Chủ đề này cung cấp cho bạn hướng dẫn từng bước về cách giúp thư email của bạn dễ truy nhập và mở khóa nội dung cho mọi người, bao gồm cả người khuyết tật.
Ví dụ: bạn sẽ tìm hiểu cách làm việc với Bộ kiểm tra Trợ năng để giải quyết các sự cố về trợ năng trong khi bạn đang viết thư email của mình. Bạn cũng sẽ tìm hiểu cách thêm văn bản thay thế vào hình ảnh để những người sử dụng bộ đọc màn hình có thể nghe nội dung của hình ảnh. Bạn cũng có thể đọc về cách sử dụng phông chữ, màu và kiểu để tối đa hóa tính toàn diện của thư email trước khi gửi.
Trong chủ đề này
Kiểm tra trợ năng khi bạn làm việc trong Outlook
Bộ kiểm khả năng trợ năng là một công cụ đánh giá nội dung của bạn và gắn cờ các sự cố về trợ năng mà nó gặp phải. Tài liệu này giải thích lý do tại sao mỗi sự cố có thể là một vấn đề tiềm ẩn đối với người khuyết tật. Bộ kiểm tra Trợ năng cũng gợi ý cách bạn có thể giải quyết các sự cố xuất hiện.
Trong Outlook, Bộ kiểm tra Trợ năng sẽ tự động chạy trong nền khi bạn soạn email. Nếu Bộ kiểm tra Trợ năng phát hiện các sự cố về trợ năng, Mẹo Thư sẽ cung cấp một hình thức nhích thuận tiện để xem lại và khắc phục sự cố trước khi gửi email.
Trong Outlook, bạn có thể xác định cách thức hoạt động của thông báo trợ năng và Bộ kiểm tra Trợ năng. Chọn Tùy chọn Tệp > > Trợ năng và chọn xem bạn muốn xem thông báo trợ năng thông qua Mẹo Thư trong khi làm việc, trong một số trường hợp nhất định hay chỉ khi bạn khởi chạy Bộ kiểm tra Trợ năng theo cách thủ công.
Tùy chọn mặc định là hiển thị thông báo trợ năng trong một số trường hợp nhất định. Nếu phát hiện bất kỳ sự cố trợ năng nào, Mẹo Thư sẽ xuất hiện để hướng dẫn bạn xem lại các đề xuất và khắc phục sự cố.
Các tùy chọn sau đây sẵn dùng:
-
Hiển thị cho tôi cảnh báo trợ năng trong khi tôi làm việc
-
Hiển thị cho tôi các cảnh báo về khả năng truy nhập khi:
-
Ít nhất một người nhận thích nội dung trợ năng hơn
-
Sử dụng nền tối để soạn thư. Nếu bạn đang soạn chủ đề màu đen có bật chế độ tối, đây là chế độ mặc định cho chủ đề này, Bộ kiểm tra Trợ năng sẽ chạy nhưng chỉ hiển thị thông báo khi độ tương phản văn bản không đủ. Mọi sự cố khác vẫn sẽ xuất hiện trong ngăn Trợ năng, nhưng chúng sẽ không khiến Mẹo Thư xuất hiện.
-
Soạn thư đến lượng người xem lớn
-
Ít nhất một người nhận ở bên ngoài tổ chức của tôi
-
Soạn thư với tầm quan trọng cao
-
-
Chỉ hiển thị cảnh báo trợ năng cho tôi khi tôi mở bộ kiểm tra trợ năng
Để khởi chạy Bộ kiểm tra Trợ năng theo cách thủ công, hãy chọn Xem lại> kiểm tra trợ năng. Ngăn Trợ năng sẽ mở ra và giờ đây bạn có thể xem lại và khắc phục các sự cố về trợ năng. Để biết thêm thông tin, hãy đi tới mục Cải thiện trợ năng bằng Bộ kiểm tra Trợ năng.
Tránh sử dụng bảng
Nói chung, hãy tránh bảng nếu có thể và trình bày dữ liệu theo cách khác, chẳng hạn như đoạn văn có đầu đề và biểu ngữ. Những bảng có độ rộng cố định có thể trở nên khó đọc đối với những người sử dụng Kính lúp, vì các bảng đó buộc nội dung phải có kích cỡ cụ thể. Điều này làm cho phông chữ rất nhỏ, buộc người dùng Kính lúp cuộn theo chiều ngang đặc biệt là trên thiết bị di động.
Nếu bạn phải sử dụng bảng, hãy sử dụng các hướng dẫn sau để đảm bảo bảng của bạn dễ truy nhập nhất có thể:
-
Tránh bảng có độ rộng cố định.
-
Đảm bảo rằng các bảng kết xuất chính xác trên tất cả các thiết bị, bao gồm cả điện thoại và máy tính bảng.
-
Nếu bạn có siêu kết nối trong bảng, hãy chỉnh sửa văn bản liên kết để chúng có ý nghĩa và không ngắt giữa câu.
-
Đảm bảo email dễ đọc bằng Kính lúp. Gửi bản nháp email cho chính bạn và xem trên thiết bị di động để đảm bảo mọi người sẽ không cần cuộn email theo chiều ngang trên điện thoại chẳng hạn.
Sử dụng tiêu đề bảng
Bộ đọc màn hình theo dõi vị trí của mình trong bảng bằng cách đếm các ô trong bảng. Nếu bảng được lồng bên trong một bảng khác hoặc nếu một ô bị phối hoặc tách, bộ đọc màn hình sẽ không thể đếm tiếp và không cung cấp được thông tin hữu dụng về bảng sau điểm đó. Các ô trống trong bảng cũng có thể gây hiểu nhầm cho người sử dụng bộ đọc màn hình, khiến họ cho rằng bảng đã kết thúc. Sử dụng cấu trúc bảng đơn giản chỉ cho dữ liệu và chỉ định thông tin tiêu đề cột. Bộ đọc màn hình cũng sử dụng thông tin tiêu đề để xác định các hàng và cột.
