Chuẩn bị nguồn dữ liệu Excel để phối thư trong Word

Bạn đã xây dựng một danh sách các liên hệ và dữ liệu khác mà bạn muốn sử dụng cho việc phối thư trong Word. Nếu nguồn dữ liệu của bạn là một bảng tính Excel hiện có thì bạn chỉ cần chuẩn bị dữ liệu cho việc phối thư. Tuy nhiên, nếu nguồn dữ liệu của bạn là một cách phân tách tab (. txt) hoặc một tệp giá trị phân tách bằng dấu phẩy (. CSV), trước tiên bạn cần nhập dữ liệu vào Excel, rồi chuẩn bị cho phối thư.

Bước 1: Thiết lập nguồn dữ liệu của bạn trong Excel

Nếu bạn đang sử dụng bảng tính Excel làm nguồn dữ liệu của bạn để phối thư trong Word, hãy bỏ qua bước này. Nếu nguồn dữ liệu là tệp. txt hoặc tệp. CSV, hãy sử dụng trình hướng dẫn nhập văn bản để thiết lập dữ liệu của bạn trong Excel.

Sau khi bạn nhập thành công một tệp .txt hoặc tệp .csv, hãy đi tới Bước 2.

  1. Mở Excel.

  2. Đi đến > dữ liệutừ văn bản/CSV.

    Chọn văn bản/CSV từ tab dữ liệu

  3. Chọn tệp. txt hoặc. CSV mà bạn muốn, rồi chọn nhập.

  4. Trong cửa sổ xem trước, hãy chọn chuyển đổi dữ liệu.

  5. Chọn ZIP, mã bưu điện hoặc cột khác để định dạng.

  6. Đi tới biến đổikiểu dữ liệu >: rồi chọn văn bản.

    Cửa sổ Power query với văn bản được chọn

  7. Chọn thay thế hiện tại.

  8. Lặp lại các bước 5-7 khi cần thiết.

  9. Chọn đóng & tải.

  10. Đi đến tệp > lưu dưới dạng và lưu như với tên khác.

  1. Mở Excel.

  2. Excel 2016    Đi đến dữ liệu > lấy dữ liệu bên ngoài > từ văn bản.

    Tùy chọn Từ Văn bản được tô sáng trên tab Dữ liệu.

  3. Chọn tệp. txt hoặc. CSV mà bạn muốn, rồi chọn nhập.

  4. Trong Trình hướng dẫn Nhập Văn bản, ở ngăn Kiểu dữ liệu gốc, chọn Tách biệt.

    Excel Lấy Dữ liệu Ngoài từ Văn bản, Trình hướng dẫn Nhập Văn bản, Bước 1 trên 3

  5. Chọn dữ liệu của tôi có tiêu đề ở phía trên ngăn xem trước nếu tệp có tiêu đề, rồi chọn tiếp theo.

  6. Trong ngăn dấu tách, chọn hộp kiểm khớp với dấu tách (chẳng hạn như tab hoặc dấu phẩy) sử dụng dữ liệu, rồi chọn tiếp theo.

    Các tùy chọn cho Dấu tách được tô sáng trong Trình hướng dẫn Nhập Văn bản.

  7. Bên dưới mục Xem trước dữ liệu, chọn cột có chứa Mã ZIP hoặc mã bưu chính, rồi bên dưới Định dạng dữ liệu cột, chọn Văn bản.

    Tùy chọn Văn bản cho định dạng dữ liệu Cột được tô sáng trong Trình hướng dẫn Nhập Văn bản.

    Lưu ý: Mỗi lần bạn áp dụng một định dạng dữ liệu—Chung, Văn bản hoặc Ngày—cho một cột, tên của định dạng sẽ xuất hiện trong tiêu đề bảng cho cột đó.

  8. Làm lại bước 7 nếu cần, chọn cột bạn muốn thay đổi và định dạng dữ liệu bạn muốn áp dụng.

  9. Chọn Hoàn tất.

  10. Trong hộp thoại Nhập Dữ liệu, chấp nhận thiết đặt mặc định của Trang tính hiện có và địa chỉ ô, rồi chọn OK.

    Trong hộp thoại Nhập Dữ liệu, hãy chọn đặt dữ liệu vào trang tính hiện có, thiết đặt mặc định, hoặc vào một trang tính mới

    Thận trọng: Địa chỉ ô trong hộp thoại Nhập Dữ liệu sẽ hiển thị ô được chọn hiện tại. Dữ liệu được nhập sẽ bắt đầu với địa chỉ ô đã có tên.

