Giúp email Outlook của bạn dễ truy nhập cho người Khuyết tật

Giúp email Outlook của bạn dễ truy nhập cho người Khuyết tật

Chủ đề này cung cấp cho bạn hướng dẫn từng bước để giúp thư email của bạn dễ truy nhập với người khuyết tật.

Hình ảnh email về buổi giao lưu ngoại khóa của nhóm nghiên cứu vào 09 Tháng Sáu. Email bao gồm tờ rơi sự kiện, chứa ảnh và địa chỉ địa điểm diễn ra hội thảo.

Người bị khiếm thị hoặc có thị lực kém có thể hiểu email của bạn dễ dàng hơn nếu bạn cân nhắc tạo email bằng trợ năng.

Windows: Các phương pháp tốt nhất để giúp email Outlook dễ truy nhập

Bảng sau đây bao gồm các phương pháp chính tốt nhất để tạo email Outlook dễ truy nhập với người khuyết tật.

Nội dung cần khắc phục

Lý do cần sửa

Cách thức sửa

Bao gồm văn bản thay thế với toàn bộ hình ảnh trực quan.

Nội dung trực quan bao gồm ảnh, đồ họa SmartArt, hình, nhóm, biểu đồ, đối tượng nhúng, chữ viết tay và video.

Văn bản thay thế giúp những người không thấy được màn hình hiểu rõ nội dung quan trọng trong hình ảnh và các hình ảnh trực quan khác.

Để tìm văn bản thay thế bị thiếu, sử dụng Bộ kiểm tra Trợ năng.

Tránh sử dụng văn bản trong hình ảnh làm phương pháp duy nhất để truyền tải thông tin quan trọng. Nếu bạn phải sử dụng hình ảnh có chứa văn bản, hãy lặp lại văn bản đó trong tài liệu. Trong văn bản thay thế, mô tả ngắn gọn về hình ảnh và đề cập đến sự tồn tại của văn bản, cũng như mục đích của văn bản.

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh trực quan trong Office 365

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh trực quan trong Office 2019

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh trực quan trong Office 2016

Thêm văn bản siêu kết nối có ý nghĩa và Mách nước.

Người sử dụng bộ đọc màn hình đôi khi sẽ quét danh sách liên kết. Các liên kết cần truyền tải thông tin rõ ràng và chính xác về đích. Ví dụ: thay vì liên kết tới văn bản Bấm vào đây, hãy đưa vào toàn bộ tiêu đề trang đích.

Mẹo: Bạn cũng có thể thêm Mách nước xuất hiện khi con trỏ di chuột qua văn bản hoặc hình ảnh có chứa siêu kết nối.

Thêm văn bản siêu kết nối và Mách nước

Đảm bảo rằng màu không phải là phương tiện duy nhất để truyền đạt thông tin.

Những người khiếm thị, có thị lực kém hoặc mù màu có thể không thấy được ý nghĩa được truyền tải qua các màu cụ thể.

Ví dụ: thêm định dạng gạch dưới cho văn bản siêu kết nối được mã hóa bằng màu để những người mù màu biết rằng văn bản được liên kết ngay cả khi họ không thể nhìn thấy màu đó. Đối với đầu đề, cân nhắc thêm đậm hoặc sử dụng phông chữ lớn hơn.

Sử dụng định dạng phông chữ dễ truy nhập

Màu văn bản và màu nền phải đủ độ tương phản.

Văn bản trong email cần phải dễ đọc ở chế độ Tương phản Cao để mọi người, kể cả người khiếm thị, đều có thể thấy rõ văn bản.

Ví dụ: sử dụng màu sáng hoặc bảng phối màu có độ tương phản cao ở các đầu đối lập của phổ màu. Bảng phối màu đen và trắng giúp những người bị mù màu dễ dàng phân biệt văn bản và hình.

Để tìm độ tương phản màu không đủ, hãy sử dụng bộ kiểm tra trợ năng.

Sử dụng màu phông dễ truy nhập

Sử dụng cỡ phông lớn hơn (11 điểm trở lên), phông chữ sans-serif và đủ khoảng trắng.

Những người mắc chứng khó đọc mô tả họ thấy văn bản "lộn xộn" trên một trang (việc nén một dòng văn bản vào dòng bên dưới). Họ thường thấy văn bản dính vào nhau hoặc bị biến dạng.

Đối với những người mắc chứng khó đọc hoặc có thị lực kém, hãy giảm tải việc đọc. Ví dụ: họ có thể hưởng lợi từ các phông chữ sans serif quen thuộc, như Arial hoặc Calibri. Tránh sử dụng toàn bộ chữ viết hoa và quá nhiều chữ nghiêng hay gạch chân. Đưa vào nhiều khoảng trắng giữa các câu và đoạn văn.

Sử dụng định dạng phông chữ trợ năng

Điều chỉnh khoảng cách giữa các câu và đoạn văn

Sử dụng đầu đề và kiểu tích hợp sẵn.

Để đặt sẵn thứ tự tab và giúp bộ đọc màn hình dễ dàng đọc email của bạn, sử dụng thứ tự đầu đề theo lô-gic và các công cụ định dạng tích hợp sẵn trong Outlook.

