Gửi email trong quy trình

Việc gửi email khi mục danh sách được thêm vào trong một số phiên bản của SharePoint yêu cầu nhiều bước mà bạn có thể tìm thấy chi tiết ở phần bên dưới. Tuy nhiên, nếu bạn đang sử dụng phiên bản mới nhất của SharePoint, bạn có thể thêm dòng trực tiếp từ danh sách của bạn. Mẫu Microsoft Flow để gửi email khi mục danh sách được thêm vào bao gồm các bước cơ bản cần thiết để giúp bạn bắt đầu nhanh chóng.

Gửi email từ dòng công việc

Gửi thư email cơ bản từ một dòng công việc

Tự động chọn người dùng hoặc nhóm để nhận thư

Bao gồm thông tin về các mục hiện tại

Bao gồm siêu kết nối tĩnh

Bao gồm siêu liên kết vào mục hiện tại

Bao gồm hình ảnh

Xác định tùy chọn không được hỗ trợ

Gửi thư email cơ bản từ một dòng công việc

Mục mới kích hoạt quy trình để gửi thư email

Bằng cách sử dụng hành động Gửi Email trong Trình thiết kế dòng công việc, bạn có thể thiết lập dòng công việc tùy chỉnh của bạn để gửi thư email cho bạn hoặc cho bất kỳ người dùng hoặc nhóm được chỉ định nào khác. Trường sẵn dùng cho thư email là Tới, CC, Chủ đềNội dung. Các trường này có thể chứa cả văn bản tĩnh và văn bản được tạo tự động từ tra cứu dòng công việc.

Bạn có thể sử dụng hành động Gửi Emailđể tạo nhiều loại thư, bao gồm thông báo khi dòng công việc đạt đến giai đoạn được chỉ định hoặc thực hiện các hành động được chỉ định (bao gồm bắt đầu và dừng toàn bộ dòng công việc) và nhắc nhở về các tác vụ chưa hoàn thành trước ngày đáo hạn của chúng.

Lưu ý: Thiết đặt email gửi đi phải được cấu hình trên máy chủ trước khi dòng công việc của bạn có thể gửi thư email. Nếu bạn không chắc chắn về thiết đặt email hiện tại của máy chủ, hãy kiểm tra với người quản trị máy chủ. Tìm liên kết để có thêm thông tin khác về thiết đặt email gửi đi trong phần Xem thêm.

Trong ví dụ này, bạn sẽ thiết lập dòng công việc của bạn để gửi cho bạn một email thông báo mỗi khi nó bắt đầu chạy trên một mục mới. Sử dụng phiên bản SharePoint Designer phù hợp với phiên bản SharePoint Server của bạn. Ví dụ: đối với SharePoint Server 2010, hãy sử dụng SharePoint Designer 2010. Và, đối với tất cả phiên bản sau SharePoint Server 2010, bao gồm SharePoint Server 2016 và SharePoint Online, hãy sử dụng SharePoint Designer 2013. Bạn có thể tải xuống SharePoint Designer 2013 từ Trung tâm tải xuống của Microsoft và tìm thêm thông tin về tính năng này trong mục Xem thêm.

Mở SharePoint Designer 2013 và kết nối với site SharePoint

SharePoint Designer 2013 cài đặt dưới dạng một ứng dụng Office 2013. Để mở SharePoint Designer 2013 và kết nối với site SharePoint, hãy làm theo các bước sau:

  1. Mở SharePoint Designer 2013 bằng cách chọn trên menu Bắt đầu . Bấm vào biểu tượng Bắt đầu, bấm Tất cả chương trình, bấm Microsoft Office 2013, rồi bấm vào SharePoint Designer 2013.

  2. Bấm vào Mở Site trên trang bắt đầu của SharePoint Designer 2013.

  3. Nhập site SharePoint mà bạn muốn kết nối. Ví dụ: http://www.contoso.com/sites/a-sharepoint-site.

  4. Bấm vào Mở để mở site.

  5. Nhập thông tin xác thực của bạn, nếu được nhắc. (Nếu bảo mật không được tích hợp với máy tính bạn đăng nhập thì bạn sẽ được nhắc nhập thông tin xác thực của bạn.) Đảm bảo sử dụng thông tin xác thực có quyền truy cập vào site SharePoint.

Tạo Dòng công việc Danh sách dựa trên nền tảng Dòng công việc SharePoint

  1. Bấm vào Nút Dòng công việc trong ngăn Dẫn hướng.

  2. Bấm vào trình đơn thả xuống Dòng công việc Danh sách trong mục Mới của tab DÒNG CÔNG VIỆC.

  3. Chọn danh sách mà bạn muốn liên kết với dòng công việc mới.

  4. Trên hộp thoại Tạo Dòng công việc Danh sách, nhập tên và mô tả cho dòng công việc và đảm bảo rằng Loại nền tảng được đặt là Dòng công việc SharePoint 2013.

