Giới thiệu về danh sách

Lưu ý: Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Danh sách là một tập dữ liệu mà bạn có thể chia sẻ với nhóm thành viên và người dùng trang khác. Bạn sẽ tìm thấy SharePoint cung cấp một vài sẵn sàng để dùng danh sách và danh sách mẫu để cung cấp các điểm khởi đầu tốt cho sắp xếp danh sách mục. Bài viết này giải thích các khái niệm nằm phía sau tạo và sử dụng danh sách.

Hãy xem các chủ đề sau đây để biết thông tin về cách tạo, sửa và xóa các danh sách.

Lưu ý: Lưu ý rằng thông tin sau đây và các loại danh sách sẵn dùng cho bạn tùy thuộc vào phiên bản của SharePoint bạn đang dùng. Nếu bạn không biết phiên bản liên hệ với người quản trị của bạn, giúp bàn, hoặc quản lý hoặc xem Phiên bản SharePoint tôi đang dùng?.

Một trang thường có các danh sách mặc định, bao gồm Nối kết, Thông báo, Liên hệ, Theo dõi Vấn đề, Khảo sát và Nhiệm vụ mà bạn có thể dùng làm tâm điểm cho cộng tác nhóm hoặc trong giải pháp kinh doanh. Trong nhiều trường hợp, danh sách mặc định có thể cung cấp giải pháp nhanh chóng và hiệu quả mà không cần sửa đổi hoặc sửa đổi rất ít. Ví dụ, bạn có thể dùng:

  • Tác vụ, bao gồm việc theo dõi quyền sở hữu và tiến trình cũng như đường thời gian trong trang để có sự trình bày trực quan cuốn hút về nội dung danh sách.

  • Theo dõi Vấn đề, trong đó có lập phiên bản và lưu trữ phiên bản lịch sử để phân tích sâu hơn về các dự án nhóm làm việc và các nhiệm vụ công việc chung.

Danh sách phong phú và linh hoạt và có nhiều tính năng dựng sẵn cung cấp cách thức hiệu quả để lưu trữ, chia sẻ và làm việc với dữ liệu. Bạn có thể:

  • Tạo danh sách có nhiều cột, bao gồm Văn bản, Số, Lựa chọn, Tiền tệ, Ngày và Thời gian, Tra cứu, Có/Không và Tính toán. Bạn cũng có thể đính kèm một hoặc nhiều tệp vào một mục danh sách để cung cấp thêm chi tiết, chẳng hạn như bảng tính chứa các số hỗ trợ hoặc tài liệu chứa thông tin cơ bản.

  • Tạo dạng xem danh sách để tổ chức, sắp xếp và lọc dữ liệu theo nhiều cách khác nhau và cụ thể; thay đổi siêu dữ liệu, chẳng hạn như thêm và xóa cột và sửa đổi quy tắc hợp lệ; và dùng danh sách nhất quán trên site với kiểu nội dung, cột site và mẫu. Ví dụ, bạn có thể xem chỉ các sự kiện hiện tại từ lịch trên trang chủ và tạo dạng xem hình ảnh — tương tự như lịch tường — trên một trang khác.

  • Tạo mối quan hệ giữa các danh sách bằng cách dùng kết hợp các cột duy nhất, các cột tra cứu và thực thi mối quan hệ (xóa xếp tầng và xóa hạn chế), tất cả đều nâng cao khả năng tạo ra nhiều giải pháp kinh doanh phức tạp hơn và giúp bảo tồn tính toàn vẹn dữ liệu của bạn.

  • Tạo danh sách tùy chỉnh, hiển thị dữ liệu trong Phần Web và Trang Phần Web và xuất, nhập và nối kết đến dữ liệu từ các chương trình khác, chẳng hạn như Excel và Access.

  • Theo dõi phiên bản và lịch sử chi tiết, cần phê duyệt để sửa đổi dữ liệu, dùng bảo mật theo mức mục và thư mục, kiểm nhập và kiểm xuất, duy trì cập nhật tự động về những thay đổi bằng cách dùng cảnh báo và nguồn cấp RSS.

  • Tổ chức nội dung trong một danh sách duy nhất thành các thư mục để tạo sự tiện lợi hơn và hiệu suất tốt hơn, cải thiện hiệu suất nói chung với danh sách lớn bằng cách dùng chỉ mục.

Sau đây là một số cách bạn có thể làm việc với danh sách giúp bạn quản lý thông tin cho nhóm của mình.

