Giới thiệu về cách thiết kế ngăn thông tin tài liệu bằng cách sử dụng InfoPath

Lưu ý:  Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Trong bài viết này

Giới thiệu Pa-nen thông tin tài liệu

Sử dụng Pa-nen thông tin tài liệu

Tổng quan về bảo mật

Giới thiệu Pa-nen thông tin tài liệu

Pa-nen thông tin tài liệu, được hiển thị trong Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007và Microsoft Office Excel 2007 tài liệu, cho phép người dùng xem và thay đổi các thuộc tính cho một tệp riêng lẻ hoặc cho một kiểu nội dung đã lưu vào máy chủ quản lý tài liệu, chẳng hạn như một Site không gian tài liệu hoặc thư viện dựa trên Windows SharePoint Services 3.0. Các thuộc tính, còn được gọi là siêu dữ liệu, là chi tiết về một tệp mà mô tả hoặc xác định nó. Người dùng có thể sử dụng các thuộc tính để sắp xếp, xác định, và tìm kiếm tài liệu.

Ngăn thông tin tài liệu là một biểu mẫu Microsoft Office InfoPath 2007 mà được lưu trữ và hiển thị trong tài liệu. Bạn không cần InfoPath được cài đặt trên máy tính của bạn để xem một Pa-nen thông tin tài liệu trong một tài liệu Hệ thống Microsoft Office 2007 , nhưng bạn cần Office InfoPath 2007 để thiết kế hoặc tùy chỉnh Pa-nen thông tin tài liệu. Ví dụ, nếu bạn muốn tùy chỉnh một Pa-nen thông tin tài liệu để hiển thị dữ liệu từ một tài nguyên bên ngoài chẳng hạn như một dịch vụ Web, bạn phải sử dụng Office InfoPath 2007 để thiết kế ngăn thông tin tài liệu đó.

Bằng cách sử dụng Pa-nen thông tin tài liệu với Bản phát hành Office 2007 tài liệu, người dùng có thể theo dõi và sửa siêu dữ liệu cho một tài liệu ngay cả khi họ tiếp tục làm việc trong tài liệu. Ngoài ra, Pa-nen thông tin tài liệu có thể được tùy chỉnh để sử dụng dữ liệu từ một bên ngoài nguồn dữ liệu, chẳng hạn như một dịch vụ Web, cho phép nhân viên để dùng siêu dữ liệu nhất quán trong các loại tài liệu khác nhau Bản phát hành Office 2007 trên tổ chức của bạn.

Bằng cách tùy chỉnh Pa-nen thông tin tài liệu, bạn cũng có thể thêm lô-gic kinh doanh, chẳng hạn như kiểm soát dữ liệu, hoặc thêm thuộc tính tùy chỉnh quan trọng đối với tổ chức của bạn. Ngoài ra, bằng cách tạo một phần của mẫu để chứa trường phổ biến, bạn có thể tổ chức sử dụng lại hiệu quả của Pa-nen thông tin tài liệu trong các loại tài liệu khác nhau Bản phát hành Office 2007 trong tổ chức của bạn.  Một phần của mẫu là một phần của mẫu biểu mẫu có thể lưu để tái sử dụng trong nhiều mẫu biểu mẫu.

Ngoài các chức năng theo dõi và sửa siêu dữ liệu bằng cách sử dụng Pa-nen thông tin tài liệu trong Office Word 2007, Office Excel 2007và Office PowerPoint 2007, người dùng của Office Word 2007 tài liệu có thể thực hiện các tác vụ bổ sung. Trong Office Word 2007, người dùng có thể thêm thuộc tính từ Pa-nen thông tin tài liệu dưới dạng thuộc tính điều khiển trong tài liệu đó. Thuộc tính điều khiển trong Office Word 2007 Hiển thị thuộc tính tài liệu dưới dạng nội dung trong tài liệu đó. Các thuộc tính điều khiển sẽ được Cập Nhật như thông tin trong Pa-nen thông tin tài liệu được thay đổi. Ngoài ra, dữ liệu trong Pa-nen thông tin tài liệu được cập nhật khi tương ứng thuộc tính điều khiển được thay đổi trong tài liệu.