Ví dụ: sắp xếp các đầu đề theo thứ tự lô-gic được quy định. Sử dụng Đầu đề 1, Đầu đề 2, rồi đến Đầu đề 3, thay vì Đầu đề 3, Đầu đề 1, rồi Đầu đề 2. Đồng thời, sắp xếp thông tin trong email thành các cụm nhỏ. Tốt nhất là mỗi đầu đề chỉ bao gồm một vài đoạn văn.

Sử dụng định dạng phông chữ dễ truy nhập

Sử dụng các kiểu danh sách dấu đầu dòng

Sử dụng danh sách có thứ tự

Sử dụng cấu trúc bảng đơn giản, rồi xác định thông tin tiêu đề cột.

Bộ đọc màn hình theo dõi vị trí của mình trong bảng bằng cách đếm các ô trong bảng. Nếu bảng được lồng bên trong một bảng khác hoặc nếu một ô bị phối hoặc tách, bộ đọc màn hình sẽ không thể đếm tiếp và không cung cấp được thông tin hữu dụng về bảng sau điểm đó. Các ô trống trong bảng cũng có thể gây hiểu nhầm cho người sử dụng bộ đọc màn hình, khiến họ cho rằng bảng đã kết thúc.

Để đảm bảo bảng không chứa ô tách, ô được sáp nhập hoặc bảng lồng nhau, hãy sử dụng bộ kiểm tra trợ năng.

Bộ đọc màn hình cũng sử dụng thông tin tiêu đề để xác định các hàng và cột.

Sử dụng tiêu đề bảng

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh trực quan trong Office 365

Các quy trình sau mô tả cách thêm văn bản thay thế vào hình ảnh trực quan trong email Outlook của bạn trong Office 365:

Lưu ý: Đối với nội dung âm thanh và video, ngoài văn bản thay thế còn bao gồm phụ đề chi tiết cho những người khiếm thính hoặc lãng tai.

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh, chẳng hạn như ảnh, ảnh chụp màn hình, biểu tượng, video và mẫu 3D để bộ đọc màn hình có thể đọc văn bản nhằm mô tả hình ảnh cho những người dùng không thể nhìn thấy hình ảnh.

  1. Bấm chuột phải vào hình ảnh.

  2. Chọn Chỉnh sửa văn bản thay thế. Ngăn Văn bản thay thế mở ra phía bên phải nội dung tài liệu.

    Menu ngữ cảnh trên hình ảnh đã chọn
  3. Nhập 1-2 câu để mô tả hình ảnh và ngữ cảnh cho những người không thể xem được.

    Ngăn Văn bản thay thế

Thêm văn bản thay thế vào hình hoặc đồ họa SmartArt

  1. Bấm chuột phải vào hình hoặc đồ họa SmartArt.

    Mẹo: Bạn phải bấm chuột phải vào vị trí nào đó bên trong khung bao quanh toàn bộ hình hoặc đồ họa SmartArt, chứ không phải bên trong một trong số các phần của hình hoặc đồ họa đó.

  2. Chọn Chỉnh sửa văn bản thay thế. Ngăn Văn bản thay thế mở ra phía bên phải nội dung tài liệu.

    Menu ngữ cảnh cho hình
  3. Nhập 1-2 câu để mô tả hình hoặc đồ họa SmartArt và ngữ cảnh cho những người không thể xem được.

    Ngăn Văn bản thay thế cho hình

Thêm văn bản thay thế vào biểu đồ

  1. Bấm chuột phải vào biểu đồ.

    Mẹo: Bạn phải bấm chuột phải vào vị trí nào đó bên trong khung bao quanh toàn bộ biểu đồ, chứ không phải bên trong một trong số các phần của biểu đồ đó.

  2. Chọn Chỉnh sửa văn bản thay thế. Ngăn Văn bản thay thế mở ra phía bên phải nội dung tài liệu.

    Menu ngữ cảnh cho biểu đồ
  3. Nhập 1-2 câu để mô tả biểu đồ và ngữ cảnh cho những người không thể xem được.

    Ngăn Văn bản thay thế cho biểu đồ

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh trực quan trong Office 2019

Các quy trình sau đây mô tả cách thêm văn bản thay thế vào hình ảnh trực quan trong email Outlook của bạn trong Office 2019:

Lưu ý: Đối với nội dung âm thanh và video, ngoài văn bản thay thế còn bao gồm phụ đề chi tiết cho những người khiếm thính hoặc lãng tai.

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh, chẳng hạn như ảnh, ảnh chụp màn hình, biểu tượng, video và mẫu 3D để bộ đọc màn hình có thể đọc văn bản nhằm mô tả hình ảnh cho những người dùng không thể nhìn thấy hình ảnh.

  1. Bấm chuột phải vào hình ảnh.

  2. Chọn Chỉnh sửa văn bản thay thế. Ngăn Văn bản thay thế mở ra phía bên phải nội dung tài liệu.

    Menu ngữ cảnh trên hình ảnh đã chọn
  3. Nhập 1-2 câu để mô tả hình ảnh và ngữ cảnh cho những người không thể xem được.

