Giới thiệu thư viện

Lưu ý:  Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Thư viện là chỗ trên trang bạn có thể tải lên, tạo, cập nhật và cộng tác trên tệp với các thành viên trong nhóm. Mỗi thư viện hiển thị một danh sách các tệp và thông tin quan trọng của tệp, chẳng hạn như ai là người cuối cùng chỉnh sửa tệp. Hầu hết trang đều có thư viện khi bạn tạo trang. Ví dụ, trang nhóm có thư viện Tài liệu nơi bạn có thể tổ chức và chia sẻ tài liệu của bạn.

Thư viện tài liệu

Nếu bạn cần thêm thư viện, bạn có thể chọn từ một vài sẵn sàng để dùng thư viện ứng dụng và thêm các trang web của bạn. Bạn cũng có thể tùy chỉnh thư viện theo nhiều cách. Ví dụ, bạn có thể kiểm soát cách tài liệu được xem, quản lý và được tạo. hoặc theo dõi phiên bản của tệp, bao gồm số lượng và những loại phiên bản. Bạn thậm chí có thể tạo dạng xem tùy chỉnh, biểu mẫu và dòng công việc để giúp bạn quản lý dự án và quy trình kinh doanh của bạn.

Một nhóm tiếp thị tại Contoso tạo trang nhóm để họ lên kế hoạch quản lý dự án và tài liệu. Họ chọn một người sở hữu trang để quản lý trang. Người sở hữu trang có mức cấp phép Kiểm soát Đầy đủ khi cô được thêm vào nhóm Người sở hữu của trang. Cô chia sẻ trang và tạo quyền đóng góp trang cho mọi người. Nhóm quyết định dùng thư viện Tài liệu để quản lý thông cáo báo chí, tệp ngân sách, hợp đồng, đề xuất và các tài liệu khác của nhóm.

Người sở hữu trang tải lên những tài liệu quan trọng cho nhóm bắt đầu dùng thư viện làm vị trí trung tâm. Sau đó, cô bật lập phiên bản để nhóm biết lịch sử tệp phát triển như thế nào và có thể khôi phục lại phiên bản trước đó khi cần thiết. Người sở hữu trang cũng thêm mẫu tiêu chuẩn vào thư viện cho các báo cáo tiếp thị, hợp đồng bán hàng, kế hoạch chiến dịch và trang tính ngân sách. Mỗi mẫu đều có logo của công ty và định dạng mà tất cả mọi người đều đã đồng ý dùng. Khi các thành viên tạo tệp mới từ thư viện tài liệu, họ có thể dễ dàng chọn mẫu mà họ muốn dùng.

Khi các thành viên nhóm thêm tệp và cộng tác trên các tài liệu, họ tổ chức thư viện bằng cách thêm cột và tạo dạng xem giúp họ nhanh chóng tìm ra tài liệu. Ví dụ, người sở hữu trang thêm cột "Tên Dự án" để các thành viên có thể lọc hoặc sắp xếp theo cột đó. Các thành viên khác sẽ thêm dạng xem công cộng để phân nhóm theo quý tài chính và lọc các hợp đồng hết hạn trong vòng sáu tháng. Mỗi thành viên cũng sẽ tạo dạng xem cá nhân giúp họ tìm ra thông tin nhanh chóng để hoàn thành công việc của họ.

Sau nhiều thảo luận tại cuộc họp nhân viên, nhóm quyết định đặt cảnh báo ở cấp thư viện để cập nhật báo cáo một tuần một lần. Mỗi thành viên có thể quyết định cách thiết lập cảnh báo bổ sung hoặc nguồn cấp RSS trên tệp cụ thể khi cần thiết.

Tab Thư viện với cảnh báo RSS được tô sáng

Nhóm cũng cam kết làm theo "cách thực hành tốt nhất" quan trọng trong thế giới cộng tác mới này. Khi các thành viên muốn chia sẻ một tài liệu, họ phải cưỡng lại ước muốn đính kèm tài liệu vào email và thay vì thế nên gửi email có nối kết đến tài liệu. Việc gửi email có nối kết rất dễ thực hiện từ thư viện và chỉ cho mọi người đến phiên bản mới nhất trên trang nhóm.

Trách nhiệm quan trọng cho nhóm này là đề xuất các chiến dịch tiếp thị để thúc đẩy tăng doanh số và doanh thu. Khi các thành viên nhóm phát triển kế hoạch cho chiến dịch mới, họ là đồng tác giả tài liệu và theo dõi phiên bản phụ của tệp. Đồng tác giả cho phép nhiều người chỉnh sửa một tài liệu cùng một lúc, mà không cần phải lo về việc tổng hợp những thay đổi. Nếu họ mắc lỗi trong một phiên bản của tài liệu, họ có thể khôi phục lại phiên bản trước đó. Khi hoàn thành kế hoạch chiến dịch, họ có thể tạo một phiên bản chính và sau đó gửi cho bộ phận pháp lý và người quản lý của họ phê duyệt. Khi tệp được phê duyệt, các nhân viên khác trong công ty đều có thể xem tệp.

