Giải quyết hoặc xóa liên hệ trùng lặp

Lưu ý:  Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Nếu bạn đã được nhập liên hệ từ nhiều nguồn hoặc kế thừa danh sách liên hệ của người khác, bạn có thể có liên hệ trùng lặp được lưu trữ trong Outlook. Khi bạn nhập liên hệ mới từ một nguồn bên ngoài như iCloud hoặc Gmail, Outlook kiểm tra các mục trùng lặp và cho phép bạn chọn để tạo bản ghi liên hệ mới (trùng lặp) hoặc sáp nhập các liên hệ trùng lặp. Rất tiếc, sau khi đã liên hệ trùng lặp trong thư mục liên hệ của bạn, còn không quy trình tự động để loại bỏ chúng. Tuy nhiên, bạn có thể xuất tất cả các liên hệ của bạn vào một tệp, sau đó nhập lại chúng vào Outlook và tận dụng lợi thế của nhân bản dựng sẵn tính năng kiểm tra. Nếu bạn chỉ có một số liên hệ trùng lặp, bạn có thể sắp xếp danh sách liên hệ của bạn và xóa chúng theo cách thủ công.

Xóa các liên hệ trùng lặp một tại một thời điểm

  1. Bấm Mọi người.

    Chọn biểu tượng người để xem liên hệ của bạn.

  2. Trên ruy-băng, trong nhóm Dạng xem hiện tại , bấm vào góc dưới bên phải của hộp dạng xem, sau đó bấm điện thoại. Đây là dạng xem dễ nhất để sử dụng để xem qua danh sách liên hệ của bạn và xem các mục trùng lặp.

    Nhóm Dạng xem Hiện tại trên tab Trang đầu

  3. Trong danh sách liên hệ, Giữ phím Ctrl và bấm vào mỗi liên hệ bạn muốn xóa.

    Nhấn giữ CTRL và bấm vào mỗi liên hệ bạn muốn xóa.

  4. Khi bạn đã chọn tất cả các mục trùng lặp, hãy nhấn xóa bỏ hoặc Ctrl + D.

Xóa bỏ một số lượng lớn các liên hệ trùng lặp bằng cách sử dụng xuất và nhập

Nếu bạn có một số lượng lớn các liên hệ trùng lặp, xóa bỏ các mục trùng lặp lần lượt có thể tedious và tốn. Cách nhanh nhất để xóa bỏ một số lượng lớn các liên hệ trùng lặp là xuất tệp, rồi nhập chúng vào một thư mục mới. Để tận dụng các tính năng phát hiện trùng lặp trong quy trình nhập của Outlook, hãy dùng các bước sau đây

  1. Bấm Mọi người.

    Chọn biểu tượng người để xem liên hệ của bạn.

  2. Bấm chuột phải vào thư mục liên hệ hiện tại của bạn và chọn Thư mục mới.

    Tạo thư mục liên hệ mới.
  3. Thư mục mới của bạn đặt tên cho, ví dụ Duplicates.

  4. Bấm lại vào thư mục liên hệ chính.

  5. Nhấn Ctrl + A để chọn tất cả các liên hệ của bạn.

  6. Kéo và thả liên hệ của bạn vào thư mục trùng lặp hoặc dùng Ctrl + Shift + V để mở hộp thoại di chuyển đến thư mục và chọn thư mục các mục trùng lặp .

    Di chuyển liên hệ của bạn vào thư mục khác.
  7. Thư mục liên hệ chính của bạn bây giờ sẽ trống.

  8. Bấm Tệp > Mở & Xuất > Nhập/Xuất.

    Lưu ý: Trong Outlook 2010, hãy chọn tệp > mở > xuất và bỏ qua bước 10.

    Chọn nhập/xuất.
  9. Chọn xuất ra tệp.

