Giới thiệu về cách sử dụng dòng công việc với biểu mẫu InfoPath

Trong bài viết này

• Dòng công việc là gì?

• Các cách sử dụng dòng công việc với biểu mẫu InfoPath

• Dòng công việc được bao gồm trong Office SharePoint Server 2007

• Hỗ trợ cho dòng công việc tùy chỉnh trong Windows SharePoint Services 3.0 hoặc Office SharePoint Server 2007

• Bước liên quan đến việc sử dụng dòng công việc

• Bắt đầu một dòng công việc trên tài liệu hoặc mục

Dòng công việc là gì?

Dòng công việc đôi khi được mô tả dưới dạng một chuỗi các nhiệm vụ sản xuất kết quả. Trong ngữ cảnh của công nghệ và sản phẩm Microsoft SharePoint, một dòng công việc được xác định chính xác hơn là tự động di chuyển tài liệu hoặc mục thông qua một trình tự cụ thể của hành động hoặc tác vụ liên quan đến quy trình kinh doanh. Dòng công việc có thể dùng nhất quán quản lý quy trình kinh doanh phổ biến trong một tổ chức bằng cách cho phép các tổ chức để đính kèm business lô-gic vào tài liệu hoặc mục trong danh sách SharePoint hoặc thư viện. Lô-gic kinh doanh cơ bản là một bộ các hướng dẫn xác định và kiểm soát các hành động xảy ra với tài liệu hoặc mục.

Dòng công việc có thể hợp lý hóa việc chi phí và thời gian cần thiết để phối hợp quy trình kinh doanh phổ biến, chẳng hạn như dự án phê duyệt tài liệu hoặc xem lại, bằng cách quản lý và theo dõi các nhiệm vụ con người liên quan đến quy trình này. Ví dụ, trong một trang web Microsoft Office SharePoint Server 2007 , bạn có thể thêm dòng công việc vào một thư viện tài liệu vốn định tuyến tài liệu vào một nhóm người phê duyệt. Khi tác giả tài liệu bắt đầu dòng công việc này trên một tài liệu trong thư viện đó, dòng công việc tạo tài liệu nhiệm vụ phê duyệt, gán những nhiệm vụ cho người tham gia dòng công việc, và sau đó gửi email thông báo cảnh báo cho những người dự bao gồm các hướng dẫn nhiệm vụ và nối kết đến tài liệu cần được phê duyệt. Trong khi dòng công việc đang diễn, chủ sở hữu dòng công việc (trong trường hợp này, tác giả tài liệu) hoặc những người tham gia dòng công việc có thể kiểm tra trang trạng thái dòng công việc để xem người dự nào đã hoàn thành nhiệm vụ dòng công việc của mình. Trang trạng thái dòng công việc sẵn dùng bằng cách bấm vào trạng thái của dòng công việc cho tài liệu hoặc mục trong thư viện tài liệu. Khi người dự hoàn thành nhiệm vụ dòng công việc của mình, kết thúc dòng công việc, và người sở hữu được tự động thông báo dòng công việc đã hoàn thành.

Minh họa sau đây cho thấy quy trình dòng công việc phê duyệt.

Dòng công việc không chỉ hỗ trợ quy trình thủ công việc hiện có, nhưng cũng có thể mở rộng các cách mà mọi người có thể cộng tác và làm việc với tài liệu, danh sách và thư viện. Người dùng trang có thể bắt đầu và tham gia vào dòng công việc bằng cách sử dụng biểu mẫu có thể tùy chỉnh có thể truy nhập từ tài liệu hoặc mục trong danh sách SharePoint hoặc thư viện. Các biểu mẫu có thể tùy chỉnh là các trang SharePoint hỗ trợ người dùng để xem lại hoặc thay đổi dòng công việc. Ngoài ra, các chức năng dòng công việc trong Office SharePoint Server 2007 chặt chẽ được tích hợp với Hệ thống Microsoft Office 2007. Các tác vụ dòng công việc sau đây có thể được thực hiện trong một site Office SharePoint Server 2007 hoặc trực tiếp trong một số chương trình là một phần của Bản phát hành Office 2007:

• Xem danh sách dòng công việc sẵn có cho tài liệu hoặc mục.