Người sở hữu trang sẽ nghiên cứu tài liệu và đào tạo trực tuyến, tìm hiểu cách thiết lập dòng công việc, liên kết dòng công việc vào thư viện và tự động hóa quá trình thu thập phản hồi, tập hợp chữ ký và phát hành tài liệu cuối cùng.

Sau ba tháng dùng, thư viện và trang Tài liệu đã trở nên quan trọng với nhóm tiếp thị và giúp cải thiện năng suất và khả năng hiển thị của họ trong toàn doanh nghiệp của họ. Họ không thể tưởng tượng nếu làm việc mà không có nó thì sẽ thế nào và đang khám phá những cách khác dùng công nghệ SharePoint để cộng tác tốt hơn.

Dưới đây là một số cách làm việc với thư viện và biến các thư viện này trở nên hữu ích hơn cho nhóm của bạn (được tổ chức tự do từ cơ bản đến nâng cao):

Sử dụng và tạo dạng xem     Bạn có thể sử dụng một dạng xem để xem các tệp trong thư viện mà là quan trọng nhất cho bạn hoặc mà nhất phù hợp với mục đích. Nội dung của thư viện không thay đổi, nhưng mỗi dạng xem tổ chức hoặc bộ lọc các tệp để làm chúng dễ dàng hơn để tìm và để duyệt theo cách có ý nghĩa. Để biết thêm thông tin về dạng xem, hãy xem tạo, thay đổi, hoặc xóa dạng xem của danh sách hoặc thư viện.

Ảnh thanh dạng xem thư viện với sửa đổi dạng xem được chọn

Theo dõi phiên bản     Nếu bạn cần giữ lại phiên bản trước của tệp, thư viện có thể giúp bạn theo dõi, lưu trữ và khôi phục các tệp. Bạn có thể chọn theo dõi tất cả phiên bản giống nhau. Hoặc bạn có thể chọn để chỉ định một số phiên bản là chính, chẳng hạn như thêm chương mới thủ công, và một số phiên bản dưới dạng phụ, chẳng hạn như khắc phục các lỗi chính tả. Để giúp quản lý dung lượng lưu trữ, bạn có thể hoặc bạn có thể chọn số lượng mỗi loại phiên bản mà bạn muốn lưu trữ.

Mẹo:  Nếu nhóm của bạn định dùng đồng tác giả, chúng tôi khuyên bạn nên bật ít nhất là tính năng lập phiên bản chính trong thư viện, để đề phòng trong trường hợp ai đó mắc lỗi và tải lên cùng một tài liệu trong thư viện nơi mọi người là đồng tác giả. Bằng cách này, nếu bị mất thay đổi, bạn có thể khôi phục phiên bản trước của tài liệu.

Để biết thêm thông tin về lập phiên bản, hãy xem bật và cấu hình lập phiên bản cho một danh sách hoặc thư viện.

Đồng tác giả hoặc kiểm xuất tệp     Khi bạn sửa một tài liệu Microsoft Word hoặc PowerPoint từ thư viện mà không cần kiểm tra nó ra, những người khác có thể sửa cùng một lúc (mà đồng tác giả). Khi bạn kiểm xuất tệp, bạn đảm bảo rằng chỉ có một người có thể sửa tệp cho đến khi nó được kiểm nhập. Bạn có thể yêu cầu tài liệu để kiểm xuất trong thư viện có chứa các tài liệu nhạy cảm hoặc khi bạn muốn cẩn thận theo dõi tiến triển của tài liệu. Nhưng hãy lưu ý rằng yêu cầu kiểm xuất sẽ khiến người dễ để đồng tác giả tài liệu. Sử dụng kiểm xuất, mọi người sẽ được nhắc để lại chú thích về điều gì họ thay đổi trong tài liệu, nhưng kiểm xuất sẽ cũng chậm sửa và xem lại quy trình. Để biết thêm thông tin, hãy xem tài liệu cộng tác và đồng tác giả hoặc kiểm xuất, kiểm nhập, hoặc bỏ thay đổi đối với các tệp trong thư viện.