Chọn OK để tạo dòng công việc.

Bây giờ, khi dòng công việc đã được tạo, bạn có thể thêm hành động, điều kiện, giai đoạn, bước và vòng lặp để xây dựng dòng công việc của bạn. Các cấu phần dòng công việc có sẵn trong dải băng SharePoint Designer 2013.

Lưu ý: Nếu bạn không thấy Dòng công việc SharePoint 2013 dưới dạng một nền tảng sẵn dùng thì Trình quản lý dòng công việc không được cấu hình để làm việc với cụm máy chủ SharePoint. Hãy xem mục Cấu hình Trình quản lý dòng công việc để làm việc với cụm máy chủ SharePoint Server 2013.

Tìm thêm thông tin về danh sách sẵn dùng của các hành động dòng công việc trong mụcXem thêm.

Tạo hành động để gửi email 

  1. Bấm vào Hành động, rồi bấm vào Gửi Email

  2. Trong hành động, hãy bấm những người dùng này

  3. Trong hộp thoại Xác định Thư Email, chọn người dùng từ những người dùng và nhóm hiện có hoặc nhập địa chỉ email riêng của bạn trong hộp Tới

    Lưu ý: 

    • Để gửi email đến một địa chỉ email bên ngoài. bạn phải có thể truy xuất thông tin từ các máy chủ email tương ứng.

    • Địa chỉ Tới của thư có thể là một địa chỉ cụ thể, tĩnh (ví dụ: NORTHWINDTRADERS\junmin hoặc junmin@northwindtraders.com) hoặc tra cứu dòng công việc để tìm thông tin biến số. Để tìm hiểu thêm về cách sử dụng tra cứu dòng công việc để tự động giải quyết các thư email được gửi từ dòng công việc thay vì sử dụng địa chỉ tĩnh, hãy xem mục tiếp theo Tự động chọn người dùng hoặc nhóm để nhận thư.

    • Địa chỉ người gửi của thư được kết xuất sẽ luôn là địa chỉ email của người quản trị máy chủ, trừ khi người quản trị máy chủ thay đổi địa chỉ người gửi cho ứng dụng Web hiện tại hoặc tất cả các ứng dụng Web. Để tìm hiểu thêm, hãy đọc mục Cấu hình Email gửi đi cho một ứng dụng web cụ thể.

  4. Trong hộp Chủ đề, nhập một chủ đề cho thư hoặc bấm vào Hiển thị gắn kết dữ liệu Ảnh Nút để xác định tra cứu dòng công việc cho văn bản bạn muốn ở đây

    Lưu ý: Bạn phải thực hiện một số mục nhập trong hộp Chủ đề theo thứ tự cho dòng công việc để biên soạn chính xác.

  5. Trong hộp lớn bên dưới hộp Chủ đề, nhập hoặc dán văn bản nội dung của thư

  6. Chọn OK.

  7. Chọn Hành động > Đi đến một giai đoạn

  8. Chọn Kết thúc dòng công việc

  9. Bấm Phát hành

Các tùy chọn nâng cao hơn cho việc sửa đổi nội dung của email được nêu chi tiết trong các mục sau.

Đầu Trang

Tự động chọn người dùng hoặc nhóm để nhận thư

Nếu bạn cung cấp các địa chỉ tĩnh trong các trường TớiCc của thư, thì bất cứ khi nào bạn cần thay đổi người nhận, bạn phải mở dòng công việc trong Trình thiết kế Dòng công việc và thực hiện thay đổi theo cách thủ công. Nếu các địa chỉ sẽ thay đổi thường xuyên, việc sử dụng tra cứu dòng công việc trong các trường TớiCc sẽ là một giải pháp tốt hơn. Tra cứu có thể tham chiếu địa chỉ từ một trường trong mục hiện tại, từ một trường trong một mục trong danh sách hoặc thư viện khác, hoặc từ biến số dòng công việc.

Sử dụng danh sách tùy chỉnh để lưu trữ địa chỉ người nhận

Nếu người nhận thay đổi theo định kỳ, nhưng không đủ thường xuyên để họ phải được chỉ định trên biểu mẫu bắt đầu mỗi khi dòng công việc được bắt đầu, bạn có thể tạo danh sách người nhận tùy chỉnh chứa một mục danh sách cho mỗi dòng công việc tham chiếu đến nó, sau đó tạo các cột mà trong đó bạn có thể lưu trữ các địa chỉ mà mỗi thư email từ mỗi dòng công việc sẽ được gửi. Khi người nhận cho bất kỳ thư dòng công việc nào thay đổi, tất cả những gì bạn cần phải làm là thay đổi các địa chỉ trong trường thích hợp trong mục danh sách người nhận cho dòng công việc đó.

