Gán và theo dõi nhiệm vụ

Lưu ý:  Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Ngoài việc tạo nhiệm vụ của riêng bạn, bạn có thể tạo nhiệm vụ để gán cho người khác.

Nhiệm vụ giúp bạn theo dõi những việc bạn cần làm. Bạn cũng có thể giao nhiệm vụ cho người khác.

  1. Trên thanh điều hướng, bấm Nhiệm vụ, rồi bấm Nhiệm vụ Mới hoặc mở một nhiệm vụ hiện thời.

    Lối tắt bàn phím    Để tạo nhiệm vụ, hãy nhấn Ctrl+Shift+K.

  2. Bấm Giao Nhiệm vụ.

    Lệnh Giao nhiệm vụ trên ruy-băng

  3. Trong hộp Đến, nhập tên hoặc địa chỉ email.

  4. Nhập chủ đề, ngày bắt đầungày đến hạn.

    Các thuộc tính Ngày Bắt đầu và Kết thúc cho một nhiệm vụ đã giao

  5. Nếu bạn muốn lặp lại nhiệm vụ, hãy bấm Lặp lại, chọn các tùy chọn mà bạn muốn, rồi bấm OK.

  6. Bấm Gửi.

    Lưu ý: Nếu bạn giao một nhiệm vụ lặp lại, thì bản sao của nhiệm vụ đó vẫn ở trong danh sách nhiệm vụ của bạn, nhưng nó không được cập nhật. Nếu bạn chọn hộp Gửi cho tôi một báo cáo trạng thái khi nhiệm vụ này đã hoàn thành, thì bạn sẽ nhận được báo cáo trạng thái cho từng lần hoàn thành của nhiệm vụ.

Khi bạn mở một nhiệm vụ bạn phân công, bạn có thể xem xét tiến độ nhiệm vụ được phân công với hộp % hoàn thành bạn hoặc người nhận có thể cập nhật khi họ gửi cho bạn một báo cáo trạng thái nhiệm vụ được phân công.

Outlook có thể theo dõi tiến độ nhiệm vụ được gán cho một người. Nếu bạn muốn nhiều người làm việc với một nhiệm vụ, đó là nên chia nhiệm vụ vào phần nhỏ hơn hoặc giao từng nhiệm vụ riêng lẻ. Ví dụ, để theo dõi các báo cáo được viết bằng ba nhà văn, tạo ba nhiệm vụ riêng biệt có tên là viết báo cáo: Anne, viết báo cáo: Carlos, và viết báo cáo: Michiyo, và giao từng nhiệm vụ cá nhân cho người viết phù hợp.

Theo dõi nhiệm vụ bạn đã gán cho người khác

  1. Trên thanh điều hướng, bấm Nhiệm vụ.

  2. Bấm Xem > Thay đổi Dạng xem > Đã gán.

Lệnh xem nhiệm vụ được phân công trên ruy-băng

Nhiệm vụ được giao bị thiếu

Nếu bạn không nhìn thấy nhiệm vụ mà bạn đã phân công, thì có thể là Outlook không được thiết lập để giữ bản sao của nhiệm vụ mà bạn đã phân công.

  1. Bấm Tệp > Tùy chọn > Nhiệm vụ.

  2. Dưới Tùy chọn nhiệm vụ, chọn hộp Cập nhật danh sách nhiệm vụ của tôi với các bản sao nhiệm vụ tôi giao cho người khác.

Hộp kiểm Giữ danh sách nhiệm vụ của tôi cập nhật với bản sao của nhiệm vụ tôi đã giao cho người khác

Bật tùy chọn này sẽ không giúp theo dõi những nhiệm vụ bạn đã phân công trước đó, nhưng sẽ theo dõi mọi nhiệm vụ mới mà bạn phân công kể từ lúc này.

Sau khi bạn tạo một nhiệm vụ và gán nó cho người nào đó, bạn có thể có một số nhiệm vụ quản lý để thực hiện trong duy trì nó cho đến khi nó đã hoàn thành. Ví dụ, bạn có thể báo cáo trạng thái và Cập Nhật tiến trình tác vụ. Ngoài ra, nếu người mà bạn gán nhiệm vụ bác bỏ nó, bạn có thể muốn gán nó cho người khác.

Để gán một nhiệm vụ, bạn trước tiên tạo nhiệm vụ và sau đó gửi nó dưới dạng một yêu cầu nhiệm vụ cho người nào đó. Người nhận yêu cầu nhiệm vụ trở thành chủ sở hữu tạm thời của nhiệm vụ. Người này có thể từ chối nhiệm vụ, chấp nhận nhiệm vụ, hoặc gán nhiệm vụ cho người khác. Nếu nhiệm vụ bị từ chối, nó được trả về cho bạn.