Sửa tệp từ các chương trình trên máy tính    Khi bạn lưu trữ tài liệu trên SharePoint site, bạn có thể tạo, sửa và đồng tác giả tài liệu trực tiếp từ các chương trình trên máy tính tương thích, chẳng hạn như Microsoft Word hoặc PowerPoint, mà không cần thậm chí đi đến trang. Ví dụ, bạn có thể sửa bản trình bày PowerPoint cùng lúc khi người khác đang sửa nó (còn được gọi là đồng tác giả). Bạn cũng có thể quản lý kiểm nhập và kiểm xuất trực tiếp từ PowerPoint. Ngoài ra, bạn có thể dùng OneDrive for Business hoặc Outlook để thực hiện các thư viện nội dung ngoại tuyến, làm việc với chúng từ một vị trí từ xa, và sau đó một cách suôn sẻ đồng bộ hóa thay đổi khi trạng thái trực tuyến trở lại.

Cập Nhật thay đổi    Để duy trì Cập Nhật khi các tài liệu trong một thư viện thay đổi, thiết lập cảnh báo, đăng ký nguồn cấp RSS, hoặc theo dõi tài liệu. Sự khác biệt chính giữa cảnh báo, RSS và thao tác sau đây là nơi bạn nhận được thông báo. Cảnh báo và nguồn cấp RSS cho bạn biết về bản Cập Nhật và cả hai cho phép bạn tùy chỉnh thông tin bạn nhận được. Bạn có thể thiết lập cảnh báo hoặc RSS để tìm hiểu khi bất kỳ điều gì thay đổi trong một thư viện. Nếu bạn quan tâm chỉ một tài liệu cụ thể, thiết lập cảnh báo hoặc dõi theo tài liệu. Cảnh báo có thể nhận dưới dạng email hoặc văn bản thư. Nhận thông báo RSS trong nguồn cấp hợp nhất mà bạn có thể đọc trong Outlook hoặc một nguồn cấp trình đọc. Nếu bạn theo dõi tài liệu, bạn sẽ nhận được một thông báo trong nguồn cấp tin tức của bạn (nếu tổ chức của bạn đang sử dụng nguồn cấp tin tức). Để biết thêm thông tin về thông báo, hãy xem tạo một cảnh báo hoặc đăng ký nguồn cấp RSS.

Yêu cầu phê duyệt tài liệu     Bạn có thể yêu cầu phê duyệt tài liệu trước khi mọi người có thể nhìn thấy chúng. Tài liệu vẫn còn trong trạng thái chờ cho đến khi được ai đó có đủ thẩm quyền thực hiện phê duyệt hoặc từ chối. Bạn có thể kiểm soát nhóm người dùng có thể xem tài liệu trước khi tài liệu được phê duyệt. Tính năng này có thể hữu ích nếu thư viện của bạn chứa hướng dẫn quan trọng hoặc thủ tục cần được phê duyệt cuối cùng trước khi những người khác nhìn thấy tài liệu.

Đặt quyền    Nhóm SharePoint và mức cấp phép giúp bạn một cách hiệu quả quản lý quyền truy nhập vào nội dung. Theo mặc định, quyền trên thư viện, thư mục trong thư viện và tài liệu được thừa kế từ site. Gán các quyền duy nhất cho một tài liệu hoặc thư viện cụ thể có thể giúp bảo vệ nội dung nhạy cảm, chẳng hạn như hợp đồng hoặc ngân sách thông tin, không có hạn chế truy nhập với phần còn lại của trang. Để biết thêm thông tin về quyền, hãy xem Tìm hiểu về mức cấp phép trong SharePoint.

Tạo dòng công việc     Thư viện tài liệu hoặc loại nội dung có thể dùng các dòng công việc mà tổ chức của bạn đã xác định cho quy trình kinh doanh, chẳng hạn như việc quản lý phê duyệt hoặc xem xét tài liệu. Nhóm của bạn có thể áp dụng quy trình kinh doanh cho tài liệu của quy trình, được gọi là dòng công việc, trong đó xác định các hành động cần được thực hiện theo một trình tự, chẳng hạn như phê duyệt văn bản. Dòng công việc SharePoint là cách tự động di chuyển tài liệu hoặc mục thông qua một trình tự các hành động hoặc nhiệm vụ. Ba dòng công việc sẵn dùng cho thư viện theo mặc định: Phê duyệt là định tuyến tài liệu cho nhóm người phê duyệt; Thu thập Phản hồi là định tuyến tài liệu cho nhóm người cho ý kiến ​​phản hồi và trả lại tài liệu cho người bắt đầu dòng công việc như biên soạn tài liệu; Thu thập Chữ ký là định tuyến tài liệu cho nhóm người thu thập chữ ký điện tử của họ.

Lưu ý:  Chỉ có dòng công việc ba trạng thái có sẵn trong SharePoint Foundation.