Theo dõi phiên bản và lịch sử chi tiết     Bạn có thể theo dõi phiên bản mục danh sách để có thể thấy những mục thay đổi từ phiên bản này sang phiên bản khác cũng như người thay đổi mục danh sách. Nếu có lỗi xảy ra trong phiên bản mới hơn thì bạn có thể khôi phục lại phiên bản trước đó của mục. Theo dõi lịch sử danh sách đặc biệt quan trọng nếu tổ chức của bạn cần phải theo dõi một danh sách khi nó phát triển.

Yêu cầu phê duyệt     Bạn có thể xác định phải phê duyệt cho một mục danh sách trước khi mọi người xem mục đó. Các mục vẫn ở trạng thái chờ cho đến khi người có quyền phê duyệt chúng phê duyệt hoặc từ chối. Bạn có thể kiểm soát nhóm người dùng nào có thể xem một mục danh sách trước khi mục đó được phê duyệt.

Tùy chỉnh quyền     Bạn có thể xác định những người tham gia vào danh sách của bạn chỉ có thể đọc và chỉnh sửa các mục họ đã tạo hoặc tất cả mục trong danh sách. Người có quyền quản lý danh sách có thể đọc và chỉnh sửa tất cả các mục danh sách. Bạn cũng có thể áp dụng mức cấp phép cụ thể cho một mục danh sách duy nhất, ví dụ, nếu mục chứa thông tin bảo mật.

Tạo và quản lý dạng xem     Nhóm của bạn có thể tạo dạng xem khác nhau trên cùng một danh sách. Các nội dung danh sách thực tế không đổi nhưng các mục được tổ chức hoặc lọc để mọi người có thể tìm thấy các thông tin quan trọng hoặc thú vị nhất tùy thuộc vào nhu cầu của họ.

Cập nhật danh sách     Không phụ thuộc vào kiểu danh sách bạn đang cập nhật, quá trình đều tương tự cho việc thêm, chỉnh sửa và xóa mục danh sách. Có hai cách để thêm hoặc chỉnh sửa mục vào danh sách.

  • Bằng cách dùng biểu mẫu, là phương pháp mặc định.

  • Tại chỗ, có nghĩa là bạn thêm mục trực tiếp trên trang danh sách.

Nếu danh sách này được thiết đặt để theo dõi phiên bản thì một phiên bản mục danh sách mới được tạo ra mỗi khi bạn sửa một mục danh sách. Bạn có thể xem lịch sử mục danh sách đã thay đổi như thế nào và khôi phục lại phiên bản trước nếu bạn thao tác sai trong phiên bản mới hơn.

Sử dụng công thức và giá trị tính toán     Bạn có thể dùng công thức và giá trị tính toán để tự động tạo thông tin trong cột danh sách. Các thao tác có thể đưa thông tin vào các cột khác trong danh sách cũng như các hàm hệ thống như hàm [today] để xác định ngày hiện thời. Ví dụ, bạn có thể xác định một ngày đến hạn mặc định là bảy ngày kể từ ngày hiện thời.

Cập nhật thông báo về những thay đổi     Danh sách và dạng xem có thể dùng RSS để các thành viên trong nhóm làm việc của bạn có thể tự động nhận được cập nhật. RSS là một công nghệ cho phép mọi người nhận và xem cập nhật hoặc nguồn cấp tin tức và thông tin RSS ở vị trí tổng hợp. Bạn cũng có thể tạo cảnh báo qua email để thông báo cho bạn khi danh sách được thay đổi hoặc khi mục mới được thêm vào. Cảnh báo là một cách thuận tiện để theo dõi những thay đổi quan trọng đối với bạn.

Tạo mối quan hệ danh sách     Để tạo mối quan hệ giữa hai danh sách, trong danh sách nguồn, bạn phải tạo cột tra cứu để truy xuất (hoặc "tra cứu") một hoặc nhiều giá trị từ danh sách mục tiêu nếu những giá trị này khớp với giá trị trong cột tra cứu ở danh sách nguồn. Nếu muốn, bạn có thể tiếp tục bổ sung thêm cột từ danh sách mục tiêu đến danh sách nguồn. Khi bạn tạo cột tra cứu, bạn cũng có thể quyết định ép thực hiện hành vi mối quan hệ bằng cách thiết lập một tùy chọn xoá tầng hoặc xóa hạn chế để giúp giữ cho dữ liệu của bạn hợp lệ và ngăn chặn sự không nhất quán khiến có thể gây ra rắc rối sau này.