Lưu ý: Mặc dù nhiệm vụ bị từ chối được trả về cho bạn, nhiệm vụ vẫn sở hữu bởi người nhận cho đến khi bạn giành quyền sở hữu bởi trả về nhiệm vụ vào danh sách nhiệm vụ của riêng bạn.

Phân công nhiệm vụ cho người nào đó

  1. Thực hiện một trong những thao tác sau đây:

    • Để gán nhiệm vụ mới     Trên menu tệp , trỏ đến mới, sau đó bấm Nhiệm vụ yêu cầu.

      Gửi yêu cầu nhiệm vụ cho ai đó

    • Để gán một nhiệm vụ hiện có     Trong danh sách nhiệm vụ, hãy mở nhiệm vụ mà bạn muốn gán. Trên tab nhiệm vụ , trong nhóm Quản lý tác vụ , hãy bấm Gán nhiệm vụ.

  2. Trong hộp đến , nhập địa chỉ email hoặc tên của người mà bạn muốn gán nhiệm vụ.

    Để chọn tên từ danh sách, hãy bấm vào nút.

  3. Trong hộp Chủ đề, hãy nhập tên cho nhiệm vụ.

    Lưu ý: Cho một nhiệm vụ hiện có, hộp chủ đề đã được điền vào.

  4. Chọn ngày đến hạn và các tùy chọn trạng thái mà bạn muốn.

  5. Chọn hoặc xóa hộp kiểm giữ bản sao Cập nhập của nhiệm vụ này trên danh sách nhiệm vụ của mình và hộp kiểm gửi cho tôi một báo cáo trạng thái khi nhiệm vụ này là hoàn thành .

  6. Nếu bạn muốn nhiệm vụ lặp lại, trên tab nhiệm vụ , trong nhóm tùy chọn , bấm lặp lại, chọn các tùy chọn mà bạn muốn, sau đó bấm OK.

  7. Trong phần nội dung của nhiệm vụ định kỳ, hãy nhập bất kỳ thông tin nào bạn muốn bao gồm trong tác vụ.

  8. Bấm gửi Hình ảnh Nút .

    Lưu ý: Nếu bạn giao nhiệm vụ định kỳ, một bản sao của nhiệm vụ sẽ vẫn ở trong danh sách nhiệm vụ của bạn, nhưng nó sẽ không được Cập Nhật. Nếu bạn chọn hộp kiểm gửi cho tôi một báo cáo trạng thái khi nhiệm vụ này đã hoàn tất , bạn sẽ nhận được một báo cáo trạng thái cho mỗi lần xuất hiện đã hoàn thành nhiệm vụ.

  1. Mở nhiệm vụ mà bạn muốn gửi.

  2. Trên tab nhiệm vụ , trong nhóm Quản lý tác vụ , bấm chuyển tiếp.

    Lối tắt bàn phím để chuyển tiếp một nhiệm vụ, hãy nhấn CTRL + F.

  3. Nhập tên người nhận hoặc địa chỉ email trong hộp tớiCc .

  4. Trong phần nội dung nhiệm vụ, hãy nhập bất kỳ thư nào mà bạn muốn đưa vào. Để gửi nhiều hơn một nhiệm vụ, hãy kéo các nhiệm vụ bổ sung từ danh sách nhiệm vụ nội dung nhiệm vụ mà bạn đang chuyển tiếp.

  5. Bấm gửi Hình ảnh Nút .

  1. Mở thông điệp email có chứa yêu cầu tác vụ. Thông báo này thường là thư mục Mục đã gửi của bạn.

  2. Trên tab nhiệm vụ , trong nhóm Quản lý tác vụ , bấm trở lại danh sách nhiệm vụ.

Bạn cũng có thể đòi nhiệm vụ từ thư bị từ chối nhiệm vụ bằng cách bấm trở lại danh sách nhiệm vụ.