  11. Lưu bảng tính của bạn với tên tệp mới.

Bước 2: Chuẩn bị nguồn dữ liệu của bạn

Trong nguồn dữ liệu Excel mà bạn sẽ sử dụng cho danh sách gửi thư ở phối thư trong Word, hãy đảm bảo bạn định dạng chính xác các cột dữ liệu số. Định dạng một cột với số, ví dụ: để khớp với một danh mục cụ thể như tiền tệ.

Nếu bạn chọn phần trăm làm danh mục, lưu ý rằng định dạng phần trăm sẽ nhân giá trị ô với 100. Định dạng một cột phần trăm dưới dạng văn bản nếu bạn muốn tránh thừa số nhân đó.

Mã ZIP hoặc mã bưu chính cần được định dạng dưới dạng văn bản để giữ nguyên dữ liệu trong quá trình phối thư. Nếu không thực hiện được khi nhập, hãy định dạng nó ngay bây giờ. Số không đứng đầu—ví dụ: 00399—trong mã sẽ biến mất trong quá trình phối thư nếu chúng không được định dạng dưới dạng văn bản.

  1. Chọn cột có chứa mã ZIP, mã bưu chính hoặc dữ liệu khác được định dạng.

  2. Đi đến trang chủ, và trong nhóm số , chọn hộp định dạng số mũi tên xuống, rồi chọn một tùy chọn trong danh sách (chẳng hạn như văn bản).

    Trong Excel, trên tab Trang đầu, ở nhóm Số, hãy chọn mũi tên xuống trong hộp Chung để chọn định dạng số cần sử dụng.

Hãy đảm bảo bạn thêm ký hiệu phù hợp trước hoặc sau trường phối. Ví dụ: đây là cách các giá trị tiền tệ và phần trăm sẽ hiển thị nếu bạn bỏ các ký hiệu.

Tài liệu phối thư cho biết "số tiền đóng góp của bạn là $50,00" và "tặng bạn một khoản chiết khấu 20 %".

Nếu bạn đưa các ký hiệu vào thì các số sẽ có ý nghĩa hơn.

Tài liệu kết quả phối thư cho biết "số tiền đóng góp của bạn là $50,00" và "tặng bạn một khoản chiết khấu 20 %".

Trong tài liệu phối thư của bạn, bạn thêm các ký hiệu trước hoặc sau các trường phối, như sau:

Tạo mẫu tài liệu phối thư, trong đó trường Quyên góp có ký hiệu đô la đứng trước và trường Phần trăm có ký hiệu phần trăm đứng sau.

Xem thêm

Một bước thiết yếu trong quy trình phối thư Word đang thiết lập và chuẩn bị nguồn dữ liệu. Bạn có thể sử dụng nguồn dữ liệu Excel hiện có hoặc tạo bản dựng mới bằng cách nhập một tệp tab-phân cách (. txt) hoặc giá trị phân tách bằng dấu phẩy (. CSV). Sau khi bạn đã thiết lập và chuẩn bị nguồn dữ liệu, bạn có thể thực hiện phối thư bằng cách sử dụng Trao đổi Dữ liệu Động (DDE) bằng trình hướng dẫn phối thư từng bước hoặc bằng cách sử dụng phương pháp phối thư thủ công.

Nếu bạn không dùng nguồn dữ liệu Excel hiện có cho phối thư, bạn có thể sử dụng danh sách liên hệ hoặc sổ địa chỉ trong tệp. txt hoặc . CSV. Trình hướng dẫn nhập văn bản sẽ hướng dẫn bạn qua các bước để lấy dữ liệu trong tệp. txt hoặc. CSV vào Excel.

  1. Mở Excel.

  2. Trên tab dữ liệu , hãy chọn từ văn bản/CSV.

  3. Chọn tệp. txt hoặc. CSV mà bạn muốn, rồi chọn nhập.

  4. Trong Trình hướng dẫn Nhập Văn bản, ở ngăn Kiểu dữ liệu gốc, chọn Tách biệt.

    Excel Lấy Dữ liệu Ngoài từ Văn bản, Trình hướng dẫn Nhập Văn bản, Bước 1 trên 3

  5. Chọn hộp kiểm Dữ liệu của tôi có tiêu đề ở trên ngăn Xem trước nếu tệp bạn nhập có tiêu đề, rồi chọn Tiếp theo.

  6. Trong ngăn Dấu tách, chọn hộp kiểm khớp với dấu tách (như Tab hoặc Dấu phẩy) mà dữ liệu của bạn sử dụng, rồi chọn Tiếp theo.

    Các tùy chọn cho Dấu tách được tô sáng trong Trình hướng dẫn Nhập Văn bản.

    Mẹo: Ngăn Xem trước dữ liệu hiển thị kết quả sẽ có dạng như thế nào trong một định dạng bảng.

  7. Bên dưới mục Xem trước dữ liệu, chọn cột có chứa Mã ZIP hoặc mã bưu chính, rồi bên dưới Định dạng dữ liệu cột, chọn Văn bản.

