Hướng dẫn tổ chức và định dạng dữ liệu trên trang tính

Microsoft Office Excel có một số tính năng giúp dễ dàng quản lý và phân tích dữ liệu. Để tận dụng đầy đủ các tính năng này, điều quan trọng là bạn tổ chức và định dạng dữ liệu trong một trang tính theo các hướng dẫn sau đây.

Trong bài viết này

Hướng dẫn về tổ chức dữ liệu

Hướng dẫn định dạng dữ liệu

Hướng dẫn về tổ chức dữ liệu

Đặt các mục tương tự trong cùng một cột    Thiết kế dữ liệu để tất cả các hàng đều có các mục tương tự nhau trong cùng một cột.

Giữ một phạm vi dữ liệu riêng biệt    Hãy để ít nhất một cột trống và một hàng trống giữa phạm vi dữ liệu có liên quan và các dữ liệu khác trên trang tính. Excel có thể dễ dàng hơn khi phát hiện và chọn phạm vi khi bạn sắp xếp, lọc hoặc chèn tổng phụ tự động.

Vị trí dữ liệu quan trọng trên hoặc bên dưới phạm vi    Tránh đặt dữ liệu quan trọng sang trái hoặc bên phải của phạm vi vì dữ liệu có thể bị ẩn khi bạn lọc phạm vi.

Tránh các hàng và cột trống trong một phạm vi    Tránh đặt các hàng và cột trống trong phạm vi dữ liệu. Thực hiện điều này để đảm bảo rằng Excel có thể dễ dàng phát hiện và chọn phạm vi dữ liệu có liên quan.

Hiển thị tất cả các hàng và cột trong một phạm vi    Hãy đảm bảo rằng mọi hàng hoặc cột bị ẩn sẽ được hiển thị trước khi bạn thực hiện thay đổi cho một phạm vi dữ liệu. Khi hàng và cột trong một phạm vi sẽ không được hiển thị, dữ liệu có thể bị xóa vô tình. Để biết thêm thông tin, hãy xem ẩn hoặc hiển thị các hàng và cột.

Đầu trang

Hướng dẫn định dạng dữ liệu

Sử dụng nhãn cột để xác định dữ liệu    Tạo nhãn cột ở hàng đầu tiên của phạm vi dữ liệu bằng cách áp dụng một định dạng khác vào dữ liệu. Excel sau đó có thể sử dụng các nhãn này để tạo báo cáo và tìm và sắp xếp dữ liệu. Sử dụng phông chữ, căn chỉnh, định dạng, mẫu, viền hoặc kiểu viết hoa cho các nhãn cột khác với định dạng mà bạn gán cho dữ liệu trong phạm vi. Định dạng các ô như văn bản trước khi bạn nhập nhãn cột. Để biết thêm thông tin, hãy xem các cách định dạngtrang tính.

Sử dụng viền ô để phân biệt dữ liệu    Khi bạn muốn phân tách nhãn từ dữ liệu, hãy sử dụng viền ô — không phải là các hàng trống hoặc đường gạch nối — để chèn các đường bên dưới nhãn. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Áp dụng hoặc loại bỏ các đường viền ô trên một trang tính.

Tránh các không gian đứng đầu hoặc dấu để tránh lỗi    Tránh chèn khoảng trống ở đầu hoặc cuối ô để thụt lề dữ liệu. Những dấu cách bổ sung này có thể ảnh hưởng đến sắp xếp, tìm kiếm và định dạng được áp dụng cho một ô. Thay vì nhập không gian để thụt lề dữ liệu, bạn có thể sử dụng lệnh thụt lề tăng trong ô. Để biết thêm thông tin, hãy xem đặt lại vị trí dữ liệu trong một ô.

Mở rộng định dạng và công thức dữ liệu    Khi bạn thêm hàng dữ liệu mới vào cuối phạm vi dữ liệu, Excel sẽ kéo dài định dạng và công thức nhất quán. Ba trong số năm ô trước đó phải sử dụng cùng định dạng cho định dạng đó để được mở rộng. Tất cả các công thức trước đó phải nhất quán đối với một công thức được mở rộng. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục điền dữ liệu tự động trong các ôtrang tính.

Sử dụng định dạng bảng Excel để làm việc với dữ liệu liên quan    Bạn có thể biến một phạm vi ô liên tiếp trên trang tính của mình vào bảng Excel. Dữ liệu được xác định bởi bảng có thể thao tác độc lập với dữ liệu bên ngoài bảng và bạn có thể sử dụng các tính năng bảng cụ thể để sắp xếp nhanh, lọc, tổng hoặc tính toán dữ liệu trong bảng. Bạn cũng có thể sử dụng tính năng bảng thành compartmentalize bộ dữ liệu có liên quan bằng cách tổ chức dữ liệu đó trong nhiều bảng trên một trang tính duy nhất. Để biết thêm thông tin, hãy xem tổng quan về bảng Excel.

Đầu trang

Lưu ý:  Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Cho chúng tôi biết thông tin này có hữu ích hay không? Dưới đây là bài viết bằng tiếng Anh để bạn tham khảo..​

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×