site để đi đến thư viện trang.

  2. Chọn + Thêm cột hoặc + ở bên phải của tên cột cuối cùng ở phía trên cùng của trang.

    Ví dụ về việc thiết lập cột cho các thể loại tin tức

  3. Trong trường name , hãy nhập kiểu đăngtên.

  4. Trong menu thả xuống, chọn lựa chọn làm kiểu cột.

  5. Cung cấp hai lựa chọn: "tin tức bộ phận" và "mốc".

  6. Bấm Lưu.

    Tiếp theo, chúng tôi sẽ thêm phần web tin tức vào trang chủ site nhóm của bộ phận để hiện tin tức Department, tin tức mốc và tin tức từ trang web công ty.

Thêm tin tức cục bộ

  1. Thêm một phần bên phải thứ ba vào trang chủ.

  2. Trong cột đầu tiên, hãy thêm phần web tin tức và tiêu đề "tin tức bộ phận".

  3. Bấm sửa Nút sửa phần web trong thanh công cụ phần web.

  4. Đặt các tùy chọn sau đây trong ngăn thuộc tính phần web:

    • Nguồn tin tức: trang web này

    • Hiển thị tiêu đề và lệnh: bật

    • Bố trí: câu chuyện hàng đầu

    • Lọc: thuộc tính trang

    • Tên thuộc tính: đăng nhập bằng tin tức của bộ phận

  5. Bấm áp dụng để lưu các thay đổi của bạn.

Thêm tin tức thời gian

  1. Trong cùng một cột, bên dưới phần web bạn vừa thêm vào, hãy thêm phần web tin tức một lần nữa và tiêu đề nó "mốc".

  2. Bấm sửa Nút sửa phần web trong thanh công cụ phần web.

  3. Đặt các tùy chọn sau đây trong ngăn thuộc tính phần web:

    • Nguồn tin tức: trang web này

    • Hiển thị tiêu đề và lệnh: bật

    • Bố trí: song song

    • Lọc: thuộc tính trang

    • Tên thuộc tính: kiểu đăng bằng các mốc quan trọng

  4. Bấm áp dụng để lưu các thay đổi của bạn.

Thêm tin tức công ty

  1. Trong cột thứ hai (bên phải), hãy thêm phần web tin tức một lần nữa và tiêu đề "tin tức công ty".

  2. Bấm sửa Nút sửa phần web trong thanh công cụ phần web.

  3. Đặt các tùy chọn sau đây trong ngăn thuộc tính phần web:

    • Nguồn tin tức: chọn chọn site, rồi chọn site tin tức công ty của bạn.

    • Hiển thị tiêu đề và lệnh: bật

    • Bố trí: song song

    • Lọc: thuộc tính trang

    • Tên thuộc tính: kiểu đăng bằng các mốc quan trọng

  4. Bấm áp dụng để lưu các thay đổi của bạn.

Để kiểm tra những gì bạn đã làm cho đến nay, hãy tạo một vài bài đăng tin tức trong trang web của bộ phận. Đặt các thuộc tính trang trên các trang câu chuyện tin tức của bạn để ở một số kiểu bài đăng được đặt thành tin tức bộ phận và trong những người khác, hãy đặt kiểu đăng thành mốc thời gian. Để được bồi dưỡng trên thuộc tính thiết đặt cho trang, hãy xem xem, sửa và thêm chi tiết trang.

Đây là nội dung của bộ phận trông như sau khi hoàn thành:

Ví dụ về tin tức trên trang web của bộ phận

Thiết lập site liên lạc bộ phận của bạn

Trong ví dụ này, bài đăng tin tức được tạo trong site liên lạc phải được phê duyệt. Bạn có thể thiết lập phê duyệt trang bằng Microsoft Flow. Đặt tên cho dòng đó bao gồm tên site, chẳng hạn như "phê duyệt trang nguồn nhân lực" và thiết lập phê duyệt cho nhân viên trong bộ phận giao tiếp công ty.

Ngăn tùy chọn phê duyệt trang

Tiếp theo, thiết lập trang chủ của site để hiển thị các câu chuyện tin tức từ site này.