    Ngăn Văn bản thay thế

Thêm văn bản thay thế vào hình hoặc đồ họa SmartArt

  1. Bấm chuột phải vào hình hoặc đồ họa SmartArt.

    Mẹo: Bạn phải bấm chuột phải vào vị trí nào đó bên trong khung bao quanh toàn bộ hình hoặc đồ họa SmartArt, chứ không phải bên trong một trong số các phần của hình hoặc đồ họa đó.

  2. Chọn Chỉnh sửa văn bản thay thế. Ngăn Văn bản thay thế mở ra phía bên phải nội dung tài liệu.

    Menu ngữ cảnh cho hình
  3. Nhập 1-2 câu để mô tả hình hoặc đồ họa SmartArt và ngữ cảnh cho những người không thể xem được.

    Ngăn Văn bản thay thế cho hình

Thêm văn bản thay thế vào biểu đồ

  1. Bấm chuột phải vào biểu đồ.

    Mẹo: Bạn phải bấm chuột phải vào vị trí nào đó bên trong khung bao quanh toàn bộ biểu đồ, chứ không phải bên trong một trong số các phần của biểu đồ đó.

  2. Chọn Chỉnh sửa văn bản thay thế. Ngăn Văn bản thay thế mở ra phía bên phải nội dung tài liệu.

    Menu ngữ cảnh cho biểu đồ
  3. Nhập 1-2 câu để mô tả biểu đồ và ngữ cảnh cho những người không thể xem được.

    Ngăn Văn bản thay thế cho biểu đồ

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh trực quan trong Office 2016

Các quy trình sau mô tả cách thêm văn bản thay thế vào hình ảnh trực quan trong email Outlook của bạn:

Lưu ý: Chúng tôi khuyên bạn chỉ nên đặt văn bản vào trường mô tả và để trống tiêu đề. Thao tác này sẽ cung cấp trải nghiệm tốt nhất với hầu hết các bộ đọc màn hình chính, gồm cả Trình tường thuật. Đối với nội dung âm thanh và video, ngoài văn bản thay thế còn bao gồm phụ đề chi tiết cho những người khiếm thính hoặc lãng tai.

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh, chẳng hạn như ảnh và ảnh chụp màn hình để bộ đọc màn hình có thể đọc văn bản để mô tả hình ảnh cho những người dùng không thể nhìn thấy hình ảnh.

  1. Bấm chuột phải vào hình ảnh.

  2. Chọn Định dạng Ảnh > Bố trí & Thuộc tính.

  3. Chọn Văn bản Thay thế.

  4. Nhập mô tả và tiêu đề.

    Mẹo: Đưa thông tin quan trọng nhất vào dòng đầu tiên và ngắn gọn nhất có thể.

Ảnh chụp màn hình vùng Văn bản Thay thế của ngăn Định dạng Ảnh mô tả hình ảnh đã chọn

Thêm văn bản thay thế vào đồ họa SmartArt

  1. Bấm chuột phải vào đồ họa SmartArt.

  2. Chọn Định dạng Đối tượng > Tùy chọn Hình> Bố trí & Thuộc tính.

  3. Chọn Văn bản Thay thế.

  4. Nhập mô tả và tiêu đề.

    Mẹo: Đưa thông tin quan trọng nhất vào dòng đầu tiên và ngắn gọn nhất có thể.

Ảnh chụp màn hình vùng Văn bản Thay thế của ngăn Định dạng Hình mô tả đồ họa SmartArt đã chọn

Thêm văn bản thay thế vào hình

Thêm văn bản thay thế vào hình, gồm các hình trong đồ họa SmartArt.

  1. Bấm chuột phải vào hình.

  2. Chọn Định dạng Hình > Bố trí & Thuộc tính.

  3. Chọn Văn bản Thay thế.

  4. Nhập mô tả và tiêu đề.

    Mẹo: Đưa thông tin quan trọng nhất vào dòng đầu tiên và ngắn gọn nhất có thể.

Ảnh chụp màn hình vùng Văn bản Thay thế của ngăn Định dạng Hình mô tả hình đã chọn

Thêm văn bản thay thế vào biểu đồ

  1. Bấm chuột phải vào biểu đồ.

  2. Chọn Định dạng Vùng Biểu đồ > Tùy chọn Biểu đồ> Bố trí & Thuộc tính.

  3. Chọn Văn bản Thay thế.

  4. Nhập mô tả và tiêu đề.

    Mẹo: Đưa thông tin quan trọng nhất vào dòng đầu tiên và ngắn gọn nhất có thể.

Ảnh chụp màn hình vùng Văn bản Thay thế trong ngăn Định dạng Vùng Biểu đồ mô tả biểu đồ đã chọn

Giúp siêu kết nối, văn bản và bảng dễ truy nhập

Các quy trình sau đây mô tả cách giúp siêu kết nối, văn bản và bảng trong email Outlook trở nên dễ truy nhập.

