Có vài cách để cập nhật dữ liệu trong một cơ sở dữ liệu Access. Bạn thêm bản ghi vào cơ sở dữ liệu của mình khi có mục mới cần theo dõi, chẳng hạn như liên hệ mới vào bảng Danh bạ. Khi bạn thêm một bản ghi mới, Access gắn thêm bản ghi vào cuối bảng. Bạn cũng có thể thay đổi các trường để luôn cập nhật, chẳng hạn như địa chỉ hoặc họ mới. Để duy trì tính toàn vẹn dữ liệu, các trường trong cơ sở dữ liệu Access được đặt để chấp nhận một loại dữ liệu cụ thể, như văn bản hoặc số. Nếu bạn không nhập đúng loại dữ liệu, Access sẽ hiển thị thông báo lỗi. Cuối cùng, bạn có thể xóa một bản ghi khi bản ghi đó không còn liên quan và để tiết kiệm dung lượng.
Để biết thêm thông tin về việc thiết lập cơ sở dữ liệu cho mục nhập dữ liệu, hãy xem mục Những điều cần cân nhắc về thiết kế đối với cập nhật dữ liệu.
Trong bài viết này
Cập nhật dữ liệu bằng cách sử dụng biểu mẫu hoặc biểu dữ liệu
Bạn sử dụng một biểu mẫu để cập nhật dữ liệu theo cách thủ công. Các biểu mẫu mục nhập dữ liệu có thể cung cấp cách thức nhập dữ liệu dễ dàng hơn, nhanh hơn và chính xác hơn. Các biểu mẫu có thể chứa số điều khiển bất kỳ, chẳng hạn như danh sách, hộp văn bản và nút. Lần lượt, từng điều khiển trên biểu mẫu sẽ đọc dữ liệu từ hoặc ghi dữ liệu vào trường bảng cơ sở.
Biểu dữ liệu là các lưới dữ liệu nhìn giống như trang tính Excel. Bạn có thể thay đổi dữ liệu bằng cách làm việc trực tiếp trong Dạng xem biểu dữ liệu. Nếu đã quen thuộc với Excel, bạn sẽ thấy biểu dữ liệu khá dễ hiểu. Bạn có thể thay đổi dữ liệu trong bảng, tập kết quả truy vấn và biểu mẫu hiển thị biểu dữ liệu. Thông thường, bạn sử dụng biểu dữ liệu khi cần xem nhiều bản ghi cùng một lúc.
Tìm hiểu về các biểu tượng mục nhập dữ liệu
Bảng sau đây hiển thị một số biểu tượng trong bộ chọn bản ghi mà bạn có thể thấy khi cập nhật dữ liệu và ý nghĩa của chúng.
|
Ký hiệu |
Ý nghĩa |
|---|---|
|
|
Đây là bản ghi hiện thời; bản ghi đã được lưu như đang hiển thị. Bản ghi hiện thời được biểu thị bằng sự thay đổi màu sắc trong bộ chọn bản ghi. |
|
|
Bạn đang chỉnh sửa bản ghi này; các thay đổi đối với bản ghi chưa được lưu. |
|
|
Bản ghi này bị một người dùng khác khóa; bạn không thể chỉnh sửa bản ghi này. |
|
|
Đây là bản ghi mới, bạn có thể nhập thông tin vào bản ghi này. |
|
|
Đây là trường khóa chính và có chứa một giá trị xác định duy nhất bản ghi. |
Thêm bản ghi vào bảng hoặc biểu mẫu
-
Mở bảng trong Dạng xem biểu dữ liệu hoặc biểu mẫu trong Dạng xem biểu mẫu.
-
Trên tab Trang đầu, trong nhóm Bản ghi, bấm vào Mới hoặc bấm vào Bản ghi (trống) mới hoặc nhấn Ctrl+Dấu cộng (+).