Tìm thêm thông tin về cách thêm thuộc tính vào một tài liệu Word trong phần Xem thêm .

Kiểu thuộc tính

Pa-nen thông tin tài liệu được sử dụng để theo dõi một trong các thao tác sau:

  • Thuộc tính tài liệu chuẩn trong tài liệu riêng lẻ.

  • Thuộc tính máy chủ cho các kiểu nội dung SharePoint dựa trên kiểu nội dung tài liệu hoặc loại nội dung cột Dublin Core, sẵn có trên máy chủ chạy Microsoft Office SharePoint Server 2007.

  • Thuộc tính tùy chỉnh mà bạn thêm vào Pa-nen thông tin tài liệu.

Các thuộc tính mà người dùng có thể xem hoặc sửa bằng cách sử dụng Pa-nen thông tin tài liệu có thể được nhóm thành các thể loại chung ba: tài liệu dựa trên thuộc tính, thuộc tính trên máy chủ và thuộc tính tùy chỉnh. Tùy thuộc vào thiết kế ngăn thông tin tài liệu, và khi nó được đặt, một số hoặc tất cả các thuộc tính sau đây có thể xuất hiện trong Pa-nen thông tin tài liệu:

Tài liệu dựa trên thuộc tính    Những mục này bao gồm các thuộc tính chẳng hạn như tiêu đề, tên tác giả, chủ đề, và từ khóa xác định của tài liệu chủ đề hoặc nội dung.

Thuộc tính trên máy chủ    Đối với tài liệu mà được lưu vào một site SharePoint và mà sử dụng tùy chỉnh Pa-nen thông tin tài liệu, các thuộc tính này có thể bao gồm dữ liệu về thư viện tài liệu, cột trang, kiểu nội dung trang, hoặc dữ liệu từ các trường tùy chỉnh.

Thuộc tính tùy chỉnh    Bạn xác định các thuộc tính tùy chỉnh cho tài liệu Office bằng cách tùy chỉnh Pa-nen thông tin tài liệu bằng cách sử dụng InfoPath. Thuộc tính tùy chỉnh có thể bao gồm siêu dữ liệu cụ thể cho một tổ chức hoặc dự án, chẳng hạn như một dự án mã hoặc chi phí tâm giá trị.

Lưu ý: Bạn cũng có thể xác định các thuộc tính tùy chỉnh cho tài liệu bằng cách bấm Thuộc tính nâng cao trên menu Thuộc tính tài liệu trong một Pa-nen thông tin tài liệu trong Office Word 2007, Office Excel 2007hoặc Office PowerPoint 2007. Tuy nhiên, các thuộc tính nâng cao sẽ không nhìn thấy được trong Pa-nen thông tin tài liệu đó. Để tùy chỉnh các thuộc tính được hiển thị trong Pa-nen thông tin tài liệu, bạn phải sử dụng InfoPath, hoặc trong trường hợp tài liệu được lưu trữ trên một máy chủ quản lý tài liệu, bạn phải thay đổi lược đồ kiểu nội dung bằng cách thêm hoặc loại bỏ các cột từ kiểu nội dung.

Đầu trang

Sử dụng Pa-nen thông tin tài liệu

Khi bạn tạo tài liệu với Office Word 2007, Office Excel 2007hoặc Office PowerPoint 2007, Pa-nen thông tin tài liệu được tạo ra cho bạn tự động. Ngăn thông tin tài liệu mặc định này bao gồm các thuộc tính tiêu chuẩn, chẳng hạn như tác giả, tiêu đề và chủ đề. Ngoài ra, bạn có thể thêm thuộc tính tùy chỉnh bằng cách thiết kế ngăn thông tin tài liệu từ đầu và sau đó gắn với tài liệu, hoặc bằng cách tùy chỉnh một ngăn thông tin tài liệu hiện có.