Thêm văn bản siêu kết nối và Mách nước

  1. Chọn văn bản bạn muốn thêm siêu kết nối, rồi bấm chuột phải vào đó.

  2. Chọn Liên kết. Văn bản bạn đã chọn được hiển thị trong hộp văn bản Hiển thị . Đây là văn bản siêu kết nối.

  3. Nếu cần, hãy thay đổi văn bản siêu kết nối. Trong hộp Địa chỉ, nhập URL đích.

  4. Chọn nút Mách nước, rồi trong hộp Văn bản Mách nước, nhập Mách nước.

Mẹo: Nếu tiêu đề trên trang đích của siêu kết nối cung cấp một bản tóm tắt chính xác nội dung trên trang, hãy dùng bản tóm tắt đó cho văn bản siêu kết nối. Ví dụ: văn bản siêu kết nối này khớp với tiêu đề trên trang đích: Mẫu và Chủ đề dành cho Office Online.

Ảnh chụp màn hình hộp thoại Chèn Siêu kết nối

Sử dụng định dạng phông chữ trợ năng

  1. Chọn văn bản của bạn.

  2. Chọn tab Định dạng Văn bản.

  3. Trong nhóm Phông chữ cung cấp tùy chọn cho loại, cỡ, kiểu và màu phông, chọn lựa chọn định dạng của bạn.

Nhóm phông chữ định dạng văn bản trong Outlook cho Windows

Sử dụng màu phông trợ năng

Để đảm bảo văn bản hiển thị tốt ở chế độ Tương phản Cao, sử dụng cài đặt Tự động cho màu phông.

  1. Chọn văn bản của bạn.

  2. Chọn thư > màu phông.

  3. Chọn Tự động.

Ảnh chụp màn hình Cài đặt màu tự động cho phông chữ

Sử dụng các kiểu danh sách dấu đầu dòng

Tạo danh sách dấu đầu dòng bằng nút Dấu đầu dòng.

  1. Đặt con trỏ ở vị trí bất kỳ trong email của bạn.

  2. Chọn tab Định dạng Văn bản.

  3. Trong nhóm Đoạn văn, chọn nút Dấu đầu dòng.

  4. Nhập từng mục dấu đầu dòng vào danh sách dấu đầu dòng.

Ảnh chụp màn hình tùy chọn kiểu dấu đầu dòng

Sử dụng danh sách có thứ tự

Tạo các bước tuần tự bằng nút Đánh số.

  1. Đặt con trỏ ở vị trí bất kỳ trong email của bạn.

  2. Chọn tab Định dạng Văn bản.

  3. Trong nhóm Đoạn văn, chọn nút Đánh số.

  4. Nhập các bước tuần tự.

Ảnh chụp màn hình tùy chọn kiểu đánh số

Điều chỉnh khoảng cách giữa các câu và đoạn văn

Tăng hoặc giảm khoảng trắng giữa các câu và đoạn văn.

  1. Chọn văn bản của bạn.

  2. Chọn tab Định dạng Văn bản.

  3. Trong nhóm đoạn văn , ở góc dưới bên phải của nhóm, chọn nút công cụ khởi động hộp thoại. Hộp thoại Đoạn văn mở ra, hiển thị tab Thụt lề và Giãn cách.

  4. Bên dưới mục Giãn cách, chọn các tùy chọn giãn cách bạn muốn.

Ảnh chụp màn hình hộp thoại Đoạn văn

Sử dụng tiêu đề bảng

Xác định hàng tiêu đề trong bảng.

  1. Đặt con trỏ ở vị trí bất kỳ trong bảng.

  2. Trên tab thiết kế bảng , trong nhóm kiểu bảng , chọn hộp kiểm hàng tiêu đề .

  3. Nhập đầu đề cột của bạn.

Nhóm kiểu bảng thiết kế bảng Outlook cho Windows

Yêu cầu email trợ năng

Để người gửi biết rằng bạn muốn nhận được nội dung trợ năng.

  1. Để truy nhập tài khoản của bạn trên web, trong Outlook, chọn Tệp > Thông tin, rồi trong mục Cài đặt Tài khoản, bấm vào liên kết bên dưới mục Truy nhập tài khoản này trên web.

  2. Trong Outlook trên web, để đi tới mục Cài đặt Trợ năng, chọn Biểu tượng Thiết đặt > Thư > Chung > Cài đặt trợ năng.

  3. Để yêu cầu nội dung trợ năng, chọn hộp kiểm Yêu cầu người gửi gửi nội dung trợ năng.

Xem thêm

Cải thiện khả năng truy cập với Bộ kiểm tra trợ năng

Quy tắc đối với Bộ kiểm tra trợ năng

Giúp người Khuyết tật dễ dàng truy nhập tài liệu Word của bạn

Giúp người Khuyết tật dễ dàng truy nhập tài liệu Excel của bạn

Làm cho bản trình bày PowerPoint của bạn dễ truy nhập cho người Khuyết tật

Ứng dụng iOS: Các phương pháp tốt nhất để giúp email Outlook dễ truy nhập

Bảng sau đây bao gồm các phương pháp chính tốt nhất để tạo email Outlook cho iOS dễ truy nhập cho người khuyết tật.

Nội dung cần sửa

Lý do cần sửa

Cách sửa

Bao gồm văn bản thay thế với ảnh.

Văn bản thay thế giúp những người không thấy được màn hình sẽ hiểu nội dung quan trọng trong hình ảnh, cùng các hình ảnh trực quan khác.

