Sửa hoặc phát hành cơ sở dữ liệu web trên SharePoint 2010

Trong bài viết này/bạn muốn làm gì? /Tôi muốn

• Tổng quan

  • Cách thức hoạt động

    • Biểu mẫu và báo cáo chạy trong trình duyệt

    • Dữ liệu được lưu trong danh sách SharePoint

    • Truy vấn và macro dữ liệu chạy trên máy chủ

    • Mạng nội bộ hoặc Internet

• Sửa cơ sở dữ liệu web

Tổng quan

Truy nhập dịch vụ (một cấu phần tùy chọn của SharePoint) cung cấp một nền tảng để bạn tạo cơ sở dữ liệu mà bạn có thể sử dụng trên web. Bạn thiết kế và phát hành cơ sở dữ liệu web bằng cách sử dụng Access và SharePoint và những người có tài khoản SharePoint sử dụng cơ sở dữ liệu web trong một trình duyệt web.

Sửa cơ sở dữ liệu web

Phần này cung cấp các bước cho các tác vụ thiết kế cơ bản mà bạn có thể thực hiện trong cơ sở dữ liệu web.

Trong phần này

• Trước khi bạn bắt đầu

  • Sự khác biệt giữa thiết kế máy tính và cơ sở dữ liệu web

  • Tính năng chỉ dành cho máy tính bàn không có đối tác cơ sở dữ liệu web

• Mở cơ sở dữ liệu web trong Access

• Tạo bảng web

• Thêm trường

• Thay đổi thuộc tính trường

• Thêm trường tính toán

• Thiết lập quy tắc xác thực dữ liệu

  • Thiết lập quy tắc xác thực trường và thông báo

  • Thiết lập quy tắc hợp lệ bản ghi và thông báo

• Tạo mối quan hệ giữa hai bảng web

  • Tạo trường tra cứu trong dạng xem biểu dữ liệu

• Sửa đổi trường tra cứu trong dạng xem biểu dữ liệu

• Duy trì tính toàn vẹn dữ liệu bằng cách sử dụng macro dữ liệu

• Tạo truy vấn web

• Tạo biểu mẫu web

• Tạo báo cáo web

• Tạo một biểu mẫu dẫn hướng và đặt nó làm biểu mẫu mặc định để hiển thị khi bắt đầu

  • Đặt biểu mẫu dẫn hướng của bạn làm biểu mẫu Hiển thị web mặc định

• Phát hành cơ sở dữ liệu web

• Đồng bộ hóa cơ sở dữ liệu web

Trước khi bạn bắt đầu

Có một vài nhiệm vụ mà bạn cần thực hiện trước khi bắt đầu thiết kế cơ sở dữ liệu web của bạn. Hơn thế nữa, có sự khác biệt về thiết kế giữa cơ sở dữ liệu web và cơ sở dữ liệu trên máy tính mà bạn nên biết, đặc biệt là nếu bạn là một nhà phát triển truy nhập có kinh nghiệm.

• Xác định mục đích của cơ sở dữ liệu    Có một kế hoạch rõ ràng để bạn có thể thực hiện các quyết định tốt khi làm việc chi tiết thiết kế.

• Tìm và sắp xếp thông tin cần thiết    Bạn không thể sử dụng bảng đã liên kết trong cơ sở dữ liệu web. Bất kỳ dữ liệu nào mà bạn muốn sử dụng sẽ không xuất hiện trong cơ sở dữ liệu phải được nhập trước khi phát hành. Nếu bạn làm theo dõi dữ liệu của mình trước khi bắt đầu thiết kế, bạn có thể tránh việc tái trang thiết kế của bạn để chứa các thách thức dữ liệu không mong muốn.

• Xác định site SharePoint mà bạn sẽ dùng để phát hành    Bạn không thể phát hành ở tất cả mà không có SharePoint. Nếu bạn muốn kiểm tra thiết kế của bạn trong trình duyệt trong khi thiết kế (không phải là ý tưởng tồi), bạn phải phát hành trước.

• Lên kế hoạch cho bảo mật của bạn    Bạn có thể tận dụng lợi thế của SharePoint Security để kiểm soát quyền truy nhập vào cơ sở dữ liệu web của bạn. Lập kế hoạch bảo mật để bạn có thể xây dựng nó vào thiết kế của bạn.