Quan trọng: Các cột mà bạn lưu trữ địa chỉ cho thư email dòng công việc có thể là Một dòng văn bản, Nhiều dòng văn bản hoặc cột Kiểu người hoặc Kiểu nhóm. Nếu bạn sử dụng cột Người hoặc Nhóm, chỉ một mục nhập có thể được thực hiện trong mỗi trường mà dòng công việc sẽ tham chiếu cho các địa chỉ email. Khi tạo cột, hãy đảm bảo chọn Không bên dưới mục Cho phép nhiều lựa chọn. Nếu bạn muốn sử dụng loại cột này để chỉ định nhiều người nhận, bạn có thể tạo một nhóm SharePoint bao gồm những người mà bạn muốn dòng công việc gửi email đến, sau đó chỉ định nhóm trong trường. Khi tạo cột, hãy đảm bảo chọn Người và Nhóm bên dưới mục Cho phép lựa chọn. Tìm một liên kết để biết thêm thông tin về việc tạo danh sách và thêm cột trong mục Xem thêm.

Lưu ý: Khi tạo nhóm SharePoint, hãy đảm bảo rằng mỗi nhóm có ít nhất quyền đọc cho site và có trong khu vực Thiết đặt nhóm của trang nhóm mới, bên dưới Ai có thể xem tư cách thành viên của nhóm, hãy chọn Tất cả mọi người.

Để sử dụng tra cứu dòng công việc vào danh sách Người nhận tùy chỉnh:

  1. Trong trình duyệt, tạo danh sách tùy chỉnh có tên là Người nhận với ba cột sau đây:

    • Thay đổi tên mặc định tên cột Tiêu đề thành Tên dòng công việc. Để nguyên tất cả các tùy chọn khác. Tìm một liên kết để biết thêm thông tin về việc thay đổi cột trong danh sách hoặc thư viện trong mục Xem thêm.

    • Thêm cột Người hoặc Nhóm có tên là Tới. Trong cột này, cho phép chọn cả Người và Nhóm, nhưng không cho phép nhiều lựa chọn. Để nguyên tất cả các tùy chọn khác. Tìm một liên kết để biết thêm thông tin về việc tạo cột trong danh sách hoặc thư viện trong mục Xem thêm.

    • Thêm cột Một dòng văn bản có tên Cc. Để nguyên tất cả các tùy chọn khác.

  2. Trong danh sách Người nhận, tạo một mục mới và sau đó thực hiện thao tác sau:

    • Trong trường Tên Dòng công việc, nhập Xem lại tài liệu, đó là tên của dòng công việc mẫu được sử dụng ở đây.

    • Trong trường Tới, bấm vào Sổ địa chỉ Ảnh Nút và sau đó, trong hộp thoại Chọn Người và Nhóm, chọn một Người hoặc Nhóm riêng lẻ để gửi thư.

    • Trong trường Cc, nhập địa chỉ email của người nhận bản sao, phân tách nhiều địa chỉ bằng dấu chấm phẩy.

  3. Lập dòng công việc mới

  4. Bấm vào Hành động, rồi bấm vào Gửi Email.

  5. Trong Hành động, hãy bấm vào Những người dùng này.

  6. Trong hộp thoại Xác định thư email, ở cuối hộp Tới, bấm vào Sổ địa chỉ Ảnh Nút .

  7. Trong hộp thoại Chọn người dùng trong danh sách Hoặc chọn từ người dùng và nhóm hiện có, bấm vào Tra cứu dòng công việc cho một người dùng..., rồi bấm vào Thêm.

  8. Trong hộp thoại Tra cứu cho Người hoặc Nhóm, chọn các tùy chọn sau:

    • Nguồn Dữ liệu: Người nhận hoặc tên của danh sách tùy chỉnh.

    • Trường từ nguồn: Tới hoặc vào trường có chứa địa chỉ mà bạn muốn trong dòng Tới.

    • Trả về trường là: Tên đăng nhập, điều này sẽ quyết định dạng trường "Tới" của email

    • Trường: Người nhận: Tên Dòng công việc

    • Giá trị: Nhập Xem lại tài liệu hoặc tên dòng công việc hiện tại.

      Tra cứu này cho biết: "Từ danh sách người nhận, chọn giá trị của trường Tới trong Tên Dòng công việc bằng Xem lại tài liệu".

      Nửa trên của hộp thoại giúp xác định danh sách và cột; nửa dưới của hộp thoại giúp xác định hàng.

  9. Trong hộp thoại Tra cứu cho Người hoặc Nhóm, bấm OK.

  10. Trong thư về việc đảm bảo các tra cứu duy nhất, hãy bấm OK.

  11. Bấm OK lần nữa để đóng hộp thoại Chọn Người dùng.

  12. Trong hộp thoạiXác định thư email, ở cuối hộp CC, bấm vào Sổ địa chỉ Ảnh Nút .

  13. Trong hộp thoại Chọn người dùng trong danh sách Hoặc chọn từ người dùng và nhóm hiện có, bấm vào Tra cứu dòng công việc cho một người dùng..., rồi bấm vào Thêm.