-
Tìm bản ghi bằng dấu sao trong bộ chọn bản ghi, rồi nhập thông tin mới của bạn.
-
Bấm hoặc đặt tiêu điểm vào trường đầu tiên bạn muốn sử dụng, rồi nhập dữ liệu của bạn.
-
Để di chuyển đến trường kế tiếp trong cùng một hàng, nhấn TAB, sử dụng các phím Mũi tên phải hoặc trái hay bấm vào ô trong trường tiếp theo.
Trong bảng, để di chuyển sang ô tiếp theo trong một cột, sử dụng các phím Mũi tên lên hoặc xuống hay bấm vào ô mà bạn muốn.
-
Khi bạn xem một bản ghi khác hoặc đóng bảng hoặc biểu mẫu, Access sẽ lưu bản ghi mới mà bạn đã thêm. Để lưu các thay đổi một cách rõ ràng vào bản ghi hiện thời, nhấn Shift+Enter.
Tìm bản ghi
Bạn phải tìm bản ghi trước rồi mới có thể chỉnh sửa hoặc xóa bản ghi. Trong một biểu mẫu hoặc biểu dữ liệu chỉ chứa một số lượng nhỏ các bản ghi, bạn có thể sử dụng nút dẫn hướng bản ghi để dẫn hướng qua các bản ghi cho đến khi bạn tìm thấy bản ghi mà mình cần. Khi có nhiều bản ghi, bạn có thể sử dụng hộp thoại Tìm và thay thế để lọc tìm bản ghi.
Sử dụng các nút dẫn hướng bản ghi
Bạn có thể dẫn hướng giữa các bản ghi bằng cách sử dụng các nút dẫn hướng.
Các nút mũi tên Bấm để dẫn hướng một cách tiện lợi đến bản ghi đầu tiên, trước, sau hoặc cuối cùng.
Bản ghi (trống) mới Bấm để thêm bản ghi.
Bản ghi Hiện tại Nhập số bản ghi rồi nhấn ENTER để dẫn hướng đến bản ghi đó. Số bản ghi được tính tuần tự, từ đầu biểu mẫu hoặc biểu dữ liệu — số bản ghi không tương ứng với bất kỳ giá trị trường nào.
Bộ lọc Nút chỉ báo bộ lọc cho biết bộ lọc đã được áp dụng hay chưa. Bấm để loại bỏ hoặc áp dụng lại bộ lọc.
Tìm kiếm Nhập văn bản vào hộp Tìm kiếm. Giá trị khớp đầu tiên được tô sáng trong thời gian thực khi bạn nhập từng ký tự.
Sử dụng hộp thoại Tìm và thay thế
Hộp thoại Tìm và thay thế mang đến một cách khác để thay đổi số lượng nhỏ dữ liệu trong thời gian ngắn hơn và tốn ít công sức hơn. Bạn có thể sử dụng tính năng Tìm kiếm trong hộp thoại Tìm và thay thế để xác định bản ghi khớp. Khi bạn tìm thấy bản ghi khớp, bản ghi đó trở thành bản ghi hiện thời và bạn có thể chỉnh sửa hoặc xóa bản ghi đó.
-
Bấm vào trường bạn muốn tìm kiếm.
-
Trên tab Trang đầu, trong nhóm Tìm, bấm vào Tìm hoặc nhấn CTRL+F.
Hộp thoại Tìm và thay thế xuất hiện.
-
Bấm vào tab Tìm.
-
Ở hộp Tìm gì, nhập giá trị bạn muốn khớp.
-
Hoặc, cũng có thể sử dụng danh sách Tìm trong để thay đổi trường mà bạn muốn tìm kiếm hay thay bằng tìm kiếm trong toàn bộ bảng cơ sở.
-
Hoặc, trong danh sách Khớp, hãy bấm vào Phần bất kỳ của trường. Việc chọn tùy chọn này sẽ giúp mở rộng phạm vi tìm kiếm hết mức có thể.
