Giảm kích cỡ của hộp thư và tệp dữ liệu Outlook (.pst và .ost) của bạn

Giảm kích cỡ của hộp thư và tệp dữ liệu Outlook (.pst và .ost) của bạn

Lưu ý:  Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Thêm email bạn gửi và nhận, lớn hơn các hộp thư Outlook của bạn có thể phóng to. Hộp thư lớn có thể mất nhiều thời gian để mở và tìm kiếm, và nhiều nhà cung cấp email, bao gồm Office 365, giới hạn kích cỡ tối đa của hộp thư của bạn. Nếu bạn nhận được thông báo có hộp thư của bạn vượt quá giới hạn kích cỡ của nó, xóa bỏ thư và thư mục có thể giúp ích, nhưng nếu bạn lưu trữ thông tin của bạn trong tệp dữ liệu Outlook (.pst), tệp dữ liệu đó có thể không thu nhỏ kích cỡ tự động.

Lưu ý: nếu bạn sử dụng tài khoản POP hoặc IMAP, tất cả các thông tin tài khoản email của bạn, bao gồm các thư mục của bạn, thông điệp email, liên hệ, lịch, và thông tin nhiệm vụ được lưu trữ trong tệp dữ liệu Outlook (.pst). Nếu bạn sử dụng tài khoản Office 365, Exchange, hoặc Outlook.com, một bản sao của hộp thư của bạn được lưu trữ trong chế độ ngoại tuyến tệp dữ liệu Outlook (.ost).

Để giảm kích cỡ tệp dữ liệu Outlook (.pst), bạn có thể nén tệp dữ liệu. Tệp dữ liệu Outlook ngoại tuyến (.ost) không thể được nén lại. Hãy xem giảm kích cỡ của chế độ ngoại tuyến tệp dữ liệu (.ost) để biết thêm thông tin.

Không có một vài cách để giảm kích cỡ hộp thư của bạn.

Bạn có thể dùng công cụ Dọn dẹp hộp thư để xem kích cỡ của hộp thư và thư mục cá nhân của bạn. Công cụ này cũng có thể giúp bạn tìm kiếm tin nhắn cũ hoặc rất lớn, bạn có thể muốn xóa bỏ hoặc di chuyển tệp dữ liệu Outlook (.pst).

Mức độ thường xuyên, nguyên nhân của một hộp thư lớn là một thư mục khoản mục đã xóa lớn. Công cụ cung cấp các nút để xem kích cỡ của thư mục khoản mục đã xóa của bạn và làm trống thư mục khoản mục đã xóa của bạn.

Đôi khi, Outlook sẽ lưu trữ hướng liên mục trong thư mục được gọi là xung đột. Xung đột xảy ra khi một bản sao của một mục được lưu trữ trên máy chủ email của bạn ra không đồng bộ với một bản sao của một mục được lưu trữ trên máy tính cục bộ của bạn. Công cụ dọn dẹp hộp thư có thể xóa các xung đột cho bạn.

Chạy công cụ dọn dẹp hộp thư

  1. Bấm tab tệp .

  2. Bấm công cụ > công cụ dọn dẹp hộp thư.

  3. Chọn Kích cỡ hộp thư của dạng xem, Tìm các mục cũ hơn, Tìm mục lớn hơn, Kích cỡ các mục đã xóa dạng xem, Khoản mục đã xóa trống thư mục, Xem xung đột kích thướchoặc Trống xung đột để thực hiện mong muốn của bạn nhiệm vụ.

Dùng dọn dẹp hội thoại để loại bỏ thư thừa

Trong một chuỗi hội thoại email dài, thường là nhiều thư có chứa tất cả cùng thông tin dưới dạng thư trước. Dọn dẹp hội thoại có thể loại bỏ các thư thừa tự động. Để biết thêm thông tin, hãy xem dùng dọn dẹp hội thoại để xóa bỏ thư thừa.

Tìm kiếm thư lớn

Bạn có thể tìm kiếm tất cả các thư lớn hơn một kích cỡ cụ thể từ hộp tìm kiếm trong Outlook. Bấm trong hộp tìm kiếm và nhập: messagesize: > 5 mb. Điều này sẽ tìm thấy tất cả các thư lớn hơn 5 MB. Bạn có thể xóa bỏ một vài hoặc tất cả các thư hoặc di chuyển chúng đến một tệp dữ liệu Outlook (.pst). Để biết thêm thông tin về cách di chuyển mục, hãy xem di chuyển hoặc sao chép thư giữa các thư mục.

Nếu bạn xóa bỏ mục khỏi tệp dữ liệu Outlook (.pst), tệp được tự động nén lại trong nền khi bạn không dùng máy tính của bạn khi Outlook đang chạy. Bạn theo cách thủ công cũng có thể bắt đầu quy trình nén ngay lập tức. Có thể mất vài phút để nén tệp dữ liệu Outlook (.pst).

  1. Xóa bỏ bất kỳ mục nào mà bạn không muốn giữ và làm trống thư mục Khoản mục đã xóa .

  2. Bấm tệp > thiết đặt tài khoản >thiết đặt tài khoản

  3. Trên tab Tệp dữ liệu , bấm tệp dữ liệu mà bạn muốn nén, sau đó bấm thiết đặt.

  4. Bấm tab nâng cao > Thiết đặt tệp dữ liệu Outlook.

  5. Trong hộp thoại thiết đặt tệp dữ liệu Outlook, bấm Nén ngay sau đó bấm OK.

Lưu ý: Bạn không cần thoát khỏi Outlook sau khi bạn nén tệp tệp dữ liệu Outlook (.pst).