  14. Trong hộp thoại Xác định Tra cứu Dòng công việc, chọn các tùy chọn sau:

    • Nguồn Dữ liệu: Người nhận hoặc tên của danh sách tùy chỉnh.

    • Trường từ nguồn: Cc hoặc vào trường có chứa địa chỉ mà bạn muốn trong dòng Cc.

    • Trả về trường là: Tên đăng nhập, điều này sẽ quyết định dạng trường "Tới" của email

    • Trường: Người nhận: Tên Dòng công việc

    • Giá trị: Nhập Xem lại tài liệu hoặc tên dòng công việc hiện tại.

      Tra cứu này cho biết: "Từ danh sách người nhận, chọn giá trị của trường CC trong Tên Dòng công việc bằng Xem lại tài liệu".

  15. Bấm OK, bấm tiếp OK trong thư cảnh báo, rồi bấm vào OK lại lần nữa để đóng hộp thoại Chọn người dùng.

Giờ đây, khi dòng công việc gửi thư email này, nó sẽ gửi thư đến các địa chỉ được liệt kê trong các trường Tới và Cc của mục Xem lại tài liệu trong danh sách Người nhận tùy chỉnh. Để thay đổi người nhận, chỉ cần thực hiện các thay đổi mà bạn muốn trong mục danh sách.

Một dòng công việc duy nhất có thể gửi nhiều thư email và tất cả các thư có thể không được gửi đến cùng một người nhận. Để lưu trữ các địa chỉ khác cho thư bổ sung được gửi bằng dòng công việc này, bạn có thể thêm cột vào danh sách để lưu trữ các địa chỉ khác. Trong trường hợp này, bạn có thể muốn đặt tên các cột "Thư đầu tiên Tới," "Thư thứ hai Tới", v.v.

Ngoài ra, bạn có thể thiết kế danh sách để bạn tạo một mục cho mỗi thư mà dòng công việc gửi, thay vì một mục cho mỗi dòng công việc. Trong trường hợp này, đảm bảo rằng tên được sử dụng để xác định từng thư là duy nhất, để các tra cứu truy xuất các địa chỉ trả về giá trị duy nhất mà bạn muốn.

Sử dụng biểu mẫu bắt đầu dòng công việc để chỉ định người nhận

Nếu bạn muốn người nhận được chỉ định mỗi khi dòng công việc được bắt đầu thủ công, bạn có thể tùy chỉnh biểu mẫu bắt đầu dòng công việc để thu thập địa chỉ từ người bắt đầu dòng công việc. Dòng công việc có thể chỉ cần sử dụng trực tiếp các địa chỉ đã nhập hoặc sao chép chúng vào các trường trong mục hiện tại - nơi chúng sẽ vẫn sẵn dùng để tham chiếu sau khi dòng công việc đã hoàn thành phiên bản hiện tại. Nếu dòng công việc cũng được thiết lập để tự động bắt đầu, bạn có thể chỉ định các địa chỉ mặc định trong biểu mẫu bắt đầu cho bất cứ khi nào bắt đầu tự động xảy ra.

Đầu Trang

Bao gồm thông tin về các mục hiện tại

Cho đến nay, thân văn bản trong thư mẫu là tĩnh: Mỗi khi dòng công việc tạo ra một phiên bản thư, các văn bản sẽ hoàn toàn giống nhau.

Tuy nhiên, việc bao gồm văn bản thay đổi liên quan đến mục mà dòng công việc hiện đang chạy có thể sẽ hữu ích. Ví dụ: việc bao gồm tiêu đề của tài liệu cần xem lại trong phần nội dung của thư có thể sẽ hữu ích. Để bao gồm loại thông tin động này, hãy sử dụng tra cứu dòng công việc. Tra cứu truy xuất dữ liệu từ các nguồn dữ liệu khác nhau, chẳng hạn như danh sách, thư viện và dữ liệu dòng công việc.

Để thêm tiêu đề của tài liệu vào văn bản thư:

  1. Nhập hoặc dán văn bản tĩnh mà trong đó bạn muốn thông tin tra cứu xuất hiện.

  2. Đặt điểm chèn ở vị trí mà bạn muốn tra cứu được đặt.

    Mẹo: Sau khi một tra cứu được chèn, nó sẽ không thể được kéo đến một vị trí mới. (Tuy nhiên, bạn có thể "di dời" một tra cứu bằng cách kéo văn bản khác xung quanh phần đó.) Tương tự như vậy, bạn sẽ không thể cắt, sao chép hoặc dán hoặc tra cứu một hoặc bất kỳ văn bản nào bao gồm một tra cứu.