Để biết thêm thông tin về dòng công việc, hãy xem về dòng công việc có trong SharePoint.

Định nghĩa kiểu nội dung     Nếu nhóm của bạn hoạt động với một số loại tệp, chẳng hạn như trang tính, bản trình bày và tài liệu, bạn có thể mở rộng các chức năng của thư viện của bạn bằng cách cho phép và xác định nhiều kiểu nội dung. Các kiểu nội dung thêm tính linh hoạt và nhất quán qua nhiều thư viện. Mỗi loại nội dung có thể xác định một mẫu và thậm chí dòng công việc quy trình. Các mẫu hoạt động như một điểm bắt đầu, để định dạng và bất kỳ văn bản mẫu và cho thuộc tính áp dụng cho các tài liệu của loại đó, chẳng hạn như số hoặc tên hợp đồng bộ phận.

Chức năng theo dõi kiểm nghiệm    Nếu bạn có một nhóm nhạy cảm tệp và nó sẽ hữu ích nếu bạn biết làm thế nào đã được sử dụng các tài liệu, bạn có thể xác định một chính sách cho phép bạn bật theo dõi kiểm nghiệm sự kiện, chẳng hạn như những thay đổi tệp, sao chép hoặc xóa.

Đặt chính sách    Thiết đặt chính sách cho phép tài liệu hết hạn, tự động xóa bỏ hoặc theo định kỳ xem lại (thông qua một dòng công việc) của tài liệu đã đạt đến một tuổi đã xác định. Khi thư viện phát triển, bằng cách dùng các thiết đặt bố trí có thể lưu thời gian và nỗ lực của cả qua cố để theo cách thủ công dọn dẹp ổ đĩa cứng khoảng cách mà được đóng gói đầy đủ hoặc để tránh đạt giới hạn hạn ngạch.

Lưu ý:  Thiết đặt chính sách không sẵn có trong SharePoint Foundation.

Sử dụng site Trung tâm tài liệu    Bạn có thể dùng một site Trung tâm tài liệu khi bạn muốn tạo, quản lý và lưu trữ số lớn của tài liệu. Trung tâm tài liệu được thiết kế để dưới dạng một kho lưu trữ tập trung để quản lý nhiều tài liệu. Tính năng, chẳng hạn như siêu dữ liệu và dẫn hướng dạng xem hình cây, kiểu nội dung và phần Web, giúp bạn tổ chức và truy xuất tài liệu. "Người quản lý nội dung" có thể nhanh chóng cấu hình dẫn hướng siêu dữ liệu điều chỉnh theo để thực hiện tốt cho hầu hết các thư viện mà không rõ ràng tạo chỉ mục. Hoặc người quản lý nội dung có thể tạo chỉ mục để cải thiện hiệu suất qua nhiều bộ lọc và dạng xem hơn. Bạn có thể dùng một site Trung tâm tài liệu làm môi trường tác giả (nơi người dùng kiểm tra tệp trong và ngoài và tạo cấu trúc thư mục cho những tệp) hoặc lưu trữ như nội dung (nơi người dùng chỉ xem hoặc tải lên tài liệu).

Lưu ý: Trung tâm tài liệu không sẵn dùng trong SharePoint Foundation.

Cách bạn tổ chức tệp của bạn trong thư viện phụ thuộc vào nhu cầu nhóm của bạn và cách ưa thích lưu trữ và tìm kiếm thông tin của bạn. Lập kế hoạch một chút có thể giúp bạn thiết lập cấu trúc phù hợp nhất cho nhóm của bạn. Thư viện có nhiều tính năng giúp bạn làm việc với nhiều tệp trong một thư viện. Tuy nhiên, nhiều thư viện có thể phù hợp hơn cho nhóm của bạn.

Có thể bạn muốn một thư viện phục vụ nhu cầu đa dạng. Ví dụ, bạn có thể có nhiều dự án trong cùng một nhóm hoặc nhiều nhóm làm việc trên cùng một dự án. Hãy xem xét sử dụng một thư viện đơn khi:

  • Nhóm của bạn cần xem thông tin tóm tắt về, hoặc dạng xem khác nhau của cùng một bộ tệp. Ví dụ, một người quản lý có thể muốn xem tất cả tệp được phân nhóm theo bộ phận hoặc theo ngày đến hạn.

  • Mọi người muốn tìm kiếm các tệp trong cùng một vị trí trên trang.

  • Bạn muốn áp dụng các thiết đặt giống nhau cho các tệp, chẳng hạn như theo dõi phiên bản các tệp hoặc yêu cầu phê duyệt.