-
Trong danh sách Tìm kiếm, chọn Tất cả, rồi bấm vào Tìm tiếp.
Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Sử dụng hộp thoại Tìm và thay thế để thay đổi dữ liệu.
Áp dụng bộ lọc
Bạn có thể áp dụng bộ lọc để giới hạn bản ghi được hiển thị thành chỉ những bản ghi khớp với tiêu chí của bạn. Việc áp dụng bộ lọc giúp bạn dễ dàng hơn khi tìm kiếm bản ghi cần chỉnh sửa hoặc xóa.
-
Mở bảng trong Dạng xem biểu dữ liệu hoặc biểu mẫu trong Dạng xem biểu mẫu.
-
Để đảm bảo rằng bảng hoặc biểu mẫu chưa được lọc, trên tab Trang đầu, trong nhóm Sắp xếp & lọc, bấm vào Nâng cao, rồi bấm vào Xóa mọi bộ lọc hoặc bấm vào Bộ lọc trong thanh dẫn hướng bản ghi.
-
Dẫn hướng đến bản ghi có chứa giá trị mà bạn muốn sử dụng như một phần của bộ lọc, rồi bấm vào trường đó. Để lọc dựa trên lựa chọn một phần, chỉ chọn các ký tự bạn muốn.
-
Trên tab Trang đầu, trong nhóm Sắp xếp & lọc, bấm vào Lựa chọn hoặc bấm chuột phải vào trường đó và áp dụng bộ lọc.
-
Để lọc các trường khác dựa trên lựa chọn, lặp lại bước 3 và 4.
Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Áp dụng bộ lọc để xem các bản ghi chọn lọc trong một cơ sở dữ liệu Access.
Xóa bản ghi
Quy trình xóa này khá đơn giản, trừ khi bản ghi có liên quan đến các dữ liệu khác và nằm ở bên "một" trong mối quan hệ một-nhiều. Để duy trì tính toàn vẹn dữ liệu, theo mặc định, Access không cho phép bạn xóa dữ liệu liên quan. Để biết thêm thông tin, xem mục Hướng dẫn dành cho mối quan hệ bảng.
-
Mở bảng trong Dạng xem biểu dữ liệu hoặc biểu mẫu trong Dạng xem biểu mẫu.
-
Chọn một hoặc nhiều bản ghi bạn muốn xóa.
Để chọn một bản ghi, bấm vào bộ chọn bản ghi bên cạnh bản ghi đó, nếu có sẵn bộ chọn bản ghi.
Để bung rộng hay thu hẹp vùng chọn, hãy kéo bộ chọn bản ghi (nếu có) hoặc nhấn SHIFT+MŨI TÊN XUỐNG hoặc SHIFT+MŨI TÊN LÊN.
-
Nhấn DELETE, chọn Trang đầu > Bản ghi > Xóa hoặc nhấn Ctrl+Dấu trừ (-).
Mẹo Nếu bạn chỉ cần xóa một số thông tin chứ không phải toàn bộ bản ghi, chỉ chọn dữ liệu trong từng trường mà bạn muốn xóa, rồi nhấn DELETE.
Chỉnh sửa dữ liệu trong hộp văn bản hoặc trường
Access cung cấp một điều khiển văn bản để sử dụng với các trường Văn bản ngắn và Văn bản dài (còn được gọi là Bản ghi nhớ). Thông thường, bạn có thể biết liệu trường cơ sở là văn bản ngắn hay dài theo kích cỡ của điều khiển, thường phản ánh kích cỡ cần thiết cho trường bảng cơ sở. Trường Văn bản ngắn có thể lưu trữ tối đa 255 ký tự và trường Văn bản dài có thể lưu trữ tối đa 64.000 ký tự.