Chia sẻ thông tin danh sách với chương trình cơ sở dữ liệu    Nếu bạn có chương trình cơ sở dữ liệu được cài đặt, chẳng hạn như quyền truy nhập, bạn có thể xuất và nhập dữ liệu đến và từ trang web của bạn, cũng như nối kết bảng từ cơ sở dữ liệu vào danh sách. Khi bạn làm việc với dữ liệu danh sách trong cơ sở dữ liệu Access, bạn cũng có thể tạo truy vấn, biểu mẫu và báo cáo. Hãy xem nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu Access để biết thêm thông tin.

Dùng danh sách nhất quán trên các trang     Nếu nhóm của bạn làm việc với nhiều loại danh sách, bạn có thể thêm tính nhất quán trên nhiều danh sách với các kiểu nội dung, cột trang và mẫu. Những tính năng này cho phép bạn tái sử dụng thiết đặt và cấu trúc danh sách một cách hiệu quả. Ví dụ, bạn có thể tạo một kiểu nội dung cho vấn đề dịch vụ khách hàng xác định những cột nhất định (chẳng hạn như liên hệ khách hàng) và quy trình kinh doanh cho kiểu nội dung đó. Một ví dụ khác là tạo một cột trang cho các tên bộ phận có danh sách thả xuống gồm các bộ phận. Bạn có thể tái sử dụng cột trong nhiều danh sách để đảm bảo các tên luôn xuất hiện cùng một kiểu trong từng danh sách.

Làm việc trên mục danh sách từ chương trình email    Bằng cách sử dụng chương trình email tương thích với công nghệ SharePoint , bạn có thể thực hiện thông tin danh sách quan trọng với bạn. Ví dụ, Outlook, bạn có thể xem và Cập Nhật nhiệm vụ, liên hệ, và bảng thảo luận trên site của bạn từ Outlook. Hãy xemkết nối một danh sách ngoài với Outlook để biết thêm thông tin.

Thiết lập mục tiêu nội dung     Bạn có thể bật tính năng hướng mục tiêu thính giả cho một danh sách rồi thiết lập các mục trong danh sách chỉ xuất hiện cho thành viên của các nhóm hoặc thính giả Thư mục Hoạt động hoặc SharePoint cụ thể. Điều này được thực hiện bằng cách dùng Phần Web, chẳng hạn như Phần Web Truy vấn Nội dung, sử dụng tính năng hướng mục tiêu thính giả để lọc danh sách dựa trên tư cách thành viên của người dùng trong một nhóm. Trước khi các mục trong danh sách được bật cho một thính giả cụ thể thì chính danh sách phải được thiết lập với cột Hướng mục tiêu Thính giả.

Loại danh sách bạn dùng phụ thuộc vào loại thông tin bạn đang chia sẻ.

Thông báo     Dùng danh sách thông báo để chia sẻ tin tức và trạng thái và đưa ra lời nhắc. Thông báo hỗ trợ định dạng nâng cao với hình ảnh, siêu kết nối và văn bản được định dạng.

Liên hệ     Dùng danh sách liên hệ để lưu trữ thông tin về những người hoặc nhóm mà bạn cùng làm việc. Nếu bạn đang dùng một chương trình quản lý email hoặc liên hệ tương thích với công nghệ SharePoint, bạn có thể xem và cập nhật các liên hệ từ trang của bạn trong chương trình khác. Ví dụ, bạn có thể cập nhật một danh sách chứa tất cả nhà cung cấp của tổ chức từ một chương trình email tương thích với công nghệ SharePoint, chẳng hạn như Outlook. Một danh sách liên hệ không thực sự quản lý các thành viên trong trang của bạn nhưng có thể dùng để lưu trữ và chia sẻ liên hệ cho tổ chức của bạn, chẳng hạn như danh sách các nhà cung cấp bên ngoài.

Diễn đàn thảo luận     Dùng diễn đàn thảo luận để cung cấp một vị trí trung tâm để ghi và lưu trữ các cuộc thảo luận nhóm tương tự với định dạng của các nhóm tin. Nếu người quản trị của bạn đã bật danh sách cho trang của bạn để nhận thư email thì diễn đàn thảo luận có thể lưu trữ các cuộc thảo luận email từ hầu hết chương trình email thông thường. Ví dụ, bạn có thể tạo một diễn đàn thảo luận về việc phát hành sản phẩm mới của tổ chức bạn.