  1. Trên trang chủ của site liên lạc bộ phận của bạn, hãy thêm phần web tin tức .

  2. Chọn chỉnh sửa Nút sửa phần web trong thanh công cụ phần web.

  3. Đặt các tùy chọn sau đây trong ngăn thuộc tính phần web:

    • Nguồn tin tức: trang web này

    • Bố trí: câu chuyện hàng đầu

  4. Tạo bài đăng tin tức mà bạn muốn hiển thị trên trang chủ của mình. Khi bạn đã hoàn tất, hãy gửi trang để phê duyệt bằng cách chọn gửi để phê duyệt ở phía trên bên phải của trang.

Nhân viên được chỉ định là một phép tiếp cận khi bạn thiết lập dòng công việc sẽ nhận được email mà trang đang chờ phê duyệt. Sau khi họ chấp nhận trang, nó sẽ xuất hiện trong phần web tin tức trên site liên lạc bộ phận của bạn.

Đi trước và tạo một vài bài đăng tin tức trong trang web này. Đảm bảo rằng mỗi trang được gửi để phê duyệt và sau đó được phê duyệt.

Trong ví dụ này, bạn có thể thấy loại tin tức được hiển thị trên site liên lạc của bộ phận cho bộ phận nguồn nhân lực:

Ví dụ về một site liên lạc của bộ phận

Thiết lập trang chủ site Hub intranet

  • Thêm phần hai cột vào trang chủ site Hub của bạn.

  • Trong cột bên trái, hãy thêm phần web tin tức .

    Chọn chỉnh sửa Nút sửa phần web trong thanh công cụ phần web.

  • Đặt các tùy chọn sau đây trong ngăn thuộc tính phần web:

    • Nguồn tin tức: chọn chọn site, rồi chọn site liên lạc công ty.

    • Bố trí: câu chuyện hàng đầu

  • Trong cột bên phải, hãy thêm phần web tin tức trở lại.

  • Đặt các tùy chọn sau đây trong ngăn thuộc tính phần web:

    • Nguồn tin tức: tất cả các site trong Hub

    • Bố trí: tin tức Hub

Khi bạn đã thực hiện xong, bạn sẽ chỉ thấy các bài đăng tin tức từ liên lạc công ty ở bên trái của trang và các bài đăng tin tức từ mọi site được liên kết với Hub trong phần web ở bên phải.

Ví dụ về tin tức cuộn lên trên một trang Hub

Phát triển chiến lược tin tức của riêng bạn

Bây giờ bạn đã nhìn thấy cách đặt một chiến lược cụ thể để làm việc, bạn có thể suy nghĩ về chiến lược của riêng mình. Sau đây là một số câu hỏi để hỏi chính mình và tổ chức của bạn, để giúp bạn chuẩn bị:

  • Tin tức truyền đạt như thế nào? Làm thế nào để bạn có thể sử dụng cùng một người hoặc các quy trình mà bạn đã có tại chỗ khi sử dụng cách tiếp cận mới?

  • Bạn muốn chia sẻ kiểu nội dung tin tức nào?

  • Ai sẽ được tác giả nội dung?

  • Tin tức có cần được phê duyệt không? Nếu vậy, quy trình phê duyệt sẽ là gì?

  • Tin tức truyền đạt như thế nào?

Tổ chức-và toàn bộ thông tin liên lạc

Trong nhiều tổ chức, đã có một phương tiện chính thức giao tiếp thông tin đến toàn bộ tổ chức nhân viên. Ngoài ra, trong nhiều trường hợp, nhân viên trong bộ phận liên lạc với nhau theo cách thức nhỏ hơn. Điều quan trọng là phải suy nghĩ thông qua các quy trình này vì, trong một số trường hợp, bạn có thể tiếp tục sử dụng cùng một người hoặc quy trình trong SharePoint.

Khi suy nghĩ về tổ chức liên lạc-rộng, hãy tự hỏi các loại câu hỏi sau:

  • Có ai đó tại tổ chức của bạn tạo và gửi bản tin không?