  3. Bấm vào Thêm hoặc Thay đổi Tra cứu.

  4. Trong hộp thoại Tra cứucho Chuỗi, chọn Mục hiện tại trong hộp Nguồn Dữ liệuTên trong hộp Trường từ nguồn.

  5. Bấm OK.

  6. Tra cứu được chèn sẽ xuất hiện trong nội dung thư.

  7. Bấm vào Phát hành để phát hành dòng công việc.

Khi dòng công việc chạy và thư được tạo ra, tra cứu sẽ được thay thế bằng tiêu đề của tài liệu.

Chèn tiêu đề 5

Việc bao gồm tiêu đề của tài liệu rất hữu ích, nhưng nó thậm chí có thể còn hữu ích hơn nếu bạn bao gồm một siêu kết nối sẽ đưa bạn trực tiếp đến tài liệu chính. Để thực hiện điều này, hãy bao gồm tra cứu trong siêu kết nối.

Đầu Trang

Bao gồm siêu kết nối tĩnh

Bạn có thể bao gồm một siêu kết nối tĩnh — siêu kết nối luôn liên kết đến cùng một địa chỉ hoặc vị trí — trong phần nội dung thư email dòng công việc của bạn bằng cách sử dụng nút Chỉnh sửa siêu kết nối ở góc trên bên phải của panel công cụ định dạng trong hộp thoại Xác định thư email.

  1. Nhập hoặc dán văn bản tĩnh mà trong đó bạn muốn liên kết xuất hiện.

  2. Chọn văn bản và bấm Chỉnh sửa siêu kết nối .

  3. Trong hộp hội thoại Chỉnh sửa siêu kết nối, hãy nhập địa chỉ trang web.

  4. Bấm vào OK.

    Siêu kết nối được chèn sẽ xuất hiện trong nội dung thư.

Lưu ý: Chương trình email dạng văn bản sẽ không hiển thị siêu kết nối.

Để tìm hiểu cách sử dụng tra cứu dòng công việc để tạo siêu kết nối động trỏ tới các địa chỉ khác nhau tùy thuộc vào mục mà dòng công việc hiện đang chạy, hãy xem mục tiếp theo, Bao gồm siêu kết nối đến mục hiện tại.

Đầu Trang

Bao gồm siêu liên kết vào mục hiện tại

Trong phần trước, Bao gồm siêu kết nối tĩnh, bao gồm địa chỉ trong siêu kết nối mẫu không có thông tin biến: Mỗi lần dòng công việc gửi thư email, siêu kết nối sẽ trỏ tới cùng một trang.

Tuy nhiên, bằng cách sử dụng tra cứu dòng công việc, bạn có thể tạo một liên kết động sử dụng thông tin về các mục hiện tại để quyết định URL nào để trỏ tới.

Nếu mục hiện tại là một tài liệu trong thư viện tài liệu

Trong ví dụ thông báo khởi động dòng công việc, bạn có thể muốn cung cấp liên kết đến chính tài liệu mới đó:

  1. Nhập hoặc dán văn bản tĩnh mà trong đó bạn muốn liên kết xuất hiện.

  2. Chọn văn bản và bấm Chỉnh sửa siêu kết nối.

  3. Trong hộp hội thoại Chỉnh sửa siêu kết nối, hãy bấm hàm (fx).

    Mẹo: Sau khi một tra cứu được chèn, nó sẽ không thể được kéo đến một vị trí mới. (Tuy nhiên, bạn có thể "di dời" một tra cứu bằng cách kéo văn bản khác xung quanh phần đó.) Tương tự như vậy, bạn sẽ không thể cắt, sao chép hoặc dán hoặc tra cứu một hoặc bất kỳ văn bản nào bao gồm một tra cứu.

  4. Trong hộp thoại Tra cứu cho chuỗi, chọn Mục hiện tại trong hộp NguồnDữ liệu.

  5. Trong hộp Trường từ nguồn, chọn URL tuyệt đối được mã hoá, rồi bấm vào OK.

    Chèn Siêu kết nối cho Mục hiện tại 1 Chèn Siêu kết nối cho Mục hiện tại 2 Chèn Siêu kết nối cho Mục hiện tại 3

Khi người nhận thư bấm vào liên kết, tài liệu sẽ mở ra để xem hoặc chỉnh sửa.

Nếu mục hiện tại là một mục danh sách

Khi bạn tạo một liên kết đến một mục danh sách — ví dụ: thông báo hoặc sự kiện lịch — bạn có thể chọn để mở liên kết biểu mẫu hiển thị (DispForm.aspx) hoặc biểu mẫu chỉnh sửa (EditForm.aspx) của mục danh sách.