Tránh sử dụng văn bản trong hình ảnh làm phương pháp duy nhất để truyền tải thông tin quan trọng. Nếu bạn phải sử dụng hình ảnh kèm theo văn bản, hãy nhắc lại văn bản đó trong tài liệu. Trong văn bản thay thế, mô tả ngắn gọn hình ảnh và đề cập đến sự tồn tại của văn bản, cùng mục đích của văn bản.

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh

Thêm văn bản siêu kết nối có ý nghĩa.

Người sử dụng bộ đọc màn hình đôi khi nhìn lướt qua danh sách liên kết. Các liên kết cần truyền tải thông tin rõ ràng và chính xác về đích. Ví dụ: thay vì liên kết tới văn bản Bấm vào đây, hãy đưa vào toàn bộ tiêu đề trang đích.

Thêm văn bản siêu kết nối

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh, chẳng hạn như ảnh và ảnh chụp màn hình để bộ đọc màn hình có thể đọc văn bản nhằm mô tả hình ảnh cho những người đọc không thể nhìn thấy hình ảnh.

  1. Trong email bạn đang soạn, nhấn đúp vào hình ảnh để mở menu ngữ cảnh.

  2. Trong menu ngữ cảnh, hãy gõ nhẹ vào nút văn bản thay thế.

  3. Nhập mô tả.

    Mẹo: Đưa vào thông tin quan trọng nhất trong dòng đầu tiên và ngắn gọn nhất có thể.

  4. Để thêm văn bản và thoát khỏi hộp thoại, nhấn OK.

Văn bản Thay thế cho menu hình ảnh trong Outlook for iOS

Thêm văn bản siêu kết nối

Thêm văn bản siêu kết nối có ý nghĩa để giúp người dùng bộ đọc màn hình dễ dàng xem lướt qua email của bạn để biết các liên kết.

  1. Trong email bạn đang soạn, chọn văn bản bạn muốn thêm siêu kết nối.

  2. Để mở menu ngữ cảnh, nhấn vào văn bản đã chọn.

  3. Nếu cần thiết, ở phần cuối của menu, nhấn Nút Thêm cho đến khi nút Thêm Liên kết được hiển thị. Nhấn nút Thêm Liên kết.

  4. Nếu cần thiết, thay đổi văn bản siêu kết nối trong trường Văn bản.

  5. Trong trường Liên kết, nhập URL đích.

  6. Để chèn siêu kết nối, nhấn Nút Xong .

Mẹo: Nếu tiêu đề trên trang đích của siêu kết nối cung cấp một bản tóm tắt chính xác nội dung trên trang, hãy dùng bản tóm tắt đó cho văn bản siêu kết nối. Ví dụ: văn bản siêu kết nối này khớp với tiêu đề trên trang đích: Mẫu và Chủ đề dành cho Office Online.

Hình ảnh menu Thêm liên kết

Xem thêm

Quy tắc đối với Bộ kiểm tra Trợ năng

Giúp người Khuyết tật dễ dàng truy nhập tài liệu Word của bạn

Giúp người Khuyết tật dễ dàng truy nhập tài liệu Excel của bạn

Làm cho bản trình bày PowerPoint của bạn dễ truy nhập cho người Khuyết tật

Ứng dụng Android: Các phương pháp tốt nhất để giúp email Outlook dễ truy nhập

Bảng sau bao gồm phương pháp chính tốt nhất để tạo email Outlook cho Android dễ truy nhập cho người khuyết tật.

Nội dung cần sửa

Lý do cần sửa

Cách sửa

Bao gồm văn bản thay thế với ảnh.

Văn bản thay thế giúp những người không thấy được màn hình sẽ hiểu nội dung quan trọng trong hình ảnh, cùng các hình ảnh trực quan khác.

Tránh sử dụng văn bản trong hình ảnh làm phương pháp duy nhất để truyền tải thông tin quan trọng. Nếu bạn phải sử dụng hình ảnh kèm theo văn bản, hãy nhắc lại văn bản đó trong tài liệu. Trong văn bản thay thế, mô tả ngắn gọn hình ảnh và đề cập đến sự tồn tại của văn bản, cùng mục đích của văn bản.

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh

Thêm văn bản siêu kết nối có ý nghĩa.

Người sử dụng bộ đọc màn hình đôi khi nhìn lướt qua danh sách liên kết. Các liên kết cần truyền tải thông tin rõ ràng và chính xác về đích. Ví dụ: thay vì liên kết tới văn bản Bấm vào đây, hãy đưa vào toàn bộ tiêu đề trang đích.

Thêm văn bản siêu kết nối

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh, chẳng hạn như ảnh và ảnh chụp màn hình để bộ đọc màn hình có thể đọc văn bản nhằm mô tả hình ảnh cho những người đọc không thể nhìn thấy hình ảnh.

  1. Trong email bạn đang soạn, nhấn đúp vào hình ảnh để mở menu ngữ cảnh.

  2. Trong menu ngữ cảnh, hãy gõ nhẹ vào nút văn bản thay thế.

  3. Nhập mô tả.

    Mẹo: Đưa vào thông tin quan trọng nhất trong dòng đầu tiên và ngắn gọn nhất có thể.

  4. Để thêm văn bản và thoát khỏi hộp thoại, Hãygõ nhẹ vào lưu.