    Tùy chọn Văn bản cho định dạng dữ liệu Cột được tô sáng trong Trình hướng dẫn Nhập Văn bản.

    Lưu ý: 

    • Các định dạng sẵn dùng là chung, văn bảnngày tháng. Mỗi lần bạn áp dụng một định dạng dữ liệu cho một cột, tên của định dạng sẽ xuất hiện trong tiêu đề bảng cho cột đó.

    • Một cột có chứa dữ liệu số như tỷ lệ phần trăm hoặc giá trị tiền tệ, ví dụ: chỉ có thể định dạng sau tệp được nhập vào. Hãy xem phần "định dạng số dữ liệu trong Excel " Section sau để biết thêm thông tin.

  8. Làm lại bước 7 nếu cần, chọn cột bạn muốn thay đổi và định dạng dữ liệu bạn muốn áp dụng.

  9. Chọn Hoàn tất.

  10. Trong hộp thoại Nhập Dữ liệu, chấp nhận thiết đặt mặc định của Trang tính hiện có và địa chỉ ô, rồi chọn OK.

    Trong hộp thoại Nhập Dữ liệu, hãy chọn đặt dữ liệu vào trang tính hiện có, thiết đặt mặc định, hoặc vào một trang tính mới

    Thận trọng: Địa chỉ ô trong hộp thoại Nhập Dữ liệu sẽ hiển thị ô được chọn hiện tại. Dữ liệu được nhập sẽ bắt đầu với địa chỉ ô đã có tên.

  11. Khi thực hiện xong, hãy lưu nguồn dữ liệu của bạn với tên tệp mới.

Định dạng dữ liệu số trong Excel

Định dạng bất kỳ dữ liệu số nào như tỷ lệ phần trăm hoặc giá trị tiền tệ trong bất kỳ nguồn dữ liệu mới hoặc hiện có nào trong Excel mà bạn dự định dùng trong một phối thư Word. Để duy trì dữ liệu số bạn đã định dạng là một tỷ lệ phần trăm hoặc tiền tệ trong khi phối thư, hãy làm theo các hướng dẫn trong "bước 2: sử dụng Exchange dữ liệu động (DDE) cho phần phối thư".

Trong nguồn dữ liệu Excel mà bạn sẽ sử dụng cho danh sách gửi thư ở phối thư trong Word, hãy đảm bảo bạn định dạng chính xác các cột dữ liệu số. Định dạng một cột với số, ví dụ: để khớp với một danh mục cụ thể như tiền tệ.

  1. Mở nguồn dữ liệu Excel của bạn.

  2. Chọn một cột mà bạn muốn định dạng.

  3. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Số, hãy chọn mũi tên xuống trong hộp (Chung) Định dạng Số, rồi chọn một tùy chọn trong danh sách.

    Trong Excel, trên tab Trang đầu, ở nhóm Số, hãy chọn mũi tên xuống trong hộp Chung để chọn định dạng số cần sử dụng.

  4. Lặp lại các bước 2 và 3 khi cần thiết.

  5. Khi thực hiện xong, hãy chọn lưu.

Khi bạn có một nguồn dữ liệu Excel có chứa các số được định dạng như tỷ lệ phần trăm và giá trị tiền tệ, một số dữ liệu số có thể không giữ lại định dạng của nó trong khi phối thư. Bạn sẽ nhận được kết quả phối thư mà bạn muốn và có thể giữ nguyên định dạng dữ liệu số của bạn trong Excel bằng cách sử dụng DDE.

Định dạng dữ liệu Excel so với trường phối công việc bằng cách dùng hoặc không sử dụng Exchange dữ liệu động

Lưu ý: Nếu bạn quyết định không sử dụng các hàm, hãy làm theo hướng dẫn trong sử dụng phối thư để gửi thư email hàng loạt.

  1. Mở Word, chọn các tùy chọntệpWord > nâng cao.

  2. Bên dưới chung, chọn hộp kiểm xác nhận chuyển đổi định dạng tệp khi mở .

    Tùy chọn Xác nhận chuyển đổi dạng thức tệp khi mở

  3. Chọn OK.

  4. Trên tab gửi thư, chọn bắt đầu phối thư > trình hướng dẫn phốithư bước.

    Trong Word, trên tab gửi thư, chọn bắt đầu phối thư, rồi chọn trình hướng dẫn phối thư bước bằng bước

  5. Trong ngăn phối thư , bên dưới chọn người nhận, chọn sử dụng danh sách hiện có.

    Trong Word, ngăn tác vụ phối thư mở ra khi bạn chọn trình hướng dẫn phối thư bước trong nhóm phối thư

  6. Bên dưới sử dụng danh sách hiện có, hãy chọn duyệt, rồi mở bảng tính đã định dạng của bạn.

  7. Trong hộp thoại xác nhận nguồn dữ liệu , hãy chọn hộp kiểm hiện tất cả , rồi chọn trang tính MS Excel qua DDE (*. xls) > OK.