Khi bạn thiết kế ngăn thông tin tài liệu tùy chỉnh, bạn có thể dùng nó với nhiều tài liệu từ Office Word 2007, Office Excel 2007và Office PowerPoint 2007, hoặc bạn có thể thiết kế nhiều Pa-nen thông tin tài liệu. Ví dụ, nếu tài liệu nhất định được liên kết với một dự án cụ thể, bạn có thể muốn sử dụng trường duy nhất cho các Pa-nen thông tin tài liệu được sử dụng trong các tài liệu chỉ.

Ngay cả khi tổ chức của bạn sử dụng một vài Pa-nen thông tin tài liệu, mỗi có thể chứa một vài thuộc tính phổ biến. Để dễ dàng dùng lại thuộc tính phổ biến khi bạn thiết kế ngăn thông tin tài liệu, hãy cân nhắc sử dụng các phần của mẫu. Bằng cách tạo và sử dụng các phần của mẫu, bạn có thể giúp đảm bảo rằng siêu dữ liệu chính cho tổ chức của bạn là nhất quán trong tông màu, cấu trúc và hành vi. Ví dụ, tổ chức của bạn có thể yêu cầu mỗi Pa-nen thông tin tài liệu để bao gồm một trường có tên là chức danh ngoài tác giả. Bằng cách thiết kế một phần của mẫu sử dụng các trường phổ biến, bạn có thể dễ dàng dùng lại phần của mẫu trong nhiều Pa-nen thông tin tài liệu.

Lưu ý: Để tùy chỉnh một kiểu nội dung SharePoint lược đồ, bạn chỉ có thể tùy chỉnh Pa-nen thông tin tài liệu bằng cách thêm trường là một phần của lược đồ. Để thêm hoặc loại bỏ trường khỏi nội dung Pa-nen thông tin tài liệu bằng cách thêm trường mới vào lược đồ kiểu nội dung, bạn phải thêm hoặc loại bỏ các cột từ kiểu nội dung.

Sau khi bạn tạo một Pa-nen tùy chỉnh thông tin tài liệu, bạn phải kết hợp nó với một tài liệu trước khi bạn có thể dùng nó. Để thực hiện điều này, trước tiên bạn phải kích hoạt tab nhà phát triển trên ruy-băng trong các chương trình mà bạn muốn sử dụng Pa-nen thông tin tài liệu. Bạn có thể rồi xác định vị trí của Pa-nen thông tin tài liệu bằng cách sử dụng một URL, UNC hoặc URN đường dẫn tệp. Ngoài ra, bạn có thể chọn để hiển thị Pa-nen thông tin tài liệu theo mặc định khi tài liệu được mở. Bạn cũng có thể chọn xem các thuộc tính tùy chỉnh mà bạn đã tạo sẽ hiển thị theo mặc định khi tài liệu được mở.

Ngoài việc xem hoặc thay đổi thuộc tính trong Pa-nen thông tin tài liệu trong tài liệu cho Office Word 2007, Office Excel 2007và Office PowerPoint 2007, trong Office Word 2007 người dùng có thể thêm thuộc tính từ Pa-nen thông tin tài liệu dưới dạng thuộc tính điều khiển trong các tài liệu đó. Ví dụ, nhiều lần xuất hiện của một địa chỉ công ty có thể được thêm dưới dạng thuộc tính điều khiển trong một tài liệu. Các thuộc tính điều khiển sẽ được Cập Nhật như thông tin trong Pa-nen thông tin tài liệu được thay đổi.

Tìm thêm thông tin về cách tạo một Pa-nen tùy chỉnh thông tin tài liệu và thêm thuộc tính vào một tài liệu Office Word 2007 trong phần Xem thêm .