Nối kết     Dùng danh sách nối kết làm vị trí trung tâm để nối kết với Internet, mạng nội bộ của công ty bạn và các nguồn khác. Ví dụ, bạn có thể tạo một danh sách các nối kết đến các trang Web của khách hàng.

Nối kết Tăng cấp    Sử dụng danh sách này để hiển thị một tập hợp các hành động nối kết trong một bố trí trực quan.

Lịch    Sử dụng lịch cho tất cả các sự kiện nhóm của bạn hoặc cho trường hợp cụ thể, chẳng hạn như ngày lễ công ty. Lịch cung cấp các dạng xem hình ảnh, tương tự như lịch bàn hoặc tường, sự kiện nhóm của bạn, bao gồm cuộc họp, sự kiện xã hội và sự kiện cả ngày. Bạn cũng có thể theo dõi các mốc thời gian nhóm, chẳng hạn như hạn chót hoặc ngày phát hành sản phẩm không liên quan đến một khoảng thời gian cụ thể. Nếu bạn đang sử dụng một chương trình email hoặc lịch tương thích với công nghệ SharePoint , bạn có thể xem và cập nhật lịch của bạn từ trang web của bạn trong khi làm việc trong chương trình khác. Ví dụ, bạn có thể so sánh và cập nhật lịch của bạn trên site với các ngày từ lịch Outlook của bạn, bằng cách xem cả hai lịch song song hoặc xếp chồng với nhau trong Outlook. Hãy xem tạo một lịch để biết thêm thông tin.

Nhiệm vụ    Sử dụng danh sách nhiệm vụ để theo dõi thông tin về dự án và các sự kiện khác của việc cần làm cho nhóm của bạn. Bạn có thể gán nhiệm vụ cho mọi người, cũng như theo dõi trạng thái và tỷ lệ phần trăm hoàn thành như nhiệm vụ di chuyển tiến tới hoàn thành. Nếu bạn đang sử dụng một chương trình quản lý email hoặc nhiệm vụ tương thích với công nghệ SharePoint , bạn có thể xem và Cập Nhật nhiệm vụ của bạn từ trang web của bạn trong chương trình của bạn. Ví dụ, bạn có thể tạo danh sách nhiệm vụ cho quy trình ngân sách của tổ chức của bạn và sau đó xem và cập nhật nó trong Outlook cùng với các tác vụ của bạn. Hãy xem tạo một danh sách để biết thêm thông tin.

Nhiệm vụ dự án    Sử dụng danh sách nhiệm vụ dự án để lưu trữ thông tin nhiệm vụ với một dạng xem và tiến độ thanh Gantt. Bạn có thể theo dõi trạng thái và tỷ lệ phần trăm hoàn thành như nhiệm vụ di chuyển tiến tới hoàn thành. Nếu bạn đang sử dụng một chương trình quản lý email hoặc nhiệm vụ tương thích với công nghệ SharePoint , bạn có thể xem và Cập Nhật nhiệm vụ dự án của bạn từ trang web của bạn trong chương trình của bạn. Ví dụ, bạn có thể tạo danh sách nhiệm vụ dự án trên trang web của bạn để xác định và gán công việc để tạo một sổ tay đào tạo, và sau đó bạn có thể theo dõi tiến độ của tổ chức của bạn từ dự án. Hãy xem tạo một danh sách để biết thêm thông tin.

Theo dõi vấn đề    Dùng danh sách theo dõi vấn đề để lưu thông tin về các vấn đề cụ thể, chẳng hạn như vấn đề hỗ trợ, và theo dõi tiến độ của họ. Bạn có thể gán các vấn đề, phân loại chúng và vấn đề liên quan với nhau. Ví dụ, bạn có thể tạo danh sách theo dõi vấn đề để quản lý các vấn đề về dịch vụ khách hàng và giải pháp. Bạn có thể cũng nhận xét vấn đề về mỗi lần bạn sửa, tạo một lịch sử của chú thích mà không thay đổi mô tả ban đầu của vấn đề này. Ví dụ, người đại diện dịch vụ khách hàng có thể ghi lại từng bước thực hiện để giải quyết vấn đề và kết quả. Bạn cũng có thể sử dụng danh sách theo dõi vấn đề với một dòng công việc ba trạng thái để giúp tổ chức của bạn quản lý các vấn đề hoặc theo dõi dự án. Hãy xem tạo một danh sách để biết thêm thông tin.