Nhiều tài khoản email dùng tệp dữ liệu Outlook ngoại tuyến để lưu trữ dữ liệu. Ngoại tuyến tệp dữ liệu Outlook (.ost) là rất giống với các tệp dữ liệu Outlook (.pst) với một ngoại lệ. Bạn không thể nhập từ hoặc xuất ra tệp dữ liệu Outlook ngoại tuyến (.ost).

  1. Bấm tệp > thiết đặt tài khoản > thiết đặt tài khoản.

  2. Trên tab Tệp dữ liệu , bấm tệp dữ liệu mà bạn muốn nén, sau đó bấm thiết đặt.

  3. Bấm tab nâng cao > Thiết đặt tệp dữ liệu Outlook.

  4. Trong hộp thoại thiết đặt tệp dữ liệu Outlook, bấm Nén ngay sau đó bấm OK.

Lưu ý: Bạn không cần thoát khỏi Outlook sau khi bạn nén tệp tệp dữ liệu Outlook (.ost).

Công cụ Dọn dẹp hộp thư được dùng để xem kích cỡ của hộp thư và thư mục cá nhân của bạn. Bạn cũng có thể lưu trữ mục cũ đến một kho lưu trữ Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) và làm trống thư mục Khoản mục đã xóa của bạn.

  1. Bấm tệp.

  2. Bấm công cụ > công cụ dọn dẹp hộp thư.

  3. Chọn Kích cỡ hộp thư của dạng xem, Tìm các mục cũ hơn, Tìm mục lớn hơn, Kích cỡ các mục đã xóa dạng xem, Khoản mục đã xóa trống thư mục, Xem xung đột kích thướchoặc Trống xung đột để thực hiện mong muốn của bạn nhiệm vụ.

Nếu bạn xóa bỏ mục khỏi tệp dữ liệu Outlook (.pst), tệp được tự động nén lại trong nền khi bạn không dùng máy tính của bạn và Outlook đang chạy. Bạn có thể bắt đầu theo cách thủ công cũng lệnh thu gọn ngay lập tức. Có thể mất vài phút để nén tệp dữ liệu Outlook (.pst).

  1. Bấm tab tệp .

  2. Bấm Thiết đặt tài khoản, sau đó bấm Thiết đặt tài khoản.

  3. Trên tab Tệp dữ liệu , bấm tệp dữ liệu mà bạn muốn nén, sau đó bấm thiết đặt.

  4. Bấm thu gọn bây giờ.

Lưu ý: Bạn không cần thoát khỏi Outlook sau khi bạn nén tệp tệp dữ liệu Outlook (.pst).

Nhiều tài khoản email dùng tệp dữ liệu Outlook ngoại tuyến để lưu trữ dữ liệu. Ngoại tuyến tệp dữ liệu Outlook (.ost) là rất giống với các tệp dữ liệu Outlook (.pst) với một ngoại lệ. Bạn không thể nhập từ hoặc xuất ra tệp dữ liệu Outlook ngoại tuyến (.ost).

  1. Bấm tab tệp .

  2. Bấm Thiết đặt tài khoản, sau đó bấm Thiết đặt tài khoản.

  3. Trên tab Tệp dữ liệu , bấm tệp dữ liệu mà bạn muốn nén, sau đó bấm thiết đặt.

  4. Bấm thu gọn bây giờ.

Lưu ý: Bạn không cần thoát khỏi Outlook sau khi bạn nén tệp tệp dữ liệu Outlook (.ost).

Bạn có thể sử dụng công cụ Dọn dẹp hộp thư , cho phép bạn xem kích cỡ của hộp thư và thư mục cá nhân của bạn. Bạn cũng có thể lưu trữ mục cũ đến kho lưu trữ tệp thư mục cá nhân (.pst) và làm trống thư mục Khoản mục đã xóa của bạn.

  1. Trên menu công cụ , bấm Công cụ dọn dẹp hộp thư.

  2. Chọn Kích cỡ hộp thư của dạng xem, Tìm các mục cũ hơn, Tìm mục lớn hơn, Kích cỡ các mục đã xóa dạng xem, Khoản mục đã xóa trống thư mục, Xem xung đột kích thướchoặc Trống xung đột để thực hiện mong muốn của bạn nhiệm vụ.

Đầu trang

Nếu bạn xóa bỏ mục từ tệp thư mục cá nhân (.pst), tệp được tự động nén lại trong nền khi bạn không dùng máy tính của bạn và Outlook đang chạy. Nếu bạn muốn ngay lập tức giảm kích cỡ tệp, bạn có thể bắt buộc một ép. Quy trình để nén tệp dữ liệu có thể mất vài phút.

  1. Trên menu tệp , bấm Quản lý tệp dữ liệu.

  2. Bấm tệp dữ liệu mà bạn muốn nén, sau đó bấm thiết đặt.

  3. Bấm thu gọn bây giờ.

Lưu ý: Bạn không cần thoát khỏi Outlook sau khi bạn nén tệp .pst.

Đầu trang

Giảm kích cỡ tệp tệp (.ost) ngoại tuyến thư mục có thể cải thiện hiệu suất nếu bạn đã xóa bỏ một số lượng lớn các mục. Quy trình này sẽ không xóa bất kỳ mục nào được lưu trên máy chủ.

  1. Xóa bỏ bất kỳ mục nào mà bạn không muốn giữ, và sau đó làm trống thư mục Khoản mục đã xóa .

  2. Trên menu công cụ , bấm Thiết đặt tài khoản.

  3. Trong danh sách, chọn Microsoft Exchange Server, sau đó bấm thay đổi.

  4. Bấm Thêm thiết đặt.

  5. Bấm tab nâng cao , sau đó bấm Thư mục tệp thiết đặt ngoại tuyến.

  6. Bấm thu gọn bây giờ.

Lưu ý: Bạn không cần thoát khỏi Outlook sau khi bạn nén tệp .ost.

Đầu trang

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×