Hộp thoại văn bản thay thế trong Outlook cho Android

Thêm văn bản siêu kết nối

Thêm văn bản siêu kết nối có ý nghĩa để giúp người dùng bộ đọc màn hình dễ dàng xem lướt qua email của bạn để biết các liên kết.

  1. Trong email bạn đang soạn, chọn văn bản bạn muốn thêm siêu kết nối. Menu ngữ cảnh sẽ mở ra.

  2. Nhấn nút THÊM LIÊN KẾT.

  3. Nếu cần thiết, thay đổi văn bản siêu kết nối trong trường Văn bản để hiển thị.

  4. Trong trường Liên kết, nhập URL đích.

  5. Để chèn siêu kết nối, nhấn nút LƯU.

Mẹo: Nếu tiêu đề trên trang đích của siêu kết nối cung cấp một bản tóm tắt chính xác nội dung trên trang, hãy dùng bản tóm tắt đó cho văn bản siêu kết nối. Ví dụ: văn bản siêu kết nối này khớp với tiêu đề trên trang đích: Mẫu và Chủ đề dành cho Office Online.

Hộp thoại văn bản siêu kết nối Outlook cho Android

Xem thêm

Quy tắc đối với Bộ kiểm tra Trợ năng

Giúp người Khuyết tật dễ dàng truy nhập tài liệu Word của bạn

Giúp người Khuyết tật dễ dàng truy nhập tài liệu Excel của bạn

Làm cho bản trình bày PowerPoint của bạn dễ truy nhập cho người Khuyết tật

Web: Các phương pháp tốt nhất để giúp email Outlook dễ truy nhập

Bảng sau đây bao gồm các phương pháp chính tốt nhất để tạo email Outlook dễ truy nhập với người khuyết tật.

Lưu ý: Chúng tôi hiện đang cập nhật Outlook.office.com (Outlook trên Web). Một số người hiện đã đang sử dụng Outlook mới, với những người còn lại, phiên bản cổ điển sẽ là trải nghiệm mặc định cho tới khi chúng tôi hoàn tất việc cập nhật. Để biết thêm thông tin, hãy đi tới mục Nhận trợ giúp về Outlook trên web mới. Do các hướng dẫn trong chủ đề này áp dụng cho trải nghiệm mới, chúng tôi khuyên bạn nên chuyển từ trải nghiệm cổ điển sang Outlook mới. Để chuyển sang Outlook mới, hãy chuyển đổi khóa chuyển ở góc trên bên phải để thử Outlook mới.

Nội dung cần sửa

Lý do cần sửa

Cách thức sửa

Bao gồm văn bản thay thế với toàn bộ hình ảnh trực quan.

Văn bản thay thế giúp những người không thấy được màn hình hiểu nội dung quan trọng trong hình ảnh và các hình ảnh trực quan khác.

Để tìm văn bản thay thế bị thiếu, sử dụng Bộ kiểm tra Trợ năng.

Tránh sử dụng văn bản trong hình ảnh làm phương pháp duy nhất để truyền tải thông tin quan trọng. Nếu bạn phải sử dụng hình ảnh có chứa văn bản, hãy lặp lại văn bản đó trong tài liệu. Trong văn bản thay thế, mô tả ngắn gọn về hình ảnh và đề cập đến sự tồn tại của văn bản, cũng như mục đích của văn bản.

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh

Thêm văn bản siêu kết nối có ý nghĩa.

Người sử dụng bộ đọc màn hình đôi khi nhìn lướt qua danh sách liên kết. Các liên kết cần truyền tải thông tin rõ ràng và chính xác về đích. Ví dụ: thay vì liên kết tới văn bản Bấm vào đây, hãy đưa vào toàn bộ tiêu đề trang đích.

Giúp siêu kết nối và văn bản dễ truy nhập

Đảm bảo rằng màu sắc không phải là phương tiện duy nhất để truyền tải thông tin.

Những người khiếm thị, có thị lực kém hoặc mù màu có thể không thấy được ý nghĩa được truyền tải qua các màu cụ thể.

Ví dụ: thêm định dạng gạch dưới cho văn bản siêu kết nối được mã hóa bằng màu để những người mù màu biết rằng văn bản được liên kết ngay cả khi họ không thể nhìn thấy màu đó. Đối với đầu đề, cân nhắc thêm đậm hoặc sử dụng phông chữ lớn hơn.

Sử dụng định dạng phông chữ dễ truy nhập

Sử dụng màu phông dễ truy nhập

Màu văn bản và màu nền phải đủ độ tương phản.

Văn bản trong email của bạn cần đọc được ở chế độ Tương phản Cao để mọi người, kể cả người khiếm thị, đều có thể xem được văn bản.

Để tìm độ tương phản màu không đủ, hãy sử dụng bộ kiểm tra trợ năng.

Ví dụ: sử dụng màu sáng hoặc bảng phối màu có độ tương phản cao ở các đầu đối lập của phổ màu. Bảng phối màu đen và trắng giúp những người bị mù màu dễ dàng phân biệt văn bản và hình.

Sử dụng định dạng phông chữ dễ truy nhập

Sử dụng cỡ phông lớn hơn (11 điểm trở lên), phông chữ sans-serif và đủ khoảng trắng.