Không có ba cách để theo dõi các nhiệm vụ mà bạn đã gán cho người khác:

  • Tự động giữ các bản sao của nhiệm vụ mà bạn gán và nhận được báo cáo trạng thái tự động   

    1. Trên menu Công cụ, bấm Tùy chọn.

    2. Bấm tùy chọn nhiệm vụ.

    3. Chọn hộp kiểm duy trì Cập Nhật bản sao của nhiệm vụ được phân công trên danh sách nhiệm vụ của mình .

    4. Chọn hộp kiểm gửi báo cáo trạng thái khi hoàn thành nhiệm vụ được giao .

  • Xem các tác vụ mà bạn đã gán cho người khác   

    1. Bấm vào nhiệm vụ.

    2. Trên menu dạng xem , trỏ đến Dạng xem hiện tại, sau đó bấm gán.

  • Dạng xem danh sách người nhận được Cập Nhật bản sao của một nhiệm vụ được phân công   

    1. Mở nhiệm vụ được phân công mà bạn muốn xem danh sách.

    2. Trên tab chi tiết , hãy xem các tên trong hộp danh sách Cập Nhật .

  1. Mở nhiệm vụ hoặc yêu cầu tác vụ.

  2. Trên tab nhiệm vụ , trong nhóm Quản lý tác vụ , bấm chấp nhận hoặc từ chối.

  3. Thực hiện một trong những thao tác sau đây:

    • Bấm sửa hồi đáp trước khi gửi, hãy nhập chú thích của bạn trong thư, sau đó bấm gửi.

    • Bấm gửi phản hồi ngay.

  1. Mở nhiệm vụ mà bạn muốn gửi một báo cáo trạng thái hoặc chú thích.

  2. Trên tab nhiệm vụ , trong nhóm Quản lý tác vụ , bấm Gửi báo cáo trạng thái, trả lời, hoặc trả lời cho tất cả.

  3. Nhập tên người nhận hoặc địa chỉ email trong hộp tớiCc .

    Nếu nhiệm vụ được giao cho bạn, sau đó tên của người được Cập Nhật được thêm tự động.

  4. Trong phần nội dung của thư, hãy nhập bất kỳ thông tin nào bạn muốn bao gồm trong báo cáo trạng thái.

  5. Bấm gửi Hình ảnh Nút .

Sau khi bạn tạo một nhiệm vụ và gán nó cho người nào đó, bạn có thể có một số nhiệm vụ quản lý để thực hiện trong duy trì nó cho đến khi nó đã hoàn thành. Ví dụ, bạn có thể báo cáo trạng thái và Cập Nhật tiến trình tác vụ. Ngoài ra, nếu người mà bạn gán nhiệm vụ bác bỏ nó, bạn có thể muốn gán nó cho người khác.

Để gán một nhiệm vụ, bạn trước tiên tạo nhiệm vụ và sau đó gửi nó dưới dạng một yêu cầu nhiệm vụ cho người nào đó. Người nhận yêu cầu nhiệm vụ trở thành chủ sở hữu tạm thời của nhiệm vụ. Người này có thể từ chối nhiệm vụ, chấp nhận nhiệm vụ, hoặc gán nhiệm vụ cho người khác. Nếu nhiệm vụ bị từ chối, nó được trả về cho bạn.

Lưu ý: Mặc dù nhiệm vụ bị từ chối được trả về cho bạn, nhiệm vụ vẫn sở hữu bởi người nhận cho đến khi bạn giành quyền sở hữu bởi trả về nhiệm vụ vào danh sách nhiệm vụ của riêng bạn.

Phân công nhiệm vụ cho người nào đó

  1. Thực hiện một trong những thao tác sau đây:

    • Để gán nhiệm vụ mới     Trên menu tệp , trỏ đến mới, sau đó bấm Nhiệm vụ yêu cầu.

      Gửi yêu cầu nhiệm vụ cho ai đó

    • Để gán một nhiệm vụ hiện có     Trong danh sách nhiệm vụ, hãy mở nhiệm vụ mà bạn muốn gán. Trên tab nhiệm vụ , trong nhóm Quản lý tác vụ , hãy bấm Gán nhiệm vụ.

  2. Trong hộp đến , nhập địa chỉ email hoặc tên của người mà bạn muốn gán nhiệm vụ.

    Để chọn tên từ danh sách, hãy bấm vào nút.

  3. Trong hộp Chủ đề, hãy nhập tên cho nhiệm vụ.

    Lưu ý: Cho một nhiệm vụ hiện có, hộp chủ đề đã được điền vào.

  4. Chọn ngày đến hạn và các tùy chọn trạng thái mà bạn muốn.

  5. Chọn hoặc xóa hộp kiểm giữ bản sao Cập nhập của nhiệm vụ này trên danh sách nhiệm vụ của mình và hộp kiểm gửi cho tôi một báo cáo trạng thái khi nhiệm vụ này là hoàn thành .