  • Các nhóm đang làm việc với thư viện chia sẻ các đặc điểm tương tự, chẳng hạn như cùng mức cấp phép.

  • Bạn muốn phân tích thông tin về các tệp trong một bảng tính hoặc nhận bản cập nhật tổng hợp về tệp.

Để làm việc hiệu quả với tài liệu trong thư viện, bạn có thể tổ chức tệp trong thư viện bằng cách thêm cột, xác định dạng xem hoặc tạo thư mục.

Bạn có thể muốn tạo nhiều thư viện khi có sự khác biệt rõ rệt giữa các tập hợp của các tệp bạn muốn lưu trữ và quản lý hoặc giữa các nhóm người làm việc với các tệp. Dùng nhiều thư viện khi:

  • Các loại tệp bạn muốn lưu trữ và quản lý khác biệt và bạn không mong đợi mọi người thường xuyên xem bản tóm tắt các tệp hoặc tìm kiếm các tệp cùng nhau.

  • Các nhóm người đang dùng các tệp riêng biệt và có các mức cấp phép khác nhau rõ rệt.

  • Bạn cần phải áp dụng những thiết đặt khác nhau, chẳng hạn như phiên bản hoặc phê duyệt cho tập hợp các tệp khác nhau.

  • Bạn không cần phải phân tích các tệp cùng nhau hoặc nhận cập nhật tổng hợp về các tệp.

  • Bạn muốn cung cấp tập hợp tùy chọn khác nhau để tạo các tệp mới hoặc bạn muốn tùy chọn trên menu Mới của thư viện xuất hiện theo thứ tự khác nhau.

Sau đây là một số cách bạn có thể làm việc hiệu quả với nhiều thư viện.

Thiết lập mẫu site và cột    Nếu tổ chức của bạn muốn thiết lập một số thiết đặt nhất quán trong các thư viện của nó, nó có thể thiết lập mẫu và trang cột trang. Bạn có thể chia sẻ các thiết đặt qua nhiều thư viện để bạn không cần phải tạo lại các thiết đặt mỗi lần.

Gửi tệp đến vị trí khác    Nếu bạn muốn một tệp có sẵn dùng trong nhiều thư viện, bạn có thể lưu trữ nó trong một thư viện, và sau đó gửi một bản sao cho các thư viện. Bạn có thể chọn được nhắc để cập nhật bất kỳ bản sao của tài liệu khi bạn thực hiện thay đổi về phiên bản gốc.

Tạo mẫu thư viện    Nếu bạn muốn thiết lập một số thiết đặt bộ cho thư viện hoặc tái sử dụng đặc tính qua thư viện, bạn có thể lưu thư viện dưới dạng mẫu. Thư viện mẫu sẵn dùng như một tùy chọn trên trang Thêm ứng dụng trên site của bạn.

Có nhiều cách tổ chức tệp trong thư viện. Bạn có thể thêm cột, xác định dạng xem và tạo thư mục. Mỗi phương pháp tiếp cận đều có ưu điểm riêng và bạn có thể kết hợp từng cách tiếp cận với nhau cho phù hợp với nhu cầu riêng của thư viện của bạn và nhóm của bạn.

Theo mặc định, thư viện theo dõi tên của tệp cũng như thông tin về tình trạng của tệp, cho dù nó có được kiểm nhập hay không. Tuy nhiên, bạn có thể xác định cột bổ sung giúp nhóm của bạn phân loại và theo dõi tệp, chẳng hạn như tên chiến dịch hoặc số dự án hoặc thông tin quan trọng khác cho nhóm của bạn. Bạn có nhiều tùy chọn cho loại cột mà bạn tạo, gồm dòng văn bản đơn, danh sách tùy chọn thả xuống, con số được tính toán từ cột khác hoặc thậm chí tên và ảnh của một người trên trang của bạn.

Cột cung cấp tiêu đề cột tạo thuận tiện cho mọi người sắp xếp và lọc tài liệu. Khi bạn hiển thị tệp trong thư viện, bạn có thể tạm thời sắp xếp hoặc lọc tệp bằng cách trỏ vào tên cột, sau đó bấm vào mũi tên xuống bên cạnh tên. Điều này rất hữu ích nếu bạn muốn xem tệp theo một cách nào đó, nhưng bạn phải lặp lại các bước trong lần tới khi xem thư viện.

Để biết thêm thông tin về cách thêm cột, hãy xem tạo, thay đổi, hoặc xóa bỏ cột trong danh sách hoặc thư viện.