Để đảm bảo bảng không chứa ô tách, ô phối hoặc bảng lồng nhau, hãy sử dụng Bộ kiểm tra Trợ năng.
-
Đặt con trỏ ở vị trí bất kỳ trong bảng.
-
Trên tab Thiết kế Bảng , trong nhóm Tùy chọn Kiểu Bảng , chọn hộp kiểm Hàng Tiêu đề.
-
Nhập đầu đề cột của bạn.
Sử dụng đầu đề và kiểu tích hợp sẵn
Đầu đề được dùng để được quét, cả trực quan và với công nghệ hỗ trợ. Tốt nhất, đầu đề giải thích nội dung của phần email. Sử dụng các kiểu đầu đề tích hợp sẵn và tạo văn bản mô tả đầu đề để giúp người dùng bộ đọc màn hình dễ dàng xác định cấu trúc của thư và dẫn hướng các đầu đề.
Sắp xếp đầu đề theo thứ tự lô-gic được quy định. Ví dụ: sử dụng Đầu đề 1, rồi Đầu đề 2. Sắp xếp thông tin trong email của bạn thành các cụm nhỏ. Tốt nhất là mỗi đầu đề chỉ bao gồm một vài đoạn văn.
Để biết hướng dẫn từng bước về cách sử dụng đầu đề và kiểu, đi đến mục Định dạng thư email bằng Kiểu.
Tạo biểu ngữ đoạn văn
Ngoài việc sử dụng đầu đề để sắp xếp nội dung trong thư email của bạn, bạn cũng có thể tạo biểu ngữ đoạn văn. Trong biểu ngữ đoạn văn, khối màu nền mở rộng qua độ rộng của thư email và tô sáng văn bản bên trong biểu ngữ. Đây là một giải pháp thay thế tuyệt vời cho bảng để sắp xếp và phân tách nội dung.
-
Chọn văn bản biểu ngữ của bạn.
-
Chọn tab Định dạng Văn bản.
-
Trong nhóm Đoạn văn, chọn
Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh trực quan
Văn bản thay thế giúp những người không nhìn thấy màn hình hiểu nội dung quan trọng trong hình ảnh, hình, đồ họa SmartArt, biểu đồ và các hình ảnh trực quan khác. Trong văn bản thay thế, mô tả ngắn gọn hình ảnh và đề cập mục đích của hình ảnh. Bộ đọc màn hình sẽ đọc văn bản mô tả hình ảnh cho những người dùng không thể nhìn thấy hình ảnh.
Để biết hướng dẫn từng bước về cách thêm văn bản thay thế, hãy đi đến Thêm văn bản thay thế vào hình, ảnh, biểu đồ, đồ họa SmartArt hoặc đối tượng khác.
Để biết thêm thông tin về cách viết văn bản thay thế, hãy đi tới Mọi thứ bạn cần biết để viết văn bản thay thế hiệu quả. Nội dung trực quan bao gồm ảnh, đồ họa SmartArt, hình, nhóm, biểu đồ, đối tượng nhúng, chữ viết tay và video.
Để tìm văn bản thay thế bị thiếu, sử dụng Bộ kiểm tra Trợ năng.
Lưu ý:
-
Đối với nội dung âm thanh và video, ngoài văn bản thay thế, còn bao gồm phụ đề chi tiết cho những người khiếm thính hoặc khiếm thính.
-
Tránh sử dụng văn bản trong hình ảnh làm phương pháp duy nhất để truyền tải thông tin quan trọng. Nếu bạn phải sử dụng hình ảnh có chứa văn bản, hãy lặp lại văn bản đó trong thư email.
Thêm văn bản siêu kết nối trợ năng và Mách nước
Người sử dụng bộ đọc màn hình đôi khi nhìn lướt qua danh sách liên kết. Các liên kết cần truyền tải thông tin rõ ràng và chính xác về đích. Ví dụ: tránh sử dụng văn bản liên kết như "Bấm vào đây", "Xem trang này", "Truy cập vào đây" hoặc "Tìm hiểu thêm". Thay vào đó, hãy đưa vào toàn bộ tiêu đề trang đích. Bạn cũng có thể thêm Mách nước xuất hiện khi con trỏ di chuột qua văn bản hoặc hình ảnh có chứa siêu kết nối.
Mẹo: Nếu tiêu đề trên trang đích của siêu kết nối cung cấp một bản tóm tắt chính xác nội dung trên trang, hãy dùng bản tóm tắt đó cho văn bản siêu kết nối. Ví dụ: văn bản siêu kết nối này khớp với tiêu đề trên trang đích: Tạo nhiều nội dung hơn với các mẫu của Microsoft.
Để biết hướng dẫn từng bước về cách tạo siêu kết nối và Mách nước, đi đến mục Tạo hoặc chỉnh sửa siêu kết nối.
Sử dụng màu và định dạng phông chữ trợ năng
Phông chữ trợ năng không loại trừ hoặc làm chậm tốc độ đọc của bất kỳ ai đọc thư email, bao gồm những người có thị lực kém hoặc khuyết tật đọc hoặc người khiếm thị. Phông chữ phù hợp sẽ cải thiện mức độ dễ đọc và dễ đọc của thư email.
Để biết hướng dẫn về cách thay đổi phông chữ mặc định, đi đến mục Thay đổi hoặc đặt phông chữ mặc định trong Outlook.
Sử dụng định dạng phông chữ trợ năng
Để giảm tải việc đọc, hãy chọn phông chữ sans serif quen thuộc, như Arial hoặc Calibri. Tránh sử dụng toàn bộ chữ viết hoa và quá nhiều chữ nghiêng hay gạch chân.