Đầu trang

Tổng quan về bảo mật

Pa-nen thông tin tài liệu sẽ phụ thuộc cùng một hướng dẫn bảo mật và hạn chế dưới dạng biểu mẫu InfoPath. Các tính năng bảo mật trong InfoPath được thiết kế để giúp bảo vệ biểu mẫu của người dùng và máy tính từ các thao tác không an toàn, chẳng hạn như các dữ liệu truy cập từ hoặc gửi dữ liệu với một nguồn không đáng tin cậy. Ví dụ, mẫu biểu mẫu InfoPath chạy trong một trong ba cấp độ bảo mật, tùy thuộc vào vị trí chúng nằm, cách chúng được cài đặt và liệu chúng được ký điện tử. Cấp độ ba: bị hạn chế, tên miền, và tin cậy hoàn toàn. Pa-nen thông tin tài liệu được gán cấp độ bảo mật mẫu biểu mẫu InfoPath. Trước khi thiết kế và dùng Pa-nen thông tin tài liệu, bạn nên làm quen với điều cần cân nhắc bảo mật để dùng kết nối dữ liệu như cho triển khai.

Cân nhắc tính bảo mật cho việc dùng kết nối dữ liệu

Pa-nen thông tin tài liệu không thể truy nhập nguồn dữ liệu từ một tên miền khác, trừ khi Pa-nen thông tin tài liệu được đặt là tin cậy hoàn toàn. Để cho phép tin cậy hoàn toàn, bạn phải điện tử đăng mẫu biểu mẫu cho ngăn thông tin tài liệu với một chứng chỉ gốc tin cậy hoặc tạo một tệp cài đặt cho nó.

Lưu ý: Nếu người dùng tài liệu không có quyền truy nhập nguồn dữ liệu, họ sẽ thấy thông báo lỗi ngay cả khi mức cấp phép cho ngăn thông tin tài liệu là đủ để truy nhập nguồn dữ liệu.

Tìm thêm thông tin về các cấp độ bảo mật của mẫu biểu mẫu InfoPath trong phần Xem thêm .

Cân nhắc tính bảo mật cho việc triển khai

Chúng tôi khuyên bạn triển khai một Pa-nen thông tin tài liệu cho tên miền cùng một tài liệu mình nằm ở đâu. Ví dụ, nếu một tài liệu Office Word 2007 trên máy chủ http://example sử dụng tùy chỉnh ngăn tài liệu thông tin mà bạn thiết kế, chúng tôi khuyên bạn lưu trữ Pa-nen thông tin tài liệu cho tài liệu đó trên http://example cũng. Nếu bạn quyết định để triển khai một Pa-nen thông tin tài liệu vào một tên miền khác, hoặc nếu người dùng sẽ mở ra một phiên bản được lưu cục bộ của một tài liệu — hoặc một gửi dưới dạng phần đính kèm trong email — mức độ bảo mật Pa-nen thông tin tài liệu sẽ thể hạ cấp để bảo mật thấp hơn mức. Đây là một phòng ngừa bảo mật để giúp bảo vệ người dùng của bạn từ bảo mật rủi ro liên kết với một Pa-nen thông tin tài liệu, truy nhập dữ liệu nằm trên một tên miền khác.

Lưu ý: 

  • Khi bạn tùy chỉnh một Pa-nen thông tin tài liệu cho một kiểu nội dung SharePoint, Pa-nen thông tin tài liệu được tự động được triển khai cho trang SharePoint khi bạn phát hành nó.

  • Nếu bạn muốn người dùng để chạy phiên bản cục bộ được cài đặt một Pa-nen thông tin tài liệu từ máy tính của mình, bạn phải tạo một tệp cài đặt bằng cách dùng trình hướng dẫn phát hành và Visual Studio. Nếu bạn phát hành mẫu biểu mẫu (.xsn tệp) cho ngăn thông tin tài liệu vào một ổ đĩa cứng, Pa-nen thông tin tài liệu sẽ không mở khi người dùng mở tài liệu liên kết.

Tìm thêm thông tin về cách tạo một tệp cài đặt bằng cách dùng trình hướng dẫn phát hành và Visual Studio trong phần Xem thêm .

Đầu trang

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×