Khảo sát    Sử dụng một bản khảo sát để thu thập và biên soạn phản hồi, chẳng hạn như bản khảo sát sự hài lòng của nhân viên hoặc bài kiểm tra. Bạn có thể thiết kế các câu hỏi và câu trả lời của bạn trong một vài cách khác nhau và xem tổng quan về phản hồi của bạn. Nếu bạn có một bảng tính hoặc cơ sở dữ liệu chương trình cài đặt tương thích với công nghệ SharePoint , bạn có thể xuất kết quả của bạn để thêm phân tích chúng. Hãy xem tạo một bản khảo sát để biết thêm thông tin.

Tùy chỉnh    Sử dụng danh sách tùy chỉnh để bắt đầu một danh sách từ đầu. Bạn cũng có thể tạo danh sách tùy chỉnh dựa trên một bảng tính, nếu bạn có một chương trình bảng tính tương thích với công nghệ SharePoint . Ví dụ, bạn có thể nhập một danh sách từ Excel mà bạn đã tạo để lưu trữ và quản lý hợp đồng với nhà cung cấp. Hãy xem tạo một danh sách dựa trên một bảng tính để biết thêm thông tin.

Danh sách bên ngoài    Dùng một danh sách bên ngoài phù hợp với dữ liệu được lưu trữ bên ngoài SharePoint nhưng bạn có thể đọc và viết trong SharePoint. Các nguồn dữ liệu cho danh sách bên ngoài được gọi là Kiểu nội dung bên ngoài. Không giống như danh sách SharePoint bản địa, một danh sách bên ngoài dùng Dịch vụ Kết nối Nghiệp vụ để truy nhập dữ liệu trực tiếp từ hệ thống bên ngoài (như SAP, Siebel và Microsoft SQL Server), cho dù đó là hệ thống cơ sở dữ liệu, dịch vụ Web hoặc hệ thống ngành nghề kinh doanh.

Danh sách tuỳ chỉnh trong     Dạng xem Biểu dữ liệu Dùng Danh sách tùy chỉnh trong Dạng xem Biểu dữ liệu để tạo danh sách trống tương tự như danh sách tùy chỉnh nhưng để hiển thị danh sách theo mặc định trong dạng xem biểu dữ liệu. Dạng xem Biểu dữ liệu cung cấp lưới dữ liệu để xem và chỉnh sửa dữ liệu theo hàng và cột. Bạn có thể thêm và chỉnh sửa hàng và cột, áp dụng bộ lọc và thứ tự sắp xếp, hiển thị các giá trị được tính toán và tổng số, dễ dàng chỉnh sửa dữ liệu trong các ô lưới. Dạng xem biểu dữ liệu yêu cầu cài đặt Office trên máy khách 32-bit và trình duyệt hỗ trợ điều khiển ActiveX.

Danh sách trạng thái    Dùng danh sách trạng thái để hiển thị và theo dõi các mục tiêu của dự án của bạn. Danh sách bao gồm một bộ biểu tượng được tô màu thể hiện mức độ đáp ứng mục tiêu.

Phát hành    Dùng danh sách phát hành để gửi thông tin, bao gồm tem xác nhận đến các thành viên trong nhóm của bạn.

Danh sách Từ điển Microsoft IME    Hãy dùng danh sách Từ điển Microsoft IME khi bạn muốn dùng dữ liệu trong danh sách như từ điển Microsoft IME. Bạn có thể chuyển đổi các mục của cột Đọc sang Hiển thị bằng cách dùng Microsoft IME và xem nội dung ở phần Chú thích trong cửa sổ Chú thích IME. Có thể nối kết dữ liệu đến một URL xác định.

Danh sách Nội dung PerformancePoint    Dùng danh sách Nội dung PerformancePoint để lưu trữ các mục bảng điều khiển, chẳng hạn như phiếu ghi điểm, báo cáo, bộ lọc, trang bảng điều khiển và các mục bảng điều khiển khác mà bạn tạo ra bằng cách dùng Trình thiết kế Bảng điều khiển PerformancePoint.