Người bị khiếm thị có thể bỏ lỡ ý nghĩa được truyền tải bằng các màu cụ thể. Ví dụ: thêm định dạng gạch dưới cho văn bản siêu kết nối được mã hóa bằng màu để những người mù màu biết rằng văn bản được liên kết ngay cả khi họ không thể nhìn thấy màu đó. Đối với đầu đề, cân nhắc thêm đậm hoặc sử dụng phông chữ lớn hơn.
-
Chọn văn bản của bạn.
-
Chọn tab Định dạng Văn bản.
-
Trong nhóm Phông chữ cung cấp tùy chọn cho loại, cỡ, kiểu và màu phông, chọn lựa chọn định dạng của bạn.
Sử dụng màu phông trợ năng
Văn bản trong email của bạn phải có thể đọc được ở chế độ tương phản cao. Ví dụ: sử dụng màu sáng hoặc bảng phối màu có độ tương phản cao ở các đầu đối lập của phổ màu. Bảng phối màu đen và trắng giúp những người bị mù màu dễ dàng phân biệt văn bản và hình.
Để đảm bảo văn bản hiển thị tốt ở chế độ tương phản cao, hãy sử dụng cài đặt Tự động cho màu phông chữ. Để tìm độ tương phản màu không đủ, hãy sử dụng Bộ kiểm tra Trợ năng.
-
Chọn văn bản của bạn.
-
Chọn Thư.
-
Trong nhóm Phông chữ, chọn
-
Chọn Tự động.
Tạo danh sách trợ năng
Để giúp bộ đọc màn hình đọc email của bạn dễ dàng hơn, hãy sắp xếp thông tin trong email thành các cụm nhỏ như danh sách dấu đầu dòng hoặc đánh số.
Để biết hướng dẫn từng bước về cách tạo danh sách, đi đến mục Thêm danh sách đánh số hoặc dấu đầu dòng vào thư.
Điều chỉnh khoảng cách giữa các câu và đoạn văn
Những người mắc chứng khó đọc mô tả họ thấy văn bản "lộn xộn" trên một trang (việc nén một dòng văn bản vào dòng bên dưới). Họ thường thấy văn bản dính vào nhau hoặc bị biến dạng. Để giảm tải việc đọc, bạn có thể tăng khoảng trắng giữa các câu và đoạn văn.
-
Chọn văn bản của bạn.
-
Chọn tab Định dạng Văn bản.
-
Trong nhóm Đoạn văn, ở góc dưới bên phải của nhóm, chọn nút công cụ khởi động hộp thoại để bung rộng nhóm. Hộp thoại Đoạn văn mở ra, hiển thị tab Thụt lề và Giãn cách.
-
Bên dưới Giãn cách, chọn tùy chọn giãn cách bạn muốn, rồi chọn OK.
Yêu cầu email trợ năng
Cho phép những người gửi email cho bạn biết rằng bạn muốn nhận nội dung trợ năng.
-
Để truy nhập thông tin chi tiết tài khoản của bạn trên web, trong Outlook, chọn Tệp >Thông tin, rồi trong Cài đặt Tài khoản, bấm vào liên kết bên dưới Truy nhập tài khoản này trên web. Outlook trên web mở trong trình duyệt của bạn.
-
Trong Outlook trên web, để đi tới Cài đặt Trợ năng, chọn Xem
-
Để yêu cầu nội dung trợ năng, chọn hộp kiểm Yêu cầu người gửi gửi nội dung trợ năng. Sau đó, đóng cửa sổ Cài đặt.
Kiểm tra trợ năng bằng Bộ đọc Tập trung
Hãy thử đọc email bằng Bộ đọc Tập trung để kiểm tra xem email có vẻ như thế nào.
-
Trong thư email của bạn, chọn Hộp > Bộ đọc Tập trung.
-
Trên tab Bộ đọc Tập trung, chọn Đọc To.
-
Để thoát Bộ đọc Tập trung, hãy chọn Đóng Bộ đọc Tập trung.
Xem thêm
Video: Cải thiện khả năng truy nhập email
Cải thiện khả năng truy cập với Bộ kiểm tra trợ năng
Quy tắc đối với Bộ kiểm tra trợ năng
Giúp người khuyết tật dễ truy nhập vào tài liệu Word của bạn
Giúp người khuyết tật dễ dàng truy nhập tài liệu Excel của bạn
Giúp bản trình bày PowerPoint của bạn trở nên dễ truy nhập với người khuyết tật
Trong chủ đề này
Các biện pháp tốt nhất để giúp email Outlook truy nhập được
Bảng sau đây bao gồm các phương pháp chính tốt nhất để tạo email Outlook cho iOS dễ truy nhập cho người khuyết tật.
|
Nội dung cần sửa |
Lý do cần sửa |
Cách sửa |
|---|---|---|
|
Đưa văn bản thay thế vào hình ảnh trực quan. |
Văn bản thay thế giúp những người không thấy được màn hình sẽ hiểu nội dung quan trọng trong hình ảnh, cùng các hình ảnh trực quan khác. |
|
|
Thêm văn bản siêu kết nối có ý nghĩa. |
Người sử dụng bộ đọc màn hình đôi khi nhìn lướt qua danh sách liên kết. |
|
|
Sử dụng danh sách tích hợp sẵn. |
Sắp xếp và cấu trúc thông tin trong email của bạn thành các đơn vị nhỏ để dễ đọc, dẫn hướng và lướt qua. |
Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh trực quan
Văn bản thay thế giúp những người không nhìn thấy màn hình hiểu nội dung quan trọng trong hình ảnh, hình, đồ họa SmartArt, biểu đồ và các hình ảnh trực quan khác. Trong văn bản thay thế, mô tả ngắn gọn hình ảnh và đề cập mục đích của hình ảnh. Bộ đọc màn hình sẽ đọc văn bản mô tả hình ảnh cho những người dùng không thể nhìn thấy hình ảnh.