Những người mắc chứng khó đọc mô tả họ thấy văn bản "lộn xộn" trên một trang (việc nén một dòng văn bản vào dòng bên dưới). Họ thường thấy văn bản dính vào nhau hoặc bị biến dạng.

Đối với những người mắc chứng khó đọc hoặc có thị lực kém, hãy giảm tải việc đọc. Ví dụ: họ có thể hưởng lợi từ các phông chữ sans serif quen thuộc, như Arial hoặc Calibri. Tránh sử dụng toàn bộ chữ viết hoa và quá nhiều chữ nghiêng hay gạch chân. Đưa vào nhiều khoảng trắng giữa các câu và đoạn văn.

Sử dụng định dạng phông chữ dễ truy nhập

Sử dụng đầu đề và kiểu tích hợp sẵn.

Để đặt sẵn thứ tự tab và tạo điều kiện thuận lợi cho bộ đọc màn hình đọc email, sử dụng thứ tự đầu đề theo lô-gic và các công cụ định dạng tích hợp sẵn trong Outlook.

Ví dụ: sắp xếp các đầu đề theo thứ tự lô-gic được quy định. Sử dụng Đầu đề 1, Đầu đề 2, rồi đến Đầu đề 3, thay vì Đầu đề 3, Đầu đề 1, rồi Đầu đề 2. Đồng thời, sắp xếp thông tin trong email thành các cụm nhỏ. Tốt nhất là mỗi đầu đề chỉ bao gồm một vài đoạn văn.

Sử dụng định dạng phông chữ trợ năng

Sử dụng danh sách dấu đầu dòng

Sử dụng danh sách có thứ tự

Sử dụng cấu trúc bảng đơn giản.

Bộ đọc màn hình sẽ duy trì theo dõi vị trí của mình trong bảng bằng cách đếm các ô trong bảng. Nếu bảng được lồng bên trong một bảng khác hoặc nếu một ô bị phối hoặc tách, bộ đọc màn hình sẽ không thể đếm tiếp và không cung cấp được thông tin hữu dụng về bảng sau điểm đó. Các ô trống trong bảng cũng có thể gây hiểu nhầm cho người sử dụng bộ đọc màn hình, khiến họ cho rằng bảng đã kết thúc.

Để đảm bảo bảng không chứa ô tách, ô được sáp nhập hoặc bảng lồng nhau, hãy sử dụng bộ kiểm tra trợ năng.

Chèn bảng đơn giản

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh, chẳng hạn như ảnh và ảnh chụp màn hình để bộ đọc màn hình có thể đọc văn bản để mô tả hình ảnh cho những người dùng không thể nhìn thấy hình ảnh.

  1. Khi bạn đang soạn email, hãy chọn một hình ảnh trong nội dung thư.

  2. Để hiển thị thanh công cụ định dạng, hãy chọn Hiển thị nút tùy chọn định dạng trong Outlook trên web. (Hiển thị các tùy chọn định dạng), nếu cần.

  3. Trong thanh công cụ, hãy chọn Thêm nút văn bản thay thế trên thanh công cụ định dạng trong Outlook trên web. (Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh).

  4. Nhập mô tả cho hình ảnh.

Hộp thoại văn bản thay thế trong Outlook trên web.

Giúp siêu kết nối và văn bản dễ truy nhập

Các quy trình sau đây mô tả cách giúp siêu kết nối, văn bản và bảng trong email Outlook trở nên dễ truy nhập.

Thêm văn bản siêu kết nối có ý nghĩa

Thay vì hiển thị URL dưới dạng văn bản liên kết, hãy nhập văn bản siêu kết nối có ý nghĩa.

  1. Khi bạn đang soạn email, hãy nhập văn bản liên kết có ý nghĩa trong nội dung thư.

  2. Chọn văn bản liên kết, rồi nhấn Ctrl+K. Hộp thoại Chèn liên kết sẽ mở ra.

  3. Trong trường văn bản địa chỉ web (URL) , hãy nhập URL đích, rồi chọn OK.

    Hộp thoại siêu kết nối trong Outlook trên web.

Sử dụng xem trước liên kết

Khi bạn thêm một URL vào email trong Outlook.com hoặc Outlook trên web, hoặc khi bạn nhận được một email với một URL trong nội dung, bạn sẽ thấy một bản xem trước giàu có bao gồm một liên kết tiêu đề, ảnh hình thu nhỏ và mô tả của liên kết. Điều này được gọi là một bản xem trước liên kết và nó được bật theo mặc định.

Để bật tính năng xem trước của liên kết:

  1. Ở phía trên cùng của trang, hãy chọn Cài đặt Settings > Xem tất cả các cài đặt Outlook.

  2. Trong ngăn Thiết đặt, hãy chọn Thư > Soạn và trả lời.

  3. Bên dưới xem trước nối kết, xóa hộp kiểm xem trước trong email để tắt tính năng xem trước liên kết.

Sử dụng định dạng phông chữ trợ năng

Sử dụng loại phông quen thuộc và cỡ phông đủ lớn để giúp những người mắc chứng khó đọc hoặc thị lực kém đọc email của bạn dễ dàng hơn.