Để tạo một liên kết mở mục danh sách:

  1. Trong trình duyệt, dẫn hướng đến danh sách mà bạn muốn tạo dòng công việc này

  2. Mở mục danh sách cho bất kỳ tài liệu hiện có nào trong thư viện, bằng cách sử dụng Xem mục nếu bạn muốn liên kết của bạn mở biểu mẫu hiển thị hoặc Chỉnh sửa mục nếu bạn muốn liên kết của bạn mở biểu mẫu chỉnh sửa

  3. Sao chép địa chỉ trong thanh địa chỉ từ đầu http: hoặc https: thông qua dấu bằng đầu tiên (=)

    Chèn Siêu kết nối cho Mục Danh sách 1

  4. Văn bản ?ID= là tham số chuỗi truy vấn hướng dẫn trang hiển thị biểu mẫu cho bất kỳ mục nào trong danh sách hoặc thư viện hiện tại có ID danh sách theo sau dấu bằng (=) - mà trong ví dụ này sẽ là ID danh sách của mục hiện tại, như được xác định bởi tra cứu dòng công việc.

    Lưu ý: Nếu mục hiện tại là một tác vụ được tạo bởi một trong ba hành động tác vụ dòng công việc và nếu bạn muốn liên kết mở biểu mẫu tác vụ tùy chỉnh (chứ không phải biểu mẫu hiển thị hoặc chỉnh sửa mặc định cho danh sách Tác vụ), hãy xem phần sau Nếu mục hiện tại là một biểu mẫu tác vụ tùy chỉnh. Đối với các tác vụ không được tạo bởi hành động tác vụ dòng công việc và đối với các biểu mẫu hiển thị của ngay cả các tác vụ được tạo bởi một trong các hành động tác vụ dòng công việc, quy trình hiện tại là tất cả những gì bạn cần.

  5. Trong hộp thoại Xác định thư email, nhập hoặc dán văn bản tĩnh mà trong đó bạn muốn liên kết xuất hiện (Ví dụ: để xem mục danh sách, hãy bấm vào đây).

  6. Chọn văn bản và bấm Chỉnh sửa siêu kết nối

  7. Trong Chỉnh sửa siêu kết nối chọn Bộ dựng Chuỗi cho trường địa chỉ

  8. Trong hội thoại Bộ dựng Chuỗi, dán địa chỉ.

  9. Đặt điểm chèn ngay sau dấu bằng (=), và sau đó bấm Thêm hoặc Thay đổi Tra cứu.

  10. Trong hộp thoại Tra cứu cho Chuỗi, chọn Mục hiện tại trong hộp NguồnID trong hộp Trường từ nguồn.

    Chèn Siêu kết nối cho Mục Danh sách 3

  11. Bấm OK.

    Chuỗi cuối cùng trong Bộ dựng Chuỗi phải bắt đầu bằng http:// hoặc https:// và kết thúc bằng [%Current Item:ID%] Chèn Siêu kết nối cho Mục Danh sách 4

    Quan trọng: Mặc dù tra cứu ID mục hiện tại rất hữu ích trong việc xây dựng liên kết đến mục danh sách hiện tại, nhưng các tra cứu sau đây có thể xuất hiện lỗi trong đường dẫn được kết xuất và do đó không được khuyến nghị đưa vào liên kết thư email: Đường dẫn, URL tương đối của máy chủ, URL nguồn và đường dẫn URL.

  12. Chọn OK hai lần

Các liên kết sẽ hiển thị trong văn bản màu lam với một đường gạch dưới trong thư email.

Chèn Siêu kết nối cho Mục Danh sách 5

Nếu bạn dự định sử dụng liên kết nhiều hơn một lần, hãy chuyển sang mục tiếp theo.

Lưu trữ địa chỉ mục danh sách dưới dạng biến số dòng công việc

Bạn có thể lưu trữ URL của biểu mẫu hiển thị hoặc biểu mẫu chỉnh sửa của mục danh sách trong biến số dòng công việc, để bạn có thể sử dụng ở nhiều vị trí trong cùng một dòng công việc.

  1. Trong cửa sổ Trình thiết kế Dòng công việc, bấm Hành động, rồi bấm vào Trích xuất chuỗi con từ chỉ mục Chuỗi

    Biến số 1

  2. Trong giai đoạn, bấm vào chuỗi và bấm vào nút dấu chấm lửng […]

  3. Trong hộp thoại Bộ dựng Chuỗi, dán phần văn bản tĩnh của URL (nhưng không phải tra cứu ID mục hiện tại)

    Biến số 2

  4. Vị trí điểm chèn sau dấu bằng (=), và sau đó bấm Thêm hoặc Thay đổi Tra cứu.

  5. Trong hộp thoại Tra cứu cho Chuỗi, chọn Mục hiện tại trong hộp Nguồn Dữ liệuID trong hộp Trường từ nguồn.

    Biến số 3

  6. Bấm OK

    Tra cứu sẽ được thêm vào văn bản trong hộp thoại

    Biến 4

  7. Bấm vào OK để đóng hộp thoại Bộ dựng Chuỗi

  8. Nhấp vào 0 trong Bắt đầu từ 0 và thay thế bằng 1

    Lưu ý: Khi Bắt đầu từ có một giá trị lớn hơn 1, chuỗi cuối cùng sẽ bị xóa các ký tự.