Tránh sử dụng văn bản trong hình ảnh làm phương pháp duy nhất để truyền tải thông tin quan trọng. Nếu bạn phải sử dụng hình ảnh có chứa văn bản, hãy lặp lại văn bản đó trong thư email.
Để viết văn bản thay thế tốt, hãy đảm bảo truyền tải nội dung và mục đích của hình ảnh theo cách ngắn gọn và rõ ràng. Văn bản thay thế không được dài hơn một hoặc hai câu ngắn — thông thường, một vài từ được chọn cẩn thận sẽ hiệu quả. Không lặp lại nội dung văn bản xung quanh dưới dạng văn bản thay thế hoặc sử dụng cụm từ tham chiếu tới các hình ảnh, chẳng hạn như "đồ họa của" hoặc "hình ảnh của".
Để biết thêm thông tin về cách viết văn bản thay thế, hãy đi tới Mọi thứ bạn cần biết để viết văn bản thay thế hiệu quả.
-
Trong email bạn đang soạn, nhấn vào một hình ảnh để chọn ảnh đó và mở menu ngữ cảnh.
-
Trong menu ngữ cảnh, trượt nhanh sang trái, rồi chọn Văn bản Thay thế.
-
Nhập văn bản thay thế cho hình ảnh.
Mẹo: Đưa thông tin quan trọng nhất vào dòng đầu tiên và ngắn gọn nhất có thể.
-
Khi bạn đã sẵn sàng, hãy chọn OK.
Thêm văn bản siêu kết nối trợ năng
Người sử dụng bộ đọc màn hình đôi khi nhìn lướt qua danh sách liên kết. Các liên kết cần truyền tải thông tin rõ ràng và chính xác về đích. Ví dụ: tránh sử dụng văn bản liên kết như "Bấm vào đây", "Xem trang này", "Truy cập vào đây" hoặc "Tìm hiểu thêm". Thay vào đó, hãy đưa vào toàn bộ tiêu đề trang đích.
Mẹo: Nếu tiêu đề trên trang đích của siêu kết nối cung cấp một bản tóm tắt chính xác nội dung trên trang, hãy dùng bản tóm tắt đó cho văn bản siêu kết nối. Ví dụ: văn bản siêu kết nối này khớp với tiêu đề trên trang đích: Tạo nhiều nội dung hơn với các mẫu của Microsoft.
-
Trong email bạn đang soạn, chọn đoạn văn bản bạn muốn chèn siêu kết nối.
-
Nếu cần, nhấn đúp vào văn bản đã chọn để mở menu ngữ cảnh.
-
Trong menu ngữ cảnh, trượt nhanh sang trái, rồi chọn Thêm liên kết.
-
Nếu bạn muốn thay đổi văn bản siêu kết nối, hãy nhập văn bản mới vào trường Văn bản.
-
Trong trường Liên kết, nhập hoặc dán URL đích.
-
Để chèn siêu kết nối, hãy chọn
Tạo danh sách trợ năng
Để giúp bộ đọc màn hình đọc email của bạn dễ dàng hơn, hãy sắp xếp thông tin trong email thành các cụm nhỏ như danh sách dấu đầu dòng hoặc đánh số.
Thiết kế danh sách để bạn không cần thêm một đoạn văn thuần không có dấu đầu dòng hoặc số vào giữa danh sách. Nếu danh sách của bạn được chia thành một đoạn văn thuần, một số bộ đọc màn hình có thể thông báo sai số mục danh sách. Ngoài ra, người dùng có thể nghe thấy ở giữa danh sách rằng họ sẽ rời khỏi danh sách.
-
Trong thư email bạn đang soạn, đặt con trỏ ở nơi bạn muốn tạo danh sách.
-
Trong thanh công cụ phía trên bàn phím trên màn hình, hãy chọn
-
Trong menu định dạng văn bản, chọn
-
Nhập văn bản mục danh sách, rồi chọn return. Một mục danh sách mới được thêm vào. Lặp lại bước này cho từng mục danh sách bạn muốn thêm.
Xem thêm
Giúp người khuyết tật dễ truy nhập vào tài liệu Word của bạn
Giúp người khuyết tật dễ dàng truy nhập tài liệu Excel của bạn
Giúp bản trình bày PowerPoint của bạn trở nên dễ truy nhập với người khuyết tật
Giúp người khuyết tật dễ dàng truy nhập sổ tay OneNote của bạn
Trong chủ đề này
Các biện pháp tốt nhất để giúp email Outlook truy nhập được
Bảng sau đây bao gồm các phương pháp chính tốt nhất để tạo một email Outlook cho Android thể truy nhập được đối với người khuyết tật.
|
Nội dung cần sửa |
Lý do cần sửa |
Cách sửa |
|---|---|---|
|
Đưa văn bản thay thế vào hình ảnh trực quan. |
Văn bản thay thế giúp những người không thấy được màn hình sẽ hiểu nội dung quan trọng trong hình ảnh, cùng các hình ảnh trực quan khác. |
|
|
Thêm văn bản siêu kết nối có ý nghĩa. |
Người sử dụng bộ đọc màn hình đôi khi nhìn lướt qua danh sách liên kết. |
|
|
Sử dụng danh sách tích hợp sẵn. |
Sắp xếp và cấu trúc thông tin trong email của bạn thành các đơn vị nhỏ để dễ đọc, dẫn hướng và lướt qua. |
Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh trực quan
Văn bản thay thế giúp những người không nhìn thấy màn hình hiểu nội dung quan trọng trong hình ảnh, hình, đồ họa SmartArt, biểu đồ và các hình ảnh trực quan khác. Trong văn bản thay thế, mô tả ngắn gọn hình ảnh và đề cập mục đích của hình ảnh. Bộ đọc màn hình sẽ đọc văn bản mô tả hình ảnh cho những người dùng không thể nhìn thấy hình ảnh.