  1. Chọn văn bản của bạn.

  2. Để hiển thị thanh công cụ định dạng, hãy chọn Hiển thị nút tùy chọn định dạng trong Outlook trên web. (Hiển thị các tùy chọn định dạng), nếu cần.

  3. Để thay đổi kiểu phông chữ, hãy chọn Nút phông trong Outlook trên web. (phông).

  4. Trong menu phông, chọn kiểu phông chữ bạn muốn.

    Menu phông mở trong Outlook trên web.
  5. Để thay đổi cỡ phông, hãy chọn Nút cỡ phông trong Outlook trên web. (cỡ phông).

  6. Trong menu cỡ phông, hãy chọn kích cỡ bạn muốn.

    Menu cỡ phông mở trong Outlook trên web.

Sử dụng màu phông trợ năng

Để đảm bảo văn bản hiển thị tốt ở chế độ Tương phản Cao, sử dụng màu đen cho màu phông.

  1. Chọn văn bản của bạn.

  2. Để hiển thị thanh công cụ định dạng, hãy chọn Hiển thị nút tùy chọn định dạng trong Outlook trên web. (Hiển thị các tùy chọn định dạng), nếu cần.

  3. Trong thanh công cụ, hãy chọn Nút màu phông trong Outlook trên web. (màu phông).

  4. Trong menu Màu phông, chọn màu bạn muốn.

    Menu màu phông chữ mở trong Outlook trên web.

Sử dụng danh sách dấu đầu dòng

Tạo danh sách dấu đầu dòng để thêm cấu trúc vào văn bản của bạn.

  1. Đặt con trỏ ở vị trí bất kỳ trong email của bạn.

  2. Để hiển thị thanh công cụ định dạng, hãy chọn Hiển thị nút tùy chọn định dạng trong Outlook trên web. (Hiển thị các tùy chọn định dạng), nếu cần.

  3. Trong thanh công cụ, hãy chọn Nút danh sách dấu đầu dòng trên thanh công cụ định dạng trong Outlook trên web. (dấu đầu dòng).

  4. Nhập từng mục dấu đầu dòng vào danh sách dấu đầu dòng.

Sử dụng danh sách có thứ tự

Tạo danh sách có thứ tự để sắp xếp văn bản của bạn thành các bước tuần tự.

  1. Đặt con trỏ ở vị trí bất kỳ trong email của bạn.

  2. Để hiển thị thanh công cụ định dạng, hãy chọn Hiển thị nút tùy chọn định dạng trong Outlook trên web. (Hiển thị các tùy chọn định dạng), nếu cần.

  3. Trong thanh công cụ, hãy chọn Nút danh sách được đặt hàng trong Outlook trên web. (đánh số).

  4. Nhập từng mục được đánh số vào danh sách.

Chèn bảng đơn giản

Việc thêm bảng vào trong bảng hoặc để trống ô có thể khiến email của bạn khó đọc với bộ đọc màn hình. Cân nhắc dùng bảng đơn giản để bộ đọc màn hình xác định bảng, hàng và cột dễ dàng hơn.

  1. Đặt con trỏ ở vị trí bất kỳ trong email của bạn.

  2. Để hiển thị thanh công cụ định dạng, hãy chọn Hiển thị nút tùy chọn định dạng trong Outlook trên web. (Hiển thị các tùy chọn định dạng), nếu cần.

  3. Trong thanh công cụ, hãy chọn Nút thêm bảng trong Outlook trên web. (chèn bảng).

  4. Trong lưới chèn bảng , hãy chọn vùng hàng và cột cần thêm vào.

Lưới bảng trong Outlook trên web.

Xem thêm

Cải thiện khả năng truy cập với Bộ kiểm tra trợ năng

Quy tắc đối với Bộ kiểm tra trợ năng

Giúp người Khuyết tật dễ dàng truy nhập tài liệu Word của bạn

Giúp người Khuyết tật dễ dàng truy nhập tài liệu Excel của bạn

Làm cho bản trình bày PowerPoint của bạn dễ truy nhập cho người Khuyết tật

Hỗ trợ kỹ thuật dành cho khách hàng là người khuyết tật

Microsoft muốn mang tới trải nghiệm tốt nhất có thể cho toàn bộ khách hàng của mình. Nếu bạn là người khuyết tật hoặc có câu hỏi liên quan tới trợ năng, vui lòng liên hệ với Answer Desk dành cho Người khuyết tật của Microsoft để được hỗ trợ kỹ thuật. Nhóm hỗ trợ Answer Desk dành cho Người khuyết tật được đào tạo để sử dụng rất nhiều công nghệ hỗ trợ phổ biến và có thể hỗ trợ bằng tiếng Anh, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Pháp và Ngôn ngữ Ký hiệu Hoa Kỳ. Vui lòng truy nhập site Answer Desk dành cho Người khuyết tật của Microsoft để biết các chi tiết liên hệ cho khu vực của bạn.

Nếu bạn là người dùng chính phủ, thương mại hoặc người dùng doanh nghiệp, hãy liên hệ với Answer Desk dành cho Người khuyết tật trong doanh nghiệp.

Lưu ý:  Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Cho chúng tôi biết thông tin này có hữu ích hay không? Dưới đây là bài viết bằng tiếng Anh để bạn tham khảo..​

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×