  9. Chọn Biến số: chuỗi con hoặc Biến số: chuỗi con 1 trong Đầu ra thành biến số: chuỗi con

  10. Trong danh sách, bấm vào Tạo biến số mới và sau đó, trong hộp thoại Chỉnh sửa biến số, nhập tên cho biến số mới

  11. Hãy đảm bảo rằng Loại được đặt thành Chuỗi, rồi bấm vào OK Biến số 5

  12. Bấm vào bên dưới hành động bạn vừa tạo và thêm hành động Gửi email vào Hành động và rồi bấm vào những người dùng này trong hành động. Biến số 6

  13. Để sử dụng biến số mới trong hộp thoại Xác định thư email, nhập hoặc dán văn bản trong đó bạn muốn liên kết xuất hiện vào nội dung thư. Chọn văn bản và bấm Chỉnh sửa siêu kết nối từ menu định dạng. Bấm vào nút [fx] hoặc bấm vào dấu chấm lửng […] rồi sau đó bấm vào Thêm hoặc Thay đổi Tra cứu

  14. Trong hộp thoại Tra cứu cho Chuỗi, trong danh sách hộp Nguồn Dữ liệu, chọn Biến số và tham số Dòng công việc

  15. Trong danh sách Trườngtừ nguồn, chọn Biến số: tên biến, rồi bấm vào OK OK trên hộp kế tiếp

    Biến số 7 Xác định Màn hình thư email sau khi chèn biến số

Giờ đây, bạn có thể chèn biến số này ở bất cứ đâu mà bạn muốn trong dòng công việc hiện tại.

Đầu Trang

Bao gồm hình ảnh

Bạn có thể bao gồm đồ họa trong thư bằng cách tạo một biến số và cách sử dụng thẻ hình ảnh HTML <img/> để liên kết đến một hình ảnh được lưu trữ dưới dạng tệp JPEG (.jpg) và tải lên thư viện hình ảnh trong site của bạn.

  1. Trong cửa sổ Trình thiết kế Dòng công việc, bấm Hành động, rồi bấm vào Đặt Biến số Dòng công việc.

  2. Bấm vào biến số dòng công việc và chọn Tạo một biến số mới...

  3. Trong hộp thoại Chỉnh sửa biến số, nhập tên cho biến số mới và đảm bảo rằng Loại được đặt thành Chuỗi và sau đó bấm OK.

  4. Bấm vào giá trị và bấm vào nút dấu chấm lửng […] và trong cửa sổ Bộ dựng Chuỗi, nhập hoặc dán URL cho tệp hình ảnh JPEG trong các định dạng thẻ HTML - <img src ="URL"/> Bộ tạo chuỗi cho Hình ảnh

  5. Bấm OK.

  6. Hành động được chèn sẽ xuất hiện như sau. Thiết đặt biến số để chèn một hình ảnh

  7. Bấm vào bên dưới hành động bạn vừa tạo và thêm hành động Gửi email vào hành động và rồi bấm vào những người dùng này trong hành động. Chèn Gửi một Hành động Email

  8. Trong hộp thoại Xác định thư email, hãy bấm vào Thêm hoặc Thay đổi Tra cứu.

  9. Trong hộp thoại Tra cứu cho Chuỗi, trong danh sách hộp Nguồn Dữ liệu, chọn Biến số và tham số Dòng công việc.

  10. Trong danh sách Trường từ nguồn, chọn Biến số: Tên của biến số và chọn OK. Chuỗi email trong Quy trình ảnh Nội dung thư email quy trình với hình ảnh

  11. Chọn OK một lần nữa để đóng cửa sổ Xác định thư email và phát hành dòng công việc.

 Khi thư được gửi, hình ảnh từ tệp JPEG sẽ xuất hiện thay vì thẻ liên kết.

Đầu Trang

Xác định tùy chọn không được hỗ trợ

Các tùy chọn sau đây không được hỗ trợ bởi phiên bản hiện tại của hành động Gửi Email:

  • Xác định một địa chỉ trên dòng Từ. (Thư email được gửi bởi dòng công việc luôn hiển thị địa chỉ email được xác định người quản trị máy chủ trên dòng Từ. Chỉ người quản trị máy chủ có thể thay đổi điều này, và nó chỉ có thể được thay đổi cho tất cả thông báo trong ứng dụng Web hiện tại, chứ không phải cho mỗi dòng công việc.)

  • Sử dụng trang tính kiểu xếp tầng (CSS) được nhúng để định dạng nội dung thư. Văn bản có thể được định dạng bằng cách sử dụng thuộc tính kiểu, nhưng thẻ <style> và các lớp CSS không được hỗ trợ.

  • Sử dụng tra cứu dòng công việc trong hộp Tới hoặc CC để tham chiếu một cột của loại Người hoặc Nhóm có chứa nhiều giá trị.