Thông thường người dùng có muốn xem: tất cả tài liệu có liên quan đến dự án cụ thể, tất cả tài liệu thuộc bộ phận cụ thể hoặc nhóm tài liệu theo tháng đến hạn không? Nếu bạn muốn thường xuyên xem tệp theo một cách nào đó, bạn có thể xác định một dạng xem. Bạn có thể dùng dạng xem này bất cứ lúc nào khi làm việc với thư viện. Khi bạn tạo dạng xem được thêm vào danh sách thả xuống Dạng Xem Hiện tại trên ruy-băng thư viện.

Dạng xem thư viện là sự lựa chọn cột trên trang hiển thị mục trong thư viện và thường xác định thứ tự sắp xếp cụ thể, bộ lọc, nhóm và bố trí tùy chỉnh. Thư viện có thể có dạng xem cá nhân và dạng xem công cộng. Bất cứ ai đã được phân vào nhóm Thành viên trên trang (có mức cấp phép Đóng góp) đều có thể tạo dạng xem cá nhân để xem tệp theo một cách nào đó hoặc để lọc chỉ các tệp họ muốn xem. Nếu bạn có quyền thiết kế thư viện thì bạn có thể tạo dạng xem công cộng mà bất cứ ai cũng có thể dùng khi xem thư viện. Bạn cũng có thể tạo bất kỳ dạng xem công cộng làm dạng xem mặc định để mọi người tự động nhìn thấy dạng xem đó của thư viện.

Nếu các thành viên thuộc nhóm của bạn xem thư viện trên thiết bị di động, thậm chí bạn có thể tạo dạng xem trên điện thoại di động có giới hạn, chẳng hạn như số lượng mục được hiển thị trong dạng xem là tối ưu cho băng thông rộng và sự hạn chế của các thiết bị.

Để biết thêm thông tin về dạng xem, hãy xem tạo, thay đổi, hoặc xóa dạng xem của danh sách hoặc thư viện.

Thư mục là bộ chứa dùng để phân nhóm và quản lý nội dung trong thư viện hoặc danh sách. Nếu thư mục được bật cho thư viện, bạn có thể thêm thư mục vào hầu hết các loại thư viện. Nếu thư viện của bạn chứa nhiều mục, thư mục cũng có thể cải thiện hiệu quả truy nhập vào các mục này. Khi bạn tạo thư mục, thì ở hậu trường bạn đang tạo một chỉ mục nội bộ. Chỉ số nội bộ này cũng được tạo cho thư mục gốc hoặc cấp cao nhất của thư viện hoặc danh sách. Khi bạn truy nhập mục trong thư mục, thực tế bạn đang dùng chỉ số nội bộ này để truy nhập dữ liệu.

Nếu thư viện có nhiều mục có thể được nhóm lại theo cách cụ thể, bạn có thể dùng thư mục để tổ chức nội dung trong thư viện. Ví dụ điển hình của nhóm bao gồm dự án, các nhóm, bộ phận, loại sản phẩm, độ tuổi, danh sách theo thứ tự chữ cái và các nhóm con theo thứ tự chữ cái (A-C, D-F và tiếp tục như vậy). Thư mục có thể giúp mọi người quét và quản lý rất nhiều tệp theo cách quen thuộc.

Thư mục trong thư viện

Theo mặc định, thư viện với thư mục được bật sẽ hiển thị thư mục trong dạng xem mặc định của thư viện mà không cần mọi bộ lọc. Điều này hữu ích do người dùng có thể chọn thư mục phù hợp khi họ chèn tài liệu mới. Hiển thị tất cả các thư mục này cũng sẽ giúp bạn ít có khả năng mục sẽ được thêm vào không chính xác bên ngoài các thư mục trong thư viện. Bạn có thể dễ dàng tổ chức lại tài liệu vào thư mục thư viện khác nhau bằng cách dùng lệnh mở bằng Explorer sẵn dùng trên ruy-băng thư viện.

Lưu ý:  Dạng xem thư viện có thể được đặt để Chỉ sắp xếp theo tiêu chí quy định, trong trường hợp thư mục không xuất hiện đầu tiên trước khi bất kỳ mục nào trong dạng xem. Bạn có thể không muốn dùng dạng xem này sắp xếp tùy chọn nếu bạn muốn người dùng dễ dàng xác định vị trí thư mục chính xác.

Mặc dù thư mục thư viện không hiển thị trong dẫn hướng trang, người sở hữu trang hoặc người dùng có quyền thiết kế trang có thể bật Dạng xem Hình cây, hiển thị phần Nội dung Trang trong dẫn hướng trang và cho phép bạn bung rộng, thu gọn và dễ dàng dẫn hướng thư mục của thư viện.

Dạng xem Hình cây trên Trang

Để biết thêm thông tin về thư mục, hãy xem tạo một thư mục trong thư viện tài liệu hoặc xóa thư mục trong thư viện.