Tránh sử dụng văn bản trong hình ảnh làm phương pháp duy nhất để truyền tải thông tin quan trọng. Nếu bạn phải sử dụng hình ảnh có chứa văn bản, hãy lặp lại văn bản đó trong thư email.
Để viết văn bản thay thế tốt, hãy đảm bảo truyền tải nội dung và mục đích của hình ảnh theo cách ngắn gọn và rõ ràng. Văn bản thay thế không được dài hơn một hoặc hai câu ngắn — thông thường, một vài từ được chọn cẩn thận sẽ hiệu quả. Không lặp lại nội dung văn bản xung quanh dưới dạng văn bản thay thế hoặc sử dụng cụm từ tham chiếu tới các hình ảnh, chẳng hạn như "đồ họa của" hoặc "hình ảnh của".
Để biết thêm thông tin về cách viết văn bản thay thế, hãy đi tới Mọi thứ bạn cần biết để viết văn bản thay thế hiệu quả.
-
Trong email bạn đang soạn, nhấn và giữ hình ảnh để mở menu ngữ cảnh.
-
Trong menu ngữ cảnh, chọn Văn bản thay thế.
-
Nhập văn bản thay thế cho hình ảnh.
Mẹo: Đưa thông tin quan trọng nhất vào dòng đầu tiên và ngắn gọn nhất có thể.
-
Khi bạn đã sẵn sàng, hãy chọn LƯU.
Thêm văn bản siêu kết nối trợ năng
Người sử dụng bộ đọc màn hình đôi khi nhìn lướt qua danh sách liên kết. Các liên kết cần truyền tải thông tin rõ ràng và chính xác về đích. Ví dụ: tránh sử dụng văn bản liên kết như "Bấm vào đây", "Xem trang này", "Truy cập vào đây" hoặc "Tìm hiểu thêm". Thay vào đó, hãy đưa vào toàn bộ tiêu đề trang đích.
Mẹo: Nếu tiêu đề trên trang đích của siêu kết nối cung cấp một bản tóm tắt chính xác nội dung trên trang, hãy dùng bản tóm tắt đó cho văn bản siêu kết nối. Ví dụ: văn bản siêu kết nối này khớp với tiêu đề trên trang đích: Tạo nhiều nội dung hơn với các mẫu của Microsoft.
-
Trong email bạn đang soạn, chọn đoạn văn bản bạn muốn thêm siêu kết nối. Menu ngữ cảnh sẽ mở ra.
-
Trong menu ngữ cảnh, chọn Thêm liên kết.
-
Nếu bạn muốn thay đổi văn bản siêu kết nối, hãy nhập văn bản mới vào trường Văn bản để hiển thị văn bản.
-
Trong trường văn bản Liên kết, nhập hoặc dán URL đích.
-
Để chèn siêu kết nối, chọn LƯU.
Tạo danh sách trợ năng
Để giúp bộ đọc màn hình đọc email của bạn dễ dàng hơn, hãy sắp xếp thông tin trong email thành các cụm nhỏ như danh sách dấu đầu dòng hoặc đánh số.
Thiết kế danh sách để bạn không cần thêm một đoạn văn thuần không có dấu đầu dòng hoặc số vào giữa danh sách. Nếu danh sách của bạn được chia thành một đoạn văn thuần, một số bộ đọc màn hình có thể thông báo sai số mục danh sách. Ngoài ra, người dùng có thể nghe thấy ở giữa danh sách rằng họ sẽ rời khỏi danh sách.
-
Trong thư email bạn đang soạn, đặt con trỏ ở nơi bạn muốn tạo danh sách.
-
Trong thanh công cụ phía trên bàn phím trên màn hình, chọn Xem
-
Trong menu định dạng văn bản, chọn
-
Nhập văn bản mục danh sách, rồi chọn
Xem thêm
Giúp người khuyết tật dễ truy nhập vào tài liệu Word của bạn
Giúp người khuyết tật dễ dàng truy nhập tài liệu Excel của bạn
Giúp bản trình bày PowerPoint của bạn trở nên dễ truy nhập với người khuyết tật
Giúp người khuyết tật dễ dàng truy nhập sổ tay OneNote của bạn
Trong chủ đề này
Các biện pháp tốt nhất để giúp email Outlook truy nhập được
Bảng sau đây bao gồm các phương pháp chính tốt nhất để Outlook trên web người khuyết tật có thể truy nhập.
|
Nội dung cần sửa |
Lý do cần sửa |
Cách sửa |
|---|---|---|
|
Tránh các sự cố về trợ năng phổ biến như thiếu văn bản thay thế (văn bản thay thế) và màu có độ tương phản thấp. |
Giúp mọi người dễ dàng đọc thư email của bạn. |
|
|
Nếu bạn cần sử dụng bảng, hãy tạo một cấu trúc bảng đơn giản chỉ dành cho dữ liệu và chỉ định thông tin tiêu đề cột. |
Bộ đọc màn hình theo dõi vị trí của mình trong bảng bằng cách đếm các ô trong bảng. |
|
|
Sử dụng đầu đề và kiểu tích hợp sẵn. |
Để giúp bộ đọc màn hình đọc email của bạn dễ dàng hơn, hãy sử dụng thứ tự đầu đề theo lô-gic và các công cụ định dạng tích hợp Outlook. |
|
|
Bao gồm văn bản thay thế với toàn bộ hình ảnh trực quan. |
Văn bản thay thế giúp những người không thấy được màn hình hiểu nội dung quan trọng trong hình ảnh và các hình ảnh trực quan khác. |
|
|
Thêm văn bản siêu kết nối có ý nghĩa. |
Người sử dụng bộ đọc màn hình đôi khi nhìn lướt qua danh sách liên kết. |
|
|
Đảm bảo rằng màu không phải là phương tiện duy nhất để truyền đạt thông tin. |
Những người khiếm thị, có thị lực kém hoặc mù màu có thể không thấy được ý nghĩa được truyền tải qua các màu cụ thể. |
|
|
Màu văn bản và màu nền phải đủ độ tương phản. |
Văn bản trong email của bạn cần đọc được ở chế độ Tương phản Cao để mọi người, kể cả người khiếm thị, đều có thể xem được văn bản. |
|
|
Sử dụng cỡ phông lớn hơn (11 điểm trở lên), phông chữ sans-serif và đủ khoảng trắng. |
Những người mắc chứng khó đọc mô tả họ thấy văn bản "lộn xộn" trên một trang (việc nén một dòng văn bản vào dòng bên dưới). Họ thường thấy văn bản dính vào nhau hoặc bị biến dạng. |
Kiểm tra trợ năng khi bạn làm việc trong Outlook
Bộ kiểm khả năng trợ năng là một công cụ đánh giá nội dung của bạn và gắn cờ các sự cố về trợ năng mà nó gặp phải. Tài liệu này giải thích lý do tại sao mỗi sự cố có thể là một vấn đề tiềm ẩn đối với người khuyết tật. Bộ kiểm tra Trợ năng cũng gợi ý cách bạn có thể giải quyết các sự cố xuất hiện.