• Bắt đầu dòng công việc trên tài liệu hoặc mục.

• Xem, sửa, hoặc gán lại nhiệm vụ dòng công việc.

• Hoàn thành nhiệm vụ dòng công việc.

Đầu trang

Các cách sử dụng dòng công việc với biểu mẫu InfoPath

Bạn có thể tạo biểu mẫu Microsoft Office InfoPath Hiển thị dữ liệu cụ thể tương ứng với trạng thái hiện tại của dòng công việc. Bạn thực hiện điều này bằng cách thiết kế mẫu biểu mẫu để sử dụng quy tắc khởi động các hành động trong biểu mẫu dựa vào trạng thái của dòng công việc. Điều này có thể hợp lý hóa quy trình mà người dùng để điền biểu mẫu. Ví dụ, bạn có thể thiết kế biểu mẫu để hiển thị một chỉ-đọc dạng xem khi trạng thái cho dòng công việc là hoàn thành , và do đó, dữ liệu trong biểu mẫu sẽ không thể thay đổi.

Bạn cũng có thể dùng quy tắc để thực hiện biểu mẫu trả lời các dòng công việc theo cách khác. Ví dụ, bạn có thể sử dụng quy tắc để hiển thị hộp thoại thư có hướng dẫn cụ trạng thái dòng công việc cụ thể.

Dòng công việc phải được thêm vào danh sách, thư viện hoặc loại nội dung để chúng có sẵn để sử dụng trong biểu mẫu InfoPath. Các kiểu dòng công việc sẵn dùng cho một trang khác nhau, tùy thuộc vào kiểu site, dòng công việc được kích hoạt hay không và việc tùy chỉnh dòng công việc được tạo ra bằng Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Liên hệ với người quản trị cụm máy chủ của bạn để xác định dòng công việc nào được cài đặt và sẵn sàng cho trang của bạn.

Mỗi dòng công việc được xác định bởi những trạng thái riêng biệt với các tên mang tính mô tả, chẳng hạn như Đang tiến hành. Tên cho những trạng thái khác nhau tùy theo kiểu dòng công việc. Ví dụ, một dòng công việc phê duyệt — sẵn dùng trên máy chủ chạy Microsoft Office SharePoint Server 2007 — bao gồm một trạng thái cho Đang tiến hành, bị hủy bỏvà hoàn thành. Những trạng thái của dòng công việc ba trạng thái — sẵn dùng trong Windows SharePoint Services 3.0 — có thể được xác định bởi người thêm dòng công việc vào thư viện hoặc danh sách, trong khi dòng công việc khác sử dụng tiêu chuẩn trạng thái như trạng thái Đang tiến hành ghi trước đó. Mặc dù tên mô tả được hiển thị cho người dùng, trạng thái dòng công việc được thể hiện bằng lập trình bằng giá trị số. Để thiết kế mẫu biểu mẫu phản hồi với trạng thái dòng công việc cụ thể, bạn phải biết giá trị số cho trạng thái dòng công việc mà bạn muốn dùng. Đây là vì InfoPath sử dụng giá trị số của dòng công việc để khởi tạo một hành động, chẳng hạn như chuyển đổi dạng xem.

Dòng công việc được bao gồm trong Office SharePoint Server 2007

Một site Office SharePoint Server 2007 cũng bao gồm các dòng công việc kịch bản kinh doanh phổ biến sau đây:

• Phê duyệt     Dòng công việc này định tuyến một biểu mẫu vào một nhóm người phê duyệt. Theo mặc định, dòng công việc phê duyệt được liên kết với kiểu nội dung tài liệu, có nghĩa là nó sẽ tự động sẵn dùng trong thư viện tài liệu. Phiên bản của dòng công việc phê duyệt cũng liên kết, theo mặc định, với thư viện trang trong một site phát hành, và dòng công việc có thể dùng để quản lý quy trình phê duyệt phát hành của các trang Web.