Tất cả ba phương có thể làm việc cùng nhau. Các cột cùng bạn dùng để theo dõi tài liệu trong dạng xem mặc định của một thư viện có thể được dùng để tạo dạng xem với nhiều tiêu chí bộ lọc. Mọi người có thể sắp xếp và lọc dạng xem linh hoạt bằng cách bấm vào tiêu đề cột để tìm nội dung tại khuyến khích của thời điểm này. Nếu đã xác định một cấu trúc thư mục trong thư viện, bạn có thể "phẳng" dạng xem thư viện bằng cách đặt các tùy chọn hiện tất cả các mục mà không có thư mục trong các thư mục phần khi bạn tạo hoặc sửa đổi dạng xem. Mỗi phương pháp có thể bổ sung khác để xem nội dung phù hợp ở bên phải thời gian và theo cách phù hợp cho bạn.

Một số thư viện được tạo cho bạn khi bạn tạo trang mới, chẳng hạn như thư viện Tài liệu trong trang nhóm. Bạn có thể tùy chỉnh các thư viện này theo mục đích của bạn hoặc có thể tạo thư viện bổ sung của riêng bạn. Mỗi loại thư viện có một mục đích cụ thể và một số loại thư viện có một bộ hành vi và tính năng khác nhau.

Quan trọng:  Bạn có thể có ít hoặc nhiều thư viện hơn sẵn có trên trang của bạn, tùy thuộc vào phiên bản SharePoint làm nền tảng cho trang của bạn, gói Office 365 mà công ty bạn đăng ký hay một số tính năng nhất định được cho phép trên trang của bạn.

Thư viện tài sản     Để chia sẻ và quản lý tài sản đa phương tiện kỹ thuật số, chẳng hạn như tệp ảnh, âm thanh và video, hãy dùng thư viện tài sản. Thư viện tài sản tạo thuận tiện hơn cho người dùng khám phá và tái sử dụng các tệp đa phương tiện kỹ thuật số mà người khác đã tạo, chẳng hạn như logo và ảnh công ty. Thư viện tài sản cũng cung cấp loại nội dung có các thuộc tính và dạng xem để quản lý và duyệt tài sản đa phương tiện, chẳng hạn như hình thu nhỏ và từ khóa siêu dữ liệu. Ví dụ, bạn có thể muốn quản lý và lưu trữ ảnh có thương hiệu và đoạn nội dung có thể tái sử dụng từ các ứng dụng để chúng khả dụng cho toàn doanh nghiệp của bạn và được dùng thống nhất.

Thư viện bảng điều khiển    Chứa trang Phần Web, trang Phần Web với Danh sách Trạng thái và bảng điều khiển PerformancePoint được triển khai.

Thư viện Kết nối Dữ liệu     Để đơn giản hóa việc duy trì và quản lý các kết nối dữ liệu, hãy dùng thư viện kết nối dữ liệu. Thư viện kết nối dữ liệu là nơi tập trung hóa để lưu trữ tệp Ghép nối Dữ liệu Office (ODC). Một trong những tệp này (.odc) chứa thông tin về cách xác định vị trí, đăng nhập, truy vấn và truy nhập vào nguồn dữ liệu bên ngoài. Tập trung hóa tệp ODC trong thư viện kết nối dữ liệu cũng cho phép chia sẻ, quản lý và tìm kiếm các tệp kết nối dữ liệu từ bên trong trang SharePoint, giúp đảm bảo dữ liệu và báo cáo kinh doanh, đặc biệt là bảng tính, duy trì tập hợp nhất quán các giá trị và kết quả công thức làm "một phiên bản sự thật".

Lưu ý: Để đơn giản hóa việc duy trì và quản lý tệp kết nối dữ liệu cho PerformancePoint, hãy dùng thư viện kết nối dữ liệu cho PerformancePoint. Trong thư viện này, bạn có thể lưu trữ tệp ODC và kết nối Dữ liệu Toàn cầu (UDC).

Thư viện tài liệu     Đối với nhiều loại tệp gồm tài liệu và bảng tính, hãy dùng thư viện tài liệu. Bạn có thể lưu trữ các loại tệp khác nhau trong thư viện tài liệu mặc dù một số loại tệp bị chặn vì lý do an ninh. Khi bạn làm việc với chương trình không bị chặn, bạn có thể tạo các tệp này từ thư viện. Ví dụ, nhóm tiếp thị của bạn có thể có thư viện tài liệu riêng của mình cho tài liệu lập kế hoạch, thông cáo báo chí và các ấn phẩm.