  • Họ có gửi qua email không? Nếu vậy, quy trình hiện tại cho phép người đó biết những tin tức cần đưa vào bao nhiêu? Làm thế nào thường là các bản tin được gửi ra?

  • Quy trình xác định những tin tức nào được đưa vào và không có là gì? Ai đưa ra quyết định đó?

  • Quy trình chỉnh sửa nội dung là gì?

  • Quy trình quyết định hình ảnh nào có được bao gồm trong câu chuyện là gì?

Ở mức tỉnh, hãy tự hỏi những loại câu hỏi sau:

  • Có ai đó có trách nhiệm công việc bao gồm thông tin chia sẻ với phần còn lại của bộ phận không?

  • Nhân viên chia sẻ thông tin không chính thức với nhau bằng cách sử dụng các công cụ như email hoặc nhắn tin nhau?

  • Nội dung nào đang được chia sẻ?

Các loại nội dung và mức độ liên quan của nó

Bước tiếp theo trong việc xây dựng chiến lược tin tức của bạn là đánh giá loại nội dung tin tức đang được sản xuất bởi tổ chức của bạn. Các loại câu chuyện tin tức có thể bao gồm:

  • "Trong tin tức" câu chuyện thông báo cho nhân viên biết rằng công ty hoặc tổ chức của bạn đã có thông báo công khai, chẳng hạn như xuất hiện trong một ấn phẩm thương mại hoặc trên một chương trình tin tức

  • Thông báo công ty hoặc mốc quan trọng, chẳng hạn như phát hành một sản phẩm mới hoặc bắt đầu một sáng kiến mới

  • Sự kiện của nhân viên, chẳng hạn như khi một nhân viên được kết hôn, có con hoặc lưu chồng

  • Thông tin yêu cầu nhân viên có hành động, chẳng hạn như đăng ký lợi ích hoặc tham dự đào tạo

Khi bạn suy nghĩ về nội dung này, điều quan trọng là phải suy nghĩ về mức độ phù hợp và tầm quan trọng đối với nhiều nhóm khác nhau trong tổ chức của bạn. Ví dụ:

  • Mọi người trong tổ chức của bạn cần biết khi nào họ có thể đăng ký lợi ích. Điều này là quan trọng và liên quan đến mọi người.

  • Những người trong bộ phận tài chính cần biết về các luật mới liên quan đến các thực hành kế toán của họ. Điều này có liên quan và quan trọng đối với họ. Tuy nhiên, nó không liên quan cũng không quan trọng đối với bất kỳ ai trong tổ chức.

  • Bộ phận bán hàng đang có một cuộc cạnh tranh nấu ăn trong phòng ngắt vào thứ sáu. Điều này có thể liên quan đến những người trong bộ phận bán hàng, nhưng nó không đủ điều kiện là quan trọng và không ai khác trong tổ chức sẽ xem xét nó liên quan hoặc quan trọng.

Mục đích của việc suy nghĩ thông qua nội dung của bạn là tạo ghi chú nội dung nào cần được tô nền theo một cách chủ yếu hơn, một cách phụ, hoặc không phải tất cả. Cách bạn trả lời câu hỏi này có thể phụ thuộc vào các yếu tố như kích cỡ công ty của bạn. Nếu bạn là một công ty nhỏ, bạn có thể quyết định rằng các mốc quan trọng của nhân viên sẽ được hiển thị toàn công ty, trong khi một công ty lớn hơn chỉ có thể hiện điều này cho nhân viên trong một bộ phận cụ thể.

Ai đang làm gì

Nội dung tin tức là ai?

Trong một số tổ chức, nội dung tin tức được tạo và quản lý bởi một người Trung tâm hoặc một nhóm người, chẳng hạn như bộ phận giao tiếp công ty. Phương pháp tập trung này tạo ra một phương pháp đơn giản để tác giả và quản lý nội dung tin tức, đảm bảo rằng chỉ có nội dung quan trọng và liên quan được phát hành cho công ty nhân viên toàn diện. Tuy nhiên, phương pháp này làm giảm số lượng nội dung tin tức thường được tạo bởi vì nó đòi hỏi phải có thời gian chuyên sâu cho một nhóm cá nhân hoặc một nhóm người. Bằng cách mở quy trình Ấn phẩm cho những người khác trong tổ chức của bạn, bạn sẽ trao quyền cho những người khác đến nội dung tin tức của tác giả. Nội dung tin tức được tạo bởi người dùng trong phòng ban của riêng họ sẽ mới hơn và tập trung hơn vào các hoạt động của bộ phận, tăng mức độ liên quan của nội dung.

