Giới thiệu về gửi và nhận email biểu mẫu InfoPath với Outlook

Lưu ý: Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Trong bài viết này

Giới thiệu về biểu mẫu InfoPath email

Điều kiện tiên quyết để sử dụng biểu mẫu InfoPath email

Giới thiệu về biểu mẫu InfoPath email

Nếu bạn đã sử dụng biểu mẫu Microsoft Office InfoPath cho các nhiệm vụ như gửi hàng tuần báo cáo trạng thái, và nếu bạn dùng Microsoft Office Outlook 2007 để quản lý thông điệp email, biểu mẫu InfoPath email có thể giúp hợp lý hóa quy trình mà bạn sử dụng để cộng tác và chia sẻ dữ liệu. Đó là vì bạn có thể mở, điền và nộp biểu mẫu InfoPath từ bên trong Office Outlook 2007, mà không cần phải mở InfoPath. Nếu bạn nhận được một email biểu mẫu InfoPath, bạn có thể trả lời cho nó, hãy chuyển tiếp và lưu trữ nó như cách bạn làm với bất kỳ mục nào khác trong Office Outlook 2007.

Về mẫu biểu mẫu và biểu mẫu InfoPath

InfoPath là một chương trình sử dụng tiêu chuẩn XML mở để cung cấp cho người dùng có một linh hoạt chưa cấu trúc cách để thu thập dữ liệu. Vì InfoPath được xây dựng trên XML chuẩn, dữ liệu được thu thập bằng cách sử dụng biểu mẫu InfoPath có thể dùng lại trong toàn bộ một tổ chức. Dữ liệu đã lưu trong biểu mẫu báo cáo chi phí, ví dụ, có thể được truy nhập và hiển thị trên một trang Web ngân sách xu hướng cho bộ phận một sẽ tô sáng.

Khi một trình thiết kế biểu mẫu tạo một biểu mẫu InfoPath mới, thì người thực sự tạo được gọi là một mẫu biểu mẫu. Mẫu biểu mẫu xác định cấu trúc dữ liệu, diện mạo và các hành vi của các biểu mẫu người dùng điền. Suy nghĩ của mẫu biểu mẫu như một hướng dẫn chi tiết — điểm bắt đầu cho phép người dùng để tạo biểu mẫu mới mà sử dụng và lưu trữ dữ liệu giống nhau. Vì biểu mẫu mẫu phải đang sẵn dùng trước khi bạn có thể điền vào biểu mẫu, mẫu biểu mẫu của bạn phải được triển khai một vị trí nơi họ có thể truy nhập bởi người dùng. Mẫu biểu mẫu thường được triển khai cho vị trí trên một mạng công ty chẳng hạn như thư mục dùng chung, máy chủ Web, hoặc thư viện trên Windows SharePoint Services 3.0 hoặc Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 site.

Nếu người dùng có quyền truy nhập vào vị trí nơi mẫu biểu mẫu được lưu trữ, họ có thể điền vào biểu mẫu dựa trên mẫu đó bằng cách dùng InfoPath, trình duyệt Web, một thiết bị di động hoặc Office Outlook 2007. Có một biểu mẫu có thể điền bằng cách sử dụng InfoPath hoặc một trong các phương pháp khác tùy thuộc vào một số yếu tố, bao gồm cách mẫu biểu mẫu đã được thiết kế và triển khai. Ví dụ, để thể điền trong một trình duyệt, một biểu mẫu phải được thiết kế để chạy trong trình duyệt và mẫu biểu mẫu cho biểu mẫu phải được triển khai với máy chủ chạy InfoPath Forms Services.

Bạn có thể sử dụng biểu mẫu InfoPath email để chia sẻ dữ liệu của bạn hoặc để thu thập dữ liệu từ những người dùng Office Outlook 2007 khác.