• Thu thập phản hồi     Dòng công việc này định tuyến một biểu mẫu vào một nhóm người để nhận phản hồi. Những người có thể cung cấp phản hồi, sau đó được biên soạn và gửi đến người khởi tạo dòng công việc. Theo mặc định, dòng công việc thu thập phản hồi được liên kết với kiểu nội dung tài liệu, có nghĩa là kiểu nội dung tài liệu tự động sẵn dùng trong thư viện tài liệu.

• Thu thập chữ ký    Dòng công việc này định tuyến tài liệu từ Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007hoặc Microsoft Office Excel 2007 để một nhóm người để thu thập chữ ký điện tử của họ. Dòng công việc này phải được bắt đầu trong một chương trình Hệ thống Microsoft Office 2007 . Theo mặc định, dòng công việc thu thập chữ ký được liên kết với kiểu nội dung tài liệu, có nghĩa là nó sẽ tự động sẵn dùng trong thư viện tài liệu. Tuy nhiên, dòng công việc thu thập chữ ký là chỉ sẵn dùng cho tài liệu Office có chứa một hoặc nhiều Microsoft Office dòng chữ ký.

  Lưu ý: Dòng công việc này không sẵn dùng với biểu mẫu InfoPath.

• Phê duyệt bố trí     Dòng công việc này, hỗ trợ quy trình quản lý bản ghi, quản lý tài liệu hết hạn và duy trì bằng cách cho phép người dự để quyết định nên giữ lại hoặc xóa tài liệu hết hạn. Dòng công việc phê duyệt bố trí nhằm để sử dụng chủ yếu trong một site Trung tâm bản ghi.

• Nhóm phê duyệt     Dòng công việc này là tương tự như dòng công việc phê duyệt, nhưng nó sử dụng thư viện tài liệu chỉ định và cung cấp một dạng xem cá nhân hóa của quy trình phê duyệt mà người dùng tham gia. Dòng công việc này cung cấp một sơ đồ tổ chức phân cấp từ để chọn các người phê duyệt và dòng công việc cho phép người phê duyệt để sử dụng điều khiển tem thay vì chữ ký. Giải pháp này chỉ có sẵn cho các phiên bản tiếng Đông á Office SharePoint Server 2007.

• Quản lý phiên dịch    Dòng công việc này quản lý quy trình dịch tài liệu theo cách thủ công bằng cách tạo bản sao của tài liệu được dịch và bằng cách giao nhiệm vụ dịch thuật người dịch. Dòng công việc này sẵn dùng chỉ cho thư viện quản lý phiên dịch.

Mỗi dòng công việc trên đây có thể tùy chỉnh cho tổ chức của bạn theo nhiều cách. Ví dụ, khi bạn thêm dòng công việc vào danh sách, thư viện hoặc loại nội dung để làm cho nó sẵn dùng trên tài liệu hoặc mục, bạn có thể tùy chỉnh danh sách nhiệm vụ và danh sách lịch sử, nơi lưu trữ thông tin về dòng công việc.

Khi người dùng bắt đầu một dòng công việc trên tài liệu hoặc mục, tùy thuộc vào kiểu dòng công việc, người dùng có thể chọn để tùy chỉnh thêm dòng công việc bằng cách xác định danh sách người dự, ngày đến hạn và hướng dẫn nhiệm vụ.

Đầu trang

Hỗ trợ cho dòng công việc tùy chỉnh trong Windows SharePoint Services 3.0 hoặc Office SharePoint Server 2007

Tổ chức của bạn có thể chọn để phát triển và triển khai tùy chỉnh dòng công việc duy nhất cho quy trình kinh doanh trong tổ chức của bạn. Dòng công việc có thể đơn giản hoặc phức tạp như quy trình kinh doanh trong tổ chức yêu cầu. Người phát triển có thể tạo dòng công việc được bắt đầu bởi người dùng của trang, hoặc họ có thể tạo dòng công việc bắt đầu tự động dựa trên sự kiện cụ thể, chẳng hạn như khi một biểu mẫu trong thư viện tài liệu hoặc mục danh sách SharePoint được tạo hoặc thay đổi. Nếu tổ chức của bạn đã được phát triển và triển khai tùy chỉnh dòng công việc, các dòng công việc có thể sẵn dùng trên trang web của bạn.