  10. Chọn dấu phẩy phân tách giá trị (Windows).

  11. Chọn thư mục trùng lặp mà bạn đã tạo trong bước 3.

    Xuất từ thư mục trùng lặp.
  12. Lưu tệp đến nơi bạn có thể tìm thấy nó lại.

  13. Bấm Kết thúc.

Nhập liên hệ của bạn trở lại vào Outlook

  1. Bấm Tệp > Mở & Xuất > Nhập/Xuất.

    Lưu ý: Trong Outlook 2010, hãy chọn tệp > mở > nhập và bỏ qua đến bước 3.

    Chọn nhập/xuất.
  2. Chọn nhập từ chương trình hoặc tệp khác.

  3. Chọn dấu phẩy phân tách giá trị (Windows).

  4. Duyệt để tìm tệp mà bạn đã tạo trong thủ tục trên.

    Chọn tệp để nhập.
  5. Chọn tùy chọn không nhập các mục trùng lặp.

  6. Chọn thư mục liên hệ chính của bạn dưới dạng thư mục đích. Đây là thư mục hiện đang trống.

  7. Chọn Finish.

Sao chép các liên hệ từ thư mục trùng lặp lại vào thư mục liên hệ chính

  1. Chọn thư mục liên hệ trùng lặp .

  2. Bấm một lần một trong các liên hệ trong thư mục, sau đó nhấn Ctrl + A để chọn tất cả các liên hệ.

  3. Di chuyển các liên hệ đã chọn vào thư mục liên hệ chính. Bạn có thể kéo và thả chúng hoặc nhấn Ctrl + Shift + V để sử dụng hộp thoại di chuyển đến thư mục .

  4. Mỗi khi Outlook gặp một liên hệ trùng lặp, bạn sẽ thấy lời nhắc với hai lựa chọn.

    • Chọn Thêm liên hệ mới nếu liên hệ không trùng lặp.

    • Chọn Cập nhật thông tin của liên hệ đã chọn nếu liên hệ trùng lặp.

    Sau khi bạn đã thực hiện lựa chọn của bạn, hãy chọn Cập Nhật. Nếu bạn muốn lặp lại cùng một lựa chọn cho tất cả các liên hệ trùng lặp, hãy chọn Cập Nhật tất cả.

    Chọn những gì bạn muốn thực hiện với liên hệ trùng lặp.
  5. Khi di chuyển vào thư mục quy trình thực hiện xong, bạn có thể xóa bỏ thư mục trùng lặp.

Bạn có hai tùy chọn để giải quyết các liên hệ trùng lặp trong hộp thoại Dò tìm được liên hệ trùng lặp :

Thêm một bản sao dưới dạng một liên hệ mới     Liên hệ mới sẽ được thêm vào thư mục liên hệ của bạn. Ví dụ, nếu bạn tạo một liên hệ với tên Judy Lew, và bạn đã có một liên hệ với tên đó trong thư mục liên hệ của bạn, bạn sẽ có hai liên hệ có tên là Judy Lew. Để phân biệt giữa hai, bạn có thể thêm một cái đầu tên đệm một.

Mẹo: Hiển thị liên hệ của bạn dưới dạng danh thiếp điện tử là một lựa chọn tốt của dạng xem để xem thông tin đủ để phân biệt các liên hệ với các tên trùng lặp.

Cập nhật các thông tin mới từ một liên hệ trùng lặp để hiện có    Outlook sẽ so sánh tất cả các trường có chứa dữ liệu trong các liên hệ trùng lặp và hiện có và sao chép dữ liệu từ liên hệ trùng lặp vào bất kỳ trường nào trong liên hệ hiện có mà có xung đột dữ liệu. Ví dụ, nếu bạn có một liên hệ có tên là Judy Lew với số điện thoại 555-0112, và bạn nhận được một liên hệ trùng lặp với một số điện thoại mới, Outlook sẽ sao chép số mới vào trường thích hợp trong liên hệ hiện có và nguyên tất cả các trường khác.