Mở cơ sở dữ liệu web trong Access

Có hai cách để bạn có thể mở cơ sở dữ liệu web: từ một trình duyệt hoặc từ Access.

Để mở từ trình duyệt    Duyệt đến trang web cơ sở dữ liệu web, và ở góc trên bên trái của biểu mẫu dẫn hướng chính (ngay bên dưới vùng thanh công cụ trình duyệt), hãy bấm vào tùy chọn, rồi bấm vào mở trong Access.

Để mở từ Access    Mở tệp như bạn sẽ mở bất kỳ tệp cơ sở dữ liệu nào – nhấn Ctrl + O và dùng hộp thoại mở .

Tạo bảng web

Với cơ sở dữ liệu web của bạn đang mở trong Access, trên ruy-băng, hãy bấm tạo, sau đó trong nhóm bảng , hãy bấm bảng.

Khi bạn lần đầu tạo bảng, nó có một trường: một trường ID AutoNumber. Bạn có thể thêm các trường mới để lưu trữ các mục thông tin được yêu cầu bởi chủ đề bảng. Ví dụ, bạn có thể muốn thêm một trường lưu trữ ngày bạn bắt đầu theo dõi thứ gì đó.

Thêm trường

Bạn có thể chọn từ nhiều trường đã sẵn sàng để thêm vào bảng của mình. Có hai cách dễ dàng như nhau:

• Trên ruy-băng, bấm trường, sau đó trong nhóm Thêm & xóa , bấm vào loại trường mà bạn muốn;

• Hoặc trên bảng dữ liệu bảng, bấm vào bấm để thêm, rồi chọn loại trường.

Thay đổi thuộc tính trường

Định dạng và thuộc tính xác định cách thức hoạt động của trường, chẳng hạn như loại dữ liệu nào có thể lưu trữ. Bạn có thể thay đổi các thiết đặt này để trường sẽ thực hiện theo cách bạn muốn.

1. Chọn trường có định dạng và thuộc tính mà bạn muốn thay đổi.

2. Trên ruy-băng, hãy bấm tab trường .

3. Sử dụng các lệnh trong nhóm định dạng và thuộc tính để thay đổi thiết đặt.

Thêm trường tính toán

Bạn có thể thêm một trường Hiển thị một giá trị được tính từ dữ liệu khác trong cùng bảng. Dữ liệu từ các bảng khác không thể được sử dụng làm nguồn cho dữ liệu được tính. Một số biểu thức không được hỗ trợ bởi các trường được tính toán.

1. Với bảng đang mở, hãy bấm Bấm để thêm.

2. Trỏ tới trường được tính toán, rồi bấm vào kiểu dữ liệu bạn muốn cho trường.

   Bộ dựng biểu thức sẽ mở ra.

3. Sử dụng bộ dựng biểu thức để tạo tính toán cho trường. Hãy nhớ rằng bạn chỉ có thể sử dụng các trường khác từ cùng một bảng với nguồn dữ liệu cho phép tính. Để được trợ giúp bằng bộ dựng biểu thức, hãy xem bài viết xây dựng biểu thức.

Thiết lập quy tắc xác thực dữ liệu

Bạn có thể sử dụng một biểu thức để xác thực dữ liệu đầu vào cho hầu hết các trường. Bạn cũng có thể sử dụng một biểu thức để xác thực dữ liệu đầu vào cho bảng, có thể hữu ích nếu bạn muốn xác thực nhập đối với một trường không hỗ trợ xác thực hoặc nếu bạn muốn xác thực nhập trường dựa trên giá trị của các trường khác trong bảng. Để biết thêm chi tiết về việc xác thực, hãy xem bài viết hạn chế nhập dữ liệu bằng cách sử dụng quy tắc xácthực.

Bạn cũng có thể xác định thông báo được hiển thị khi quy tắc xác thực ngăn không cho nhập, được gọi là thư xác thực.

Tạo mối quan hệ giữa hai bảng web

Mối quan hệ bảng là cách bạn cho biết hai bảng có dữ liệu chung – là một trong số chúng sử dụng dữ liệu từ kia và có lẽ cũng có thể ngược lại. Ví dụ: đối với mỗi nhiệm vụ đều có một nhân viên có trách nhiệm và thực tế này được thể hiện trong bảng nhiệm vụ của trường EmployeeID – khóa chính của bảng nhân viên. Khi bạn nhìn vào dữ liệu về một nhiệm vụ, bạn có thể bao gồm dữ liệu về nhân viên chịu trách nhiệm bằng cách tìm nó trong bảng nhân viên bằng cách sử dụng EmployeeID – hoặc thay, Access sẽ làm điều đó cho bạn.