  6. Nếu bạn muốn nhiệm vụ lặp lại, trên tab nhiệm vụ , trong nhóm tùy chọn , bấm lặp lại, chọn các tùy chọn mà bạn muốn, sau đó bấm OK.

  7. Trong phần nội dung của nhiệm vụ định kỳ, hãy nhập bất kỳ thông tin nào bạn muốn bao gồm trong tác vụ.

  8. Bấm gửi Hình ảnh Nút .

    Lưu ý: Nếu bạn giao nhiệm vụ định kỳ, một bản sao của nhiệm vụ sẽ vẫn ở trong danh sách nhiệm vụ của bạn, nhưng nó sẽ không được Cập Nhật. Nếu bạn chọn hộp kiểm gửi cho tôi một báo cáo trạng thái khi nhiệm vụ này đã hoàn tất , bạn sẽ nhận được một báo cáo trạng thái cho mỗi lần xuất hiện đã hoàn thành nhiệm vụ.

  1. Mở nhiệm vụ mà bạn muốn gửi.

  2. Trên tab nhiệm vụ , trong nhóm Quản lý tác vụ , bấm chuyển tiếp.

    Lối tắt bàn phím để chuyển tiếp một nhiệm vụ, hãy nhấn CTRL + F.

  3. Nhập tên người nhận hoặc địa chỉ email trong hộp tớiCc .

  4. Trong phần nội dung nhiệm vụ, hãy nhập bất kỳ thư nào mà bạn muốn đưa vào. Để gửi nhiều hơn một nhiệm vụ, hãy kéo các nhiệm vụ bổ sung từ danh sách nhiệm vụ nội dung nhiệm vụ mà bạn đang chuyển tiếp.

  5. Bấm gửi Hình ảnh Nút .

  1. Mở thông điệp email có chứa yêu cầu tác vụ. Thông báo này thường là thư mục Mục đã gửi của bạn.

  2. Trên tab nhiệm vụ , trong nhóm Quản lý tác vụ , bấm trở lại danh sách nhiệm vụ.

Bạn cũng có thể đòi nhiệm vụ từ thư bị từ chối nhiệm vụ bằng cách bấm trở lại danh sách nhiệm vụ.

Không có ba cách để theo dõi các nhiệm vụ mà bạn đã gán cho người khác:

  • Tự động giữ các bản sao của nhiệm vụ mà bạn gán và nhận được báo cáo trạng thái tự động   

    1. Trên menu Công cụ, bấm Tùy chọn.

    2. Bấm tùy chọn nhiệm vụ.

    3. Chọn hộp kiểm duy trì Cập Nhật bản sao của nhiệm vụ được phân công trên danh sách nhiệm vụ của mình .

    4. Chọn hộp kiểm gửi báo cáo trạng thái khi hoàn thành nhiệm vụ được giao .

  • Xem các tác vụ mà bạn đã gán cho người khác   

    1. Bấm vào nhiệm vụ.

    2. Trên menu dạng xem , trỏ đến Dạng xem hiện tại, sau đó bấm gán.

  • Dạng xem danh sách người nhận được Cập Nhật bản sao của một nhiệm vụ được phân công   

    1. Mở nhiệm vụ được phân công mà bạn muốn xem danh sách.

    2. Trên tab chi tiết , hãy xem các tên trong hộp danh sách Cập Nhật .

  1. Mở nhiệm vụ hoặc yêu cầu tác vụ.

  2. Trên tab nhiệm vụ , trong nhóm Quản lý tác vụ , bấm chấp nhận hoặc từ chối.

  3. Thực hiện một trong những thao tác sau đây:

    • Bấm sửa hồi đáp trước khi gửi, hãy nhập chú thích của bạn trong thư, sau đó bấm gửi.

    • Bấm gửi phản hồi ngay.

  1. Mở nhiệm vụ mà bạn muốn gửi một báo cáo trạng thái hoặc chú thích.

  2. Trên tab nhiệm vụ , trong nhóm Quản lý tác vụ , bấm Gửi báo cáo trạng thái, trả lời, hoặc trả lời cho tất cả.

  3. Nhập tên người nhận hoặc địa chỉ email trong hộp tớiCc .

    Nếu nhiệm vụ được giao cho bạn, sau đó tên của người được Cập Nhật được thêm tự động.

  4. Trong phần nội dung của thư, hãy nhập bất kỳ thông tin nào bạn muốn bao gồm trong báo cáo trạng thái.

  5. Bấm gửi Hình ảnh Nút .

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×