Tùy thuộc vào những người tham gia trong việc tạo dòng công việc, có hai cách tùy chỉnh dòng công việc có thể được tạo cho Windows SharePoint Services 3.0 hoặc Office SharePoint Server 2007:

• Người phát triển phần mềm chuyên nghiệp     Người phát triển phần mềm chuyên nghiệp có thể tạo dòng công việc bằng cách sử dụng các Microsoft Visual Studio 2005 phần mở rộng cho dòng công việc nền tảng Windows. Các dòng công việc chứa các hoạt động tùy chỉnh của mã và dòng công việc. Sau khi một nhà phát triển chuyên nghiệp tạo một dòng công việc tùy chỉnh, người quản trị máy chủ có thể triển khai dòng công việc đó qua nhiều trang.

• Người thiết kế web    Người thiết kế web có thể thiết kế dòng công việc không có mã để sử dụng trong các danh sách hoặc thư viện bằng cách sử dụng một chương trình thiết kế Web tương thích với Windows SharePoint Services, chẳng hạn như Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Các dòng công việc được tạo ra từ một danh sách các hoạt động dòng công việc sẵn dùng, và trình thiết kế Web, ai tạo ra một trong các dòng công việc có thể triển khai nó trực tiếp tới thư viện tài liệu hoặc danh sách nơi nó sẽ được sử dụng.

Nếu bạn muốn thực hiện một dòng công việc tùy chỉnh, hãy liên hệ với người quản trị cụm máy chủ của bạn để biết thông tin về các tài nguyên sẵn dùng trong tổ chức của bạn. Để biết thêm thông tin về dòng công việc tùy chỉnh cho Windows SharePoint Services 3.0phát triển, hãy xem Trung tâm nhà phát triển Windows SharePoint Services trên MSDN. Để biết thêm thông tin về dòng công việc tùy chỉnh cho Office SharePoint Server 2007phát triển, hãy xem Microsoft Office SharePoint Server 2007 SDK, sẵn có từ Microsoft Office SharePoint Server 2007 nhà phát triển cổng thông tin trên MSDN.

Đầu trang

Các bước liên quan đến việc sử dụng dòng công việc

Không có một vài bước liên quan đến việc sử dụng dòng công việc trên tài liệu hoặc mục. Từng bước được thiết kế phải được hoàn thành các cá nhân trong vai trò khác nhau. Ví dụ, người quản trị site có thể thêm một dòng công việc vào thư viện tài liệu, tạo nội dung có thể bắt đầu một dòng công việc hoặc sửa đổi dòng công việc đang tiến hành và người xem lại tài liệu hoặc một người phê duyệt có thể hoàn thành nhiệm vụ dòng công việc.

Phần tiếp theo giải thích về các quy trình sau đây liên kết với việc dùng dòng công việc:

• Thêm dòng công việc vào danh sách, thư viện hoặc loại nội dung

• Bắt đầu dòng công việc trên tài liệu hoặc mục

• Sửa đổi dòng công việc đang tiến hành

• Hoàn thành nhiệm vụ dòng công việc

• Theo dõi trạng thái dòng công việc

Bắt đầu dòng công việc trên tài liệu hoặc mục

Sau khi dòng công việc được thêm vào danh sách, thư viện hoặc loại nội dung, bạn có thể bắt đầu dòng công việc trên tài liệu hoặc mục trong vị trí đó (nếu dòng công việc được cấu hình để cho phép nó để bắt đầu theo cách thủ công). Để bắt đầu một dòng công việc, bạn hãy chọn dòng công việc mà bạn muốn từ danh sách dòng công việc sẵn dùng cho tài liệu hoặc mục. Nếu cần thiết, bạn cũng có thể cần điền vào biểu mẫu với thông tin dòng công việc yêu cầu. Tùy thuộc vào cách dòng công việc đã được thiết kế và cấu hình, khi bạn bắt đầu dòng công việc bạn có thể có tùy chọn để tùy chỉnh thêm nó bằng cách xác định các tùy chọn chẳng hạn như người dự, ngày đến hạn, và hướng dẫn nhiệm vụ.