Bạn có thể hạn chế quyền đối với nội dung trong thư email trong Outlook với quản trị quyền thông tin (IRM), cũng giống như khi bạn có thể hạn chế quyền đối với các tệp Microsoft Office khác.
Quan trọng: Nếu bạn đang sử dụng Office trên một thiết bị RT Surface, bạn có thể xem thư được bảo vệ bằng IRM nhưng bạn không thể gửi. Bạn muốn biết mình đang dùng phiên bản Office nào?
Quản trị quyền thông tin (IRM) cho phép bạn chỉ định quyền truy nhập vào thư email. IRM giúp ngăn chặn thông tin nhạy cảm không được đọc, in, chuyển tiếp hoặc sao chép bởi những người không được phép. IRM cũng giúp các tổ chức áp dụng chính sách công ty quản lý điều khiển và phổ biến thông tin bảo mật hoặc độc quyền, cả hai bên trong tổ chức và với khách hàng và đối tác.
Sau khi quyền đối với một thư bị hạn chế bằng IRM, các hạn chế truy nhập và sử dụng sẽ được thực thi bất kể thư nào sẽ được lưu vào đó, vì các quyền truy nhập thư email sẽ được lưu trong tệp tin nhắn.
Lưu ý: IRM không thể ngăn không cho nội dung bị xóa, bị đánh cắp, bị hỏng hoặc bị bắt và truyền bởi các chương trình độc hại hoặc vi-rút máy tính. Nó cũng không thể ngăn không cho nội dung bị hạn chế khỏi bị sao chép hoặc đánh máy lại hoặc chặn ảnh kỹ thuật số hoặc chụp màn hình đang được lấy từ nội dung bị hạn chế.
Lần đầu tiên bạn tìm cách mở một thư email sử dụng quyền hạn chế, bạn được kết nối với một máy chủ cấp phép. Nếu máy chủ cấp phép xác minh thông tin đăng nhập của bạn, nó sẽ gặp phải sự cố khi sử dụng giấy phép, trong đó xác định mức truy nhập mà bạn có một tệp. Quy trình này là bắt buộc đối với từng tệp sử dụng quyền hạn chế. Nói cách khác, nội dung có quyền hạn chế không thể mở được nếu máy chủ cấp phép không phát hành cho bạn giấy phép sử dụng cho nội dung đó.
Xem thư khi IRM không sẵn dùng
Nếu bạn phải đọc hoặc mở nội dung với quyền hạn chế nhưng Outlook không sẵn dùng trên máy tính mà bạn đang sử dụng, bạn có thể sử dụng trình duyệt web. Nếu bạn sử dụng Outlook trên web hoặc Outlook Web App (OWA), bạn có thể xem các thư bị hạn chế trên mọi trình duyệt.
Loại bỏ IRM khỏi thư bạn đã gửi
Nếu bạn là người gửi gốc của thư và bạn muốn loại bỏ các quyền hạn chế, hãy làm theo các bước sau đây.
-
Mở thư đã mã hóa từ thư mục các mục đã gửi của bạn bằng cách bấm đúp vào đó.
-
Chọn tệp > mã hóa > truy nhập không hạnchế.
-
Chọn Lưu.
Lưu ý:
-
Loại bỏ các quyền hạn chế khỏi thư bạn đã gửi sẽ không cập nhật thư trong hộp thư của người nhận. Chỉ có bản sao của thư trong thư mục các mục đã gửi của bạn bị ảnh hưởng.
-
Bạn không thể loại bỏ IRM khỏi thư người khác đã gửi cho bạn.
Các kiểu tệp được bảo vệ bởi chính sách IRM khi chúng được đính kèm vào thư
Khi các kiểu tệp sau được đính kèm vào thư được quản lý bởi quyền trong Outlook, họ sẽ được tự động quản lý các quyền.
Lưu ý: Nếu bạn đính kèm tệp tin nhắn Outlook (. msg) vào thư được quản lý quyền (chẳng hạn như chuyển tiếp nhiều thư Outlook trong một thư), các thư được đính kèm không được quản lý quyền.
Tài liệu Word
|
Loại tệp |
Phần mở rộng |
|---|---|
|
Tài liệu |
.doc |
|
Tài liệu |
.docx |
|
Tài liệu cho phép macro |
.docm |
|
Mẫu |
.dot |
|
Mẫu |
.dotx |
|
Mẫu cho phép macro |
.dotm |
Tài liệu Excel
|
Loại tệp |
Phần mở rộng |
|---|---|
|
Sổ làm việc |
.xls |
|
Sổ làm việc |
.xlsx |
|
Sổ làm việc cho phép macro |
.xlsm |
|
Mẫu |
.xlt |
|
Mẫu |
.xltx |
|
Mẫu cho phép macro |
.xltm |
|
Sổ làm việc nhị phân không phải XML |
.xlsb |
|
Bổ trợ cho phép macro |
.xla |
|
Bổ trợ cho phép macro |
.xlam |
Tài liệu PowerPoint
|
Loại tệp |
Phần mở rộng |
|---|---|
|
Bản trình bày |
.ppt |
|
Bản trình bày |
.pptx |
|
Bản trình bày cho phép macro |
.pptm |
|
Mẫu |
.pot |
|
Mẫu |
.potx |
|
Mẫu cho phép macro |
.potm |
|
Trình chiếu |
.pps |
|
Trình chiếu |
.ppsx |
|
Trình chiếu cho phép macro |
.ppsm |
|
Chủ đề Office |
.thmx |
Tệp InfoPath
|
Loại tệp |
Phần mở rộng |
|---|---|
|
Biểu mẫu/mẫu động |
. xsn |
Tài liệu XPS
|
Loại tệp |
Phần mở rộng |
|---|---|
|
Đặc tả giấy XML |
.xps |