Để tạo mối quan hệ trong cơ sở dữ liệu web, bạn sử dụng trình hướng dẫn tra cứu để tạo trường tra cứu. Trường tra cứu sẽ diễn ra trong bảng nằm ở nhiều bên của mối quan hệ, và chỉ đến bảng nằm trên một bên của mối quan hệ.

Sửa đổi trường tra cứu trong dạng xem biểu dữ liệu

1. Mở bảng có trường tra cứu mà bạn muốn sửa đổi.

2. Thực hiện một trong những thao tác sau:

   • Trên tab Trường, trong nhóm Thuộc tính, bấm vào Sửa đổi tra cứu.

   • Bấm chuột phải vào trường tra cứu, rồi bấm vào sửa đổi tra cứu.

3. Làm theo các bước của trình hướng dẫn tra cứu.

Duy trì tính toàn vẹn dữ liệu bằng cách sử dụng macro dữ liệu

Bạn có thể thực hiện các bản Cập Nhật Cascade và xóa bằng cách sử dụng macro dữ liệu. Bạn có thể sử dụng các lệnh trên tab bảng để tạo các macro nhúng để sửa dữ liệu.

Tạo truy vấn web

Bạn có thể sử dụng một truy vấn làm nguồn dữ liệu cho biểu mẫu và báo cáo. Truy vấn chạy trên máy chủ, giúp thu nhỏ quá trình lưu lượng mạng.

Ví dụ, giả sử bạn sử dụng cơ sở dữ liệu web để theo dõi các đóng góp từ thiện. Bạn muốn xem ai đã tặng tiền trong khi sự kiện xảy ra. Bạn có thể sử dụng một truy vấn để chọn dữ liệu và chuẩn bị cho việc sử dụng trong các biểu mẫu và báo cáo.

Quy trình này sử dụng mẫu đóng góp từ thiện làm ví dụ. Bạn có thể làm theo cùng nếu bạn tạo cơ sở dữ liệu mới bằng cách sử dụng mẫu cơ sở dữ liệu đóng góp từ thiện.

1. Trên tab tạo , trong nhóm truy vấn , hãy bấm truy vấn.

2. Trong hộp thoại hiện bảng , hãy bấm đúp vào từng bảng mà bạn muốn đưa vào, rồi bấm đóng.

   Trong ví dụ này, bấm đúp vào thành phần, đóng góp, sự kiện và Eventngười tham gia.

3. Tạo mọi tham gia bắt buộc bằng cách kéo các trường từ một đối tượng khác trong cửa sổ thiết kế truy vấn.

   Trong ví dụ này, hãy kéo trường ID từ các thành phần vào trường DonorConstituentID trong sự đóng góp, rồi kéo trường DonorConstituentID từ sự đóng góp cho trường ConstituentID trong Eventtham dự.

4. Thêm các trường bạn muốn sử dụng. Bạn có thể kéo các trường vào lưới, hoặc bạn có thể bấm đúp vào một trường để thêm vào.

   Trong ví dụ này, hãy thêm sự kiện từ bảng sự kiện, DonationDate từ sự đóng góp của bảng, và lời chào, tên và họ và LastName từ bảng thành phần.

5. Thêm bất kỳ tiêu chí nào bạn muốn áp dụng.

   Trong ví dụ này, bạn muốn giới hạn chế độ tổ chức để nó rơi vào giữa StartDate và ngày kết thúc sự kiện. Trong lưới thiết kế truy vấn, trong hàng tiêu chí bên dưới hàm DonationDate, hãy nhập >= [Startdate] và <= [ngàykết thúc].

Tạo biểu mẫu web

Biểu mẫu là cách chính để nhập và chỉnh sửa dữ liệu trong cơ sở dữ liệu web của bạn và cũng hữu ích khi xem xét dữ liệu. Biểu mẫu chạy trong trình duyệt, giúp tối ưu hóa hiệu suất. Khi bạn mở một biểu mẫu, trình duyệt của bạn truy xuất dữ liệu bắt buộc từ máy chủ SharePoint. Bạn có thể lọc và sắp xếp dữ liệu trong biểu mẫu mà không cần truy xuất dữ liệu từ máy chủ một lần nữa.