Các thể loại màu bạn gán cho liên hệ mới và văn bản trong thông báo từ liên hệ mới sẽ không được sao chép vào liên hệ hiện có. Nếu bạn muốn sao chép thông tin này, bạn phải làm theo cách thủ công. Chứng chỉ và nối kết đến các liên hệ trên tab hoạt động sẽ được sao chép từ liên hệ trùng lặp và thêm liên hệ hiện có mà không thay thế thông tin ban đầu. Tuy nhiên, các nối kết trên tab hoạt động cho các mục khác với liên hệ, chẳng hạn như nhiệm vụ và cuộc hẹn, sẽ không được sao chép.

Bất cứ khi nào Outlook Cập nhật dữ liệu trong một liên hệ, một bản sao của liên hệ Ban đầu được lưu trữ trong thư mục Khoản mục đã xóa . Sao chép này có thể dùng nếu bạn cần chuyển đổi thông tin trong liên hệ Ban đầu.

Nếu bạn đã nhập liên hệ vào Outlook bằng cách sử dụng cùng một tên hoặc địa chỉ email đã hiện hữu sẵn trong thư mục liên hệ của bạn, và bạn đã chọn tùy chọn cho phép tạo trùng lặp trong nhập và xuất các hướng dẫn, bạn có thể có không mong muốn dữ liệu trùng lặp của một số hoặc tất cả các liên hệ mà bạn đã nhập.

Xóa các liên hệ trùng lặp không mong muốn là một quá trình theo cách thủ công, nhưng sau đây là cách dễ nhất để thực hiện.

  1. Trong liên hệ, hãy chọn thư mục liên hệ có liên hệ trùng lặp.

  2. Trong Ngăn Dẫn hướng, dưới Dạng xem hiện tại, bấm Danh sách điện thoại. Đây là dạng xem tốt nhất để xem qua danh sách liên hệ của bạn và xem các liên hệ trùng lặp. Bây giờ bạn có thể sắp xếp danh sách theo ngày sửa đổi và nhóm các mục trùng lặp lại với nhau.

  3. Trên menu Dạng xem, trỏ đến Dạng xem Hiện tại, rồi bấm vào Tùy chỉnh Dạng xem Hiện tại.

  4. Bấm trường, chọn sửa đổi trong danh sách trường sẵn có , sau đó bấm Thêm.

  5. Bấm Di chuyển lên cho đến khi sửa đổi ở phía trên cùng của danh sách Hiển thị các trường này theo thứ tự này .

  6. Bấm OK hai lần.

  7. Trong danh sách liên hệ, Giữ phím CTRL trong khi bạn chọn mỗi liên hệ trùng lặp.

  8. Khi bạn đã chọn tất cả các liên hệ trùng lặp, hãy nhấn DELETE.

Lưu ý: Nếu bạn không muốn liên hệ trùng lặp khi bạn nhập liên hệ vào Outlook, chọn tùy chọn không nhập các mục trùng lặp hoặc tùy chọn thay thế trùng lặp với các mục nhập trong nhập và xuất các hướng dẫn.

  • Không nhập các mục trùng lặp Dữ liệu hiện có được giữ, và thông tin trùng lặp trong Tệp Thư mục Riêng (.pst) không được sao chép vào thư mục liên hệ .

  • Thay thế trùng lặp với các mục nhập Dữ liệu hiện có trong thư mục liên hệ được thay thế bằng thông tin trong tệp .pst được nhập.

Nếu bạn đang lưu nhiều liên hệ vào Outlook, quy trình có thể nhanh hơn nếu bạn không sử dụng tính năng phát hiện trùng lặp. Để tắt tính năng này, hãy làm như sau:

  1. Trên menu Công cụ, bấm vào Tùy chọn.

  2. Bấm Tùy chọn liên hệ, sau đó xóa hộp kiểm kiểm tra liên hệ trùng lặp .

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×