  • Xác định người nhận Bcc cho thư

  • Bao gồm các tệp khác bằng thư dưới dạng tệp đính kèm.

  • Nhúng hình ảnh hoặc tệp đồ họa trong thư. Thay vì Bao gồm hình ảnh.

Đầu Trang

Xem thêm

Hướng dẫn từng bước về SharePoint 2013: Thiết lập cho cài đặt email gửi đi

Giới thiệu về SharePoint Designer

Cấu hình Email gửi đi cho một ứng dụng web cụ thể

Cấu hình Trình quản lý dòng công việc để làm việc với cụm máy chủ SharePoint Server 2013

Tham chiếu nhanh về Hành động dòng công việc

Tạo danh sách trong SharePoint

Tạo cột trong danh sách hoặc thư viện SharePoint

Thay đổi cột trong danh sách hoặc thư viện

Tạo một cảnh báo hoặc đăng ký nguồn cấp RSS trong SharePoint Online, SharePoint 2016 và SharePoint 2013

Tạo một cảnh báo hoặc đăng ký nguồn cấp RSS trong SharePoint 2010

Mẹo khắc phục sự cố cơ bản 

Danh sách câu hỏi sau đây có thể giúp xác định nguyên nhân gây ra sự cố khi tạo một dòng công việc:

  1. Bạn có thể tạo bất kỳ loại dòng công việc nào khác trên cùng một danh sách không? Ví dụ: hãy thử tạo một dòng công việc phê duyệt

  2. Bạn có thể tạo cùng một dòng công việc:

    • trong một danh sách khác nhau trên cùng một site?

    • trên một site khác nhau bên dưới cùng một tuyển tập site?

    • trên một site khác nhau bên dưới cùng một ứng dụng web?

    • trên một ứng dụng web khác?

    • đăng nhập bằng tài khoản khác?

    • sử dụng một máy tính khác?

 Mẹo khắc phục sự cố nâng cao

Nếu không có các mẹo khắc phục sự cố cơ bản giúp xác định nguyên nhân gây ra sự cố dòng công việc, hãy làm theo các bước dưới đây:

  1. Đảm bảo bạn có quyền được yêu cầu ở cấp độ site và dòng công việc. Đi tới Thiết đặt Site > Quyền đối với Site > Kiểm tra quyền/thiết đặt Danh sách > Quyền cho danh sách này và xác minh kết quả Kiểm tra quyền phù hợp với các thao tác sau:

    1. Quyền tối thiểu để thiết kế một dòng công việc (lưu và phát hành):

      1. trên site SharePoint: Thiết kế

      2. trên danh sách SharePoint: Chỉnh sửa

    2. Quyền tối thiểu để bắt đầu dòng công việc:

      1. trên site SharePoint: Chỉ Xem/Đọc

      2. trên danh sách SharePoint: Đóng góp

  2. Đảm bảo thiết đặt email gửi đi được đặt trên đúng máy chủ Exchange.

    1. Mở cửa sổ Nhắc Lệnh với tư cách người quản trị.

    2. Chạy nslookup <Exchange địa chỉ máy chủ >. Ví dụ: nslookup exch.contoso.com

    3. Bạn sẽ thấy địa chỉ IP được giải quyết của máy chủ Exchange trong phần kết quả. Nếu không, hãy liên hệ với Exchangengười quản trị của bạn và yêu cầu tên miền Exchange đầy đủ, đủ điều kiện (FDQN).

  3. Gửi email cho cùng một người bằng cách sử dụng chức năng Gửi Email của lớp SPUtility với SharePoint Management Shell theo các bước dưới đây.

    1. Mở SharePoint Management Shell với tư cách người quản trị. (Bấm chuột phải vào SharePoint Management Shell > Chạy với tư cách người quản trị)

    2. Chạy tập lệnh sau đây. Nếu tập lệnh phản hồi với True và người dùng nhận được email từ SharePoint, SMTP sẽ được cấu hình đúng cách trong SharePoint.

    $Site = "Your Site Name"
    $Email = "User to whom you are sending an email through the workflow"
    $Subject = "Subject Line with the email"
    $Body = "Test Email Body"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
    
    # Below is the same script with sample data              
    $Site = "http://sp/"
    $Email = "User1@contoso.com"
    $Subject = "Test Email from SharePoint"
    $Body = "This is a Test Email"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
  4. Gửi email cho cùng người dùng từ máy chủ SharePoint bằng cách sử dụng chức năng SMTP. Hãy làm theo các bước trong mục Sử dụng Telnet để kiểm tra giao tiếp SMTP.

Lưu ý: Theo mặc định, SharePoint không tạo các mục nhật ký cho thư gửi đi. SharePoint không bao giờ gửi email trực tiếp. Thư email được chuyển tiếp qua máy chủ SMTP (Exchange) được cấu hình trong Quản trị Trung tâm. Hãy làm theo các bước ở trên để khắc phục sự cố loại dòng công việc này.

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×