1. Chọn bảng hoặc truy vấn để sử dụng làm nguồn dữ liệu.

   Lưu ý: Nếu bạn muốn tạo biểu mẫu không có ràng buộc, hãy bỏ qua bước này.

2. Trên tab tạo , trong nhóm biểu mẫu , hãy bấm vào một trong các nút sau:

   • Hình    Tạo một biểu mẫu đơn giản Hiển thị một bản ghi một lần, bằng cách sử dụng đối tượng bạn đã chọn làm nguồn dữ liệu.

     Lưu ý: Nếu bạn đang tạo biểu mẫu không có ràng buộc, nút này không sẵn dùng.

   • Nhiều mục    Tạo một biểu mẫu Hiển thị nhiều bản ghi mỗi lần, bằng cách dùng đối tượng bạn đã chọn làm nguồn dữ liệu.

     Lưu ý: Nếu bạn đang tạo biểu mẫu không có ràng buộc, nút này không sẵn dùng.

   • Biểu mẫu trống    Tạo một biểu mẫu không có gì trên đó.

   • Dạng    Tạo một biểu mẫu trông và hoạt động giống như biểu dữ liệu, sử dụng đối tượng bạn đã chọn làm nguồn dữ liệu.

     Lưu ý: Nếu bạn đang tạo biểu mẫu không có ràng buộc, nút này không sẵn dùng.

Tạo báo cáo web

Báo cáo là cách chính để xem lại hoặc in dữ liệu từ cơ sở dữ liệu web của bạn. Báo cáo chạy trong trình duyệt, giúp tối ưu hóa hiệu suất. Khi bạn mở báo cáo, trình duyệt của bạn truy xuất dữ liệu bắt buộc từ máy chủ SharePoint. Bạn có thể lọc và sắp xếp dữ liệu trong báo cáo mà không cần phải truy xuất dữ liệu từ máy chủ một lần nữa.

1. Chọn bảng hoặc truy vấn để sử dụng làm nguồn dữ liệu.

2. Trên tab tạo , trong nhóm báo cáo , hãy bấm vào một trong các nút sau đây:

   • Baùo    Tạo một báo cáo cơ bản bằng cách dùng đối tượng bạn đã chọn làm nguồn dữ liệu.

   • Báo cáo Trống    Tạo báo cáo không có gì trên đó.

Tạo một biểu mẫu dẫn hướng và đặt nó làm biểu mẫu mặc định để hiển thị khi bắt đầu

Mọi người cần một cách để dẫn hướng ứng dụng của bạn. Nhớ — ngăn dẫn hướng không sẵn dùng trong trình duyệt web. Để mọi người sử dụng các đối tượng cơ sở dữ liệu của bạn, bạn phải cung cấp cho họ một phương tiện. Bạn có thể tạo một biểu mẫu dẫn hướng và xác định rằng nó được hiển thị bất cứ khi nào người đó mở ứng dụng của bạn trong một trình duyệt web. Ngoài ra, nếu bạn không xác định một biểu mẫu để hiển thị khi ứng dụng khởi động, không có biểu mẫu nào sẽ mở ra, khiến cho bất kỳ ai sử dụng ứng dụng.

Bạn có thể muốn đợi đến cuối cùng để tạo biểu mẫu dẫn hướng của bạn để bạn có thể thêm tất cả các đối tượng vào biểu mẫu khi tạo nó.

1. Trên ruy-băng, hãy bấm tab tạo .

2. Trong nhóm biểu mẫu , bấm vào dẫn hướng, rồi chọn một bố trí dẫn hướng từ danh sách.

3. Để thêm một mục, hãy kéo nó từ ngăn dẫn hướng đến điều khiển dẫn hướng.

   Lưu ý: Bạn chỉ có thể thêm biểu mẫu và báo cáo vào điều khiển dẫn hướng.

4. Thêm bất kỳ điều khiển nào khác mà bạn muốn vào phần nội dung của biểu mẫu dẫn hướng. Ví dụ, bạn có thể muốn cung cấp chức năng tìm kiếm trên tất cả các biểu mẫu bằng cách thêm một số điều khiển vào biểu mẫu dẫn hướng của bạn.

Phát hành và đồng bộ hóa các thay đổi cho ứng dụng của bạn