Ngôn ngữ và Người dịch    Dùng danh sách Ngôn ngữ và Người dịch với dòng công việc Quản lý Dịch thuật trong Thư viện Quản lý Dịch thuật. Dòng công việc dùng danh sách để phân công nhiệm vụ dịch thuật cho người dịch được xác định trong danh sách cho từng ngôn ngữ. Bạn có thể tạo danh sách này theo cách thủ công hoặc bạn có thể chọn tạo danh sách này tự động khi thêm Dòng công việc Quản lý Dịch thuật vào Thư viện Quản lý Dịch thuật.

Danh sách KPI    Dùng danh sách KPI để theo dõi Chỉ số Hiệu suất Then chốt cho phép bạn nhanh chóng đánh giá tiến độ thực hiện đối với các mục tiêu có thể đo lường. Bạn có thể thiết lập danh sách KPI để theo dõi hiệu suất bằng cách dùng một trong bốn nguồn: dữ liệu được nhập thủ công, dữ liệu trong danh sách SharePoint, dữ liệu trong sổ làm việc Excel hoặc dữ liệu từ Dịch vụ Phân tích - một cấu phần của Microsoft SQL Server. Sau khi danh sách KPI được tạo, bạn có thể dùng nó để hiển thị tình trạng chỉ báo trên trang bảng điều khiển.

Nhập Bảng tính    Tạo danh sách dùng các cột và dữ liệu của một bảng tính hiện có. Nhập một bảng tính yêu cầu phải có Microsoft Excel hoặc một chương trình tương thích khác.

Thêm một trong các danh sách vào trang của bạn

  1. Trong site, bấm thiết đặt Thiết đặt: cập nhật hồ sơ của bạn, cài đặt phần mềm rồi kết nối phần mềm với đám mây , sau đó bấm nội dung Site.

  2. Bấm vào biểu tượng Thêm ứng dụng .

    Thêm một biểu tượng ứng dụng trong hộp thoại nội dung Site.
  3. Cuộn qua và bấm ứng dụng mà bạn muốn dùng. Có thể có nhiều hơn một trang.

  4. Cung cấp cho ứng dụng vào một tên duy nhất để bạn có thể thu hồi nó sau này cho một trang, và bấm tạo.

  5. Khi bạn quay lại màn hình nội dung trang, bạn có thể làm ba điều này:

    • Đóng cửa sổ và trở lại trang. Thêm ứng dụng mới trên trang của bạn bằng cách dùng chèn phần Web.

    • Bấm vào ứng dụng và bắt đầu nhập dữ liệu.

    • Bấm vào dấu chấm lửng ... và sau đó bấm thay đổi thiết đặt. Bạn có thể thêm cột, thay đổi tên và thực hiện các tác vụ sau đây.

Tổ chức danh sách trên một trang

Mặc dù bạn có thể dùng các tính năng của danh sách theo nhiều cách khác nhau, cách bạn dùng chúng phụ thuộc vào kích cỡ và số lượng của danh sách bạn có và nhu cầu của tổ chức bạn.

Bạn có thể muốn một danh sách lớn phục vụ nhu cầu đa dạng. Ví dụ, bạn có thể có một số lượng lớn các vấn đề kỹ thuật cần theo dõi trong tổ chức của bạn và các vấn đề này có thể áp dụng cho nhiều dự án và nhiều nhóm.

Hãy dùng một danh sách đơn khi:

  • Nhóm của bạn cần xem thông tin tóm tắt về các mục danh sách hoặc các dạng xem khác nhau của cùng tập hợp các mục. Ví dụ, một người quản lý có thể muốn biết tiến trình của tất cả các vấn đề kỹ thuật cho tổ chức hoặc xem tất cả vấn đề đã được lưu hồ sơ trong cùng một thời kỳ.

  • Những người muốn duyệt hoặc tìm kiếm các vấn đề trong cùng một vị trí trên một trang.

  • Bạn muốn áp dụng các thiết đặt giống nhau cho các mục danh sách, chẳng hạn như theo dõi phiên bản hoặc yêu cầu phê duyệt.

  • Các nhóm làm việc trên danh sách chia sẻ các đặc điểm tương tự, chẳng hạn như cùng mức quyền. Quyền duy nhất có thể được áp dụng cho các mục danh sách cụ thể nhưng nếu mức quyền thay đổi nhiều thì hãy xem xét dùng nhiều danh sách.

  • Bạn muốn phân tích thông tin về danh sách hoặc nhận bản cập nhật tổng hợp cho danh sách. Bạn có thể nhận cảnh báo khi các mục danh sách được thay đổi hoặc xem các thay đổi đối với danh sách bằng cách dùng công nghệ RSS. Nguồn cấp RSS cho phép các thành viên trong nhóm làm việc của bạn xem danh sách thông tin tổng hợp đã thay đổi.