Chia sẻ dữ liệu với biểu mẫu InfoPath email

Bạn có thể dùng biểu mẫu InfoPath email để chia sẻ dữ liệu. Ví dụ, nếu bạn hiện đang điền vào biểu mẫu báo cáo trạng thái hàng tuần trong InfoPath và sau đó gửi biểu mẫu đã hoàn thành để quản lý của bạn dưới dạng phần đính kèm vào thông điệp email, bạn có thể dùng Office Outlook 2007 hợp lý hóa quy trình này. Mở báo cáo trạng thái từ vị trí đã phát hành dưới dạng biểu mẫu InfoPath email, điền vào đó, sau đó gửi dữ liệu để quản lý của bạn bằng cách dùng Office Outlook 2007 — tất cả mà không cần mở InfoPath. Ngoài ra, nếu biểu mẫu được cấu hình để gửi dữ liệu đến một nguồn dữ liệu, gửi biểu mẫu bằng cách dùng Outlook sẽ gửi dữ liệu nguồn dữ liệu đó. Sau khi bạn gửi dữ liệu của bạn, bạn có thể hoặc bạn có thể lưu bản sao của biểu mẫu InfoPath email và dữ liệu chứa trong thư mục hiện tại.

Thu thập dữ liệu với biểu mẫu InfoPath email

Bạn có thể dùng biểu mẫu InfoPath email để thu thập dữ liệu từ những người khác. Ví dụ, nếu bạn là người quản lý đã gửi thông điệp email hàng tuần cho nhóm của bạn để nhắc chúng để điền vào biểu mẫu báo cáo chi phí, bạn có thể dùng Office Outlook 2007 để gửi biểu mẫu báo cáo chi phí dưới dạng biểu mẫu InfoPath email. Nếu các thành viên nhóm của bạn thêm địa chỉ email của bạn vào hộp để trong biểu mẫu email InfoPath khi họ gửi dữ liệu của họ, bạn sẽ nhận được các bản sao của biểu mẫu báo cáo chi phí của họ trong của bạn Office Outlook 2007 hộp thư đến. Khi bạn thu thập dữ liệu bằng cách sử dụng biểu mẫu InfoPath email, bạn cũng có thể quản lý dữ liệu đó bằng cách thực hiện các tác vụ sau đây:

  • Lưu trữ dữ liệu trong thư mục    Trong Office Outlook 2007, bạn có thể sử dụng một kiểu mới của thư mục, được gọi là một Thư mục InfoPath Forms, lưu trữ tuyển tập liên quan Office InfoPath 2007 biểu mẫu. Ví dụ, nếu bạn thu thập biểu mẫu báo cáo trạng thái từ nhóm của bạn bằng cách dùng Office Outlook 2007, bạn có thể lưu trữ các báo cáo trạng thái đã hoàn thành trong một thư mục biểu mẫu InfoPath trong hộp thư đến của bạn. Bạn cũng có thể chọn để hiển thị dữ liệu từ mỗi biểu mẫu trong cột trong thư mục đó. Điều này cho phép bạn nhanh chóng nhóm, lọc và sắp xếp dữ liệu từ nhiều biểu mẫu.

    Trước khi bạn có thể hiển thị dữ liệu từ một biểu mẫu trong dạng xem của một thư mục biểu mẫu InfoPath, mẫu biểu mẫu cho biểu mẫu đó phải được cấu hình để sử dụng thuộc tính khuyến mãi. Quảng bá thuộc tính cho phép các trường trong biểu mẫu để hiển thị giá trị trong thư mục Biểu mẫu InfoPath trong Office Outlook 2007 hoặc trên máy chủ chạy Windows SharePoint Services 3.0 hoặc InfoPath Forms Services. Chỉ người thiết kế mẫu biểu mẫu có thể bật thuộc tính khuyến mãi cho mẫu biểu mẫu bằng cách dùng InfoPath.