Thư viện Biểu mẫu     Nếu bạn cần quản lý một nhóm biểu mẫu kinh doanh dựa trên XML, hãy dùng thư viện biểu mẫu. Ví dụ, tổ chức của bạn có thể muốn dùng thư viện biểu mẫu cho báo cáo chi phí. Thiết lập thư viện biểu mẫu yêu cầu phải có trình soạn thảo XML hoặc chương trình thiết kế biểu mẫu XML, chẳng hạn như Microsoft InfoPath. Biểu mẫu mà mọi người điền vào chỉ là tệp .xml chứa dữ liệu (và duy nhất dữ liệu) đã được nhập vào biểu mẫu, chẳng hạn như ngày chi và số tiền. Mọi thứ khác tạo nên báo cáo chi phí được mẫu biểu mẫu cung cấp. Sau khi mọi người điền vào biểu mẫu, bạn có thể phối các dữ liệu trên biểu mẫu hoặc xuất ra để phân tích.

Thư viện ảnh     Để chia sẻ bộ sưu tập ảnh kỹ thuật số hoặc đồ họa, hãy dùng thư viện ảnh. Mặc dù ảnh có thể được lưu trữ trong các loại thư viện SharePoint khác, nhưng thư viện ảnh có nhiều ưu điểm. Ví dụ, từ thư viện ảnh bạn có thể xem ảnh trong chiếu hình, tải ảnh vào máy tính của bạn và chỉnh sửa ảnh bằng chương trình đồ họa tương thích, chẳng hạn như Microsoft Paint. Hãy xem xét việc tạo thư viện ảnh nếu bạn muốn lưu trữ ảnh các sự kiện nhóm hoặc giới thiệu sản phẩm. Bạn cũng có thể nối kết đến ảnh trong thư viện của bạn từ các nơi khác trên trang của bạn, chẳng hạn như từ wikis và blogs.

Thư viện bản ghi     Để duy trì kho trung tâm lưu trữ và quản lý bản ghi hoặc các tài liệu kinh doanh quan trọng của tổ chức bạn, hãy dùng thư viện bản ghi. Ví dụ, tổ chức của bạn có thể cần phải tuân theo quy định tuân thủ đòi hỏi phải có quy trình được tổ chức để quản lý tài liệu thích hợp. Trang Trung tâm Bản ghi có thể chứa một số thư viện bản ghi để lưu trữ các loại bản ghi khác nhau. Đối với mỗi thư viện, bạn có thể đặt chính sách xác định bản ghi nào cần lưu trữ, cách định tuyến và quản lý tài liệu và các bản ghi này phải được giữ lại trong bao lâu.

Thư viện báo cáo     Để đơn giản hóa việc tạo, quản lý và phân phối trang web, tài liệu và chỉ số hiệu suất then chốt (KPI) về số liệu và mục tiêu, hãy dùng thư viện báo cáo. Thư viện báo cáo là trung tâm cho bạn tạo và lưu các báo cáo, chẳng hạn như các sổ làm việc Excel và các trang bảng điều khiển. Khi bạn phát hành sổ làm việc Excel đến thư viện báo cáo, chỉ cần bấm chuột một lần để mở trong dạng xem trình duyệt, là cách thuận tiện để xem sổ làm việc mà không cần thêm nó vào trang Phần Web.

Thư viện Sơ đồ Quy trình (Đơn vị Hệ mét và đơn vị đo lường Hoa kỳ)    Để lưu trữ và chia sẻ tài liệu quy trình sơ đồ, chẳng hạn như các tài liệu được tạo bằng Microsoft Visio, hãy dùng Thư viện Sơ đồ quy trình. Thư viện Đơn vị Hệ mét và Đơn vị hệ đo lường Hoa Kỳ được thiết kế cho các công cụ đo tương ứng của chúng.

Thư viện Trang Wiki     Để tạo bộ sưu tập trang wiki được kết nối, hãy dùng thư viện trang wiki. Wiki cho phép nhiều người thu thập thông tin theo định dạng để dễ tạo và sửa. Bạn cũng có thể thêm trang wiki chứa ảnh, bảng biểu, siêu kết nối và nối kết nội bộ vào thư viện của bạn. Ví dụ, nếu nhóm của bạn tạo trang wiki cho một dự án, trang có thể lưu trữ các thủ thuật và mẹo trong một loạt các trang kết nối với nhau.

Lưu ý: Tùy thuộc vào trang của bạn và cấu hình, thư viện hệ thống bổ sung, chẳng hạn như thư viện kiểu, thư viện tài sản trang và thư viện trang web sẽ được tạo tự động cho bạn. Tuy nhiên, bạn không thể tạo thư viện cụ thể thông qua giao diện người dùng.

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×