Bạn có thể muốn có nhiều danh sách khi có sự khác biệt rõ rệt giữa các mục bạn muốn quản lý hoặc giữa các nhóm người làm việc với các danh sách đó.

Dùng nhiều danh sách khi:

  • Bạn không mong đợi mọi người cần tóm tắt các mục cùng nhau.

  • Các nhóm người làm việc với các thông tin khác nhau và có mức cấp phép khác nhau.

  • Bạn cần phải áp dụng các thiết đặt khác nhau, chẳng hạn như lập phiên bản hoặc phê duyệt cho nhiều tập hợp mục.

  • Bạn không cần phải phân tích các mục cùng nhau hoặc nhận bản cập nhật tổng hợp về danh sách.

Sau đây là một số cách bạn có thể tổ chức danh sách và mục danh sách:

Thêm cột     Để giúp nhóm của bạn xác định các mục quan trọng nhất, bạn có thể thêm cột vào danh sách của mình. Ví dụ, bạn có thể thêm cột Dự án vào danh sách để giúp những người làm việc trong các dự án cụ thể dễ dàng xem và làm việc với các mục của họ. Bạn cũng có thể bổ sung thêm nhiều cột nếu bạn muốn thu thập thêm thông tin cho mỗi mục danh sách, chẳng hạn như tên của bộ phận hoặc tên của nhân viên.

Nếu bạn có nhiều mục trong danh sách, bạn có thể cân nhắc việc lập chỉ mục nhất định cột để cải thiện hiệu suất khi xem một vài mục hoặc chuyển đổi dạng xem. Tính năng này không thay đổi cách các mục được sắp xếp, nhưng nó có thể bật các tổ chức để dễ dàng lưu trữ một số lượng lớn các mục trong danh sách. Tuy nhiên, lập chỉ mục có thể mất khoảng cách cơ sở dữ liệu. Tạo, thay đổi, hoặc xóa dạng xem của danh sách hoặc thư viện

Tạo dạng xem     Bạn có thể dùng dạng xem nếu những người trong nhóm của bạn thường xuyên cần phải xem dữ liệu theo một cách nhất định. Dạng xem dùng các cột để sắp xếp, phân nhóm, lọc và hiển thị dữ liệu. Bạn cũng có thể chọn số lượng mục được hiển thị tại một thời điểm trong mỗi dạng xem. Ví dụ, người dùng có thể duyệt một danh sách theo bộ 25 hoặc 100 mục danh sách trên mỗi trang, tùy thuộc vào sở thích và tốc độ kết nối của họ.

Dạng xem cung cấp cho bạn sự linh hoạt cao để lưu trữ một số lượng lớn các mục trong danh sách, nhưng để xem chỉ con mà bạn muốn ở một thời gian cụ thể, chẳng hạn như chỉ các vấn đề đã được đăng năm, hoặc chỉ là các sự kiện hiện tại trong lịch. Bạn có thể tạo dạng xem cá nhân sẵn dùng chỉ cho bạn, và nếu bạn có quyền sửa đổi danh sách, bạn có thể tạo dạng xem công cộng có sẵn cho mọi người. Tạo, thay đổi, hoặc xóa dạng xem của danh sách hoặc thư viện

Tạo thư mục    Bạn có thể thêm thư mục hầu hết các loại danh sách, nếu chủ sở hữu danh sách của bạn có cho phép thư mục được tạo ra. Đây là đặc biệt hữu ích nếu mục danh sách của bạn có thể được chia theo một cách cụ thể, chẳng hạn như theo dự án hoặc theo nhóm. Thư mục giúp mọi người để dễ dàng quét và quản lý các mục danh sách. công nghệ SharePoint cung cấp một dạng xem hình cây cho phép mọi người để dẫn hướng của site và thư mục tương tự như cách chúng làm việc với các thư mục trên ổ đĩa cứng của họ. Ví dụ, mỗi bộ phận có thể có thư mục của chính nó. Tạo một thư mục trong danh sách

Xem thêm

Thêm, chỉnh sửa hoặc xóa mục danh sách

Bật và cấu hình lập phiên bản cho một danh sách hoặc thư viện

Tạo thư mục trong danh sách

Xóa thư mục trong danh sách

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×