Theo chủ đích, bạn không thể chỉnh sửa dữ liệu của một số kiểu truy vấn. Ví dụ: bạn không thể chỉnh sửa dữ liệu do một truy vấn chéo bảng trả về, đồng thời cũng không thể chỉnh sửa hoặc loại bỏ các trường được tính toán — các giá trị mà một công thức tính được khi bạn sử dụng cơ sở dữ liệu của mình nhưng công thức đó không nằm trong bảng.
-
Mở bảng hoặc truy vấn trong Dạng xem biểu dữ liệu hoặc biểu mẫu trong Dạng xem biểu mẫu.
-
Bấm vào trường hoặc dẫn hướng đến trường bằng cách sử dụng phím TAB hoặc các phím mũi tên, rồi nhấn F2.
Trong Dạng xem biểu mẫu, bạn có thể bấm vào nhãn của trường để chọn trường đó. Trong Dạng xem biểu dữ liệu, bạn có thể chọn trường bằng cách bấm vào gần viền bên trái của trường khi con trỏ chuột trở thành dấu cộng (+).
-
Đặt con trỏ tại vị trí bạn muốn nhập thông tin.
-
Nhập hoặc cập nhật văn bản bạn muốn chèn. Nếu bạn nhập sai, nhấn BACKSPACE (xóa lùi).
-
Nếu có một trường có dấu hiệu nhập, hãy nhập dữ liệu theo định dạng.
-
Để làm việc hiệu quả hơn, hãy tìm hiểu các phím tắt sau đây:
-
Để chèn một dòng mới vào trường văn bản, nhấn Ctrl+Enter.
-
Để chèn giá trị mặc định cho trường, nhấn Ctrl+Alt+Phím cách.
-
Để chèn ngày hiện tại vào một trường, nhấn CTRL+DẤU CHẤM PHẨY.
-
Để chèn giờ hiện tại, nhấn CTRL+SHIFT+DẤU PHẨY ().
-
Để kiểm tra chính tả, nhấn F7.
-
Để tái sử dụng các giá trị tương tự của bản ghi trước đó, chuyển đến trường tương ứng trong bản ghi trước đó, rồi nhấn CTRL+' (dấu nháy đơn).
-
Để lưu thay đổi của mình một cách rõ ràng, nhấn Shift+Enter.
Để biết thêm thông tin, xem mục Phím tắt cho Access.
-
-
Để lưu dữ liệu, trên tab Trang đầu, trong nhóm Bản ghi, bấm vào Lưu hoặc nhấn Shift+Enter.
Bạn không cần lưu thay đổi của mình một cách rõ ràng. Access đưa các thay đổi vào bảng khi bạn di chuyển con trỏ đến trường mới trong cùng hàng, khi bạn di chuyển con trỏ đến một hàng khác hoặc khi bạn đóng một biểu mẫu hoặc biểu dữ liệu.
Thêm ngày bằng cách sử dụng Trình chọn ngày
Có vài cách để thêm ngày vào bảng và sử dụng điều khiển Trình chọn ngày là tùy chọn nhanh.
-
Bấm vào trường mà bạn muốn thêm ngày vào. Một biểu tượng lịch sẽ xuất hiện.
Lưu ý: Điều khiển Bộ chọn Ngày không sẵn dùng nếu dấu hiệu nhập được áp dụng cho trường Ngày/Giờ. -
Bấm vào biểu tượng lịch. Một điều khiển lịch sẽ xuất hiện.
-
Thực hiện một trong những thao tác sau đây:
-
Để nhập ngày hiện tại, bấm vào Hôm nay.
-
Để chọn một ngày trong tháng hiện tại, bấm vào ngày đó.
-
Để chọn một ngày và tháng khác, sử dụng các nút tiến hoặc lùi.
-
Nhập văn bản vào điều khiển bằng dấu hiệu nhập
Có thể áp dụng dấu hiệu nhập cho trường. Dấu hiệu nhập là một tập hợp các ký tự bằng chữ và chỗ dành sẵn buộc bạn phải nhập dữ liệu theo một định dạng cụ thể. Để biết thêm thông tin về dấu hiệu nhập, hãy xem mục Kiểm soát định dạng mục nhập dữ liệu bằng dấu hiệu nhập.