Để khởi chạy Bộ kiểm tra Trợ năng, hãy chọn Tùy chọn> Kiểm tra Trợ năng hoặc Thư> Tra Trợ năng. Ngăn Bộ kiểm tra trợ năng sẽ mở ra, giờ đây bạn có thể xem lại và khắc phục các sự cố về trợ năng. Để biết thêm thông tin, hãy đi tới mục Cải thiện trợ năng bằng Bộ kiểm tra Trợ năng.
Tránh sử dụng bảng
Nói chung, hãy tránh bảng nếu có thể và trình bày dữ liệu theo cách khác, chẳng hạn như đoạn văn có đầu đề và biểu ngữ. Những bảng có độ rộng cố định có thể trở nên khó đọc đối với những người sử dụng Kính lúp, vì các bảng đó buộc nội dung phải có kích cỡ cụ thể. Điều này làm cho phông chữ rất nhỏ, buộc người dùng Kính lúp cuộn theo chiều ngang đặc biệt là trên thiết bị di động.
Nếu bạn phải sử dụng bảng, hãy sử dụng các hướng dẫn sau để đảm bảo bảng của bạn dễ truy nhập nhất có thể:
-
Tránh bảng có độ rộng cố định.
-
Đảm bảo rằng các bảng kết xuất chính xác trên tất cả các thiết bị, bao gồm cả điện thoại và máy tính bảng.
-
Nếu bạn có siêu kết nối trong bảng, hãy chỉnh sửa văn bản liên kết để chúng có ý nghĩa và không ngắt giữa câu.
-
Đảm bảo email dễ đọc bằng Kính lúp. Gửi bản nháp email cho chính bạn và xem trên thiết bị di động để đảm bảo mọi người sẽ không cần cuộn email theo chiều ngang trên điện thoại chẳng hạn.
Sử dụng tiêu đề bảng
Bộ đọc màn hình theo dõi vị trí của mình trong bảng bằng cách đếm các ô trong bảng. Nếu bảng được lồng bên trong một bảng khác hoặc nếu một ô bị phối hoặc tách, bộ đọc màn hình sẽ không thể đếm tiếp và không cung cấp được thông tin hữu dụng về bảng sau điểm đó. Các ô trống trong bảng cũng có thể gây hiểu nhầm cho người sử dụng bộ đọc màn hình, khiến họ cho rằng bảng đã kết thúc. Sử dụng cấu trúc bảng đơn giản chỉ cho dữ liệu và chỉ định thông tin tiêu đề cột. Bộ đọc màn hình cũng sử dụng thông tin tiêu đề để xác định các hàng và cột.
Để đảm bảo bảng không chứa ô tách, ô phối hoặc bảng lồng nhau, hãy sử dụng Bộ kiểm tra Trợ năng.
-
Đặt con trỏ ở vị trí bất kỳ trong bảng.
-
Trên tab Bảng , chọn Tùy chọn bảng >Hàng tiêu đề.
-
Nhập tiêu đề cột.
Sử dụng đầu đề và kiểu tích hợp sẵn
Đầu đề được dùng để được quét, cả trực quan và với công nghệ hỗ trợ. Tốt nhất, đầu đề giải thích nội dung của phần email. Sử dụng các kiểu đầu đề tích hợp sẵn và tạo văn bản mô tả đầu đề để giúp người dùng bộ đọc màn hình dễ dàng xác định cấu trúc của thư và dẫn hướng các đầu đề.
Sắp xếp đầu đề theo thứ tự lô-gic được quy định và không bỏ qua mức đầu đề. Ví dụ: sử dụng Đầu đề 1, Đầu đề 2, rồi Đầu đề 3, thay vì Đầu đề 3, Đầu đề 1, rồi Đầu đề 2. Sắp xếp thông tin trong tài liệu của bạn thành các cụm nhỏ. Tốt nhất là mỗi đầu đề chỉ bao gồm một vài đoạn văn.
-
Chọn đoạn văn bản bạn muốn chuyển thành đầu đề.
-
Chọn Thư > Kiểu, rồi chọn kiểu đầu đề bạn muốn, ví dụ: Đầu đề 1.
Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh trực quan
Văn bản thay thế giúp những người không thể nhìn thấy màn hình hiểu nội dung quan trọng trong nội dung trực quan. Nội dung trực quan bao gồm ảnh, đồ họa SmartArt, hình, nhóm, biểu đồ, đối tượng nhúng, chữ viết tay và video. Trong văn bản thay thế, mô tả ngắn gọn hình ảnh và đề cập mục đích của hình ảnh. Bộ đọc màn hình sẽ đọc văn bản mô tả hình ảnh cho những người dùng không thể nhìn thấy hình ảnh.
