Ngoài việc cộng tác trên email, bạn cũng có thể muốn cộng tác trên tài liệu bằng cách dùng hộp thư của site. Lợi thế của việc dùng hộp thư của site để cộng tác với tài liệu là bạn có thể truy nhập tài liệu được lưu trữ trên site SharePoint, hoặc từ bên trong tài liệu Outlook. Bạn cũng có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu với người khác. Xem Thêm ứng dụng Hộp thư của Site để giữ email theo ngữ cảnh trên một site để biết thêm thông tin về cách hộp thư của site có thể giúp ích.
Quan trọng: Tính năng hộp thư của site trong SharePoint đang bị gỡ xuống kể từ đầu tháng Ba năm 2017. Tính năng này sẽ bị loại bỏ hoàn toàn trong bản phát hành tương lai. Tổ SharePoint mới không còn có quyền truy nhập vào tính năng hộp thư của site nữa. Tổ chức SharePoint hiện tại không còn có thể tạo hộp thư của site mới. Mọi hộp thư của site đã được thiết lập và triển khai trước Tháng Ba 2017 sẽ tiếp tục hoạt động.
Chúng tôi sẽ cung cấp một quy trình để giúp chuyển tiếp các site hộp thư hiện có của site sang một Nhóm Microsoft 365 vào Tháng Chín 2017. Nếu bạn hiện đang sử dụng tính năng hộp thư của site trong SharePoint, bạn nên cân nhắc thay đổi sang Nhóm sản phẩm Microsoft 365 thay vào đó để hỗ trợ các kịch bản cộng tác email của bạn. Để biết thêm thông tin, hãy xem Office 365 Nhóm Thay vì Hộp thư của Site.
Lưu ý: Tính năng hộp thư của site sẽ vẫn được hỗ trợ, nhưng đã bị SharePoint Server 2019, SharePoint Server 2016, SharePoint 2013 và SharePoint 2010. Khách hàng nên khám phá hộp thư chung như một giải pháp thay thế cho hộp thư của site.
Quan trọng: Khi người dùng xem hộp thư của site trong Outlook, họ sẽ thấy một danh sách tất cả các tài liệu trong thư viện tài liệu của site đó. Hộp thư của site trình bày cùng một danh sách các tài liệu cho mọi người dùng, do đó một số người dùng có thể nhìn thấy tài liệu nhưng họ không có quyền truy nhập để mở.
Để thêm tài liệu bằng cách sử dụng hộp thư của site, chỉ cần kéo tài liệu vào thư email và chúng được thêm vào thư viện tài liệu trên site SharePoint bạn.
Mẹo: Bạn có biết rằng bạn cũng có thể dùng một hộp thư của site để điều phối email nhóm không?
Chuyển tiếp tài liệu từ hộp thư của site
Sau khi tài liệu được lưu trữ trên một SharePoint site, điều quan trọng là bất kỳ thay đổi nào trong tương lai đối với tài liệu sẽ xảy ra trong phiên bản được lưu trữ trên site. Để giúp trỏ mọi người đến phiên bản phù hợp của tài liệu, bạn có thể dễ dàng chuyển tiếp tài liệu trong Outlook bằng cách bấm chuột phải vào đó, rồi bấm Chuyển tiếp.
Nếu bạn muốn chia sẻ nhiều tài liệu thì bạn chỉ cần kéo và thả tài liệu vào thư email để tự động đưa liên kết đến từng tài liệu.
Thêm thư mục Tài liệu vào Yêu thích của bạn trong Outlook
Nếu bạn dùng danh sách Yêu thích trong Outlook, bạn có thể thấy hữu ích khi đưa các thư mục Tài liệu từ hộp thư của site vào danh sách Yêu thích của bạn. Bạn có thể bấm chuột phải vào thư mục Tài liệu, rồi bấm Hiển thị trong Yêu thích.
Nếu bạn tình cờ có hai thư mục Tài liệu trong danh sách Yêu thích có cùng tên, Outlook sẽ tự động thêm tên hộp thư vào tên thư mục (ví dụ: "Tài liệu – HRTeamSite@contosobistro.onmicrosoft.com") để bạn có thể dễ dàng biết thư mục nào là thư mục nào.
Đọc thêm về tính Outlook yêu thích trong mục Giữ thư mục thư thường dùng trong yêu thích.