-
Để nhập dữ liệu, hãy làm theo dấu hiệu nhập:
Định nghĩa dấu hiệu nhập số điện thoại mặc định và định dạng kết quả
Áp dụng định dạng văn bản đa dạng thức cho dữ liệu trong trường Văn bản dài
Nếu trường Văn bản dài (còn được gọi là trường Bản ghi nhớ) hỗ trợ định dạng văn bản đa dạng thức, bạn có thể áp dụng các phông chữ, kích cỡ, kiểu và màu khác nhau cho văn bản của mình.
-
Mở biểu mẫu trong Dạng xem biểu mẫu hoặc bảng trong Dạng xem biểu dữ liệu.
-
Chọn trường Văn bản dài. Thông thường, bạn có thể tìm kiếm trường có tên là "Chú thích", "Ghi chú" hoặc "Mô tả".
-
Trên tab Trang đầu, trong nhóm Định dạng văn bản, sử dụng các nút và menu để định dạng văn bản.
Nếu bạn muốn có thêm không gian để chỉnh sửa, hãy mở Hộp Thu phóng.
Nhập dữ liệu bằng cách sử dụng danh sách
Danh sách giúp duy trì tính toàn vẹn dữ liệu và rất dễ sử dụng. Bạn có thể sử dụng danh sách trong biểu mẫu, cũng như trong bảng và truy vấn. Access có ba loại danh sách — danh sách giá trị, trường tra cứu và danh sách đa giá trị. Danh sách giá trị hiển thị một tập hợp các mục mà bạn nhập theo cách thủ công. Danh sách tra cứu sử dụng truy vấn để truy xuất dữ liệu của chúng từ một hoặc nhiều bộ kết quả bảng đang mở trong dạng xem biểu dữ liệu. Danh sách đa giá trị giải quyết yêu cầu kinh doanh thông thường, mối quan hệ nhiều đối nhiều. Ví dụ: bạn có thể muốn theo dõi các sự cố về hỗ trợ khách hàng và gán cho nhiều người cùng một sự cố trong một trường.
Có ba loại điều khiển danh sách:
Hộp tổ hợp
Hộp danh sách
Hộp Tổ hợp Đa lựa chọn
Nhập một mục từ hộp tổ hợp
-
Mở biểu mẫu trong Dạng xem biểu mẫu hoặc bảng hay truy vấn trong Dạng xem biểu dữ liệu.
-
Bấm vào mũi tên xuống bên cạnh danh sách, rồi chọn mục mà bạn muốn.
-
Để đưa lựa chọn của bạn vào cơ sở dữ liệu, di chuyển con trỏ sang trường khác hoặc nhấn Shift+ Enter.
Nhập một mục từ hộp danh sách
-
Mở biểu mẫu trong Dạng xem biểu mẫu.
-
Cuộn danh sách các mục trong hộp danh sách xuống và chọn mục mà bạn muốn.
-
Để đưa lựa chọn của bạn vào cơ sở dữ liệu, di chuyển con trỏ sang trường khác hoặc nhấn Shift+ Enter.
Nhập các mục từ danh sách đa giá trị trong hộp Tổ hợp Đa lựa chọn
-
Mở biểu mẫu trong Dạng xem biểu mẫu hoặc bảng hay truy vấn trong Dạng xem biểu dữ liệu.
-
Bấm vào mũi tên xuống bên cạnh danh sách.
-
Chọn tối đa 100 hộp kiểm, rồi bấm vào OK.
Chỉnh sửa mục trong một danh sách
Để chỉnh sửa mục trong một danh sách, danh sách phải được cho phép chỉnh sửa. Để biết thêm thông tin, hãy xem Những điều cần cân nhắc về thiết kế để cập nhật dữ liệu.