Tránh sử dụng văn bản trong hình ảnh làm phương pháp duy nhất để truyền tải thông tin quan trọng. Nếu bạn phải sử dụng hình ảnh có chứa văn bản, hãy lặp lại văn bản đó trong tài liệu. Trong văn bản thay thế, mô tả ngắn gọn về hình ảnh và đề cập đến sự tồn tại của văn bản, cũng như mục đích của văn bản.
Để viết văn bản thay thế tốt, hãy đảm bảo truyền tải nội dung và mục đích của hình ảnh theo cách ngắn gọn và rõ ràng. Văn bản thay thế không được dài hơn một hoặc hai câu ngắn — thông thường, một vài từ được chọn cẩn thận sẽ hiệu quả. Không lặp lại nội dung văn bản xung quanh dưới dạng văn bản thay thế hoặc sử dụng cụm từ tham chiếu tới các hình ảnh, chẳng hạn như "đồ họa của" hoặc "hình ảnh của". Để biết thêm thông tin về cách viết văn bản thay thế, hãy đi tới Mọi thứ bạn cần biết để viết văn bản thay thế hiệu quả.
Để tìm văn bản thay thế bị thiếu, hãy sử dụng Bộ kiểm tra Trợ năng.
-
Khi bạn đang soạn email, bấm chuột phải vào một hình ảnh trong nội dung thư. Menu ngữ cảnh sẽ mở ra.
-
Trong menu ngữ cảnh, chọn Thêm văn bản thay thế.
-
Nhập văn bản thay thế cho hình ảnh, rồi chọn OK.
Sử dụng văn bản siêu kết nối trợ năng
Người sử dụng bộ đọc màn hình đôi khi nhìn lướt qua danh sách liên kết. Các liên kết cần truyền tải thông tin rõ ràng và chính xác về đích. Ví dụ: tránh sử dụng văn bản liên kết như "Bấm vào đây", "Xem trang này", "Truy cập vào đây" hoặc "Tìm hiểu thêm". Thay vào đó, hãy đưa vào toàn bộ tiêu đề trang đích.
Mẹo: Nếu tiêu đề trên trang đích của siêu kết nối cung cấp một bản tóm tắt chính xác nội dung trên trang, hãy dùng bản tóm tắt đó cho văn bản siêu kết nối. Ví dụ: văn bản siêu kết nối này khớp với tiêu đề trên trang đích: Tạo nhiều nội dung hơn với các mẫu của Microsoft.
-
Khi bạn đang soạn email, hãy nhập văn bản liên kết có ý nghĩa vào nội dung thư.
-
Chọn văn bản liên kết, rồi nhấn Ctrl+K. Hộp thoại Chèn liên kết sẽ mở ra.
-
Nếu bạn muốn thay đổi văn bản liên kết, hãy nhập văn bản mới thành trường văn bản Hiển thị dưới dạng.
-
Trong trường văn bản Địa chỉ web (URL ), nhập hoặc dán URL đích.
-
Khi bạn đã sẵn sàng, hãy chọn OK.
Tắt link xem trước
Khi bạn thêm URL vào email trong Outlook.com hoặc Outlook trên web hoặc khi bạn nhận được email có URL trong phần nội dung, bạn sẽ thấy một bản xem trước văn bản có định dạng bao gồm tiêu đề liên kết, hình thu nhỏ và mô tả của liên kết. Điều này được gọi là một liên kết xem trước và nó được bật theo mặc định.
Để giảm sự lộn xộn và mất tập trung, bạn có thể tắt tính năng xem trước liên kết.
-
Chọn (Cài đặt). Cửa sổ Cài đặt sẽ mở ra.
-
Trong cửa sổ Cài đặt, chọn Thư > Soạn và trả lời.
-
Bên dưới Link xem trước, bỏ chọn hộp kiểm Xem trước liên kết trong email để tắt link xem trước.
Sử dụng màu và định dạng phông chữ trợ năng
Phông chữ trợ năng không loại trừ hoặc làm chậm tốc độ đọc của bất kỳ ai đọc thư email, bao gồm những người có thị lực kém hoặc khuyết tật đọc hoặc người khiếm thị. Phông chữ phù hợp sẽ cải thiện mức độ dễ đọc và dễ đọc của thư email.
Sử dụng định dạng phông chữ trợ năng
Để giảm tải việc đọc, hãy chọn phông chữ sans serif quen thuộc, như Arial hoặc Calibri và sử dụng cỡ phông đủ lớn (11 điểm trở lên). Tránh sử dụng toàn bộ chữ viết hoa và quá nhiều chữ nghiêng hay gạch chân.
Người bị khiếm thị có thể bỏ lỡ ý nghĩa được truyền tải bằng các màu cụ thể. Ví dụ: thêm định dạng gạch dưới cho văn bản siêu kết nối được mã hóa bằng màu để những người mù màu biết rằng văn bản được liên kết ngay cả khi họ không thể nhìn thấy màu đó.
-
Chọn đoạn văn bản bạn muốn định dạng.
-
Để thay đổi kiểu phông chữ, hãy bung rộng menu phông chữ trên dải băng, rồi chọn kiểu phông bạn muốn.
-
Để thay đổi cỡ phông, hãy bung rộng menu cỡ phông trên dải băng, rồi chọn kích cỡ bạn muốn.
Sử dụng màu phông trợ năng
Văn bản trong email của bạn phải có thể đọc được ở chế độ tương phản cao. Ví dụ: sử dụng màu sáng hoặc bảng phối màu có độ tương phản cao ở các đầu đối lập của phổ màu. Bảng phối màu đen và trắng giúp những người bị mù màu dễ dàng phân biệt văn bản và hình.
Để tìm độ tương phản màu không đủ, hãy sử dụng Bộ kiểm tra Trợ năng.