    Hộp thoại Xác nhận Nguồn Dữ liệu

  8. Trong hộp thoại Microsoft Excel , chọn toàn bộ bảng tính > OK.

    Hộp thoại Microsoft Excel trong Word

  9. Khi hộp thoại người nhận phối thư mở ra, hãy chọn OK.

    Hộp thoại người nhận phối thư Hiển thị nội dung của một bảng tính Excel được dùng làm nguồn dữ liệu cho danh sách gửi thư

  10. Tiếp tục với thư, thư email, nhãnhoặc phối phong bì của bạn.

Mẹo: Bạn có thể bị Word nhắc mỗi khi mở tệp dữ liệu. Sau khi bạn kết nối với danh sách gửi thư của mình, hãy đi đến tùy chọntệp > > nâng cao. Bên dưới chung, hãy xóa hộp kiểm xác nhận chuyển đổi định dạng tệp khi mở .

Nếu bạn đã xây dựng một danh sách liên hệ trong một bảng tính Excel, điều quan trọng là phải định dạng bất kỳ mã zip hoặc mã bưu điện nào dưới dạng văn bản để tránh mất dữ liệu. Nếu bạn đang nhập vào một bảng tính mới bất kỳ liên hệ nào từ một văn bản (. txt) hoặc một tệp giá trị phân tách bằng dấu phẩy (. CSV), trình hướng dẫn nhập văn bản có thể giúp bạn nhập và định dạng dữ liệu của bạn.

Bước 1: thiết lập nguồn dữ liệu của bạn trong Excel

Nếu bạn đã sử dụng bảng tính Excel làm nguồn dữ liệu của bạn để phối thư trong Word, hãy đi đến bước 2 trong chủ đề này. Nếu nguồn dữ liệu là tệp. txt hoặc tệp. CSV có chứa các liên hệ Gmail của bạn, ví dụ: sử dụng trình hướng dẫn nhập văn bản để thiết lập dữ liệu của bạn trongExcel.

  1. Mở Excel và trên tab dữ liệu , hãy chọn từ văn bản.

    Trên tab Dữ liệu, hãy chọn Từ Văn bản

  2. Chọn tệp. CSV hoặc. txt bạn muốn, rồi chọn lấy dữ liệu.

  3. Trong trình hướng dẫn nhập văn bản, chọn tiếp theo.

  4. Trong dấu phân cách, hãy chọn hộp khớp với dấu phân cách phân tách từng thành phần dữ liệu của bạn (chẳng hạn như tab hoặc dấu phẩy). Sau đó chọn tiếp.

    Mẹo: Bản xem trước của ngăn dữ liệu được chọn Hiển thị cho bạn biết kết quả sẽ trông như thế nào trong định dạng bảng.


    Bước 2 trong Trình hướng dẫn Nhập Văn bản
     

  5. Trong bản xem trước của dữ liệu được chọn, chọn cột có chứa mã zip hoặc mã bưu chính. Sau đó, trongđịnh dạng dữ liệu C olumn, hãy chọn văn bản.

    Trình hướng dẫn Nhập Văn bản, bước 3
     

  6. Lặp lại bước 5 khi cần, chọn cột bạn muốn thay đổi và định dạng dữ liệu mà bạn muốn áp dụng.

    Lưu ý: Mỗi lần bạn áp dụng một định dạng dữ liệu cho một cột, tên của định dạng sẽ xuất hiện trong tiêu đề bảng cho cột đó.

  7. Bấm Kết thúc.

  8. Trong hộp thoại nhập dữ liệu , chọn vị trí bạn muốn Excel để đặt dữ liệu của bạn, rồi bấm OK.

    Lưu ý: Lưu bảng tính của bạn với tên tệp mới.

Bước 2: định dạng dữ liệu số trong bảng tính Excel

Để đảm bảo mã zip hoặc mã bưu chính của bạn đi qua phối thư mà không mất bất kỳ số không nào, hãy định dạng cột chứa các mã đó là văn bản.

  1. Mở bảng tính của bạn và chọn cột có chứa mã zip hoặc mã bưu chính.

  2. Trên tab trang đầu, trong hộp định dạng , hãy chọn văn bản.

    Trên tab Nhà, trong hộp Định dạng, hãy chọn Văn bản

Bây giờ, bạn có thể sử dụng dữ liệu này để phối thư.

Lưu ý:  Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Cho chúng tôi biết thông tin này có hữu ích hay không? Dưới đây là bài viết bằng tiếng Anh để bạn tham khảo..​

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×