Ai đang phê duyệt nội dung tin tức?

Sau khi bạn cho phép người khác tạo nội dung tin tức, có thể sẽ được tạo nội dung không phù hợp với tiêu chí của bạn đối với nội dung chất lượng. Điều đó có thể bao gồm nội dung có lỗi chính tả và ngữ pháp, sử dụng ngôn ngữ không phù hợp, hoặc chỉ đơn giản là không liên quan. Bạn có thể quyết định thực hiện quy trình phê duyệt để đảm bảo rằng nội dung đáp ứng các tiêu chí cần thiết để ấn phẩm.

Người dùng sẽ sử dụng các SharePoint bằng cách nào?

Theo truyền thống, site intranet được xây dựng với giả định rằng người dùng sẽ dẫn hướng đến trang chủ intranet và tiêu thụ tin tức ở đó. Trong trường hợp này, tin tức công ty quan trọng sẽ được trình bày trên trang chủ, với nguồn tin tức bổ sung về các câu chuyện được tổng hợp từ các site của bộ phận. Đây là một kịch bản "kéo", trong đó nội dung "chính thức" (thường là quan trọng và liên quan đến tất cả nhân viên) được hiển thị và tổng hợp nội dung là "kéo" từ các site khác của bộ phận. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, người dùng không dẫn hướng đến trang chủ intranet nữa. Người dùng chỉ có thể dẫn hướng trực tiếp đến trang chủ site tỉnh của họ, kể từ khi trang đó chứa hầu hết các thông tin mà họ tìm thấy liên quan. Trong một số trường hợp, các tổ chức có thể chọn thực hiện kịch bản "Push", trong đó thông tin chính thức là "đã đẩy" xuống đến trang tỉnh của họ và được hiển thị bên cạnh những câu chuyện tin tức đã được tạo ra trong bộ phận của họ.

Nếu tổ chức của bạn đang dùng các site Hub, bạn có thể tổng hợp nội dung tin tức ở mức Hub. Nếu tổ chức của bạn đã triển khai nhiều căn giữa, điều quan trọng là phải suy nghĩ về cách thức phát này vào chiến lược tin tức tổng thể của bạn. Thực hành này thường là tạo ra cả một trang nội bộ và bên ngoài. Trang tỉnh nội bộ thường là một site nhóm SharePoint được liên kết theo nhóm. Site đó chỉ dành cho các thành viên của bộ phận đó. Tuy nhiên, cũng có một site liên lạc công cộng SharePoint, được dùng để truyền đạt thông tin từ bộ phận đó ra xa hơn với toàn bộ tổ chức.

Sử dụng mô hình này, tất cả người dùng sẽ nhìn thấy tất cả các bài đăng tin tức được tạo trong các site liên lạc bộ phận, nhưng người dùng sẽ chỉ thấy bài đăng tin tức được tạo ra trong các site nhóm mà họ thuộc.

Điều quan trọng là bạn phải suy nghĩ về những vị trí khác mà người dùng có thể có nội dung tin tức của người khác. Người dùng có thể đọc các câu chuyện tin tức bằng cách sử dụng ứng dụng SharePoint trên thiết bị di động của họ và trên trang SharePoint trong Office 365. Ngoài ra, có thể cho người sở hữu trang để tạo bản tin về những câu chuyện tin tức gần đây mà có thể được gửi đến người dùng, hoặc để người dùng đăng các câu chuyện tin tức từ một site SharePoint được liên kết theo nhóm đến kênh Microsoft nhóm.

Lưu ý:  Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Cho chúng tôi biết thông tin này có hữu ích hay không? Dưới đây là bài viết bằng tiếng Anh để bạn tham khảo..​

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×