-
Chọn đoạn văn bản bạn muốn định dạng.
-
Trên dải băng, chọn
-
Trong menu Màu phông, chọn màu bạn muốn.
Tạo danh sách trợ năng
Để giúp bộ đọc màn hình đọc thư email của bạn dễ dàng hơn, hãy sắp xếp thông tin trong thư thành các cụm nhỏ như danh sách dấu đầu dòng hoặc đánh số.
Thiết kế danh sách để bạn không cần thêm một đoạn văn thuần không có dấu đầu dòng hoặc số vào giữa danh sách. Nếu danh sách của bạn được chia thành một đoạn văn thuần, một số bộ đọc màn hình có thể thông báo sai số mục danh sách. Ngoài ra, người dùng có thể nghe thấy ở giữa danh sách rằng họ sẽ rời khỏi danh sách.
-
Trong email của bạn, đặt con trỏ ở nơi bạn muốn tạo danh sách.
-
Trên dải băng, chọn
-
Nhập từng mục danh sách vào danh sách dấu đầu dòng hoặc đánh số.
Sử dụng căn chỉnh và giãn cách văn bản trợ năng
Những người bị chứng khó đọc tiếp nhận văn bản theo cách có thể khiến họ khó phân biệt các từ và chữ. Ví dụ: họ có thể thấy một dòng văn bản đè lên dòng bên dưới hoặc các chữ liền kề dường như hòa vào nhau. Ngoài ra, việc có nhiều dòng trống hoặc dấu cách liên tiếp có thể làm chậm dẫn hướng bàn phím và việc sử dụng bộ đọc màn hình rườm rà hơn.
Căn chỉnh đoạn văn của bạn sang trái để tránh khoảng cách không đều giữa các từ và tăng hoặc giảm khoảng trắng giữa các dòng để cải thiện tính dễ đọc. Đưa vào đủ khoảng trắng giữa các dòng và đoạn văn nhưng tránh nhiều hơn hai khoảng trắng giữa các từ và hai dòng trống giữa các đoạn văn.
-
Trong email của bạn, đặt con trỏ trong đoạn văn có căn chỉnh văn bản bạn muốn điều chỉnh.
-
Trên dải băng, chọn
Yêu cầu email trợ năng
Cho phép những người gửi email cho bạn biết rằng bạn muốn nhận nội dung trợ năng.
-
Trong Outlook trên web, chọn (Cài đặt). Cửa sổ Cài đặt sẽ mở ra.
-
Trong cửa sổ Cài đặt, chọn Trợ năng chung> năng.
-
Để yêu cầu nội dung trợ năng, chọn hộp kiểm Yêu cầu người gửi gửi nội dung trợ năng. Sau đó, đóng cửa sổ Cài đặt.
Kiểm tra tính trợ năng của thư email
Khi email của bạn đã sẵn sàng, bạn có thể thử một số cách để đảm bảo email có thể truy nhập được:
-
Chạy Bộ kiểm tra Trợ năng. Để biết hướng dẫn, đi tới mục Kiểm tra trợ năng khi bạn làm việc trong Outlook hoặc Cải thiện trợ năng bằng Bộ kiểm tra Trợ năng.
-
Hãy thử điều hướng và đọc email bằng bộ đọc màn hình tích hợp sẵn, Trình tường thuật. Trình tường thuật đi kèm với Windows, vì vậy bạn không cần cài đặt bất kỳ thứ gì. Đây là một cách bổ sung để phát hiện sự cố trong thứ tự dẫn hướng chẳng hạn.
-
Để bật Trình tường thuật, nhấn phím logo Windows+Ctrl+Enter.
-
Để dẫn hướng nội dung trong thư, hãy sử dụng các phím mũi tên. Sửa đổi thứ tự đọc của các thành phần trong email nếu cần.
Để Yêu cầu Trình tường thuật đọc toàn bộ cửa sổ email, hãy nhấn phím Trình tường thuật (Caps lock hoặc Insert)+W.
Để biết thêm thông tin về cách điều hướng bằng Trình tường thuật, hãy đi tới Chương 3: Sử dụng chế độ quét, Chương 4: Đọc văn bản hoặc Chương 5: Điều hướng.
-
Để tắt Trình tường thuật, nhấn phím logo Windows+Ctrl+Enter.
-
Xem thêm
Cải thiện khả năng truy cập với Bộ kiểm tra trợ năng
Quy tắc đối với Bộ kiểm tra trợ năng
Giúp người khuyết tật dễ truy nhập vào tài liệu Word của bạn
Giúp người khuyết tật dễ dàng truy nhập tài liệu Excel của bạn
Giúp bản trình bày PowerPoint của bạn trở nên dễ truy nhập với người khuyết tật
Giúp người khuyết tật dễ dàng truy nhập sổ tay OneNote của bạn
Hỗ trợ kỹ thuật dành cho khách hàng là người khuyết tật
Microsoft muốn mang tới trải nghiệm tốt nhất có thể cho toàn bộ khách hàng của mình. Nếu bạn là người khuyết tật hoặc có câu hỏi liên quan tới trợ năng, vui lòng liên hệ với Answer Desk dành cho Người khuyết tật của Microsoft để được hỗ trợ kỹ thuật. Nhóm hỗ trợ Answer Desk dành cho Người khuyết tật được đào tạo để sử dụng rất nhiều công nghệ hỗ trợ phổ biến và có thể hỗ trợ bằng tiếng Anh, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Pháp và Ngôn ngữ Ký hiệu Hoa Kỳ. Vui lòng truy nhập site Answer Desk dành cho Người khuyết tật của Microsoft để biết các chi tiết liên hệ cho khu vực của bạn.
Nếu bạn là người dùng chính phủ, thương mại hoặc người dùng doanh nghiệp, hãy liên hệ với Answer Desk dành cho Người khuyết tật trong doanh nghiệp.