  • Phối dữ liệu    Bạn có thể hợp nhất dữ liệu từ nhiều biểu mẫu email InfoPath vào một biểu mẫu. Ví dụ, nếu bạn thu thập biểu mẫu báo cáo trạng thái từ nhóm của bạn bằng cách dùng Office Outlook 2007, bạn có thể phối dữ liệu khỏi biểu mẫu của họ vào một biểu mẫu tóm tắt cho trình quản lý của bạn.

  • Xuất dữ liệu    Nếu bạn muốn thực hiện phân tích chi tiết của biểu mẫu dữ liệu, bạn có thể xuất nó từ thư mục biểu mẫu của bạn trong Outlook để Microsoft Office Excel 2007 sổ làm việc. Bạn cũng có thể xuất riêng lẻ các biểu mẫu InfoPath email dưới dạng .xml tệp vào máy tính của bạn.

Đầu trang

Điều kiện tiên quyết để sử dụng biểu mẫu InfoPath email

Để sử dụng biểu mẫu InfoPath email thành công, bạn phải đảm bảo bạn và những người mà bạn làm việc với phần mềm đúng cài đặt và cấu hình.

Cài đặt điều kiện tiên quyết

Để gửi hay nhận email biểu mẫu InfoPath trong Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office InfoPath 2007 phải được cài đặt trên máy tính của bạn, và Office Outlook 2007 phải được cấu hình để gửi và nhận email biểu mẫu InfoPath. Nếu bạn đã có chương trình được cài đặt trên máy tính của bạn, và Office Outlook 2007 được cấu hình để gửi email biểu mẫu InfoPath, nhưng giống nhau không phải là đúng đối với những người nhận của biểu mẫu InfoPath email của bạn, biểu mẫu mà bạn gửi sẽ hiển thị với những người nhận dưới dạng phần đính kèm để thông điệp email. Những người nhận sau đó có thể lưu các biểu mẫu đính kèm và mở chúng bằng cách sử dụng InfoPath. Office Outlook 2007 được cấu hình để gửi và nhận email biểu mẫu InfoPath theo mặc định. Để bật biểu mẫu InfoPath email hoặc tắt, trong hộp thoại tùy chọn trong Office Outlook 2007, bấm Tùy chọn nâng cao trên tab khác , và sau đó chọn hoặc xóa hộp kiểm Bật biểu mẫu email InfoPath trong các tùy chọn nâng cao hộp thoại.

Cài đặt điều kiện tiên quyết cho người nhận

Nếu người nhận của biểu mẫu InfoPath email của bạn không có Microsoft Office Outlook 2007 và Microsoft Office InfoPath 2007 cài đặt và cấu hình để sử dụng biểu mẫu InfoPath email, họ sẽ nhận được một thông điệp email có chứa một đại diện HTML của dạng xem biểu mẫu mặc định và InfoPath biểu mẫu sẽ được đính kèm vào thông điệp email. Nếu người nhận có phiên bản trước của InfoPath cài đặt, và biểu mẫu chứa các tính năng tương thích ngược, họ có thể lưu tệp đính kèm biểu mẫu và mở nó bằng cách sử dụng phiên bản trước của InfoPath.

Biểu mẫu mẫu phụ thuộc

Nếu bạn muốn người dùng để điền vào biểu mẫu InfoPath email và gửi dữ liệu đó cho bạn, và biểu mẫu liên kết biểu mẫu mẫu không được lưu trữ ở một vị trí được chia sẻ mà người dùng của bạn có thể truy nhập, bạn có thể bao gồm mẫu biểu mẫu với biểu mẫu InfoPath email bằng cách bấm trong mẫu biểu mẫu clude tùy chọn trong ngăn tác vụ Tùy chọn thư . Ngăn tác vụ sẽ xuất hiện khi bạn chuyển tiếp một biểu mẫu InfoPath email hoặc trả lời cho nó, hoặc khi bạn gửi nó bằng cách bấm gửi trên biểu mẫu. Ngoài ra, bạn có thể gửi một phiên bản chỉ đọc của biểu mẫu.

Đầu trang

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×