-
Mở biểu mẫu, bảng hoặc tập hợp kết quả truy vấn có chứa danh sách.
-
Thực hiện một trong những thao tác sau đây:
-
Bấm chuột phải vào danh sách bạn muốn chỉnh sửa, rồi bấm vào Chỉnh sửa mục danh sách.
-
Bấm vào danh sách, rồi bấm vào nút để mở hộp thoại hoặc biểu mẫu Sửa Mục Danh sách.
-
-
Màn hình hiển thị với bạn sẽ phụ thuộc vào loại danh sách mà bạn muốn chỉnh sửa. Thực hiện một trong những thao tác sau đây.
-
Nếu bạn đang chỉnh sửa một danh sách giá trị hoặc trường đa giá trị, hãy sử dụng hộp thoại Sửa Mục Danh sách để chỉnh sửa dữ liệu danh sách, giữ từng mục trên một dòng riêng biệt, rồi bấm OK sau khi bạn hoàn tất.
Để chọn giá trị mặc định cho bản ghi mới, hãy bấm vào mũi tên thả xuống trong hộp Giá trị Mặc định, rồi bấm vào giá trị bạn muốn.
-
Nếu bạn đang chỉnh sửa trường tra cứu, biểu mẫu mục nhập dữ liệu sẽ xuất hiện. Sử dụng biểu mẫu đó để chỉnh sửa dữ liệu danh sách.
-
-
Bấm vào OK.
Nhập các chuỗi độ dài bằng 0
Access cho phép bạn phân biệt giữa hai loại giá trị trống: Giá trị null và các chuỗi độ dài bằng 0. Giá trị null cho biết một giá trị không xác định, còn chuỗi độ dài bằng 0 cho biết các trường chứa khoảng trống. Ví dụ: giả sử bạn có một bảng dữ liệu khách hàng và bảng đó chứa trường số fax. Bạn có thể để trống trường này nếu không chắc về số fax của khách hàng. Trong trường hợp đó, việc để trống trường sẽ nhập giá trị null, có nghĩa là bạn không biết giá trị là gì. Nếu sau này, bạn xác định được rằng khách hàng không có máy fax, bạn có thể nhập chuỗi độ dài bằng 0 vào trường để biểu thị rằng bạn biết không có giá trị nào ở đó.
-
Mở bảng hoặc truy vấn trong Dạng xem biểu dữ liệu hoặc biểu mẫu trong Dạng xem biểu mẫu.
-
Chọn trường mà bạn muốn, rồi nhập hai dấu ngoặc kép không có khoảng trống ở giữa ("").
-
Di chuyển con trỏ sang bản ghi khác để đưa các thay đổi của bạn vào cơ sở dữ liệu hoặc nhấn Shift+ Enter. Theo mặc định, các dấu ngoặc kép sẽ biến mất.
Hoàn tác thay đổi
Nếu bạn nhập dữ liệu không chính xác, thường thì bạn có thể hoàn tác thay đổi của mình. Hãy thực hiện một hoặc nhiều thao tác sau:
-
Để hoàn tác các thay đổi gần nhất của bạn, hãy chọn Hoàn tác trên Thanh công cụ truy nhập nhanh hoặc nhấn ESC.
-
Để hoàn tác tất cả thay đổi đối với bản ghi, nhấn ESC lần nữa.
-
Để hoàn tác các thay đổi sau khi bạn lưu thay đổi hoặc chuyển sang một bản ghi khác, hãy chọn Hoàn tác trên Thanh công cụ truy nhập nhanh.
Quan trọng Ngay khi bạn bắt đầu chỉnh sửa một bản ghi khác, áp dụng hoặc loại bỏ một bộ lọc hay chuyển sang một cửa sổ hoặc tab tài liệu khác, các thay đổi của bạn sẽ trở thành vĩnh viễn.
